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Semplice S.p.A.
Sede Legale: Via del Carroccio n.8; 20123 Milano. Iscrizione registro imprese di Milano: 00221520133
Numero Iscrizione REA: MI-1669649 - Capitale Sociale: Euro 325.000,00 i.v.
VERIFICA DEGLI ADEMPIMENTI IN MATERIA DI SICUREZZA E SALUTE SUI LUOGHI DI LAVORO
SCOPO E PRINCIPI DI COMPORTAMENTO
AMBITO DI APPLICAZIONE
RESPONSABILE DEL PROTOCOLLO
DOCUMENTO DI VALUTAZIONE DEI RISCHI
Parte speciale D
1. I reati ambientali
1.1 Tipologie di reati
1.2 Aree di rischio
1.3 Ruoli e responsabilità
1.4 Principi di comportamento
1.5 Flussi Informativi verso l’Organismo di Vigilanza
Parte Speciale E
1. Reato di impiego di cittadini di paesi terzi con soggiorno irregolare
1.1 Tipologie di reati
1.2 Aree di rischio
1.3 Principi di condotta all’interno delle aree di rischio
1.3.1 Principi generali di condotta
1.3.2 Principi procedurali specifici di condotta
1.4 Compiti dell’Organismo di Vigilanza
Parte Speciale F
1. REATI TRIBUTARI E CONTRABBANDO
1.1 Tipologie di reati
1.1 bis L’aggiornamento a valle della Direttiva PIF
1.2 Aree di rischio
1.3 Principi di comportamento all’interno delle aree a rischio
1.3.1 Principi generali di comportamento
1.3.2 Principi specifici di comportamento
1.4 Flussi informativi verso l’OdV
Allegati
Allegato 1: Codice Etico
Allegato 2: Organigramma aziendale
Allegato 3: Organigramma della Sicurezza
DEFINIZIONI
In aggiunta alle altre definizioni riportate nel presente documento, i seguenti termini con iniziale maiuscola hanno il significato di seguito indicato:
Attività Sensibili: indica le operazioni o le attività della Società nel cui ambito sussiste il rischio di commissione dei Reati;
Codice Etico: il codice etico adottato dalla Società, qui accluso come Allegato 1;
Collaboratore/i: indica i consulenti, collaboratori esterni, partner commerciali/finanziari, agenti, procuratori e, in genere, i terzi che operano per conto o comunque nell’interesse di Mario Frigerio S.p.A.;
Consiglio di Amministrazione: indica il Consiglio di Amministrazione di Mario Frigerio S.p.A.;
Decreto: indica il Decreto Legislativo 8 giugno 2001 n. 231, come successivamente modificato ed integrato;
Destinatari: i Soggetti in Posizione Apicale, Dipendenti e Collaboratori della Società;
Dipendente/i: indica le persone legate da rapporto di lavoro subordinato con la Società, inclusi i Soggetti Apicali o in Posizione Apicale ai sensi dell’art. 5, lett. b) del Decreto;
Ente o Enti: indica l’ente o gli enti cui si applica il Decreto (inclusa la Società);
Linee Guida di Confindustria: le linee guida emanate da Confindustria per la costruzione dei modelli di organizzazione, gestione e controllo, da ultimo modificate a giugno 2021;
Mario Frigerio S.p.A., Mario Frigerio o Società: indica la società Mario Frigerio S.p.A.;
Modello o Modello Organizzativo: indica il presente modello di organizzazione, gestione e controllo, così come previsto dagli artt. 6 e 7 del Decreto;
Organismo di Vigilanza o OdV: indica l’organismo interno di Mario Frigerio S.p.A., dotato di poteri autonomi di iniziativa e di controllo, preposto alla vigilanza sul funzionamento e sull’osservanza del Modello, così come previsto dal Decreto;
Pubblica Amministrazione o P.A.: indica ogni ente della Pubblica Amministrazione, inclusi i relativi funzionari e soggetti incaricati di pubblico servizio;
Reati: indica le fattispecie di reati ai quali si applica la disciplina prevista dal Decreto, anche a seguito di successive modifiche ed integrazioni;
Soggetti Apicali o in Posizione Apicale: indica le persone che rivestono funzioni di rappresentanza, di amministrazione o di direzione della Società, nonché le persone che esercitano, anche di fatto, la gestione e il controllo della Società ai sensi dell’art. 5, lett. a) del Decreto.
modello di organizzazione, gestione e controllo
ai sensi del d. lgs. 8 giugno 2001 n. 231
PARTE GENERALE
1. il decreto
1.1 Enti destinatari e loro responsabilità amministrativa
In data 4 luglio 2001 è entrato in vigore il Decreto, avente ad oggetto la “Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica”, il quale ha introdotto nell’ordinamento giuridico italiano la responsabilità degli Enti per gli illeciti amministrativi derivanti da reati commessi nell’interesse o a vantaggio dei medesimi Enti.
Il Decreto si applica nel settore privato alle società, associazioni ed enti con personalità giuridica, mentre nel settore pubblico soltanto agli enti pubblici economici (con esplicita esclusione dello Stato, degli enti pubblici territoriali, degli enti pubblici non economici e degli enti che svolgono funzioni di rilievo costituzionale).
Il Decreto ha portata complessa ed innovativa, in quanto alla responsabilità penale della persona fisica che ha commesso un reato, aggiunge quella dell’Ente nell’interesse del quale o a vantaggio del quale il reato stesso è stato perpetrato.
Infatti, l’art. 5 del Decreto stabilisce che l’Ente è chiamato a rispondere ogniqualvolta determinati reati (specificati nel Decreto stesso) siano stati commessi “nel suo interesse o a suo esclusivo vantaggio”, da parte dei seguenti soggetti:
persone che rivestono funzioni di rappresentanza, amministrazione o direzione dell’Ente o di una sua unità organizzativa dotata di autonomia finanziaria e funzionale, nonché da persone che esercitano anche di fatto la gestione e il controllo dello stesso (c.d. Soggetti Apicali o in Posizione Apicale);
persone sottoposte alla direzione o alla vigilanza di uno dei soggetti di cui al precedente punto.
La responsabilità dell’Ente è definita dal legislatore di tipo amministrativo, pur se attribuita nell’ambito di un procedimento penale, e si caratterizza, inoltre, per essere del tutto autonoma rispetto a quella della persona fisica che commette il reato. Infatti, ai sensi dell’articolo 8 del Decreto, l’Ente può essere dichiarato responsabile anche se l’autore materiale del reato non è imputabile o non è stato individuato ed anche se il reato è estinto per cause diverse dall’amnistia. In base al medesimo principio, ogni eventuale imputazione all’Ente di responsabilità derivante dalla commissione del reato non vale ad escludere la responsabilità penale personale di chi ha posto in essere la condotta criminosa.
1.2 Fattispecie di reato
La responsabilità dell’Ente non è riferibile a qualsiasi reato, ma è circoscritta alle fattispecie criminose richiamate dagli artt. 24, 24-bis, 24-ter, 25, 25-bis, 25-bis.1, 25-ter, 25-quater, 25-quater.1, 25-quinquies, 25-sexies, 25-septies, 25-octies, 25-octies.1, 25-novies, 25-decies, 25-undecies, 25-duodecies, 25-terdecies, 25-quaterdecies, 25-quinquiesdecies, 25-sexiesdecies, 25-septiesdecies e 25-duodevicies del Decreto (così come modificato dalla sua entrata in vigore ad oggi) e, più precisamente:
reati contro la Pubblica Amministrazione, richiamati dagli artt. 24 e 25 del Decreto e s.m.i.[1];
delitti contro la fede pubblica, richiamati dall’art. 25-bis, introdotto nel Decreto dalla Legge n. 99/2009[2];
delitti contro l’industria e il commercio, richiamati dall’art. 25-bis.1, introdotto nel Decreto dalla Legge n. 99/2009, modificato dal D. Lgs. n. 125/2016[3];
reati societari, richiamati dall’art. 25-ter, introdotto nel Decreto dal D. Lgs. n. 61/2002 e s.m.i[4];
delitti con finalità di terrorismo o di eversione dell’ordine democratico, richiamati dall’art. 25-quater, introdotto nel Decreto dalla Legge n. 7/2003[5];
delitti in materia di pratiche di mutilazione degli organi genitali femminili, richiamati dall’art. 25-quater.1, introdotto nel Decreto dalla Legge n. 7/2006[6];
delitti contro la personalità individuale; richiamati dall’art. 25-quinquies, introdotto nel Decreto dalla Legge n. 228/2003[7];
abusi di mercato, richiamati dall’art. 25-sexies, introdotto nel D. Lgs. n. 231/2001 dall’art. 9 della Legge n. 62/2005[8];
reati di ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita nonché auto-riciclaggio, richiamati dall’art. 25-octies, introdotto nel Decreto dall’art. 63 del D. Lgs. n. 231/2007[10];
delitti in materia di strumenti di pagamento diversi dai contanti e trasferimento fraudolento di valori, richiamati dall’art. 25-octies.1, introdotto nel Decreto dall’art. 3 del D. Lgs. n. 184/2021, da ultimo modificato dall’art. 6-ter del D.L. 105/2023, convertito in Legge n. 137/2023[11];
delitti in materia di violazione del diritto d’autore, richiamati dall’art. 25-novies, introdotti nel Decreto dalla Legge n. 99/2009[12];
reati informatici, richiamati dall’art. 24-bis, introdotti nel Decreto dalla Legge n. 48/2008, s.m.i.[13];
delitti di criminalità organizzata, richiamati dall’art.24-ter, introdotto nel Decreto dalla Legge n. 94/2009 e modificato dalla Legge n. 69/2015[14];
reati transazionali, l’art. 10 della Legge n. 146/2006 prevede la responsabilità amministrativa degli Enti anche con riferimento ai reati specificati dalla stessa legge che presentino la caratteristica della trasnazionalità[15];
reati ambientali, richiamati dall’art. 25-undecies, introdotto nel Decreto dall’art. 4, comma 2, Legge n. 116/2009 e s.m.i.;
reato di impiego di cittadini di paesi terzi il cui soggiorno è irregolare, richiamati dall’art. 25-duodecies ed introdotto nel Decreto dal D. Lgs. n. 109/2012 e modificato dalla Legge n. 161/2017[16];
reato di corruzione tra privati e istigazione alla corruzione tra privati, disciplinati rispettivamente dal novellato art. 2635 c.c., rubricato oggi “Corruzione tra privati”, e dall’art. 2635-bis c.c., richiamati dall’art. 25-ter, comma 1, lett. s-bis, introdotto nel Decreto dalla Legge del 6 novembre 2012, n. 190, come modificato dal D. Lgs. n. 38/2017 e dalla Legge 9 gennaio 2019, n. 3[17];
reato di razzismo e xenofobia, richiamato dall’art. 25-terdecies, introdotto dalla Legge n. 167/2017[18];
frodi in competizioni sportive, esercizio abusivo di gioco o di scommessa e giochi d’azzardo esercitati a mezzo di apparecchi vietati richiamati dall’art. 25-quaterdecies ed introdotti nel Decreto dalla Legge, n. 3/2019[19];
reati tributari, richiamati dall’art. 25-quinquiesdecies, introdotto nel Decreto dall’art. 39, comma 2 del Decreto Legge n. 124/2019[20];
contrabbando, richiamati dall’art. 25-sexiesdecies che è stato introdotto dal D. Lgs. n. 75/2020[21];
reati di riciclaggio di beni culturali e devastazione e saccheggio di beni culturali e paesaggistici, richiamati dall’art. 25-duodevicies, introdotto nel Decreto dalla Legge n. 22/2022[23].*
In particolare, ai fini del presente Modello si sono tenuti in considerazione:
i Reati commessi nei rapporti con la Pubblica Amministrazione (artt. 24, 25 e 25-decies del Decreto);
i Reati Societari (art. 25-ter del Decreto);
i Reati in materia di sicurezza e salute sul luogo di lavoro (art. 25-septies del Decreto);
i Reati ambientali (art. 25-undecies del Decreto);
il Reato di impiego di cittadini di paesi terzi il cui soggiorno è irregolare (art. 25-duodecies del Decreto); e
i Reati Tributari e il Contrabbando (art. 25-quinquiesdecies e 25-sexiesdecies del Decreto).
Per l’esame dettagliato dei Reati analizzati, si rimanda alla relativa Parte Speciale del Modello.
1.3 Sanzioni
Le sanzioni previste dall’art. 9 del Decreto a carico dell’Ente in conseguenza della commissione o tentata commissione dei reati sopra menzionati sono:
sanzione pecuniaria fino a un massimo di Euro 1.549.370,69 (oltre a sequestro conservativo in sede cautelare);
sanzioni interdittive (applicabili anche quale misura cautelare) di durata non inferiore a tre mesi e non superiore a due anni, che, a loro volta, possono consistere in:
interdizione dall’esercizio dell’attività;
sospensione o revoca delle autorizzazioni, licenze o concessioni funzionali alla commissione dell’illecito;
divieto di contrattare con la Pubblica Amministrazione;
esclusione da agevolazioni, finanziamenti, contributi o sussidi e l’eventuale revoca di quelli concessi;
divieto di pubblicizzare beni o servizi;
confisca (e sequestro preventivo in sede cautelare);
pubblicazione della sentenza in caso di applicazione di una sanzione interdittiva.
1.4 Esclusione della responsabilità amministrativa degli Enti
Gli articoli 6 e 7 del Decreto prevedono l’esonero della responsabilità dell’Ente per Reati commessi da soggetti in Posizione Apicale e dai Dipendenti ove l’Ente provi di aver adottato ed efficacemente attuato modelli di organizzazione, gestione e controllo idonei a prevenire la realizzazione di tali illeciti. A tale scopo, il sistema prevede l’istituzione di un organo di controllo interno all’Ente con il compito di vigilare sull’efficacia reale del Modello.
Secondo le menzionate disposizioni, la responsabilità dell’Ente, derivante ai sensi del Decreto, è esclusa ove lo stesso dimostri che:
l’organo dirigente abbia adottato ed efficacemente attuato, prima della commissione del fatto, modelli di organizzazione e di gestione idonei a prevenire reati della specie di quello verificatosi;
il compito di vigilare sul funzionamento e l’osservanza dei modelli e di curare il loro aggiornamento sia stato affidato ad un organismo dell’Ente dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo (l’Organismo di Vigilanza);
le persone abbiano commesso il reato eludendo fraudolentemente i modelli di organizzazione e di gestione;
non vi sia stata omessa o insufficiente vigilanza da parte dell’Organismo di Vigilanza.
Il Decreto prevede, inoltre, che i modelli di organizzazione e gestione debbano rispondere alle seguenti esigenze (vedasi art. 6, comma 2, del Decreto):
individuare le attività nel cui ambito possono essere commessi i Reati;
prevedere specifici protocolli diretti a programmare la formazione e l’attuazione delle decisioni dell’Ente in relazione ai Reati da prevenire;
individuare modalità di gestione delle risorse finanziarie idonee a impedire la commissione dei Reati;
prevedere obblighi di informazione nei confronti dell’Organismo di Vigilanza;
introdurre un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel Modello.
L’esonero dalla responsabilità dell’Ente passa attraverso il giudizio d’idoneità del sistema interno di organizzazione e controllo, che il giudice è chiamato a formulare in occasione dell’eventuale procedimento penale a carico dell’autore materiale del fatto illecito. Dunque, la redazione del Modello e l’organizzazione dell’attività dell’organismo di controllo devono porsi come obiettivo l’esito positivo di tale giudizio d’idoneità. Questa particolare prospettiva finalistica impone agli Enti di valutare l’adeguatezza delle proprie procedure alle sopracitate esigenze.
Pertanto, di fatto, l’adozione di un Modello che sia adeguato e completo diviene obbligatoria se l’Ente vuole beneficiare dell’esclusione dalla responsabilità amministrativa per i Reati commessi dai soggetti in Posizione Apicale e dai Dipendenti.
2.FUNZIONE DEL MODELLO
2.1 Struttura e finalità del Modello
Anche al fine di garantire condizioni di legalità, correttezza e trasparenza nello svolgimento della propria attività, Mario Frigerio S.p.A. ha ritenuto opportuno adottare e dare attuazione al presente Modello.
Il Modello è stato predisposto tenendo presente sia le disposizioni del Decreto sia le Linee Guida di Confindustria che, tra le varie disposizioni, contengono le indicazioni metodologiche per l’individuazione delle aree di rischio e la struttura che dovrebbe essere adottata nell’implementazione del Modello Organizzativo.
*
Alla luce dei principi generali sopra illustrati ed in considerazione delle previsioni delle Linee Guida, il presente Modello è costituito da una “Parte Generale” e da sei singole “Parti Speciali” predisposte per le tipologie di reato contemplate nel Decreto, la cui commissione è considerata maggiormente a rischio per la Società.
La Parte Generale ha lo scopo di definire le finalità del Modello Organizzativo ed i principi di carattere generale che la Società pone come riferimento per la gestione della propria attività, mentre ogni Parte Speciale ha la funzione di individuare i principi comportamentali da porre in essere e le misure preventive relative ai reati potenzialmente commissibili.
La Parte Speciale definisce inoltre gli specifici compiti dell’Organismo di Vigilanza in relazione a ciascuna tipologia di Reati sensibili ai sensi del Decreto presa in considerazione ai fini della predisposizione del Modello Organizzativo.
Scopo del presente Modello è l’individuazione, in relazione alle Attività Sensibili della Società, di un sistema organico costituito da procedure/principi procedurali ed attività di controllo che ha come obiettivo quello di prevenire la commissione dei Reati.
In particolare, il Modello ha le seguenti finalità:
rendere consapevoli coloro che operano nel contesto delle Attività Sensibili del rischio di incorrere, in caso di violazione delle procedure previste dal Modello, in illeciti sanzionabili sia sul piano penale (per l’autore del reato) che amministrativo (per la Società);
ribadire che comportamenti contrari alle norme di legge e del Codice Etico adottato dalla Società, sono fermamente condannati dalla Società;
consentire alla Società di vigilare sulle attività a rischio al fine di facilitare la prevenzione della commissione dei Reati.
I principi ispiratori del presente Modello sono i seguenti:
la diffusione, all’interno della Società e nei confronti dei Collaboratori delle regole comportamentali e dei principi procedurali e/o procedure implementati dalla stessa, nonché di un piano di formazione del personale avente ad oggetto tutti gli elementi del Modello;
un Codice Etico che fissa i principi etici e le linee generali di comportamento che i Soggetti Apicali, i Dipendenti e i Collaboratori sono tenuti a rispettare nello svolgimento delle rispettive attività;
l’individuazione delle “aree di rischio” della Società, vale a dire delle aree nel cui ambito si ritiene più alta la possibilità che siano commessi i Reati sensibili ai sensi del Decreto;
l’esistenza di procedure e/o prassi consolidate che indichino le modalità operative dell’attività lavorativa sia in generale sia in particolare nelle “aree a rischio” individuate;
un sistema di deleghe gestionali interne e di procure a rappresentare la Società verso l’esterno che assicuri una chiara attribuzione dei compiti, coerente con la struttura organizzativa e con il sistema di controllo di gestione;
un sistema di gestione e controllo delle risorse finanziarie della Società che consenta di individuare tempestivamente l’insorgere di eventuali situazioni di criticità;
un sistema disciplinare idoneo a sanzionare la violazione del Modello e del Codice Etico;
l’attribuzione ad un organismo, interno alla Società (l’Organismo di Vigilanza), del compito di vigilare sul funzionamento e sull’osservanza del Modello e di curarne l’aggiornamento.
2.2 Soggetti destinatari del Modello
Le regole contenute nel presente Modello si rivolgono a tutti i Destinatari.
Il Modello ed i contenuti dello stesso sono comunicati ai Destinatari con modalità idonee ad assicurarne l’effettiva conoscenza, secondo quanto indicato al successivo Paragrafo 6; pertanto, i Destinatari del Modello sono tenuti a rispettarne puntualmente tutte le disposizioni, anche in adempimento dei doveri di correttezza e diligenza derivanti dal rapporto giuridico da essi instaurato con la Società.
2.3 Adozione del Modello
La Società intende assicurarsi che – a opera dei propri Dipendenti, dei Soggetti in Posizione Apicale, nonché di tutti coloro che agiscono per conto della stessa - non siano commesse fattispecie di Reato che possano non solo screditare l’immagine della Società stessa, ma anche comportare l’applicazione di una delle sanzioni pecuniarie e/o interdittive che il Decreto prevede nel caso in cui tali Reati siano posti in essere a vantaggio o nell’interesse di Mario Frigerio S.p.A..
A tal fine, la Società ha adottato il presente Modello, volto ad introdurre un sistema di principi e regole di condotta che devono ispirare il comportamento di tutti i soggetti appartenenti alla Società stessa nei rapporti con gli interlocutori italiani o esteri.
2.4 Modifiche ed integrazioni del Modello
Il presente Modello, che costituisce un documento ufficiale della Società, è stato adottato per la prima volta dalla Società con delibera del Consiglio di Amministrazione del 26 gennaio 2012 e successivamente modificato.
Lo stesso è stato approvato, nella sua attuale formulazione, con delibera del Consiglio di Amministrazione della Società del 04 dicembre 2023.
3. LA STRUTTURA ORGANIZZATIVA DI MARIO FRIGERIO S.P.A.
3.1 Premessa
Al fine di individuare le Attività Sensibili di cui al Decreto è necessario fare riferimento alle specifiche peculiarità dell’Ente che intende dotarsi del Modello ed al suo concreto operato.
Viene, quindi, preliminarmente descritta qui di seguito la struttura organizzativa di Mario Frigerio S.p.A., con particolare riferimento alle attività da essa svolte ed al suo sistema di amministrazione e controllo.
3.2 L’organizzazione di Mario Frigerio S.p.A.
3.2.1 Descrizione della Società e struttura societaria
Mario Frigerio S.p.A., costituita nel 1897, vanta un’esperienza pluriennale nella costruzione e nel commercio di macchinari ed impianti meccanici per l’industria.
Una volta consolidato il proprio business su tutto il territorio nazionale, Mario Frigerio S.p.A. avvia un graduale processo di internazionalizzazione, estendendo la propria rete commerciale anche all’estero.
La Società oggi si colloca tra i leader nella produzione di linee di trafilatura e chiusura per funi metalliche, impianti elettrochimici e di trattamento termico monofilo e multifilo, ed offre servizi altamente specializzati in grado di garantire elevati standard di qualità, affidabilità ed efficienza.
la struttura gerarchico-funzionale (cfr. organigramma aziendale, qui accluso come Allegato 2).
La struttura organizzativa di Mario Frigerio S.p.A. è impostata in modo tale da garantire, da un lato, la separazione di ruoli, compiti e responsabilità tra le diverse funzioni e, dall’altro, una chiara definizione delle competenze di ciascuna area aziendale e delle responsabilità ad esse connesse.
In particolare, dall’organigramma della Società è possibile identificare le aree in cui si suddivide l’attività aziendale, i soggetti e le funzioni operanti nelle singole aree ed il relativo ruolo nonché le linee di dipendenza gerarchica che sussistono tra gli stessi.
3.2.2 Corporate governance
Sono organi centrali della Società:
l’Assemblea;
il Consiglio di Amministrazione;
il Presidente;
il Collegio Sindacale;
la Società di Revisione.
3.2.2.1 Assemblea
L’Assemblea è ordinaria e straordinaria ai sensi di legge.
L’Assemblea Ordinaria deve essere convocata almeno una volta all’anno, entro centoventi giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale.
L’Assemblea Straordinaria può essere convocata quando l’organo amministrativo lo ritenga opportuno o quando sussistono le circostanze prescritte dalla legge.
Per la costituzione dell’Assemblea e la validità delle deliberazioni si applicano gli artt. 2368 e 2369 del codice civile.
3.2.2.2. Consiglio di Amministrazione
Al Consiglio di Amministrazione spettano tutti i poteri per compiere tutti gli atti di amministrazione ordinaria e straordinaria senza eccezioni di sorta, essendo ad esso deferito tutto ciò che dalla legge o dallo Statuto non sia inderogabilmente riservato all’Assemblea. Il Consiglio di Amministrazione può attribuire parte dei propri poteri a uno o più dei suoi membri e può nominare tra i suoi membri uno o più amministratori delegati determinando i limiti della delega e la relativa remunerazione. Il Consiglio di Amministrazione può nominare direttori generali, nonché procuratori “ad negotia” per determinati atti o categorie di atti, determinandone i poteri e gli emolumenti. La rappresentanza della Società, di fronte ai terzi ed in giudizio, spetta al Presidente del Consiglio di Amministrazione, ai Vicepresidenti ed agli Amministratori Delegati, se nominati, nei limiti dei poteri loro conferiti.
3.2.2.3 Presidente
Il Presidente del Consiglio di Amministrazione detiene tutti i più ampi poteri, da esercitare con firma libera e disgiunta, per la gestione ordinaria della Società.
3.2.2.4 Il Collegio Sindacale
Il Collegio Sindacale è composto da tre membri effettivi e due supplenti, nominati ai sensi di legge..
3.3 Principi generali del sistema organizzativo e di controllo
Il presente Modello Organizzativo costituisce un ampliamento del sistema di gestione e controllo già in vigore all’interno della Società ed è adottato con l’obiettivo di fornire una più completa garanzia circa il raggiungimento degli obiettivi aziendali nel rispetto della normativa (primaria e secondaria) vigente, dell’affidabilità delle informazioni (anche finanziarie) e della salvaguardia del patrimonio della Società.
3.3.1 Sistema organizzativo e separazione dei ruoli
Il sistema organizzativo della Società è strutturato in modo da rispettare i seguenti requisiti:
chiarezza, formalizzazione e comunicazione, con particolare riferimento all’attribuzione di responsabilità, alla definizione delle linee gerarchiche e all’assegnazione delle attività operative;
separazione dei ruoli, ossia articolazione dei processi operativi in modo da evitare sovrapposizioni funzionali e, soprattutto, la concentrazione su di un unico soggetto delle attività che presentino un grado elevato di criticità o di rischio potenziale.
3.3.2 Deleghe di poteri
Il sistema di deleghe riguarda sia i poteri autorizzativi interni, dai quali dipendono i processi decisionali della Società in merito alle attività da porre in essere, sia i poteri di rappresentanza per la firma di atti o documenti destinati all’esterno e idonei a vincolare
la Società, anche in termini giuridici ed economici, nei confronti di terzi.
Le deleghe di poteri devono:
essere definite e formalmente conferite dal Consiglio di Amministrazione;
essere coerenti con le responsabilità ed i compiti delegati e con le posizioni ricoperte dal soggetto delegato nell’ambito della struttura organizzativa;
prevedere limiti di esercizio in coerenza con i ruoli attribuiti, con particolare attenzione ai poteri di spesa e ai poteri autorizzativi e/o di firma delle operazioni e degli atti considerati “a rischio” in ambito aziendale;
essere aggiornate, ove necessario, in conseguenza dei mutamenti organizzativi eventualmente intervenuti.
3.3.3 Procedure operative
I processi e le attività operative aziendali sono supportati dai principi generali e specifici di condotta e/o da procedure interne (formalizzate), anche tramite il sistema delle deleghe, che rispecchiano i seguenti requisiti:
regolamentazione delle modalità di svolgimento delle attività;
definizione delle responsabilità delle attività, nel rispetto del principio di separazione dei ruoli, tra il soggetto che inizia il processo decisionale, il soggetto che lo esegue e lo conclude, e il soggetto che opera i relativi controlli;
tracciabilità degli atti e delle operazioni in generale tramite idonei supporti documentali che attestino le caratteristiche e le giustificazioni delle attività poste in essere ed identifichino i soggetti a vario titolo coinvolti nell’operazione (autorizzazione, effettuazione, registrazione, verifica dell’operazione);
previsione di meccanismi di controllo (anche tramite consulenti esterni) tali da garantire l’integrità e la completezza dei dati gestiti e delle informazioni scambiate nell’ambito della struttura aziendale ed all’esterno della stessa.
3.3.4 Attività di controllo e monitoraggio
Le attività di controllo e monitoraggio coinvolgono necessariamente soggetti od organi diversi tra cui: il Consiglio di Amministrazione, il Collegio Sindacale, la Società di Revisione, i consulenti esterni e l’Organismo di Vigilanza e, più in generale, il personale della Società e rappresentano un elemento imprescindibile dell’attività aziendale.
I compiti di controllo svolti dai predetti soggetti sono definiti tenendo in considerazione le seguenti attività di controllo:
vigilanza sulla corretta amministrazione della Società, sull’adeguatezza dell’organizzazione e sull’osservanza della legge e dell’atto costitutivo;
revisione interna, finalizzata alla rilevazione delle anomalie e delle violazioni del sistema delle deleghe e/o delle procedure;
revisione esterna, finalizzata a verificare la regolare tenuta della contabilità sociale e la redazione del bilancio di esercizio in conformità con i principi contabili applicabili.
3.3.5 Tracciabilità
Ogni operazione/attività deve essere adeguatamente registrata. Il processo di decisione/autorizzazione/svolgimento dell’attività deve essere verificabile ex post, anche tramite appositi supporti documentali (cartacei e/o elettronici) e, in ogni caso, devono essere disciplinati in dettaglio i casi e le modalità dell’eventuale possibilità di cancellazione o distruzione delle registrazioni effettuate.
*
La Società ritiene che i principi sopra descritti siano coerenti con le indicazioni fornite dalle Linee Guida di Confindustria e ragionevolmente idonei anche a prevenire le fattispecie di reato contemplate dal Decreto.
Alla luce delle considerazioni che precedono, la Società ritiene indispensabile garantire la corretta ed effettiva applicazione dei menzionati principi di controllo in tutte le aree di attività/processi aziendali identificati come potenzialmente a rischio-reato in fase di mappatura.
La Società ritiene infine che il compito di verificare la costante applicazione dei suddetti principi, nonché l’adeguatezza, la coerenza e l’aggiornamento degli stessi debba essere svolto sia dall’Organismo di Vigilanza sia dai rappresentanti della Società e dai collaboratori di questi ultimi.
4. METODOLOGIA SEGUITA PER L’INDIVIDUAZIONE DELLE ATTIVITÀ SENSIBILI E LA REDAZIONE DEL MODELLO
4.1 Premessa
L’art. 6.2, lett. a), del Decreto indica come uno dei requisiti del Modello l’individuazione delle cosiddette “aree sensibili” o “di rischio”, ovverosia di quei processi e aree di attività aziendali in cui potrebbe determinarsi il rischio di commissione di uno dei reati espressamente richiamati dal Decreto stesso.
Si è, pertanto, analizzata la realtà operativa aziendale nei settori in cui è possibile ipotizzare la commissione dei Reati, evidenziando le fasi ed i processi maggiormente rilevanti in tale contesto.
Parallelamente, è stata condotta un’indagine sugli elementi costitutivi dei reati sensibili in relazione all’attività della Società, allo scopo di identificare le condotte concrete che, nel contesto aziendale, potrebbero realizzare le fattispecie delittuose.
Il Modello è stato predisposto daMario Frigerio S.p.A. tenendo presente sia le disposizioni del Decreto sia le Linee Guida di Confindustria che riportano le indicazioni metodologiche per l’individuazione delle aree di rischio e la struttura del Modello.
4.2 Fasi propedeutiche alla costruzione del Modello
La Società, in considerazione di quanto disposto dal Decreto, ha avviato un progetto finalizzato alla predisposizione del presente Modello, conferendo specifico mandato a dei consulenti esterni dotati delle competenze necessarie a tale scopo.
La redazione del Modello è stata preceduta da una serie di attività propedeutiche, suddivise nelle seguenti fasi:
2) Individuazione delle Attività Sensibili e “As-is analysis”
Dallo svolgimento di tale processo di analisi è stato possibile individuare, all’interno della struttura della Società, una serie di Attività Sensibili nell’ambito delle quali si potrebbe ipotizzare la commissione dei Reati. Successivamente a tale fase di indagine, si è proceduto a rilevare le modalità di gestione delle Attività Sensibili, il sistema di controllo esistente sulle stesse, nonché la conformità di quest’ultimo ai principi di controllo interno comunemente accolti.
i Reati in materia di salute e sicurezza sul luogo di lavoro (art. 25-septies del Decreto);
i Reati ambientali (art. 25-undeciesdel Decreto);
il Reato di impiego di cittadini di paesi terzi il cui soggiorno è irregolare (art. 25-duodecies del Decreto);
i Reati tributari (art. 25-quinquiesdecies del Decreto) e di contrabbando (art. 25-sexiesdecies del Decreto).
3) “Gap analysis”
Sulla base della situazione dei controlli e delle procedure esistenti in relazione alle Attività Sensibili e delle previsioni e finalità del Decreto, si sono individuate le azioni di miglioramento dell’attuale sistema di controllo interno e dei requisiti organizzativi essenziali per la definizione del presente Modello.
Per le aree di attività ed i processi strumentali sensibili identificati, sono state individuate le potenziali fattispecie di rischio-Reato, le possibili modalità di realizzazione delle stesse ed i soggetti (dipendenti e non) normalmente coinvolti.
I risultati di tale attività di mappatura delle aree di rischio, dei controlli attualmente in essere (“As-is analysis”) e di identificazione delle azioni di miglioramento del sistema di controllo interno (“Gap analysis”) sono rappresentati in alcuni documenti mantenuti agli atti della Società.
L’eventuale scelta di non adeguare il Modello ad alcune indicazioni di cui alle predette Linee Guida di Confindustria non inficia la validità del documento stesso. Infatti, il Modello deve essere necessariamente redatto con specifico riferimento alla realtà concreta dell’Ente stesso, e pertanto lo stesso può anche discostarsi dalle Linee Guida di Confindustria, le quali, per loro natura, hanno carattere generale.
Il Codice Etico è uno strumento a supporto della prevenzione dalla commissione degli illeciti penali nell’ambito delle Attività Sensibili, in quanto rappresenta l’impegno formale della Società ad operare secondo norme comportamentali trasparenti oltre che della normativa tempo per tempo vigente. La disciplina contenuta nel Codice Etico ha l’obiettivo di garantire l’osservanza dei principi di rispetto della normativa, correttezza, non discriminazione, lealtà e la difesa dell’ immagine e della reputazione della Società. Il Codice Etico stabilisce, altresì, delle direttive comportamentali interne rivolte a tutti i collaboratori aziendali che sono responsabili verso la Società, sul piano etico e professionale, del loro comportamento nell’esercizio delle proprie attività , che sono state ritenute particolarmente sensibili e coerenti con la best practice dell’industria.
5. L’ORGANISMO DI VIGILANZA DI MARIO FRIGERIO S.P.A.
I componenti dell’Organismo di Vigilanza devono possedere requisiti soggettivi che garantiscano l’autonomia e l’indipendenza dell’organismo stesso nello svolgimento delle proprie attività.
La caratteristica dell’autonomia di poteri di iniziativa e di controllo comporta che l’Organismo di Vigilanza debba essere:
posto in una posizione di indipendenza rispetto a coloro su cui deve effettuare la vigilanza;
privo di compiti operativi;
dotato di autonomia finanziaria.
L’incarico deve essere attribuito ad un organo situato in elevata posizione gerarchica all’interno dell’organigramma aziendale, evidenziando la necessità che a questa collocazione si accompagni la non attribuzione di compiti operativi che, rendendo tale organo partecipe di decisioni ed attività gestionali, ne “inquinerebbero” l’obiettività di giudizio nel momento delle verifiche sui comportamenti da vigilare e sull’adeguatezza del Modello Organizzativo.
In considerazione di quanto precede e dell’operatività aziendale, la Società ritiene opportuno e coerente che l’Organismo di Vigilanza sia composto da 3 membri, nominati dal Consiglio di Amministrazione.
Il Consiglio di Amministrazione ha quindi ritenuto che la composizione dell’Organismo di Vigilanza della Società che meglio risponde ai requisiti indicati dal Decreto sia collegiale e composta da tre soggetti così individuati:
un soggetto, non facente parte di Mario Frigerio e dotato di un elevato livello di onorabilità e professionalità, che agisca da Presidente dell’Organismo stesso;
due soggetti scelti alternativamente tra esterni aventi le medesime caratteristiche del Presidente e/o tra i Dipendenti e/o Collaboratori della Società, preferibilmente tra gli esponenti delle seguenti funzioni:
dalle specifiche competenze professionali dei componenti;
dalla facoltà riconosciuta all’Organismo di Vigilanza di usufruire di risorse finanziarie autonome al fine di avvalersi di consulenze esterne.
L’OdV riporta direttamente ai vertici della Società in modo da garantire la sua piena autonomia ed indipendenza nello svolgimento dei compiti che gli sono affidati.
In particolare, l’Organismo di Vigilanza è un organo collegiale il quale:
riferisce al Consiglio di Amministrazione i risultati della propria attività di vigilanza e di controllo;
è dotato di autonomi poteri di intervento nelle aree di competenza. A tal fine, nonché per garantire lo svolgimento con continuità dell'attività di verifica circa l’adeguatezza e l’idoneità del Modello, l’OdV si avvale di personale interno e/o di collaboratori esterni;
è dotato di un budget di spesa annuale ad uso esclusivo;
opera secondo il metodo collegiale ed è dotato di un proprio “regolamento di funzionamento” redatto e approvato dall’Organismo stesso.
La continuità di azione dell’Organismo di Vigilanza è garantita dalla circostanza che lo stesso opera presso la Società. La definizione degli aspetti attinenti alla continuità di azione dell’Organismo di Vigilanza, quali la programmazione dell’attività di verifica, le modalità di effettuazione della stessa, la verbalizzazione delle riunioni, le modalità ed il contenuto specifico dei flussi informativi relativi alle aree a rischio reato, nonché le specifiche modalità operative e di funzionamento interno, sono rimesse ad un regolamento e ad un piano di lavoro specificamente predisposti dall’Organismo di Vigilanza stesso.
5.2 Nomina, durata e requisiti dell’Organismo di Vigilanza
Il Consiglio di Amministrazione provvede alla nomina dell’Organismo di Vigilanza mediante apposita delibera, che ne determina anche l’eventuale remunerazione.
Al fine di garantire i requisiti di indipendenza e di autonomia,sono considerate cause di incompatibilità con l’incarico di componente dell’Organismo di Vigilanza, dal momento della nomina e per tutta la durata della carica:
essere componente esecutivo e/o non indipendente del Consiglio di Amministrazione di Mario Frigerio;
essere revisore legale dei conti di Mario Frigerio;
avere relazioni di coniugio, parentela o affinità fino al quarto grado con i soggetti di cui ai punti precedenti;
svolgere funzioni operative o di business all’interno della Società;
essere stati condannati, ovvero essere sottoposti ad indagine, per la commissione di uno dei Reati (nonché di reati o illeciti amministrativi di natura simile).
una sentenza di condanna della Società ai sensi del Decreto o una sentenza di patteggiamento, passata in giudicato, ove risulti dagli atti l’“omessa o insufficiente vigilanza” da parte dell’Organismo di Vigilanza, secondo quanto previsto dall’art. 6, comma 1, lett. d) del Decreto;
una sentenza di condanna o di patteggiamento emessa nei confronti del componente dell'Organismo di Vigilanza per aver commesso uno dei Reati;
il mancato riserbo relativamente alle informazioni di cui i componenti dell’Organismo di Vigilanza vengano a conoscenza nell’espletamento dell’incarico.
Ciascun componente dell’OdV potrà recedere in ogni momento dall’incarico, mediante preavviso di almeno 1 (un) mese, senza dover addurre alcuna motivazione.
In caso di dimissioni o di decadenza automatica di un componente effettivo dell’Organismo di Vigilanza, quest’ultimo ne darà comunicazione tempestiva al Consiglio di Amministrazione, che prenderà senza indugio le decisioni del caso.
L’Organismo di Vigilanza si intende decaduto se vengono a mancare, per dimissioni o altre cause, la maggioranza dei suoi componenti. In tal caso, il Consiglio di Amministrazione provvede a nominare ex novo tutti i componenti.
5.3 Funzionamento dell’Organismo di Vigilanza
L’Organismo di Vigilanza opera le proprie verifiche con cadenza trimestrale mediante incontri che si tengono di persona, per audio o video conferenza (o in combinazione) con gli altri soggetti invitati a partecipare alla riunione e comunque ogniqualvolta lo stesso lo ritenga necessario.
Alle verifiche dell’Organismo di Vigilanza possono essere chiamati a partecipare amministratori, direttori, dirigenti, responsabili di funzioni aziendali, nonché consulenti esterni, qualora la loro presenza sia necessaria o utile all’espletamento dell’attività.
L’Organismo di Vigilanza riferisce in merito alla propria attività al Consiglio di Amministrazione predisponendo annualmente una relazione contenente una sintesi di tutte le attività svolte nel corso dell’anno, dei controlli e delle verifiche eseguite, nonché l’eventuale aggiornamento della mappatura delle aree di rischio e/o del Modello Organizzativo.
Le verifiche dell’Organismo di Vigilanza sono oggetto di verbalizzazione e le copie dei verbali sono custodite dall’Organismo stesso.
Per l’esecuzione delle sue attività, l’Organismo di Vigilanza può avvalersi delle prestazioni di collaboratori, anche esterni, rimanendo sempre direttamente responsabile dell’esatto adempimento degli obblighi di vigilanza e controllo derivanti dal Decreto. Ai Collaboratori è richiesto il rispetto dell’obbligo di diligenza e riservatezza previsto per i componenti dell’Organismo di Vigilanza.
vigilanza sull’effettiva applicazione del Modello Organizzativo, attraverso l’elaborazione e l’attuazione di un programma/piano di lavoro di vigilanza e controllo;
vigilanza sull’adeguatezza del Modello Organizzativo, ossia dell’efficacia dello stesso nel prevenire i Reati;
vigilanza circa il mantenimento nel tempo dei requisiti di efficacia del Modello Organizzativo;
promozione dell’aggiornamento del Modello Organizzativo, qualora ciò si rendesse necessario.
In particolare, l’Organismo di Vigilanza è dotato dei seguenti poteri:
richiedere alle funzioni aziendali informazioni e/o documentazione in merito alle operazioni ed agli atti compiuti nelle aree di rischio;
effettuare verifiche a campione su determinate operazioni e/o atti specifici compiuti nelle aree di rischio di commissione dei Reati;
promuovere, di concerto con le funzioni aziendali a ciò preposte, idonee iniziative per la diffusione, conoscenza e comprensione del presente Modello Organizzativo;
fornire chiarimenti ed istruzioni per l’osservanza del presente Modello Organizzativo;
consultarsi con altre funzioni aziendali e/o consulenti esterni al fine di garantire l’efficacia del Modello Organizzativo;
riferire periodicamente al Consiglio di Amministrazione circa lo stato di attuazione e l’operatività del Modello Organizzativo;
valutare e proporre al Consiglio di Amministrazione le modifiche e/o gli aggiornamenti da apportare al presente Modello Organizzativo.
5.5 Obblighi informativi nei confronti dell’Organismo di Vigilanza
L’Organismo di Vigilanza deve essere tempestivamente informato in merito a:
procedimenti e/o provvedimenti provenienti da organi di polizia giudiziaria, o da qualsiasi autorità, dai quali risulti la commissione, anche solo potenziale, dei Reati e comunque la violazione del presente Modello Organizzativo;
procedimenti e/o provvedimenti disciplinari aziendali avviati/adottati a seguito della violazione del presente Modello Organizzativo;
ogni proposta di modifica del presente Modello Organizzativo;
sistema delle deleghe degli amministratori e ad ogni sua successiva modifica e/o integrazione;
sistema dei poteri di firma aziendale e ad ogni sua successiva modifica e/o integrazione.
La comunicazione è un importante requisito per l’attuazione del Modello. La Società si impegna, pertanto, a facilitare e promuovere la conoscenza del Modello con le seguenti modalità:
• Comunicazione ai componenti degli organi sociali
Ciascun componente dell’organo sociale in fase di delibera/esame/informativa in merito all’adozione del Modello (e dei suoi relativi aggiornamenti), viene a conoscenza e aderisce ai principi in esso contenuti.
• Comunicazione ai Dipendenti
Il Modello è consegnato ai Dipendenti al momento dell’assunzione. Sia la Parte Generale che la Parte Speciale del Modello (e i relativi aggiornamenti) sono rese disponibili ai Dipendenti sul sito internet della Società nella sezione dedicata alla compliance aziendale. Inoltre, il Modello è anche affisso nelle bacheche aziendali.
• Diffusione e comunicazione a terzi
Il Modello è portato a conoscenza di tutti coloro con i quali la Società intrattiene relazioni contrattuali. Il Modello è reso disponibile a tutti gli utenti del sito internet della Società nella sezione dedicata alla compliance aziendale.
6.2 Formazione
La formazione sui contenuti del Decreto e sul Modello è un importante requisito dell’attuazione dello stesso. In tale contesto, la Società si impegna a facilitare e promuovere la conoscenza del Modello da parte del management e dei Dipendenti, con grado di approfondimento diversificato a seconda della posizione e del ruolo e tenendo conto del livello di rischio delle diverse attività svolte dal personale. Il programma di formazione 231 viene realizzato sia attraverso corsi e-learning che con eventi in aula/webinar, tarati in funzione dei destinatari del corso ed elaborati favorendo la partecipazione attiva degli stessi. I destinatari del programma formativo sono individuati sulla base di una metodologia con approccio risk-based. La partecipazione alle sessioni di formazione è obbligatoria. La formazione erogata è monitorata dalle strutture aziendali competenti al fine di assicurare la partecipazione e la tracciabilità della stessa da parte del personale della Società. Inoltre, tali strutture valutano, in linea con le indicazioni dell’Organismo di Vigilanza, gli eventuali bisogni formativi che derivino da esigenze di aggiornamento in relazione al mutare del Modello e/o di ogni altro aspetto rilevante connesso alla disciplina legislativa e forniscono informativa all’Organismo di Vigilanza sulla formazione erogata.
La Legge n. 179/2017 recante “Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell'ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato”[24], e da ultimo del D. Lgs. n. 24/2023 recante “Attuazione della Direttiva (UE) n. 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”, sono intervenuti sul tema della tutela dei lavoratori, pubblici o privati (detti anche “whistleblower”), che segnalino o denuncino, a tutela dell’integrità dell’Ente, reati o altre condotte illecite di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito del proprio rapporto di lavoro, al fine di garantire la manifestazione della libertà di espressione e di informazione, che comprende il diritto di ricevere e di comunicare informazioni, e contrastare (e prevenire) la corruzione e la cattiva amministrazione sia nel settore pubblico che privato.
Tra le principali novità apportate dal suddetto decreto legislativo 24/2023– in vigore a decorrere dal 30 marzo 2023[25] – si annoverano in particolare: a) l’estensione dell’ambito applicativo delle forme di tutela previste per i whistleblower (sotto un profilo sia soggettivo – in termini di ampliamento della platea dei soggetti tutelati[26] – sia oggettivo – per effetto dell’estensione delle condotte potenzialmente illecite ritenute meritevoli di segnalazione); b) l’introduzione di una disciplina di dettaglio relativa alle modalità di gestione delle segnalazioni da parte dell’Ente nonché ai termini entro i quali l’Ente stesso è tenuto a fornire un riscontro al segnalante in merito alla segnalazione[27]; c) l’istituzione di un canale di segnalazione esterno gestito dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (“ANAC”) a cui i destinatari della normativa in parola possono ricorrere, in presenza di determinate condizioni[28], per effettuare una segnalazione; d) la revisione della disciplina delle sanzioni applicabili dall’ANAC e l’introduzione da parte dei soggetti privati di apposite sanzioni nel sistema disciplinare adottato ai sensi del Decreto[29].
Al fine di agevolare il whistleblower nella trasmissione di eventuali segnalazioni, la Società garantisce la scelta fra le seguenti modalità di segnalazione interna:
in forma scritta, tramite l’utilizzo di:
portale informatico accessibile da parte di tutti i segnalanti al link: http://wbportal.cloud/mariofrigeriospa/ il quale garantisce la sicurezza e la protezione dei dati dell’identità del segnalante, la riservatezza del segnalato, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione. Il portale è gestito quindi da un applicativo ad hoc che garantisce i requisiti di riservatezza grazie ad un sistema di sicurezza caratterizzato dall’uso di sistemi di criptografia e che altresì consente che vengano effettuate segnalazioni anche in forma anonima.
canali e tecniche tradizionali in formato cartaceo mediante l’utilizzo di doppia busta, da inviarsi all’indirizzo Mario Frigerio S.p.a., Viale Lombardia snc, 23847, Molteno (LC). Nello specifico, la prima busta deve contenere i dati identificativi del segnalante (unitamente alla copia del documento di riconoscimento) mentre la seconda deve contenere i dettagli della segnalazione. Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa indicante la dicitura “Segnalazione Whistleblowing – all’attenzione dell’Ufficio Legale di Mario Frigerio S.p.A.”.
Le segnalazioni che perverranno in conformità con la modalità sopra descritta dovranno essere tempestivamente inviate al Gestore.
La segnalazione sarà poi oggetto di protocollazione riservata, anche mediante autonomo registro, da parte del Gestore.
in forma orale, contattando il numero telefonico 0314436045 e conferendo direttamente con il Gestore, ovvero chiedendo di poter svolgere un incontro diretto con quest’ultimo al fine di comunicargli direttamente l’oggetto della segnalazione.
In caso di segnalazione orale, il Gestore trascriverà integralmente quanto riferito dal segnalante e sottoporrà il rapporto al segnalante per apportare eventuali modifiche e firmarlo per accettazione.
Tutte le informazioni ricevute nell’ambito della segnalazione devono essere trattate dal Gestore in via riservata e facendo in modo che l’accesso alle segnalazioni sia limitato unicamente ai soggetti autorizzati.
8. SANZIONI DISCIPLINARI
8.1 Principi generali
La predisposizione di un efficace sistema sanzionatorio costituisce, ai sensi dell’art. 6, secondo comma, lettera e), del Decreto, un requisito essenziale del Modello ai fini dell’esimente rispetto alla responsabilità della Società.
La previsione di un siffatto sistema sanzionatorio, infatti, rende efficiente l’azione dell’Organismo di Vigilanza e consente di garantire l’effettività del Modello stesso.
A tal riguardo, Mario Frigerio S.p.A. ha predisposto un sistema sanzionatorio per la violazione del Modello al fine di garantire l’osservanza dello stesso, in conformità con il Codice disciplinare previsto dal vigente Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro (“CCNL”) applicato al personale dipendente della Società [attualmente il CCNL Metalmeccanici PMI] e nel rispetto delle procedure in esso stabilite.
Tale sistema disciplinare si rivolge ai Dipendenti, ai Soggetti Apicali ed ai Collaboratori.
Ai fini dell’ottemperanza del Decreto, a titolo esemplificativo, costituisce violazione del Modello qualsiasi azione o comportamento non conforme alle prescrizioni del Modello stesso e/o dei principi del Codice Etico, ovvero l’omissione di azioni o comportamenti prescritti dal Modello, nell’espletamento di attività nel cui ambito ricorre il rischio di commissione di reati contemplati dal Decreto.
8.2. Misure nei confronti di quadri ed impiegati
La violazione da parte dei dipendenti delle previsioni del presente Modello comporta l’applicazione di sanzioni disciplinari che saranno applicate in misura proporzionata ed adeguata alla posizione ricoperta ed alla natura e gravità delle violazioni, fatte salve comunque eventuali responsabilità personali di natura civile o penale.
Le sanzioni irrogabili a seguito della violazione del presente Modello rientrano tra quelle previste dal vigente CCNL di riferimento e verranno applicate in conformità alle procedure previste dall’art. 7 della Legge n. 300/1970 (c.d. Statuto dei Lavoratori) e dal CCNL stesso.
tempi e modalità concrete di commissione della violazione;
circostanze di fatto rilevanti;
presenza dell’elemento intenzionale;
entità del danno cagionato;
prevedibilità delle conseguenze.
Il lavoratore che disattende le previsioni del Modello sarà soggetto, a seconda della gravità delle violazioni commesse, all’applicazione delle seguenti sanzioni:
ammonizione verbale;
ammonizione scritta;
multa non superiore al massimo previsto dal CCNL di tempo in tempo vigente;
sospensione del servizio e della retribuzione non superiore al massimo previsto dal CCNL vigente al momento dell’irrogazione della sanzione;
licenziamento senza preavviso.
A titolo meramente esemplificativo:
incorre nei provvedimenti di ammonizione verbale o scritta il lavoratore che commetta, con negligenza, una violazione non grave delle disposizioni del Modello;
incorre nel provvedimento della multa il lavoratore che ripete il medesimo comportamento già sanzionato nei due anni precedenti;
incorre nel provvedimento del licenziamento il lavoratore che, intenzionalmente o con grave negligenza, adotti comportamenti in grave violazione del Modello, che causano il venir meno dell’elemento fiduciario ovvero risultino gravi al punto da non consentire la prosecuzione del rapporto di lavoro.
8.3. Misure nei confronti di dirigenti
In caso di violazione da parte dei dirigenti delle disposizioni del presente Modello, saranno applicate misure proporzionate ed adeguate alla posizione ricoperta ed alla natura e gravità della violazione, in conformità al CCNL dei Dirigenti applicabile ed alla normativa civilistica vigenti.
8.4. Misure nei confronti degli amministratori
In caso di violazione della normativa vigente o di mancato rispetto delle procedure interne previste dal Modello e/o dal Codice Etico da parte del Consiglio di Amministrazione o dei suoi singoli componenti, l’Organismo di Vigilanza informa il Collegio Sindacale, il quale provvede ad assumere le opportune iniziative previste dalla vigente normativa.
8.5. Misure nei confronti dei Collaboratori
In caso di violazione del Modello da parte dei Collaboratori ed in relazione alla gravità della violazione, l’Organismo di Vigilanza, unitamente al Consiglio di Amministrazione, valuterà se porre termine alla relazione e comminerà l’eventuale sanzione prevista dal contratto in virtù di specifiche clausole in esso previste. Tali clausole potranno anche prevedere la facoltà di risoluzione del contratto e/o il pagamento di penali.
1. I REATI NEI CONFRONTI DELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
1.1 Tipologie di reati
I Reati contro la Pubblica Amministrazione, la cui commissione può comportare la responsabilità amministrativa a carico della Società, sono i seguenti (cfr. artt. 24, 25 e 25-decies del Decreto):
- Art. 317 c.p. Concussione;
- Art. 318 c.p. Corruzione per l’esercizio della funzione;
- Art. 319 c.p. Corruzione per un atto contrario ai doveri d’ufficio (aggravato ai sensi dell’art. 319-bis c.p.);
- Art. 319-ter, co. 1°, c.p. Corruzione in atti giudiziari;
- Art. 319-quater c.p. Induzione indebita a dare o promettere utilità (cd. concussione per induzione);
- Art. 320 c.p. Corruzione di persona incaricata di pubblico servizio;
- Art. 353 c.p. Turbata libertà degli incanti[34];
- Art. 353-bis c.p. Turbata libertà nella scelta del contraente[35].
*
1.2 Aree di rischio
In relazione ai reati sopra elencati, le aree di attività a rischio che presentano profili di maggiore criticità con particolare riferimento all’attività svolta dalla Società risultano essere le seguenti:
gestione dei rapporti di profilo istituzionale con soggetti appartenenti alla Pubblica Amministrazione;
gestione dei rapporti con esponenti pubblici per adempimenti normativi ed in occasione di verifiche e ispezioni sul rispetto della normativa medesima (il cui ambito di rischio è la gestione amministrativa, la gestione del personale, la gestione dei rapporti con funzionari pubblici - quali A.S.L., VVFF, ecc.);
gestione dei rapporti con enti e/o esponenti pubblici relativi all’emanazione di provvedimenti amministrativi (il cui ambito di rischio è rappresentato dalla presentazione di istanze per ottenere concessioni edilizie, permessi di costruire, autorizzazioni comunali, nulla osta, approvazione di progetti edilizi, autorizzazioni, D.I.A.);
comunicazione di dati e informazioni aziendali;
acquisti effettuati da fornitori “vicini” alla Pubblica Amministrazione.
*
1.3 Principi di comportamento all’interno delle aree a rischio
In via generale, ai Destinatari è fatto divieto di porre in essere, collaborare o dare causa alla realizzazione di comportamenti tali che, presi individualmente o collettivamente, integrino o possano integrare i reati previsti dagli artt. 24, 25 e 25-deciesdel Decreto. È altresì proibito realizzare comportamenti che determinino situazioni di conflitto di interessi nei confronti di esponenti della Pubblica Amministrazione.
1.3.1 Principi generali di comportamento
In particolare, coerentemente con i principi deontologici aziendali di cui al presente Modello e al Codice Etico, è fatto divieto di:
promettere o effettuare erogazioni in denaro a favore di esponenti della Pubblica Amministrazione;
promettere o concedere vantaggi di qualsiasi natura (es.: promesse di assunzione) in favore di esponenti della Pubblica Amministrazione, italiana o straniera, al fine di influenzare l’indipendenza di giudizio o indurre ad assicurare un qualsiasi vantaggio per la Società;
effettuare prestazioni o pagamenti in favore di Collaboratori, che non trovino adeguata giustificazione nel contesto del rapporto contrattuale costituito con gli stessi, del tipo di incarico da svolgere o delle prassi vigenti in ambito locale;
favorire, nei processi di acquisto, Collaboratori, in quanto indicati da esponenti della Pubblica Amministrazione, come condizione per lo svolgimento di successive attività;
distribuire omaggi e regali al di fuori di quanto previsto dalla normale prassi aziendale (vale a dire ogni forma di regalo offerto eccedente le normali pratiche commerciali o di cortesia, o comunque rivolto ad acquisire trattamenti di favore nella conduzione di qualsiasi attività aziendale). In particolare, è vietata qualsiasi forma di regalo a funzionari pubblici o a loro familiari. Gli omaggi consentiti devono caratterizzarsi sempre per l’esiguità del loro valore o perché volti a promuovere iniziative di carattere benefico o culturale, o l’immagine della Società. I regali offerti - salvo quelli di modico valore - devono essere documentati in modo adeguato per consentire le verifiche da parte dell’Organismo di Vigilanza;
fornire o promettere di rilasciare informazioni e/o documenti riservati a esponenti della Pubblica Amministrazione;
tenere una condotta ingannevole che possa indurre la Pubblica Amministrazione in errore di valutazione tecnico-economica della documentazione presentata;
esibire documenti e dati falsi o alterati;
omettere informazioni dovute al fine di orientare a proprio favore le decisioni della Pubblica Amministrazione;
destinare contributi, sovvenzioni, finanziamenti pubblici a finalità diverse da quelle per le quali sono stati ottenuti.
È inoltre fatto obbligo ai Destinatari dei presenti principi etico-comportamentali nonché di quelli espressi nel Codice Etico della Società, di attenersi alle seguenti prescrizioni:
in caso di tentata concussione da parte di un esponente della Pubblica Amministrazione, il soggetto interessato deve: (i) non dare corso alla richiesta; (ii) fornire tempestivamente informativa al Consiglio di Amministrazione e (iii) attivare una formale informativa verso l’Organismo di Vigilanza;
in caso di conflitti di interesse, anche solo potenziali, che sorgano nell’ambito dei rapporti con la Pubblica Amministrazione, il soggetto interessato deve fornire tempestivamente informativa al Consiglio di Amministrazione ed attivare una formale informativa verso l’Organismo di Vigilanza;
in caso di dubbi circa la corretta attuazione dei principi etico-comportamentali di cui sopra nonché di quelli espressi nel Codice Etico della Società nel corso dello svolgimento delle proprie attività operative, il soggetto interessato deve interpellare senza ritardo il Consiglio di Amministrazione ed attivare una formale informativa verso l’Organismo di Vigilanza.
Inoltre, laddove la Società dovesse procedere all’instaurazione di rapporti commerciali con terze parti che operano con la Pubblica Amministrazione per conto o nell’interesse della Società, i relativi contratti dovranno:
essere formalizzati per iscritto, in tutte le loro condizioni e termini;
prevedere un’apposita dichiarazione di detti terzi con cui gli stessi affermano di essere a conoscenza della normativa di cui al Decreto e di impegnarsi a tenere comportamenti conformi alle disposizioni ivi contenute, nonché alle disposizioni del presente Modello e del Codice Etico;
prevedere un’apposita clausola che regoli le conseguenze della violazione da parte degli stessi delle disposizioni sopra richiamate (es.: clausole risolutive espresse, penali).
1.3.2 Principi specifici di comportamento
Le regole ed i divieti riportati nel precedente Paragrafo si concretizzano in principi di comportamento che devono essere rispettati nell’ambito dell’operatività aziendale della Società.
Tutti i Destinatari del Modello sono tenuti, nella gestione dei rapporti con la Pubblica Amministrazione, a rispettare le seguenti procedure di comportamento:
i rapporti con la Pubblica Amministrazione devono essere improntati alla massima trasparenza, collaborazione, disponibilità e nel pieno rispetto del suo ruolo istituzionale, delle previsioni di legge esistenti in materia e delle norme comportamentali richiamate anche nel Codice Etico della Società;
nei casi in cui dovessero presentarsi situazioni non risolvibili nell’ambito dell’ordinaria gestione dei rapporti con la Pubblica Amministrazione, il Destinatario deve immediatamente segnalare tale situazione al proprio responsabile gerarchico (ove esistente) ovvero al Consiglio di Amministrazione;
in occasione di visite ispettive da parte di pubblici ufficiali o di incaricati di pubblico servizio, la gestione di tali contatti deve avvenire alla presenza di almeno due soggetti; successivamente alla conclusione dell’attività ispettiva da parte di pubblici esponenti, i soggetti che vi hanno preso parte e/o assistito devono redigere un documento nel quale siano indicati: i nominativi dei soggetti coinvolti nell’ispezione, l’oggetto dell’ispezione e le eventuali decisioni che ne sono seguite (deve essere altresì indicato il nominativo del soggetto che le ha assunte onde verificare che lo stesso fosse all’uopo debitamente autorizzato tramite delega o incarico ad hoc). A tal proposito, la Società ha adottato una procedura denominata “Procedura per gestire i rapporti con la pubblica amministrazione”. Pertanto, oltre a quanto esposto nel presente documento, i Destinatari hanno l’obbligo di attenersi alle prescrizioni di detta procedura;
le informazioni di cui il Destinatario venga a conoscenza durante lo svolgimento della propria attività, qualunque sia il ruolo dallo stesso ricoperto, dovranno sempre intendersi come “riservate e confidenziali”. Tali informazioni non dovranno quindi essere comunicate a terzi (inclusi quindi soggetti legati direttamente o indirettamente alla Pubblica Amministrazione) al fine di concedere una qualsiasi potenziale forma di beneficio;
la tracciabilità dei processi di selezione del personale deve essere garantita tramite archiviazione, in formato cartaceo o digitale, di tutta la documentazione afferente ai candidati;
nei processi deliberativi per le spese dovute al conferimento di incarichi di appalto, la scelta dei fornitori deve basarsi su più preventivi di spesa prodotti da diverse controparti, confrontabili tra loro per tipologia di prodotti/servizi offerti, valutando il miglior rapporto esistente tra qualità e prezzo. Le regole per la scelta del fornitore devono rispettare le procedure aziendali oltre che quanto previsto dal Codice Etico, al fine di prevenire il rischio che la scelta del fornitore avvenga sulla base di condizionamenti o nella speranza di ottenere vantaggi attraverso la selezione di fornitori “vicini” a soggetti legati alla Pubblica Amministrazione, con il rischio di commettere i reati di concussione o corruzione;
la decisione di sottoscrivere un contratto che abbia quale controparte la Pubblica Amministrazione deve essere assunta con delibera del Consiglio di Amministrazione della Società ed il relativo accordo dovrà essere sottoscritto da un soggetto all’uopo autorizzato. Tutta la relativa documentazione dovrà essere quindi mantenuta agli atti della Società;
in quanto rappresentanti della Società, i Destinatari non devono cercare di influenzare il giudizio di alcun dipendente o rappresentante della Pubblica Amministrazione, o soggetto ad esso collegato, promettendo o elargendo denaro, doni o prestiti, né con altri incentivi illegali.
In tale contesto, ogni Destinatario è quindi tenuto al rispetto:
dei principi generali di comportamento sopra elencati;
delle procedure adottate dalla Società; e
del Codice Etico.
Inoltre, ogni Destinatario è altresì tenuto ad attenersi, nello svolgimento della propria attività, anche alle indicazioni contenute nei Protocolli che seguono.
*
In aggiunta a quanto precede, tutti i Destinatari del presente Modello, nonché gli altri soggetti tenuti al rispetto dei principi (generali e/o specifici) qui esposti, devono osservare le seguenti regole di comportamento nella gestione degli adempimenti nei confronti della Pubblica Amministrazione:
gli adempimenti nei confronti della Pubblica Amministrazione e la predisposizione della relativa documentazione devono essere effettuati nel rispetto delle previsioni di legge esistenti in materia e delle norme comportamentali richiamate nel Codice Etico nonché dalla presente Parte Speciale;
gli adempimenti nei confronti della Pubblica Amministrazione devono essere effettuati con la massima diligenza e professionalità in modo da fornire informazioni chiare, accurate, complete, fedeli e veritiere evitando e comunque segnalando le eventuali situazioni di conflitto di interesse. I documenti devono essere elaborati in modo puntuale ed in un linguaggio chiaro ed esaustivo;
tutta la documentazione deve essere verificata e sottoscritta da parte del responsabile di riferimento; quest’ultimo è altresì tenuto all’archiviazione e alla conservazione di tutta la documentazione (cartacea e/o elettronica) prodotta nell’ambito della (propria) attività, ivi inclusa quella trasmessa alla Pubblica Amministrazione in via telematica o elettronica.
Rientra, a titolo esemplificativo, nell’ambito di tale documentazione:
tutta la documentazione prodotta nell’ambito di processi volti ad ottenere l’erogazione di (co)finanziamenti da parte delle autorità statali e/o regionali;
licenze, autorizzazioni e simili connesse all’attività svolta dalla Società nonché gli accordi con le controparti contrattuali che siano soggetti pubblici/incaricati di pubblico servizio;
atti, verbali, bilanci, moduli, dichiarazioni relativi alla gestione degli affari legali, fiscali e societari oppure alla gestione amministrativa, previdenziale ed assistenziale del personale;
verbali relativi a visite ispettive, procedure istruttorie e simili;
eventuali atti del contenzioso in materia civile, penale, amministrativa, tributaria, ecc.;
laddove gli adempimenti dovessero essere effettuati utilizzando il sistema informatico/telematico della Pubblica Amministrazione, la Societànon deve in alcun modo alterare lo stesso e i dati ivi contenuti e ciò al fine di evitare qualsiasi danno alla Pubblica Amministrazione; il soggetto che ha proceduto all’effettuazione di tale attività è tenuto a predisporre un documento di resoconto avente ad oggetto la descrizione dei dati inviati ed il motivo dell’invio, il quale deve essere successivamente archiviato in formato cartaceo e/o elettronico.
Qualunque Destinatario che intrattenga rapporti con la Pubblica Amministrazione è tenuto, oltre che a rispettare tutti i principi e le regole indicate nel presente Modello e/o in altri documenti ufficiali della Società (quale il Codice Etico), a effettuare, su invito del Consiglio di Amministrazione della Società, una descrizione delle operazioni sensibili svolte.
1.4 Flussi informativi verso l’OdV
Oltre a quanto previsto nella presente Parte Speciale, chiunque entri in contatto con la Pubblica Amministrazione in occasione di ispezioni, accertamenti e/o verifiche è tenuto a segnalare tempestivamente all’OdV eventuali anomalie o fatti straordinari nei rapporti con la Pubblica Amministrazione disciplinati nella presente Parte Speciale.
- Protocollo -
Erogazione omaggi
_______________________________________________
1. Scopo e Principi di Comportamento
_______________________________________________
I Destinatari che, per ragione del proprio incarico o della propria funzione o mandato, siano coinvolti nell’erogazione degli omaggi devono garantire che:
il valore, la natura e lo scopo dell’omaggio siano considerati eticamente corretti, ovvero tali da non compromettere l’immagine della Società;
il valore e la natura del regalo siano tali da non poter essere interpretati come un mezzo per ottenere trattamenti di favore per Mario Frigerio;
siano stati debitamente autorizzati e documentati.
È in ogni caso fatto divieto di:
promettere o effettuare omaggi, per finalità diverse da quelle istituzionali e di servizio;
promettere o concedere omaggi, diretti o indiretti, non di modico valore, vale a dire eccedente le normali pratiche di cortesia – e comunque, rivolti ad acquisire illeciti trattamenti di favore nella conduzione di qualsiasi attività aziendale;
promettere o concedere vantaggi di qualsiasi natura al fine di influenzare l’indipendenza di giudizio o di ottenere un qualsiasi vantaggio per la Società.
2. Ambito di applicazione
_______________________________________________
Il presente Protocollo si applica a tutti i Destinatari che, nell’espletamento delle attività di propria competenza, siano coinvolti nell’erogazione di omaggi.
3. Responsabile del Protocollo
_______________________________________________
Responsabile dell’erogazione degli omaggi così come disciplinata nel presente Protocollo è l’Amministratore Delegato, salvo che quest’ultimo non decida di conferire l’incarico ad un altro responsabile di funzione.
4. Principi di controllo
_______________________________________________
I Destinatari coinvolti nell’erogazione degli omaggi devono garantire, ognuno per le parti di rispettiva competenza, i seguenti controlli:
In ogni caso, è vietato distribuire omaggi e compiere atti di cortesia e di ospitalità verso pubblici ufficiali e pubblici dipendenti.
- Protocollo -
Rapporti con la Pubblica Amministrazione in occasione di adempimenti, richieste, comunicazioni di informazioni e dati aziendali
_______________________________________________
1. Scopo e Principi di comportamento
_______________________________________________
Il presente protocollo individua e regola le modalità a cui la Società deve attenersi per la gestione dei rapporti con la Pubblica Amministrazione in caso di:
adempimenti previsti dalle normative di riferimento;
richiesta di certificazioni/autorizzazioni.
I Destinatari che, per ragione del proprio incarico o della propria Funzione, siano coinvolti nella predisposizione e nell’invio della documentazione di cui sopra devono rispettare le prescrizioni sopra individuate (i “Principi Generali”), ed in particolare:
prestare completa e immediata collaborazione alle Autorità, fornendo puntualmente ed esaustivamente la documentazione e le informazioni richieste;
garantire la tracciabilità e la formazione degli atti e i relativi livelli autorizzativi, a garanzia della trasparenza delle scelte effettuate;
redigere ciascun documento relativo a richieste e/o comunicazioni in modo accurato e conforme alla normativa vigente.
2. Ambito di applicazione
_______________________________________________
Il presente Protocollo si applica a tutti i Destinatari, così come individuati nel Paragrafo 2.2 del presente Modello, che siano coinvolti nella gestione dei rapporti con la Pubblica Amministrazione.
3. Responsabile del Protocollo
_______________________________________________
Responsabile del presente Protocollo è il Responsabile della Funzione Amministrazione Finanza e Controllo.
4. Presidi di controllo
_______________________________________________
I Destinatari coinvolti nella gestione dei rapporti con la Pubblica Amministrazione devono garantire, ognuno per le parti di rispettiva competenza, l’esecuzione dei seguenti controlli:
i rapporti con pubblici funzionari o incaricati di pubblico servizio sono tenuti dai soli soggetti dotati di adeguati poteri;
i soggetti coinvolti nella predisposizione e trasmissione di comunicazioni e documentazione richiesta devono attenersi ai principi di tempestività, accuratezza e chiarezza, oltre a comunicare tale incombente al Responsabile del Protocollo. Gli stessi predispongono ed inviano tutta la documentazione in conformità con gli adempimenti e utilizzando i canali previsti;
i soggetti coinvolti nella predisposizione e trasmissione di comunicazioni e documentazione devono conservare tutta la documentazione prodotta nell’ambito della propria attività, ivi inclusa quella trasmessa attraverso supporto elettronico;
il Responsabile del Protocollo, una volta inviato quanto richiesto, resta a disposizione della Pubblica Amministrazione per fornire chiarimenti, delucidazioni e ulteriori documenti a supporto e/o a completamento dell’attività.
In ogni caso, al fine di consentire un corretto flusso informativo verso la Pubblica Amministrazione, ciascun documento, rappresentativo di un fatto accaduto e/o di una valutazione operata, ovvero ogni parte di esso suscettibile di autonoma considerazione, deve essere sottoscritto da chi lo ha redatto.
In caso di riscontrato errore materiale nella redazione del documento, tale da rendere necessaria una rettifica, il Responsabile del Protocollo provvede all’annullamento della comunicazione e registra l’avvenuta modifica, la data ed il soggetto autore della comunicazione.
Nel caso di flussi informativi verso la Pubblica Amministrazione gestiti per via telematica, i Destinatari sono tenuti a garantire che:
l’accesso alla rete informatica aziendale, diretto all’inserimento, alla modifica, alla comunicazione di dati, ovvero a qualunque intervento sui programmi destinati ad elaborarli, avvenga tramite l’utilizzo di doppia chiave asimmetrica, composta da una parte pubblica (c.d. user ID) e da una parte privata (c.d. password), che consenta al Destinatario di accedere alla rete limitatamente alla fase, di sua competenza, del protocollo;
i documenti informatici siano trasmessi all’indirizzo di posta elettronica del destinatario pubblico abilitato alla ricezione della posta per via telematica.
Ferma restando l’elencazione al precedente Paragrafo dei reati societari individuati dall’art. 25-ter del Decreto, la Società ritiene opportuno formulare una trattazione separata – anche sotto il profilo dei principi di comportamento – del reato di corruzione tra privati (e del reato di corruzione in genere). Tale reato è stato introdotto nel novero dei reati presupposto di cui al Decreto a seguito dellapromulgazione della Legge n. 190/2012, cd. “Legge Anticorruzione”, avente ad oggetto “Disposizioni per la prevenzione e la repressione della corruzione e dell’illegalità nella pubblica amministrazione” (pubblicata nella Gazzetta Ufficiale n. 265 del 13 novembre 2012) e modificato dal D. Lgs. n. 38/2017 che, in vigore dal 14 aprile 2017, ha dato attuazione alla delega prevista dall'art. 19, Legge n. 170/2016 (legge di delegazione europea del 2015), recependo la decisione quadro n. 2003/568/GAI del Consiglio dell’Unione Europea relativa alla lotta contro la corruzione nel settore privato che danneggia l’economia ed altera la concorrenza.
Il suddetto D. Lgs. n. 38/2017 ha modificato l’art. 2635 c.c. (di cui segue il testo), richiamato nel Decreto all’art. 25-ter, comma 1, lett. s-bis.
Art 2635 Codice civile- Corruzione tra privati
“Salvo che il fatto costituisca più grave reato, gli amministratori, i direttori generali, i dirigenti preposti alla redazione dei documenti contabili societari, i sindaci e i liquidatori, di società o enti privati che, anche per interposta persona, sollecitano o ricevono, per sé o per altri, denaro o altra utilità non dovuti, o ne accettano la promessa, per compiere o per omettere un atto in violazione degli obblighi inerenti al loro ufficio o degli obblighi di fedeltà, sono puniti con la reclusione da uno a tre anni.
Si applica la stessa pena se il fatto è commesso da chi nell’ambito organizzativo della società o dell’ente privato esercita funzioni direttive diverse da quelle proprie dei soggetti di cui al precedente periodo.
Si applica la pena della reclusione fino a un anno e sei mesi se il fatto è commesso da chi è sottoposto alla direzione o alla vigilanza di uno dei soggetti indicati al primo comma.
Chi, anche per interposta persona, offre, promette o dà denaro o altra utilità non dovuti alle persone indicate nel primo e nel secondo comma, è punito con le pene ivi previste.
Le pene stabilite nei commi precedenti sono raddoppiate se si tratta di società con titoli quotati in mercati regolamentati italiani o di altri Stati dell’Unione europea o diffusi tra il pubblico in misura rilevante ai sensi dell’articolo 116 del testo unico delle disposizioni in materia di intermediazione finanziaria, di cui al decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, e successive modificazioni.
Fermo quanto previsto dall’articolo 2641, la misura della confisca per valore equivalente non può essere inferiore al valore delle utilità date, promesse o offerte.”.
Il D. Lgs. n. 38/2017 ha altresì introdotto l’art. 2635-bis rubricato “Istigazione alla corruzione tra privati” di cui si riporta di seguito il testo:
Art. 2635-bis c.c. - Istigazione alla corruzione tra privati
“Chiunque offre o promette denaro o altra utilità non dovuti agli amministratori, ai direttori generali, ai dirigenti preposti alla redazione dei documenti contabili societari, ai sindaci e ai liquidatori, di società o enti privati, nonché a chi svolge in essi un’attività lavorativa con l’esercizio di funzioni direttive, affinché compia od ometta un atto in violazione degli obblighi inerenti al proprio ufficio o degli obblighi di fedeltà, soggiace, qualora l’offerta o la promessa non sia accettata, alla pena stabilita nel primo comma dell’articolo 2635, ridotta di un terzo.
La pena di cui al primo comma si applica agli amministratori, ai direttori generali, ai dirigenti preposti alla redazione dei documenti contabili societari, ai sindaci e ai liquidatori, di società o enti privati, nonché a chi svolge in essi attività lavorativa con l’esercizio di funzioni direttive, che sollecitano per sé o per altri, anche per interposta persona, una promessa o dazione di denaro o di altra utilità, per compiere o per omettere un atto in violazione degli obblighi inerenti al loro ufficio o degli obblighi di fedeltà, qualora la sollecitazione non sia accettata.”
Dal lato attivo, è punito chiunque offra o prometta denaro o altre utilità non dovuti ad un soggetto intraneo al fine del compimento od omissione di atti in violazione degli obblighi inerenti il proprio ufficio o degli obblighi di fedeltà, qualora l’offerta o la promessa non sia accettata (art. 2635-bis, 1° co.).
Dal lato passivo, è prevista la punibilità dell’intraneo che solleciti una promessa o dazione di denaro o altra utilità, al fine del compimento o dell’omissione di atti in violazione dei medesimi obblighi, qualora tale proposta non sia accettata (art. 2635-bis, 2° co.).
La normativa, per entrambe le fattispecie (istigazione attiva e passiva), stabilisce la pena della reclusione da 8 mesi a due anni, ovvero la pena di cui all’art. 2635, ridotta di un terzo.
Per entrambe le fattispecie criminose la Legge n. 3/2019 ha modificato il regime di procedibilità; a valle di tale intervento normativo non è più richiesta la querela di parte, ed il reato è ora perseguibile d’ufficio.
*
Con riguardo ai reati in parola, l’esame dei presidi di cui si è dotata la Società ha consentito di qualificare il rischio di commissione dei reati in parola come “medio”.
La Società ritiene quindi opportuno individuare ed indicare qui di seguito i principi di comportamento relativi alla prevenzione dei reati, rispetto agli altri c.d. “reati societari” sopra elencati per i quali trovano applicazione le previsioni riportate nei successivi Paragrafi 1.2 - 1.3.
In tale contesto, la Società raccomanda ai Destinatari di attenersi alle seguenti regole:
evitare di dar corso a comportamenti che possano integrare la fattispecie di reato della corruzione tra privati;
attenersi al rispetto delle prassi e delle procedure interne per quanto attiene alle negoziazioni con i clienti e/o con i fornitori (segnatamente è fatto obbligo di rispettare le previsioni della procedura denominata “P16”);
rispettare le previsioni dei contratti stipulati con i clienti e con i fornitori;
in particolare, nell’ambito della vendita dei prodotti forniti dalla Società, non discostarsi dai prezzi di listino previsti dalla Società, né dai margini di sconto concedibili ai clienti sulla scorta delle linee guida fornite dalla Società stessa;
la scelta dei fornitori deve avvenire nel rispetto delle procedure aziendali (procedure “P15-AS e P16-AS”).
Eventuali eccezioni, che dovranno essere motivate per iscritto, rispetto a quanto previsto sopra, dovranno essere formalmente autorizzate dal responsabile della funzione di appartenenza; di tali eccezioni, dovrà essere comunque conservata la relativa documentazione;
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1.2 Aree di rischio
I Reati elencati al precedente Paragrafo 1.1 tutelano, fra l’altro, (i) la veridicità, la trasparenza e la correttezza delle informazioni relative alla Società; (ii) l’effettività e l’integrità del capitale e del patrimonio sociale e (iii) il regolare e corretto funzionamento della Società.
Pertanto, sono considerate come aree di rischio:
la redazione del bilancio e delle comunicazioni sociali;
la redazione, la compilazione e la raccolta della documentazione e dei dati necessari per la redazione del bilancio e delle comunicazioni sociali;
la comunicazione dei dati sociali;
le operazioni straordinarie sul capitale (es.: riduzione del capitale, fusioni, ecc.).
I soggetti a rischio sono gli Amministratori e i Direttori responsabili delle singole Divisioni e Direzioni della Società.
1.3. Principi di comportamento all’interno delle aree di rischio
1.3.1 Principi generali di comportamento
__________________________________________
I Destinatari che, per ragione del proprio incarico o della propria funzione, siano coinvolti nelle attività di gestione della contabilità generale e predisposizione del bilancio devono:
rispettare le regole e i principi contenuti nei seguenti documenti:
il Codice Etico;
ogni altra documentazione relativa al sistema di controllo interno;
assicurare il regolare funzionamento della Società e degli organi sociali, garantendo e agevolando ogni forma di controllo interno sulla gestione sociale previsto dalla legge, nonché la libera e corretta formazione della volontà assembleare e devono mantenere traccia di tutta la documentazione richiesta e consegnata agli organi di controllo nonché di quella utilizzata nell’ambito delle attività assembleari;
effettuare con tempestività, correttezza e completezza tutte le comunicazioni previste dalla legge e dai regolamenti nei confronti delle Autorità pubbliche di Vigilanza, non frapponendo alcun ostacolo all’esercizio delle funzioni da queste esercitate;
astenersi dal promettere e/o dall’effettuare pagamenti e/o elargizioni di qualsiasi natura a soggetti esterni alla Società per finalità estranee ai contratti in essere o per assicurarsi condizioni di favore non pattuite o non dovute;
riferire prontamente all’Organismo di Vigilanza eventuali situazioni di irregolarità;
evitare in alcun modo di compromettere l’integrità, la reputazione e l’immagine di Mario Frigerio.
Inoltre, è fatto esplicito divieto di:
predisporre o comunicare – in bilanci, relazioni o altre comunicazioni sociali verso l’Amministrazione Finanziaria – dati falsi, lacunosi o comunque suscettibili di fornire una descrizione non corretta della realtà riguardo alla situazione economica, patrimoniale e finanziaria di Mario Frigerio;
tenere comportamenti che impediscano materialmente, o che comunque ostacolino, mediante l’occultamento di documenti o l’uso di altri mezzi fraudolenti, lo svolgimento dell’attività di controllo o di revisione della gestione da parte del Collegio Sindacale e/o della Società di Revisione;
omettere dati ed informazioni imposti dalla legge sulla situazione economica, patrimoniale e finanziaria della Società;
porre in essere, in occasione di assemblee, atti simulati o fraudolenti finalizzati ad alterare il regolare procedimento di formazione della volontà assembleare;
restituire conferimenti ai soci o liberare gli stessi dall’obbligo di eseguirli, al di fuori dei casi di riduzione del capitale sociale previsti dalla legge;
ripartire utili o acconti sugli utili non effettivamente conseguiti o destinati per legge a riserva, nonché ripartire riserve che non possono essere distribuite;
effettuare riduzioni del capitale sociale, fusioni o scissioni, in violazione delle disposizioni di legge a tutela dei creditori, provocando ad essi un danno;
procedere alla formazione ovvero all’aumento fittizio del capitale sociale, attribuendo azioni per un valore inferiore al loro valore nominale in sede di aumento del capitale sociale;
distrarre i beni sociali, in sede di liquidazione della Società, dalla loro destinazione ai creditori, ripartendoli fra i soci prima del pagamento dei creditori o dell’accantonamento delle somme necessarie a soddisfarli;
porre in essere azioni non conformi alle procedure o regole formalizzate, tali da causare una sostanziale incongruenza tra quanto previsto dal Modello Organizzativo e quanto effettuato nella prassi ed attività operativa;
tenere comportamenti che impediscano la verifica ed il controllo da parte dell’Organismo di Vigilanza.
1.3.2 Principi specifici di comportamento
__________________________________________
Nella predisposizione delle comunicazioni sociali i Destinatari sono tenuti a garantire, ognuno per le parti di competenza, l’esecuzione dei seguenti controlli:
verifica, con cadenza periodica, dei saldi dei conti di contabilità generale al fine di garantire la quadratura della contabilità generale con i rispettivi partitari e con i conti sezionali;
identificazione delle risorse interessate dei dati e delle notizie che le stesse devono fornire, nonché delle tempistiche, per la predisposizione del bilancio;
verifica della completezza e correttezza dei dati e delle informazioni comunicate dalle suddette risorse e sigla sulla documentazione analizzata;
svolgimento e formalizzazione dell’analisi degli scostamenti rispetto ai dati del periodo precedente e formalizzazione delle motivazioni che hanno portato i maggiori scostamenti.
Il Responsabile della Funzione Amministrazione Finanza e Controllo verifica e valida la proposta di bilancio annuale e le relazioni infrannuali e li sottopone all’Amministratore Delegato, il quale a sua volta li presenta al presidente ed al Consiglio di Amministrazione per la relativa approvazione.
Qualora sia previsto o si renda opportuno, secondo le specifiche professionalità richieste dalla natura dell’attività o dell’incarico, avvalersi delle prestazioni di consulenti o professionisti esterni che, nell’interesse della Società, svolgano attività che comportano la predisposizione delle comunicazioni sociali, i Destinatari sono tenuti ad osservare le seguenti disposizioni:
la Funzione Amministrazione Finanza e Controllo individua il consulente o il professionista esterno, sulla base delle loro competenze e professionalità e richiede, se necessario, il preventivo dei compensi per la prestazione;
la Funzione Amministrazione Finanza e Controllo allestisce una proposta d’incarico, la quale deve prevedere apposita informativa sul Modello Organizzativo, nonché sulle conseguenze che possano derivare da condotte contrarie alle prescrizioni dello stesso;
l’incarico viene presentato dal responsabile della Funzione Amministrazione Finanza e Controllo e all’Amministratore Delegato, il quale lo sottoscrive per accettazione;
la Funzione Amministrazione Finanza e Controllo verifica le prestazioni rese dal professionista, autorizza il pagamento dei compensi concordati secondo gli accordi, adotta tutti gli interventi necessari nel caso in cui dovessero insorgere problematiche nel corso della collaborazione, informando tempestivamente l’Amministratore Delegato;
la Funzione Amministrazione Finanza e Controllo conserva tutta la documentazione prodotta nell’ambito dell’esecuzione dell’incarico.
1.4 Flussi informativi verso l’OdV
_______________________________________________
I soggetti coinvolti nei processi sopra esposti sono tenuti a comunicare tempestivamente all’Organismo di Vigilanza qualsiasi comportamento o evento inusuale ad esse inerente, indicando ove possibile le ragioni di tali difformità.
Inoltre, i soggetti a vario titolo coinvolti sono tenuti a trasmettere all’Organismo di Vigilanza, con periodicità almeno semestrale, eventuali ulteriori informazioni specificamente richieste ovvero:
rilievi effettuati dal Collegio Sindacale a seguito delle attività di verifica da questi effettuate periodicamente;
rilevanti modifiche dell’assetto sociale ed eventuali casi di esclusione del diritto di voto per determinate categorie di soci.
I Destinatari garantiranno, ognuno per le parti di rispettiva competenza, la tracciabilità del processo seguito, tenendo a disposizione dell’Organismo di Vigilanza – in un archivio ordinato – tutta la documentazione a tale scopo necessaria.
- Protocollo -
Gestione dei rapporti con il Collegio Sindacale e/o con la Società di Revisione
_______________________________________________
1. Scopo
_______________________________________________
Il presente Protocollo individua e regola le modalità operative a cui attenersi nei rapporti con il Collegio Sindacale e/o con la Società di Revisione.
Tali modalità operative devono essere attuate nel rispetto dei Principi di comportamento di cui alla presente Parte Speciale.
2. Ambito di Applicazione
_______________________________________________
Il presente Protocollo si applica a tutti i Destinatari che siano coinvolti nella gestione dei rapporti con il Collegio Sindacale e/o con la Società di Revisione.
3. Responsabile del Protocollo
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Responsabile della gestione dei rapporti con gli organi di controllo istituzionali, disciplinati nel presente Protocollo, è il Responsabile della Funzione Amministrazione Finanza e Controllo.
4. Presidi di controllo
_______________________________________________
I Destinatari coinvolti nella gestione dei rapporti con il Collegio Sindacale e/o con la Società di Revisione devono garantire, ognuno per le parti di rispettiva competenza, l’esecuzione dei seguenti controlli:
prestare la massima collaborazione nello svolgimento delle attività di verifica e controllo da parte del Collegio Sindacale e/o della Società di Revisione;
improntare i rapporti con il Collegio Sindacale e della Società di Revisione alla massima collaborazione e trasparenza nel pieno rispetto del ruolo da essi rivestito;
dare seguito alle richieste formali da parte del Collegio Sindacale e/o della Società di Revisione fornendo le informazioni e l’eventuale documentazione;
assicurare la tracciabilità della consegna della documentazione richiesta (attraverso report di invio se recapitati a mezzo posta elettronica o modulo cartaceo se consegnati a mano) raccogliendo ed archiviando documenti di presa in consegna della documentazione sottoscritta dai responsabili di tali verifiche;
Il Responsabile del Protocollo deve tempestivamente informare l’amministratore delegato qualora si verificassero problemi o eventi straordinari nella gestione dei rapporti con il Collegio Sindacale e/o la Società di Revisione.
Parte Speciale C
Reati in materia di Sicurezza sul luogo di lavoro
1. REATI IN MATERIA DI SALUTE E SICUREZZA SUL LAVORO
1.1. Tipologie di reati
_______________________________________________
La presente Parte Speciale è dedicata ai principi di comportamento e di controllo relativi ai reati in materia di sicurezza e salute sui luoghi di lavoro, così come individuati nell’articolo 25-septies[40] del Decreto.
Le fattispecie prese in considerazione dal Decreto Legislativo sono le seguenti:
omicidio colposo (art. 589 c.p.);
lesioni personali colpose, gravi o gravissime (art. 590, co. 3, c.p.).
Le lesioni si considerano gravi nel caso in cui: a) dal fatto deriva una malattia che metta in pericolo la vita del lavoratore, ovvero una malattia o un’incapacità di attendere alle ordinarie occupazioni per un tempo superiore ai 40 (quaranta) giorni; b) il fatto produce l’indebolimento permanente di un senso o di un organo (art. 583, co. 1, c.p.).
Le lesioni si considerano gravissime se dal fatto deriva: a) una malattia certamente o probabilmente insanabile; b) la perdita di un senso; c) la perdita di un arto o una mutilazione che renda l’arto inservibile, ovvero la perdita dell’uso di un organo o della capacità di procreare, ovvero una permanente e grave difficoltà della favella (art. 583, co. 2, c.p.).
Le richiamate fattispecie rilevano solo se commesse con violazione delle norme antinfortunistiche e sulla tutela dell’igiene e della salute sul lavoro.
Il regime sanzionatorio applicabile alla Società per i reati in materia di sicurezza e salute sul luogo di lavoro è di natura sia pecuniaria che interdittiva.
Si segnala che, a differenza della generalità dei reati-presupposto previsti dal Decreto, che sono di natura dolosa, i Reati considerati nella presente Parte Speciale sono di natura colposa (conseguenza di negligenza, imprudenza o imperizia da parte del soggetto).
Le previsioni contenute nella presente Parte Speciale del Modello Organizzativo sono volte a far sì che i Destinatari pongano in essere una condotta rispettosa delle procedure previste dal sistema di prevenzione e protezione ai sensi del D. Lgs 81/2008 e s.m.i., congiuntamente agli adempimenti e agli obblighi di vigilanza previsti dal Modello Organizzativo.
Si è posto, altresì, il problema di conciliare il criterio fondamentale di attribuzione della responsabilità per gli enti di cui all’art. 5 del Decreto (“l’ente è responsabile per i reati commessi nel suo interesse o vantaggio”) con l’elemento soggettivo che contraddistingue i delitti sopra descritti (ove tipicamente l’evento non è voluto, ancorché preveduto).
L’evento lesivo dell’incolumità del lavoratore difficilmente potrà tradursi in un qualche interesse o vantaggio in capo all’azienda di appartenenza, a meno che la violazione delle norme antinfortunistiche sia posta in relazione al minor costo sostenuto per il loro mancato rispetto.
Le “Linee Guida” di Confindustria –recepiscono integralmente il sistema degli adempimenti imposti dall’ordinamento in materia di prevenzione antinfortunistica (Legge n. 123/2007, D. Lgs. n. 81/2008 e s.m.i.).
La normativa primaria (Legge n. 123/2007 e D. Lgs. n. 81/2008), la documentazione interna predisposta da Mario Frigerio afferente i controlli programmatici svolti e da svolgere, nonché le singole procedure già adottate al fine di disciplinare le aree di rischio individuate, costituiscono naturale presupposto per la descrizione dei “Principi di Comportamento” a cui i Destinatari devono attenersi e per la redazione del Protocollo denominato “Verifica degli adempimenti in materia di Sicurezza e Salute sui luoghi di Lavoro”.
Ai fini della redazione della presente Parte Speciale C, Mario Frigerio ha considerato, inoltre, i fattori di rischio riportati nel Documento di Valutazione Rischi redatto ai sensi della normativa prevenzionistica vigente.
Prima di enunciare i Principi di comportamento in materia di sicurezza e salute sui luoghi di lavoro e le procedure che costituiscono il Protocollo finalizzato alla prevenzione dei reati di cui alla presente Parte Speciale, è opportuno richiamare le principali figure previste dalla normativa di settore (D. Lgs. n. 81/2008 e s.m.i. e successive modifiche ed integrazioni).
1.2 Ruoli e Responsabilità
_______________________________________________
Per quanto attiene alla struttura organizzativa ai fini della prevenzione in materia di salute e sicurezza sui luoghi di lavoro, il Documento di Valutazione dei Rischi (di seguito anche “DVR”) ex artt. 17 e 28 del D. Lgs. n. 81/2008, adottato dalla Società individua i soggetti che la normativa vigente indica quali destinatari di specifiche responsabilità e competenze in tema di sicurezza. In tale contesto, l’organigramma aggiornato alla data del presente Modello in materia di salute e sicurezza sul luogo di lavoro è qui accluso nell’Allegato 3.
In particolare, in Mario Frigerio, tali soggetti sono:
1.2.1. Datore di lavoro
Al vertice dell’organigramma aziendale si pone il Datore di lavoro che rappresenta il principale garante della sicurezza all’interno della Società; più precisamente, il Datore di lavoro viene definito all’art. 2 del D. Lgs. n. 81/2008 come “il soggetto titolare del rapporto di lavoro con il lavoratore o, comunque, il soggetto che, secondo il tipo e l’assetto dell’organizzazione nel cui ambito il lavoratore presta la propria attività, ha la responsabilità dell’organizzazione stessa o dell’unità produttiva, in quanto esercita i poteri decisionali e di spesa”.
Al Datore di lavoro sono attribuiti i seguenti, principali, obblighi:
- in via esclusiva, in quanto obblighi non delegabili:
designare il Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione (di seguito anche “RSPP”) (art. 17 D. Lgs. n. 81/2008);
elaborare e aggiornare, di concerto con il RSPP, in collaborazione con il Medico Competente e previa consultazione del Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (di seguito anche “RLS”), il “Documento di Valutazione dei Rischi”, nonché individuare le misure di prevenzione e protezione, ai sensi degli artt. 17, 28 e 29 del D. Lgs. n. 81/2008;
- nonché, anche in via delegata:
nominare il Medico Competente per l’effettuazione della sorveglianza sanitaria e designare gli Addetti alla Prevenzione Incendi (“API”)e gli Addetti al Primo Soccorso (“APS”), verificando il corretto adempimento degli obblighi e dei compiti a loro carico;
nominare i preposti per lo svolgimento delle attività di vigilanza e formalizzare le rispettive nomine;
predisporre tutte le misure idonee a garantire le linee strategiche per la gestione unitaria e coordinata della sicurezza e della salute (art. 18, co. 1e 2, D. Lgs. n. 81/2008);
consultare il RLS nei casi previsti dall’art. 50, co. 1, lett. b), c) e d) del D. Lgs. n. 81/2008;
adempiere agli obblighi di informazione, formazione e addestramento di cui agli articoli 36 e 37 del D. Lgs. n. 81/2008;
In particolare, le responsabilità del Datore di lavoro includono di:
garantire nell’ambito della propria attività, il rispetto della normativa vigente in materia di lavori effettuati nell’ambito di cantieri temporanei o mobili, nonché quella in materia di segnaletica di sicurezza;
tenere conto delle capacità e delle condizioni dei Lavoratori in rapporto alla loro salute e sicurezza;
fornire ai Lavoratori i necessari ed idonei dispositivi di protezione individuale (di seguito anche “DPI”), sentito il RSPP ed il Medico Competente;
assumere le iniziative idonee a garantire che soltanto i lavoratori che hanno ricevuto adeguate istruzioni e specifico addestramento accedano alle zone che li espongono ad un rischio grave e specifico;
richiedere l’osservanza, da parte dei singoli lavoratori, delle norme vigenti, nonché delle disposizioni aziendali in materia di salute e sicurezza sul lavoro, di utilizzo dei mezzi di protezione collettivi e individuali messi a disposizione dei lavoratori;
riscontrare tempestivamente le segnalazioni dei preposti nonché quelle dei lavoratori, concernenti eventuali deficienze dei mezzi, delle attrezzature di lavoro e dei dispositivi di protezione, ovvero eventuali condizioni di pericolo che si verifichino durante lo svolgimento dell’attività lavorativa presso i locali aziendali;
adottare le misure per il controllo delle situazioni di rischio in caso di emergenza e dare istruzioni affinché i lavoratori, in caso di pericolo grave, immediato ed inevitabile, abbandonino il posto di lavoro o la zona pericolosa;
informare con la massima tempestività i lavoratori esposti al rischio di un pericolo grave e immediato circa il rischio stesso e le misure di protezione adottate o da adottare;
adempiere agli obblighi di informazione, formazione e addestramento previsti dalla normativa vigente, anche mediante l’implementazione dei piani di comunicazione e formazione proposti dal Servizio di Prevenzione e Protezione dei rischi (“SPP”) (ove presente);
astenersi, salvo eccezione debitamente motivata da esigenze di tutela della salute e sicurezza, dal richiedere ai lavoratori di riprendere la loro attività in una situazione di lavoro in cui persiste un pericolo grave e immediato;
consentire ai lavoratori di verificare, mediante il RLS, l’applicazione delle misure di sicurezza e di protezione della salute;
consegnare tempestivamente al RLS, su richiesta di quest’ultimo, copia del DVR, incluso quello relativo ai lavori oggetto di contratto d’appalto, d’opera o di somministrazione;
prendere appropriati provvedimenti per evitare che le misure tecniche adottate possano causare rischi per la salute della popolazione o deteriorare l’ambiente esterno, verificando periodicamente la perdurante assenza di rischio;
comunicare all’INAIL i nominativi del/i RLS, nonché, in relazione alle rispettive competenze: a) a fini statistici ed informativi, i dati relativi agli infortuni sul lavoro che comportino un’assenza dal lavoro di almeno 1 (un) giorno, escluso quello dell’evento; b) a fini assicurativi, le informazioni relative agli infortuni sul lavoro che comportino un’assenza dal lavoro superiore a 3 (tre) giorni; i medesimi dati dovranno essere inviati anche all’Organismo di Vigilanza;
adottare le misure necessarie ai fini della prevenzione incendi e dell’evacuazione dei luoghi di lavoro, nonché per il caso di pericolo grave e immediato. Tali misure devono essere conformi alla normativa vigente ed adeguate alla natura dell’attività, alle dimensioni dell’azienda (o dell’unità produttiva), nonché al numero delle persone presenti;
nell’ambito dello svolgimento di attività in regime di appalto e subappalto, munire i lavoratori di apposita tessera di riconoscimento, corredata di fotografia, contenente le generalità del lavoratore e l’indicazione del Datore di lavoro;
convocare la riunione periodica di cui all’art. 35, del D. Lgs. n. 81/2008;
aggiornare le misure di prevenzione in relazione agli eventuali mutamenti organizzativi e produttivi che hanno rilevanza ai fini della salute e sicurezza sul luogo di lavoro, o in relazione al grado di evoluzione della tecnica della prevenzione e della protezione;
vigilare affinché i lavoratori, per i quali vige l’obbligo di sorveglianza sanitaria, non siano adibiti alla mansione lavorativa specifica senza il prescritto giudizio di idoneità.
Il Datore di lavoro, inoltre, fornisce al RSPP ed al Medico Competente le necessarie informazioni in merito a:
la natura dei rischi;
l’organizzazione del lavoro, la programmazione e l’attuazione delle misure preventive e protettive;
la descrizione degli impianti e dei processi produttivi;
i provvedimenti adottati dall’Organismo di Vigilanza.
1.2.2 Datore di Lavoro committente per i lavori affidati con contratto d’appalto d’opera ex art. 26 D. Lgs. n. 81/2008
Si intende il Datore di lavoro così come definito in precedenza, il quale affida lavori all’impresa appaltatrice o a lavoratori autonomi all’interno della propria azienda, o di una singola unità produttiva della stessa, nonché nell’ambito dell’intero ciclo produttivo dell’azienda medesima.
A tale soggetto sono attribuiti i seguenti obblighi ex art. 26, comma 7, D. Lgs. n. 81/2008:
in via generale, valutare preventivamente la capacità, le risorse e i modelli organizzativi posseduti e messi a disposizione dagli appaltatori;
in particolare, verificare i requisiti tecnico-professionali dell’appaltatore e/o del lavoratore autonomo;
fornire dettagliate informazioni sui rischi specifici esistenti nell’ambiente in cui sono destinati ad operare e sulle misure di prevenzione e di emergenza adottate in relazione alla propria attività;
garantire la cooperazione fra datori di lavoro, appaltatori e committente;
garantire il coordinamento della prevenzione e promuovere la cooperazione;
redigere un unico documento di valutazione dei rischi che indichi le misure adottate per eliminare le interferenze ex art. 26, comma 3, D. Lgs. n. 81/2008. Tale documento è allegato al contratto di appalto o d’opera o di somministrazione (“DUVRI”).
1.2.3 Dirigenti
Si intende il personale che, in ragione delle competenze professionali e di poteri gerarchici e funzionali adeguati alla natura dell’incarico conferitogli, attua le direttive del Datore di lavoro organizzando l’attività lavorativa e vigilando su di essa.
Al Dirigente sono attribuiti dall’art. 18 comma 1 del D. Lgs. n. 81/2008, i seguenti obblighi:
affidare i compiti ai lavoratori tenendo conto delle loro capacità e delle condizioni degli stessi in rapporto alla loro salute e alla sicurezza;
fornire ai lavoratori i necessari e idonei DPI, sentito il RSPP e il Medico Competente, ove presente;
prendere le misure appropriate affinché soltanto i lavoratori che hanno ricevuto adeguate istruzioni e specifico addestramento accedano alle zone che li espongono ad un rischio grave e specifico;
richiedere l’osservanza da parte dei singoli lavoratori delle norme vigenti, nonché delle disposizioni aziendali in materia di sicurezza e di igiene del lavoro e di uso dei mezzi di protezione collettivi e dei DPI messi a loro disposizione;
adottare le misure per il controllo delle situazioni di rischio in caso di emergenza e dare istruzioni affinché i lavoratori, in caso di pericolo grave, immediato ed inevitabile, abbandonino il posto di lavoro o la zona pericolosa;
informare il più presto possibile i lavoratori esposti al rischio di un pericolo grave e immediato circa il rischio stesso e le disposizioni prese o da prendere in materia di protezione;
adempiere agli obblighi di informazione, formazione e addestramento di cui agli artt. 36 e 37 del D. Lgs. n. 81/2008;
astenersi, salvo eccezione debitamente motivata da esigenze di tutela della salute e sicurezza, dal richiedere ai lavoratori di riprendere la loro attività in una situazione di lavoro in cui persiste un pericolo grave e immediato;
vigilare affinché i lavoratori per i quali vige l’obbligo di sorveglianza sanitaria non siano adibiti alla mansione lavorativa specifica senza il prescritto giudizio di idoneità.
1.2.4 Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione
Si intende la figura in possesso dei requisiti (minimi) di cui all’art. 32 D. Lgs. n. 81/2008 e s.m.i., designata dal Datore di lavoro, previa consultazione del RLS, a dare attuazione a quanto stabilito dall’art. 33 del D. Lgs. n. 81/2008.
Il RSPP garantisce un supporto tecnico “specialistico” al Datore di lavoro nell’attività di:
verifica della conformità di macchine, impianti e attrezzature utilizzate dai lavoratori alla normativa vigente in materia di salute e sicurezza dei lavoratori;
elaborazione, per quanto di competenza, delle misure preventive e protettive attuate e richiamate nel DVR, nonché dei sistemi di controllo di tali misure;
informazione, formazione e addestramento dei lavoratori, con particolare riguardo ai concetti di rischio, danno, prevenzione, protezione, organizzazione della prevenzione aziendale, diritti e doveri dei soggetti operanti in seno alla struttura organizzativa della Società;
informazione e formazione dei lavoratori sul corretto utilizzo dei DPI, dei dispositivi di protezione uditivi (DPI-u) e dei dispositivi di protezione individuale di terza categoria (c.d. DPI salvavita);
corretta e puntuale applicazione e valutazione dell’efficacia preventiva di tutte le misure di prevenzione e protezione adottate, in stretta collaborazione con i “capi reparto”;
controllo e verifica dell’efficacia delle misure di prevenzione/protezione di cui al DUVRI, redatto con il Datore di lavoro committente per i lavori affidati in appalto;
partecipazione alle consultazioni in materia di tutela della salute e sicurezza sul lavoro, nonché alla riunione periodica, di cui all’art. 35, del D. Lgs. n. 81/2008.
1.2.5 Medico Competente
Si intende il medico, designato dal Datore di lavoro, specializzato in medicina del lavoro o in medicina preventiva dei lavoratori ed in possesso dell’autorizzazione di cui all’art. 38 del D. Lgs. n. 81/2008 e s.m.i..
Al Medico Competente sono attribuiti i seguenti compiti:
collaborare con il Datore di lavoro e con il RSPP, sulla base della specifica conoscenza dell’organizzazione aziendale e delle situazioni di rischio, alla predisposizione ed all’attuazione delle misure per la tutela della salute e dell’integrità psico-fisica dei lavoratori;
effettuare gli accertamenti sanitari di cui all’art. 41 del D. Lgs. n. 81/2008 e s.m.i.;
collaborare con il Datore di lavoro alla predisposizione del servizio di primo soccorso di cui all’art. 25, co. 1, lett. a), del D. Lgs. n. 81/2008;
collaborare all’attività di formazione e informazione dei lavoratori;
consegnare al Datore di lavoro, alla cessazione dell’incarico, la documentazione sanitaria in suo possesso, nel rispetto delle disposizioni di cui al D. Lgs. n. 196/2003 e s.m.i. e con salvaguardia del segreto professionale;
informare ogni lavoratore interessato circa i risultati della sorveglianza sanitaria e, a richiesta dello stesso, rilasciargli copia della documentazione sanitaria;
comunicare per iscritto, in occasione delle riunioni periodiche di cui all’art. 35 del D. Lgs n. 81/2008 al Datore di lavoro, al RSPP ed ai RLS, i risultati anonimi collettivi della sorveglianza sanitaria effettuata, nonché fornire indicazioni sul significato dei predetti risultati ai fini dell’attuazione delle misure per la tutela della salute e della integrità psico-fisica del Lavoratori;
visita gli ambienti di lavoro almeno una volta all’anno, o a cadenza diversa stabilita in base alla valutazione dei rischi e che, successivamente, comunica al Datore di lavoro ai fini della relativa annotazione nel DVR;
comunicare al Ministero della Salute, mediante autocertificazione, il possesso dei titoli e requisiti previsti dalla normativa vigente.
1.2.6 Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza
Si intende la persona eletta o designata a rappresentare i lavoratori per quanto concerne gli aspetti della salute e della sicurezza sui luoghi di lavoro.
Secondo quanto disposto dall’art. 50 del D. Lgs. n. 81/2008 e s.m.i., il RLS:
accede ai luoghi di lavoro;
viene consultato preventivamente e tempestivamente in ordine alla valutazione dei rischi e alla individuazione, programmazione e verifica della prevenzione in azienda;
viene consultato sulle designazioni del Responsabile e degli Addetti al servizio di prevenzione, all’attività di prevenzione incendi, al primo soccorso, alla evacuazione dei luoghi di lavoro e del Medico Competente;
viene consultato in merito all’organizzazione della formazione a beneficio dei lavoratori, dei preposti e degli Addetti al servizio prevenzione e alla lotta antincendio;
riceve le informazioni e la documentazione aziendale relativa alla valutazione dei rischi e le misure di prevenzione, nonché quelle inerenti alle sostanze ed alle miscele pericolose, alle macchine, agli impianti, all’organizzazione e agli ambienti di lavoro, agli infortuni e alle malattie professionali;
riceve le informazioni provenienti dai servizi di vigilanza;
riceve una formazione adeguata;
promuove l’elaborazione, l’individuazione e l’attuazione delle misure di prevenzione idonee a tutelare l’integrità fisica dei lavoratori;
formula osservazioni in occasione di visite e verifiche effettuate dalle autorità competenti;
partecipa alle riunioni periodiche ex art. 35 del D. Lgs n. 81/2008;
formula proposte in merito all’attività di prevenzione dei rischi;
avverte il Datore di lavoro dei rischi individuati nello svolgimento della propria attività;
può fare ricorso alle autorità competenti qualora ritenga che le misure di prevenzione e protezione dai rischi adottate dal Datore di lavoro non siano idonee a garantire la salute e la sicurezza durante il lavoro.
I RLS devono disporre del tempo necessario allo svolgimento dell’incarico senza perdita di retribuzione, nonché dei mezzi e degli spazi necessari per l’esercizio delle funzioni e delle facoltà loro riconosciute.
I RLS non possono subire pregiudizio alcuno a causa dello svolgimento della propria attività e nei loro confronti si applicano le stesse tutele previste dalla legge per le rappresentanze sindacali.
I RLS, a seguito di apposita richiesta, possono ricevere copia del DVR per lo svolgimento della sua funzione.
I RLS del Datore di lavoro committente e delle imprese appaltatrici, su loro richiesta e per l’espletamento delle loro funzioni, ricevono copia del DUVRI.
L’esercizio delle funzioni di RLS è incompatibile con la nomina a RSPP o Addetto al Servizio di Prevenzione e Protezione.
1.2.7 Preposto
Si intende la figura che, in ragione delle competenze professionali e dei poteri gerarchici e funzionali adeguati alla natura dell’incarico conferitigli, sovrintende alla attività lavorativa e garantisce l’attuazione delle direttive ricevute, controllandone la corretta esecuzione da parte dei lavoratori ed esercitando un funzionale potere di iniziativa..
Il preposto è responsabile, nell’ambito delle sue funzioni organizzative, del rispetto delle normative di sicurezza da parte dei lavoratori ai quali fornisce istruzioni ed informazioni opportune.
In ragione delle proprie funzioni e competenze, il preposto ha l’obbligo, ai sensi dell’art. 19 del D. Lgs. n. 81/2008 e s.m.i., di:
verificare che soltanto i lavoratori che hanno ricevuto adeguate istruzioni accedano alle zone che li espongono ad un rischio grave e specifico;
richiedere l’osservanza delle misure per il controllo delle situazioni di rischio in caso di emergenza e dare istruzioni affinché i lavoratori, in caso di pericolo grave, immediato e inevitabile, abbandonino il posto di lavoro o la zona pericolosa;
informare il più presto possibile i lavoratori esposti al rischio di un pericolo grave e immediato circa il rischio stesso e le misure di protezione adottate o da adottare;
astenersi, salvo eccezioni debitamente motivate, dal richiedere ai lavoratori di riprendere la loro attività in una situazione di lavoro in cui persiste un pericolo grave ed immediato;
segnalare tempestivamente al Datore di lavoro o al Dirigente sia le deficienze dei mezzi e delle attrezzature di lavoro e dei DPI, sia ogni altra condizione di pericolo che si verifichi durante il lavoro, delle quali venga a conoscenza sulla base della formazione ricevuta;
frequentare appositi corsi di formazione secondo quanto previsto dall’art. 37, co. 7, D. Lgs. n. 81/2008 e s.m.i..
1.2.8 Addetto al primo soccorso
Si intende la persona a cui sono assegnati incarichi di primo soccorso ed assistenza medica di emergenza.
In seno alla Società, il Datore di lavoro ha provveduto, alla nomina di un numero di APS adeguato alla struttura ed all’attività svolta.
All’APS, in particolare, sono attribuiti i seguenti compiti:
adempiere correttamente ai propri compiti in materia di primo soccorso;
garantire, nell’ambito della propria attività, il rispetto delle procedure concernenti il primo soccorso.
1.2.9 Addetto alla prevenzione incendi e gestione emergenze
Si intende la persona a cui sono assegnati incarichi connessi alla prevenzione degli incendi ed alla gestione delle emergenze.
In seno alla Società, il Datore di lavoro ha provveduto alla nomina di un numero di API adeguato alla struttura ed all’attività svolta.
All’API, in particolare, sono attribuiti i seguenti compiti:
adempiere correttamente ai propri compiti in materia di prevenzione incendi;
garantire, nell’ambito della propria attività, il rispetto delle procedure concernenti la lotta antincendio e l’evacuazione dai luoghi di lavoro.
1.2.10 Lavoratori
Si intendono tutti coloro i quali, ai sensi dell’art. 2, co. 1, lett. a), del D. Lgs. n. 81/2008, svolgono, indipendentemente dalla tipologia contrattuale, un’attività lavorativa nell’ambito dell’organizzazione della Società, con o senza retribuzione, anche al solo fine di apprendere un mestiere, un’arte o una professione, esclusi gli addetti ai servizi domestici e familiari.
utilizzare correttamente i macchinari, le apparecchiature, gli utensili, le sostanze e le miscele pericolose, i mezzi di trasporto e le altre attrezzature di lavoro, nonché i dispositivi di sicurezza e di protezione messi a loro disposizione;
utilizzare in modo appropriato i dispositivi di protezione messi a loro disposizione, al fine di stabilire, secondo il tipo di attività svolta, quali DPI sono da utilizzare presso ogni deposito della Società;
segnalare immediatamente al Datore di lavoro, ai preposti e al/i dirigente/i (ove nominato/i) le deficienze dei mezzi e dispositivi sopra menzionati, nonché le altre eventuali condizioni di pericolo di cui vengano a conoscenza, adoperandosi direttamente, in caso di urgenza, nell’ambito delle loro competenze e possibilità, per eliminare o ridurre tali deficienze o pericoli, dandone notizia al RLS. Qualora il Datore di lavoro, i preposti e il/i dirigente/i (ove nominato/i) non si attivino, entro un termine congruo, per rimediare efficacemente alle deficienze o alle condizioni di pericolo loro indicate, i lavoratori dovranno inoltrare la segnalazione all’Organismo di Vigilanza;
partecipare ai programmi di formazione e di addestramento organizzati dal Datore di lavoro;
sottoporsi ai controlli sanitari previsti dalla normativa di riferimento.
I lavoratori di aziende che svolgono per la Società attività in regime di appalto e subappalto sono tenuti ad esibire apposita tessera di riconoscimento in fase di accesso presso lo stabilimento della Società.
1.2.11 Terzi Destinatari
In aggiunta a quella delle figure aziendali indicate ai precedenti Paragrafi, in materia di salute e sicurezza sul lavoro, assume rilevanza la posizione di quei soggetti che, pur essendo esterni alla struttura organizzativa di Mario Frigerio, svolgono un’attività potenzialmente incisiva sulla sicurezza e salute dei lavoratori.
Allo scopo, devono considerarsi, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, “Terzi Destinatari”:
i soggetti cui è affidato un lavoro in virtù di un contratto d’appalto o d’opera o di somministrazione;
i fabbricanti ed i fornitori;
i progettisti dei luoghi di lavoro ed impianti;
gli installatori ed i montatori di impianti, attrezzature di lavoro o altri mezzi tecnici.
Alle funzioni sopra definite si farà riferimento sia nei Principi di comportamento sia nel Protocollo previsto nella presente Parte Speciale.
1.3 Aree di rischio
_______________________________________________
Fermo restando che qualsiasi attività svolta nell’ambito della Società può essere astrattamente considerata sensibile ai fini dell’accadimento di eventi che possano dare luogo alla commissione di taluno dei Reati in materia di sicurezza sul luogo di lavoro previsti dalla presente Parte Speciale C, si segnala che i maggiori rischi per i lavoratori si riscontrano nello svolgimento dell’attività svolta presso lo stabilimento e il magazzino della Società.
Sono altresì considerate a rischio – ancorché indirettamente – le attività connesse all’esecuzione di opere in appalto presso la Società.
1.4 Principi di comportamento all’interno delle aree di rischio
_______________________________________________
Ai fini dell’applicazione della presente Parte Speciale, i Destinatari devono:
avere cura della propria sicurezza e della propria salute nonché di quella delle persone presenti sul luogo di lavoro di cui rispondono, in conformità ai ruoli loro assegnati e ai mezzi messi a disposizione dal Datore di lavoro;
rispettare e adeguarsi agli ordini e alle discipline aziendali di sicurezza forniti dal Datore di lavoro in materia di protezione collettiva ed individuale;
utilizzare secondo le istruzioni, i macchinari e le attrezzature presenti sul luogo di lavoro, nonché i mezzi di trasporto e i dispositivi di sicurezza e protezione;
segnalare tempestivamente al Datore di lavoro ogni carenza, deficienza od eventuale situazione di pericolo degli strumenti di cui sopra;
contribuire, per quanto di competenza, alla regolare manutenzione di ambienti, attrezzature macchine ed impianti, con particolare riguardo ai dispositivi di sicurezza in conformità alle indicazioni dei fabbricanti;
attivarsi direttamente, in caso di evidente emergenza, per eliminare o ridurre le situazioni di pericolo, nei limiti delle proprie possibilità e competenze;
rispettare i principi ergonomici nella concezione dei posti di lavoro, nella scelta delle attrezzature e nella definizione dei metodi di lavoro e produzione;
sottoporsi, secondo le tempistiche previste e le mansioni ricoperte, ai piani di sorveglianza sanitaria;
collaborare, unitamente al Datore di lavoro, al rispetto della normativa di settore al fine di tutelare e garantire la sicurezza e la salute dei lavoratori sul luogo di lavoro;
partecipare alle iniziative aziendali, secondo il calendario prestabilito, in tema di formazione ed informazione circa l’utilizzo di macchinari e il rischio di incidenti.
I Destinatari hanno, inoltre, il diritto di:
essere informati, formati, consultati e resi partecipi delle questioni riguardanti la sicurezza e la salute sul luogo di lavoro;
ricevere istruzioni adeguate, anche attraverso corsi di formazione dedicati, sulle problematiche relative alla sicurezza e salute sul luogo di lavoro in generale, sulla attuazione delle disposizioni interne aziendali e sull’uso di singoli macchinari;
potersi sottoporre alle visite mediche programmatiche secondo il piano sanitario elaborato.
I soggetti responsabili dell’individuazione, dell’attuazione e del controllo sulle misure relative alla sicurezza e alla salute nei luoghi di lavoro sono tenuti ad un obbligo di informativa verso l’Organismo di Vigilanza laddove si verifichino situazioni anche solo potenzialmente pericolose per effetto di violazioni delle procedure adottate dalla Società e/o per negligenza dei lavoratori interessati, nonché in tutti i casi in cui l’Organismo stesso ne faccia esplicita richiesta.
In particolare, il Datore di lavoro – coadiuvato dal RSPP - provvede a:
informare tempestivamente circa eventuali azioni e/o interventi dell’Autorità Giudiziaria nonché della Polizia Giudiziaria (compresa la ASL con funzione di Polizia Giudiziaria), in caso di verifica sul rispetto della normativa vigente in materia di sicurezza sui luoghi di lavoro;
informare l’OdV in merito agli esiti delle verifiche sulla corretta attuazione della normativa vigente e a tenerlo costantemente informato in relazione allo stato di implementazione dei suggerimenti avanzati in sede di attività ispettiva;
informare tempestivamente l’OdV in merito ad ogni eventuale variazione che richieda o che abbia richiesto l’aggiornamento della valutazione dei rischi;
esibire l’elenco degli investimenti previsti in materia di antinfortunistica e tutela dell’igiene e della sicurezza sul lavoro, integrato dall’elenco dei relativi acquisti effettuati nel periodo in esame in situazioni di emergenza ed extra-budget.
L’Organismo di Vigilanza, nell’ambito delle proprie competenze, può conferire mandato a consulenti esterni qualificati e selezionati secondo apposita procedura, affinché effettuino ispezioni volte ad ottenere formale valutazione riguardo ai seguenti aspetti:
la corretta metodologia di individuazione, valutazione, misurazione e controllo dei rischi per la salute e la sicurezza dei lavoratori nonché dei meccanismi di aggiornamento di tale metodologia;
la conformità delle misure adottate per la prevenzione dei rischi di cui al punto precedente alla normativa ed al presente Modello Organizzativo;
la conformità delle metodologie e delle misure di prevenzione di cui ai punti precedenti alla migliore prassi per il settore in cui opera la Società.
I risultati della valutazione operata dai consulenti esterni vengono comunicati tramite apposita relazione all’Organismo di Vigilanza.
L’Organismo di Vigilanza, alla luce delle risultanze di cui sopra, pur non ricoprendo un ruolo operativo, svolge i compiti di seguito indicati:
esaminare le segnalazioni concernenti eventuali violazioni del Modello Organizzativo, ivi incluse le segnalazioni non riscontrate tempestivamente dai soggetti competenti, concernenti eventuali deficienze o inadeguatezze dei luoghi, delle attrezzature di lavoro, ovvero dei dispositivi di protezione messi a disposizione dalla Società, ovvero riguardanti una situazione di pericolo connesso alla salute ed alla sicurezza sul lavoro;
monitorare la funzionalità del complessivo sistema preventivo adottato da Mario Frigerio, in quanto organismo idoneo ad assicurare l’obbiettività, l’imparzialità e l’indipendenza dall’area aziendale sottoposta a verifica;
proporre al Consiglio di Amministrazione, gli eventuali aggiornamenti del Modello Organizzativo o delle procedure previste per la sua attuazione, che si rendessero necessari o opportuni in considerazione di eventuali inadeguatezze riscontrate, ovvero a seguito di significative violazioni o cambiamenti della struttura organizzativa della Società in relazione al progresso scientifico e tecnologico.
L’Organismo di Vigilanza, cui deve essere inviata copia della reportistica periodica in materia di salute e sicurezza sul lavoro, e segnatamente il verbale della riunione periodica di cui all’art. 35 del D. Lgs. n. 81/2008, nonché tutti i dati relativi agli infortuni sul lavoro occorsi nella Società, deve comunicare al Consiglio di Amministrazione ed al Collegio Sindacale, secondo i termini e le modalità previste dal Modello Organizzativo, i risultati della propria attività di vigilanza e controllo.
I Destinatari garantiranno, ognuno per le parti di rispettiva competenza, la tracciabilità del processo seguito, tenendo a disposizione dell’Organismo di Vigilanza – in un archivio ordinato – tutta la documentazione a tale scopo necessaria.
- Protocollo -
Verifica degli adempimenti in materia di sicurezza e salute sui luoghi di Lavoro
_______________________________________________
1. Scopo e principi specifici di comportamento
_______________________________________________
Il presente protocollo individua e regola le modalità a cui Mario Frigerio deve attenersi nella prevenzione degli infortuni sul luogo di lavoro e, in generale, dei rischi per la salute e sicurezza dei lavoratori.
La Società, infatti, ha applicato le disposizioni di prevenzione e controllo previste dalla legge, così come individuate dal D. Lgs. n. 81/2008 e dalle normative speciali, laddove applicabili, alla propria particolare attività, mediante l’adozione del DVR, ai sensi degli artt. 17 e 28 del D. Lgs. n. 81/2008.
La politica per la sicurezza e salute sul lavoro adottata dalla Società costituisce un riferimento fondamentale per tutti i Destinatari e per tutti coloro che, al di fuori di Mario Frigerio, intrattengono rapporti con la stessa.
Mario Frigerio dovrà pertanto svolgere le proprie attività secondo i seguenti principi:
responsabilizzazione dell’intera organizzazione aziendale, dal Datore di lavoro a ciascuno dei lavoratori nella gestione del sistema di salute e sicurezza sul lavoro, ciascuno per le proprie attribuzioni e competenze, al fine di evitare che l’attività di prevenzione venga considerata di competenza esclusiva di alcuni soggetti con conseguente mancanza di partecipazione attiva da parte di taluni Destinatari;
impegno a considerare il sistema di salute e sicurezza come parte integrante della gestione aziendale, la cui conoscibilità deve essere garantita a tutti i Destinatari;
impegno al miglioramento continuo ed alla prevenzione;
impegno a fornire le risorse umane e strumentali necessarie, valutando l’opportunità di investimenti per nuovi impianti, e considerando in tale valutazione, oltre agli aspetti economico finanziari, anche gli aspetti di sicurezza e tutela della salute dei lavoratori;
impegno a promuovere la collaborazione con le Autorità Competenti (es. INAIL, ASL, ecc.) al fine di stabilire un efficace canale di comunicazione rivolto al miglioramento continuo delle prestazioni in tema di sicurezza e tutela della salute dei lavoratori;
impegno a monitorare in maniera costante la situazione degli infortuni aziendali al fine di garantirne un controllo, individuare le criticità e le relative azioni correttive/formative;
impegno ad un riesame periodico della politica per la salute e sicurezza adottato e del relativo sistema di gestione attuato al fine di garantire la loro costante adeguatezza alla struttura organizzativa di Mario Frigerio.
Inoltre, la Società ha fornito adeguata formazione a tutti i lavoratori in materia di sicurezza sul lavoro e il contenuto della stessa, secondo le previsioni del T.U. sono facilmente comprensibili e consentono di acquisire le conoscenze e competenze necessarie.
A tal proposito si specifica che:
l’RSPP e il Medico Competente devono partecipare alla stesura del piano di formazione;
la formazione deve essere adeguata ai rischi associati alla specifica mansione che ciascuno dei lavoratori è tenuto a svolgere;
i lavoratori in relazione ai quali è previsto un mutamento di mansione devono fruire di formazione specifica, preventiva e/o aggiuntiva, ove necessario, per l’esecuzione del nuovo incarico;
i soggetti cui vengono affidati specifici compiti in materia di emergenza (es.: addetti alla prevenzione incendi ed evacuazione e pronto soccorso) devono ricevere la formazione ad hoc necessaria ai fini dello svolgimento degli stessi;
i neoassunti – in assenza di pregressa esperienza professionale/lavorativa e di adeguata qualificazione – non possono essere adibiti in autonomia ad attività operativa ritenuta più a rischio infortuni se non dopo l’acquisizione di un grado di professionalità idoneo allo svolgimento della stessa mediante adeguata formazione non inferiore ad almeno tre mesi dall’assunzione, salvo periodi più ampi per l’acquisizione di qualifiche specifiche.
Di tutta l’attività di formazione sopra descritta deve essere data evidenza su base documentale, anche mediante apposita verbalizzazione, e laddove necessario, la stessa deve essere ripetuta periodicamente.
Il Protocollo descritto nella presente Parte Speciale, pertanto, si pone la finalità di istituire un controllo circa l’effettività e l’adeguatezza del sistema di prevenzione degli infortuni sul luogo di lavoro, attraverso la codificazione di un sistema di informazione e di ispezione che metta l’Organismo di Vigilanza in condizione di entrare in possesso e di conoscere tutta la documentazione aziendale predisposta dalla Società per quanto concerne il programma preventivo di tutela della sicurezza e della salute sui luoghi di lavoro.
Nello specifico, la presente Parte Speciale si pone la finalità di:
dettagliare le procedure che i Destinatari sono tenuti ad osservare ai fini della corretta applicazione del Modello;
fornire all’OdV, e ai responsabili delle altre funzioni aziendali che collaborano con lo stesso, gli strumenti idonei all’esercizio delle attività di controllo, monitoraggio e verifica previste.
2. Ambito di Applicazione
_______________________________________________
Il presente Protocollo si applica a tutti i Destinatari che operano nella Società, ognuno nell’ambito delle proprie attribuzioni e competenze.
L’applicazione deve essere estesa anche a coloro che, esterni alla Società, intrattengano rapporti contrattuali con Mario Frigerio in forza di contratti d’appalto o di fornitura (art. 26, D. Lgs. n. 81/2008).
3. Responsabile del Protocollo
_______________________________________________
In materia di salute e sicurezza sui luoghi di lavoro, la Società si è dotata di una struttura organizzativa conforme a quella prevista dalla normativa prevenzionistica vigente, nell’ottica di eliminare ovvero, laddove ciò non sia possibile, ridurre – e, quindi, gestire – i rischi per i lavoratori.
Si rimanda al precedente Paragrafo “Ruoli e responsabilità” per la descrizione delle principali figure previste dalla normativa, complessivamente qualificate, nel proseguo della presente Parte Speciale, anche come “Destinatari”.
4. Documento di Valutazione dei Rischi
_______________________________________________
Il DVR adottato dalla Società rappresenta l’evidenza documentale di un processo permanente di prevenzione dei rischi per la salute e la sicurezza dei lavoratori.
È il documento elaborato dal Datore di lavoro, in collaborazione con il RSPP e con il Medico Competente nei casi in cui sia obbligatoria la sorveglianza sanitaria, previa consultazione del Rappresentante per la sicurezza, e contiene:
una relazione sulla valutazione dei rischi per la sicurezza e la salute nei luoghi di lavoro, nella quale sono specificati i criteri adottati per tale valutazione, che è effettuata in relazione alla natura dell’attività dell’impresa;
l’individuazione delle misure di prevenzione e di protezione e dei DPI, conseguente alla valutazione di cui alla lettera a), al fine di stabilire, secondo il tipo di attività svolta, quali DPI sono da utilizzare presso ogni deposito della Società;
il programma delle misure ritenute opportune per garantire il miglioramento nel tempo dei livelli di sicurezza.
Il documento è custodito presso Mario Frigerio.
Per l’individuazione dei fattori di rischio e/o criticità e, più in generale, sul contenuto dello stesso si rimanda alle osservazioni e ai rilievi in esso descritti.
La Società ha predisposto, altresì, il Documento Unico di Valutazione dei Rischi da Interferenze (DUVRI) ai sensi dell’art. 26, comma 3, del D. Lgs. n. 81/2008, al fine di promuovere la cooperazione ed il coordinamento fra le ditte appaltatrici operanti nella Società, fornendo le informazioni necessarie per eliminare i rischi dovuti alle interferenze tra le attività delle ditte medesime.
Nel caso di lavori affidati in appalto (o sub appalto) ad imprese esterne o a lavoratori autonomi, infatti, il Datore di lavoro committente predispone il “Documento di valutazione dei rischi interferenti”, che indica le misure adottate per eliminare i rischi dovuti alle interferenze tra i lavori delle diverse imprese coinvolte e per promuovere la cooperazione ed il coordinamento tra le stesse. Tale documento è obbligatoriamente allegato al contratto di appalto o d’opera.
Il documento in esame riguarda esclusivamente i rischi da interferenza tra le attività del committente e l’attività dell’impresa (o delle imprese) appaltatrice o lavoratore autonomo e non si estende ai rischi specifici propri dell’attività delle imprese appaltatrici o dei singoli lavoratori autonomi.
Per l’individuazione delle suddette criticità si rimanda alle osservazioni e ai rilievi in esso descritti.
La presente Parte Speciale è dedicata ai principi di comportamento e di controllo relativi ai reati ambientali, così come individuati nell’articolo 25-undecies del Decreto e dai relativi richiami al D. Lgs. n. 152/2006, rubricato “Norme in materia ambientale” (di seguito anche il “Decreto Ambiente”).
Nella presente Parte Speciale non si è provveduto ad indicare tutte le fattispecie richiamate dall’art. 25-undecies del Decreto (e quindi dal Decreto Ambiente), la cui maggior parte non sembrano, allo stato, essere rilevanti per la Società, limitandosi a prendere in considerazione solo le seguenti:
attività di scarico di acque reflue (art. 137 del Decreto Ambiente, concernente gli scarichi di acque reflue industriali);
attività di emissione in atmosfera di impianti e attività (art. 279 del Decreto Ambiente, concernente l'esercizio di un impianto o di una attività in violazione dei valori limite di emissione o delle prescrizioni stabilite dall'autorizzazione ottenuta);
attività di gestione dei rifiuti e di bonifica dei siti inquinati (artt. 255 e ss. del Decreto Ambiente, concernenti ad esempio l'abbandono dei rifiuti, l'attività di gestione di rifiuti non autorizzata e la violazione degli obblighi di comunicazione, di tenuta dei registri obbligatori e dei formulari);
attività di combustione di materiali o sostanze diverse dai rifiuti (art. 296 del Decreto Ambiente concernente l'attività di combustione dei rifiuti effettuata in difformità alle prescrizioni ambientali);
inquinamento ambientale (art. 452-bis c.p. e richiamato dall’art. 25-undecies del Decreto le conseguenze di un’attività che comporti una compromissione o un deterioramento significativo e misurabile delle acque, dell’area, del suolo e del sottosuolo).
1.2 Aree di rischio
_______________________________________________
Con riferimento alle tipologie di reato individuate nel precedente Paragrafo ed in considerazione dell’attività svolta dalla Società sono state individuate le seguenti aree di rischio:
la gestione e lo smaltimento dei rifiuti; e
le emissioni in atmosfera.
La Società non produce acque reflue e dunque tale attività non è stata considerata a rischio di commissione reato.
La funzione “direzione della produzione” coordina le funzioni ed il personale coinvolto
nell’attività connessa agli aspetti ambientali, definisce la documentazione interna di supporto, le metodologie di svolgimento e gestisce la documentazione tecnica correlata.
Ai fini dell’applicazione della presente Parte Speciale, i Destinatari devono:
osservare le prescrizioni delle procedure aziendali relative al tema connesso agli aspetti ambientali;
segnalare tempestivamente al responsabile ogni carenza o deficienza del sistema adottato dalla Società;
segnalare tempestivamente al responsabile eventuali carenze riscontrate nel sistema organizzativo dell’operatore incaricato dello smaltimento dei rifiuti ed in generale di ogni operatore che svolga per conto della Società attività connesse agli aspetti ambientali.
Inoltre, ai Destinatari è fatto espresso divieto di:
effettuare attività che comportino emissioni in atmosfera in assenza della prescritta autorizzazione;
effettuare attività che comportino emissioni in atmosfera oltre i valori limite ed al di fuori delle prescrizioni stabilite dalle autorità competenti;
effettuare attività di smaltimento di rifiuti non in aderenza con i principi di comportamento qui previsti e con le procedure aziendali;
inoltrare comunicazioni su tali valori alle autorità competenti non rispondenti al vero.
Nell’attività di gestione dei rifiuti, la Società si impegna a garantire che:
la produzione, detenzione, classificazione e conferimento dei rifiuti (pericolosi e non) venga effettuata nel pieno rispetto della normativa ambientale sia nell'esercizio dell'attività regolamentata che non regolamentata e in modo da poter certificare l'attuazione dei necessari adempimenti agli organismi pubblici preposti ai controlli;
le procedure aziendali che abbiano una rilevanza diretta o indiretta (es.: qualificazione delle imprese e comparti qualificati) in tema di smaltimento dei rifiuti, siano sottoposte ad un costante monitoraggio da parte delle funzioni aziendali competenti (es.: la funzione direzione della produzione) al fine di valutare periodicamente l'opportunità di aggiornamenti in ragione di anomalie riscontrate nella relativa attività, a fronte di informazioni ricevute dai Destinatari;
la scelta dei fornitori venga effettuata nel pieno rispetto delle procedure aziendali, al fine di poter valutare costantemente la sussistenza in capo ai medesimi dei requisiti tecnici e legali per l'esercizio dell'attività agli stessi demandata evitando, altresì, che la selezione si basi esclusivamente su ragioni di ordine economico (al fine di evitare il ricorso ad imprese poco "qualificate" che lavorino sottocosto in virtù dell'utilizzo di metodi illegali);
sensibilizzare i Destinatari sul grado di rischio di tale attività rispetto a possibili infiltrazioni di organizzazioni criminali (le c.d. ecomafie) utilizzando, a tal riguardo, eventuali report redatti da commissioni parlamentari, associazioni ambientaliste, ecc. (es.: rapporto ecomafia redatto annualmente da Legambiente).
Nella gestione dei rifiuti, è attribuito in particolare alla funzione “direzione della produzione” il compito di:
verificare le autorizzazioni dei fornitori cui venga assegnata l'attività di trasporto (in qualità di appaltatori o subappaltatori) e dei siti di destinazione, sia per le operazioni di smaltimento che per le operazioni di recupero;
compilare in modo corretto e veritiero il registro di carico e scarico ed il formulario di identificazione per il trasporto dei rifiuti, astenendosi dal porre in essere operazioni di falso ideologico o materiale (es.: in relazione alle informazioni sulle caratteristiche qualitative o quantitative dei rifiuti);
verificare la restituzione della copia del formulario di identificazione controfirmato e datato e segnalare all’Amministratore Delegato eventuali anomalie riscontrate nel documento;
compilare accuratamente il Modello Unico di Dichiarazione Ambientale;
vigilare costantemente sulla corretta gestione dei rifiuti segnalando eventuali irregolarità all’Amministratore Delegato (si pensi ad esempio alla manomissione dei documenti di classificazione, al sospetto di abbandono dei rifiuti da parte del trasportatore in discariche abusive, ecc.), affinché la Società ponga in essere le conseguenti azioni di tipo amministrativo e contrattuale oltre che le eventuali azioni di tipo legale dinanzi alle competenti autorità;
far eseguire, nel rispetto delle scadenze previste dalla legge, da una società esterna specializzata il livello di emissioni in modo tale da garantire il rispetto delle soglie previste dalla legge.
Sul punto, la Società, oltre a quanto dettagliatamente sopra previsto, non ha ritenuto, allo stato, necessario dover formulare dei Protocolli ad hoc con riferimento ai comportamenti da tenere in relazione alle attività connesse ai reati ambientali.
1.5 Flussi informativi verso l’Organismo di Vigilanza
I soggetti coinvolti nel processo sono tenuti a comunicare tempestivamente all’Organismo di Vigilanza qualsiasi eccezione comportamentale o qualsiasi evento inusuale, indicando le ragioni delle difformità e dando atto del processo autorizzativo seguito.
Parte Speciale E
Reati in materia di permesso di soggiorno irregolare
1. REATO DI IMPIEGO DI CITTADINI DI PAESI TERZI CON SOGGIORNO IRREGOLARE
1.1 tipologie di reati
Il 9 agosto 2012 è entrato in vigore il D. Lgs. n. 109/2012 (pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 172 del 25/07/2012) che ha introdotto nel D. Lgs. n. 231/2001 l’art. 25-duodecies rubricato “Impiego di cittadini di paesi terzi il cui soggiorno è irregolare”, il quale è stato modificato dalla Legge n. 161/2017.
In particolare, il nuovo art. 25 duodecies prevede che:
“In relazione alla commissione del delitto di cui all’articolo 22, comma 12-bis, del Decreto Legislativo 25 luglio 1998, n. 286 (Testo Unico sull’immigrazione), si applica all’ente la sanzione pecuniaria da 100 a 200 quote, entro il limite di 150.000,00 Euro
1-bis. In relazione alla commissione dei delitti di cui all’articolo 12, commi 3, 3-bis e 3-ter, del testo unico di cui al decreto legislativo 25 luglio 1998, n. 286, e successive modificazioni, si applica all’ente la sanzione pecuniaria da quattrocento a mille quote.
1-ter. In relazione alla commissione dei delitti di cui all’articolo 12, comma 5, del testo unico di cui al decreto legislativo 25 luglio 1998, n. 286, e successive modificazioni, si applica all’ente la sanzione pecuniaria da cento a duecento quote.
1-quater. Nei casi di condanna per i delitti di cui ai commi 1-bis e 1- ter del presente articolo, si applicano le sanzioni interdittive previste dall’articolo 9, comma 2, per una durata non inferiore a un anno”.
Conseguentemente, i reati in materia di permesso di soggiorno, la cui commissione può comportare la responsabilità amministrativa a carico della Società ai sensi del Decreto, sono i seguenti:
art. 22, comma 12-bis (D. Lgs. n. 286 del 1998): utilizzo di lavoratori stranieri privi di permesso di soggiorno.
art. 12 commi 3, 3-bis, 3-ter e 5 (D. Lgs. n. 268 del 1998): condotte di chi dirige, organizza, finanzia ed effettua il trasporto di cittadini stranieri in Italia o ne favorisce la permanenza al fine di trarre un ingiusto profitto dalla loro condizione di soggiorno irregolare.
Il Decreto Legislativo n. 109/2012 ha recepito la Direttiva 2009/52/CE volta a rafforzare la cooperazione tra Stati membri nella lotta contro l’immigrazione illegale.
La Legge n. 161/2017 rubricata “Modifiche al codice delle leggi antimafia e delle misure di prevenzione, di cui al decreto legislativo 6 settembre 2011, n. 159, al codice penale e alle altre norme di attuazione, di coordinamento e transitorie del codice di procedura penale e altre disposizioni. Delega al Governo per la tutela del lavoro nelle aziende sequestrate e confiscate. (17G00176) (GU n. 258 del 4 novembre 2017)” ha disposto, con l’art. 30, comma 4, l’introduzione dei commi 1-bis, 1-ter e 1-quater all’art. 25-duodecies del Decreto, con i quali è stato ampliato il novero di reati presupposto ed inasprito il trattamento sanzionatorio.
Pertanto, in ragione dei richiami normativi contenuti nell’art. 25-duodecies del Decreto, l’ente che utilizza alle proprie dipendenze lavoratori stranieri privi del permesso di soggiorno oppure il cui permesso sia scaduto (e non ne sia stato richiesto il rinnovo entro i termini di legge), revocato o annullato è soggetto ad una sanzione pecuniaria da 100 a 200 quote, per un massimo di 150.000 euro. Tale disposizione, tuttavia, genera responsabilità amministrativa dell’ente ai sensi del Decreto, nei limiti dettati dall’art. 22, comma 12-bis, del Decreto Legislativo n. 286/1998, ovvero se i lavoratori occupati alle proprie dipendenze sono:
in numero superiore a tre;
minori in età non lavorativa;
esposti a situazioni di grave pericolo, avuto riguardo alle caratteristiche delle prestazioni da svolgere e delle condizioni di lavoro.
1.2 Aree di rischio
Ad oggi la Società ha assunto alle proprie dipendenze 8 (otto) cittadini stranieri (nell’accezione rilevante ai fini del reato in commento) su un totale di circa 160 dipendenti; in un’ottica prudenziale, la Società stessa ritiene opportuno individuare di seguito le aree di attività di rischio, che presentano o quantomeno che potrebbero presentare profili di maggiore criticità in relazione al reato in parola:
- selezione e assunzione del personale; e
- gestione del personale.
1.3. Principi di condotta all’interno delle aree di rischio
1.3.1 Principi generali di condotta
Coerentemente con i principi deontologici che ispirano la Società, ai Destinatari è fatto divieto di:
• tenere comportamenti tali da integrare la fattispecie di reato sopra descritta;
• tenere comportamenti che, sebbene risultino tali da non costituire di per sé fattispecie di reato rientranti tra quelle sopra considerate, possano potenzialmente diventarlo.
1.3.2 Principi procedurali specifici di condotta
Le regole riportate nel precedente Paragrafo si concretizzano in principi di comportamento che devono essere rispettati nell’ambito dell’operatività aziendale di Mario Frigerio.
Tutti i Destinatati del Modello sono tenuti a rispettare le seguenti procedure di comportamento:
• devono essere definiti con chiarezza ruoli e competenze delle funzioni e/o direzioni responsabili per la assunzione del personale, in modo da garantire - in caso di lavoratore straniero - il continuo controllo della sussistenza al momento dell’assunzione e permanenza durante tutto il periodo di assunzione del relativo permesso di soggiorno in corso di validità e degli altri requisiti che consentono di proseguire nel rapporto lavorativo;
• evitare l’assunzione o la promessa di assunzione, nonché il mantenimento alle dipendenze di lavoratori che siano privi del permesso, con permesso revocato, con permesso scaduto e del quale non sia stata presentata domanda di rinnovo;
• evitare di utilizzare intermediari per il reclutamento del personale, ad eccezione delle agenzie per il lavoro autorizzate dal Ministero del Lavoro ai sensi del D. Lgs. n. 276/2003. In tali casi, è fatto obbligo di chiedere all’agenzia al momento della richiesta di personale il rilascio di una dichiarazione di regolarità del lavoratore;
• tenere un comportamento corretto, trasparente e collaborativo, nel rispetto delle norme di legge e delle procedure aziendali ed osservare con la massima diligenza e rigore tutte le disposizioni legislativamente previste contro l’immigrazione clandestina;
• segnalare direttamente all’Organismo di Vigilanza le anomalie riscontrate.
Chiunque operi nell’ambito della selezione del personale ovvero abbia modo di intervenire nel processo di assunzione di nuovo personale è tenuto a verificare che nei contratti con i lavoratori e con le agenzie di somministrazione di manodopera siano inserite clausole che regolino le conseguenze della violazione da parte degli stessi dei principi contenuti nel presente Modello con riferimento in particolare all’assenza, mancato rinnovo, revoca o annullamento del permesso di soggiorno del personale impiegato.
1.4 Compiti dell’organismo di vigilanza
I compiti dell’Organismo di Vigilanza concernenti la valutazione sull’efficacia delle procedure e l’osservanza delle prescrizioni del Modello in materia di utilizzo di cittadini stranieri il cui soggiorno è irregolare sono i seguenti:
• monitorare l’efficacia ed il rispetto delle procedure interne per la prevenzione del reato descritto;
•
• esaminare eventuali segnalazioni specifiche provenienti da dirigenti e/o dipendenti ed effettuare gli accertamenti ritenuti necessari od opportuni in relazione alle segnalazioni ricevute.
Qualora, nell’espletamento dei compiti di cui sopra, l’Organismo di Vigilanza riscontri violazioni delle regole e dei principi contenuti nella presente parte speciale del Modello da parte della Società, ne deve dare immediata informazione all’Amministratore Delegato. Qualora le violazioni fossero imputabili ai consiglieri o al Presidente della Società, l’Organismo di Vigilanza riferirà al Consiglio di Amministrazione nella sua interezza.
- Art. 2 Dichiarazione fraudolenta mediante uso di fatture o di altri documenti per operazioni inesistenti;
- Art. 3 Dichiarazione fraudolenta mediante altri artifici;
- Art. 8 Emissione di fatture o altri documenti per operazioni inesistenti;
- Art. 10 Occultamento o distruzione di documenti contabili;
- Art. 11 Sottrazione fraudolenta al pagamento di imposte;
- D.P.R. 43/1973 Testo Unico della Legislazione Doganale.
*
1.1 bis – L’aggiornamento a valle della Direttiva PIF
Il D. Lgs. n. 75/2020, denominato “Attuazione della Direttiva (UE) 2017/1371, relativa alla lotta contro la frode che lede gli interessi finanziari dell’Unione mediante il diritto penale”, ha dato attuazione alla c.d. Direttiva PIF apportando ulteriori modifiche al novero dei Reati Tributari contemplati dal Decreto. In particolare, è stato aggiunto il richiamo ai reati previsti dal D. Lgs. n. 74/2000 ai seguenti articoli:
Art. 4, dichiarazione infedele;
Art. 5, omessa dichiarazione;
Art. 10-quater, indebita compensazione.
La rilevanza ai sensi del Decreto di tali ultimi reati è peraltro subordinata alla loro commissione “nell’ambito di sistemi fraudolenti transfrontalieri e al fine di evadere l’imposta sul valore aggiunto per un importo complessivo non inferiore a dieci milioni di Euro”.
1.2 Aree di rischio
In relazione ai reati sopra elencati, le aree di attività di rischio che, potenzialmente, potrebbero presentare profili di maggiore criticità con riferimento ai Reati Tributari e al Contrabbando sono i seguenti:
selezione e qualifica dei fornitori;
gestione ed emissione degli ordini di acquisto;
accertamento dell’effettiva esecuzione delle prestazioni dei fornitori;
gestione delle fatture passive;
gestione degli ordini emessi dai clienti ed esecuzione delle prestazioni contrattuali;
gestione delle fatture attive;
gestione del magazzino;
gestione dei pagamenti;
redazione del bilancio e tenuta delle scritture contabili;
gestione delle note di credito;
dichiarazioni e altri adempimenti fiscali;
pagamento moduli F24;
gestione della cassa e dei rimborsi spese;
gestione attività di import/export;
gestione dei rapporti intercompany.
I soggetti e/o le funzioni potenzialmente coinvolti sono:
Presidente del Consiglio di Amministrazione;
Amministratore Delegato;
Consiglio di Amministrazione;
Ufficio Service;
Ufficio Magazzino;
Ufficio Amministrativo;
Ufficio Vendite;
Ufficio Acquisti;
Addetti ai pagamenti;
Addetto alla gestione della cassa e delle trasferte;
Addetto alla contabilità dei fornitori;
Addetto alla contabilità di magazzino;
Addetto alla gestione delle vendite e alla contabilità clienti.
1.3. Principi di comportamento all’interno delle aree a rischio
1.3.1 Principi generali di Comportamento
__________________________________________
I Destinatari, nell’ambito delle rispettive competenze e funzioni, devono:
rispettare le regole e i principi contenuti nei seguenti documenti:
il Codice Etico;
ogni altra documentazione relativa al sistema di controllo interno;
collaborare affinché i fatti di gestione della Società siano rappresentati correttamente e tempestivamente nella contabilità, dovendo ciascuna registrazione riflettere esattamente ciò che risulta dalla documentazione di supporto;
garantire che ogni operazione sia, oltre che correttamente registrata, anche autorizzata, verificabile, legittima, coerente e congrua;
assicurare che per ogni operazione vi sia un adeguato supporto documentale al fine di poter procedere, in ogni momento, all’effettuazione di controlli che attestino le caratteristiche e le motivazioni dell’operazione ed individuino chi ha autorizzato, effettuato, registrato e verificato l’operazione stessa;
attuare un sistema di controllo sui clienti e fornitori al fine di evitare che la Società entri in contatto con enti fittizi, ad esempio le società cd. “cartiere”;
riferire prontamente all’Organismo di Vigilanza eventuali situazioni di irregolarità;
astenersi dall’effettuare prestazioni, pagamenti e/o elargizioni di qualsiasi natura in favore di terzi che non trovino adeguata giustificazione nel contesto del rapporto contrattuale costituito con gli stessi e/o in relazione al tipo di incarico da svolgere, o che potrebbero essere effettuate per assicurarsi condizioni di favore non pattuite o non dovute;
evitare in alcun modo di compromettere l’integrità, la reputazione e l’immagine della Società.
I Destinatari che, per ragione del proprio incarico o della propria funzione, siano coinvolti nelle attività di rischio elencate nel Paragrafo 1.2 hanno l’esplicito divieto di:
trasferire denaro o beni o altre utilità o compiere altre operazioni al fine di sottrarli all’azione coattiva dell’Amministrazione Finanziaria;
utilizzare strumenti non istituzionali per il compimento di operazioni di trasferimento di denaro o altra utilità;
tenere comportamenti che impediscano materialmente, o che comunque ostacolino, mediante l’occultamento di documenti o l’uso di altri mezzi fraudolenti, lo svolgimento dell’attività di controllo o di revisione della gestione da parte del Collegio Sindacale, di consulenti esterni, dell’Amministrazione Finanziaria e/o Doganale.
1.3.2 Principi specifici di comportamento
__________________________________________
Le regole ed i divieti riportati nel precedente Paragrafo si concretizzano in principi di comportamento che devono essere rispettati nell’ambito dell’operatività aziendale della Società.
Per le operazioni relative alla gestione della cassa e dei rimborsi spese, i Destinatari sono tenuti a:
verificare che venga rispettata la definizione formale delle tipologie di spese rimborsabili, degli eventuali limiti di importo relativi alle spese e delle relative modalità di rendicontazione;
verificare i giustificativi forniti, al fine di assicurare la corrispondenza con gli importi richiesti e l’inerenza delle spese sostenute rispetto alle attività svolte;
rispettare la separazione dei ruoli tra chi organizza le trasferte e il soggetto che verifica la documentazione giustificativa.
Per le operazioni riguardanti la gestione degli acquisti, consulenze, appalti e forniture di servizi (ossia la selezione e qualifica dei fornitori, la gestione ed emissione degli ordini di acquisto, l’accertamento dell’effettiva esecuzione delle prestazioni dei fornitori, la gestione dei pagamenti e la fatturazione passiva) è necessario che:
vi sia la separazione di ruoli tra chi richiede l’acquisto e chi lo autorizza, la tracciabilità delle operazioni svolte e l’identificazione delle responsabilità relative alle funzioni coinvolte;
vi sia separazione di ruoli tra chi ha richiesto l’acquisto e chi dispone e autorizza il pagamento, la tracciabilità delle operazioni svolte e l’identificazione delle responsabilità relative alle funzioni coinvolte;
siano utilizzati, ove implementati, sistemi gestionali che verifichino la coerenza delle informazioni relative agli acquisti e ai fornitori, e che – se possibile – blocchino i processi di acquisto qualora le informazioni inserite non siano coerenti con quelle preimpostate nel sistema;
la documentazione relativa all’operazione sia conservata in un apposito archivio, al fine di permettere la tracciabilità dell’intero processo e di agevolare eventuali controlli successivi;
i fornitori siano sottoposti ad un processo di selezione che non si basi unicamente sulla valutazione economica della prestazione, tenendo in considerazione criteri aggiuntivi (es.: qualità, tempi e modalità di consegna);
le prestazioni dei consulenti, degli appaltatori o dei fornitori vengano monitorate con documentazione da conservare al fine di permettere controlli successivi, il tracciamento dell’attività e in particolare per verificare la rispondenza tra quanto ordinato e quanto ricevuto.
Per le operazioni riguardanti la gestione di attività commerciali (ossia le attività relative alla gestione degli ordini di vendita ed esecuzione delle prestazioni contrattuali, alla fatturazione attiva e alla gestione dei rapporti di servizio intercompany) i Destinatari coinvolti sono tenuti a:
garantire che i rapporti con i clienti siano gestiti esclusivamente dai soggetti muniti di idonei poteri e nell’ambito delle proprie competenze;
garantire che le offerte siano predisposte sulla base di soglie quantitative di spesa pre-autorizzate;
assicurare la tracciabilità dei rapporti intrattenuti con i clienti, garantendo certezza ed affidabilità delle informazioni trasmesse;
comunicare senza ritardo al proprio responsabile gerarchico eventuali comportamenti di quanti operano per le controparti commerciali volti ad ottenere favori od altre utilità (ad esempio la richiesta di operare sovrafatturazioni dei servizi), anche nei confronti dei terzi;
garantire la tracciabilità delle operazioni di vendita;
utilizzare, ove implementati, sistemi gestionali che verifichino la coerenza delle informazioni relative alle vendite e ai clienti, e che blocchino i processi di vendita qualora le informazioni inserite non siano coerenti con quelle preimpostate nel sistema (ad esempio qualora il prezzo di vendita di un prodotto non sia coerente con il listino prezzi praticato dalla Società e preimpostato nel sistema gestionale);
nell’ambito dei rapporti intercompany, assicurare:
(i) il rispetto di quanto disciplinato nei singoli contratti sottoscritti tra le società del gruppo;
(ii) l’emissione di fatture per i servizi prestati;
(iii) la corretta e completa archiviazione della documentazione di supporto dell’attività svolte in shared service;
assicurare la correttezza delle informazioni riportate nelle fatture trasmesse dalla Società, confrontandole con gli ordini, o altra documentazione contrattuale, ricevuti dalla clientela, anche tramite l’utilizzo di sistemi gestionali;
verificare mensilmente la corrispondenza degli incassi della Società con le fatture emesse.
Per quanto riguarda la gestione del magazzino, i Destinatari coinvolti devono:
assicurare la corretta e tempestiva registrazione delle merci in entrata ed in uscita dal magazzino della Società;
controllare la coerenza tra le informazioni riportate nel documento di trasporto e l’ordine ricevuto.
verificare periodicamente le merci presenti nel magazzino, compilando un apposito inventario.
Per quanto riguarda la gestione degli affari fiscali e doganali (ovvero le attività relative redazione del bilancio e alla tenuta delle scritture contabili, la gestione delle note di credito, la gestione delle dichiarazioni e degli altri adempimenti fiscali, il pagamento dei modelli F24, la gestione delle operazioni straordinarie e la gestione delle attività di import/export) i Destinatari coinvolti hanno il divieto di:
rappresentare o trasmettere dati - in bilanci, relazioni o altre comunicazioni sociali, anche verso l’Amministrazione Finanziaria e/o Doganale, oltre che tra le funzioni - falsi, lacunosi o, comunque, non rispondenti alla realtà, della situazione economica, patrimoniale e finanziaria della Società;
porre in essere comportamenti che impediscano materialmente, ad esempio mediante l’occultamento di documenti o altri mezzi fraudolenti, l’attività di controllo e revisione da parte di sindaci e/o revisori e l’attività di controllo e accertamento esercitata dall’Amministrazione Finanziaria e/o Doganale;
omettere dati ed informazioni imposti dalla legge sulla situazione economica, patrimoniale e finanziaria della Società.
Gli stessi Destinatari hanno inoltre l’obbligo di:
determinare con chiarezza e completezza i dati e le notizie che ciascuna funzione deve fornire, i criteri contabili per l’elaborazione degli stessi, e le modalità e le tempistiche delle relative comunicazioni;
prevedere un sistema tracciabile (anche in modalità informatica) di trasmissione dei dati e delle informazioni alla funzione/risorsa deputata all’elaborazione dei dati;
osservare nell’attività di contabilizzazione le regole di chiara, corretta e completa registrazione;
osservare in sede di valutazione di elementi economico-patrimoniali i principi di ragionevolezza e prudenza, illustrando con chiarezza i criteri che hanno guidato la determinazione del valore del bene;
garantire la regolare rendicontazione dei movimenti in entrata e in uscita derivanti da qualsiasi transazione commerciale secondo i principi sulla corretta tenuta della contabilità;
assicurare che tutte le movimentazioni dei flussi finanziari siano effettuate con strumenti tracciabili;
imporre limiti all’utilizzo autonomo delle risorse finanziarie, mediante la definizione di soglie quantitative coerenti con i ruoli e le responsabilità organizzative attribuite ai singoli soggetti;
informare tempestivamente il superiore gerarchico qualora vi siano richieste sospette e/o illecite, ad esempio relative ai criteri di calcolo e qualificazione degli asset finanziari;
controllare la coerenza tra le informazioni riportate nel documento di trasporto e l’ordine ricevuto;
assicurare che, in fase di importazione ed esportazione di merci, la Società sia dotata delle necessarie autorizzazioni, licenze e/o titoli, ove richiesti;
verificare e controllare, anche ottenendo la documentazione giustificativa, le operazioni svolte dallo spedizioniere in relazione alle attività doganali, ivi incluso il pagamento dei relativi dazi, ove non a carico della Società.
Inoltre, nei processi utilizzati dalla Società relativi alle attività sensibili richiamate nella presente sezione, è necessario che:
vi sia distinzione tra i soggetti che si occupano del calcolo delle imposte e della predisposizione delle dichiarazioni fiscali e i soggetti che si occupano di verificare le informazioni e sottoscrivere le dichiarazioni;
le dichiarazioni fiscali siano sottoscritte da esponenti della Società dotati di idonei poteri;
le attività di elaborazione delle imposte siano svolte con il supporto di un consulente esterno;
vengano operate attività di verifica finalizzate all’individuazione di eventuali incongruenze relative alle operazioni, ad esempio al fine di evitare doppi pagamenti o sovrafatturazione;
l’alienazione e/o la cessione in comodato d’uso e/o l’affitto di asset finanziari e la valutazione e stima dei beni, siano svolte rispettando soglie autorizzative preimpostate in base al valore economico, verificando l’esistenza e la congruenza della documentazione giustificativa e garantendo la tracciabilità delle stesse;
si verifichi la completezza e l’accuratezza dei processi di registrazione ed esecuzione delle fatture attive e passive; in tale contesto, si verifichi la correttezza delle informazioni riportate nella fattura, ad esempio che i costi riportati siano coerenti con il contratto di fornitura e/o con il listino prezzi prestabilito, e la coerenza della stessa con l’ordine di acquisto/vendita e con l’entrata/uscita della merce.
1.4 Flussi informativi verso l’OdV
_______________________________________________
I soggetti coinvolti nei processi sopra indicati sono tenuti a comunicare tempestivamente all’Organismo di Vigilanza qualsiasi eccezione comportamentale o evento inusuale, indicando, ove possibile, le ragioni delle difformità e dando atto del processo autorizzativo seguito.
Inoltre, i soggetti a vario titolo coinvolti sono tenuti a trasmettere all’Organismo di Vigilanza, con periodicità almeno semestrale, ulteriori informazioni specificamente richieste ovvero:
rilievi effettuati dal Collegio Sindacale, dalla Società di Revisione, dai consulenti, dall’Amministrazione Finanziaria e/o Doganale a seguito delle attività di verifica da questi effettuate;
eventi rilevanti relativi alle aree di rischio identificate nella presente Parte Speciale.
I Destinatari garantiranno, ognuno per le parti di rispettiva competenza, la tracciabilità del processo seguito, tenendo a disposizione dell’Organismo di Vigilanza – in un archivio ordinato – tutta la documentazione a tale scopo necessaria.
[1] L’art. 25 è stato modificato dalla Legge n. 3/2019, “Misure per il contrasto dei reati contro la Pubblica Amministrazione, nonché in materia di prescrizione del reato e in materia di trasparenza dei partiti e movimenti politici”, in vigore dal 31 gennaio 2019. A seguito dell’entrata in vigore della Legge in questione, il novero dei reati presupposto del Decreto è stato ulteriormente ampliato con l’introduzione al comma 1 del reato di “traffico di influenze illecite” (art. 346-bis c.p.), a sua volta interessato da un’importante riforma sia in termini di estensione del perimetro della fattispecie sia in termini di inasprimento della pena che dalla reclusione da uno a tre anni passa alla reclusione da uno a quattro anni e sei mesi. Inoltre, è stata inasprita, al comma 5 dell’art. 25 del Decreto, la sanzione interdittiva prevista per i reati di cui ai commi 2 e 3 dell’art. 25 del Decreto stesso, ossia per i reati di concussione, corruzione propria, corruzione in atti giudiziari, induzione indebita a dare o promettere utilità e istigazione alla corruzione propria. La sanzione interdittiva sarà “non inferiore a quattro anni e non superiore a sette anni” ove il reato presupposto sia stato commesso da un soggetto apicale ovvero “non inferiore a due anni e non superiore a quattro anni” ove il reato presupposto sia stato, invece, commesso da un soggetto sottoposto alla direzione e controllo del soggetto apicale, derogando pertanto al disposto generale di cui all’art 13 del Decreto che sancisce la durata massima della sanzione interdittiva in due anni. Il nuovo comma 5-bis ha introdotto una sanzione interdittiva attenuata (“non inferiore a tre mesi e non superiore a due anni”) in relazione ai pocanzi menzionati reati commessi contro la PA, nel caso in cui prima della sentenza di primo grado l’ente si sia efficacemente adoperato per evitare che l’attività delittuosa sia portata a conseguenze ulteriori, per assicurare le prove dei reati e per l’individuazione dei responsabili ovvero per il sequestro delle somme o altre utilità e abbia eliminato le carenze organizzative che hanno determinato il reato mediante l’adozione e l’attuazione di modelli organizzativi idonei a prevenire reati della specie di quello verificatosi.
L’art. 24 del Decreto è stato modificato dall’art. 5, comma 1, lett. a) del D. Lgs. n. 75/2020, denominato “Attuazione della Direttiva (UE) 2017/1371, relativa alla lotta contro la frode che lede gli interessi finanziari dell’Unione mediante il diritto penale”. Tale intervento ha comportato (i) la modifica della rubrica dell’art. 24 in “Indebita percezione di erogazioni, truffa in danno dello Stato, di un ente pubblico o dell'Unione europea o per il conseguimento di erogazioni pubbliche, frode informatica in danno dello Stato o di un ente pubblico e frode nelle pubbliche forniture”; (ii) l’introduzione dell’art. 356 c.p., rubricato “frode nelle pubbliche forniture”, tra le fattispecie rilevanti ai sensi del comma 1 dell’art. 24, oltre che l’introduzione delle parole “o dell’Unione Europea” dopo le parole “ente pubblico” (iii) e l’aggiunta all’art. 24 del comma 2 bis, il quale prevede che “si applicano all’ente le sanzioni previste ai commi precedenti in relazione alla commissione del delitto di cui all’art. 2 della legge 23 dicembre 1986, n. 898” ovvero l’esposizione di dati o notizie falsi, per conseguire indebitamente per sé o per altri, aiuti, premi, indennità, restituzioni, contributi o altre erogazioni a carico totale o parziale del Fondo Europeo Agricolo di garanzia e del Fondo Europeo Agricolo per lo sviluppo rurale.
L’art. 25 del Decreto è stato modificato dall’art. 5, comma 1, lett. b) del D. Lgs. n. 75/2020. Tale intervento ha comportato la modifica della rubrica dell’art. 25 in “Peculato, concussione, induzione indebita a dare o promettere utilità, corruzione e abuso d’ufficio” e l’introduzione al comma 1 dell’art. 25 del seguente periodo “la medesima sanzione si applica, quando il fatto offende gli interessi finanziari dell’Unione Europea, in relazione alla commissione dei delitti di cui agli articoli 314 (Peculato), primo comma, e 316 (Peculato mediante profitto dell’errore altrui) e 323 (Abuso d’ufficio) del codice penale”.
L’art. 24 è stato da ultimo modificato dal D.L. 105/2023, convertito in Legge 137/2023, il quale ha ampliato il perimetro di applicazione delle sanzioni di cui all’art. 24 del Decreto, anche nel caso in cui vengano commessi i reati di cui all’art. 353 e 353-bis c.p..
[2] Detti reati comprendono: falsificazione in monete, spendita e introduzione nello Stato, previo concerto, di monete falsificate (art. 453 c.p.); alterazione di monete (art. 454 c.p.); spendita e introduzione nello Stato, senza concerto, di monete falsificate (art. 455 c.p.); spendita di monete falsificate ricevute in buona fede (art. 457 c.p.); falsificazione di valori di bollo, introduzione nello Stato, acquisto, detenzione o messa in circolazione di valori di bollo falsificati (art- 459 c.p.); contraffazione di carta filigranata in uso per la fabbricazione di carte di pubblico credito o di valori di bollo (art. 460 c.p.); fabbricazione o detenzione di filigrane o di strumenti destinati alla falsificazione di monete, di valori di bollo o di carta filigranata (art. 461 c.p.); uso di valori di bollo contraffatti (art. 464 c.p.); contraffazione, alterazione o uso di marchio segni distintivi ovvero di brevetti, modelli e disegni (art. 473 c.p.); introduzione nello Stato e commercio di prodotti con segni falsi (art. 474 c.p.). Il Decreto Legislativo del 21 giugno 2016, n. 125 “Attuazione della direttiva 2014/62/UE sulla protezione mediante il diritto penale dell’euro e di altre monete contro la falsificazione e che sostituisce la decisione quadro 2000/383/GAI. (16G00136)” pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 12/07/2016, ha modificato due fattispecie relative ai delitti di falsità in monete, carte di pubblico credito e valori in bollo richiamate dal D. Lgs. 231/2001: (i) Falsificazione di monete, spendita e introduzione nello Stato, previo concreto, di monete falsificate (art. 453 c.p.); (ii) Fabbricazione o detenzione di filigrane o di strumenti destinati alla falsificazione di monete, di valori di bollo o di carta filigranata (art. 461 c.p.).
[3] Detti reati comprendono: turbata libertà dell’industria o del commercio (art. 513 c.p.); illecita concorrenza con minaccia o violenza (art. 513-bis c.p.); frodi contro le industrie nazionali (art. 514 c.p.); frode nell’esercizio del commercio (art. 515 c.p.); vendita di sostanze alimentari non genuine come genuine (art. 516 c.p.); vendita di prodotti industriali con segni mendaci (art. 517 c.p.); fabbricazione e commercio di beni realizzati usurpando titoli di proprietà industriale (art. 517-ter c.p., delitto introdotto ex novo); contraffazione di indicazioni geografiche o denominazioni di origine dei prodotti agroalimentari (art. 517-quater c.p., delitto introdotto ex novo).
[5] Si tratta dei “delitti aventi finalità di terrorismo o di eversione dell’ordine democratico, previsti dal codice penale e dalle leggi speciali”, nonché dei delitti, diversi da quelli sopra indicati, “che siano comunque stati posti in essere in violazione di quanto previsto dall’articolo 2 della Convenzione internazionale per la repressione del finanziamento del terrorismo fatta a New York il 9 dicembre 1999”. Tale Convenzione punisce chiunque, illegalmente e dolosamente, fornisce o raccoglie fondi sapendo che gli stessi saranno, anche parzialmente, utilizzati per compiere: (i) atti diretti a causare la morte - o gravi lesioni - di civili, quando l’azione sia finalizzata ad intimidire una popolazione, o coartare un governo o un’organizzazione internazionale; (ii) atti costituenti reato ai sensi delle convenzioni in materia di: sicurezza del volo e della navigazione, tutela del materiale nucleare, protezione di agenti diplomatici, repressione di attentati mediante uso di esplosivi. La categoria dei “delitti aventi finalità di terrorismo o di eversione dell’ordine democratico, previsti dal codice penale e dalle leggi speciali” è menzionata dal Legislatore in modo generico, senza indicare le norme specifiche la cui violazione comporterebbe l’applicazione del presente articolo.
Si possono, in ogni caso, individuare quali principali reati presupposti: associazioni sovversive (art. 270 c.p.), associazioni con finalità di terrorismo anche internazionale o di eversione dell’ordine democratico (art. 270-bis c.p.), assistenza agli associati (art. 270-ter c.p.) arruolamento con finalità di terrorismo anche internazionale (art. 270-quater c.p.), organizzazione di trasferimenti per finalità di terrorismo (art. 270-quater.1 c.p.), addestramento ad attività con finalità di terrorismo anche internazionale (art. 270-quinquies c.p.), finanziamento di condotte con finalità di terrorismo (Legge n. 153/2016, art. 270-quinquies.1 c.p.), sottrazione di beni o denaro sottoposti a sequestro (art. 270-quinquies.2 c.p.), condotte con finalità di terrorismo (art. 270-sexies c.p.), attentato per finalità terroristiche o eversione (art. 280 c.p.), atto di terrorismo con ordigni micidiali o esplosivi (art. 280-bis c.p.), atti di terrorismo nucleare (art. 280-ter c.p.), sequestro di persona a scopo di terrorismo o di eversione (art. 289-bis c.p.), istigazione a commettere alcuno dei delitti previsti dai Capi primo e secondo (art. 302 c.p.), cospirazione politica mediante accordo (art. 304 c.p.), cospirazione politica mediante associazione (art. 305 c.p.), banda armata: formazione e partecipazione (art. 306 c.p.), assistenza ai partecipi di cospirazione o di banda armata (art. 307 c.p.), impossessamento, dirottamento e distruzione di un aereo (Legge n. 342/1976, art. 1), danneggiamento delle istallazioni a terra (Legge n. 342/1976, art. 2), sanzioni (Legge n. 422/1989, art. 3).
[6] Si riferisce ai delitti di pratiche di mutilazione degli organi genitali femminili di cui all’art. 583-bis c.p.
Detti reati comprendono: riduzione o mantenimento in schiavitù o servitù (art. 600 c.p.); prostituzione minorile (art. 600-bis c.p.); pornografia minorile (art. 600-ter c.p.); detenzione o accesso a materiale pornografico (art. 600-quater c.p.); iniziative turistiche volte allo sfruttamento della prostituzione minorile (art. 600-quinques c.p.); tratta di persone (art. 601 c.p.); alienazione e acquisto di schiavi (art. 602 c.p.) Il 6 aprile 2014 è entrato in vigore il D. Lgs. n. 39/2014, emanato in attuazione della Direttiva 2011/93/UE relativa alla lotta contro l’abuso e lo sfruttamento sessuale dei minori e la pornografia minorile, che ha, tra l’altro, introdotto alcune significative modifiche nel D. Lgs. n. 231/2001 per le fattispecie incriminatrici poste a presidio del sano sviluppo e della sessualità dei minori, che trovano spazio, accanto ad altri delitti contro la personalità individuale, all’interno dell’art. 25-quinquies del medesimo D. Lgs. n. 231/2001. La nuova norma, infatti, incrementa il novero delle circostanze aggravanti speciali previste per tali tipologie di illecito dall’art. 602-ter del codice penale, e prevede che la pena prevista dagli articoli 600-bis [Prostituzione minorile], 600-ter [Pornografia minorile], 600-quater [Detenzione o accesso a materiale pornografico], 600-quater.1. [Pornografia virtuale] e 600-quinquies [Iniziative turistiche volte allo sfruttamento della prostituzione minorile] sia aumentata nel caso in cui il reato sia commesso da più persone riunite, sia commesso da persona che appartenente ad un’associazione per delinquere al fine di agevolarne l’attività o sia commesso con violenze gravi o provochi, a causa della reiterazione delle condotte, un grave pregiudizio per il minore. È previsto inoltre un incremento di pena in misura non eccedente i due terzi nei casi in cui i reati prima richiamati siano compiuti con l’utilizzo di mezzi atti ad impedire l’identificazione dei dati di accesso alle reti telematiche. Oltre a tali novazioni, il D. Lgs. n. 39/2014 estende l’ambito applicativo della responsabilità amministrativa degli enti ad un ulteriore fattispecie incriminatrice ed introduce nuovi obblighi sanzionabili a carico dei datori di lavoro. L’art. 3 prevede infatti che “al comma 1, lettera c), dell’articolo 25-quinquies del D. Lgs. n. 231/2001, dopo le parole «600-quater.1,» sono inserite le seguenti: «nonché per il delitto di cui all’articolo 609-undecies»”. Si tratta del reato di adescamento di minorenni che punisce con la reclusione da uno a tre anni l’adescamento di un soggetto di età inferiore ai 16 anni al fine di commettere uno dei fatti previsti e puniti dalle fattispecie incriminatrici poste a tutela della sessualità dei minorenni. A norma dell’art. 609-undecies c.p. “per adescamento si intende qualsiasi atto volto a carpire la fiducia del minore attraverso artifici, lusinghe o minacce posti in essere anche mediante l’utilizzo della rete internet o di altre reti o mezzi di comunicazione”. Con la Legge n. 199/2016 è stata altresì inserita tra le fattispecie di reato di cui al presente articolo la c.d. “intermediazione illecita e sfruttamento del lavoro” (“caporalato”) di cui all’art. 603-bis c.p., il quale punisce con la reclusione da uno a sei anni e con la multa da Euro 500 ad Euro 1.000 per ogni lavoratore reclutato chiunque recluti manodopera allo scopo di destinarla al lavoro presso terzi in condizioni di sfruttamento, approfittando dello stato di bisogno dei lavoratori e chi utilizzi, assuma o impieghi manodopera, anche mediante l’anzidetta attività di intermediazione, sottoponendo i lavoratori a condizioni di sfruttamento ed approfittando del loro stato di bisogno.
[9] Si segnala che gli artt. 589 e 590 c.p. – rispettivamente “omicidio colposo” e “lesioni personali colpose” – sono stati modificati dalla Legge n. 3/2018, a decorrere dal 15 febbraio 2018. In questo senso è stato inserito il seguente comma dall’art. 12, comma 2, della predetta legge: “Se il fatto è commesso nell’esercizio abusivo di una professione per la quale è richiesta una speciale abilitazione dello Stato o di un’arte sanitaria, la pena è della reclusione da tre a dieci anni” nel caso di omicidio colposo, e “la pena per lesioni gravi è della reclusione da sei mesi a due anni e la pena per lesioni gravissime è della reclusione da un anno e sei mesi a quattro anni” nel caso di lesioni personali colpose.
[11] Il citato D. Lgs. n. 184/2021 ha operato alcune modifiche al Codice Penale e, segnatamente, ha: introdotto il nuovo art. 493-quater, ai sensi del quale viene sanzionata (con la reclusione fino a 2 anni e la multa fino ad Euro 1.000,00) la detenzione e la diffusione di apparecchiature, dispositivi o programmi informatici diretti a commettere reati riguardanti strumenti di pagamento diversi dal denaro contante; integrato il reato di frode informatica di cui all’art. 640-ter, introducendo una nuova circostanza aggravante che si concretizza ogni qualvolta l’alterazione di un sistema informatico determini un trasferimento di denaro, di valore monetario o di valuta virtuale; operato una modifica nella formulazione dell’art. 493-ter, relativo all’indebito utilizzo e falsificazione di carte di credito e di pagamento (le parole “carte di credito o di pagamento ovvero qualsiasi altro documento” sono state sostituite da “strumenti di pagamento immateriali, carte di credito o di pagamento, ovvero qualsiasi altro strumento o documento”). Il D.L. 105/2023 ha inserito, dopo il comma 2, il comma 2-bis “in relazione alla commissione del delitto di cui all’art. 512-bis del codice penale, si applica all’ente la sanzione pecuniaria da 250 a 600 quote”.
[12] La citata Legge n. 99/2009 punisce: la messa a disposizione del pubblico non autorizzata in un sistema di reti telematiche, di un’opera dell’ingegno protetta, o parte di essa; l’utilizzo non autorizzato di un’opera altrui non destinata alla pubblicazione; la duplicazione di programmi per elaboratore o la distribuzione, vendita ecc. di programmi contenuti in supporti non contrassegnati dalla Società Italiana degli Autori ed Editori (SIAE); la duplicazione, riproduzione, ecc. di opere dell’ingegno destinate al circuito televisivo, cinematografico, ecc.; i produttori o importatori dei supporti non soggetti al contrassegno “SIAE”; la produzione, installazione ecc. di apparati atti alla decodificazione di trasmissioni audiovisive ad accesso condizionato.
[14] Detti reati comprendono: associazione per delinquere (art. 416 c.p.); associazioni di tipo mafioso anche straniere (art. 416-bis c.p.); scambio elettorale politico-mafioso (art. 416-ter c.p.); sequestro di persona a scopo di rapina o estorsione (art. 630 c.p.); associazione finalizzata al traffico illecito di sostanze stupefacenti o psicotrope (art. 74 D.P.R. n. 309/1990); termini di durata massima delle indagini preliminari (art. 407, comma 2, lettera a), numero 5) c.p.p.). La Legge n. 236/2016, pubblicata in GU il 23 dicembre 2016, ha inserito nel codice penale il reato di “Traffico di organi prelevati da persona vivente” (art. 601-bis c.p.) il quale viene richiamato nell’art. 416 c.p. (associazione per delinquere). Pertanto, il reato di cui all’art. 601-bis (Traffico di organi prelevati da persona vivente) è un nuovo reato presupposto dell’associazione per delinquere.
[15] In questo caso non sono state inserite ulteriori disposizioni nel corpo del D. Lgs. n. 231/2001. La responsabilità degli Enti deriva da un’autonoma previsione contenuta nel predetto art. 10 della Legge n. 146/2006, il quale stabilisce le specifiche sanzioni amministrative applicabili ai reati, disponendo - in via di richiamo - nell’ultimo comma che “agli illeciti amministrativi previsti dal presente articolo si applicano le disposizioni di cui al D. Lgs. 8 giugno 2001, n. 231”.
[16] L’art. 25-duodecies è stato modificato dalla Legge n. 161/2017, come meglio dettagliato nella Parte Speciale E del Modello.
[17] Il D. Lgs. n. 38/2017, pubblicato in Gazzetta Ufficiale in data 30 marzo 2017, ha dato attuazione alla decisione quadro 2003/568/GAI in tema di lotta alla corruzione nel settore privato, modificando la formulazione del reato di corruzione tra privati (comprendendo tra i soggetti punibili anche quanti all’interno degli enti svolgono attività lavorativa con funzioni direttive; prevedendo quali condotte sanzionabili la dazione e la sollecitazione della corresponsione di denaro o altra utilità) ed introducendo la fattispecie delittuosa dell’istigazione alla corruzione (art. 2635-bis c.c.), inasprendo altresì le sanzioni pecuniarie ed introducendo sanzioni interdittive. La Legge n. 3/2019 ha peraltro abrogato la procedibilità a querela del reato di corruzione tra privati di cui all’art. 2635 c.c. così come del reato di istigazione alla corruzione fra privati, di cui all’art. 2635-bis c.c., richiamati dall’art. 25-ter del Decreto, introducendo la procedibilità d’ufficio.
[18] L’art. 25–terdecies è stato inserito dalla Legge n. 167/2017, pubblicata in G.U. il 27 novembre 2017 al Capo II (“Disposizioni in materia di giustizia e sicurezza”), art. 5, comma 2 (“Disposizioni per la completa attuazione della decisione quadro 2008/913/GAI sulla lotta contro talune forme ed espressioni di razzismo e xenofobia mediante il diritto penale – Caso EU Pilot 8184/15/JUST”). Tale reato presupposto prevede che i delitti a cui si fa rimando puniscano i partecipanti di organizzazioni, associazioni, movimenti o gruppi aventi tra i propri scopi l’incitamento alla discriminazione o alla violenza per motivi razziali, etnici, nazionali o religiosi, nonché la propaganda ovvero l’istigazione e l’incitamento, commessi in modo che derivi concreto pericolo di diffusione, fondati in tutto o in parte sulla negazione, minimizzazione in modo grave o sull’apologia della Shoah o dei crimini connessi al genocidio, dei crimini contro l’umanità o dei crimini di guerra. In tale contesto, si segnala che il 22 marzo 2018 è stato pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale il D. Lgs. n. 21/2018 recante “Disposizioni di attuazione del principio di delega della riserva di codice nella materia penale”. Il decreto mira a realizzare una razionalizzazione della normativa penale al fine di renderla maggiormente conoscibile e ad evitare una caotica produzione legislativa di settore. A tal fine il decreto introduce il principio della “riserva di codice”, in base al quale le disposizioni che prevedono reati possono essere introdotte nell’ordinamento solo se modificano il codice penale o se inserite in leggi organiche. In base a questo principio il decreto ha abrogato alcune fattispecie previste da leggi speciali, tra cui i reati in materia di razzismo e xenofobia (art. 3 della Legge n. 654/1975) e il reato di attività organizzate per il traffico illecito di rifiuti (art. 260 del D. Lgs n. 152/2006), entrambi richiamati nell’elenco dei reati presupposto del Decreto mediante rinvio alle norme indicate (art. 25-terdecies e art 25-undecies). Le disposizioni non rimangono prive di un rilievo penale dal momento che le medesime fattispecie sono state introdotte nel codice penale, rispettivamente, all’art. 604-bis c.p. (reati di propaganda e istigazione a delinquere per motivi di discriminazione razziale etnica e religiosa) e all’art. 452-quaterdecies c.p. (reato di “attività organizzate per il traffico illecito di rifiuti”). Con una disposizione di coordinamento il decreto prevede che i richiami alle disposizioni abrogate si intendono riferiti alle nuove norme del codice penale. Ne consegue che rimane ferma la responsabilità ai sensi del Decreto per i reati suindicati.
[19] L’art. 25-quaterdecies è stato inserito dall’art. 5 della Legge n. 39/2019 (“Ratifica ed esecuzione della Convenzione del Consiglio d’Europa sulla manipolazione di competizioni sportive, fatta a Magglingen il 18 settembre 2014”), pubblicata in G.U. il 16 maggio 2019. L’articolo 25-quaterdecies richiama la commissione dei reati di cui agli articoli 1 (frode in competizioni sportive) e 4 (esercizio abusivo di attività di giuoco o di scommessa) della Legge n. 401/1989.
[20] Successivamente modificato dalla Legge di conversione 19 dicembre 2019, n. 157. L’articolo 25-quinquiesdecies richiama i delitti previsti dal D. Lgs. n. 74/2000 e ovvero: il delitto di dichiarazione fraudolenta mediante uso di fatture o altri documenti per operazioni inesistenti (di cui all’art. 2, comma 1 e comma 2-bis) per il quale sono previste sanzioni pecuniarie diverse qualora l’ammontare degli elementi passivi fittizi sia superiore o inferiore ad Euro 100.000; il delitto di dichiarazione fraudolenta mediante altri artifici (di cui all’art. 3); il delitto di emissione di fatture o altri documenti per operazioni inesistenti (di cui all’art. 8, comma 1 e comma 2-bis), per il quale sono previste sanzioni pecuniarie diverse qualora l’importo non rispondente al vero indicato nelle fatture o nei documenti, per periodo di imposta, sia superiore o inferiore ad Euro 100.000; il delitto di occultamento o distruzione di documenti contabili (di cui all’art. 10) e il delitto di sottrazione fraudolenta al pagamento di imposte (di cui all’art. 11). L’art. 25-quinquiesdecies è stato successivamente modificato dall’art. 5, comma 1, lett. c), del D. Lgs. n. 75/2020, denominato “Attuazione della Direttiva (UE) 2017/1371, relativa alla lotta contro la frode che lede gli interessi finanziari dell’Unione mediante il diritto penale”, avente ad oggetto il recepimento della c.d. Direttiva PIF. Tale modifica ha introdotto all’interno del perimetro dei reati rilevanti ai sensi del Decreto le fattispecie di cui all’art. 4 del D. Lgs. n. 74/2000, dichiarazione infedele, all’art. 5 del D. Lgs. n. 74/2000, omessa dichiarazione e all’art. 10 quater del D. Lgs. n. 74/2000, indebita compensazione; la rilevanza di tali reati ai sensi del Decreto è inoltre subordinata alla loro commissione “nell’ambito di sistemi fraudolenti transfrontalieri e al fine di evadere l’imposta sul valore aggiunto per un importo complessivo non inferiore a dieci milioni di Euro”.
[21] L’art. 25-sexiesdecies ha comportato l’introduzione, nel novero dei reati presupposto, i reati di cui al D.P.R. n. 43/1973 (Testo Unico delle disposizioni legislative in materia doganale).
[22] Articolo inserito dall’art. 3, comma 1, Legge n. 22/2022, a decorrere dal 23 marzo 2022, ai sensi di quanto disposto dall’art. 7, comma 1, della medesima legge. L’art. 25-septiesdecies introduce nel novero dei reati presupposto ai sensi del Decreto i seguenti reati: art. 518-bis c.p. (Furto di beni culturali); art. 518-ter c.p. (Appropriazione indebita di beni culturali); art. 518-quater c.p. (Ricettazione di beni culturali); art. 518-octies c.p. (Falsificazione in scrittura privata relativa a beni culturali); art. 518-novies (Violazioni in materia di alienazione di beni culturali); art. 518-decies c.p. (Importazione illecita di beni culturali); art. 518-undecies c.p. (Uscita o esportazione illecite di beni culturali); art. 518-duodecies c.p. (Distruzione, dispersione, deterioramento, deturpamento, imbrattamento e uso illecito di beni culturali o paesaggistici); art. 518-quaterdecies c.p. (Contraffazione di opere d’arte).
[24] La legge 30 novembre 2017 n. 179 ha modificato l’articolo 6 del D. Lgs. n. 231/2001 come segue: “1. Se il reato è stato commesso dalle persone indicate nell’articolo 5, comma 1, lettera a), l’ente non risponde se prova che:
a) l’organo dirigente ha adottato ed efficacemente attuato, prima della commissione del fatto, modelli di organizzazione e di gestione idonei a prevenire reati della specie di quello verificatosi;
b) il compito di vigilare sul funzionamento e l’osservanza dei modelli di curare il loro aggiornamento è stato affidato a un organismo dell'ente dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo;
c) le persone hanno commesso il reato eludendo fraudolentemente i modelli di organizzazione e di gestione;
d) non vi è stata omessa o insufficiente vigilanza da parte dell'organismo di cui alla lettera b).
2. In relazione all’estensione dei poteri delegati e al rischio di commissione dei reati, i modelli di cui alla lettera a), del comma 1, devono rispondere alle seguenti esigenze:
a) individuare le attività nel cui ambito possono essere commessi reati;
b) prevedere specifici protocolli diretti a programmare la formazione e l’attuazione delle decisioni dell’ente in relazione ai reati da prevenire;
c) individuare modalità di gestione delle risorse finanziarie idonee ad impedire la commissione dei reati;
d) prevedere obblighi di informazione nei confronti dell’organismo deputato a vigilare sul funzionamento e l’osservanza dei modelli;
e) introdurre un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel modello.
2-bis. I modelli di cui alla lettera a) del comma 1 prevedono:
a) uno o più canali che consentano ai soggetti indicati nell’articolo 5, comma 1, lettere a) e b), di presentare, a tutela dell’integrità dell’ente, segnalazioni circostanziate di condotte illecite, rilevanti ai sensi del presente decreto e fondate su elementi di fatto precisi e concordanti, o di violazioni del modello di organizzazione e gestione dell’ente, di cui siano venuti a conoscenza in ragione delle funzioni svolte; tali canali garantiscono la riservatezza dell’identità del segnalante nelle attività di gestione della segnalazione;
b) almeno un canale alternativo di segnalazione idoneo a garantire, con modalità informatiche, la riservatezza dell’identità del segnalante;
c) il divieto di atti di ritorsione o discriminatori, diretti o indiretti, nei confronti del segnalante per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione;
d) nel sistema disciplinare adottato ai sensi del comma 2, lettera e), sanzioni nei confronti di chi viola le misure di tutela del segnalante, nonché di chi effettua con dolo o colpa grave segnalazioni che si rivelano infondate.
2-ter. L’adozione di misure discriminatorie nei confronti dei soggetti che effettuano le segnalazioni di cui al comma 2-bis può essere denunciata all’Ispettorato nazionale del lavoro, per i provvedimenti di propria competenza, oltre che dal segnalante, anche dall'organizzazione sindacale indicata dal medesimo.
2-quater. Il licenziamento ritorsivo o discriminatorio del soggetto segnalante è nullo. Sono altresì nulli il mutamento di mansioni ai sensi dell’articolo 2103 del codice civile, nonché qualsiasi altra misura ritorsiva o discriminatoria adottata nei confronti del segnalante. È onere del datore di lavoro, in caso di controversie legate all’irrogazione di sanzioni disciplinari, o a demansionamenti, licenziamenti, trasferimenti, o sottoposizione del segnalante ad altra misura organizzativa avente effetti negativi, diretti o indiretti, sulle condizioni di lavoro, successivi alla presentazione della segnalazione, dimostrare che tali misure sono fondate su ragioni estranee alla segnalazione stessa.
3. I modelli di organizzazione e di gestione possono essere adottati, garantendo le esigenze di cui al comma 2, sulla base di codici di comportamento redatti dalle associazioni rappresentative degli enti, comunicati al Ministero della giustizia che, di concerto con i Ministeri competenti, può formulare, entro trenta giorni, osservazioni sulla idoneità dei modelli a prevenire i reati.
4. Negli enti di piccole dimensioni i compiti indicati nella lettera b), del comma 1, possono essere svolti direttamente dall’organo dirigente.
4-bis. Nelle società di capitali il collegio sindacale, il consiglio di sorveglianza e il comitato per il controllo della gestione possono svolgere le funzioni dell’organismo di vigilanza di cui al comma 1, lettera b).
5. È comunque disposta la confisca del profitto che l’ente ha tratto dal reato, anche nella forma per equivalente.”.
[25] L’art. 24 del citato D. Lgs. stabilisce che “le disposizioni di cui al presente decreto hanno effetto a decorrere dal 15 luglio 2023”; pertanto, alle segnalazioni o denunce effettuate precedentemente alla data di entrata in vigore del decreto stesso nonché a quelle effettuate sino al 14 luglio 2023 continuerà a trovare applicazione la normativa attualmente vigente.
[26] Che ora ricomprende anche i cd. facilitatori”, i.e. le persone fisiche che assistono i segnalanti nel processo di segnalazione, operanti nel medesimo contesto lavorativo, ed i soggetti operanti nel medesimo contesto lavorativo del segnalante, di colui che ha sporto denuncia all’autorità giudiziaria o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legati ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado.
[27] I canali di segnalazione interna devono garantire la riservatezza, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia della persona segnalante, del facilitatore, della persona coinvolta o comunque dei soggetti menzionati nella segnalazione, del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione. La gestione dei canali di segnalazione deve essere affidata, alternativamente: a una persona interna all’amministrazione/Ente; a un ufficio dell’amministrazione/Ente con personale dedicato, anche se non in via esclusiva; a un soggetto esterno.
[28] In particolare, il segnalante può provvedere all’inoltro di una segnalazione esterna all’ANAC (soltanto) laddove ricorra una delle seguenti condizioni: a) non è prevista, nell’ambito del proprio contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interno ovvero quest’ultimo, anche se obbligatorio, non risulta essere attivo (ovvero, anche se attivato, non è conforme ai requisiti previsti dalla normativa di riferimento, i.e. art. 4 del citato D. Lgs.); b) il segnalante ha già effettuato una segnalazione tramite il ricorso al canale di segnalazione interno, ma la stessa non ha avuto seguito; c) il segnalante ha fondati motivi di ritenere che (i) qualora effettuasse una segnalazione avvalendosi del canale di segnalazione interno, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito (ad esempio, nei casi in cui il responsabile di riferimento risulti coinvolto nella violazione oggetto di segnalazione); (ii) la segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione a danno del segnalante; (iii) la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
[29]Ai sensi dell’art. 21, comma 1, del D. Lgs. n. 24/2023, ANAC applica al responsabile, sia nel settore pubblico che nel settore privato, le seguenti sanzioni amministrative pecuniarie:
da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che sono state commesse ritorsioni o quando accerta che la segnalazione è stata ostacolata o che si è tentato di ostacolarla o che è stato violato l'obbligo di riservatezza di cui all'articolo 12;
da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che non sono stati istituiti canali di segnalazione, che non sono state adottate procedure per l'effettuazione e la gestione delle segnalazioni ovvero che l'adozione di tali procedure non è conforme a quelle di cui agli articoli 4 e 5, nonché quando accerta che non è stata svolta l'attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute;
da 500 a 2.500 euro, nel caso di cui all'articolo 16, comma 3, salvo che la persona segnalante sia stata condannata, anche in primo grado, per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all'autorità giudiziaria o contabile.
Ai sensi dell’art. 21, comma 2, D. Lgs. 24/2023, i soggetti del settore privato devono prevedere nel sistema disciplinare di cui all’art. 6, comma 2, del Decreto apposite sanzioni nei confronti di coloro che si rendono responsabili di taluno degli illeciti di cui al comma 1 dell’art. 21 del D. Lgs. 24/2023.
[37] L’articolo 37, comma 35, del D. Lgs. n. 39/2010 ha modificato l’articolo 2625, primo comma, del codice civile escludendo la revisione dal novero delle attività di cui la norma sanziona l’impedimento da parte degli amministratori.
[38] Come da ultimo modificato dalla Legge n. 3/2019.
[40] In tale contesto, si segnala che gli artt. 589 e 590 c.p. sono stati recentemente modificati dalla Legge n. 3/2018 la quale ha introdotto – per entrambe le ipotesi delittuose – un inasprimento della pena nel caso in cui il reato sia stato commesso “nell'esercizio abusivo di una professione per la quale è richiesta una speciale abilitazione dello Stato o di un'arte sanitaria”.
[41] La Legge n. 68/2015 ha introdotto nel novero dei reati presupposto di cui al D. Lgs. n. 231/2001, inter alia, il delitto di inquinamento ambientale (art. 452-bis c.p.), il delitto di disastro ambientale (art. 452-quater c.p.), il delitto di traffico ed abbandono di materiale ad alta radioattività (art. 452-sexies c.p.), con aumento di pena nel caso di integrazione di tali reati in forma associativa aggravata e riduzione di pena in caso di commissione per colpa dei delitti di cui agli articoli 452-bis c.p. e 452-quater c.p.. Si segnala, inoltre, che il D. Lgs. n. 21/2018 recante “Disposizioni di attuazione del principio di delega della riserva di codice nella materia penale a norma dell’articolo 1, comma 85, lettera q), della Legge 23 giugno 2017, n. 103” ha abrogato l’art. 260 del D. Lgs. n. 152/2006 (c.d. Testo Unico Ambientale) introducendo al contempo il nuovo reato di “Attività organizzate per il traffico illecito di rifiuti” di cui all’art. 452-quaterdecies c.p.. Come precisato nelle disposizioni transitorie del citato D. Lgs. n. 21/2018, il richiamo all’art. 260 del Codice dell’Ambiente operato dall’art. 25 undecies del Decreto, deve intendersi riferito al nuovo art. 452 quaterdecies c.p..
Dal 1 gennaio 2019, in seguito all’emanazione del D.L. n. 135/2018, convertito in Legge n.12/2019, il sistema di controllo della tracciabilità dei rifiuti denominato SISTRI di cui all’art. 188-ter del D. Lgs. n. 152/2006 è stato abolito. In forza del dettato normativo il Ministero dell’ambiente ha provveduto all’introduzione di un “registro elettronico nazionale per la tracciabilità dei rifiuti”, che tuttavia non è ancora pienamente operativo.
Medio tempore ai soggetti tenuti ad effettuare la tracciabilità dei rifiuti mediante SISTRI (e ora mediante il registro elettronico) è imposto il rispetto degli adempimenti di cui al D. Lgs. n. n. 152/2006 nella versione ante modifica ad opera del D. Lgs. n. 205/2010; segnatamente, la tracciabilità dei rifiuti dovrà essere garantita mediante l’utilizzo del sistema tradizionale “cartaceo”, ferma restando la possibilità di avvalersi delle modalità di trasmissione dati “digitali” previste dall’art. 194-bis del D. Lgs. n. 152/2006.
Al momento, le sanzioni applicabili in caso di violazioni commesse dal 1° gennaio 2019 sono quindi quelle previste dall’art. 258 del predetto D. Lgs. (nel testo previgente alle modifiche apportate dal D. Lgs. n. 205/2010) e non più quelle imposte dall’art. 260-bis del medesimo D. Lgs., che risultano implicitamente abrogate poiché senso latu “accessorie” alla norma relativa al SISTRI. Tuttavia, il testo del Decreto non è ancora stato aggiornato in relazione a quanto sopra esposto.
[43] Così come introdotti dall’art. 39, comma 2 del D.L. n. 124/2019, convertito con modifiche dalla Legge n. 157/2019 e successivamente modificati dal D. Lgs. n. 75/2020.
Fridea S.r.l.
MODELLO DI ORGANIZZAZIONE,
GESTIONE E CONTROLLO
D. LGS. 231/2001
Testo approvato dal Consiglio di Amministrazione della società Fridea S.r.l. nella riunione del 04 DICEMBRE 2023
Indice
definizioni
Parte Generale
1. Il decreto legislativo n. 231/2001
Enti destinatari e loro responsabilità amministrativa
Fattispecie di reato
Sanzioni
1.4 Esclusione della responsabilità amministrativa degli Enti
2. Funzione del Modello
2.1 Struttura e finalità del Modello
2.2 Soggetti destinatari del Modello
2.3 Adozione del Modello
2.4 Modifiche e integrazioni del Modello
3. La struttura organizzativa di Fridea S.r.l.
3.1 Premessa
3.2 L’organizzazione di Fridea S.r.l.
3.2.1 Descrizione e struttura della Società
3.2.2 Corporate governance
3.2.2.1 Assemblea
3.2.2.2 Consiglio di Amministrazione
3.2.2.3 Presidente
3.2.2.4Sindaco unico
3.3 Principi generali del sistema organizzativo e di controllo
3.3.1 Sistema organizzativo e separazione dei ruoli
3.3.2 Deleghe di poteri
3.3.3 Procedure operative
3.3.4 Attività di controllo e monitoraggio
3.3.5 Tracciabilità
4. Metodologia seguita per l’individuazione delle attività sensibili e la redazione del modello
4.1 Premessa
4.2 Fasi propedeutiche alla costruzione del Modello
4.3 Redazione del Modello
5. L’Organismo di Vigilanza di Fridea S.r.l.
5.1 Struttura dell’Organismo di Vigilanza
5.2 Nomina, durata e requisiti dell’Organismo di Vigilanza
5.3 Funzionamento dell’Organismo di Vigilanza
5.4 Funzioni e poteri dell’Organismo di Vigilanza
5.5 Obblighi informativi nei confronti dell’Organismo di Vigilanza
6. Comunicazione e formazione
6.1 Comunicazione
6.2 Formazione
7. Whistleblowing
8. Sanzioni disciplinari
8.1 Principi generali
8.2 Misure nei confronti di quadri ed impiegati
8.3 Misure nei confronti di dirigenti
8.4 Misure nei confronti degli amministratori
8.5 Misure nei confronti di Collaboratori
Parte Speciale
PARTE SPECIALE A
1. I reati nei confronti della pubblica amministrazione
1.1 Tipologie di reati
1.2 Aree di rischio
1.3 Principi di comportamento all’interno delle aree di rischio
1.3.1 Principi generali di comportamento
1.3.2 Principi procedurali specifici di comportamento
1.4 Flussi Informativi verso l’Organismo di Vigilanza
PROTOCOLLO
EROGAZIONE OMAGGI
SCOPO E PRINCIPI DI COMPORTAMENTO
AMBITO DI APPLICAZIONE
RESPONSABILE DEL PROTOCOLLO
PRINCIPI DI CONTROLLO
PROTOCOLLO
RAPPORTI CON LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE IN OCCASIONE DI ADEMPIMENTI, RICHIESTE, COMUNICAZIONI DI INFORMAZIONI E DATI AZIENDALI
1. SCOPO E PRINCIPI DI COMPORTAMENTO
2. AMBITO DI APPLICAZIONE
3. RESPONSABILE DEL PROTOCOLLO
4. PRESIDI DI CONTROLLO
Parte Speciale B
1. I reati societari
1.1 Tipologie di reati
1.1 bis La corruzione tra privati
1.2 Aree di rischio
1.3 Principi di comportamento all’interno delle aree di rischio
1.3.1 Principi generali di comportamento
1.3.2 Principi specifici di comportamento
1.4 Flussi Informativi verso l’Organismo di Vigilanza
PROTOCOLLO
GESTIONE DEI RAPPORTI CON IL SINDACO UNICO E/O CON LA SOCIETA’ DI REVISIONE
SCOPO
AMBITO DI APPLICAZIONE
RESPONSABILE DEL PROTOCOLLO
PRESIDI DI CONTROLLO
5. FLUSSI INFORMATIVI VERSO L’ORGANISMO DI VIGILANZA
Parte Speciale C
1. I reati in materia di salute e sicurezza sul luogo di lavoro
1.1 Tipologie di reati
1.2 Ruoli e responsabilità
1.2.1 Datore di lavoro
1.2.2 Datore di lavoro committente per i lavori affidati con
contratto d’appalto d’opera ex art. 26 D. Lgs. n. 81/2008
1.2.3. Dirigenti
1.2.4 Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione
1.2.5 Medico Competente
1.2.6 Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza
1.2.7 Preposto
1.2.8 Addetto primo soccorso
1.2.9 Addetto prevenzione incendi e gestione emergenze
1.2.10 Lavoratori
1.2.11 Terzi Destinatari
1.3 Aree di rischio
1.4 Principi di comportamento all’interno delle aree di rischio
1.5 Flussi informativi verso l’Organismo di Vigilanza
PROTOCOLLO
VERIFICA DEGLI ADEMPIMENTI IN MATERIA DI SICUREZZA E SALUTE SUI LUOGHI DI LAVORO
SCOPO E PRINCIPI DI COMPORTAMENTO
AMBITO DI APPLICAZIONE
RESPONSABILE DEL PROTOCOLLO
DOCUMENTO DI VALUTAZIONE DEI RISCHI
PARTE SPECIALE D
1. I reati ambientali
1.1 Tipologie di reati
1.2 Aree di rischio
1.3 Ruoli e responsabilità
1.4 Principi generali
1.5 Flussi Informativi verso l’Organismo di Vigilanza
Parte Speciale E
1. Reato di impiego di cittadini di paesi terzi con soggiorno irregolare
1.1 Tipologie di reati
1.2 Aree di rischio
1.3 Principi di condotta all’interno delle aree di rischio
1.3.1 Principi generali di condotta
1.3.2 Principi procedurali specifici di condotta
1.4 Compiti dell’Organismo di Vigilanza
Parte Speciale F
1. Reati Tributari e Contrabbando
1.1 Tipologie di reati
1.2 Aree di rischio
1.3 Principi di comportamento all’interno delle aree di rischio
1.3.1 Principi generali di comportamento
1.3.2 Principi specifici di comportamento
1.4 Flussi informativi verso l’Organismo di Vigilanza
Allegati
Allegato 1: Codice Etico
Allegato 2: Organigramma aziendale
Allegato 3: Organigramma della Sicurezza
DEFINIZIONI
In aggiunta alle altre definizioni riportate nel presente documento, i seguenti termini con iniziale maiuscola hanno il significato di seguito indicato:
Attività Sensibili: indica le operazioni o le attività della Società nel cui ambito sussiste il rischio di commissione dei Reati;
Codice Etico: il codice etico adottato dalla Società, qui accluso come Allegato 1;
Collaboratore/i: indica i consulenti, collaboratori esterni, partner commerciali/finanziari, agenti, procuratori e, in genere, i terzi che operano per conto o comunque nell’interesse di Fridea S.r.l.;
Consiglio di Amministrazione: indica il Consiglio di Amministrazione di Fridea S.r.l.;
Decreto: indica il Decreto Legislativo 8 giugno 2001 n. 231, come successivamente modificato ed integrato;
Destinatari: i Soggetti in Posizione Apicale, Dipendenti e Collaboratori della Società;
Dipendente/i: indica le persone legate da rapporto di lavoro subordinato con la Società, inclusi i Soggetti Apicali o in Posizione Apicale ai sensi dell’art. 5, lett. b) del Decreto;
Ente o Enti: indica l’ente o gli enti cui si applica il Decreto (inclusa la Società);
Fridea S.r.l., Fridea o Società: indica la società Fridea S.r.l.;
Linee Guida di Confindustria: le linee guida emanate da Confindustria per la costruzione dei modelli di organizzazione, gestione e controllo, da ultimo modificate a giugno 2021;
Modello o Modello Organizzativo: indica il presente modello di organizzazione, gestione e controllo, così come previsto dagli artt. 6 e 7 del Decreto;
Organismo di Vigilanza o OdV: indica l’organismo interno di Fridea S.r.l., dotato di poteri autonomi di iniziativa e di controllo, preposto alla vigilanza sul funzionamento e sull’osservanza del Modello, così come previsto dal Decreto;
Pubblica Amministrazione o P.A.: indica ogni ente della Pubblica Amministrazione, inclusi i relativi funzionari e soggetti incaricati di pubblico servizio;
Reati: indica le fattispecie di reati ai quali si applica la disciplina prevista dal Decreto, anche a seguito di successive modifiche ed integrazioni;
Sindaco Unico: indica il Sindaco di Fridea S.r.l.;
Soggetti Apicali o in Posizione Apicale: indica le persone che rivestono funzioni di rappresentanza, di amministrazione o di direzione della Società, nonché le persone che esercitano, anche di fatto, la gestione e il controllo della Società ai sensi dell’art. 5, lett. a) del Decreto.
MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO
AI SENSI DEL D. LGS. 8 GIUGNO 2001 N. 231
PARTE GENERALE
1. il decreto legislativo N. 231/2001
1.1 Enti destinatari e loro responsabilità amministrativa
In data 4 luglio 2001 è entrato in vigore il Decreto, avente ad oggetto la “Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica”, il quale ha introdotto nell’ordinamento giuridico italiano la responsabilità degli Enti per gli illeciti amministrativi derivanti da reati commessi nell’interesse o a vantaggio dei medesimi Enti.
Il Decreto si applica nel settore privato alle società, associazioni ed enti con personalità giuridica, mentre nel settore pubblico soltanto agli enti pubblici economici (con esplicita esclusione dello Stato, degli enti pubblici territoriali, degli enti pubblici non economici e degli enti che svolgono funzioni di rilievo costituzionale).
Il Decreto ha portata complessa ed innovativa, in quanto alla responsabilità penale della persona fisica che ha commesso un reato, aggiunge quella dell’Ente nell’interesse del quale o a vantaggio del quale il reato stesso è stato perpetrato.
Infatti, l’art. 5 del Decreto stabilisce che l’Ente è chiamato a rispondere ogniqualvolta determinati reati (specificati nel Decreto stesso) siano stati commessi “nel suo interesse o a suo esclusivo vantaggio”, da parte dei seguenti soggetti:
persone che rivestono funzioni di rappresentanza, amministrazione o direzione dell’Ente o di una sua unità organizzativa dotata di autonomia finanziaria e funzionale, nonché da persone che esercitano anche di fatto la gestione e il controllo dello stesso (c.d. Soggetti Apicali o in Posizione Apicale);
persone sottoposte alla direzione o alla vigilanza di uno dei soggetti di cui al precedente punto.
La responsabilità dell’Ente, definita dal legislatore, è di tipo amministrativo, pur se attribuita nell’ambito di un procedimento penale, e si caratterizza, inoltre, per essere del tutto autonoma rispetto a quella della persona fisica che commette il reato. Infatti, ai sensi dell’articolo 8 del Decreto, l’Ente può essere dichiarato responsabile anche se l’autore materiale del reato non è imputabile o non è stato individuato ed anche se il reato è estinto per cause diverse dall’amnistia. In base al medesimo principio, ogni eventuale imputazione all’Ente di responsabilità derivante dalla commissione del reato non vale ad escludere la responsabilità penale personale di chi ha posto in essere la condotta criminosa.
reati contro la Pubblica Amministrazione, richiamati dagli artt. 24, 25 e 25-decies del Decreto e s.m.i.[1];
delitti contro la fede pubblica, richiamati dall’art. 25-bis, introdotto nel Decreto dalla Legge n. 99/2009[2];
delitti contro l’industria e il commercio, richiamati dall’art. 25-bis.1, introdotto nel Decreto dalla Legge n. 99/2009[3];
reati societari, richiamati dall’art. 25-ter, introdotti nel Decreto dal D. Lgs. del n. 61/2002 e s.m.i.[4];
delitti con finalità di terrorismo o dì eversione dell’ordine democratico, richiamati dall’art. 25-quater, introdotti nel Decreto dalla Legge n. 7/2003[5];
delitti in materia di pratiche di mutilazione degli organi genitali femminili, richiamati dall’art. 25-quater.1, introdotto nel Decreto dalla Legge n. 7/2006[6];
delitti contro la personalità individuale; richiamati dall’art. 25-quinques, introdotto nel Decreto dalla Legge n. 228/2003[7];
abusi di mercato, richiamati dall’art. 25-sexies, introdotto nel D. Lgs. n. 231/2001 dall’art. 9 della Legge n. 62/2005[8];
reati di ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita nonché auto-riciclaggio, richiamati dall’art. 25-octies, introdotto nel Decreto dall’art. 63 del D. Lgs. n. 231/2007[10];
delitti in materia di violazione del diritto d’autore, richiamati dall’art. 25-novies, introdotto nel Decreto dalla Legge 23 luglio 2009, n. 99[12];
reati informatici, richiamati dall’art. 24-bis, introdotti nel Decreto dalla Legge n. 48/2008 e s.m.i.[13];
delitti di criminalità organizzata, richiamati dall’art.24-ter, introdotto nel Decreto dalla Legge n. 94/2009 e modificato dalla Legge n. 69/2015[14];
reati transazionali, l’art. 10 della Legge n. 146/2006 prevede la responsabilità amministrativa degli Enti anche con riferimento ai reati specificati dalla stessa legge che presentino la caratteristica della transnazionalità[15];
reati ambientali, richiamati dall’art. 25-undecies, introdotto nel Decreto dall'art. 4, comma 2, Legge n. 116/2009 e s.m.i.;
reato di impiego di cittadini di paesi terzi il cui soggiorno è irregolare, richiamati dall’art. 25-duodecies ed introdotto nel Decreto dal D. Lgs. 109/2012 e modificato dalla Legge 161/2017[16].
reato di corruzione tra privati e istigazione alla corruzione tra privati, disciplinato dal novellato art. 2635 cod. civ., rubricato oggi “Corruzione tra privati”, e dall’art. 2635-bis cod. civ., rubricato “Istigazione alla corruzione tra privati”, richiamati dall’art. 25-ter, comma 1, lettera s-bis introdotto nel Decreto dalla c.d. “Legge Anticorruzione”, come modificato dal D. Lgs. n. 38/2017 e dalla Legge n. 3/2019[17];
reato di razzismo e xenofobia, richiamato dall’art. 25-terdecies, introdotto dalla Legge 20 novembre 2017, n. 167[18];
frodi in competizioni sportive, esercizio abusivo di gioco o scommessa e giochi d’azzardo esercitati a mezzo di apparecchi vietati, richiamati dall’art. 25-quaterdecies ed introdotti nel Decreto dalla Legge n. 3/2019[19];
reati tributari, richiamati dall’art. 25-quinquiesdecies, introdotto dall’art. 39, comma 2 del D.L. n. 124/2019[20];
contrabbando, richiamati dall’art. 25-sexiesdecies che è stato introdotto dal D.Lgs. n. 75/2020[21];
reati di riciclaggio di beni culturali e devastazione e saccheggio di beni culturali e paesaggistici, richiamati dall’art. 25-duodevicies, introdotto nel Decreto dalla Legge n. 22/2022[23].
*
In considerazione dell’oggetto sociale della attività di Fridea S.r.l. nonché delle specifiche caratteristiche della Società, ai fini della predisposizione del presente Modello si è ritenuto opportuno trattare soltanto i Reati considerati commissibili in concreto, escludendo dall’analisi quelli il cui rischio di commissione è qualificabile come basso.
In particolare, ai fini del presente Modello si sono tenuti in considerazione:
i Reati commessi nei confronti della Pubblica Amministrazione (artt. 24, 25 e 25-deciesdel Decreto);
i Reati Societari (art. 25-ter del Decreto);
i Reati in materia di salute e sicurezza sul luogo di lavoro (art. 25-septies del Decreto);
i Reati ambientali (art. 25-undecies del Decreto);
il Reato di impiego di cittadini di paesi terzi il cui soggiorno è irregolare (art. 25-duodecies del Decreto); e
i Reati Tributari e il Contrabbando (art. 25-quinquiesdeciese 25-sexiesdeciesdel Decreto),
Per l’esame dettagliato dei Reati analizzati, si rimanda alla relativa Parte Speciale del Modello.
1.3 Sanzioni
Le sanzioni previste dall’art. 9 del Decreto a carico della società in conseguenza della commissione o tentata commissione dei reati sopra menzionati sono:
sanzione pecuniaria fino a un massimo di Euro 1.549.370,69 (oltre a sequestro conservativo in sede cautelare);
sanzioni interdittive (applicabili anche quale misura cautelare) di durata non inferiore a tre mesi e non superiore a due anni, che, a loro volta, possono consistere in:
interdizione dall'esercizio dell'attività;
sospensione o revoca delle autorizzazioni, licenze o concessioni funzionali alla commissione dell'illecito;
divieto di contrattare con la Pubblica Amministrazione;
esclusione da agevolazioni, finanziamenti, contributi o sussidi e l'eventuale revoca di quelli concessi;
divieto di pubblicizzare beni o servizi;
confisca (e sequestro preventivo in sede cautelare);
pubblicazione della sentenza in caso di applicazione di una sanzione interdittiva.
1.4 Esclusione della responsabilità amministrativa degli Enti
Gli articoli 6 e 7 del Decreto prevedono l’esonero della responsabilità dell’Ente per Reati commessi da soggetti in Posizione Apicale e dai Dipendenti ove l’Ente provi di aver adottato ed efficacemente attuato modelli di organizzazione, gestione e controllo idonei a prevenire la realizzazione di tali illeciti penali. A tale scopo, il sistema prevede l’istituzione di un organo di controllo interno all’Ente con il compito di vigilare sull’efficacia reale del Modello.
Secondo le menzionate disposizioni, la responsabilità dell’Ente, derivante ai sensi del Decreto, è esclusa ove lo stesso dimostri che:
l’organo dirigente abbia adottato ed efficacemente attuato, prima della commissione del fatto, modelli di organizzazione e di gestione idonei a prevenire reati della specie di quello verificatosi;
il compito di vigilare sul funzionamento e l’osservanza dei modelli e di curare il loro aggiornamento sia stato affidato ad un organismo dell’Ente dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo (l’Organismo di Vigilanza);
le persone abbiano commesso il reato eludendo fraudolentemente i modelli di organizzazione e di gestione;
non vi sia stata omessa o insufficiente vigilanza da parte dell’Organismo di Vigilanza.
Il Decreto prevede, inoltre, che i modelli di organizzazione e gestione debbano rispondere alle seguenti esigenze (vedasi art. 6, comma 2, del Decreto):
individuare le attività nel cui ambito possono essere commessi i Reati;
prevedere specifiche procedure dirette a programmare la formazione e l’attuazione delle decisioni dell’ente in relazione ai Reati da prevenire;
individuare modalità di gestione delle risorse finanziarie idonee a impedire la commissione dei Reati;
prevedere obblighi di informazione nei confronti dell’Organismo di Vigilanza;
introdurre un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel Modello.
L’esonero dalla responsabilità dell’Ente passa attraverso il giudizio d’idoneità del sistema interno di organizzazione e controllo, che il giudice è chiamato a formulare in occasione dell’eventuale procedimento penale a carico dell’autore materiale del fatto illecito. Dunque, la redazione del Modello e l’organizzazione dell’attività dell’organismo di controllo devono porsi come obiettivo l’esito positivo di tale giudizio d’idoneità. Questa particolare prospettiva finalistica impone agli Enti di valutare l’adeguatezza delle proprie procedure alle sopracitate esigenze.
Pertanto, di fatto, l’adozione di un Modello che sia adeguato e completo diviene obbligatoria se l’Ente vuole beneficiare dell’esclusione dalla responsabilità amministrativa per i Reati commessi dai soggetti in Posizione Apicale e dai Dipendenti.
2.FUNZIONE DEL MODELLO
2.1 Struttura e finalità del Modello
Al fine di garantire condizioni di legalità, correttezza e trasparenza nello svolgimento della propria attività, Fridea S.r.l. ha ritenuto opportuno adottare e dare attuazione al presente Modello.
Il Modello è stato predisposto tenendo presente sia le disposizioni del Decreto sia le Linee Guida di Confindustria che, tra le varie disposizioni, contengono le indicazioni metodologiche per l’individuazione delle aree di rischio e la struttura che dovrebbe essere adottata nell’implementazione del Modello Organizzativo.
*
Alla luce dei principi generali sopra illustrati ed in considerazione delle previsioni delle Linee Guida, il presente Modello è costituito da una “Parte Generale” e da sei singole “Parti Speciali” predisposte per le tipologie di reato contemplate nel Decreto, la cui commissione è considerata maggiormente a rischio per la Società.
La Parte Generale ha lo scopo di definire le finalità del Modello Organizzativo ed i principi di carattere generale che la Società pone come riferimento per la gestione della propria attività, mentre ogni Parte Speciale ha la funzione di individuare i principi comportamentali da porre in essere e le misure preventive relative ai reati potenzialmente commissibili.
La Parte Speciale definisce inoltre gli specifici compiti dell’Organismo di Vigilanza in relazione a ciascuna tipologia di Reati ai sensi del Decreto presa in considerazione ai fini della predisposizione del Modello Organizzativo.
Scopo del presente Modello è l’individuazione, in relazione alle Attività Sensibili della Società, di un sistema organico costituito da procedure/principi procedurali ed attività di controllo che ha come obiettivo quello di prevenire la commissione dei Reati.
In particolare, il Modello ha le seguenti finalità:
rendere consapevoli coloro che operano nel contesto delle Attività Sensibili del rischio di incorrere, in caso di violazione delle procedure previste dal Modello, in illeciti sanzionabili sia sul piano penale (per l’autore del reato) che amministrativo (per la Società);
ribadire che comportamenti contrari alle norme di legge e del Codice Etico adottato da Fridea S.r.l., sono fermamente condannati dalla Società;
consentire alla Società di vigilare sulle attività a rischio al fine di facilitare la prevenzione della commissione dei Reati.
I principi ispiratori del presente Modello sono i seguenti:
la diffusione, all’interno della Società e nei confronti dei Collaboratori, delle regole comportamentali e dei principi procedurali e/o delle procedure implementate dalla stessa, nonché un piano di formazione del personale avente ad oggetto tutti gli elementi del Modello;
l’adozione di un Codice Etico che fissa i principi etici e le linee generali di comportamento che i Soggetti Apicali, i Dipendenti e i Collaboratori sono tenuti a rispettare nello svolgimento delle rispettive attività;
l’individuazione delle “aree di rischio” della Società, vale a dire delle aree nel cui ambito si ritiene più alta la possibilità che siano commessi i Reati sensibili ai sensi del Decreto;
l’esistenza di procedure e/o prassi consolidate che indichino le modalità operative dell’attività lavorativa sia in generale sia in particolare nelle “aree di rischio” individuate;
l’implementazione di un sistema di deleghe gestionali interne e di procure a rappresentare la Società verso l’esterno che assicuri una chiara attribuzione dei compiti, coerente con la struttura organizzativa e con il sistema di controllo di gestione;
l’implementazione di un sistema di gestione e controllo delle risorse finanziarie della Società che consenta di individuare tempestivamente l’insorgere di eventuali situazioni di criticità;
l’adozione di un sistema disciplinare adeguato a sanzionare la violazione del Modello e del Codice Etico;
l’attribuzione ad un organismo, interno alla Società (l’Organismo di Vigilanza), del compito di vigilare sul funzionamento e sull’osservanza del Modello e di curarne l’aggiornamento.
2.2 Soggetti destinatari del Modello
Le regole contenute nel presente Modello si rivolgono a tutti i Destinatari.
Il Modello ed i contenuti dello stesso sono comunicati ai Destinatari con modalità idonee ad assicurarne l’effettiva conoscenza, secondo quanto indicato al successivo Paragrafo 6; pertanto, i Destinatari del Modello sono tenuti a rispettarne puntualmente tutte le disposizioni, anche in adempimento dei doveri di correttezza e diligenza derivanti dal rapporto giuridico da essi instaurato con la Società.
2.3 Adozione del Modello
La Società intende assicurarsi che – ad opera dei propri Dipendenti, dei Soggetti in Posizione Apicale, nonché da tutti coloro che agiscono per conto della stessa – non siano commesse fattispecie di Reato che possano non solo screditare l’immagine della Società stessa, ma anche comportare l’applicazione di una delle sanzioni pecuniarie e/o interdittive che il Decreto prevede nel caso in cui tali Reati siano posti in essere a vantaggio o nell’interesse di Fridea S.r.l..
A tal fine, la Società ha adottato il presente Modello, volto ad introdurre un sistema di principi e regole di condotta che devono ispirare il comportamento di tutti i soggetti appartenenti alla Società stessa nei rapporti con gli interlocutori italiani o esteri.
2.4 Modifiche ed integrazioni del Modello
Il presente Modello, che costituisce un documento ufficiale della Società, è stato adottato per la prima volta dalla Società con delibera del Consiglio di Amministrazione del 26 gennaio 2012 e successivamente modificato.
Lo stesso è stato aggiornato, nella sua attuale formulazione, con delibera del Consiglio di Amministrazione della Società del 04 dicembre 2023.
Il Modello può essere modificato e/o integrato, con modifiche e/o integrazioni di carattere formale, dal Consiglio di Amministrazione previa proposta e/o consultazione dell’Organismo di Vigilanza.
3. LA STRUTTURA ORGANIZZATIVA DI FRIDEA S.R.L.
3.1 Premessa
Al fine di individuare le Attività Sensibili di cui al Decreto è necessario fare riferimento alle specifiche peculiarità dell’Ente che intende dotarsi del Modello ed al suo concreto operato.
Viene, quindi, preliminarmente descritta qui di seguito la struttura organizzativa di Fridea S.r.l., con particolare riferimento alle attività da essa svolte ed al suo sistema di amministrazione e controllo.
3.2 L’organizzazione di Fridea S.r.l.
3.2.1Descrizione e struttura della Societa’
Fridea S.r.l., costituita nel 2010, vanta un’esperienza pluriennale nel settore della fabbricazione di macchine per la metallurgia.
La Società svolge attività di costruzione, commercio, importazione, esportazione di macchinari ed impianti meccanici per l’industria e loro accessori.
La Società ha optato per l’adozione di un sistema “tradizionale” di gestione societaria, che prevede la presenza di un Consiglio di Amministrazione (composto da 4 membri).
Sotto il profilo del sistema di controllo interno, la Società opera sulla base di un insieme di regole, procedure e strutture organizzative che assicurano la conformità delle attività svolte alla legge, alle politiche, piani e procedure interne adottate anche a livello di Gruppo nonché il coinvolgimento di più soggetti e/o funzioni aziendali nello svolgimento delle Attività Sensibili; in tale contesto, la relativa struttura si compone di:
• quadro normativo e regolamentare applicabile alla Società, ivi compreso quello proprio del settore industriale in cui la stessa opera;
• il Codice Etico;
• il sistema di deleghe e procure;
• la struttura gerarchico-funzionale (cfr. organigramma aziendale, qui accluso come Allegato 2).
La struttura organizzativa di Fridea S.r.l. è impostata in modo tale da garantire, da un lato, la separazione di ruoli, compiti e responsabilità tra le diverse funzioni e, dall’altro, una chiara definizione delle competenze di ciascuna area aziendale e delle responsabilità ad esse connesse.
In particolare, dall’organigramma della Società è possibile identificare le aree in cui si suddivide l’attività aziendale, i soggetti e le funzioni operanti nelle singole aree ed il relativo ruolo nonché le linee di dipendenza gerarchica che sussistono tra gli stessi.
3.2.2 Corporate governance
Sono organi centrali della Società:
l’Assemblea;
il Consiglio di Amministrazione;
il Presidente; e
il Sindaco Unico.
3.2.2.1 Assemblea
I soci decidono sulle materie riservate alla loro competenza dal Codice Civile, dallo statuto della Società, nonché sugli argomenti che uno o più amministratori o tanti soci che rappresentino almeno un terzo del capitale sociale sottopongono alla sua approvazione. Ogni socio ha il diritto di esprimere un numero di voti proporzionale alla sua partecipazione.
Le decisioni dei soci in sede assembleare o mediante consultazione scritta sono adottate con il voto favorevole di una maggioranza che rappresenti almeno il cinquanta percento del capitale sociale. L’Assemblea delibera in seconda convocazione con la maggioranza assoluta dei presenti, indipendentemente dalla parte di capitale sociale intervenuta, salvo i casi espressamente previsti dallo statuto della Società.
3.2.2.2. Consiglio di Amministrazione
Il Consiglio di Amministrazione ha tutti i poteri per l’amministrazione della Società.
La rappresentanza della Società spetta al Presidente del Consiglio di Amministrazione e agli Amministratori Delegati.
La Società può essere amministrata, alternativamente, su decisione dei soci in sede di nomina, da un amministratore unico o da un Consiglio di Amministrazione composto da tre a sette soci.
3.2.2.3 Presidente
Il Presidente del Consiglio di Amministrazione detiene tutti i più ampi poteri, da esercitare con firma libera e disgiunta, per la gestione ordinaria della Società, nonché:
tutti i poteri di richiedere, negoziare e ottenere, nei confronti di primarie banche e istituti di credito, aperture di credito, affidamenti bancari, fideiussioni e garanzie bancarie in genere, nelle forme ritenute più opportune, in relazione alle necessità aziendali, sia per ottenere nuovi affidamenti, sia per adeguare quelli eventualmente già concessi, accettando modalità, termini e condizioni richiesti e sottoscrivendo tutti gli atti e i contratti che si rendessero necessari, nessuno escluso;
tutti i poteri necessari per acquistare, vendere e permutare beni mobili registrati, stabilendo ogni condizione, nonché prezzi o corrispettivi;
tutti i poteri per stipulare contratti di vendita con l’applicazione delle agevolazioni previste dalla legge 1329 del 28/11/1965 e sottoscrivere tutta la relativa documentazione, con facoltà di concedere atto liberatorio dei pagamenti e la rimozione del contrassegno applicato alla stipula del contratto.
3.2.2.4 Sindaco Unico
La Società ha nominato un Sindaco Unico che resta in carica per tre esercizi e dunque sino all’Assemblea chiamata ad approvare il bilancio relativo all’ultimo esercizio della carica.
3.3 Principi generali del sistema organizzativo e di controllo
Il presente Modello Organizzativo costituisce un ampliamento del sistema di gestione e controllo già in vigore all’interno della Società ed è adottato con l’obiettivo di fornire una più completa garanzia circa il raggiungimento degli obiettivi aziendali nel rispetto della normativa (primaria e secondaria) vigente, dell’affidabilità delle informazioni (anche finanziarie) e della salvaguardia del patrimonio della Società.
3.3.1 Sistema organizzativo e separazione dei ruoli
Il sistema organizzativo della Società è strutturato in modo da rispettare i seguenti requisiti:
chiarezza, formalizzazione e comunicazione, con particolare riferimento all’attribuzione di responsabilità, alla definizione delle linee gerarchiche e all’assegnazione delle attività operative;
separazione dei ruoli, ossia articolazione dei processi operativi in modo da evitare sovrapposizioni funzionali e, soprattutto, la concentrazione su di un unico soggetto delle attività che presentino un grado elevato di criticità o di rischio potenziale.
3.3.2 Deleghe di poteri
Il sistema di deleghe riguarda sia i poteri autorizzativi interni, dai quali dipendono i processi decisionali della Società in merito alle attività da porre in essere, sia i poteri di rappresentanza per la firma di atti o documenti destinati all’esterno e idonei a vincolare la Società, anche in termini giuridici ed economici, nei confronti di terzi.
Le deleghe di poteri devono:
essere definite e formalmente conferite dal Consiglio di Amministrazione;
essere coerenti con le responsabilità ed i compiti delegati e con le posizioni ricoperte dal soggetto delegato nell’ambito della struttura organizzativa;
prevedere limiti di esercizio in coerenza con i ruoli attribuiti, con particolare attenzione ai poteri di spesa e ai poteri autorizzativi e/o di firma delle operazioni e degli atti considerati “a rischio” in ambito aziendale;
essere aggiornate, ove necessario, in conseguenza dei mutamenti organizzativi, eventualmente intervenuti.
3.3.3 Procedure operative
I processi e le attività operative aziendali sono supportati dai principi generali e specifici di condotta e/o da procedure interne (formalizzate), anche tramite il sistema delle deleghe, che rispecchiano i seguenti requisiti:
regolamentazione delle modalità di svolgimento delle attività;
definizione delle responsabilità delle attività, nel rispetto del principio di separazione dei ruoli, tra il soggetto che inizia il processo decisionale, il soggetto che lo esegue e lo conclude, e il soggetto che opera i relativi controlli;
tracciabilità degli atti e delle operazioni in generale tramite idonei supporti documentali che attestino le caratteristiche e le giustificazioni delle attività poste in essere ed identifichino i soggetti a vario titolo coinvolti nell’operazione (autorizzazione, effettuazione, registrazione, verifica dell’operazione);
previsione di meccanismi di controllo (anche tramite consulenti esterni) tali da garantire l’integrità e la completezza dei dati gestiti e delle informazioni scambiate nell’ambito della struttura aziendale ed all’esterno della stessa.
3.3.4 Attività di controllo e monitoraggio
Le attività di controllo e monitoraggio coinvolgono necessariamente soggetti od organi diversi tra cui: il Consiglio di Amministrazione, il Sindaco Unico, i consulenti esterni e l’Organismo di Vigilanza e, più in generale, il personale della Società e rappresentano un elemento imprescindibile dell’attività aziendale.
I compiti di controllo svolti dai predetti soggetti sono definiti tenendo in considerazione le seguenti attività di controllo:
vigilanza sulla corretta amministrazione della Società, sull’adeguatezza dell’organizzazione e sull’osservanza della legge e dell’atto costitutivo;
revisione interna, finalizzata alla rilevazione delle anomalie e delle violazioni del sistema delle deleghe e/o delle procedure;
revisione esterna, finalizzata a verificare la regolare tenuta della contabilità sociale e la redazione del bilancio di esercizio in conformità con i principi contabili applicabili.
3.3.5 Tracciabilità
Ogni operazione/attività deve essere adeguatamente registrata. Il processo di decisione/autorizzazione/svolgimento dell’attività deve essere verificabile ex post, anche tramite appositi supporti documentali (cartacei e/o elettronici) e, in ogni caso, devono essere disciplinati in dettaglio i casi e le modalità dell’eventuale possibilità di cancellazione o distruzione delle registrazioni effettuate.
*
La Società ritiene che i principi sopra descritti siano coerenti con le indicazioni fornite dalle Linee Guida di Confindustria e ragionevolmente idonei anche a prevenire le fattispecie di reato contemplate dal Decreto.
Alla luce delle considerazioni che precedono, la Società ritiene indispensabile garantire la corretta ed effettiva applicazione dei menzionati principi di controllo in tutte le aree di attività/processi aziendali identificati come potenzialmente a rischio-reato in fase di mappatura.
La Società ritiene infine che il compito di verificare la costante applicazione dei suddetti principi, nonché l’adeguatezza, la coerenza e l’aggiornamento degli stessi debba essere svolto sia dall’Organismo di Vigilanza sia dai rappresentanti della Società e dai collaboratori di questi ultimi.
4. METODOLOGIA SEGUITA PER L’INDIVIDUAZIONE DELLE ATTIVITÀ SENSIBILI E LA REDAZIONE DEL MODELLO
4.1 Premessa
L’art. 6.2, lett. a), del Decreto indica, come uno dei requisiti del Modello, l’individuazione delle cosiddette “aree sensibili” o “di rischio”, cioè di quei processi e di quelle aree di attività aziendali in cui potrebbe determinarsi il rischio di commissione di uno dei reati espressamente richiamati dal Decreto stesso.
Si è, pertanto, analizzata la realtà operativa aziendale nei settori in cui è possibile ipotizzare la commissione dei Reati, evidenziando le fasi ed i processi maggiormente rilevanti in tale contesto.
Parallelamente, è stata condotta un’indagine sugli elementi costitutivi dei reati sensibili in relazione all’attività della Società, allo scopo di identificare le condotte concrete che, nel contesto aziendale, potrebbero realizzare le fattispecie delittuose.
Il Modello è stato predisposto da Fridea S.r.l. tenendo presente sia le disposizioni del Decreto sia le Linee Guida di Confindustria, che tra riportano le indicazioni metodologiche per l’individuazione delle aree di rischio e la struttura del Modello.
4.2 Fasi propedeutiche alla costruzione del Modello
La Società, in considerazione di quanto disposto dal Decreto, ha avviato un progetto finalizzato alla predisposizione del presente Modello, conferendo specifico mandato a dei consulenti esterni dotati delle competenze necessarie a tale scopo.
La redazione del Modello è stata preceduta da una serie di attività propedeutiche, suddivise nelle seguenti fasi:
2) Individuazione delle Attività Sensibili e “As-is analysis”
Dallo svolgimento di tale processo di analisi è stato possibile individuare, all’interno della struttura della Società, una serie di Attività Sensibili nell’ambito delle quali si potrebbe ipotizzare la commissione dei Reati. Successivamente a tale fase di indagine, si è proceduto a rilevare le modalità di gestione delle Attività Sensibili, il sistema di controllo esistente sulle stesse, nonché la conformità di quest’ultimo ai principi di controllo interno comunemente accolti.
L’analisi ha interessato le Attività Sensibili alla commissione dei Reati di seguito elencati:
i Reati commessi nei rapporti con la Pubblica Amministrazione (artt. 24, 25 e 25-decies del Decreto);
i Reati societari (art. 25-ter del Decreto);
i Reati in materia di salute e sicurezza sul luogo di lavoro (art. 25-septies del Decreto);
i Reati ambientali (art. 25-undeciesdel Decreto);
il Reato di impiego di cittadini di paesi terzi il cui soggiorno è irregolare (art. 25-duodecies del Decreto);
i Reati tributari (art. 25-quinquiesdecies del Decreto) e di contrabbando (art. 25-sexiesdecies del Decreto).
3) “Gap analysis”
Sulla base della situazione dei controlli e delle procedure esistenti in relazione alle Attività Sensibili e delle previsioni e finalità del Decreto, si sono individuate le azioni di miglioramento dell’attuale sistema di controllo interno e dei requisiti organizzativi essenziali per la definizione del presente Modello.
Per le aree di attività ed i processi strumentali sensibili identificati, sono state individuate le potenziali fattispecie di rischio-Reato, le possibili modalità di realizzazione delle stesse ed i soggetti (dipendenti e non) normalmente coinvolti.
I risultati di tale attività di mappatura delle aree di rischio, dei controlli attualmente in essere (“As-is analysis”) e di identificazione delle azioni di miglioramento del sistema di controllo interno (“Gap analysis”) sono rappresentati in alcuni documenti mantenuti agli atti della Società.
4.3 Redazione del Modello
A seguito delle attività sopra descritte, la Società ha definito i principi di funzionamento ed i “protocolli” di riferimento per la redazione del Modello che intende attuare, tenendo presenti:
le prescrizioni del Decreto;
il Codice Etico;
le Linee Guida di Confindustria.
L’eventuale scelta di non adeguare il Modello ad alcune indicazioni di cui alle Linee Guida di Confindustria non inficia la validità del documento stesso. Infatti, il Modello deve essere necessariamente redatto con specifico riferimento alla realtà concreta dell’Ente stesso, e pertanto lo stesso può anche discostarsi dalle Linee Guida di Confindustria, le quali, per loro natura, hanno carattere generale.
Il Codice Etico è uno strumento a beneficio della prevenzione della commissione degli illeciti penali nell’ambito delle Attività Sensibili, in quanto rappresenta l’impegno formale della Società ad operare secondo norme comportamentali trasparenti oltre che della normativa tempo per tempo vigente. La disciplina contenuta nel Codice Etico hanno l’obiettivo di garantire l’osservanza dei principi di rispetto della normativa, correttezza, non discriminazione, lealtà e la difesa dell’immagine e della reputazione della Società. Il Codice Etico stabilisce, altresì, delle direttive comportamentali interne rivolte a tutti i collaboratori aziendali che sono responsabili verso la Società, sul piano etico e professionale, del loro comportamento nell’esercizio delle proprie attività, che sono state ritenute come particolarmente sensibili e coerenti con la best practice.
5. L’ORGANISMO DI VIGILANZA DI Fridea S.r.l.
5.1 struttura dell’organismo di vigilanza
Il Decreto, all’articolo 6, comma 1, lettera b), stabilisce che il compito di vigilare sul funzionamento e l’osservanza del Modello Organizzativo, nonché di curare l’aggiornamento dello stesso, debba essere affidato all’Organismo di Vigilanza, dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo.
I componenti dell’Organismo di Vigilanza devono possedere requisiti soggettivi che garantiscano l’autonomia e l’indipendenza dell’Organismo stesso nello svolgimento delle proprie attività.
La caratteristica dell’autonomia di poteri di iniziativa e di controllo comporta che l’Organismo di Vigilanza debba essere:
in una posizione di indipendenza rispetto a coloro su cui deve effettuare la vigilanza;
privo di compiti operativi;
dotato di autonomia finanziaria.
L’incarico deve essere attribuito ad un organo situato in elevata posizione gerarchica all’interno dell’organigramma aziendale, evidenziando la necessità che a questa collocazione si accompagni la non attribuzione di compiti operativi che, rendendo tale organo partecipe di decisioni ed attività gestionali, ne “inquinerebbero” l’obiettività di giudizio nel momento delle verifiche sui comportamenti da vigilare e sull’adeguatezza del Modello Organizzativo.
In considerazione di quanto precede e dell’operatività aziendale, la Società ritiene opportuno e coerente che l’Organismo di Vigilanza sia composto da 3 membri, nominati dal Consiglio di Amministrazione.
Il Consiglio di Amministrazione ha quindi ritenuto che la composizione dell’Organismo di Vigilanza della Società che meglio risponde ai requisiti indicati dal Decreto sia collegiale e composta da tre soggetti così individuati:
un soggetto, non facente parte di Fridea e dotato di un elevato livello di onorabilità e professionalità, che agisca da Presidente dell’Organismo stesso;
due soggetti scelti alternativamente tra esterni aventi le medesime caratteristiche del Presidente e/o tra i Dipendenti e/o Collaboratori della Società, preferibilmente tra gli esponenti delle seguenti funzioni:
Sindaco Unico;
Finanza e controllo;
Ambiente.
La professionalità dell’Organismo di Vigilanza è assicurata:
dalle specifiche competenze professionali dei componenti;
dalla facoltà riconosciuta all’Organismo di Vigilanza di usufruire di risorse finanziarie autonome al fine di avvalersi di consulenze esterne.
L’OdV riporta direttamente ai vertici della Società, sia operativi che di controllo, in modo da garantire la sua piena autonomia ed indipendenza nello svolgimento dei compiti che gli sono affidati.
In particolare, l’Organismo di Vigilanza è un organo collegiale il quale:
riferisce al Consiglio di Amministrazione i risultati della propria attività di vigilanza e di controllo;
è dotato di autonomi poteri di intervento nelle aree di competenza. A tal fine, nonché per garantire lo svolgimento con continuità dell'attività di verifica circa l’adeguatezza e l’idoneità del Modello, l’OdV si avvale di personale interno e/o di collaboratori esterni;
è dotato di un budget di spesa annuale ad uso esclusivo;
opera secondo il metodo collegiale ed è dotato di un proprio “regolamento di funzionamento” redatto e approvato dall’Organismo stesso.
La continuità di azione dell’Organismo di Vigilanza è garantita dalla circostanza che lo stesso opera presso la Società. La definizione degli aspetti attinenti alla continuità di azione dell’Organismo di Vigilanza, quali la programmazione dell’attività di verifica, le modalità di effettuazione della stessa, la verbalizzazione delle riunioni, le modalità ed il contenuto specifico dei flussi informativi relativi alle aree a rischio reato, nonché le modalità operative e di funzionamento interno, sono rimesse ad un regolamento e ad un piano di lavoro specificamente predisposto dall’Organismo di Vigilanza stesso.
5.2 Nomina, durata e requisiti dell’Organismo di Vigilanza
Il Consiglio di Amministrazione provvede alla nomina dell’Organismo di Vigilanza mediante apposita delibera, che ne determina anche l’eventuale remunerazione.
Al fine di garantire i requisiti di indipendenza e di autonomia, sono considerate cause di incompatibilità con l’incarico di componente dell’Organismo di Vigilanza, dal momento della nomina e per tutta la durata della carica:
essere componente esecutivo e/o non indipendente del Consiglio di Amministrazione di Fridea;
essere revisore legale dei conti di Fridea;
avere relazioni di coniugio, parentela o affinità fino al quarto grado con i soggetti di cui ai punti precedenti;
svolgere funzioni operative o di business all’interno della Società;
essere stati condannati, ovvero essere sottoposti ad indagine, per la commissione di uno dei Reati (nonché di reati o illeciti amministrativi di natura simile).
Al fine di garantire l’attuazione efficace e costante del Modello, nonché la continuità di azione, la durata dell’incarico è fissata in tre (3) anni, eventualmente rinnovabili con delibera del Consiglio di Amministrazione; fatte salve le ipotesi di decadenza automatica (tra cui le incompatibilità di cui sopra) i componenti dell’Organismo possono essere revocati esclusivamente dal Consiglio di Amministrazione soltanto per giusta causa.
Rappresentano ipotesi di giusta causa di revoca:
una sentenza di condanna della Società ai sensi del Decreto o una sentenza di patteggiamento, passata in giudicato, ove risulti dagli atti l’“omessa o insufficiente vigilanza” da parte dell’Organismo di Vigilanza, secondo quanto previsto dall’art. 6, comma 1, lett. d) del Decreto;
una sentenza di condanna o di patteggiamento emessa nei confronti del componente dell'Organismo di Vigilanza per aver commesso uno dei Reati;
il mancato riserbo relativamente alle informazioni di cui i componenti dell’Organismo di Vigilanza vengano a conoscenza nell’espletamento dell’incarico.
Ciascun componente dell’OdV potrà recedere in ogni momento dall’incarico, mediante preavviso di almeno 1 (un) mese, senza dover addurre alcuna motivazione.
In caso di dimissioni o di decadenza automatica di un componente effettivo dell’Organismo di Vigilanza, quest’ultimo ne darà comunicazione tempestiva al Consiglio di Amministrazione, che prenderà senza indugio le decisioni del caso.
L’Organismo di Vigilanza si intende decaduto se vengono a mancare, per dimissioni o altre cause, la maggioranza dei suoi componenti. In tal caso, il Consiglio di Amministrazione provvede a nominare ex novo tutti i componenti.
5.3 Funzionamento dell’Organismo di Vigilanza
L’Organismo di Vigilanza opera le proprie verifiche con cadenza trimestrale mediante incontri che si tengono di persona, per audio o video conferenza (o in combinazione) con gli altri soggetti invitati a partecipare alla riunione e comunque ogniqualvolta lo stesso lo ritenga necessario.
Alle riunioni dell’Organismo di Vigilanza possono essere chiamati a partecipare amministratori, direttori, dirigenti, responsabili di funzioni aziendali, nonché consulenti esterni, qualora la loro presenza sia necessaria o utile all’espletamento dell’attività.
L’Organismo di Vigilanza riferisce in merito alla propria attività al Consiglio di Amministrazione predisponendo, annualmente, una relazione contenente una sintesi di tutte le attività svolte nel corso dell’anno, dei controlli e delle verifiche eseguite, nonché l’eventuale aggiornamento della mappatura delle aree di rischio reato e/o del Modello Organizzativo.
Le verifiche dell’Organismo di Vigilanza sono oggetto di verbalizzazione e le copie dei verbali sono custodite dall’Organismo stesso.
Per l’esecuzione delle sue attività, l’Organismo di Vigilanza può avvalersi delle prestazioni di collaboratori anche esterni, rimanendo sempre direttamente responsabile dell’esatto adempimento degli obblighi di vigilanza e controllo derivanti dal Decreto. Ai Collaboratori è richiesto il rispetto dell’obbligo di diligenza e riservatezza previsto per i componenti dell’Organismo di Vigilanza.
5.4 Funzioni e Poteri dell’Organismo di Vigilanza
Le principali funzioni dell’Organismo di Vigilanza sono le seguenti:
vigilanza sull’effettiva applicazione del Modello Organizzativo, attraverso l’elaborazione e l’attuazione di un programma/piano di lavoro di vigilanza e controllo;
vigilanza sull’adeguatezza del Modello Organizzativo, ossia dell’efficacia dello stesso nel prevenire i Reati;
vigilanza circa il mantenimento nel tempo dei requisiti di efficacia del Modello Organizzativo;
promozione dell’aggiornamento del Modello Organizzativo, qualora ciò si rendesse necessario.
In particolare, l’Organismo di Vigilanza è dotato dei seguenti poteri:
richiedere alle funzioni aziendali informazioni e(o documentazione in merito alle operazioni ed agli atti compiuti nelle aree di rischio;
adottare e/o attivare procedure di controllo al fine di verificare l’osservanza del presente Modello Organizzativo;
effettuare verifiche a campione su determinate operazioni e/o atti specifici compiuti nelle aree di rischio di commissione dei Reati;
svolgere indagini conoscitive al fine di individuare le nuove aree di rischio;
promuovere, di concerto con le funzioni aziendali a ciò preposte, idonee iniziative per la diffusione, conoscenza e comprensione del presente Modello Organizzativo;
fornire chiarimenti ed istruzioni per l’osservanza del presente Modello Organizzativo;
consultarsi con altre funzioni aziendali e/o consulenti esterni al fine di garantire l’efficacia del Modello Organizzativo;
riferire periodicamente al Consiglio di Amministrazione circa lo stato di attuazione e l’operatività del Modello Organizzativo;
valutare e proporre al Consiglio di Amministrazione le modifiche e/o gli aggiornamenti da apportare al presente Modello Organizzativo.
5.5 Obblighi informativi nei confronti dell’Organismo di Vigilanza
L’Organismo di Vigilanza deve essere tempestivamente informato in merito a:
procedimenti e/o provvedimenti provenienti da organi di polizia giudiziaria, o da qualsiasi autorità, dai quali risulti la commissione, anche solo potenziale, dei Reati da parte dei Destinatari e comunque la violazione del presente Modello Organizzativo;
procedimenti e/o provvedimenti disciplinari aziendali avviati/adottati a seguito della violazione del presente Modello Organizzativo;
ogni proposta di modifica del presente Modello Organizzativo;
sistema delle deleghe degli amministratori e di ogni sua successiva modifica e/o integrazione;
sistema dei poteri di firma aziendale e di ogni sua successiva modifica e/o integrazione.
In particolare, i Destinatari hanno l’obbligo di riportare le informazioni di cui sopra, preferibilmente inviando un’e-mail al seguente indirizzo odv@mflgroup.com (restando peraltro inteso che può essere utilizzato qualunque altro mezzo di comunicazione).
L’Organismo agirà in modo da garantire i segnalanti in buona fede contro qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione o penalizzazione, assicurando altresì la riservatezza dell’identità del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge e la tutela dei diritti della Società o delle persone coinvolte, nonché la reputazione del/dei segnalato/i.
L’Organismo di Vigilanza valuta con attenzione ed imparzialità le segnalazioni ricevute e può svolgere tutti gli accertamenti e gli approfondimenti a tale scopo necessari.
In aggiunta alle segnalazioni di cui sopra, all’Organismo di Vigilanza devono essere obbligatoriamente ed immediatamente trasmesse, da chiunque ne abbia notizia:
le richieste di assistenza legale inoltrate dai Dipendenti in caso di avvio di procedimento giudiziario per Reati;
l’evidenza dei procedimenti disciplinari azionati e delle eventuali sanzioni irrogate con specifico riferimento ai Reati, ovvero dei provvedimenti di archiviazione di tali procedimenti con le relative motivazioni;
qualsiasi trasferimento di denaro tra Fridea ed altra società controllata o collegata che non trovi giustificazione in uno specifico contratto stipulato a condizioni di mercato;
ogni eventuale anomalia o irregolarità riscontrata nell’attività di verifica delle fatture emesse o ricevute dalla Società.
I componenti dell’Organismo di Vigilanza sono tenuti al più stretto riserbo ed al segreto professionale relativamente alle informazioni di cui vengano a conoscenza nell’espletamento dell’incarico al fine di evitare qualsiasi fuga di notizie o informazioni riservate all’esterno.
6. COMUNICAZIONE E FORMAZIONE
6.1 Comunicazione
La comunicazione è un importante requisito per l’attuazione del Modello. La Società si impegna, pertanto, a facilitare e promuovere la conoscenza del Modello con le seguenti modalità:
• Comunicazione ai componenti degli organi sociali
Ciascun componente dell’organo sociale in fase di delibera/esame/informativa in merito all’adozione del Modello (e dei suoi relativi aggiornamenti), viene a conoscenza e aderisce ai principi in esso contenuti.
• Comunicazione ai Dipendenti
Il Modello è consegnato ai Dipendenti al momento dell’assunzione. Sia la Parte Generale che la Parte Speciale del Modello (e i relativi aggiornamenti) sono rese disponibili ai Dipendenti sul sito internet della Società nella sezione dedicata alla compliance aziendale. Inoltre, il Modello è anche affisso nelle bacheche aziendali.
• Diffusione e comunicazione a terzi
Il Modello è portato a conoscenza di tutti coloro con i quali la Società intrattiene relazioni contrattuali. Il Modello è reso disponibile a tutti gli utenti del sito internet della Società nella sezione dedicata alla compliance aziendale.
6.2 Formazione
La formazione sui contenuti del Decreto e sul Modello è un importante requisito dell’attuazione dello stesso. In tale contesto, la Società si impegna a facilitare e promuovere la conoscenza del Modello da parte del management e dei Dipendenti, con grado di approfondimento diversificato a seconda della posizione e del ruolo e tenendo conto del livello di rischio delle diverse attività svolte dal personale. Il programma di formazione 231 viene realizzato sia attraverso corsi e-learning che con eventi in aula/webinar, tarati in funzione dei destinatari del corso ed elaborati favorendo la partecipazione attiva degli stessi. I destinatari del programma formativo sono individuati sulla base di una metodologia con approccio risk-based. La partecipazione alle sessioni di formazione è obbligatoria. La formazione erogata è monitorata dalle strutture aziendali competenti al fine di assicurare la partecipazione e la tracciabilità della stessa da parte del personale della Società. Inoltre, tali strutture valutano, in linea con le indicazioni dell’Organismo di Vigilanza, gli eventuali bisogni formativi che derivino da esigenze di aggiornamento in relazione al mutare del Modello e/o di ogni altro aspetto rilevante connesso alla disciplina legislativa e forniscono informativa all’Organismo di Vigilanza sulla formazione erogata.
7. WHISTLEBLOWING
La Legge n. 179/2017 recante “Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell'ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato”[24], e da ultimo del D. Lgs. n. 24/2023 recante “Attuazione della Direttiva (UE) n. 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”, sono intervenuti sul tema della tutela dei lavoratori, pubblici o privati (detti anche “whistleblower”), che segnalino o denuncino, a tutela dell’integrità dell’Ente, reati o altre condotte illecite di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito del proprio rapporto di lavoro, al fine di garantire la manifestazione della libertà di espressione e di informazione, che comprende il diritto di ricevere e di comunicare informazioni, e contrastare (e prevenire) la corruzione e la cattiva amministrazione sia nel settore pubblico che privato.
Tra le principali novità apportate dal suddetto D. Lgs. 24/2023– in vigore a decorrere dal 30 marzo 2023[25] – si annoverano in particolare: a) l’estensione dell’ambito applicativo delle forme di tutela previste per i whistleblower (sotto un profilo sia soggettivo – in termini di ampliamento della platea dei soggetti tutelati[26] – sia oggettivo – per effetto dell’estensione delle condotte potenzialmente illecite ritenute meritevoli di segnalazione); b) l’introduzione di una disciplina di dettaglio relativa alle modalità di gestione delle segnalazioni da parte dell’Ente nonché ai termini entro i quali l’Ente stesso è tenuto a fornire un riscontro al segnalante in merito alla segnalazione[27]; c) l’istituzione di un canale di segnalazione esterno gestito dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (“ANAC”) a cui i destinatari della normativa in parola possono ricorrere, in presenza di determinate condizioni[28], per effettuare una segnalazione; d) la revisione della disciplina delle sanzioni applicabili dall’ANAC e l’introduzione da parte dei soggetti privati di apposite sanzioni nel sistema disciplinare adottato ai sensi del Decreto[29].
A questo proposito, anche alla luce del contesto normativo sopra richiamato, la Società ha adottato, unitamente con le altre società del Gruppo MFL, la procedura in materia di “whistleblowing” denominata “Gruppo MFL – Procedura Whistleblowing, a cui si rimanda. Le segnalazioni verranno esaminate dal gestore delle segnalazioni, che la Società ha individuato nell’ Ufficio Legale di Mario Frigerio S.p.A. (di seguito il “Gestore”).
Al fine di agevolare il whistleblower nella trasmissione di eventuali segnalazioni, la Società garantisce la scelta fra le seguenti modalità di segnalazione interna:
in forma scritta, tramite l’utilizzo di:
portale informatico accessibile da parte di tutti i segnalanti al link: http://wbportal.cloud/frideasrl/ il quale garantisce la sicurezza e la protezione dei dati dell’identità del segnalante, la riservatezza del segnalato, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione. Il portale è gestito quindi da un applicativo ad hoc che garantisce i requisiti di riservatezza grazie ad un sistema di sicurezza caratterizzato dall’uso di sistemi di criptografia e che altresì consente che vengano effettuate segnalazioni anche in forma anonima.
canali e tecniche tradizionali in formato cartaceo mediante l’utilizzo di doppia busta, da inviarsi all’indirizzo Mario Frigerio S.p.a., Viale Lombardia snc, 23847, Molteno (LC). Nello specifico, la prima busta deve contenere i dati identificativi del segnalante (unitamente alla copia del documento di riconoscimento) mentre la seconda deve contenere i dettagli della segnalazione. Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa indicante la dicitura “Segnalazione Whistleblowing – all’attenzione dell’Ufficio Legale di Mario Frigerio S.p.A.”.
Le segnalazioni che perverranno in conformità con la modalità sopra descritta dovranno essere tempestivamente inviate al Gestore.
La segnalazione sarà poi oggetto di protocollazione riservata, anche mediante autonomo registro, da parte del Gestore.
in forma orale, contattando il numero telefonico 0736618195 e conferendo direttamente con il Gestore, ovvero chiedendo di poter svolgere un incontro diretto con quest’ultimo al fine di comunicargli direttamente l’oggetto della segnalazione.
In caso di segnalazione orale, il Gestore è tenuto a trascrive integralmente quanto riferito dal segnalante e sottoporrà il rapporto al segnalante per apportare eventuali modifiche e firmarlo per accettazione.
Tutte le informazioni ricevute nell’ambito della segnalazione devono essere trattate dal Gestore in via riservata e facendo in modo che l’accesso alle segnalazioni sia limitato unicamente ai soggetti autorizzati.
8. SANZIONI DISCIPLINARI
8.1 Principi Generali
La predisposizione di un efficace sistema sanzionatorio costituisce, ai sensi dell’art. 6, secondo comma, lettera e), del Decreto, un requisito essenziale del Modello ai fini dell’esimente rispetto alla responsabilità della Società.
La previsione di un siffatto sistema sanzionatorio, infatti, rende efficiente l’azione dell’Organismo di Vigilanza e consente di garantire l’effettività del Modello stesso.
A tal riguardo, Fridea S.r.l. ha predisposto un adeguato sistema sanzionatorio per la violazione del Modello al fine di garantire l’osservanza dello stesso, in conformità con il Codice disciplinare previsto dal vigente Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro (“CCNL”) applicato al personale dipendente della Società [attualmente il CCNL Metalmeccanici PMI] e nel rispetto delle procedure in esso stabilite.
Tale sistema disciplinare si rivolge ai Dipendenti, ai Soggetti Apicali ed ai Collaboratori.
Ai fini dell’ottemperanza del Decreto, a titolo esemplificativo, costituisce violazione del Modello qualsiasi azione o comportamento non conforme alle prescrizioni del Modello stesso e/o dei principi del Codice Etico, ovvero l’omissione di azioni o comportamenti prescritti dal Modello, nell’espletamento di attività nel cui ambito ricorre il rischio di commissione di reati contemplati dal Decreto.
8.2. Misure nei confronti di quadri ed impiegati
La violazione da parte dei dipendenti delle previsioni del presente Modello comporta l’applicazione di sanzioni disciplinari che saranno applicate in misura proporzionata ed adeguata alla posizione ricoperta ed alla natura ed alla gravità delle violazioni, fatte salve comunque eventuali responsabilità personali di natura civile o penale.
Le sanzioni irrogabili a seguito della violazione del presente Modello rientrano tra quelle previste dal vigente CCNL di riferimento e verranno applicate in conformità alle procedure previste dall’art. 7 della Legge n. 300/1970 (c.d. Statuto dei Lavoratori) e dal CCNL stesso.
tempi e modalità concrete di commissione della violazione;
circostanze di fatto rilevanti;
presenza dell’elemento intenzionale;
entità del danno cagionato;
prevedibilità delle conseguenze.
Il lavoratore che disattende le previsioni del Modello sarà soggetto, a seconda della gravità delle violazioni commesse, all’applicazione delle seguenti sanzioni:
ammonizione verbale;
ammonizione scritta;
multa non superiore al massimo previsto dal CCNL di tempo in tempo vigente;
sospensione del servizio e della retribuzione non superiore al massimo previsto dal CCNL vigente al momento dell’irrogazione della sanzione;
licenziamento senza preavviso.
A titolo meramente esemplificativo:
incorre nei provvedimenti di ammonizione verbale o scritta il lavoratore che commetta, con negligenza, una violazione non grave delle disposizioni del Modello;
incorre nel provvedimento della multa il lavoratore che ripete il medesimo comportamento già sanzionato nei due anni precedenti;
incorre nel provvedimento del licenziamento il lavoratore che, intenzionalmente o con grave negligenza, adotti comportamenti in grave violazione del Modello, che causano il venir meno dell’elemento fiduciario ovvero risultino gravi al punto da non consentire la prosecuzione del rapporto di lavoro.
8.3. Misure nei confronti di dirigenti
In caso di violazione da parte dei dirigenti delle disposizioni del presente Modello saranno applicate misure proporzionate ed adeguate alla posizione ricoperta ed alla natura e gravità della violazione, in conformità al CCNL dei Dirigenti applicabile ed alla normativa civilistica vigenti.
8.4. Misure nei confronti degli amministratori
In caso di violazione della normativa vigente o di mancato rispetto delle procedure interne previste dal Modello e/o dal Codice Etico da parte del Consiglio di Amministrazione o dei suoi singoli componenti, l’Organismo di Vigilanza informa il Sindaco Unico, il quale provvede ad assumere le opportune iniziative previste dalla vigente normativa.
8.5. Misure nei confronti dei Collaboratori
In caso di violazione del Modello da parte di Collaboratori ed in relazione alla gravità della violazione, l’Organismo di Vigilanza, unitamente al Consiglio di Amministrazione, valuterà se porre termine alla relazione e comminerà l’eventuale sanzione prevista dal contratto in virtù di specifiche clausole in esso previste. Tali clausole potranno anche prevedere la facoltà di risoluzione del contratto e/o il pagamento di penali.
*
Ai sensi dell’art. 6, comma 2-bis, lett. d), del Decreto, le sanzioni menzionate ai paragrafi che precedono, si applicano, mutatis mutandis, in caso di violazione delle misure poste a tutela del segnalante (whistleblower), in caso di segnalazioni infondate effettuate con dolo o colpa grave e in caso di accertata responsabilità della violazione indicata in una segnalazione.
Parte Speciale A
Reati commessi nei rapporti con la Pubblica Amministrazione
1. I REATI NEI CONFRONTI DELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
1.1 Tipologie di reati
I Reati contro la Pubblica Amministrazione, la cui commissione può comportare la responsabilità amministrativa a carico della Società, sono i seguenti (cfr. artt. 24, 25 e 25-decies del Decreto):
- Art. 317 c.p. Concussione;
- Art. 318 c.p. Corruzione per l’esercizio della funzione;
- Art. 319 c.p. Corruzione per un atto contrario ai doveri d’ufficio (aggravato ai sensi dell’art. 319-bis c.p.);
- Art. 319-ter, co. 1°, c.p. Corruzione in atti giudiziari;
- Art. 319-quater c.p. Induzione indebita a dare o promettere utilità (cd. concussione per induzione);
- Art. 320 c.p. Corruzione di persona incaricata di pubblico servizio;
- Art. 321 c.p. Pene per il corruttore;
- Art. 322 c.p. Istigazione alla corruzione;
- Art. 322-bis c.p. Peculato, concussione, induzione indebita a dare o promettere utilità, corruzione e istigazione alla corruzione, abuso d’ufficio di membri delle Corti internazionali o degli organi delle Comunità europee o di assemblee parlamentari internazionali o di organizzazioni internazionali e di funzionari delle Comunità europee e di Stati esteri;
- Art. 640, co. 2, n. 1 c.p. Truffa;
- Art. 640-bis c.p. Truffa aggravata per il conseguimento di erogazioni pubbliche;
- Art. 640-ter c.p. Frode informatica;
- Art. 316-bis c.p. Malversazione di erogazioni pubbliche[30];
- Art. 316-ter c.p. Indebita percezione di erogazioni pubbliche[31];
- Art. 377-bis c.p. Induzione a non rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci all’autorità giudiziaria;
- Art. 346-bis c.p. Traffico di influenze illecite;
- Art. 356 c.p. Frode nelle pubbliche forniture.
- Art. 353 c.p. Turbata libertà degli incanti[32];
- Art. 353-bis c.p. Turbata libertà nella scelta del contraente[33].
*
1.2 Aree di rischio
In relazione ai reati sopra elencati, le aree di attività di rischio che presentano profili di maggiore criticità con particolare riferimento all’attività svolta dalla Società risultano essere le seguenti:
gestione dei rapporti di profilo istituzionale con soggetti appartenenti alla Pubblica Amministrazione;
gestione dei rapporti con funzionari pubblici per adempimenti normativi ed in occasione di verifiche e ispezioni sul rispetto della normativa medesima (il cui ambito di rischio è la gestione amministrativa, la gestione del personale, la gestione dei rapporti con funzionari pubblici, quali A.S.L., VVFF, ecc.);
gestione dei rapporti con enti e/o funzionari pubblici relativi all’emanazione di provvedimenti amministrativi (il cui ambito di rischio è rappresentato dalla presentazione di istanze per ottenere concessioni edilizie, permessi di costruire, autorizzazioni comunali, nulla osta, approvazione di progetti edilizi, autorizzazioni, D.I.A.);
1.3 Principi di comportamento all’interno delle aree di rischio
In via generale, ai Destinatari è fatto divieto di realizzare, collaborare o dare causa alla realizzazione di comportamenti tali che, presi individualmente o collettivamente, integrino o possano integrare i reati previsti dagli artt. 24, 25 e 25-decies del Decreto. È altresì proibito realizzare comportamenti che determinino situazioni di conflitto di interessi nei confronti di esponenti della Pubblica Amministrazione.
1.3.1 Principi generali di comportamento
In particolare, coerentemente con i principi deontologici aziendali di cui al presente Modello e al Codice Etico adottati dalla Società ed in considerazione dei rapporti che la Società intrattiene con la Pubblica Amministrazione nello svolgimento della propria attività, è fatto divieto di:
promettere o effettuare erogazioni in denaro a favore di esponenti della Pubblica Amministrazione;
promettere o concedere vantaggi di qualsiasi natura (es.: promesse di assunzione) in favore di esponenti della Pubblica Amministrazione, italiana o straniera, al fine di influenzare l’indipendenza di giudizio o indurre ad assicurare un qualsiasi vantaggio per la Società;
effettuare prestazioni o pagamenti in favore di Collaboratori, che non trovino adeguata giustificazione nel contesto del rapporto contrattuale costituito con gli stessi, del tipo di incarico da svolgere o delle prassi vigenti in ambito locale;
favorire, nei processi di acquisto, Collaboratori, in quanto indicati da esponenti della Pubblica Amministrazione, come condizione per lo svolgimento di successive attività;
distribuire omaggi e regali al di fuori di quanto previsto dalla normale prassi aziendale (vale a dire ogni forma di regalo offerto eccedente le normali pratiche commerciali o di cortesia, o comunque rivolto ad acquisire trattamenti di favore nella conduzione di qualsiasi attività aziendale). In particolare, è vietata qualsiasi forma di regalo a funzionari pubblici o a loro familiari. Gli omaggi consentiti devono caratterizzarsi sempre per l’esiguità del loro valore o perché volti a promuovere iniziative di carattere benefico o culturale, o l’immagine della Società. I regali offerti - salvo quelli di modico valore - devono essere documentati in modo adeguato per consentire le verifiche da parte dell’Organismo di Vigilanza;
fornire o promettere di rilasciare informazioni e/o documenti riservati a esponenti della Pubblica Amministrazione;
tenere una condotta ingannevole che possa indurre la Pubblica Amministrazione in errore di valutazione tecnico-economica della documentazione presentata;
esibire documenti e dati falsi o alterati;
omettere informazioni dovute al fine di orientare a proprio favore le decisioni della Pubblica Amministrazione;
destinare contributi, sovvenzioni, finanziamenti pubblici a finalità diverse da quelle per le quali sono stati ottenuti.
È inoltre fatto obbligo ai Destinatari dei presenti principi etico-comportamentali nonché di quelli espressi nel Codice Etico della Società, di attenersi alle seguenti prescrizioni:
in caso di tentata concussione da parte di un esponente della Pubblica Amministrazione, il soggetto interessato deve: (i) non dare corso alla richiesta; (ii) fornire tempestivamente informativa al Consiglio di Amministrazione e (iii) attivare una formale informativa verso l’Organismo di Vigilanza;
in caso di conflitti di interesse, anche solo potenziali, che sorgano nell’ambito dei rapporti con la Pubblica Amministrazione, il soggetto interessato deve fornire tempestivamente informativa al Consiglio di Amministrazione ed attivare una formale informativa verso l’Organismo di Vigilanza;
in caso di dubbi circa la corretta attuazione dei principi etico-comportamentali di cui sopra, nonché di quelli espressi nel Codice Etico della Società, nel corso dello svolgimento delle proprie attività operative, il soggetto interessato deve interpellare senza ritardo il Consiglio di Amministrazione ed attivare una formale informativa verso l’Organismo di Vigilanza.
essere formalizzati per iscritto, in tutte le loro condizioni e termini;
prevedere apposita dichiarazione dei predetti soggetti con cui gli stessi affermano di essere a conoscenza della normativa di cui al Decreto e di impegnarsi a tenere comportamenti conformi alle disposizioni ivi contenute, nonché alle disposizioni del presente Modello e del Codice Etico;
prevedere apposita clausola che regoli le conseguenze della violazione da parte degli stessi delle disposizioni sopra richiamate (es.: clausole risolutive espresse, penali).
1.3.2 Principi specifici di comportamento
Le regole ed i divieti riportati nel precedente Paragrafo si concretizzano in principi di comportamento che devono essere rispettati nell’ambito dell’operatività aziendale della Società.
Tutti i Destinatati del Modello sono tenuti, nella gestione dei rapporti con la Pubblica Amministrazione, a rispettare le seguenti procedure di comportamento:
i rapporti con la Pubblica Amministrazione devono essere improntati alla massima trasparenza, collaborazione, disponibilità e nel pieno rispetto del suo ruolo istituzionale, delle previsioni di legge esistenti in materia e delle norme comportamentali richiamate anche nel Codice Etico della Società.
nei casi in cui dovessero presentarsi situazioni non risolvibili nell’ambito dell’ordinaria gestione dei rapporti con la Pubblica Amministrazione, il Destinatario deve immediatamente segnalare tale situazione al proprio diretto superiore (ove esistente) ovvero al Consiglio di Amministrazione;
in occasione di visite ispettive da parte di pubblici ufficiali o di incaricati di pubblico servizio, la gestione di tali contatti deve avvenire alla presenza di almeno due soggetti; successivamente alla conclusione dell’attività ispettiva da parte di pubblici esponenti, i soggetti che vi hanno preso parte e/o assistito devono redigere un documento nel quale siano indicati: i nominativi dei soggetti coinvolti nell’ispezione, l’oggetto dell’ispezione e le eventuali decisioni che ne sono seguite (deve essere altresì indicato il nominativo del soggetto che le ha assunte onde verificare che lo stesso fosse all’uopo debitamente autorizzato tramite delega o incarico ad hoc). A tal proposito, la Società ha adottato una procedura denominata “Procedura per gestire i rapporti con la pubblica amministrazione”. Pertanto, oltre a quanto esposto nel presente documento, i Destinatari hanno l’obbligo di attenersi scrupolosamente alle prescrizioni di detta procedura;
le informazioni di cui il Destinatario venga a conoscenza durante lo svolgimento della propria attività, qualunque sia il ruolo dallo stesso ricoperto, dovranno sempre intendersi come “riservate e confidenziali”. Tali informazioni non dovranno quindi essere comunicate a terzi (inclusi quindi soggetti legati direttamente o indirettamente alla Pubblica Amministrazione) al fine di concedere una qualsiasi potenziale forma di beneficio;
la tracciabilità dei processi di selezione del personale deve essere garantita tramite archiviazione, in formato cartaceo o digitale, di tutta la documentazione afferente ai candidati;
nei processi deliberativi per le spese dovute al conferimento di incarichi di appalto, la scelta dei fornitori deve basarsi su più preventivi di spesa prodotti da diverse controparti, confrontabili tra loro per tipologia di prodotti/servizi offerti, valutando il miglior rapporto esistente tra qualità e prezzo. Le regole per la scelta del fornitore devono rispettare le procedure aziendali oltre che quanto previsto dal Codice Etico, al fine di prevenire il rischio che la scelta del fornitore avvenga sulla base di condizionamenti o nella speranza di ottenere vantaggi attraverso la selezione di fornitori “vicini” a soggetti legati alla Pubblica Amministrazione, con il rischio di commettere i reati di concussione o corruzione;
la decisione di sottoscrivere un contratto che abbia quale controparte la Pubblica Amministrazione deve essere assunta con delibera del Consiglio di Amministrazione della Società ed il relativo accordo dovrà essere sottoscritto da un soggetto all’uopo autorizzato. Tutta la relativa documentazione dovrà essere quindi mantenuta agli atti della Società;
in quanto rappresentanti della Società, i Destinatari non devono cercare di influenzare il giudizio di alcun dipendente o rappresentante della Pubblica Amministrazione, o soggetto ad esso collegato, promettendo o elargendo denaro, doni o prestiti, né con altri incentivi illegali.
In tale contesto, ogni Destinatario è tenuto al rispetto:
dei principi generali di comportamento sopra elencati;
delle procedure adottate dalla Società; e
del Codice Etico.
Inoltre, ogni Destinatario è altresì tenuto ad attenersi, nello svolgimento della propria attività, anche alle indicazioni contenute nei Protocolli che seguono.
*
In aggiunta a quanto precede, tutti i Destinatari del presente Modello, nonché gli altri soggetti tenuti al rispetto dei principi (generali e/o specifici) qui esposti, devono osservare le seguenti regole di comportamento nella gestione degli adempimenti nei confronti della Pubblica Amministrazione:
gli adempimenti nei confronti della Pubblica Amministrazione e la predisposizione della relativa documentazione devono essere effettuati nel rispetto delle previsioni di legge esistenti in materia e delle norme comportamentali richiamate nel Codice Eticononché dalla presente Parte Speciale;
gli adempimenti nei confronti della Pubblica Amministrazione devono essere effettuati con la massima diligenza e professionalità in modo da fornire informazioni chiare, accurate, complete, fedeli e veritiere evitando e comunque segnalando le eventuali situazioni di conflitto di interesse. I documenti devono essere elaborati in modo puntuale ed in un linguaggio chiaro ed esaustivo;
tutta la documentazione deve essere verificata e sottoscritta da parte del responsabile di riferimento; quest’ultimo è altresì tenuto all’archiviazione e alla conservazione di tutta la documentazione (cartacea e/o elettronica) prodotta nell’ambito della (propria) attività, ivi inclusa quella trasmessa alla Pubblica Amministrazione in via telematica o elettronica.
Rientra, a titolo esemplificativo, nell’ambito di tale documentazione:
tutta la documentazione prodotta nell’ambito di processi volti ad ottenere l’erogazione di (co)finanziamenti e/o finanziamenti da parte delle autorità statali e/o regionali;
licenze, autorizzazioni e simili connesse all’attività svolta dalla Società, nonché gli accordi con le controparti contrattuali che siano soggetti pubblici/incaricati di pubblico servizio;
atti, verbali, bilanci, moduli, dichiarazioni relativi alla gestione degli affari legali, fiscali e societari oppure alla gestione amministrativa, previdenziale ed assistenziale del personale;
verbali relativi a visite ispettive, procedure istruttorie e simili;
eventuali atti del contenzioso in materia civile, penale, amministrativa, tributaria, ecc.;
laddove gli adempimenti dovessero essere effettuati utilizzando il sistema informatico/telematico della Pubblica Amministrazione, la Società non deve in alcun modo alterare lo stesso e i dati ivi contenuti e ciò al fine di evitare qualsiasi danno alla Pubblica Amministrazione; il soggetto che ha proceduto all’effettuazione di tale attività è tenuto a predisporre un documento di resoconto avente ad oggetto la descrizione dei dati inviati ed il motivo dell’invio, il quale deve essere successivamente archiviato in formato cartaceo e/o elettronico.
Ogni esponente della Società (amministratori, Dipendenti, Collaboratori, ecc.) che intrattenga rapporti con la Pubblica Amministrazione è tenuto, oltre che a rispettare tutti i principi e le regole indicate nel presente Modello e/o in altri documenti ufficiali della Società (quale il Codice Etico), a effettuare, su invito del Consiglio di Amministrazione della Società una descrizione delle operazioni sensibili svolte.
1.4 Flussi informativi verso l’OdV
Oltre a quanto previsto nella presente Parte Speciale, chiunque entri in contatto con la Pubblica Amministrazione in occasione di ispezioni, accertamenti e verifiche è tenuto a segnalare tempestivamente all’OdV anomalie o fatti straordinari nei rapporti con la Pubblica Amministrazione disciplinati nella presente Parte Speciale.
- Protocollo -
Erogazione Omaggi
_______________________________________________
1. Scopo e Principi di Comportamento
_______________________________________________
I Destinatari che, per ragione del proprio incarico o della propria funzione o mandato, siano coinvolti nell’erogazione degli omaggi devono garantire che:
il valore, la natura e lo scopo dell’omaggio siano considerati eticamente corretti, ovvero tali da non compromettere l’immagine della Società;
il valore e la natura del regalo siano tali da non poter essere interpretati come un mezzo per ottenere trattamenti di favore per Fridea;
siano stati debitamente autorizzati e siano documentati.
È in ogni caso fatto divieto di:
promettere o effettuare omaggi, per finalità diverse da quelle istituzionali e di servizio;
promettere o concedere omaggi, diretti o indiretti, non di modico valore, vale a dire eccedente le normali pratiche di cortesia – e comunque, rivolti ad acquisire illeciti trattamenti di favore nella conduzione di qualsiasi attività aziendale;
promettere o concedere vantaggi di qualsiasi natura al fine di influenzare l’indipendenza di giudizio o di ottenere un qualsiasi vantaggio per la Società.
2. Ambito di Applicazione
_______________________________________________
Il presente Protocollo si applica a tutti i Destinatari che, nell’espletamento delle attività di propria competenza, siano coinvolti nell’erogazione di omaggi.
3. Responsabile del Protocollo
_______________________________________________
Responsabile dell’erogazione degli omaggi così come disciplinata nel presente Protocollo è l’Amministratore Delegato, salvo che quest’ultimo non decida di conferire l’incarico ad un altro responsabile di funzione.
4. Principi di controllo
_______________________________________________
I Destinatari coinvolti nell’erogazione degli omaggi devono garantire, ognuno per le parti di rispettiva competenza, i seguenti controlli:
il Responsabile della Funzione “Amministrazione Finanza e Controllo” di concerto con l’Amministratore Delegato definisce le soglie di valore per gli omaggi destinati a terzi;
il Responsabile della Funzione “Amministrazione Finanza e Controllo” invia, per approvazione, una richiesta formale al Consiglio di Amministrazione.
In ogni caso, è vietato distribuire omaggi e compiere atti di cortesia e di ospitalità verso pubblici ufficiali e pubblici dipendenti se non nei limiti di un modico valore e comunque tale da non compromettere l’imparzialità degli stessi ovvero tali da ottenere vantaggi in modo improprio per la Società.
- Protocollo -
Rapporti con la Pubblica Amministrazione in occasione di adempimenti, richieste, comunicazioni di informazioni e dati aziendali
_______________________________________________
1. Scopo e Principi di Comportamento
_______________________________________________
Il presente protocollo individua e regola le modalità a cui la Società deve attenersi per la gestione dei rapporti con la Pubblica Amministrazione in caso di:
adempimenti previsti dalle normative di riferimento;
richiesta di certificazioni/autorizzazioni.
I Destinatari che, per ragione del proprio incarico o della propria Funzione, siano coinvolti nella predisposizione e nell’invio della documentazione di cui sopra devono rispettare le prescrizioni sopra individuate (i “Principi Generali”), ed in particolare:
prestare completa e immediata collaborazione alle Autorità, fornendo puntualmente ed esaustivamente la documentazione e le informazioni richieste;
garantire la tracciabilità e la formazione degli atti e i relativi livelli autorizzativi, a garanzia della trasparenza delle scelte effettuate;
redigere ciascun documento relativo a richieste e/o comunicazioni in modo accurato e conforme alla normativa vigente.
2. Ambito di applicazione
_______________________________________________
Il presente Protocollo si applica a tutti i Destinatari, così come individuati nel Paragrafo 2.2 della Parte Generale del presente Modello, che siano coinvolti nella gestione dei rapporti con la Pubblica Amministrazione.
3. Responsabile del Protocollo
_______________________________________________
Responsabile del presente Protocollo è il Responsabile della Funzione Amministrazione
Finanza e Controllo.
4. Presidi di controllo
_______________________________________________
I Destinatari coinvolti nella gestione dei rapporti con la Pubblica Amministrazione devono garantire, ognuno per le parti di rispettiva competenza, l’esecuzione dei seguenti controlli:
i rapporti con pubblici funzionari o incaricati di pubblico servizio sono tenuti dai soli soggetti dotati di adeguati poteri;
i soggetti coinvolti nella predisposizione e trasmissione di comunicazioni e documentazione richiesta devono attenersi ai principi di tempestività, accuratezza e chiarezza, oltre a comunicare tale incombente al Responsabile del Protocollo. Gli stessi predispongono ed inviano tutta la documentazione in conformità con gli adempimenti e utilizzando i canali previsti;
i soggetti coinvolti nella predisposizione e trasmissione di comunicazioni e documentazione devono conservate tutta la documentazione prodotta nell’ambito della propria attività, ivi inclusa quella trasmessa attraverso supporto elettronico;
il Responsabile del Protocollo, una volta inviato quanto richiesto, resta a disposizione della Pubblica Amministrazione per fornire chiarimenti, delucidazioni e ulteriori documenti a supporto e/o a completamento dell’attività.
In ogni caso, al fine di consentire un corretto flusso informativo verso la Pubblica Amministrazione, ciascun documento, rappresentativo di un fatto accaduto e/o di una valutazione operata, ovvero ogni parte di esso suscettibile di autonoma considerazione, deve essere sottoscritto da chi lo ha formato.
In caso di riscontrato errore materiale nella redazione del documento, tale da rendere necessaria una rettifica, il Responsabile del Protocollo provvede all’annullamento della comunicazione e registra l’avvenuta modifica, la data ed il soggetto autore della comunicazione.
Nel caso di flussi informativi verso la Pubblica Amministrazione gestiti per via telematica, i Destinatari sono tenuti a garantire che:
l’accesso alla rete informatica aziendale, diretto all’inserimento, alla modifica, alla comunicazione di dati, ovvero a qualunque intervento sui programmi destinati ad elaborarli, avvenga tramite l’utilizzo di doppia chiave asimmetrica, composta da una parte pubblica (c.d. user ID) e da una parte privata (c.d. password), che consenta al Destinatario di accedere alla rete limitatamente alla fase, di sua competenza, del protocollo;
i documenti informatici siano trasmessi all’indirizzo di posta elettronica del destinatario pubblico abilitato alla ricezione della posta per via telematica.
Ferma restando l’elencazione al precedente Paragrafo dei reati societari individuati dall’art. 25-ter del Decreto, la Società ritiene opportuno formulare una trattazione separata – anche sotto il profilo dei principi di comportamento – del reato di corruzione tra privati (e del reato di corruzione in genere). Tale reato è stato introdotto nel novero dei reati presupposto di cui al Decreto a seguito della promulgazione della Legge n. 190/2012, c.d. “Legge Anticorruzione”, avente ad oggetto “Disposizioni per la prevenzione e la repressione della corruzione e dell’illegalità nella pubblica amministrazione” (pubblicata nella Gazzetta Ufficiale n. 265 del 13 novembre 2012) e modificato dal D. Lgs. n. 38/2017 che, in vigore dal 14 aprile 2017, ha dato attuazione alla delega prevista dall'art. 19, Legge n. 170/2016 (legge di delegazione europea del 2015), recependo la decisione Quadro 2003/568/GAI del Consiglio dell’Unione Europea relativa alla lotta contro la corruzione nel settore privato che danneggia l’economia ed altera la concorrenza.
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Il suddetto D. Lgs. n. 38/2017 ha modificato l’art. 2635 c.c. (di cui segue il testo), richiamato nel Decreto stesso all’art. 25-ter, comma 1, lett. s-bis.
Art 2635 Codice civile - Corruzione tra privati
“Salvo che il fatto costituisca più grave reato, gli amministratori, i direttori generali, i dirigenti preposti alla redazione dei documenti contabili societari, i sindaci e i liquidatori, di società o enti privati che, anche per interposta persona, sollecitano o ricevono, , per sé o per altri, denaro o altra utilità non dovuti, o ne accettano la promessa, per compiere o per omettere un atto in violazione degli obblighi inerenti al loro ufficio o degli obblighi di fedeltà, sono puniti con la reclusione da uno a tre anni.
Si applica la stessa pena se il fatto è commesso da chi nell’ambito organizzativo della società o dell’ente privato esercita funzioni direttive diverse da quelle proprie dei soggetti di cui al precedente periodo.
Si applica la pena della reclusione fino a un anno e sei mesi se il fatto è commesso da chi è sottoposto alla direzione o alla vigilanza di uno dei soggetti indicati al primo comma.
Chi, anche per interposta persona, offre, promette o dà denaro o altra utilità non dovuti alle persone indicate nel primo e nel secondo comma, è punito con le pene ivi previste.
Le pene stabilite nei commi precedenti sono raddoppiate se si tratta di società con titoli quotati in mercati regolamentati italiani o di altri Stati dell’Unione europea o diffusi tra il pubblico in misura rilevante ai sensi dell’articolo 116 del testo unico delle disposizioni in materia di intermediazione finanziaria, di cui al decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, e successive modificazioni.
Fermo quanto previsto dall’articolo 2641, la misura della confisca per valore equivalente non può essere inferiore al valore delle utilità date, promesse o offerte.”.
Art. 2635-bis c.c. - Istigazione alla corruzione tra privati
“Chiunque offre o promette denaro o altra utilità non dovuti agli amministratori, ai direttori generali, ai dirigenti preposti alla redazione dei documenti contabili societari, ai sindaci e ai liquidatori, di società o enti privati, nonché a chi svolge in essi un’attività lavorativa con l’esercizio di funzioni direttive, affinché compia od ometta un atto in violazione degli obblighi inerenti al proprio ufficio o degli obblighi di fedeltà, soggiace, qualora l’offerta o la promessa non sia accettata, alla pena stabilita nel primo comma dell’articolo 2635, ridotta di un terzo.
La pena di cui al primo comma si applica agli amministratori, ai direttori generali, ai dirigenti preposti alla redazione dei documenti contabili societari, ai sindaci e ai liquidatori, di società o enti privati, nonché a chi svolge in essi attività lavorativa con l’esercizio di funzioni direttive, che sollecitano per sé o per altri, anche per interposta persona, una promessa o dazione di denaro o di altra utilità, per compiere o per omettere un atto in violazione degli obblighi inerenti al loro ufficio o degli obblighi di fedeltà, qualora la sollecitazione non sia accettata.”
Dal lato attivo, è punito chiunque offra o prometta denaro o altre utilità non dovuti ad un soggetto intraneo al fine del compimento od omissione di atti in violazione degli obblighi inerenti il proprio ufficio o degli obblighi di fedeltà, qualora l’offerta o la promessa non sia accettata (art. 2635-bis, 1° co.).
Dal lato passivo, è prevista la punibilità dell’intraneo che solleciti una promessa o dazione di denaro o altra utilità, al fine del compimento o dell’omissione di atti in violazione dei medesimi obblighi, qualora tale proposta non sia accettata (art. 2635-bis, 2° co.).
La normativa, per entrambe le fattispecie (istigazione attiva e passiva), stabilisce la pena della reclusione da 8 mesi a due anni, ovvero la pena di cui all'art. 2635, ridotta di un terzo.
Per entrambe le fattispecie criminose, la Legge n. 3/2019 ha modificato il regime di procedibilità; a valle di tale intervento normativo non è più richiesta la querela di parte, ed il reato è ora perseguibile d’ufficio.
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Con riguardo ai reati in parola, l’esame dei presidi di cui si è dotata la Società ha consentito di qualificare il rischio di commissione dei reati in parola come “medio/basso”.
La Società ritiene quindi opportuno individuare ed indicare qui di seguito i principi di comportamento relativi alla prevenzione dei reati, rispetto agli altri cd. “reati societari” sopra elencati per i quali trovano applicazione le previsioni riportate nei successivi Paragrafi 1.2 - 1.3.
In tale contesto, la Società raccomanda ai Destinatari di attenersi alle seguenti regole:
evitare di dar corso a comportamenti che possano integrare la fattispecie di reato della corruzione tra privati;
attenersi al rispetto delle prassi e delle procedure interne per quanto attiene alle negoziazioni con i clienti e/o con i fornitori (segnatamente è fatto obbligo di rispettare le previsioni della procedura denominata “P16”);
rispettare le previsioni dei contratti stipulati con i clienti e con i fornitori;
in particolare, nell’ambito della vendita dei prodotti forniti dalla Società, non discostarsi dai prezzi di listino previsti dalla Società, né dai margini di sconto concedibili ai clienti sulla scorta delle linee guida fornite dalla Società stessa;
eventuali eccezioni, che dovranno essere motivate per iscritto, rispetto a quanto previsto sopra, dovranno essere formalmente autorizzate dal responsabile della funzione di appartenenza; di tali eccezioni, dovrà essere comunque conservata la relativa documentazione;
la scelta dei fornitori deve avvenire nel rispetto delle procedure aziendali (procedure “P15-AS e P16-AS”).
1.2 Aree di rischio
La Società ha stipulato con la società Mario Frigerio S.p.A. (facente parte con la Società del gruppo direttamente e/o indirettamente controllate da Semplice S.p.A.) un contratto di servizi in forza del quale a quest’ultima è stato conferito l’incarico di gestire gli aspetti contabili ed amministrativi della Società. In conseguenza di quanto precede, le prescrizioni contenute nella presente Parte Speciale troveranno comunque applicazione, in virtù di detto rapporto contrattuale, il tutto al fine di prevenire il compimento di taluni illeciti societari sanzionati dal Decreto nonché, di limitare l’area dell’eventuale responsabilità della Società (per effetto dell’operato di Mario Frigerio S.p.A.) e di assicurare comunque il corretto funzionamento della stessa, in ossequio ad un generale criterio di prudenza che l’ordinamento richiede in astratto a qualsiasi consociato.
I Reati elencati al precedente Paragrafo 1.1 tutelano, fra l’altro, (i) la veridicità, la trasparenza e la correttezza delle informazioni relative alla Società; (ii) l’effettività e l’integrità del capitale e del patrimonio sociale e (iii) il regolare e corretto funzionamento della Società.
Pertanto, sono considerate come aree di rischio:
la redazione del bilancio e delle comunicazioni sociali;
la redazione, la compilazione e la raccolta della documentazione e dei dati necessari per la redazione del bilancio e delle comunicazioni sociali;
la comunicazione dei dati sociali;
le operazioni straordinarie sul capitale (es.: riduzione del capitale, fusioni, ecc.).
I soggetti a rischio sono gli Amministratori ed i Direttori responsabili delle singole Divisioni e Direzioni della Società.
1.3 principi di comportamento all’interno delle aree di rischio
1.3.1 Principi generali di comportamento
__________________________________________
I Destinatari che, per ragione del proprio incarico o della propria funzione, siano coinvolti nelle attività di gestione della contabilità generale e predisposizione del bilancio devono:
rispettare le regole e i principi contenuti nei seguenti documenti:
il Codice Etico;
ogni altra documentazione relativa al sistema di controllo interno;
nello svolgimento delle attività finalizzate alla formazione del bilancio e delle comunicazioni sociali, tenere un comportamento corretto, trasparente e pienamente conforme alle norme di legge e regolamentari, al fine di fornire ai soci e ai terzi informazioni veritiere e complete sulla situazione economica, patrimoniale e finanziaria della Società nonché sull’evoluzione delle relative attività; assicurare il regolare funzionamento della Società e degli organi sociali, garantendo e agevolando ogni forma di controllo interno sulla gestione sociale previsto dalla legge, nonché la libera e corretta formazione della volontà assembleare e devono mantenere traccia di tutta la documentazione richiesta e consegnata agli organi di controllo nonché di quella utilizzata nell’ambito delle attività assembleari;
effettuare con tempestività, correttezza e completezza tutte le comunicazioni previste dalla legge e dai regolamenti nei confronti delle Autorità pubbliche di Vigilanza, non frapponendo alcun ostacolo all’esercizio delle funzioni da queste esercitate;
astenersi dal promettere e/o dall’effettuare pagamenti e/o elargizioni di qualsiasi natura a soggetti esterni alla Società per finalità estranee ai contratti in essere o per assicurarsi condizioni di favore non pattuite o non dovute;
riferire prontamente all’Organismo di Vigilanza eventuali situazioni di irregolarità;
evitare in alcun modo di compromettere l’integrità, la reputazione e l’immagine di Fridea.
tenere comportamenti che impediscano materialmente, o che comunque ostacolino, mediante l’occultamento di documenti o l’uso di altri mezzi fraudolenti, lo svolgimento dell’attività di controllo o di revisione della gestione da parte del Sindaco Unico;
omettere dati ed informazioni imposti dalla legge sulla situazione economica, patrimoniale e finanziaria della Società;
porre in essere, in occasione di assemblee, atti simulati o fraudolenti finalizzati ad alterare il regolare procedimento di formazione della volontà assembleare;
restituire conferimenti ai soci o liberare gli stessi dall’obbligo di eseguirli, al di fuori dei casi di riduzione del capitale sociale previsti dalla legge;
ripartire utili o acconti sugli utili non effettivamente conseguiti o destinati per legge a riserva, nonché ripartire riserve che non possono essere distribuite;
effettuare riduzioni del capitale sociale, fusioni o scissioni, in violazione delle disposizioni di legge a tutela dei creditori, provocando ad essi un danno;
procedere alla formazione ovvero all’aumento fittizio del capitale sociale, attribuendo azioni per un valore inferiore al loro valore nominale in sede di aumento del capitale sociale;
distrarre i beni sociali, in sede di liquidazione della Società, dalla loro destinazione ai creditori, ripartendoli fra i soci prima del pagamento dei creditori o dell’accantonamento delle somme necessarie a soddisfarli;
realizzare azioni non conformi alle procedure o regole formalizzate, tali da causare una sostanziale incongruenza tra quanto previsto dal Modello Organizzativo e quanto effettuato nella prassi ed attività operativa;
tenere comportamenti che impediscano la verifica ed il controllo da parte dell’Organismo di Vigilanza.
1.3.2 Principi specifici di comportamento
__________________________________________
Nella predisposizione delle comunicazioni sociali i Destinatari sono tenuti a garantire, ognuno per le parti di competenza, l’esecuzione dei seguenti controlli:
verifica, con cadenza periodica, dei saldi dei conti di contabilità generale al fine di garantire la quadratura della contabilità generale con i rispettivi partitari e con i conti sezionali;
identificazione delle risorse interessate dei dati e delle notizie che le stesse devono fornire, nonché delle tempistiche, per la predisposizione del bilancio;
verifica della completezza e correttezza dei dati e delle informazioni comunicate dalle suddette risorse e sigla sulla documentazione analizzata;
svolgimento e formalizzazione dell’analisi degli scostamenti rispetto ai dati del periodo precedente e formalizzazione delle motivazioni che hanno portato i maggiori scostamenti.
Il Responsabile della Funzione Amministrazione Finanza e Controllo (in questo caso, il riferimento è fatto alla funzione della consociata Mario Frigerio S.p.A.) verifica e valida la proposta di bilancio annuale e le relazioni infrannuali e li sottopone all’Amministratore Delegato, il quale a sua volta li presenta al Presidente ed al Consiglio di Amministrazione per la relativa approvazione.
Qualora sia previsto o si renda opportuno, secondo le specifiche professionalità richieste dalla natura dell’attività o dell’incarico, avvalersi delle prestazioni di consulenti o professionisti esterni che, nell’interesse della Società, svolgano attività che comportano la predisposizione delle comunicazioni sociali, i Destinatari sono tenuti ad osservare, oltre che le indicazioni contenute nel Protocollo infra predisposto, anche le seguenti disposizioni:
l’Amministratore Delegato, o diverso soggetto da questo incaricato, individua il consulente o il professionista esterno, sulla base delle loro competenze e professionalità e richiede, se necessario, il preventivo dei compensi per la prestazione;
l’Amministratore Delegato, o diverso soggetto da questo incaricato, allestisce una proposta d’incarico, la quale deve prevedere apposita informativa sul Modello Organizzativo, nonché sulle conseguenze che possano derivare da condotte contrarie alle prescrizioni dello stesso;
l’Amministratore Delegato, o diverso soggetto da questo incaricato, verifica le prestazioni rese dal professionista, autorizza il pagamento dei compensi concordati secondo gli accordi, adotta tutti gli interventi necessari nel caso in cui dovessero insorgere problematiche nel corso della collaborazione;
tutta la documentazione prodotta nell’ambito dell’esecuzione dell’incarico viene conservata dalla Società.
1.4 Flussi informativi verso l’OdV
_______________________________________________
I soggetti coinvolti nei processi sopra esposti sono tenuti a comunicare tempestivamente all’Organismo di Vigilanza qualsiasi comportamento o evento inusuale ad esse inerente, indicando ove possibile le ragioni di tali difformità.
Inoltre, i soggetti a vario titolo coinvolti sono tenuti a trasmettere all’Organismo di Vigilanza, con periodicità almeno semestrale, eventuali ulteriori informazioni specificamente richieste ovvero:
rilievi effettuati dal Sindaco Unico ovvero dalla società di revisione (ove nominata) a seguito delle attività di verifica da questi effettuate periodicamente;
rilevante modifica dell’assetto sociale ed eventuali casi di esclusione del diritto di voto per determinate categorie di soci.
I Destinatari garantiranno, ognuno per le parti di rispettiva competenza, la tracciabilità del processo seguito, tenendo a disposizione dell’Organismo di Vigilanza – in un archivio ordinato – tutta la documentazione a tale scopo necessaria.
- Protocollo -
Gestione dei rapporti con il Sindaco Unico e/o con la Società di Revisione
_______________________________________________
1. Scopo
_______________________________________________
Il presente Protocollo individua e regola le modalità operative a cui attenersi nei rapporti con il Sindaco Unico e/o con la Società di Revisione.
Tali modalità operative devono essere attuate nel rispetto dei Principi di Comportamento di cui alla presente Parte Speciale.
2. Ambito di Applicazione
_______________________________________________
Il presente Protocollo si applica a tutti i Destinatari che siano coinvolti nella gestione dei rapporti con Sindaci e/o con la Società di Revisione.
3. Responsabile del Protocollo
_______________________________________________
Responsabile della gestione dei rapporti con gli organi di controllo istituzionali, disciplinati nel presente Protocollo, è il Responsabile della Funzione Amministrazione Finanza e Controllo.
4. Presidi di controllo
_______________________________________________
I Destinatari coinvolti nella gestione dei rapporti con il Sindaco Unico e/o con la Società di Revisione devono garantire, ognuno per le parti di rispettiva competenza, l’esecuzione dei seguenti controlli:
prestare la massima collaborazione nello svolgimento delle attività di verifica e controllo da parte del Sindaco Unico e/o della Società di Revisione;
improntare i rapporti con il Sindaco Unico e/o la Società di Revisione alla massima collaborazione e trasparenza nel pieno rispetto del ruolo da essi rivestito;
dare seguito alle richieste formali da parte del Sindaco Unico e della Società di Revisione fornendo le informazioni e l’eventuale documentazione;
assicurare la tracciabilità della consegna della documentazione richiesta (attraverso report di invio se recapitati a mezzo posta elettronica o modulo cartaceo se consegnati a mano) raccogliendo ed archiviando documenti di presa in consegna della documentazione sottoscritti dai responsabili di tali verifiche;
Il Responsabile del Protocollo deve tempestivamente informare l’Amministratore Delegato qualora si verificassero problemi o eventi straordinari nella gestione dei rapporti con il Sindaco Unico o la Società di Revisione.
Parte Speciale C
Reati in materia di Sicurezza sul luogo di lavoro
1. REATI IN MATERIA DI SICUREZZA E SALUTE SUL LAVORO
Le lesioni si considerano gravissime se dal fatto deriva: a) una malattia certamente o probabilmente insanabile; b) la perdita di un senso; c) la perdita di un arto o una mutilazione che renda l’arto inservibile, ovvero la perdita dell’uso di un organo o della capacità di procreare, ovvero una permanente e grave difficoltà della favella (art. 583, co. 2, c.p.).
Le richiamate fattispecie rilevano solo se commesse con violazione delle norme antinfortunistiche e sulla tutela dell’igiene e della salute sul lavoro.
Il regime sanzionatorio applicabile alla Società per i reati in materia di sicurezza e salute sul luogo di lavoro è di natura sia pecuniaria che interdittiva.
Si segnala che, a differenza della generalità dei reati-presupposto previsti dal Decreto, che sono di natura dolosa, i Reati considerati nella presente Parte Speciale sono di natura colposa (conseguenza di negligenza, imprudenza o imperizia da parte del soggetto).
Le previsioni contenute nella presente Parte Speciale del Modello Organizzativo sono volte a far sì che i Destinatari pongano in essere una condotta rispettosa delle procedure previste dal sistema di prevenzione e protezione ai sensi del D. Lgs. n. 81/2008 e s.m.i., congiuntamente agli adempimenti e agli obblighi di vigilanza previsti dal Modello Organizzativo.
Si è posto, altresì, il problema di conciliare il criterio fondamentale di attribuzione della responsabilità per gli enti di cui all’art. 5 del Decreto (“l’ente è responsabile per i reati commessi nel suo interesse o vantaggio”) con l’elemento soggettivo che contraddistingue i delitti sopra descritti (ove tipicamente l’evento non è voluto, ancorché preveduto).
L’evento lesivo dell’incolumità del lavoratore difficilmente potrà tradursi in un qualche interesse o vantaggio in capo all’azienda di appartenenza, a meno che la violazione delle norme antinfortunistiche sia posta in relazione al minor costo sostenuto per il loro mancato rispetto.
La “Linee Guida” di Confindustria recepiscono integralmente il sistema degli adempimenti imposti dall’ordinamento in materia di prevenzione antinfortunistica (Legge n. 123/2007, D. Lgs. n. 81/2008 e s.m.i.).
La normativa primaria (Legge n. 123/2007 e D. Lgs. n. 81/2008), la documentazione interna predisposta da Fridea afferente i controlli programmatici svolti e da svolgere, nonché le singole procedure già adottate al fine di disciplinare le aree di rischio individuate, costituiscono naturale presupposto per la descrizione dei “Principi di Comportamento” a cui i Destinatari devono attenersi e per la redazione del Protocollo denominato “Verifica degli adempimenti in materia di Sicurezza e Salute sui luoghi di Lavoro”.
Ai fini della redazione della presente Parte Speciale C, Fridea ha considerato, oltre alla normativa primaria di riferimento (Legge n. 123/2017, D. Lgs. n. 81/2008 e s.m.i.), i fattori di rischio riportati nel Documento di Valutazione Rischi redatto ai sensi della normativa prevenzionistica vigente
Prima di enunciare i Principi di comportamento in materia di sicurezza e salute sui luoghi di lavoro e le procedure che costituiscono il Protocollo finalizzato alla prevenzione dei reati di cui alla presente Parte Speciale, è opportuno richiamare le principali figure previste dalla normativa di settore (D. Lgs. n. 81/2008 e s.m.i. e successive modifiche ed integrazioni).
1.2 Ruoli e Responsabilità
_______________________________________________
Per quanto attiene alla struttura organizzativa ai fini della prevenzione in materia di salute e sicurezza sui luoghi di lavoro, il Documento di Valutazione dei Rischi (di seguito anche “DVR”) ex artt. 17 e 28 del D. Lgs. n. 81/2008, adottato dalla Società individua i soggetti che la vigente normativa indica quali destinatari di specifiche responsabilità e competenze in tema di sicurezza. L’organigramma della sicurezza della Società, aggiornato alla data del presente Modello, è qui accluso quale Allegato 3.
In particolare, in Fridea, tali soggetti sono:
1.2.1 Datore di lavoro
Al vertice dell’organigramma aziendale si trova il Datore di lavoro che rappresenta il principale garante della sicurezza all’interno della Società; più precisamente, il Datore di lavoro viene definito all’art. 2 del D. Lgs. n. 81/2008 come “il soggetto titolare del rapporto di lavoro con il lavoratore o, comunque, il soggetto che, secondo il tipo e l’assetto dell’organizzazione nel cui ambito il lavoratore presta la propria attività, ha la responsabilità dell’organizzazione stessa o dell’unità produttiva, in quanto esercita i poteri decisionali e di spesa”.
Al Datore di lavoro sono attribuiti i seguenti, principali, obblighi:
- in via esclusiva, in quanto obblighi non delegabili:
designare il Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione (di seguito anche “RSPP”) (art. 17 D. Lgs. n. 81/2008);
elaborare e aggiornare, di concerto con il RSPP, in collaborazione con il Medico competente e previa consultazione del Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (di seguito anche “RLS”), il “Documento di Valutazione dei Rischi”, nonché individuare le misure di prevenzione e protezione, ai sensi degli artt. 17, 28 e 29 del D. Lgs. n. 81/2008;
- nonché, anche in via delegata:
nominare il Medico Competente per l’effettuazione della sorveglianza sanitaria e designare gli Addetti alla Prevenzione Incendi (“API”) e gli Addetti al Primo Soccorso (“APS”), verificando il corretto adempimento degli obblighi e dei compiti a loro carico;
nominare i preposti per lo svolgimento delle attività di vigilanza e formalizzare le rispettive nomine predisporre tutte le misure idonee a garantire le linee strategiche per la gestione unitaria e coordinata della sicurezza e della salute (art. 18, co. 1 e 2, D. Lgs. n. 81/2008);
consultare il RLS nei casi previsti dall’art. 50, co. 1, lett. b), c) e d) del D. Lgs. n. 81/2008;
adempiere agli obblighi di informazione, formazione e addestramento di cui agli articoli 36 e 37 del D. Lgs. n. 81/2008;
In particolare, le responsabilità del Datore di lavoro includono di:
garantire nell’ambito della propria attività, il rispetto della normativa vigente in materia di lavori effettuati nell’ambito di cantieri temporanei o mobili, nonché quella in materia di segnaletica di sicurezza;
tenere conto delle capacità e delle condizioni dei lavoratori in rapporto alla loro salute e sicurezza;
fornire ai lavoratori i necessari ed idonei dispositivi di protezione individuale (di seguito anche “DPI”), sentito il RSPP ed il Medico Competente;
assumere le iniziative idonee a garantire che soltanto i lavoratori che hanno ricevuto adeguate istruzioni e specifico addestramento accedano alle zone che li espongono ad un rischio grave e specifico;
richiedere l’osservanza, da parte dei singoli lavoratori, delle norme vigenti, nonché delle disposizioni aziendali in materia di salute e sicurezza sul lavoro, di utilizzo dei mezzi di protezione collettivi e individuali messi a disposizione dei lavoratori;
riscontrare tempestivamente le segnalazioni dei preposti nonché quelle dei lavoratori, concernenti eventuali deficienze dei mezzi, delle attrezzature di lavoro e dei dispositivi di protezione, ovvero eventuali condizioni di pericolo che si verifichino durante lo svolgimento dell’attività lavorativa presso i locali aziendali;
adottare le misure per il controllo delle situazioni di rischio in caso di emergenza e dare istruzioni affinché i lavoratori, in caso di pericolo grave, immediato ed inevitabile, abbandonino il posto di lavoro o la zona pericolosa;
informare con la massima tempestività i lavoratori esposti al rischio di un pericolo grave e immediato circa il rischio stesso e le misure di protezione adottate o da adottare;
adempiere agli obblighi di informazione, formazione e addestramento previsti dalla normativa vigente, anche mediante l’implementazione dei piani di comunicazione e formazione proposti dal Servizio di Prevenzione e Protezione dei Rischi (“SPP”) (ove presente);
astenersi, salvo eccezione debitamente motivata da esigenze di tutela della salute e sicurezza, dal richiedere ai lavoratori di riprendere la loro attività in una situazione di lavoro in cui persiste un pericolo grave e immediato;
consentire ai Lavoratori di verificare, mediante il RLS, l’applicazione delle misure di sicurezza e di protezione della salute;
consegnare tempestivamente al RLS, su richiesta di quest’ultimo, copia del DVR, incluso quello relativo ai lavori oggetto di contratto d’appalto, d’opera o di somministrazione;
prendere appropriati provvedimenti per evitare che le misure tecniche adottate possano causare rischi per la salute della popolazione o deteriorare l’ambiente esterno, verificando periodicamente la perdurante assenza di rischio;
comunicare all’INAIL i nominativi del/i RLS, nonché, in relazione alle rispettive competenze: a) a fini statistici ed informativi, i dati relativi agli infortuni sul lavoro che comportino un’assenza dal lavoro di almeno 1 (un) giorno, escluso quello dell’evento; b) a fini assicurativi, le informazioni relative agli infortuni sul lavoro che comportino un’assenza dal lavoro superiore a 3 (tre) giorni; i medesimi dati dovranno essere inviati anche all’Organismo di Vigilanza;
consultare il RLS in tutti i casi prescritti dalla normativa vigente (con particolare riferimento alle ipotesi di cui all’art. 50 del D. Lgs. n. 81/2008);
adottare le misure necessarie ai fini della prevenzione incendi e dell’evacuazione dei luoghi di lavoro, nonché per il caso di pericolo grave e immediato. Tali misure devono essere conformi alla normativa vigente ed adeguate alla natura dell’attività, alle dimensioni dell’azienda (o dell’unità produttiva), nonché al numero delle persone presenti;
nell’ambito dello svolgimento di attività in regime di appalto e subappalto, munire i lavoratori di apposita tessera di riconoscimento, corredata di fotografia, contenente le generalità del lavoratore e l’indicazione del Datore di lavoro;
convocare la riunione periodica di cui all’art. 35, del D. Lgs. n. 81/2008;
aggiornare le misure di prevenzione in relazione agli eventuali mutamenti organizzativi e produttivi che hanno rilevanza ai fini della salute e sicurezza sul lavoro, o in relazione al grado di evoluzione della tecnica della prevenzione e della protezione;
vigilare affinché i lavoratori, per i quali vige l’obbligo di sorveglianza sanitaria, non siano adibiti alla mansione lavorativa specifica senza il prescritto giudizio di idoneità.
Il Datore di lavoro, inoltre, fornisce al RSPP ed al Medico Competente le necessarie informazioni in merito a:
la natura dei rischi;
l’organizzazione del lavoro, la programmazione e l’attuazione delle misure preventive e protettive;
la descrizione degli impianti e dei processi produttivi;
i provvedimenti adottati dall’Organismo di Vigilanza.
1.2.2. Datore di Lavoro committente per i lavori affidati con contratto d’appalto d’opera ex art. 26 D. Lgs. n. 81/2008
Si intende il Datore di lavoro così come definito in precedenza, il quale affida lavori all’impresa appaltatrice o a lavoratori autonomi all’interno della propria azienda, o di una singola unità produttiva della stessa, nonché nell’ambito dell’intero ciclo produttivo dell’azienda medesima.
A tale soggetto sono attribuiti i seguenti obblighi ex art. 26, comma 7, D. Lgs. n. 81/2008:
in via generale, valutare preventivamente la capacità, le risorse e i modelli organizzativi posseduti e messi a disposizione dagli appaltatori;
in particolare, verificare i requisiti tecnico-professionali dell’appaltatore e/o del lavoratore autonomo;
fornire dettagliate informazioni sui rischi specifici esistenti nell’ambiente in cui sono destinati ad operare e sulle misure di prevenzione e di emergenza adottate in relazione alla propria attività;
garantire la cooperazione fra datori di lavoro, appaltatori e committente;
garantire il coordinamento della prevenzione e promuovere la cooperazione;
redigere un unico documento di valutazione dei rischi che indichi le misure adottate per eliminare le interferenze ex art. 26, comma 7, D. Lgs. n. 81/2008. Tale documento è allegato al contratto di appalto o d’opera o di somministrazione (di seguito anche “DUVRI”).
1.2.3 Dirigenti
Si intende il personale che, in ragione delle competenze professionali e di poteri gerarchici e funzionali adeguati alla natura dell’incarico conferitogli, attua le direttive del Datore di lavoro organizzando l’attività lavorativa e vigilando su di essa.
Al Dirigente sono attribuiti dall’art. art. 18, comma 1, del D. Lgs. n. 81/2008, i seguenti obblighi:
affidare i compiti ai lavoratori tenendo conto delle loro capacità e delle condizioni degli stessi in rapporto alla loro salute e alla sicurezza;
fornire ai lavoratori i necessari e idonei DPI, sentito il RSPP e il Medico Competente, ove nominato;
prendere le misure appropriate affinché soltanto i lavoratori che hanno ricevuto adeguate istruzioni e specifico addestramento accedano alle zone che li espongono ad un rischio grave e specifico;
richiedere l’osservanza da parte dei singoli lavoratori delle norme vigenti, nonché delle disposizioni aziendali in materia di sicurezza e di igiene del lavoro e di uso dei mezzi di protezione collettivi e dei DPI messi a loro disposizione;
adottare le misure per il controllo delle situazioni di rischio in caso di emergenza e dare istruzioni affinché i lavoratori, in caso di pericolo grave, immediato ed inevitabile, abbandonino il posto di lavoro o la zona pericolosa;
informare il più presto possibile i lavoratori esposti al rischio di un pericolo grave e immediato circa il rischio stesso e le disposizioni prese o da prendere in materia di protezione;
adempiere agli obblighi di informazione, formazione e addestramento di cui agli artt. 36 e 37 del D. Lgs. n. 81/2008;
astenersi, salvo eccezione debitamente motivata da esigenze di tutela della salute e sicurezza, dal richiedere ai lavoratori di riprendere la loro attività in una situazione di lavoro in cui persiste un pericolo grave e immediato;
vigilare affinché i lavoratori per i quali vige l’obbligo di sorveglianza sanitaria non siano adibiti alla mansione lavorativa specifica senza il prescritto giudizio di idoneità.
1.2.4 Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione
Si intende la figura in possesso dei requisiti (minimi) di cui all’art. 32 D. Lgs. n. 81/2008 e s.m.i., designata dal Datore di lavoro, previa consultazione del RLS, a dare attuazione a quanto stabilito dall’art. 33 del D. Lgs. n. 81/2008.
Il Responsabile del servizio di prevenzione e protezione garantisce un supporto tecnico “specialistico” al Datore di lavoro nell’attività di:
verifica della conformità di macchine, impianti e attrezzature utilizzate dai lavoratori alla normativa vigente in materia di salute e sicurezza dei lavoratori;
elaborazione, per quanto di competenza, delle misure preventive e protettive attuate e richiamate nel DVR, nonché i sistemi di controllo di tali misure;
informazione, formazione e addestramento dei lavoratori, con particolare riguardo ai concetti di rischio, danno, prevenzione, protezione, organizzazione della prevenzione aziendale, diritti e doveri dei soggetti operanti in seno alla struttura organizzativa della Società;
informazione e formazione dei lavoratori sul corretto utilizzo dei DPI, dei dispositivi di protezione uditivi (DPI-u) e dei dispositivi di protezione individuale di terza categoria (c.d. DPI salvavita);
corretta e puntuale applicazione e valutazione dell’efficacia preventiva di tutte le misure di prevenzione e protezione applicate, in stretta collaborazione con i vari “capi di reparto”;
controllo e verifica dell’efficacia delle misure di prevenzione/protezione di cui al DUVRI, redatto con il Datore di lavoro committente per i lavori affidati in appalto;
partecipazione alle consultazioni in materia di tutela della salute e sicurezza sul lavoro, nonché alla riunione periodica, di cui all’art. 35, del D. Lgs. n. 81/2008.
1.2.5 Medico Competente
Si intende il medico, designato dal Datore di lavoro, specializzato in medicina del lavoro o in medicina preventiva dei lavoratori ed in possesso dell’autorizzazione di cui all’art. 38 del D. Lgs. 81/2008 e s.m.i..
Al Medico Competente sono attribuiti i seguenti compiti:
collaborare con il Datore di lavoro e con il RSPP, sulla base della specifica conoscenza dell’organizzazione dell’azienda e delle situazioni di rischio, alla predisposizione ed all’attuazione delle misure per la tutela della salute e dell’integrità psico-fisica dei lavoratori;
effettuare gli accertamenti sanitari di cui all’art. 41 del D. Lgs. n. 81/2008 e s.m.i.;
collaborare con il Datore di lavoro alla predisposizione del servizio di primo soccorso di cui all’art. 25, co. 1, lett. a) del D. Lgs. n. 81/2008;
collaborare all’attività di formazione e informazione dei lavoratori;
consegnare al Datore di lavoro, alla cessazione dell’incarico, la documentazione sanitaria in suo possesso, nel rispetto delle disposizioni di cui al D. Lgs. n. 196/2003 e s.m.i. e con salvaguardia del segreto professionale;
informa ogni lavoratore interessato circa i risultati della sorveglianza sanitaria e, a richiesta dello stesso, rilasciargli copia della documentazione sanitaria;
comunica per iscritto, in occasione delle riunioni periodiche di cui all’art. 35 del D. Lgs. n. 81/2008 al Datore di lavoro, al RSPP ed ai RLS, i risultati anonimi collettivi della sorveglianza sanitaria effettuata, nonché fornisce indicazioni sul significato dei predetti risultati ai fini dell’attuazione delle misure per la tutela della salute e della integrità psico-fisica dei lavoratori;
visita gli ambienti di lavoro almeno una volta all’anno, o a cadenza diversa che stabilisce in base alla valutazione dei rischi e che, successivamente, comunica al Datore di lavoro ai fini della relativa annotazione nel DVR;
comunica al Ministero della Salute, mediante autocertificazione, il possesso dei titoli e requisiti previsti dalla normativa vigente.
1.2.6. Rappresentante dei lavoratori per la sicurezza
Si intende la persona eletta o designata a rappresentare i lavoratori per quanto concerne gli aspetti della salute e della sicurezza sui luoghi di lavoro.
Secondo quanto disposto dall’art. 50 del D. Lgs. n. 81/2008 e s.m.i., il RLS:
accede ai luoghi di lavoro;
viene consultato preventivamente e tempestivamente in ordine alla valutazione dei rischi e alla individuazione, programmazione e verifica della prevenzione in azienda;
viene consultato sulle designazioni del Responsabile e degli Addetti al servizio di prevenzione, all’attività di prevenzione incendi, al primo soccorso, alla evacuazione dei luoghi di lavoro e del Medico Competente;
viene consultato in merito all’organizzazione della formazione a beneficio dei lavoratori, dei preposti e degli Addetti al servizio prevenzione e alla lotta antincendio;
riceve le informazioni e la documentazione aziendale relativa alla valutazione dei rischi e le misure di prevenzione, nonché quelle inerenti alle sostanze ed alle miscele pericolose, alle macchine, agli impianti, all’organizzazione e agli ambienti di lavoro, agli infortuni e alle malattie professionali;
riceve le informazioni provenienti dai servizi di vigilanza;
riceve una formazione adeguata rispetto ai propri compiti in materia di salute e sicurezza sul lavoro;
promuove l’elaborazione, l’individuazione e l’attuazione delle misure di prevenzione idonee a tutelare l’integrità fisica dei lavoratori;
formula osservazioni in occasione di visite e verifiche effettuate dalle autorità competenti;
partecipa alle riunioni periodiche, ex art. 35 del D. Lgs. n. 81/2008;
formula proposte in merito all’attività di prevenzione;
avverte il Datore di lavoro dei rischi individuati nello svolgimento della propria attività;
può fare ricorso alle autorità competenti qualora ritenga che le misure di prevenzione e protezione dai rischi adottate dal Datore di lavoro non siano idonee a garantire la salute e la sicurezza durante il lavoro.
I RLS devono disporre del tempo necessario allo svolgimento dell’incarico senza perdita di retribuzione, nonché dei mezzi e degli spazi necessari per l’esercizio delle funzioni e delle facoltà loro riconosciute.
I RLS non possono subire pregiudizio alcuno a causa dello svolgimento della propria attività e nei loro confronti si applicano le stesse tutele previste dalla legge per le rappresentanze sindacali.
I RLS, a seguito di apposita richiesta, ricevono copia del DVR, per lo svolgimento della sua funzione.
I RLS del Datore di lavoro committente e delle imprese appaltatrici, su loro richiesta e per l’espletamento delle loro funzioni, ricevono copia del DUVRI.
L’esercizio delle funzioni di RLS è incompatibile con la nomina a RSPP o Addetto al Servizio di Prevenzione e Protezione.
1.2.7 Preposto
Si intende la figura che, in ragione delle competenze professionali e dei poteri gerarchici e funzionali adeguati alla natura dell’incarico conferitigli, sovrintende alla attività lavorativa e garantisce l’attuazione delle direttive ricevute, controllandone la corretta esecuzione da parte dei lavoratori ed esercitando un funzionale potere di iniziativa.
Il preposto è responsabile, nell’ambito delle sue funzioni organizzative, del rispetto delle normative di sicurezza da parte dei lavoratori ai quali fornisce istruzioni ed informazioni opportune.
In ragione delle proprie funzioni, il preposto ha l’obbligo, ai sensi dell’art. 19 del D. Lgs. n. 81/2008 e s.m.i. di:
sovrintendere e vigilare sulla osservanza da parte dei singoli lavoratori dei loro obblighi di legge, nonché delle disposizioni aziendali in materia di salute e sicurezza sul lavoro e di uso dei mezzi di protezione collettivi e dei dispositivi di protezione individuale messi a loro disposizione e, in caso di rilevazione di comportamenti non conformi alle disposizioni e istruzioni impartite dal Datore di lavoro (e dal/i dirigente/i, ove nominato/i), ai fini della protezione collettiva e individuale, intervenire per modificare il comportamento non conforme, fornendo le necessarie indicazioni di sicurezza. In caso di mancata attuazione delle disposizioni impartite o di persistenza dell’inosservanza, interrompere l’attività del lavoratore e informare il Datore di lavoro e il/i dirigente/i (ove nominato/i);
verificare che soltanto i lavoratori che hanno ricevuto adeguate istruzioni accedano alle zone che li espongono ad un rischio grave e specifico;
richiedere l’osservanza delle misure per il controllo delle situazioni di rischio in caso di emergenza e dare istruzioni affinché i lavoratori, in caso di pericolo grave, immediato e inevitabile, abbandonino il posto di lavoro o la zona pericolosa;
informare il più presto possibile i lavoratori esposti al rischio di un pericolo grave e immediato circa il rischio stesso e le misure di protezione adottate o da adottare;
astenersi, salvo eccezioni debitamente motivate, dal richiedere ai lavoratori di riprendere la loro attività in una situazione di lavoro in cui persiste un pericolo grave ed immediato;
segnalare tempestivamente al Datore di lavoro o al Dirigente sia le deficienze dei mezzi e delle attrezzature di lavoro e dei DPI, sia ogni altra condizione di pericolo che si verifichi durante il lavoro, delle quali venga a conoscenza sulla base della formazione ricevuta;
in caso di rilevazione di deficienze dei mezzi e delle attrezzature di lavoro e di ogni condizione di pericolo rilevata durante la vigilanza, se necessario, interrompere temporaneamente l’attività e, comunque, segnalare tempestivamente al Datore di lavoro e al/i dirigente/i (ove nominato/i) le non conformità rilevate;
frequentare appositi corsi di formazione secondo quanto previsto dall’art. 37, co. 7, D. Lgs. n. 81/2008 e s.m.i..
1.2.8 Addetto al primo soccorso
Si intende la persona a cui sono assegnati incarichi di primo soccorso ed assistenza medica di emergenza.
In seno alla Società, il Datore di lavoro ha provveduto, alla nomina di un numero di Addetti Primo Soccorso adeguato alla struttura ed all’attività svolta.
All’APS, in particolare, sono attribuiti i seguenti compiti:
adempiere correttamente ai propri compiti in materia di primo soccorso;
garantire, nell’ambito della propria attività, il rispetto delle procedure concernenti il primo soccorso.
1.2.9 Addetto alla prevenzione incendi e gestione emergenze
Si intende la persona a cui sono assegnati compiti connessi alla prevenzione degli incendi ed alla gestione delle emergenze.
In seno alla Società, il Datore di lavoro ha provveduto, alla nomina di un numero di API adeguato alla struttura ed all’attività svolta.
All’API, in particolare, sono attribuiti i seguenti compiti:
adempiere correttamente ai propri compiti in materia di prevenzione incendi;
garantire, nell’ambito della propria attività, il rispetto delle procedure concernenti la lotta antincendio e l’evacuazione dai luoghi di lavoro.
1.2.10 Lavoratori
Si intendono tutti coloro i quali, ai sensi dell’art. 2, co. 1, lett. a), del D. Lgs. n. 81/2008, svolgono, indipendentemente dalla tipologia contrattuale, un’attività lavorativa nell’ambito dell’organizzazione della Società, con o senza retribuzione, anche al solo fine di apprendere un mestiere, un’arte o una professione, esclusi gli addetti ai servizi domestici e familiari.
In particolare, i lavoratori devono:
osservare le disposizioni e le istruzioni impartite dal Datore di lavoro, dal/i preposto/i e dal/i dirigente/i (ove nominato/i), ai fini della protezione collettiva ed individuale;
utilizzare correttamente i macchinari, le apparecchiature, gli utensili, le sostanze e i preparati pericolosi, i mezzi di trasporto e le altre attrezzature di lavoro, nonché i dispositivi di sicurezza e di protezione messi a loro disposizione;
segnalare immediatamente al Datore di lavoro, ai preposti e al/i dirigente/i (ove nominato/i) le deficienze dei mezzi e dispositivi sopra menzionati, nonché le altre eventuali condizioni di pericolo di cui vengano a conoscenza, adoperandosi direttamente, in caso di urgenza, nell’ambito delle loro competenze e possibilità, per eliminare o ridurre tali deficienze o pericoli, dandone notizia al RLS. Qualora il Datore di lavoro, i preposti e il/i dirigente/i (ove nominato/i) non si attivino, entro un termine congruo, per rimediare efficacemente alle deficienze o alle condizioni di pericolo loro indicate, i lavoratori dovranno inoltrare la segnalazione all’Organismo di Vigilanza;
astenersi dal rimuovere o modificare, in mancanza di apposita autorizzazione, i dispositivi di sicurezza o di segnalazione o di controllo;
provvedere alla cura dei DPI messi a loro disposizione, senza apportarvi alcuna modifica di propria iniziativa;
astenersi dal compiere di propria iniziativa operazioni o manovre che non sono di loro competenza ovvero che possono compromettere la sicurezza propria o di altri lavoratori;;
partecipare ai programmi di formazione e di addestramento organizzati dal Datore di lavoro;
sottoporsi ai controlli sanitari previsti dalla normativa di riferimento.
I lavoratori di aziende che svolgono per la Società attività in regime di appalto e subappalto sono tenuti ad esibire apposita tessera di riconoscimento in fase di accesso presso lo stabilimento della Società.
1.2.11 Terzi Destinatari
In aggiunta alle figure aziendali indicate ai precedenti Paragrafi, in materia di salute e sicurezza sul lavoro assume rilevanza la posizione di quei soggetti che, pur essendo esterni alla struttura organizzativa di Fridea, svolgono un’attività potenzialmente incisiva sulla sicurezza e salute dei lavoratori.
Allo scopo, devono considerarsi, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, “Terzi Destinatari”:
i soggetti cui è affidato un lavoro in virtù di un contratto d’appalto o d’opera o di somministrazione;
i fabbricanti ed i fornitori;
i progettisti dei luoghi di lavoro ed impianti;
gli installatori ed i montatori di impianti, attrezzature di lavoro o altri mezzi tecnici.
Alle funzioni sopra definite si farà riferimento sia nei Principi di comportamento sia nel Protocollo previsto nella presente Parte Speciale.
1.3 Aree di rischio
_______________________________________________
Fermo restando che qualsiasi attività svolta nell’ambito della Società può essere astrattamente considerata sensibile ai fini dell’accadimento di eventi che possano dare luogo alla commissione di taluno dei Reati in materia di sicurezza sul luogo di lavoro previsti dalla presente Parte Speciale C, si segnala che i maggiori rischi per i lavoratori si riscontrano nello svolgimento dell’attività di assemblaggio svolta nel sito aziendale, nonché nell’attività di produzione (ancorché limitata) svolta nei predetti locali.
Sono altresì considerate a rischio – ancorché indirettamente – le attività connesse all’esecuzione di opere in appalto presso la Società.
1.4 Principi di comportamento all’interno delle aree di rischio
_______________________________________________
Ai fini dell’applicazione della presente Parte Speciale, i Destinatari devono:
avere cura della propria sicurezza e della propria salute nonché di quella delle persone presenti sul luogo di lavoro di cui rispondono, in conformità ai ruoli loro assegnati e ai mezzi messi a disposizione dal Datore di lavoro;
rispettare e adeguarsi agli ordini e alle discipline aziendali di sicurezza forniti dal Datore di lavoro in materia di protezione collettiva ed individuale;
utilizzare secondo le istruzioni, i macchinari e le attrezzature presenti sul luogo di lavoro, nonché i mezzi di trasporto e i dispositivi di sicurezza e protezione;
segnalare tempestivamente al Datore di lavoro ogni carenza, deficienza od eventuale situazione di pericolo degli strumenti di cui sopra;
contribuire, per quanto di competenza, alla regolare manutenzione di ambienti, attrezzature macchine ed impianti, con particolare riguardo ai dispositivi di sicurezza in conformità alle indicazioni dei fabbricanti;
attivarsi direttamente, in caso di evidente emergenza, per eliminare o ridurre le situazioni di pericolo, nei limiti delle proprie possibilità e competenze;
rispettare i principi ergonomici nella concezione dei posti di lavoro, nella scelta delle attrezzature e nella definizione dei metodi di lavoro e produzione;
sottoporsi, secondo le tempistiche previste e le mansioni ricoperte, ai piani di sorveglianza sanitaria;
collaborare, unitamente al Datore di lavoro, al rispetto della normativa di settore al fine di tutelare e garantire la sicurezza e la salute dei lavoratori sul luogo di lavoro;
partecipare alle iniziative aziendali, secondo il calendario prestabilito, in tema di formazione ed informazione circa l’utilizzo di macchinari e il rischio di incidenti.
I Destinatari hanno, inoltre, il diritto di:
essere informati, formati, consultati e resi partecipi delle questioni riguardanti la sicurezza e la salute sul luogo di lavoro;
ricevere istruzioni adeguate, anche attraverso corsi di formazione dedicati, sulle problematiche relative alla sicurezza e salute sul luogo di lavoro in generale, sulla attuazione delle disposizioni interne aziendali e sull’uso di singoli macchinari;
potersi sottoporre alle visite mediche programmatiche secondo il piano sanitario elaborato.
I soggetti responsabili dell’individuazione, dell’attuazione e del controllo sulle misure relative alla sicurezza, all’igiene e alla salute nei luoghi di lavoro sono tenuti ad un obbligo di informativa verso l’Organismo di Vigilanza laddove si verifichino situazioni anche solo potenzialmente pericolose per effetto di violazioni delle procedure adottate dalla Società e/o per negligenza dei lavoratori interessati, nonché in tutti i casi in cui l’Organismo stesso ne faccia esplicita richiesta.
In particolare, il Datore di lavoro – coadiuvato dal RSPP – provvede a:
fornire le statistiche relative agli incidenti eventualmente verificatisi sul luogo di lavoro, specificandone la causa, l’avvenuto riconoscimento di infortuni e la relativa gravità;
informare tempestivamente circa eventuali azioni e/o interventi dell’Autorità Giudiziaria nonché della Polizia Giudiziaria (compresa la ASL con funzione di Polizia Giudiziaria), in caso di verifica sul rispetto della normativa vigente in materia di sicurezza sui luoghi di lavoro;
informare l’OdV in merito agli esiti delle verifiche sulla corretta attuazione della normativa vigente e a tenerlo costantemente informato in relazione allo stato di implementazione dei suggerimenti avanzati in sede di attività ispettiva;
informare tempestivamente l’OdV in merito ad ogni eventuale variazione che richieda o che abbia richiesto l’aggiornamento della valutazione dei rischi;
esibire l’elenco degli investimenti previsti in materia di antinfortunistica e tutela dell’igiene e della sicurezza sul lavoro, integrato dall’elenco dei relativi acquisti effettuati nel periodo in esame in situazioni di emergenza ed extra-budget.
.
L’Organismo di Vigilanza, nell’ambito delle proprie competenze, può conferire mandato a consulenti esterni qualificati e selezionati secondo apposita procedura, affinché effettuino ispezioni volte ad ottenere formale valutazione riguardo ai seguenti aspetti:
la corretta metodologia di individuazione, valutazione, misurazione e controllo dei rischi per la salute e la sicurezza dei lavoratori nonché dei meccanismi di aggiornamento di tale metodologia;
la conformità delle misure adottate per la prevenzione dei rischi di cui al punto precedente alla normativa ed al presente Modello Organizzativo;
la conformità delle metodologie e delle misure di prevenzione di cui ai punti precedenti alla migliore prassi per il settore in cui opera la Società.
I risultati della valutazione operata dai consulenti esterni vengono comunicati tramite apposita relazione all’Organismo di Vigilanza.
L’Organismo di Vigilanza, alla luce delle risultanze di cui sopra, pur non ricoprendo un ruolo operativo, svolge i compiti di seguito indicati:
esaminare le segnalazioni concernenti eventuali violazioni del Modello Organizzativo, ivi incluse le segnalazioni non riscontrate tempestivamente dai soggetti competenti, concernenti eventuali deficienze o inadeguatezze dei luoghi, delle attrezzature di lavoro, ovvero dei dispositivi di protezione messi a disposizione dalla Società, ovvero riguardanti una situazione di pericolo connesso alla salute ed alla sicurezza sul lavoro;
monitorare la funzionalità del complessivo sistema preventivo adottato da Fridea, in quanto organismo idoneo ad assicurare l’obbiettività, l’imparzialità e l’indipendenza dall’area aziendale sottoposta a verifica;
proporre al Consiglio di Amministrazione gli eventuali aggiornamenti del Modello Organizzativo o delle procedure previste per la sua attuazione, che si rendessero necessari o opportuni in considerazione di eventuali inadeguatezze riscontrate, ovvero a seguito di significative violazioni o cambiamenti della struttura organizzativa della Società in relazione al progresso scientifico e tecnologico.
L’Organismo di Vigilanza, cui deve essere inviata copia della reportistica periodica in materia di salute e sicurezza sul lavoro, e segnatamente il verbale della riunione periodica di cui all’art. 35 del D. Lgs. n. 81/2008, nonché tutti i dati relativi agli infortuni sul lavoro occorsi nella Società, deve comunicare al Consiglio di Amministrazione ed al Sindaco Unico (ove nominato), secondo i termini e le modalità previste dal Modello Organizzativo, i risultati della propria attività di vigilanza e controllo.
I Destinatari garantiranno, ognuno per le parti di rispettiva competenza, la tracciabilità del processo seguito, tenendo a disposizione dell’Organismo di Vigilanza – in un archivio ordinato – tutta la documentazione a tale scopo necessaria.
- Protocollo -
Verifica degli adempimenti in materia di sicurezza e salute sui luoghi di Lavoro
_______________________________________________
1. Scopo e principi specifici di comportamento
_______________________________________________
Il presente protocollo individua e regola le modalità a cui Fridea deve attenersi nella prevenzione degli infortuni sul luogo di lavoro e, in generale, dei rischi per la salute e sicurezza dei lavoratori.
La Società, infatti, ha applicato le disposizioni di prevenzione e controllo previste dalla legge, così come individuate dal D. Lgs. n. 81/2008 e dalle normative speciali, laddove applicabili, alla propria particolare attività, mediante l’adozione del DVR, ai sensi degli artt. 17 e 28 del D. Lgs. n. 81/2008.
La politica per la sicurezza e salute sul lavoro adottata dalla Società costituisce un riferimento fondamentale per tutti i Destinatari e per tutti coloro che, al di fuori di Fridea, intrattengono rapporti con la stessa.
Fridea dovrà pertanto svolgere le proprie attività secondo i seguenti principi:
responsabilizzazione dell’intera organizzazione aziendale, dal Datore di lavoro a ciascuno dei lavoratori nella gestione del sistema di salute e sicurezza sul lavoro, ciascuno per le proprie attribuzioni e competenze, al fine di evitare che l’attività di prevenzione venga considerata di competenza esclusiva di alcuni soggetti con conseguente mancanza di partecipazione attiva da parte di taluni Destinatari;
impegno a considerare il sistema di salute e sicurezza come parte integrante della gestione aziendale, la cui conoscibilità deve essere garantita a tutti i Destinatari;
impegno al miglioramento continuo ed alla prevenzione;
impegno a fornire le risorse umane e strumentali necessarie, valutando l’opportunità di investimenti per nuovi impianti, e considerando in tale valutazione, oltre agli aspetti economico finanziari, anche gli aspetti di sicurezza e tutela della salute dei lavoratori;
impegno a promuovere la collaborazione con le Autorità Competenti (es. INAIL, ASL, ecc.) al fine di stabilire un efficace canale di comunicazione rivolto al miglioramento continuo delle prestazioni in tema di sicurezza e tutela della salute dei lavoratori;
impegno a monitorare in maniera costante la situazione degli infortuni aziendali al fine di garantirne un controllo, individuare le criticità e le relative azioni correttive/formative;
impegno ad un riesame periodico della politica per la salute e sicurezza adottato e del relativo sistema di gestione attuato al fine di garantire la loro costante adeguatezza alla struttura organizzativa di Fridea.
Inoltre, la Società ha fornito adeguata formazione a tutti i lavoratori in materia di sicurezza sul lavoro e il contenuto della stessa, secondo le previsioni del T.U. sono facilmente comprensibili e consentono di acquisire le conoscenze e competenze necessarie.
A tal proposito si specifica che:
l’RSPP e il Medico Competente devono partecipare alla stesura del piano di formazione;
la formazione deve essere adeguata ai rischi associati alla specifica mansione che ciascuno dei lavoratori è tenuto a svolgere;
la Società è tenuta ad erogare l’attività di formazione prevista dalla normativa di riferimento a ciascuno dei lavoratori , nonché rendere edotti gli stessi su ogni altro argomento che, di volta in volta, venga considerato necessario per il raggiungimento degli obiettivi aziendali in tema di sicurezza;
i lavoratori in relazione ai quali è previsto un mutamento di mansione devono fruire di formazione specifica, preventiva e/o aggiuntiva, ove necessario, per il nuovo incarico;
i soggetti cui vengono affidati specifici compiti in materia di emergenza (es.: addetti alla prevenzione incendi ed evacuazione e pronto soccorso) devono ricevere la formazione ad hoc necessaria ai fini dello svolgimento degli stessi;
devono essere effettuate, con cadenza periodica, prove di evacuazione, dando evidenza dello svolgimento delle stesse nonché del relativo esito mediante la predisposizione di apposito verbale;
i neoassunti – in assenza di pregressa esperienza professionale/lavorativa e di adeguata qualificazione – non possono essere adibiti in autonomia ad attività operativa ritenuta più a rischio infortuni se non dopo l’acquisizione di un grado di professionalità idoneo allo svolgimento della stessa mediante adeguata formazione non inferiore ad almeno tre mesi dall’assunzione, salvo periodi più ampi per l’acquisizione di qualifiche specifiche.
Di tutta l’attività di formazione sopra descritta deve essere data evidenza su base documentale, anche mediante apposita verbalizzazione, e laddove necessario, la stessa deve essere ripetuta periodicamente.
Il Protocollo descritto nella presente Parte Speciale, pertanto, si pone la finalità di istituire un controllo circa l’effettività e l’adeguatezza del sistema di prevenzione degli infortuni sul luogo di lavoro, attraverso la codificazione di un sistema di informazione e di ispezione che metta l’Organismo di Vigilanza in condizione di entrare in possesso e di conoscere tutta la documentazione aziendale predisposta dalla Società per quanto concerne il programma preventivo di tutela della sicurezza e della salute sui luoghi di lavoro.
Nello specifico, la presente Parte Speciale si pone la finalità di:
dettagliare le procedure che i Destinatari della Società sono tenuti ad osservare ai fini della corretta applicazione del Modello;
fornire all’OdV, e ai responsabili delle altre funzioni aziendali che con lo stesso cooperano, gli strumenti esecutivi per esercitare le attività di controllo, monitoraggio e verifica previste.
2. Ambito di Applicazione
_______________________________________________
Il presente Protocollo si applica a tutti i Destinatari che operano nella Società, ognuno nell’ambito delle proprie attribuzioni e competenze.
L’applicazione deve essere estesa anche a coloro che, esterni alla Società, intrattengano rapporti contrattuali con Fridea in forza di contratti d’appalto o di fornitura (art. 26, D. Lgs. n. 81/2008).
3. Responsabile del Protocollo
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In materia di salute e sicurezza sui luoghi di lavoro, la Società si è dotata di una struttura organizzativa conforme a quella prevista dalla normativa prevenzionistica vigente, nell’ottica di eliminare ovvero, laddove ciò non sia possibile, ridurre – e, quindi, gestire – i rischi per i lavoratori.
Si rimanda al precedente Paragrafo “Ruoli e responsabilità” per la descrizione delle principali figure previste dalla normativa, complessivamente qualificate, nel proseguo della presente Parte Speciale, anche come “Destinatari”:
4. Documento di Valutazione dei Rischi
_______________________________________________
Il DVR adottato dalla Società rappresenta l’evidenza documentale di un processo permanente di prevenzione dei rischi per la salute e la sicurezza dei lavoratori.
È il documento elaborato dal Datore di lavoro, in collaborazione con il RSPP e con il Medico Competente nei casi in cui sia obbligatoria la sorveglianza sanitaria, previa consultazione del Rappresentante per la sicurezza, e contiene:
una relazione sulla valutazione dei rischi per la sicurezza e la salute nei luoghi di lavoro, nella quale sono specificati i criteri adottati per tale valutazione, che è effettuata in relazione alla natura dell’attività dell’impresa;
l’individuazione delle misure di prevenzione e di protezione e dei DPI, conseguente alla valutazione di cui alla lettera a), al fine di stabilire, secondo il tipo di attività svolta, quali DPI sono da utilizzare presso ogni deposito della Società;
il programma delle misure ritenute opportune per garantire il miglioramento nel tempo dei livelli di sicurezza.
Il documento è custodito presso Fridea.
Per l’individuazione dei fattori di rischio e/o criticità e, più in generale, sul contenuto dello stesso si rimanda alle osservazioni e ai rilievi in esso descritti.
La Società ha predisposto, altresì, il DUVRI ai sensi dell’art. 26, comma 3, del D. Lgs. n. 81/2008, al fine di promuovere la cooperazione ed il coordinamento fra le ditte appaltatrici operanti nella Società, fornendo le informazioni necessarie per eliminare i rischi dovuti alle interferenze tra le attività delle ditte medesime.
Nel caso di lavori affidati in appalto (o sub appalto) ad imprese esterne o a lavoratori autonomi, infatti, il Datore di lavoro committente predispone il “Documento di valutazione dei rischi interferenti”, che indica le misure adottate per eliminare i rischi dovuti alle interferenze tra i lavori delle diverse imprese coinvolte e per promuovere la cooperazione ed il coordinamento tra le stesse. Tale documento è obbligatoriamente allegato al contratto di appalto o d’opera.
Il documento in esame riguarda esclusivamente i rischi da interferenza tra le attività del committente e l’attività dell’impresa (o delle imprese) appaltatrice o lavoratore autonomo e non si estende ai rischi specifici propri dell’attività delle imprese appaltatrici o dei singoli lavoratori autonomi.
Per l’individuazione delle suddette criticità si rimanda alle osservazioni e ai rilievi in esso descritti.
La presente Parte Speciale è dedicata ai principi di comportamento e di controllo relativi ai reati ambientali, così come individuati nell’articolo 25-undecies del Decreto e dai relativi richiami al D. Lgs. n. 152/2006, rubricato “Norme in materia ambientale” (di seguito il “Decreto Ambiente”).
Si segnala che in alcuni casi le condotte previste dal legislatore integrano semplicemente un illecito di natura amministrativa; laddove invece sia prevista la pena dell'arresto, della reclusione, della multa o dell'ammenda, le relative fattispecie assumono rilievo penale.
Nella presente Parte Speciale non si è provveduto ad indicare tutte le fattispecie richiamate dall’art. 25-undecies del Decreto (e quindi dal Decreto Ambiente), la cui maggior parte non sembrano, allo stato, essere rilevanti per la Società, limitandosi a prendere in considerazione solo le seguenti:
attività di scarico di acque reflue (art. 137 del Decreto Ambiente, concernente gli scarichi di acque reflue industriali);
attività di emissione in atmosfera di impianti e attività (art. 279 del Decreto Ambiente, concernente l'esercizio di un impianto o di una attività in violazione dei valori limite di emissione o delle prescrizioni stabilite dall'autorizzazione ottenuta);
attività di gestione dei rifiuti e di bonifica dei siti inquinati (artt. 255 e ss. del Decreto Ambiente, concernenti ad esempio l'abbandono dei rifiuti, l'attività di gestione di rifiuti non autorizzata e la violazione degli obblighi di comunicazione, di tenuta dei registri obbligatori e dei formulari);
inquinamento ambientale (art. 452-bis c.p. e richiamato dall’art. 25-undecies del Decreto, le conseguenze di un’attività che comporti una compromissione o un deterioramento significativo e misurabile delle acque, dell’area, del suolo e del sottosuolo);
attività di combustione di materiali o sostanze diverse dai rifiuti (art. 296 del Decreto Ambiente concernente l'attività di combustione dei rifiuti effettuata in difformità alle prescrizioni ambientali).
1.2 Aree di rischio
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In considerazione dell’attività svolta dalla società, ancorché la stessa sia da ritenersi a basso impatto ambientale e dunque solo limitatamente interessata dai Reati Ambientali, si è comunque provveduto alla redazione della presente Parte Speciale in un’ottica di prudenza e di rispondenza alle previsioni del Decreto nell’ambito della quale sono state individuate quali aree di rischio l’attività di gestione e di smaltimento dei rifiuti e le emissioni in atmosfera.
In ragione di quanto sopra esposto, l’attività di smaltimento di acque reflue non è da considerarsi come fattore di rischio al di là di una normale soglia di accettabilità e pertanto non è oggetto di specifici principi di comportamento, fermo restando il rispetto da parte dei Destinatari delle prassi aziendali adottate con riferimento all’esecuzione delle attività concernenti tali tematiche e più in generale dei principi ispiratori del presente Modello e del Codice Etico della Società
1.3 Ruoli e responsabilità
_______________________________________________
La funzione “direzione della produzione” coordina le funzioni ed il personale coinvolto nell’attività connessa agli aspetti ambientali, definisce la documentazione interna di supporto, le metodologie di svolgimento e gestisce la documentazione tecnica correlata.
1.4 Principi di comportamento
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Ai fini dell’applicazione della presente Parte Speciale, i Destinatari devono:
osservare le prescrizioni delle procedure aziendali relative al tema connesso agli aspetti ambientali;
segnalare tempestivamente al responsabile ogni carenza o deficienza del sistema adottato dalla Società;
segnalare tempestivamente al responsabile eventuali carenze riscontrate nel sistema organizzativo dell’operatore incaricato dello smaltimento dei rifiuti ed in generale di ogni operatore che svolga per conto della Società attività connesse agli aspetti ambientali.
Inoltre, ai Destinatari è fatto espresso divieto di
effettuare attività che comportino emissioni in atmosfera in assenza della prescritta autorizzazione;
effettuare attività che comportino emissioni in atmosfera oltre i valori limite ed al di fuori delle prescrizioni stabilite dalle autorità competenti;
effettuare attività di smaltimento di rifiuti non in aderenza con i principi di comportamento qui previsti e con le procedure aziendali;
inoltrare comunicazioni su tali valori alle autorità competenti non rispondenti al vero.
Nell'attività di gestione dei rifiuti, la Società si impegna a garantire che:
la produzione, detenzione, classificazione e conferimento dei rifiuti (pericolosi e non) venga effettuata nel pieno rispetto della normativa ambientale sia nell'esercizio dell'attività regolamentata che non regolamentata e in modo da poter certificare l'attuazione dei necessari adempimenti agli organismi pubblici preposti ai controlli;
le procedure aziendali che abbiano una rilevanza diretta o indiretta (es.: qualificazione delle imprese e comparti qualificati) in tema di smaltimento dei rifiuti, siano sottoposte ad un costante monitoraggio da parte delle funzioni aziendali competenti (es.: la funzione di direzione della produzione) al fine di valutare periodicamente l'opportunità di aggiornamenti in ragione di anomalie riscontrate nella relativa attività, a fronte di informazioni ricevute dai Destinatari;
la scelta dei fornitori venga effettuata nel pieno rispetto delle procedure aziendali, al fine di poter valutare costantemente la sussistenza in capo ai medesimi dei requisiti tecnici e legali per l'esercizio dell'attività agli stessi demandata evitando, altresì, che la selezione si basi esclusivamente su ragioni di ordine economico (al fine di evitare il ricorso ad imprese poco "qualificate" che lavorino sottocosto in virtù dell'utilizzo di metodi illegali);
sensibilizzare i Destinatari sul grado di rischio di tale attività rispetto a possibili infiltrazioni di organizzazioni criminali (le c.d. ecomafie) utilizzando, a tal riguardo, eventuali report redatti da commissioni parlamentari, associazioni ambientaliste, ecc. (es.: rapporto ecomafia redatto annualmente da Legambiente).
Nella gestione dei rifiuti, è attribuito in particolare alla funzione “direzione della produzione” il compito di:
verificare le autorizzazioni dei fornitori cui venga assegnata l'attività di trasporto (in qualità di appaltatori o subappaltatori) e dei siti di destinazione, sia per le operazioni di smaltimento che per le operazioni di recupero;
compilare in modo corretto e veritiero il registro di carico e scarico ed il formulario di identificazione per il trasporto dei rifiuti, astenendosi dal porre in essere operazioni di falso ideologico o materiale (es.: in relazione alle informazioni sulle caratteristiche qualitative o quantitative dei rifiuti);
verificare la restituzione della copia del formulario di identificazione controfirmato e datato e segnalare all’Amministratore Delegato eventuali anomalie riscontrate nel documento;
compilare accuratamente il Modello Unico di Dichiarazione Ambientale;
vigilare costantemente sulla corretta gestione dei rifiuti segnalando eventuali irregolarità all’Amministratore Delegato (si pensi ad esempio alla manomissione dei documenti di classificazione, al sospetto di abbandono dei rifiuti da parte del trasportatore in discariche abusive, ecc.), affinché la Società ponga in essere le conseguenti azioni di tipo amministrativo e contrattuale oltre che le eventuali azioni di tipo legale dinanzi alle competenti autorità;
far eseguire, nel rispetto delle scadenze previste dalla legge, da una società esterna specializzata il livello di emissioni in modo tale da garantire il rispetto delle soglie di legge.
custodire accuratamente in apposito archivio il registro carico e scarico ed i relativi formulari.
Fermo quanto precede, i Destinatari sono tenuti al pieno rispetto del Codice Etico della Società nonché alle prescrizioni delle procedure implementate dalla Società in materia ambientale.
1.5 Flussi informativi verso l’Organismo di Vigilanza
I soggetti coinvolti nel processo sono tenuti a comunicare tempestivamente all’Organismo di Vigilanza qualsiasi eccezione comportamentale o qualsiasi evento inusuale, indicando le ragioni delle difformità e dando atto del processo autorizzativo seguito.
Parte Speciale E
Reati in materia di permesso di soggiorno irregolare
1. REATO DI IMPIEGO DI CITTADINI DI PAESI TERZI CON SOGGIORNO IRREGOLARE
1.1 Tipologie di reati
Il 9 agosto 2012 è entrato in vigore il D. Lgs. n. 109/2012 (pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 172 del 25/07/2012) che ha introdotto nel D. Lgs. n. 231/2001 l’art. 25-duodecies rubricato “Impiego di cittadini di paesi terzi il cui soggiorno è irregolare”, il quale è stato modificato dalla Legge n. 161/2017.
In particolare, il nuovo art. 25-duodecies prevede che:
“In relazione alla commissione del delitto di cui all’articolo 22, comma 12-bis, del Decreto Legislativo 25 luglio 1998, n. 286 (Testo Unico sull’immigrazione), si applica all’ente la sanzione pecuniaria da 100 a 200 quote, entro il limite di 150.000,00 Euro
1- bis. In relazione alla commissione dei delitti di cui all’articolo 12, commi 3, 3-bis e 3-ter, del testo unico di cui al decreto legislativo 25 luglio 1998, n. 286, e successive modificazioni, si applica all’ente la sanzione pecuniaria da quattrocento a mille quote.
1- ter. In relazione alla commissione dei delitti di cui all’articolo 12, comma 5, del testo unico di cui al decreto legislativo 25 luglio 1998, n. 286, e successive modificazioni, si applica all’ente la sanzione pecuniaria da cento a duecento quote.
1- quater. Nei casi di condanna per i delitti di cui ai commi 1-bis e 1- ter del presente articolo, si applicano le sanzioni interdittive previste dall’articolo 9, comma 2, per una durata non inferiore a un anno”.
Conseguentemente, i reati in materia di permesso di soggiorno, la cui commissione può comportare la responsabilità amministrativa a carico della Società ai sensi del Decreto, sono i seguenti:
art. 22, comma 12-bis (D. Lgs. n. 286/1998): utilizzo di lavoratori stranieri privi di permesso di soggiorno;
art. 12 commi 3, 3-bis, 3-ter e 5 (D. Lgs. n. 268/1998): condotte di chi dirige, organizza, finanzia ed effettua il trasporto di cittadini stranieri in Italia o ne favorisce la permanenza al fine di trarre un ingiusto profitto dalla loro condizione di soggiorno irregolare.
Il Decreto Legislativo n. 109/2012 ha recepito la Direttiva 2009/52/CE volta a rafforzare la cooperazione tra Stati membri nella lotta contro l’immigrazione illegale.
La Legge n. 161/2017 rubricata “Modifiche al codice delle leggi antimafia e delle misure di prevenzione, di cui al decreto legislativo 6 settembre 2011, n. 159, al codice penale e alle altre norme di attuazione, di coordinamento e transitorie del codice di procedura penale e altre disposizioni. Delega al Governo per la tutela del lavoro nelle aziende sequestrate e confiscate. (17G00176) (GU n. 258 del 4 novembre 2017)” ha disposto, con l’art. 30, comma 4, l’introduzione dei commi 1-bis, 1-ter e 1-quater all’art. 25-duodecies del Decreto, con i quali è stato ampliato il novero di reati presupposto ed inasprito il trattamento sanzionatorio.
Pertanto, in ragione dei richiami normativi contenuti nell’art. 25-duodecies del Decreto, l’ente che utilizza alle proprie dipendenze lavoratori stranieri privi del permesso di soggiorno oppure il cui permesso sia scaduto (e non ne sia stato richiesto il rinnovo entro i termini di legge), revocato o annullato è soggetto ad una sanzione pecuniaria da 100 a 200 quote, per un massimo di 150.000 euro. Tale disposizione, tuttavia, genera responsabilità amministrativa dell’ente ai sensi del Decreto nei limiti dettati dall’art. 22, comma 12-bis, del Decreto Legislativo n. 286/1998, ovvero se i lavoratori occupati alle proprie dipendenze sono:
in numero superiore a tre;
minori in età non lavorativa;
esposti a situazioni di grave pericolo, avuto riguardo alle caratteristiche delle prestazioni da svolgere e delle condizioni di lavoro.
1.2 Aree di rischio
Fermo restando che ad oggi la Società non annovera alle proprie dipendenze alcun cittadino straniero (nell’accezione rilevante ai fini del reato in commento), in un’ottica prudenziale la Società ritiene opportuno individuare qui di seguito le aree di attività a rischio che presentano o che potrebbero presentare profili di maggiore criticità in relazione al reato in parola:
- selezione e assunzione del personale; e
- gestione del personale.
1.3. Principi di condotta all’interno delle aree di rischio
Fermo quanto detto al precedente paragrafo in relazione alla sostanziale irrilevanza (quanto meno allo stato attuale) del reato de quo, la Società ritiene opportuno ricordare, in via generale, che ai Destinatari è fatto divieto di porre in essere, collaborare o dare causa alla realizzazione di comportamenti tali che, presi individualmente o collettivamente, integrino o possano integrare i reati previsti dall’art 25-duodecies del Decreto.
1.3.1 Principi generali di condotta
Coerentemente con i principi deontologici che ispirano la Società, ai Destinatari è fatto divieto di:
• tenere comportamenti tali da integrare la fattispecie di reato sopra descritta;
• tenere comportamenti che, sebbene risultino tali da non costituire di per sé fattispecie di reato rientranti tra quelle sopra considerate, possano potenzialmente diventarlo.
1.3.2 Principi procedurali specifici di condotta
Le regole riportate nel precedente Paragrafo si concretizzano in principi di comportamento che devono essere rispettati nell’ambito dell’operatività aziendale di Fridea.
Tutti i Destinatati del Modello sono tenuti a rispettare le seguenti procedure di comportamento:
• devono essere definiti con chiarezza ruoli e competenze delle funzioni e/o direzioni responsabili per la assunzione del personale, in modo da garantire - in caso di lavoratore straniero - il continuo controllo della sussistenza al momento dell’assunzione e permanenza durante tutto il periodo di assunzione di un permesso di soggiorno in corso di validità e degli altri requisiti che consentono di proseguire nel rapporto lavorativo;
• evitare l’assunzione o la promessa di assunzione, nonché il mantenimento alle dipendenze di lavoratori che siano privi del permesso, con permesso revocato, con permesso scaduto e del quale non sia stata presentata domanda di rinnovo;
• evitare di utilizzare intermediari per il reclutamento del personale, ad eccezione delle agenzie per il lavoro autorizzate dal Ministero del Lavoro ai sensi del D. Lgs. n. 276/2003 s.m.i.. In tali casi, è fatto obbligo di chiedere all’agenzia al momento della richiesta di personale il rilascio di una dichiarazione di regolarità del lavoratore;
• tenere un comportamento corretto, trasparente e collaborativo, nel rispetto delle norme di legge e delle procedure aziendali ed osservare con la massima diligenza e rigore tutte le disposizioni legislativamente previste contro l’immigrazione clandestina;
• segnalare direttamente all’Organismo di Vigilanza le anomalie riscontrate.
Chiunque operi nell’ambito della selezione del personale ovvero abbia modo di intervenire nel processo di assunzione di nuovo personale è tenuto a verificare che nei contratti con i lavoratori e con le agenzie di somministrazione di manodopera siano inserite clausole che regolino le conseguenze della violazione da parte degli stessi dei principi contenuti nel presente Modello con riferimento in particolare all’assenza, mancato rinnovo, revoca o annullamento del permesso di soggiorno del personale impiegato.
1.4 Compiti dell’organismo di vigilanza
I compiti dell’Organismo di Vigilanza concernenti la valutazione sull’efficacia delle procedure e l’osservanza delle prescrizioni del Modello in materia di utilizzo di cittadini stranieri il cui soggiorno è irregolare sono i seguenti:
• monitorare l’efficacia ed il rispetto delle procedure interne per la prevenzione del reato descritto;
•
• esaminare eventuali segnalazioni specifiche provenienti da dirigenti e/o dipendenti ed effettuare gli accertamenti ritenuti necessari od opportuni in relazione alle segnalazioni ricevute.
Qualora, nell’espletamento dei compiti di cui sopra, l’Organismo di Vigilanza riscontri violazioni delle regole e dei principi contenuti nella presente parte speciale del Modello da parte della Società, ne deve dare immediata informazione all’Amministratore. Qualora le violazioni fossero imputabili a componenti del Consiglio di Amministrazione, l’Organismo di Vigilanza riferirà al Consiglio di Amministrazione nella sua interezza.
I Reati Tributari originariamente previsti dal Decreto all’art. 25-quinquiesdecies e disciplinati dal D. Lgs. n. 74/2000 sono i seguenti:
- Art. 2 Dichiarazione fraudolenta mediante uso di fatture o di altri documenti per operazioni inesistenti;
- Art. 3 Dichiarazione fraudolenta mediante altri artifici;
- Art. 8 Emissione di fatture o altri documenti per operazioni inesistenti;
- Art. 10 Occultamento o distruzione di documenti contabili;
- Art. 11 Sottrazione fraudolenta al pagamento di imposte;
- D.P.R. 43/1973 Testo Unico della Legislazione Doganale.
*
1.1 bis – L’aggiornamento a valle della Direttiva PIF
Il D. Lgs. n. 75/2020, denominato “Attuazione della Direttiva (UE) 2017/1371, relativa alla lotta contro la frode che lede gli interessi finanziari dell’Unione mediante il diritto penale”, ha dato attuazione alla c.d. Direttiva PIF apportando ulteriori modifiche al novero dei Reati Tributari contemplati dal Decreto. In particolare, è stato aggiunto il richiamo ai reati previsti dal D. Lgs. n. 74/2000 ai seguenti articoli:
Art. 4, dichiarazione infedele;
Art. 5, omessa dichiarazione;
Art. 10-quater, indebita compensazione.
La rilevanza ai sensi del Decreto di tali ultimi reati è peraltro subordinata alla loro commissione “nell’ambito di sistemi fraudolenti transfrontalieri e al fine di evadere l’imposta sul valore aggiunto per un importo complessivo non inferiore a dieci milioni di Euro”.
*
1.2 Aree di rischio
In relazione ai reati sopra elencati, le aree di attività di rischio che, potenzialmente, presentano profili di maggiore criticità con riferimento ai Reati Tributari e al Contrabbando sono i seguenti:
selezione e qualifica dei fornitori;
gestione ed emissione degli ordini di acquisto;
accertamento dell’effettiva esecuzione delle prestazioni dei fornitori;
gestione delle fatture passive;
gestione degli ordini di vendita ed esecuzione delle prestazioni contrattuali;
gestione delle fatture attive;
gestione del magazzino;
gestione dei pagamenti;
redazione del bilancio e tenuta delle scritture contabili;
gestione delle note di credito;
dichiarazioni e altri adempimenti fiscali;
pagamento modelli F24;
gestione della cassa e dei rimborsi spese;
gestione delle operazioni straordinarie;
gestione delle attività di import/export;
gestione dei rapporti intercompany.
I soggetti e/o le funzioni potenzialmente coinvolti sono:
Amministratore Delegato;
Responsabile di Stabilimento;
Responsabile Ufficio Acquisti;
Ufficio Amministrativo;
Ufficio Acquisti;
Ufficio Tecnico;
Ufficio Logistico.
1.3. PRINCIPI DI COMPORTAMENTO ALL’INTERNO DELLE AREE DI RISCHIO
I Destinatari, nell’ambito delle rispettive competenze e funzioni, devono:
rispettare le regole e i principi contenuti nei seguenti documenti:
il Codice Etico;
ogni altra documentazione relativa al sistema di controllo interno;
collaborare affinché i fatti di gestione della Società siano rappresentati correttamente e tempestivamente nella contabilità, dovendo ciascuna registrazione riflettere esattamente ciò che risulta dalla documentazione di supporto;
garantire che ogni operazione sia, oltre che correttamente registrata, anche autorizzata, verificabile, legittima, coerente e congrua;
assicurare che per ogni operazione vi sia un adeguato supporto documentale al fine di poter procedere, in ogni momento, all’effettuazione di controlli che attestino le caratteristiche e le motivazioni dell’operazione ed individuino chi ha autorizzato, effettuato, registrato e verificato l’operazione stessa;
attuare un sistema di controllo sui clienti e fornitori al fine di evitare che la Società entri in contatto con enti fittizi, ad esempio le società cd. “cartiere”;
riferire prontamente all’Organismo di Vigilanza eventuali situazioni di irregolarità;
astenersi dall’effettuare prestazioni, pagamenti e/o elargizioni di qualsiasi natura in favore di terzi che non trovino adeguata giustificazione nel contesto del rapporto contrattuale costituito con gli stessi e/o in relazione al tipo di incarico da svolgere, o che potrebbero essere effettuate per assicurarsi condizioni di favore non pattuite o non dovute;
evitare in qualunque modo di compromettere l’integrità, la reputazione e l’immagine della Società.
*
I Destinatari che, per ragione del proprio incarico o della propria funzione, siano coinvolti nelle attività di rischio elencate nel Paragrafo 1.2 hanno l’esplicito divieto di:
trasferire denaro o beni o altre utilità o compiere altre operazioni al fine di sottrarli all’azione coattiva dell’Amministrazione Finanziaria;
utilizzare strumenti non istituzionali per il compimento di operazioni di trasferimento di denaro o altra utilità;
tenere comportamenti che impediscano materialmente, o che comunque ostacolino, mediante l’occultamento di documenti o l’uso di altri mezzi fraudolenti, lo svolgimento dell’attività di controllo o di revisione della gestione da parte del Sindaco Unico, di consulenti esterni, dell’Amministrazione Finanziaria e/o Doganale.
1.3.2 Principi Specifici di comportamento
__________________________________________
Le regole ed i divieti riportati nel precedente Paragrafo si concretizzano in principi di comportamento che devono essere rispettati nell’ambito dell’operatività aziendale della Società.
Per le operazioni relative alla gestione della cassa e dei rimborsi spese, i Destinatari sono tenuti a:
verificare che venga rispettata la definizione formale delle tipologie di spese rimborsabili, degli eventuali limiti di importo relativi alle spese e delle relative modalità di rendicontazione;
verificare i giustificativi forniti, al fine di assicurare la corrispondenza con gli importi richiesti e l’inerenza delle spese sostenute rispetto alle attività svolte;
rispettare la separazione dei ruoli tra chi organizza le trasferte e il soggetto che verifica la documentazione giustificativa.
Per le operazioni riguardanti la gestione degli acquisti, consulenze, appalti e forniture di servizi (ossia la selezione e qualifica dei fornitori, la gestione ed emissione degli ordini di acquisto, l’accertamento dell’effettiva esecuzione delle prestazioni dei fornitori, la gestione dei pagamenti e la fatturazione passiva) è necessario che:
vi sia separazione di ruoli tra chi richiede l’acquisto e chi lo autorizza, la tracciabilità delle operazioni svolte e l’identificazione delle responsabilità relative alle funzioni coinvolte;
vi sia separazione di ruoli tra chi ha richiesto l’acquisto e chi dispone e autorizza il pagamento, la tracciabilità delle operazioni svolte e l’identificazione delle responsabilità relative alle funzioni coinvolte;
siano utilizzati, ove implementati, sistemi gestionali che verifichino la coerenza delle informazioni relative agli acquisti e ai fornitori, e che – se possibile – blocchino i processi di acquisto qualora le informazioni inserite non siano coerenti con quelle preimpostate nel sistema;
la documentazione relativa all’operazione sia conservata in un apposito archivio, al fine di permettere la tracciabilità dell’intero processo e di agevolare eventuali controlli successivi;
i fornitori siano sottoposti ad un processo di selezione che non si basi unicamente sulla valutazione economica della prestazione, tenendo in considerazione criteri aggiuntivi (es.: qualità, tempi e modalità di consegna);
le prestazioni dei consulenti, degli appaltatori o dei fornitori vengano monitorate con documentazione da conservare al fine di consentire controlli successivi, il tracciamento dell’attività e in particolare per verificare la rispondenza tra quanto ordinato e quanto ricevuto.
Per le operazioni riguardanti la gestione di attività commerciali (ossia le attività relative alla gestione degli ordini di vendita ed esecuzione delle prestazioni contrattuali, alla fatturazione attiva e alla gestione dei rapporti intercompany) i Destinatari coinvolti sono tenuti a:
garantire che i rapporti con i clienti siano gestiti esclusivamente dai soggetti muniti di idonei poteri e nell’ambito delle proprie competenze;
garantire che le offerte siano predisposte sulla base di soglie quantitative di spesa pre-autorizzate;
assicurare la tracciabilità dei rapporti intrattenuti con i clienti, garantendo certezza ed affidabilità delle informazioni trasmesse;
comunicare senza ritardo al proprio responsabile gerarchico eventuali comportamenti di quanti operano per le controparti commerciali volti ad ottenere favori od altre utilità (ad esempio la richiesta di operare sovrafatturazioni dei servizi), anche nei confronti dei terzi;
garantire la tracciabilità delle operazioni di vendita svolte;
utilizzare, ove implementati, sistemi gestionali che verifichino la coerenza delle informazioni relative alle vendite e ai clienti, e che blocchino i processi di vendita qualora le informazioni inserite non siano coerenti con quelle preimpostate nel sistema, ad esempio qualora il prezzo di vendita di un prodotto non sia coerente con il listino prezzi praticato dalla Società e preimpostato nel sistema gestionale;
nell’ambito dei rapporti intercompany, assicurare:
(i) il rispetto di quanto disciplinato nei singoli contratti sottoscritti tra le società del gruppo;
(ii) la registrazione delle fatture per i servizi prestati;
(iii) la corretta e completa archiviazione della documentazione di supporto delle attività svolte in shared service;
assicurare la correttezza delle informazioni riportate nelle fatture trasmesse dalla Società, confrontandole con gli ordini, o altra documentazione contrattuale, ricevuti dalla clientela, anche tramite l’utilizzo di sistemi gestionali;
verificare mensilmente la corrispondenza degli incassi della Società con le fatture emesse.
Per quanto riguarda la gestione del magazzino, i Destinatari coinvolti devono:
assicurare la corretta e tempestiva registrazione delle merci in entrata ed in uscita dal magazzino della Società;
controllare la coerenza tra le informazioni riportate nel documento di trasporto e l’ordine ricevuto;
verificare periodicamente le merci presenti nel magazzino, compilando un apposito inventario.
Per quanto riguarda la gestione degli affari fiscali e doganali (ovvero le attività relative redazione del bilancio e alla tenuta delle scritture contabili, la gestione delle note di credito, la gestione delle dichiarazioni e degli altri adempimenti fiscali, il pagamento dei modelli F24, la gestione delle operazioni straordinarie e la gestione delle attività di import/export) i Destinatari coinvolti hanno il divieto di:
rappresentare o trasmettere dati - in bilanci, relazioni o altre comunicazioni sociali, anche verso l’Amministrazione Finanziaria e/o Doganale, oltre che tra le funzioni - falsi, lacunosi o, comunque, non rispondenti alla realtà, della situazione economica, patrimoniale e finanziaria della Società;
porre in essere comportamenti che impediscano materialmente, ad esempio mediante l’occultamento di documenti o altri mezzi fraudolenti, l’attività di controllo e revisione da parte di sindaci e/o revisori e l’attività di controllo e accertamento esercitata dall’Amministrazione Finanziaria e/o Doganale;
omettere dati ed informazioni imposti dalla legge sulla situazione economica, patrimoniale e finanziaria della Società.
Gli stessi Destinatari hanno inoltre l’obbligo di:
determinare con chiarezza e completezza i dati e le notizie che ciascuna funzione deve fornire, i criteri contabili per l’elaborazione degli stessi, e le modalità e le tempistiche delle relative comunicazioni;
prevedere un sistema tracciabile (anche in modalità informatica) di trasmissione dei dati e delle informazioni alla funzione/risorsa deputata all’elaborazione dei dati;
osservare nell’attività di contabilizzazione le regole di chiara, corretta e completa registrazione;
osservare in sede di valutazione di elementi economico-patrimoniali i principi di ragionevolezza e prudenza, illustrando con chiarezza i criteri che hanno condotto alla determinazione del valore del bene;
garantire la regolare rendicontazione dei movimenti in entrata e in uscita derivanti da qualsiasi transazione commerciale secondo i principi sulla corretta tenuta della contabilità;
assicurare che tutte le movimentazioni dei flussi finanziari siano effettuate con strumenti tracciabili;
imporre limiti all’utilizzo autonomo delle risorse finanziarie, mediante la definizione di soglie quantitative coerenti con i ruoli e le responsabilità organizzative attribuite ai singoli soggetti;
informare tempestivamente il superiore gerarchico qualora vi siano richieste sospette e/o illecite, ad esempio relative ai criteri di calcolo e qualificazione degli asset finanziari;
controllare la coerenza tra le informazioni riportate nel documento di trasporto e l’ordine ricevuto;
verificare e controllare, anche ottenendo la documentazione giustificativa, le operazioni svolte dallo spedizioniere in relazione alle attività doganali, ivi incluso il pagamento dei relativi dazi, ove non a carico della Società;
verificare e controllare, anche ottenendo la documentazione giustificativa, le operazioni svolte dallo spedizioniere in relazione alle attività doganali.
Inoltre, nei processi utilizzati dalla Società relativi alle attività sensibili richiamate nella presente sezione, è necessario che:
vi sia distinzione tra i soggetti che si occupano del calcolo delle imposte e della predisposizione delle dichiarazioni fiscali e i soggetti che si occupano di verificare le informazioni e sottoscrivere le dichiarazioni;
le dichiarazioni fiscali siano sottoscritte da esponenti della Società dotati di idonei poteri;
le attività di elaborazione delle imposte siano svolte con il supporto di un consulente esterno;
vengano operate attività di verifica finalizzate all’individuazione di eventuali incongruenze relative alle operazioni, ad esempio al fine di evitare doppi pagamenti o la sovrafatturazione;
l’alienazione e/o la cessione in comodato d’uso e/o l’affitto di asset finanziari e la valutazione e stima dei beni, siano svolte rispettando soglie autorizzative preimpostate in base al valore economico, verificando l’esistenza e la congruenza della documentazione giustificativa e garantendo la tracciabilità delle stesse;
si verifichi la completezza e l’accuratezza dei processi di registrazione ed esecuzione delle fatture attive e passive; in tale contesto, si verifichi la correttezza delle informazioni riportate nella fattura, ad esempio che i costi riportati siano coerenti con il contratto di fornitura e/o con il listino prezzi prestabilito, e la coerenza della stessa con l’ordine di acquisto/vendita e con l’entrata/uscita della merce.
1.4 Flussi informativi verso l’OdV
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I soggetti coinvolti nel processo sopra indicati sono tenuti a comunicare tempestivamente all’Organismo di Vigilanza qualsiasi eccezione comportamentale o qualsiasi evento inusuale, indicando, ove possibile, le ragioni delle difformità e dando atto del processo autorizzativo seguito.
Inoltre, i soggetti a vario titolo coinvolti sono tenuti a trasmettere all’Organismo di Vigilanza, con periodicità almeno semestrale, ulteriori informazioni specificamente richieste ovvero:
rilievi effettuati dal Sindaco Unico, dalla Società di Revisione (ove nominata), dai consulenti, dall’Amministrazione Finanziaria e/o Doganale a seguito delle attività di verifica da questi effettuate;
eventi rilevanti relativi alle aree di rischio identificate nella presente Parte Speciale.
I Destinatari garantiranno, ognuno per le parti di rispettiva competenza, la tracciabilità del processo seguito, tenendo a disposizione dell’Organismo di Vigilanza – in un archivio ordinato – tutta la documentazione a tale scopo necessaria.
[1] L’art. 25 è stato modificato dalla Legge n. 3/2019, “Misure per il contrasto dei reati contro la Pubblica Amministrazione, nonché in materia di prescrizione del reato e in materia di trasparenza dei partiti e movimenti politici”, in vigore dal 31 gennaio 2019. A seguito dell’entrata in vigore della Legge in questione, il novero dei reati presupposto del Decreto è stato ulteriormente ampliato con l’introduzione al comma 1 del reato di “traffico di influenze illecite” (art. 346-bis c.p.), a sua volta interessato da un’importante riforma sia in termini di estensione del perimetro della fattispecie sia in termini di inasprimento della pena che dalla reclusione da uno a tre anni passa alla reclusione da uno a quattro anni e sei mesi. Inoltre, è stata inasprita, al comma 5 dell’art. 25, la sanzione interdittiva prevista per i reati di cui ai commi 2 e 3 dell’art. 25 del Decreto, ossia per i reati di concussione, corruzione propria, corruzione in atti giudiziari, induzione indebita a dare o promettere utilità e istigazione alla corruzione propria. La sanzione interdittiva sarà “non inferiore a quattro anni e non superiore a sette anni” ove il reato presupposto sia stato commesso da un soggetto apicale ovvero “non inferiore a due anni e non superiore a quattro anni” ove il reato presupposto sia stato, invece, commesso da un soggetto sottoposto alla direzione e controllo del soggetto apicale, derogando pertanto al disposto generale di cui all’art 13 del Decreto che sancisce la durata massima della sanzione interdittiva in due anni. Il nuovo comma 5-bis ha introdotto una sanzione interdittiva attenuata (“non inferiore a tre mesi e non superiore a due anni”) in relazione ai poc’anzi menzionati reati commessi contro la PA, nel caso in cui prima della sentenza di primo grado l’ente si sia efficacemente adoperato per evitare che l’attività delittuosa sia portata a conseguenze ulteriori, per assicurare le prove dei reati e per l’individuazione dei responsabili ovvero per il sequestro delle somme o altre utilità e abbia eliminato le carenze organizzative che hanno determinato il reato mediante l’adozione e l’attuazione di modelli organizzativi idonei a prevenire reati della specie di quello verificatosi.
L’art. 24 del Decreto è stato da modificato dall’art. 5, comma 1, lett. a) del D. Lgs. n. 75/2020, denominato “Attuazione della Direttiva (UE) 2017/1371, relativa alla lotta contro la frode che lede gli interessi finanziari dell’Unione mediante il diritto penale”. Tale intervento ha comportato (i) la modifica della rubrica dell’art. 24 in “Indebita percezione di erogazioni, truffa in danno dello Stato, di un ente pubblico o dell'Unione europea o per il conseguimento di erogazioni pubbliche, frode informatica in danno dello Stato o di un ente pubblico e frode nelle pubbliche forniture”; (ii) l’introduzione dell’art. 356 c.p., rubricato “frode nelle pubbliche forniture”, tra le fattispecie rilevanti ai sensi del comma 1 dell’art. 24, oltre che l’introduzione delle parole “o dell’Unione Europea” dopo le parole “ente pubblico” (iii) e l’aggiunta all’art. 24 del comma 2 bis, il quale prevede che “si applicano all’ente le sanzioni previste ai commi precedenti in relazione alla commissione del delitto di cui all’art. 2 della legge 23 dicembre 1986, n. 898” ovvero l’esposizione di dati o notizie falsi, per conseguire indebitamente per sé o per altri, aiuti, premi, indennità, restituzioni, contributi o altre erogazioni a carico totale o parziale del Fondo Europeo Agricolo di garanzia e del Fondo Europeo Agricolo per lo sviluppo rurale.
L’art. 25 del Decreto è stato modificato dall’art. 5, comma 1, lett. b) del D. Lgs. n. 75/2020. Tale intervento ha comportato la modifica della rubrica dell’art. 25 in “Peculato, concussione, induzione indebita a dare o promettere utilità, corruzione e abuso d’ufficio” e l’introduzione al comma 1 dell’art. 25 del seguente periodo “la medesima sanzione si applica, quando il fatto offende gli interessi finanziari dell’Unione Europea, in relazione alla commissione dei delitti di cui agli articoli 314, primo comma, (Peculato) e 316 (Peculato mediante profitto dell’errore altrui) e 323 (Abuso d’ufficio) del codice penale”.
L’art. 24 è stato da ultimo modificato dal D.L. 105/2023, convertito in Legge 137/2023, il quale ha ampliato il perimetro di applicazione delle sanzioni di cui all’art. 24, anche nel caso in cui vengano commessi i reati di cui all’art. 353 e 353-bis c.p..
[2] Detti reati comprendono: falsificazione in monete, spendita e introduzione nello Stato, previo concerto, di monete falsificate in carte di pubblico credito e in valori di bollo (art. 453 c.p.); alterazione di monete (art. 454 c.p.); spendita e introduzione nello Stato, senza concerto, di monete falsificate (art. 455 c.p.); spendita di monete falsificate ricevute in buona fede (art. 457 c.p.); falsificazione di valori di bollo, introduzione nello Stato, acquisto, detenzione o messa in circolazione di valori di bollo falsificati (art- 459 c.p.); contraffazione di carta filigranata in uso per la fabbricazione di carte di pubblico credito o di valori di bollo (art. 460 c.p.); fabbricazione o detenzione di filigrane o di strumenti destinati alla falsificazione di monete, di valori di bollo o di carta filigranata (art. 461 c.p.); uso di valori di bollo contraffatti (art. 464 c.p.); contraffazione, alterazione o uso di marchio segni distintivi ovvero di brevetti, modelli e disegni (art. 473 c.p.); introduzione nello Stato e commercio di prodotti con segni falsi (art. 474 c.p.). Il Decreto Legislativo n. 125/2016 “Attuazione della direttiva 2014/62/UE sulla protezione mediante il diritto penale dell’euro e di altre monete contro la falsificazione e che sostituisce la decisione quadro 2000/383/GAI. (16G00136)” pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 12/07/2016, ha modificato due fattispecie relative ai delitti di falsità in monete, carte di pubblico credito e valori in bollo richiamate dal D.lgs. n. 231/2001: (i) Falsificazione di monete, spendita e introduzione nello Stato, previo concreto, di monete falsificate (art. 453 c.p.); (ii) Fabbricazione o detenzione di filigrane o di strumenti destinati alla falsificazione di monete, di valori di bollo o di carta filigranata (art. 461 c.p.).
[3] Detti reati comprendono: turbata libertà dell’industria o del commercio (art. 513 c.p.); illecita concorrenza con minaccia o violenza (art. 513-bis c.p.); frodi contro le industrie nazionali (art. 514 c.p.); frode nell’esercizio del commercio (art. 515 c.p.); vendita di sostanze alimentari non genuine come genuine (art. 516 c.p.); vendita di prodotti industriali con segni mendaci (art. 517 c.p.); fabbricazione e commercio di beni realizzati usurpando titoli di proprietà industriale (art. 517-ter c.p., delitto introdotto ex novo); contraffazione di indicazioni geografiche o denominazioni di origine dei prodotti agroalimentari (art. 517-quater c.p., delitto introdotto ex novo).
[5] Si tratta dei “delitti aventi finalità di terrorismo o di eversione dell’ordine democratico, previsti dal codice penale e dalle leggi speciali”, nonché dei delitti, diversi da quelli sopra indicati, “che siano comunque stati posti in essere in violazione di quanto previsto dall’articolo 2 della Convenzione internazionale per la repressione del finanziamento del terrorismo fatta a New York il 9 dicembre 1999”. Tale Convenzione punisce chiunque, illegalmente e dolosamente, fornisce o raccoglie fondi sapendo che gli stessi saranno, anche parzialmente, utilizzati per compiere: (i) atti diretti a causare la morte - o gravi lesioni - di civili, quando l’azione sia finalizzata ad intimidire una popolazione, o coartare un governo o un’organizzazione internazionale; (ii) atti costituenti reato ai sensi delle convenzioni in materia di: sicurezza del volo e della navigazione, tutela del materiale nucleare, protezione di agenti diplomatici, repressione di attentati mediante uso di esplosivi. La categoria dei “delitti aventi finalità di terrorismo o di eversione dell’ordine democratico, previsti dal codice penale e dalle leggi speciali” è menzionata dal Legislatore in modo generico, senza indicare le norme specifiche la cui violazione comporterebbe l’applicazione del presente articolo.
Si possono, in ogni caso, individuare quali principali reati presupposti: associazioni sovversive (art. 270 c.p.), associazioni con finalità di terrorismo anche internazionale o di eversione dell’ordine democratico (art. 270-bis c.p.), assistenza agli associati (art. 270-ter c.p.) arruolamento con finalità di terrorismo anche internazionale (art. 270-quater c.p.) , organizzazione di trasferimenti per finalità di terrorismo (art. 270-quater.1 c.p.), addestramento ad attività con finalità di terrorismo anche internazionale (art. 270-quinquies c.p.), finanziamento di condotte con finalità di terrorismo (Legge n. 153/2016, art. 270-quinquies.1 c.p.), sottrazione di beni o denaro sottoposti a sequestro (art. 270-quinquies.2 c.p.), condotte con finalità di terrorismo (art. 270-sexies c.p.), attentato per finalità terroristiche o eversione (art. 280 c.p.), atto di terrorismo con ordigni micidiali o esplosivi (art. 280-bis c.p.), atti di terrorismo nucleare (art. 280-ter c.p.), sequestro di persona a scopo di terrorismo o di eversione (art. 289-bis c.p.), istigazione a commettere alcuno dei delitti previsti dai Capi primo e secondo (art. 302 c.p.), cospirazione politica mediante accordo (art. 304 c.p.), cospirazione politica mediante associazione (art. 305 c.p.), banda armata: formazione e partecipazione (art. 306 c.p.), assistenza ai partecipi di cospirazione o di banda armata (art. 307 c.p.), impossessamento, dirottamento e distruzione di un aereo (Legge n. 342/1976, art. 1), danneggiamento delle istallazioni a terra (Legge n. 342/1976, art. 2), sanzioni (Legge n. 422/1989, art. 3).
[6] Si riferisce ai delitti di pratiche di mutilazione degli organi genitali femminili di cui all’art. 583-bis c.p.
Detti reati comprendono: riduzione in schiavitù (art. 600 c.p.); prostituzione minorile (art. 600-bis c.p.); pornografia minorile (art. 600-ter c.p.); detenzione o accesso a materiale pornografico (art. 600-quater c.p.); iniziative turistiche volte allo sfruttamento della prostituzione minorile (art. 600-quinques c.p.); tratta di persone (art. 601 c.p.); alienazione e acquisto di schiavi (art. 602 c.p.). Il 6 aprile 2014 è entrato in vigore il D. Lgs. n. 39/2014, emanato in attuazione della Direttiva 2011/93/UE relativa alla lotta contro l’abuso e lo sfruttamento sessuale dei minori e la pornografia minorile, che ha, tra l’altro, introdotto alcune significative modifiche nel D. Lgs. 231/2001 per le fattispecie incriminatrici poste a presidio del sano sviluppo e della sessualità dei minori, che trovano spazio, accanto ad altri delitti contro la personalità individuale, all’interno dell’art. 25-quinquies del medesimo D. Lgs. n. 231/2001. La nuova norma, infatti, incrementa il novero delle circostanze aggravanti speciali previste per tali tipologie di illecito dall’art. 602-ter del codice penale, e prevede che la pena prevista dagli articoli 600-bis [Prostituzione minorile], 600-ter [Pornografia minorile], 600-quater [Detenzione o accesso a materiale pornografico], 600-quater.1. [Pornografia virtuale] e 600-quinquies [Iniziative turistiche volte allo sfruttamento della prostituzione minorile] sia aumentata nel caso in cui il reato sia commesso da più persone riunite, sia commesso da persona che appartenente ad un’associazione per delinquere al fine di agevolarne l’attività o sia commesso con violenze gravi o provochi, a causa della reiterazione delle condotte, un grave pregiudizio per il minore. È previsto inoltre un incremento di pena in misura non eccedente i due terzi nei casi in cui i reati prima richiamati siano compiuti con l’utilizzo di mezzi atti ad impedire l’identificazione dei dati di accesso alle reti telematiche. Oltre a tali novazioni, il D. Lgs. n. 39/2014 estende l’ambito applicativo della responsabilità amministrativa degli enti ad un ulteriore fattispecie incriminatrice ed introduce nuovi obblighi sanzionabili a carico dei datori di lavoro. L’art. 3 prevede infatti che “al comma 1, lettera c), dell’articolo 25-quinquies del D. Lgs. n. 231/2001, dopo le parole «600-quater.1,» sono inserite le seguenti: «nonché per il delitto di cui all’articolo 609-undecies»”. Si tratta del reato di adescamento di minorenni che punisce con la reclusione da uno a tre anni l’adescamento di un soggetto di età inferiore ai 16 anni al fine di commettere uno dei fatti previsti e puniti dalle fattispecie incriminatrici poste a tutela della sessualità dei minorenni. A norma dell’art. 609-undecies c.p. “per adescamento si intende qualsiasi atto volto a carpire la fiducia del minore attraverso artifici, lusinghe o minacce posti in essere anche mediante l’utilizzo della rete internet o di altre reti o mezzi di comunicazione”. Con la Legge n. 199/2016 è stata altresì inserita tra le fattispecie di reato di cui al presente articolo la c.d. “intermediazione illecita e sfruttamento del lavoro” (“caporalato”) di cui all’art. 603-bis c.p., il quale punisce con la reclusione da uno a sei anni e con la multa da Euro 500 ad Euro 1.000 per ogni lavoratore reclutato chiunque recluti manodopera allo scopo di destinarla al lavoro presso terzi in condizioni di sfruttamento, approfittando dello stato di bisogno dei lavoratori e chi utilizzi, assuma o impieghi manodopera, anche mediante l’anzidetta attività di intermediazione, sottoponendo i lavoratori a condizioni di sfruttamento ed approfittando del loro stato di bisogno.
[8] Come da ultimo modificati dalla Legge n. 238/2021, recante “Disposizioni per l’adempimento degli obblighi derivanti dall’appartenenza dell’Italia all’Unione Europea”.
Detti reati comprendono: i reati di abuso di informazioni privilegiate (art. 184 TUF) e manipolazione del mercato (art. 185 TUF) di cui al Testo Unico della Finanza, D. Lgs. del n. 58/1998.
[9] Si segnala che gli artt.. 589 e 590 c.p. – rispettivamente “omicidio colposo” e “lesioni colpose” – sono stati recentemente modificati dalla Legge n. 3/2018, a decorrere dal 15 febbraio 2018. In questo senso è stato inserito il seguente comma dall’art. 12, comma 2, della predetta legge: “Se il fatto è commesso nell’esercizio abusivo di una professione per la quale è richiesta una speciale abilitazione dello Stato o di un’arte sanitaria, la pena è della reclusione da tre a dieci anni”.
[11] Il citato D. Lgs. n. 184/2021 ha operato alcune modifiche al Codice Penale e, segnatamente, ha: introdotto il nuovo art. 493-quater, ai sensi del quale viene sanzionata (con la reclusione fino a 2 anni e la multa fino ad Euro 1.000,00) la detenzione e la diffusione di apparecchiature, dispositivi o programmi informatici diretti a commettere reati riguardanti strumenti di pagamento diversi dal denaro contante; integrato il reato di frode informatica di cui all’art. 640-ter, introducendo una nuova circostanza aggravante che si concretizza ogni qualvolta l’alterazione di un sistema informatico determini un trasferimento di denaro, di valore monetario o di valuta virtuale; operato una modifica nella formulazione dell’art. 493-ter, relativo all’indebito utilizzo e falsificazione di carte di credito e di pagamento (le parole “carte di credito o di pagamento ovvero qualsiasi altro documento” sono state sostituite da “strumenti di pagamento immateriali, carte di credito o di pagamento, ovvero qualsiasi altro strumento o documento”). Il D.L. 105/2023 ha inserito, dopo il comma 2, il comma 2-bis “in relazione alla commissione del delitto di cui all’art. 512-bis del codice penale, si applica all’ente la sanzione pecuniaria da 250 a 600 quote”.
[12] La citata Legge n. 99/2009 punisce: la messa a disposizione del pubblico non autorizzata in un sistema di reti telematiche, di un’opera dell’ingegno protetta, o parte di essa; l’utilizzo non autorizzato di un’opera altrui non destinata alla pubblicazione; la duplicazione di programmi per elaboratore o la distribuzione, vendita etc. di programmi contenuti in supporti non contrassegnati dalla Società Italiana degli Autori ed Editori (SIAE); la duplicazione, riproduzione, ecc. di opere dell’ingegno destinate al circuito televisivo, cinematografico, ecc..; i produttori o importatori dei supporti non soggetti al contrassegno “SIAE”; la produzione, installazione ecc. di apparati atti alla decodificazione di trasmissioni audiovisive ad accesso condizionato.
Detti reati comprendono: accesso abusivo ad un sistema informatico o telematico (art. 615-ter c.p.); detenzione, diffusione e installazione abusiva di apparecchiature, codici e altri mezzi atti all’accesso a sistemi informatici o telematici (art. 615-quater c.p.); diffusione di apparecchiature, dispositivi e installazione abusiva di apparecchiature, dispositivi o programmi informatici diretti a danneggiare o interrompere un sistema informatico o telematico (art. 615-quinquies c.p.); intercettazioni, impedimento o interruzione illecita di comunicazioni informatiche o telematiche (artt. 617-quater); detenzione, diffusione e installazione abusiva di apparecchiature e di altri mezzi atti a intercettare, impedire o interrompere comunicazioni informatiche o telematiche (617-quinquies c.p.); danneggiamento di informazioni, dati e programmi informatici (art. 635-bis c.p.); danneggiamento di informazioni, dati e programmi informatici utilizzati dallo Stato o da altro ente pubblico o comunque di pubblica utilità (art. 635-ter c.p.); danneggiamento di sistemi informatici o telematici (art. 635-quater c.p.); danneggiamento di sistemi informatici o telematici di pubblica utilità (art. 635-quinquies c.p.); documenti informatici (art. 491-bis c.p.); frode informatica del soggetto che presta servizi di certificazione di firma elettronica (art. 640-quinquies c.p.).
[14] Detti reati comprendono: associazione per delinquere (art. 416 c.p.); associazioni di tipo mafioso anche straniere (art. 416-bis c.p.); scambio elettorale politico-mafioso (art. 416-ter c.p.); sequestro di persona a scopo di rapina o estorsione (art. 630 c.p.); associazione finalizzata al traffico illecito di sostanze stupefacenti o psicotrope (art. 74 D.P.R. n. 309/1990); termini di durata massima delle indagini preliminari (art. 407, comma 2, lettera a), numero 5) c.p.p.). La Legge n. 236/2016, pubblicata in GU il 23 dicembre 2016, ha inserito nel codice penale il reato di “Traffico di organi prelevati da persona vivente” (art. 601-bis c.p.) il quale viene richiamato nell’art. 416 c.p. (associazione per delinquere). Pertanto, il reato di cui all’art. 601-bis (Traffico di organi prelevati da persona vivente) è un nuovo reato presupposto dell’associazione per delinquere.
[15] In questo caso non sono state inserite ulteriori disposizioni nel corpo del D. Lgs. n. 231/2001. La responsabilità degli Enti deriva da un’autonoma previsione contenuta nel predetto art. 10 della Legge n. 146/2006, il quale stabilisce le specifiche sanzioni amministrative applicabili ai reati, disponendo - in via di richiamo - nell’ultimo comma che “agli illeciti amministrativi previsti dal presente articolo si applicano le disposizioni di cui al D. Lgs. 8 giugno 2001, n. 231”.
[16] L’art. 25-duodecies è stato modificato dalla Legge n. 161/2017, come meglio dettagliato nella Parte Speciale E del Modello.
[17] Il D. Lgs. n. 38/2017, pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 30 marzo 2017, ha dato attuazione alla decisione quadro 2003/568/GAI in tema di lotta alla corruzione nel settore privato, modificando la formulazione del reato di corruzione tra privati (comprendendo tra i soggetti punibili anche quanti all’interno degli enti svolgono attività lavorativa con funzioni direttive; prevedendo quali condotte sanzionabili la dazione e la sollecitazione della corresponsione di denaro o altra utilità) ed introducendo la fattispecie delittuosa dell’istigazione alla corruzione (art. 2635-bis c.c.), inasprendo altresì le sanzioni pecuniarie ed introducendo sanzioni interdittive. La Legge n. 3/2019 ha peraltro abrogato la procedibilità a querela del reato di corruzione tra privati di cui all’art. 2635 c.c. così come del reato di istigazione alla corruzione fra privati di cui all’art. 2635-bis c.c., richiamati dall’art. 25-ter del Decreto, introducendo la procedibilità d’ufficio.
[18] L’art. 25-terdecies è stato inserito dalla Legge n. 167/2017, pubblicata in G.U. il 27 novembre 2017 al Capo II (“Disposizioni in materia di giustizia e sicurezza”), art. 5, comma 2 (“Disposizioni per la completa attuazione della decisione quadro 2008/913/GAI sulla lotta contro talune forme ed espressioni di razzismo e xenofobia mediante il diritto penale – Caso EU Pilot 8184/15/JUST”). Tale reato presupposto prevede che i delitti a cui si fa rimando puniscano i partecipanti di organizzazioni, associazioni, movimenti o gruppi aventi tra i propri scopi l’incitamento alla discriminazione o alla violenza per motivi razziali, etnici, nazionali o religiosi, nonché la propaganda ovvero l’istigazione e l’incitamento, commessi in modo che derivi concreto pericolo di diffusione, fondati in tutto o in parte sulla negazione, minimizzazione in modo grave o sull’apologia della Shoah o dei crimini connessi al genocidio, dei crimini contro l’umanità o dei crimini di guerra. In tale contesto, si segnala che il 22 marzo 2018 è stato pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale il D. Lgs. 21/2018 recante “Disposizioni di attuazione del principio di delega della riserva di codice nella materia penale”. Il decreto mira a realizzare una razionalizzazione della normativa penale al fine di renderla maggiormente conoscibile e ad evitare una caotica produzione legislativa di settore. A tal fine il decreto introduce il principio della “riserva di codice”, in base al quale le disposizioni che prevedono reati possono essere introdotte nell'ordinamento solo se modificano il codice penale o se inserite in leggi organiche. In base a questo principio il decreto ha abrogato alcune fattispecie previste da leggi speciali, tra cui i reati in materia di razzismo e xenofobia (art. 3 della Legge n. 654/1975) e il reato di attività organizzate per il traffico illecito di rifiuti (art. 260 del D. Lgs 152/2006), entrambi richiamati nell'elenco dei reati presupposto del Decreto mediante rinvio alle norme indicate (art. 25-terdecies e art 25-undecies). Le disposizioni non rimangono prive di un rilievo penale dal momento che le medesime fattispecie sono state introdotte nel codice penale, rispettivamente, all’art. 604-bis c.p. (reati di propaganda e istigazione a delinquere per motivi di discriminazione razziale etnica e religiosa) e all’art. 452-quaterdecies c.p. (reato di “attività organizzate per il traffico illecito di rifiuti”). Con una disposizione di coordinamento il decreto prevede che i richiami alle disposizioni abrogate si intendono riferiti alle nuove norme del codice penale. Ne consegue che rimane ferma la responsabilità ai sensi del Decreto per i reati suindicati.
[19] L’art. 25-quaterdecies è stato inserito dall’art. 5 Legge n. 3/2019 (“Ratifica ed esecuzione della Convenzione del Consiglio d’Europa sulla manipolazione di competizioni sportive, fatta a Magglingen il 18 settembre 2014”), pubblicata in G.U. il 16 maggio 2019. L’articolo 25-quaterdecies richiama la commissione dei reati di cui agli articoli 1 (frode in competizioni sportive) e 4 (esercizio abusivo di attività di giuoco o di scommessa) della Legge n. 401/1989.
[20]Successivamente modificato dalla legge di conversione 19 dicembre 2019, n. 157. L’articolo 25-quinquiesdecies richiama i delitti previsti dal D. Lgs. n. 74/2000 e ovvero: il delitto di dichiarazione fraudolenta mediante uso di fatture o altri documenti per operazioni inesistenti (di cui all’art. 2, comma 1 e comma 2-bis) per il quale sono previste sanzioni pecuniarie diverse qualora l’ammontare degli elementi passivi fittizi sia superiore o inferiore ad Euro 100.000; il delitto di dichiarazione fraudolenta mediante altri artifici (di cui all’art. 3); il delitto di emissione di fatture o altri documenti per operazioni inesistenti (di cui all’art. 8, comma 1 e comma 2-bis), per il quale sono previste sanzioni pecuniarie diverse qualora l’importo non rispondente al vero indicato nelle fatture o nei documenti, per periodo di imposta, sia superiore o inferiore ad Euro 100.000; il delitto di occultamento o distruzione di documenti contabili (di cui all’art. 10) e il delitto di sottrazione fraudolenta al pagamento di imposte (di cui all’art. 11). L’art. 25-quinquiesdecies è stato successivamente modificato dall’art. 5, comma 1, lett. c), del D. Lgs. n. 75/2020, denominato “Attuazione della Direttiva (UE) 2017/1371, relativa alla lotta contro la frode che lede gli interessi finanziari dell’Unione mediante il diritto penale”, avente ad oggetto il recepimento della c.d. Direttiva PIF. Tale modifica ha introdotto all’interno del perimetro dei reati rilevanti ai sensi del Decreto le fattispecie di cui all’art. 4 del D. Lgs. n. 74/2000, dichiarazione infedele, all’art. 5 del D. Lgs. n. 74/2000, omessa dichiarazione e all’art. 10-quater del D. Lgs. n. 74/2000, indebita compensazione; la rilevanza di tali reati ai sensi del Decreto è inoltre subordinata alla loro commissione “nell’ambito di sistemi fraudolenti transfrontalieri e al fine di evadere l’imposta sul valore aggiunto per un importo complessivo non inferiore a dieci milioni di Euro”.
[21] L’art. 25-sexiesdecies ha comportato l’introduzione, nel novero dei reati presupposto, i reati di cui al D.P.R. n. 43/1973 (Testo Unico delle disposizioni legislative in materia doganale).
[22] Articolo inserito dall’art. 3, comma 1, Legge n. 22/2022, a decorrere dal 23 marzo 2022, ai sensi di quanto disposto dall’art. 7, comma 1, della medesima legge. L’art. 25-septiesdecies introduce nel novero dei reati presupposto ai sensi del Decreto i seguenti reati: art. 518-bis c.p. (Furto di beni culturali); art. 518-ter c.p. (Appropriazione indebita di beni culturali); art. 518-quater c.p. (Ricettazione di beni culturali); art. 518-octies c.p. (Falsificazione in scrittura privata relativa a beni culturali); art. 518-novies (Violazioni in materia di alienazione di beni culturali); art. 518-decies c.p. (Importazione illecita di beni culturali); art. 518-undecies c.p. (Uscita o esportazione illecite di beni culturali); art. 518-duodecies c.p. (Distruzione, dispersione, deterioramento, deturpamento, imbrattamento e uso illecito di beni culturali o paesaggistici); art. 518-quaterdecies c.p. (Contraffazione di opere d’arte).
[24] La legge 30 novembre 2017 n. 179 ha modificato l’articolo 6 del D. Lgs. n. 231/2001 come segue: “1. Se il reato è stato commesso dalle persone indicate nell’articolo 5, comma 1, lettera a), l’ente non risponde se prova che:
a) l’organo dirigente ha adottato ed efficacemente attuato, prima della commissione del fatto, modelli di organizzazione e di gestione idonei a prevenire reati della specie di quello verificatosi;
b) il compito di vigilare sul funzionamento e l’osservanza dei modelli di curare il loro aggiornamento è stato affidato a un organismo dell'ente dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo;
c) le persone hanno commesso il reato eludendo fraudolentemente i modelli di organizzazione e di gestione;
d) non vi è stata omessa o insufficiente vigilanza da parte dell'organismo di cui alla lettera b).
2. In relazione all’estensione dei poteri delegati e al rischio di commissione dei reati, i modelli di cui alla lettera a), del comma 1, devono rispondere alle seguenti esigenze:
a) individuare le attività nel cui ambito possono essere commessi reati;
b) prevedere specifici protocolli diretti a programmare la formazione e l’attuazione delle decisioni dell’ente in relazione ai reati da prevenire;
c) individuare modalità di gestione delle risorse finanziarie idonee ad impedire la commissione dei reati;
d) prevedere obblighi di informazione nei confronti dell’organismo deputato a vigilare sul funzionamento e l’osservanza dei modelli;
e) introdurre un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel modello.
2-bis. I modelli di cui alla lettera a) del comma 1 prevedono:
a) uno o più canali che consentano ai soggetti indicati nell’articolo 5, comma 1, lettere a) e b), di presentare, a tutela dell’integrità dell’ente, segnalazioni circostanziate di condotte illecite, rilevanti ai sensi del presente decreto e fondate su elementi di fatto precisi e concordanti, o di violazioni del modello di organizzazione e gestione dell’ente, di cui siano venuti a conoscenza in ragione delle funzioni svolte; tali canali garantiscono la riservatezza dell’identità del segnalante nelle attività di gestione della segnalazione;
b) almeno un canale alternativo di segnalazione idoneo a garantire, con modalità informatiche, la riservatezza dell’identità del segnalante;
c) il divieto di atti di ritorsione o discriminatori, diretti o indiretti, nei confronti del segnalante per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione;
d) nel sistema disciplinare adottato ai sensi del comma 2, lettera e), sanzioni nei confronti di chi viola le misure di tutela del segnalante, nonché di chi effettua con dolo o colpa grave segnalazioni che si rivelano infondate.
2-ter. L’adozione di misure discriminatorie nei confronti dei soggetti che effettuano le segnalazioni di cui al comma 2-bis può essere denunciata all’Ispettorato nazionale del lavoro, per i provvedimenti di propria competenza, oltre che dal segnalante, anche dall'organizzazione sindacale indicata dal medesimo.
2-quater. Il licenziamento ritorsivo o discriminatorio del soggetto segnalante è nullo. Sono altresì nulli il mutamento di mansioni ai sensi dell’articolo 2103 del codice civile, nonché qualsiasi altra misura ritorsiva o discriminatoria adottata nei confronti del segnalante. È onere del datore di lavoro, in caso di controversie legate all’irrogazione di sanzioni disciplinari, o a demansionamenti, licenziamenti, trasferimenti, o sottoposizione del segnalante ad altra misura organizzativa avente effetti negativi, diretti o indiretti, sulle condizioni di lavoro, successivi alla presentazione della segnalazione, dimostrare che tali misure sono fondate su ragioni estranee alla segnalazione stessa.
3. I modelli di organizzazione e di gestione possono essere adottati, garantendo le esigenze di cui al comma 2, sulla base di codici di comportamento redatti dalle associazioni rappresentative degli enti, comunicati al Ministero della giustizia che, di concerto con i Ministeri competenti, può formulare, entro trenta giorni, osservazioni sulla idoneità dei modelli a prevenire i reati.
4. Negli enti di piccole dimensioni i compiti indicati nella lettera b), del comma 1, possono essere svolti direttamente dall’organo dirigente.
4-bis. Nelle società di capitali il collegio sindacale, il consiglio di sorveglianza e il comitato per il controllo della gestione possono svolgere le funzioni dell’organismo di vigilanza di cui al comma 1, lettera b).
5. È comunque disposta la confisca del profitto che l’ente ha tratto dal reato, anche nella forma per equivalente.”.
[25] L’art. 24 del citato D. Lgs. stabilisce che “le disposizioni di cui al presente decreto hanno effetto a decorrere dal 15 luglio 2023”; pertanto, alle segnalazioni o denunce effettuate precedentemente alla data di entrata in vigore del decreto stesso nonché a quelle effettuate sino al 14 luglio 2023 continuerà a trovare applicazione la normativa attualmente vigente.
[26] Che ora ricomprende anche i cd. facilitatori”, i.e. le persone fisiche che assistono i segnalanti nel processo di segnalazione, operanti nel medesimo contesto lavorativo, ed i soggetti operanti nel medesimo contesto lavorativo del segnalante, di colui che ha sporto denuncia all’autorità giudiziaria o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legati ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado.
[27] I canali di segnalazione interna devono garantire la riservatezza, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia della persona segnalante, del facilitatore, della persona coinvolta o comunque dei soggetti menzionati nella segnalazione, del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione. La gestione dei canali di segnalazione deve essere affidata, alternativamente: a una persona interna all’amministrazione/Ente; a un ufficio dell’amministrazione/Ente con personale dedicato, anche se non in via esclusiva; a un soggetto esterno.
[28] In particolare, il segnalante può provvedere all’inoltro di una segnalazione esterna all’ANAC (soltanto) laddove ricorra una delle seguenti condizioni: a) non è prevista, nell’ambito del proprio contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interno ovvero quest’ultimo, anche se obbligatorio, non risulta essere attivo (ovvero, anche se attivato, non è conforme ai requisiti previsti dalla normativa di riferimento, i.e. art. 4 del citato D. Lgs.); b) il segnalante ha già effettuato una segnalazione tramite il ricorso al canale di segnalazione interno, ma la stessa non ha avuto seguito; c) il segnalante ha fondati motivi di ritenere che (i) qualora effettuasse una segnalazione avvalendosi del canale di segnalazione interno, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito (ad esempio, nei casi in cui il responsabile di riferimento risulti coinvolto nella violazione oggetto di segnalazione); (ii) la segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione a danno del segnalante; (iii) la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
[29]Ai sensi dell’art. 21, comma 1, del D. Lgs. n. 24/2023, ANAC applica al responsabile, sia nel settore pubblico che nel settore privato, le seguenti sanzioni amministrative pecuniarie:
da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che sono state commesse ritorsioni o quando accerta che la segnalazione è stata ostacolata o che si è tentato di ostacolarla o che è stato violato l'obbligo di riservatezza di cui all'articolo 12;
da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che non sono stati istituiti canali di segnalazione, che non sono state adottate procedure per l'effettuazione e la gestione delle segnalazioni ovvero che l'adozione di tali procedure non è conforme a quelle di cui agli articoli 4 e 5, nonché quando accerta che non è stata svolta l'attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute;
da 500 a 2.500 euro, nel caso di cui all'articolo 16, comma 3, salvo che la persona segnalante sia stata condannata, anche in primo grado, per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all'autorità giudiziaria o contabile.
Ai sensi dell’art. 21, comma 2, D. Lgs. 24/2023, i soggetti del settore privato devono prevedere nel sistema disciplinare di cui all’art. 6, comma 2, del Decreto apposite sanzioni nei confronti di coloro che si rendono responsabili di taluno degli illeciti di cui al comma 1 dell’art. 21 del D. Lgs. 24/2023.
[35] L’articolo 37, comma 35, del D. Lgs. n. 39/2010 ha modificato l’articolo 2625, primo comma, del codice civile escludendo la revisione dal novero delle attività di cui la norma sanziona l’impedimento da parte degli amministratori.
[36] Come da ultimo modificato dalla Legge n. 3/2019.
[37] Come da ultimo modificato dalla Legge n. 3/2019.
[38] In tale contesto, si segnala che gli artt. 589 e 590 c.p. sono stati modificati dalla Legge n. 3/2018 la quale ha introdotto – per entrambe le ipotesi delittuose – un inasprimento della pena nel caso in cui il reato sia stato commesso “nell’esercizio abusive di una professione per la quale è richiesta una speciale abilitazione da parte dello Stato o di un’arte sanitaria”.
[39] La legge n. 68/2015 ha introdotto nel novero dei reati presupposto di cui al D. Lgs n.231/2001, inter alia, il delitto di inquinamento ambientale (art. 452 –bis c.p.), il delitto di disastro ambientale (art. 452-quater c.p.), il delitto di traffico ed abbandono di materiale ad alta radioattività (art. 452-sexies c.p.), con aumento di pena nel caso di integrazione di tali reati in forma associativa aggravata e riduzione di pena in caso di commissione per colpa dei delitti di cui agli articoli 452-bis c.p. e 452-quater c.p.. Si segnala, inoltre, che il D. Lgs. n. 21/2018 recante “Disposizioni di attuazione del principio di delega della riserva di codice nella materia penale a norma dell’articolo 1, comma 85, lettera q), della Legge 23 giugno 2017, n. 103” ha abrogato l’art. 260 del D. Lgs. n. 152/2006 (c.d. Testo Unico Ambientale) introducendo al contempo il nuovo reato di “Attività organizzate per il traffico illecito di rifiuti” di cui all’art. 452-quaterdecies c.p.. Come precisato nelle disposizioni transitorie del citato D. Lgs. n. 21/2018, il richiamo all’art. 260 del Codice dell’Ambiente operato dall’art. 25-undecies del Decreto, deve intendersi riferito al nuovo art. 452-quaterdecies c.p..
Dal 1° gennaio 2019, in seguito all’emanazione del D.L. n. 135/2018, convertito in Legge n. 12/2019, il sistema di controllo della tracciabilità dei rifiuti denominato SISTRI di cui all’art. 188-ter del D. Lgs. n. 152/2006 è stato abolito. In forza del dettato normativo il Ministero dell’ambiente ha provveduto all’introduzione di un “registro elettronico nazionale per la tracciabilità dei rifiuti”, che tuttavia non è ancora pienamente operativo.
Medio tempore ai soggetti tenuti ad effettuare la tracciabilità dei rifiuti mediante SISTRI (e ora mediante il registro elettronico) è imposto il rispetto degli adempimenti di cui al D. Lgs. n. 152/2006 nella versione ante modifica ad opera del D. Lgs. n. 205/2010; segnatamente, la tracciabilità dei rifiuti dovrà essere garantita mediante l’utilizzo del sistema tradizionale “cartaceo”, ferma restando la possibilità di avvalersi delle modalità di trasmissione dati “digitali” previste dall’art. 194-bis del D.lgs. n. 152/2006.
Al momento, le sanzioni applicabili in caso di violazioni commesse dal 1° gennaio 2019 sono quindi quelle previste dall’Art. 258 del predetto D. Lgs. (nel testo previgente alle modifiche apportate dal D. Lgs. n. 205/2010) e non più quelle imposte dall’art. 260-bis del medesimo D. Lgs., che risultano implicitamente abrogate poiché senso latu “accessorie” alla norma relativa al SISTRI. Tuttavia, il testo del Decreto non è ancora stato aggiornato in relazione a quanto sopra esposto.
[40] I Reati di Contrabbando introdotti nel Decreto all’art. 25-sexiesdecies e disciplinati dal D.P.R. 43/1973 sono i seguenti: contrabbando nel movimento delle merci attraverso i confini di terra e gli spazi doganali (art. 282); contrabbando nel movimento delle merci nei laghi di confine (art. 283); contrabbando nel movimento marittimo delle merci (art. 284); contrabbando nel movimento delle merci per via aerea (art. 285); contrabbando nelle zone extra-doganali (art. 286); contrabbando per indebito uso di merci importate con agevolazioni doganali (art. 287); contrabbando nei depositi doganali (art. 288); contrabbando nel cabotaggio e nella circolazione (art. 289); contrabbando nell’esportazione di merci ammesse a restituzione di diritti (art. 290); contrabbando nell’importazione od esportazione temporanea (art. 291); contrabbando di tabacchi lavorati esteri (art. 291-bis); circostanze aggravanti (art. 291-ter); associazione per delinquere finalizzata al contrabbando di tabacchi lavorati esteri (art. 291-quater); altri casi di contrabbando (art. 292); equiparazione del delitto tentato a quello consumato (art. 293); pena per il contrabbando in caso di mancato o incompleto accertamento dell’oggetto del reato (art. 294); circostanze aggravanti del contrabbando (art. 295); sanzioni amministrative per le violazioni di lieve entità (art. 295-bis); recidiva nel contrabbando (art. 296); contrabbando abituale (art. 297); contrabbando professionale (art. 298); contrabbando abituale o professionale secondo il codice penale (art. 299); delle misure di sicurezza personali non detentive. Libertà vigilata (art. 300); delle misure di sicurezza patrimoniali. Confisca (art. 301); Destinazione di beni sequestrati o confiscati a seguito di operazioni anticontrabbando (art. 301-bis).
[41] Così come introdotti dall’art. 39, comma 2 del D.L. n. 124/2019, convertito con modifiche dalla Legge n. 157/2019 e successivamente modificati dal D. Lgs. n. 75/2020.
Política de Calidad de C.M. Caballé S.A.U. (Badalona, 14 marzo 2018)
La Política de Calidad es un documento que establece los objetivos de calidad que una empresa pretende perseguir, comprobar y demostrar para garantizar una mejora continua de sus procesos empresariales.
Este documento no sólo se dirige a la Dirección General, sino que se convierte en objeto de consulta para todos los colaboradores externos e internos de la empresa, desde los socios hasta los trabajadores, desde los clientes hasta los proveedores, con el fin de lograr una amplia difusión en el conjunto del sistema empresarial.
A este respecto, el documento deberá exponerse en áreas apropiadas de la empresa para que pueda ser consultado.
Con este documento, la Dirección General pretende definir la directrices necesarias para conseguir sus objetivos de calidad.
C. M. CABALLÉ, S.A.U.realiza la búsqueda constante de la plena satisfacción de las partes interesadas, mediante la oferta de una amplia gama de productos, flexibilidad y alto nivel de planificación, conformidad de las máquinas con las especificaciones declaradas y con los requisitos aplicables, rapidez en las ofertas y en las relaciones comerciales, cumplimiento de los plazos de entrega y servicio post-venta preciso.
El objetivo principal de C. M. CABALLÉ, S.A.U.es ser reconocida como empresa de diseño y construcción de instalaciones y maquinaria para la industria del cable no-ferroso, tecnológicamente avanzadas e innovadoras, fiables y de óptima calidad.
C. M. CABALLÉ, S.A.U.también apunta aconsolidar y mejorar su propia posición en el mercado mundial, estructurando adecuadamente y de la misma manera el crecimiento y el desarrollo de la empresa, sin perder de vista los factores críticos de éxito reconocidos hasta ahora por sus clientes.
Según lo anteriormente descrito, esta mejora sólo puede alcanzarse a través del control constante de los procesos internos y de la estructura empresarial. Para optimizar los costes y mejorar la calidad, C. M. CABALLÉ, S.A.U.se compromete con la búsqueda continua de las causas de no-conformidad e ineficacia y con el desarrollo de actividades de mejora continua de sus rendimientos. Todo esto produce una implicación total del personal que contribuye a la consecución de los objetivos planeados y cuyo aporte debe crecer junto con la empresa.
De la misma manera, se exige que los proveedores lleguen a ser parte de este proyecto de desarrollo y mejora.
Con el fin de obtener la calidad general de las instalaciones realizadas, la Dirección General se compromete a proporcionar los recursos necesarios para promover el aporte de cada uno de los miembros de la empresa y, además de esto, se compromete a compartir y valorar cualquier esfuerzo destinado a mejorar la calidad de los procesos.
La Política de Calidad no es un documento estándar, en cambio se trata de un documento vivo cuyo contenido se revisa y actualiza periódicamente con la finalidad de realizar una mejora continua encaminada al perfeccionamiento en el tiempo de la estrategia de calidad.
La presente Política de Calidad se consigue mediante la identificación de objetivos de calidad específicos y coherentes con la misma. La Dirección General se asegura que dichos objetivos sean actualizados periódicamente en cada revisión del Sistema de Calidad.
La Dirección General
Emilia Tentori
Semplice S.p.A.
MODELLO DI ORGANIZZAZIONE,
GESTIONE E CONTROLLO
D. LGS. 231/2001
Testo approvato dal Consiglio di Amministrazione della società Semplice S.p.A. nella seduta del 03 NOVEMBRE 2023
Indice
Definizioni
Parte Generale
1. Il decreto legislativo n. 231/2001
Enti destinatari e loro responsabilità amministrativa
Fattispecie di reato
Sanzioni
1.4 Esclusione della responsabilità amministrativa degli Enti
2. Funzione del Modello
2.1 Struttura e finalità del Modello
2.2 Soggetti destinatari del Modello
2.3 Adozione del Modello
2.4 Modifiche e integrazioni del Modello
3. La struttura organizzativa di Semplice S.p.A.
3.1 Premessa
3.2 L’organizzazione di Semplice S.p.A.
3.2.1 Descrizione e struttura della Società
3.2.2 Corporate governance
3.2.2.1 Assemblea
3.2.2.2 Il Consiglio di Amministrazione
3.2.2.3 Presidente
3.2.2.4 Collegio Sindacale
3.2.2.5 Società di Revisione
3.3 Principi generali del sistema organizzativo e di controllo
3.3.1 Sistema organizzativo e separazione dei ruoli
3.3.2 Deleghe di poteri
3.3.3 Procedure operative
3.3.4 Attività di controllo e monitoraggio
3.3.5 Tracciabilità
4. Metodologia seguita per l’individuazione delle attività sensibili
e la redazione del modello
4.1 Premessa
4.2 Fasi propedeutiche alla costruzione del Modello
4.3 Redazione del Modello
5. L’organismo di vigilanza di Semplice S.p.A.
5.1 Struttura dell’Organismo di Vigilanza
5.2 Nomina, durata e requisiti dell’Organismo di Vigilanza
5.3 Funzionamento dell’Organismo di Vigilanza
5.4 Funzioni e poteri dell’Organismo di Vigilanza
5.5 Obblighi informativi nei confronti dell’Organismo di Vigilanza
6. Selezione, informativa e formazione
6.1 Personale dipendente
6.2 Collaboratori
7. Whistleblowing
8. Sanzioni disciplinari
8.1 Principi generali
8.2 Misure nei confronti di quadri ed impiegati
8.3 Misure nei confronti di dirigenti
8.4 Misure nei confronti degli amministratori
8.5 Misure nei confronti di Collaboratori
Parte Speciale
Premessa
Parte Speciale A
1. I reati nei confronti della pubblica amministrazione
1.1 Tipologie di reati
1.2 Aree di rischio
1.3 Principi di comportamento all’interno delle aree di rischio
1.3.1 Principi generali di comportamento
1.3.2 Principi specifici di comportamento
1.4 Compiti dell’Organismo di Vigilanza
Parte Speciale B
1. I reati societari
1.1 Tipologie di reati
1.1 bis La corruzione tra privati
1.2 Aree di rischio
1.3 Principi di comportamento all’interno delle aree di rischio
1.3.1 Principi generali di comportamento
1.3.2 Principi specifici di comportamento
1.4 Compiti dell’Organismo di Vigilanza
Parte Speciale C
1. i reati in materia di salute e sicurezza sul luogo di lavoro
1.1 Tipologie di reati
1.2 Aree di rischio
1.3 Principi di comportamento all’interno delle aree a rischio
1.3.1 Principi generali di comportamento
1.3.2 Principi specifici di comportamento
1.4 Compiti dell’Organismo di Vigilanza
Parte Speciale D
1. Reati Tributari e Contrabbando
1.1 Tipologie di reati
1.2 Aree di rischio
1.3 Principi di comportamento all’interno delle aree di rischio
1.3.1 Principi generali di comportamento
1.3.2 Principi specifici di comportamento
1.4 Flussi informativi verso l’OdV
Allegati
Allegato 1: Codice Etico
DEFINIZIONI
In aggiunta alle altre definizioni riportate nel presente documento, i seguenti termini con iniziale maiuscola hanno il significato di seguito indicato:
Attività Sensibili: indica le operazioni o le attività della Società nel cui ambito sussiste il rischio di commissione dei Reati;
Codice Etico: il codice etico adottato dalla Società, qui accluso come Allegato 1;
Collaboratore/i: indica i consulenti, collaboratori esterni, partner commerciali/finanziari, agenti, procuratori e, in genere, i terzi che operano per conto o comunque nell’interesse di Semplice S.p.A.;
Collegio Sindacale: indica il Collegio Sindacale di Semplice S.p.A.;
Consiglio di Amministrazione: indica il Consiglio di Amministrazione di Semplice S.p.A.;
Decreto: indica il Decreto Legislativo 8 giugno 2001 n. 231, come successivamente modificato ed integrato;
Destinatari: indica i Soggetti in Posizione Apicale, Dipendenti e Collaboratori della Società;
Dipendente/i: indica le persone legate da rapporto di lavoro subordinato con la Società, inclusi i Soggetti Apicali o in Posizione Apicale ai sensi dell’art. 5, lett. b) del Decreto;
Ente o Enti: indica l’ente o gli enti cui si applica il Decreto;
Linee Guida di Confindustria: le linee guida emanate da Confindustria per la costruzione dei modelli di organizzazione, gestione e controllo, da ultimo modificate a giugno 2021;
Modello o Modello Organizzativo: indica il presente modello di organizzazione, gestione e controllo, così come previsto dagli artt. 6 e 7 del Decreto;
Organismo di Vigilanza o OdV: indica l’organismo interno di Semplice S.p.A., dotato di poteri autonomi di iniziativa e di controllo, preposto alla vigilanza sul funzionamento e sull’osservanza del Modello, così come previsto dal Decreto;
Pubblica Amministrazione o P.A.: indica ogni ente della Pubblica Amministrazione, inclusi i relativi funzionari e soggetti incaricati di pubblico servizio;
Reati: indica le fattispecie di reati ai quali si applica la disciplina prevista dal Decreto, anche a seguito di successive modifiche ed integrazioni;
Semplice S.p.A., Semplice o Società: indica la società Semplice S.p.A.;
Soggetti Apicali o in Posizione Apicale: indica le persone che rivestono funzioni di rappresentanza, di amministrazione o di direzione della Società, nonché le persone che esercitano, anche di fatto, la gestione e il controllo della Società ai sensi dell’art. 5, lett. a) del Decreto.
modello di organizzazione, gestione e controllo
ai sensi del d. lgs. 8 giugno 2001 n. 231
PARTE GENERALE
1. il decreto legislativo N. 231/2001
1.1 Enti destinatari e loro responsabilità amministrativa
In data 4 luglio 2001 è entrato in vigore il Decreto , avente ad oggetto la “Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica”, il quale ha introdotto nell’ordinamento giuridico italiano la responsabilità degli Enti per gli illeciti amministrativi derivanti da reati commessi nell’interesse o a vantaggio dei medesimi Enti.
Il Decreto si applica nel settore privato alle società, associazioni ed enti con personalità giuridica, mentre nel settore pubblico soltanto agli enti pubblici economici (con esplicita esclusione dello Stato, degli enti pubblici territoriali, degli enti pubblici non economici e degli enti che svolgono funzioni di rilievo costituzionale).
Il Decreto ha portata complessa ed innovativa, in quanto alla responsabilità penale della persona fisica che ha commesso un reato, aggiunge quella dell’Ente nell’interesse del quale o a vantaggio del quale il reato stesso è stato perpetrato.
Infatti, l’art. 5 del Decreto stabilisce che l’Ente è chiamato a rispondere ogniqualvolta determinati reati (specificati nel Decreto stesso) siano stati commessi “nel suo interesse o a suo esclusivo vantaggio”, da parte dei seguenti soggetti:
persone che rivestono funzioni di rappresentanza, amministrazione o direzione dell’Ente o di una sua unità organizzativa dotata di autonomia finanziaria e funzionale, nonché da persone che esercitano anche di fatto la gestione e il controllo dello stesso (c.d. Soggetti Apicali o in Posizione Apicale);
persone sottoposte alla direzione o alla vigilanza di uno dei soggetti di cui al precedente punto.
La responsabilità dell’Ente, definita dal legislatore, è di tipo amministrativo, pur se attribuita nell’ambito di un procedimento penale, e si caratterizza, inoltre, per essere del tutto autonoma rispetto a quella della persona fisica che commette il reato. Infatti, ai sensi dell’articolo 8 del Decreto, l’Ente può essere dichiarato responsabile anche se l’autore materiale del reato non è imputabile o non è stato individuato ed anche se il reato è estinto per cause diverse dall’amnistia. In base al medesimo principio, ogni eventuale imputazione all’Ente di responsabilità derivante dalla commissione del reato non vale ad escludere la responsabilità penale personale di chi ha posto in essere la condotta criminosa.
1.2 Fattispecie di reato
La responsabilità dell’Ente non è riferibile a qualsiasi reato, ma è circoscritta alle fattispecie criminose richiamate dagli artt. 24, 24-bis, 24-ter, 25, 25-bis, 25-bis.1, 25-ter, 25-quater, 25-quater.1, 25-quinquies, 25-sexies, 25-septies, 25-octies, 25-octies.1, 25-novies, 25-decies, 25-undecies, 25-duodecies, 25-terdecies, 25-quaterdecies, 25-quinquiesdecies, 25-sexiesdecies, 25-septiesdecies e 25-duodevicies del Decreto (così come modificato dalla sua entrata in vigore ad oggi) e, più precisamente:
reati contro la Pubblica Amministrazione, richiamati dagli artt. 24, 25 e 25-decies del Decreto e s.m.i.[1];
delitti contro la fede pubblica, richiamati dall’art. 25-bis, introdotto nel Decreto dalla Legge n. 99/2009[2];
delitti contro l’industria e il commercio, richiamati dall’art. 25-bis.1, introdotto nel Decreto dalla Legge n. 99/2009[3];
reati societari, richiamati dall’art. 25-ter, introdotto nel Decreto dal D. Lgs. n. 61/2002 e s.m.i.[4];
delitti con finalità di terrorismo o dì eversione dell’ordine democratico; richiamati dall’art. 25-quater, introdotto nel Decreto dalla Legge n. 7/2003[5];
delitti in materia di pratiche di mutilazione degli organi genitali femminili, richiamati dall’art. 25-quater.1, introdotto nel Decreto dalla Legge n. 7/2006[6];
delitti contro la personalità individuale; richiamati dall’art. 25-quinques, introdotto nel Decreto dalla Legge n. 228/2003[7];
abusi di mercato, richiamati dall’art. 25-sexies, introdotto nel D. Lgs. n. 231/2001 dall’art. 9 della Legge n. 62/2005[8];
reati di omicidio colposo e lesioni colpose gravi o gravissime, commesse con violazione delle norme sulla tutela della salute e sicurezza sul lavoro, richiamati dall’art. 25-septies, introdotto nel Decreto dall’art. 9 della Legge, n. 123/2007 e s.m.i.[9];
reati di ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita nonché auto-riciclaggio, richiamati dall’art. 25-octies, introdotto nel Decreto dall’art. 63 del D. Lgs. n. 231/2007[10];
delitti in materia di violazione del diritto d’autore, richiamati dall’art. 25-novies, introdotto nel Decreto dalla Legge n. 99/2009[12];
reati informatici, richiamati dall’art. 24-bis, introdotti nel Decreto dalla Legge n. 48/2008[13];
delitti di criminalità organizzata, richiamati dall’art.24-ter, introdotto nel Decreto dalla Legge n. 94/2009[14];
reati transazionali, l’art. 10 della Legge n. 146/2006 prevede la responsabilità amministrativa degli Enti anche con riferimento ai reati specificati dalla stessa legge che presentino la caratteristica della trasnazionalità[15].
delitto consistente nell’induzione a non rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci all’Autorità Giudiziaria, richiamato dall’art. 25-decies , introdotto nel Decreto dalla Legge n. 116/2009, come sostituito dall'art. 2, comma 1, D. Lgs. n. 121/2011;
reati ambientali,richiamati dall’art. 25-undecies, introdotto nel Decreto dall'art. 4, comma 2, Legge n. 116/2009 e s.m.i.[16];
reato di impiego di cittadini di paesi terzi il cui soggiorno è irregolare, richiamati dall’art. 25-duodecies ed introdotto nel Decreto dal D. Lgs. n. 109/2012 e modificato dalla Legge 161/2017;
reato di razzismo e xenofobia, richiamato dall’art. 25-terdecies, introdotto dalla Legge n. 167/2017[17];
reato di corruzione tra privati e istigazione alla corruzione tra privati, disciplinato dal novellato art. 2635 cod. civ., rubricato oggi “Corruzione tra privati”, e dall’art. 2635-bis cod. civ. rubricato “Istigazione alla corruzione tra privati” e richiamati dall’art. 25-ter, comma 1, lettera s-bis introdotto dalla c.d. “Legge Anticorruzione” (Legge n. 190/2012), come modificato dal D. Lgs. n. 38/2017 e dalla Legge n. 3/2019[18];
frodi in competizioni sportive, esercizio abusivo di gioco o scommessa e giochi d’azzardo esercitati a mezzo di apparecchi vietati, richiamati dall’art. 25-quaterdecies ed introdotti nel Decreto dalla Legge n. 3/2019[19];
reati tributari, richiamati dall’art. 25-quinquiesdecies, introdotto dall’art. 39, comma 2 del D.L. n. 124/2019[20];
contrabbando, richiamati dall’art. 25-sexiesdecies che è stato introdotto dal D. Lgs. n. 75/2020[21];
delitti contro il patrimonio culturale, richiamati dall’art. 25-septiesdecies, introdotto nel Decreto dalla Legge n. 22/2022[22];
reati di riciclaggio di beni culturali e devastazione e saccheggio di beni culturali e paesaggistici, richiamati dall’art. 25-duodevicies, introdotto nel Decreto dalla Legge n. 22/2022[23].
*
In considerazione dell’oggetto sociale della attività di Semplice S.p.A. nonché delle specifiche caratteristiche della Società, ai fini della predisposizione del presente Modello si è ritenuto opportuno trattare soltanto i Reati considerati commissibili in concreto, escludendo dall’analisi quelli il cui rischio di commissione è qualificabile come basso.
In particolare, ai fini del presente Modello si sono tenuti in considerazione :
i Reati commessi nei confronti della Pubblica Amministrazione (artt. 24, 25 e 25-decies del Decreto);
i Reati Societari (art. 25-ter del Decreto);
i Reati in materia di salute e sicurezza sul luogo di lavoro, ancorché con le limitazioni specifiche previste dalla relativa Parte Speciale (art. 25-septies del Decreto);
i Reati Tributari e di Contrabbando (art. 25-quinquiesdecies e 25-sexiesdecies del Decreto).
Per l’esame dei Reati analizzati, si rimanda alla relativa Parte Speciale del Modello.
1.3 Sanzioni
Le sanzioni previste dall’art. 9 del Decreto a carico della società in conseguenza della commissione o tentata commissione dei reati sopra menzionati sono:
sanzione pecuniaria fino a un massimo di Euro 1.549.370,69 (oltre a sequestro conservativo in sede cautelare);
sanzioni interdittive (applicabili anche quale misura cautelare) di durata non inferiore a tre mesi e non superiore a due anni, che, a loro volta, possono consistere in:
interdizione dall'esercizio dell'attività;
sospensione o revoca delle autorizzazioni, licenze o concessioni funzionali alla commissione dell'illecito;
divieto di contrattare con la Pubblica Amministrazione;
esclusione da agevolazioni, finanziamenti, contributi o sussidi e l'eventuale revoca di quelli concessi;
divieto di pubblicizzare beni o servizi;
confisca (e sequestro preventivo in sede cautelare);
pubblicazione della sentenza in caso di applicazione di una sanzione interdittiva.
1.4 Esclusione della responsabilità amministrativa degli Enti
Gli articoli 6 e 7 del Decreto prevedono l’esonero della responsabilità dell’Ente per Reati commessi da soggetti in Posizione Apicale e dai Dipendenti ove l’Ente provi di aver adottato ed efficacemente attuato modelli di organizzazione, gestione e controllo idonei a prevenire la realizzazione di tali illeciti penali. A tale scopo, il sistema prevede l’istituzione di un organo di controllo interno all’Ente con il compito di vigilare sull’efficacia reale del Modello.
Secondo le menzionate disposizioni, la responsabilità dell’Ente, derivante ai sensi del Decreto, è esclusa ove lo stesso dimostri che:
l’organo dirigente abbia adottato ed efficacemente attuato, prima della commissione del fatto, modelli di organizzazione e di gestione idonei a prevenire reati della specie di quello verificatosi;
il compito di vigilare sul funzionamento e l’osservanza dei modelli e di curare il loro aggiornamento sia stato affidato ad un organismo dell’Ente dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo (l’Organismo di Vigilanza);
le persone abbiano commesso il reato eludendo fraudolentemente i modelli di organizzazione e di gestione;
non vi sia stata omessa o insufficiente vigilanza da parte dell’Organismo di Vigilanza.
Il Decreto prevede, inoltre, che i modelli di organizzazione e gestione debbano rispondere alle seguenti esigenze (vedasi art. 6, comma 2, del Decreto):
individuare le attività nel cui ambito possono essere commessi i Reati;
prevedere specifiche procedure dirette a programmare la formazione e l’attuazione delle decisioni dell’ente in relazione ai Reati da prevenire;
individuare modalità di gestione delle risorse finanziarie idonee a impedire la commissione dei Reati;
prevedere obblighi di informazione nei confronti dell’Organismo di Vigilanza;
introdurre un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel Modello.
L’esonero dalla responsabilità dell’Ente passa attraverso il giudizio d’idoneità del sistema interno di organizzazione e controllo, che il giudice è chiamato a formulare in occasione dell’eventuale procedimento penale a carico dell’autore materiale del fatto illecito. Dunque, la redazione del Modello e l’organizzazione dell’attività dell’organismo di controllo devono porsi come obiettivo l’esito positivo di tale giudizio d’idoneità. Questa particolare prospettiva finalistica impone agli Enti di valutare l’adeguatezza delle proprie procedure alle sopracitate esigenze.
Pertanto, di fatto, l’adozione di un Modello che sia adeguato e completo diviene obbligatoria se l’Ente vuole beneficiare dell’esclusione dalla responsabilità amministrativa per i Reati.
2.FUNZIONE DEL MODELLO
2.1 Struttura e finalità del Modello
Al fine di garantire condizioni di legalità, correttezza e trasparenza nello svolgimento della propria attività, Semplice S.p.A. ha ritenuto opportuno adottare e dare attuazione al presente Modello.
Il Modello è stato predisposto tenendo presente sia le disposizioni del Decreto, sia le Linee Guida di Confindustria che, tra le varie disposizioni, contengono le indicazioni metodologiche per l’individuazione delle aree di rischio e la struttura che dovrebbe essere adottata nell’implementazione del Modello Organizzativo.
*
Alla luce dei principi generali sopra illustrati ed in considerazione delle previsioni delle Linee Guida, il presente Modello è costituito da una “Parte Generale” e da quattro singole “Parti Speciali” predisposte per le tipologie di reato contemplate nel Decreto, la cui commissione è considerata maggiormente a rischio per la Società.
La Parte Generale ha lo scopo di definire le finalità del Modello Organizzativo ed i principi di carattere generale che la Società pone come riferimento per la gestione della propria attività, mentre ogni Parte Speciale ha la funzione di individuare i principi comportamentali da porre in essere e le misure preventive relative ai reati potenzialmente commissibili.
La Parte Speciale definisce inoltre gli specifici compiti dell’Organismo di Vigilanza in relazione a ciascuna tipologia di Reati ai sensi del Decreto presa in considerazione ai fini della predisposizione del Modello Organizzativo.
Scopo del presente Modello è la creazione, in relazione alle Attività Sensibili della Società, di un sistema organico costituito da procedure/principi procedurali ed attività di controllo che ha come obiettivo quello di prevenire la commissione dei Reati.
In particolare, il Modello ha le seguenti finalità:
rendere consapevoli coloro che operano nel contesto delle Attività Sensibili del rischio di incorrere, in caso di violazione delle procedure previste dal Modello, in illeciti sanzionabili sia sul piano penale (per l’autore del reato) che amministrativo (per la Società);
ribadire che comportamenti contrari alle norme di legge e del Codice Etico adottato da Semplice S.p.A., sono fermamente condannati dalla Società;
consentire alla Società di vigilare sulle attività a rischio al fine di facilitare la prevenzione della commissione dei Reati.
I principi ispiratori del presente Modello sono i seguenti:
la diffusione, all’interno della Società e nei confronti dei Collaboratori, delle regole comportamentali e dei principi procedurali e/o procedure implementati dallo stesso, nonché un piano di formazione del personale avente ad oggetto tutti gli elementi del Modello;
l’individuazione delle “aree di rischio” della Società, vale a dire delle aree nel cui ambito si ritiene più alta la possibilità che siano commessi i Reati ai sensi del Decreto;
l’esistenza di procedure e/o prassi consolidate che indichino le modalità operative dell’attività lavorativa sia in generale sia in particolare nelle “aree di rischio” individuate;
un sistema di deleghe gestionali interne e di procure a rappresentare la Società verso l’esterno che assicuri una chiara attribuzione dei compiti, coerente con la struttura organizzativa e con il sistema di controllo di gestione;
un sistema di gestione e controllo delle risorse finanziarie della Società che consenta di individuare tempestivamente l’insorgere di eventuali situazioni di criticità;
un sistema disciplinare adeguato a sanzionare la violazione del Modello e del Codice Etico;
l’attribuzione ad un organismo, interno alla Società (l’Organismo di Vigilanza), del compito di vigilare sul funzionamento e sull’osservanza del Modello e di curarne l’aggiornamento.
2.2 Soggetti destinatari del Modello
Le regole contenute nel presente Modello si rivolgono a tutti i Destinatari.
Il Modello ed i contenuti dello stesso sono comunicati ai Destinatari con modalità idonee ad assicurarne l’effettiva conoscenza, secondo quanto indicato al successivo Paragrafo 6; pertanto, i Destinatari del Modello sono tenuti a rispettarne puntualmente tutte le disposizioni, anche in adempimento dei doveri di correttezza e diligenza derivanti dal rapporto giuridico da essi instaurato con la Società.
2.3 Adozione del Modello
La Società intende assicurarsi che – ad opera dei propri Dipendenti, dei Soggetti in Posizione Apicale, nonché da tutti coloro che agiscono per conto della stessa – non siano commesse fattispecie di Reato che possano non solo screditare l’immagine della Società stessa, ma anche comportare l’applicazione di una delle sanzioni pecuniarie e/o interdittive che il Decreto prevede nel caso in cui tali Reati siano posti in essere a vantaggio o nell’interesse di Semplice S.p.A..
A tal fine la Società ha adottato il presente Modello, volto ad introdurre un sistema di principi e regole di condotta che devono ispirare il comportamento di tutti i soggetti appartenenti alla Società stessa nei rapporti con gli interlocutori italiani o esteri.
2.4 Modifiche ed integrazioni del Modello
Il presente Modello, che costituisce un documento ufficiale della Società, è stato adottato per la prima volta dalla Società con delibera del Consiglio di Amministrazione del 26 Gennaio 2012 e successivamente modificato.
Lo stesso è stato aggiornato, nella sua attuale formulazione, con delibera del Consiglio di Amministrazione della Società del 03 Novembre 2023.
Il Modello può essere modificato e/o integrato, con modifiche e/o integrazioni di mero carattere formale, dal Consiglio di Amministrazione previa proposta e/o consultazione dell’Organismo di Vigilanza.
3. LA STRUTTURA ORGANIZZATIVA DI SEMPLICE S.P.A.
3.1 Premessa
Al fine di individuare le Attività Sensibili di cui al Decreto è necessario fare riferimento alle specifiche peculiarità dell’Ente che intende dotarsi del Modello ed al suo concreto operato.
Viene, quindi, preliminarmente descritta di seguito la struttura organizzativa di Semplice S.p.A., con particolare riferimento alle attività da essa svolte ed al suo sistema di amministrazione e controllo.
3.2 L’organizzazione di Semplice S.p.A.
3.2.1Descrizione e struttura della Societa’
Semplice S.p.A., costituita nel 1998, vanta un’esperienza pluriennale nel settore della locazione immobiliare di beni propri o in leasing.
La Società svolge attività di acquisto, vendita, permuta di immobili, rustici ed urbani, nonché costruzione e ricostruzione ovvero gestione dei beni immobili sociali.
Il modello di governance e, in generale, il sistema organizzativo di Semplice S.p.A. è strutturato in modo tale da garantire l’attuazione delle strategie aziendali e il raggiungimento degli obiettivi definiti dal management nonché la massima efficienza dei propri processi operativi.
La Società ha optato per l’adozione di un sistema “tradizionale” di gestione societaria.
Sotto il profilo del sistema di controllo interno, la Società opera sulla base di un insieme di regole, procedure e strutture organizzative che assicurano la conformità delle attività svolte alla legge, alle politiche, piani e procedure interne adottate anche a livello di Gruppo nonché il coinvolgimento di più soggetti e/o funzioni aziendali nello svolgimento delle Attività Sensibili; in tale contesto, la relativa struttura si compone di:
• quadro normativo e regolamentare applicabile alla Società, ivi compreso quello proprio del settore industriale in cui la stessa opera;
• il Codice Etico;
• il sistema di deleghe e procure.
3.2.2 Corporate governance
Sono organi centrali della Società:
l’Assemblea;
il Consiglio di Amministrazione;
il Presidente;
Collegio Sindacale;
Società di Revisione.
3.2.2.1 Assemblea
L’Assemblea è ordinaria e straordinaria ai sensi di legge.
L’Assemblea Ordinaria deve essere convocata almeno una volta all’anno, entro centoventi giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale.
L’Assemblea Straordinaria può essere convocata quando l’organo amministrativo lo ritenga opportuno o quando sussistono le circostanze prescritte dalla legge.
L’Assemblea Ordinaria delibera in prima convocazione con il voto favorevole di tanti soci che rappresentino almeno i due terzi del capitale sociale ed in seconda convocazione delibera validamente a maggioranza semplice, qualunque sia la parte del capitale sociale intervenuto.
L’Assemblea Straordinaria delibera sia in prima che in seconda convocazione col voto favorevole di tanti soci che rappresentino almeno i due terzi del capitale sociale.
3.2.2.2. Consiglio di Amministrazione
La Società è amministrata da un Amministratore Unico o da un Consiglio di Amministrazione composto da due a cinque membri. L’Amministratore Unico e i membri del Consiglio di Amministrazione, che possono essere non soci, sono nominati dall’Assemblea, durano in carica per il tempo determinato dall’Assemblea in sede di nomina, non superiore a tre esercizi e scadono alla data dell’Assemblea convocata per l’approvazione del bilancio relativo all’ultimo esercizio della loro carica.
Il Consiglio di Amministrazione ha i più ampi poteri per la gestione ordinaria e straordinaria della società con la facoltà di compiere tutti gli atti che ritiene opportuni per l’attuazione e il raggiungimento dello scopo sociale, con esclusione del conferimento, della vendita e dell’alienazione in genere, sotto qualsiasi forma, di immobili, diritti immobiliari, partecipazioni, marchi e brevetti, per i quali occorrerà il preventivo consenso dell’assemblea degli azionisti.
3.2.2.3 Presidente
Il Presidente del Consiglio di Amministrazione detiene tutti i più ampi poteri, da esercitare con firma libera e disgiunta per la gestione ordinaria della Società.
3.2.2.4 Il Collegio Sindacale
Il controllo sull’attività amministrativa e contabile della Società è affidato a un Collegio Sindacale, composto da tre membri effettivi e due supplenti, nominati ai sensi di legge.
3.2.2.5 La Società di Revisione
Le attività di verifica sulla regolare tenuta della contabilità sociale e sulla conformità del bilancio di esercizio ai principi contabili applicabili sono state affidate dalla Società ad una Società di Revisione.
3.3 Principi generali del sistema organizzativo e di controllo
Il presente Modello Organizzativo costituisce un ampliamento del sistema di gestione e controllo già in vigore all’interno della Società ed è adottato con l’obiettivo di fornire una più completa garanzia circa il raggiungimento degli obiettivi aziendali nel rispetto della normativa (primaria e secondaria) vigente, dell’affidabilità delle informazioni (anche finanziarie) e della salvaguardia del patrimonio della Società.
3.3.1 Sistema organizzativo e separazione dei ruoli
Il sistema organizzativo della Società è strutturato in modo da rispettare i seguenti requisiti:
chiarezza, formalizzazione e comunicazione, con particolare riferimento all’attribuzione di responsabilità, alla definizione delle linee gerarchiche e all’assegnazione delle attività operative;
separazione dei ruoli, ossia articolazione dei processi operativi in modo da evitare sovrapposizioni funzionali e, soprattutto, la concentrazione su di un unico soggetto delle attività che presentino un grado elevato di criticità o di rischio potenziale.
3.3.2 Deleghe di poteri
Il sistema di deleghe riguarda sia i poteri autorizzativi interni, dai quali dipendono i processi decisionali della Società in merito alle attività da porre in essere, sia i poteri di rappresentanza per la firma di atti o documenti destinati all’esterno e idonei a vincolare la Società, anche in termini giuridici ed economici, nei confronti di terzi.
Le deleghe di poteri devono:
essere definite e formalmente conferite dal Consiglio di Amministrazione;
essere coerenti con le responsabilità ed i compiti delegati e con le posizioni ricoperte dal soggetto delegato nell’ambito della struttura organizzativa;
prevedere limiti di esercizio in coerenza con i ruoli attribuiti, con particolare attenzione ai poteri di spesa e ai poteri autorizzativi e/o di firma delle operazioni e degli atti considerati “a rischio” in ambito aziendale;
essere aggiornate, ove necessario, in conseguenza dei mutamenti organizzativi eventualmente intervenuti.
A tal ultimo proposito, la Società procederà all’aggiornamento tempestivo delle deleghe di poteri, stabilendo i casi in cui dette deleghe dovranno essere attribuite, modificate e revocate.
3.3.3 Procedure operative
I processi e le attività operative aziendali sono supportati dai principi generali e specifici di condotta e/o da procedure interne (formalizzate), anche tramite il sistema delle
deleghe, che rispecchiano i seguenti requisiti:
regolamentazione delle modalità di svolgimento delle attività;
definizione delle responsabilità delle attività, nel rispetto del principio di separazione dei ruoli, tra il soggetto che inizia il processo decisionale, il soggetto che lo esegue e lo conclude, e il soggetto che opera i relativi controlli;
tracciabilità degli atti e delle operazioni in generale tramite idonei supporti documentali che attestino le caratteristiche e le giustificazioni delle attività poste in essere ed identifichino i soggetti a vario titolo coinvolti nell’operazione (autorizzazione, effettuazione, registrazione, verifica dell’operazione);
previsione di meccanismi di controllo (anche tramite consulenti esterni) tali da garantire l’integrità e la completezza dei dati gestiti e delle informazioni scambiate nell’ambito della struttura aziendale ed all’esterno della stessa.
3.3.4 Attività di controllo e monitoraggio
Le attività di controllo e monitoraggio coinvolgono necessariamente soggetti od organi diversi tra cui: il Consiglio di Amministrazione, il Collegio Sindacale, la Società di Revisione, i consulenti esterni e l’Organismo di Vigilanza e, più in generale, il personale della Società e rappresentano un elemento imprescindibile dell’attività aziendale.
I compiti di controllo svolti dai predetti soggetti sono definiti tenendo in considerazione le seguenti attività di controllo:
vigilanza sulla corretta amministrazione della Società, sull’adeguatezza dell’organizzazione e sull’osservanza della legge e dell’atto costitutivo;
revisione interna, finalizzata alla rilevazione delle anomalie e delle violazioni del sistema delle deleghe e/o delle procedure;
revisione esterna, finalizzata a verificare la regolare tenuta della contabilità sociale e la redazione del bilancio di esercizio in conformità con i principi contabili applicabili.
3.3.5 Tracciabilità
Ogni operazione/attività deve essere adeguatamente registrata. Il processo di decisione/autorizzazione/svolgimento dell’attività deve essere verificabile ex post, anche tramite appositi supporti documentali (cartacei e/o elettronici) e, in ogni caso, devono essere disciplinati in dettaglio i casi e le modalità dell’eventuale possibilità di cancellazione o distruzione delle registrazioni effettuate.
*
La Società ritiene che i principi sopra descritti siano coerenti con le indicazioni fornite dalle Linee Guida di Confindustria e ragionevolmente idonei anche a prevenire le fattispecie di reato contemplate dal Decreto.
Alla luce delle considerazioni che precedono, la Società ritiene indispensabile garantire la corretta ed effettiva applicazione dei menzionati principi di controllo in tutte le aree di attività/processi aziendali identificati come potenzialmente a rischio-reato in fase di mappatura.
La Società ritiene infine che il compito di verificare la costante applicazione dei suddetti principi, nonché l’adeguatezza, la coerenza e l’aggiornamento degli stessi debba essere svolto sia dall’Organismo di Vigilanza sia dai rappresentanti della Società e dai collaboratori di questi ultimi.
4. METODOLOGIA SEGUITA PER L’INDIVIDUAZIONE DELLE ATTIVITÀ SENSIBILI E LA REDAZIONE DEL MODELLO
4.1 Premessa
L’art. 6.2, lett. a), del Decreto indica, come uno dei requisiti del Modello, l’individuazione delle cosiddette “aree sensibili” o “di rischio”, cioè di quei processi e di quelle aree di attività aziendali in cui potrebbe determinarsi il rischio di commissione di uno dei reati espressamente richiamati dal Decreto stesso.
Si è, pertanto, analizzata la realtà operativa aziendale nei settori in cui è possibile ipotizzare la commissione dei Reati, evidenziando le fasi ed i processi maggiormente rilevanti in tale contesto.
Parallelamente, è stata condotta un’indagine sugli elementi costitutivi dei reati sensibili in relazione all’attività della Società, allo scopo di identificare le condotte concrete che, nel contesto aziendale, potrebbero realizzare le fattispecie delittuose.
Il Modello è stato predisposto daSemplice S.p.A.tenendo presente sia le disposizioni del Decreto sia le Linee Guida di Confindustria, che riportano le indicazioni metodologiche per l’individuazione delle aree di rischio e la struttura del Modello.
4.2 Fasi propedeutiche alla costruzione del Modello
La Società, in considerazione di quanto disposto dal Decreto, ha avviato un progetto finalizzato alla predisposizione del presente Modello, conferendo specifico mandato a dei consulenti esterni dotati delle competenze necessarie a tale scopo.
La redazione del Modello è stata preceduta da una serie di attività propedeutiche, suddivise nelle seguenti fasi:
1) Preliminare analisi del contesto aziendale
Tale fase ha avuto come obiettivo il preventivo esame dell’organizzazione e delle attività della Società, nonché dei processi aziendali nei quali le attività sono articolate, nello specifico mediante interviste ad hoc con alcuni componenti del Consiglio di Amministrazione.
2) Individuazione delle Attività Sensibili e “As-is analysis”
Dallo svolgimento di tale processo di analisi è stato possibile individuare, all’interno della struttura della Società, una serie di Attività Sensibili nell’ambito delle quali si potrebbe ipotizzare la commissione dei Reati. Successivamente a tale fase di indagine, si è proceduto a rilevare le modalità di gestione delle Attività Sensibili, il sistema di controllo esistente sulle stesse, nonché la conformità di quest’ultimo ai principi di controllo interno comunemente accolti.
L’analisi ha interessato le Attività Sensibili alla commissione dei Reati di seguito elencati:
i Reati in materia di salute e sicurezza sul luogo di lavoro (art. 25-septies del Decreto);
i Reati tributari (art. 25-quinquiesdecies del Decreto) e di contrabbando (art. 25-sexiesdecies del Decreto).
Dopo una valutazione preliminare, supportata sia dal ciclo di interviste sia dalla verifica documentale di cui sopra, sono stati esclusi dall’analisi i reati non contemplati esplicitamente nelle Parti Speciali del presente Modello Organizzativo, in quanto, pur non potendosi escludere del tutto la loro verificabilità, la loro realizzazione in concreto è risultata qualificabile come remota; ciò in considerazione tanto della realtà operativa della Società quanto degli elementi necessari alla realizzazione dei reati in questione (con particolare riferimento per alcuni di essi all’elemento psicologico del reato).
3) “Gap analysis”
Sulla base della situazione dei controlli e delle procedure esistenti in relazione alle Attività Sensibili e delle previsioni e finalità del Decreto, si sono individuate le azioni di miglioramento dell’attuale sistema di controllo interno e dei requisiti organizzativi essenziali per la definizione del presente Modello.
Per le aree di attività ed i processi strumentali sensibili identificati, sono state individuate le potenziali fattispecie di rischio-Reato, le possibili modalità di realizzazione delle stesse ed i soggetti (dipendenti e non) normalmente coinvolti.
I risultati di tale attività di mappatura delle aree a rischio, dei controlli attualmente in essere (“As-is analysis”) e di identificazione delle azioni di miglioramento del sistema di controllo interno (“Gap analysis”) sono rappresentati in alcuni documenti mantenuti agli atti della Società.
4.3 Redazione del Modello
A seguito delle attività sopra descritte, la Società per la redazione del Modello ha tenuto presenti:
le prescrizioni del Decreto;
il Codice Etico;
le Linee Guida di Confindustria.
L’eventuale scelta di non adeguare integralmente il Modello ad alcune indicazioni di cui alle predette Linee Guida di Confindustria non inficia la validità del documento stesso. Infatti, il Modello deve essere necessariamente redatto con specifico riferimento alla realtà concreta dell’Ente stesso, e pertanto lo stesso può anche discostarsi dalle Linee Guida di Confindustria, le quali, per loro natura, hanno carattere generale.
Il Codice Etico è uno strumento a supporto della prevenzione dalla commissione degli illeciti penali nell’ambito delle Attività Sensibili, in quanto rappresenta l’impegno formale della Società ad operare secondo norme comportamentali trasparenti oltre che dalla normativa tempo per tempo vigente. La disciplina contenuta nel Codice Etico ha l’obiettivo di garantire l’osservanza dei principi di rispetto della normativa, correttezza, non discriminazione, lealtà e la difesa dell’immagine e della reputazione della Società. Il Codice Etico stabilisce, altresì, delle direttive comportamentali interne rivolte a tutti i collaboratori aziendali che sono responsabili verso la Società, sul piano etico e professionale, del loro comportamento nell’esercizio delle proprie attività, che sono state ritenute come particolarmente sensibili e coerenti con la best practice dell’industria.
5. L’ORGANISMO DI VIGILANZA DI Semplice s.p.a.
5.1 struttura dell’organismo di vigilanza
Il Decreto, all’articolo 6 comma 1, lettera b), stabilisce che il compito di vigilare sul funzionamento e l’osservanza del Modello Organizzativo, nonché di curarne l’aggiornamento dello stesso, debba essere affidato all’Organismo di Vigilanza ad un organismo (l’“Organismo di Vigilanza”) dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo.
I componenti dell’Organismo di Vigilanza devono possedere requisiti soggettivi che garantiscano l’autonomia, e ’indipendenza dell’organismo stesso nello svolgimento delle proprie attività.
La caratteristica dell’autonomia di poteri di iniziativa e di controllo comporta che tale Organismo debba essere:
in una posizione di indipendenza rispetto a coloro su cui deve effettuare la vigilanza;
privo di compiti operativi;
dotato di autonomia finanziaria.
Sulla scorta di quanto precede, l’Organismo di Vigilanza non può essere generalmente individuato nel Consiglio di Amministrazione, che ha poteri gestionali.
In considerazione dell’attività e della natura della Società, si è ritenuto quindi coerente e corretto che l’Organismo di Vigilanza sia composto da un unico membro, esterno alla Società.
L’Organismo di Vigilanza riporta direttamente ai vertici della Società in modo da garantire la sua piena autonomia e indipendenza nello svolgimento dei compiti che gli sono affidati.
In particolare, l’Organismo di Vigilanza:
riferisce al Consiglio di Amministrazione i risultati della propria attività di vigilanza e di controllo;
è dotato di autonomi poteri di intervento nelle aree di competenza. A tal fine, nonché per garantire lo svolgimento con continuità dell'attività di verifica circa l’adeguatezza e l’idoneità del Modello, l’Organismo di Vigilanza si avvale di personale interno e/o di collaboratori esterni;
è dotato di un budget di spesa annuale ad uso esclusivo.
La continuità di azione dell’Organismo di Vigilanza è garantita dalla circostanza che lo stesso opera presso la Società. La definizione degli aspetti attinenti alla continuità di azione dell’Organismo di Vigilanza, quali la programmazione dell’attività di verifica, le modalità di effettuazione della stessa, la verbalizzazione delle riunioni, le modalità ed il contenuto specifico dei flussi informativi relativi alle Attività Sensibili e alle eventuali modifiche della struttura organizzativa, nonché le specifiche modalità operative e di funzionamento interno, sono generalmente (ed in ragione dell’attività svolta dalla Società) rimesse ad un regolamento e ad un piano di lavoro specifico deliberato dall’Organismo di Vigilanza stesso.
5.2 Nomina, durata e requisiti dell’Organismo di Vigilanza
Il Consiglio di Amministrazione provvede alla nomina dell’Organismo di Vigilanza, nella sua composizione monocratica, mediante apposita delibera, che ne determina la remunerazione.
Al fine di garantire i requisiti di indipendenza e di autonomia,sono considerate cause di incompatibilità con l’incarico di componente dell’Organismo di Vigilanza, dal momento della nomina e per tutta la durata della carica:
essere componente esecutivo e/o non indipendente del Consiglio di Amministrazione di Semplice S.p.A.;
essere revisore legale dei conti di Semplice S.p.A.;
avere relazioni di coniugio, parentela o affinità fino al quarto grado con i soggetti di cui ai punti precedenti;
svolgere funzioni operative o di business all’interno della Società;
essere stati condannati per la commissione di uno dei Reati (nonché di reati o illeciti amministrativi di natura simile).
Il componente dell’Organismo di Vigilanza è tenuto a comunicare immediatamente al Consiglio di Amministrazione l’insorgere di eventuali condizioni ostative.
Al fine di garantire l’attuazione efficace e costante del Modello, nonché la continuità di azione, la durata dell’incarico è fissata in tre (3) anni, eventualmente rinnovabili con delibera del Consiglio di Amministrazione.
L’Organismo di Vigilanza resta in carica per tutta la durata del mandato ricevuto, a prescindere dalla modifica di composizione del Consiglio di Amministrazione che lo ha nominato, a meno che il rinnovo del Consiglio di Amministrazione dipenda dalla commissione di uno dei Reati; in tal caso il neo eletto organo amministrativo provvede a costituire un nuovo Organismo di Vigilanza.
Rappresentano ipotesi di decadenza automatica (oltre alle incompatibilità di cui sopra), la sopravvenuta incapacità e la morte; fatte salve le ipotesi di decadenza automatica, il componente dell’Organismo può essere revocato esclusivamente dal Consiglio di Amministrazione soltanto per giusta causa.
una sentenza di condanna della Società ai sensi del Decreto o una sentenza di patteggiamento, passata in giudicato, ove risulti dagli atti l’“omessa o insufficiente vigilanza” da parte dell’Organismo di Vigilanza, secondo quanto previsto dall’art. 6, comma 1, lett. d) del Decreto;
una sentenza di condanna o di patteggiamento emessa nei confronti del componente dell'Organismo di Vigilanza per aver commesso uno dei Reati;
il mancato riserbo relativamente alle informazioni di cui i componenti dell’Organismo di Vigilanza vengano a conoscenza nell’espletamento dell’incarico.
Il componente dell’OdV potrà recedere in ogni momento dall’incarico, mediante preavviso di almeno 1 (uno) mese, senza dover addurre alcuna motivazione.
In caso di dimissioni o di decadenza automatica dell’Organismo di Vigilanza, quest’ultimo ne darà comunicazione tempestiva al Consiglio di Amministrazione, che prenderà senza indugio le decisioni del caso.
5.3 Funzionamento dell’Organismo di Vigilanza
L’Organismo di Vigilanza effettua le proprie verifiche con cadenza trimestrale, mediante incontri che si tengono di persona, per audio o video conferenza (o in combinazione) con gli altri soggetti invitati a partecipare alla riunione e comunque ogni qualvolta lo stesso lo ritenga necessario.
Alle riunioni dell’Organismo di Vigilanza possono essere chiamati a partecipare amministratori – e, ove esistenti, direttori, dirigenti, responsabili di funzioni aziendali – nonché consulenti esterni, qualora la loro presenza sia necessaria o utile all’espletamento dell’attività.
L’Organismo di Vigilanza riferisce in merito alla propria attività al Consiglio di Amministrazione predisponendo annualmente, una relazione contenente una sintesi di tutte le attività svolte nel corso dell’anno, dei controlli e delle verifiche eseguite, nonché l’eventuale aggiornamento della mappatura delle Attività Sensibili e/o del Modello Organizzativo.
Per l’esecuzione delle sue attività, l’Organismo di Vigilanza può avvalersi delle prestazioni di collaboratori anche esterni, rimanendo sempre direttamente responsabile dell’esatto adempimento degli obblighi di vigilanza e controllo derivanti dal Decreto. Ai collaboratori è richiesto il rispetto dell’obbligo di diligenza e riservatezza previsto per i componenti dell’Organismo di Vigilanza.
5.4 Funzioni e Poteri dell’Organismo di Vigilanza
Le principali funzioni dell’Organismo di Vigilanza sono le seguenti:
vigilanza sull’effettiva applicazione del Modello, attraverso l’elaborazione e l’attuazione di un programma/piano di lavoro di vigilanza e controllo;
vigilanza sull’adeguatezza del Modello, ossia dell’efficacia dello stesso nel prevenire i Reati;
vigilanza circa il mantenimento nel tempo dei requisiti di efficacia del Modello;
promozione dell’aggiornamento del Modello, qualora ciò si rendesse necessario.
In particolare, l’Organismo di Vigilanza è dotato dei seguenti poteri:
richiedere all’organo amministrativo ed ai procuratori (ove esistenti) della Società informazioni e documentazione in merito alle operazioni ed agli atti compiuti nelle aree di;
adottare e/o attivare procedure di controllo al fine di verificare l’osservanza del Modello Organizzativo;
effettuare verifiche a campione su determinate operazioni e/o atti specifici compiuti nelle aree di rischio di commissione dei Reati;
svolgere indagini conoscitive al fine di individuare nuove aree di rischio;
raccogliere, elaborare e custodire le informazioni relative al presente Modello;
valutare e proporre al Consiglio di Amministrazione le modifiche e/o gli aggiornamenti da apportare al Modello.
5.5 Obblighi informativi nei confronti dell’Organismo di Vigilanza
L’Organismo di Vigilanza deve essere tempestivamente informato in merito a:
procedimenti e/o provvedimenti provenienti da organi di polizia giudiziaria, o da qualsiasi autorità, dai quali risulti la commissione, anche solo potenziale, dei Reati e comunque la violazione del Modello;
procedimenti e/o provvedimenti disciplinari avviati/adottati a seguito della violazione del Modello;
ogni proposta di modifica del presente Modello;
sistema delle deleghe degli amministratori e di ogni sua successiva modifica e/o integrazione;
sistema dei poteri di firma e di ogni sua successiva modifica e/o integrazione;
segnalazioni e/o notizie comunque relative ai Reati nei quali la Società o alcuno dei suoi Dipendenti o Collaboratori siano coinvolti.
In particolare, i Destinatari del Modello hanno l’obbligo di comunicare le suddette informazioni all’Organismo di Vigilanza, preferibilmente inviando una e-mail al seguente indirizzo odv@mflgroup.com (ma restando peraltro inteso che può essere utilizzato qualunque altro mezzo di comunicazione).
L’Organismo agisce in modo da garantire i segnalanti in buona fede contro qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione o penalizzazione, assicurando altresì la riservatezza dell’identità del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge e la tutela dei diritti della Società o delle persone coinvolte, nonché la reputazione del/dei segnalato/i.
L’Organismo di Vigilanza valuta con attenzione ed imparzialità le segnalazioni ricevute, e può svolgere tutti gli accertamenti e gli approfondimenti all’uopo necessari.
In aggiunta alle segnalazioni di cui sopra, all’Organismo di Vigilanza devono essere obbligatoriamente ed immediatamente trasmesse, da chiunque ne abbia notizia:
le richieste di assistenza legale inoltrate dai Dipendenti in caso di avvio di procedimento giudiziario per Reati;
i provvedimenti e/o le notizie provenienti da organi di polizia giudiziaria, o da qualsiasi altra Autorità, dai quali si evinca lo svolgimento di indagini in ambito aziendale, eventualmente anche nei confronti di ignoti, per i Reati;
l’evidenza dei procedimenti disciplinari azionati e delle eventuali sanzioni irrogate con specifico riferimento ai Reati, ovvero dei provvedimenti di archiviazione di tali procedimenti con le relative motivazioni;
qualsiasi spostamento di denaro tra Semplice S.p.A. ed altra società controllata o collegata che non trovi giustificazione in uno specifico contratto stipulato a condizioni di mercato;
ogni eventuale anomalia o irregolarità riscontrata nell’attività di verifica delle fatture emesse o ricevute dalla Società.
L’Organismo di Vigilanza è tenuto al più stretto riserbo ed al segreto professionale relativamente alle informazioni di cui vengano a conoscenza nell’espletamento dell’incarico al fine di evitare qualsiasi fuga di notizie o informazioni riservate all’esterno.
6. COMUNICAZIONE E FORMAZIONE
6.1 PERSONALE DIPENDENTE
La Società attualmente non annovera alcun Dipendente; pertanto le considerazioni che seguono potranno trovare applicazione in futuro qualora la Società assumerà nuovo personale dipendente.
*
6.1 Comunicazione
La comunicazione è un importante requisito per l’attuazione del Modello. La Società si impegna, pertanto, a facilitare e promuovere la conoscenza del Modello con le seguenti modalità:
• Comunicazione ai componenti degli organi sociali
Ciascun componente dell’organo sociale in fase di delibera/esame/informativa in merito all’adozione del Modello (e dei suoi relativi aggiornamenti), viene a conoscenza e aderisce ai principi in esso contenuti.
• Comunicazione ai Dipendenti
Il Modello è consegnato ai Dipendenti al momento dell’assunzione. Sia la Parte Generale che la Parte Speciale del Modello (e i relativi aggiornamenti) sono rese disponibili ai Dipendenti sul sito internet della Società nella sezione dedicata alla compliance aziendale. Inoltre, il Modello è anche affisso nelle bacheche aziendali.
• Diffusione e comunicazione a terzi
Il Modello è reso disponibile a tutti gli utenti del sito internet della Società nella sezione dedicata alla compliance aziendale.
6.2 Formazione
La formazione sui contenuti del Decreto e sul Modello è un importante requisito dell’attuazione dello stesso. In tal contesto, la Società si impegna a facilitare e promuovere la conoscenza del Modello da parte del management e dei Dipendenti, con grado di approfondimento diversificato a seconda della posizione e del ruolo e tenendo conto del livello di rischio delle diverse attività svolte dal personale. Il programma di formazione 231 viene realizzato sia attraverso corsi e-learning che con eventi in aula/webinar, tarati in funzione dei destinatari del corso ed elaborati favorendo la partecipazione attiva degli stessi. I destinatari del programma formativo sono individuati sulla base di una metodologia con approccio risk-based. La partecipazione alle sessioni di formazione è obbligatoria. La formazione erogata è monitorata dalle strutture aziendali competenti al fine di assicurare la partecipazione e la tracciabilità della stessa da parte del personale della Società. Inoltre, tali strutture valutano, in linea con le indicazioni dell’Organismo di Vigilanza, gli eventuali bisogni formativi che derivino da esigenze di aggiornamento in relazione al mutare del Modello e/o di ogni altro aspetto rilevante connesso alla disciplina legislativa e forniscono informativa all’Organismo di Vigilanza sulla formazione erogata.
7. WHISTLEBLOWING
In tema di flussi informativi, l’entrata in vigore della Legge n. 179/2017 recante “Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell'ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato”[24], e da ultimo del D. Lgs. n. 24/2023 recante “Attuazione della Direttiva (UE) n. 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”, sono intervenuti sul tema della tutela dei lavoratori, pubblici o privati (detti anche “whistleblower”), che segnalino o denuncino, a tutela dell’integrità dell’Ente, reati o altre condotte illecite di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito del proprio rapporto di lavoro.
Tra le principali novità apportate dal decreto legislativo in parola – in vigore a decorrere dal 30 marzo 2023[25] – si annoverano in particolare: a) l’estensione dell’ambito applicativo delle forme di tutela previste per i whistleblower (sotto un profilo sia soggettivo – in termini di ampliamento della platea dei soggetti tutelati[26] – sia oggettivo – per effetto dell’estensione delle condotte potenzialmente illecite ritenute meritevoli di segnalazione); b) l’istituzione di un canale di segnalazione esterno gestito dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (“ANAC”) a cui i destinatari della normativa in parola possono ricorrere, in presenza di determinate condizioni[27], per effettuare una segnalazione; c) l’introduzione di una disciplina di dettaglio relativa alle modalità di gestione delle segnalazioni da parte dell’Ente nonché ai termini (particolarmente stringenti) entro i quali l’Ente stesso è tenuto a fornire un riscontro al segnalante in merito alla segnalazione.
invio di una comunicazione cartacea, all’attenzione del Gestore delle segnalazioni (come definito nella citata procedura);
colloquio telefonico ovvero di persona con il Gestore delle segnalazioni.
8. SANZIONI DISCIPLINARI
8.1 Principi generali
La predisposizione di un efficace sistema sanzionatorio costituisce, ai sensi dell’art. 6, secondo comma, lettera e), del Decreto, un requisito essenziale del Modello ai fini dell’esimente rispetto alla responsabilità della Società.
La previsione di un siffatto sistema sanzionatorio, infatti, rende efficiente l’azione dell’Organismo di Vigilanza e consente di garantire l’effettività del Modello stesso.
A tal riguardo, Semplice S.p.A. ha predisposto un adeguato sistema sanzionatorio (che potrà essere applicato ai futuri dipendenti della Società) per la violazione del Modello al fine di garantire l’osservanza dello stesso, in conformità con il Codice disciplinare previsto dal vigente Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro (“CCNL”) applicato al personale dipendente della Società [attualmente il CCNL Metalmeccanici PMI] e nel rispetto delle procedure in esso stabilite.
Tale sistema disciplinare si rivolge ai Dipendenti, ai Soggetti Apicali ed ai Collaboratori.
Ai fini dell’ottemperanza del Decreto, a titolo esemplificativo, costituisce violazione del Modello qualsiasi azione o comportamento non conforme alle prescrizioni del Modello stesso e/o dei principi del Codice Etico, ovvero l’omissione di azioni o comportamenti prescritti dal Modello, nell’espletamento di attività nel cui ambito ricorre il rischio di commissione di reati contemplati dal Decreto.
La violazione da parte dei dipendenti delle previsioni del presente Modello comporta l’applicazione di sanzioni disciplinari che saranno applicate in misura proporzionata ed adeguata alla posizione ricoperta ed alla natura ed alla gravità delle violazioni, fatte salve comunque eventuali responsabilità personali di natura civile o penale.
Le sanzioni irrogabili a seguito della violazione del presente Modello rientrano tra quelle previste dal vigente CCNL di riferimento e verranno applicate in conformità alle procedure previste dall’art. 7 Legge n. 300/1970 (c.d. Statuto dei Lavoratori) e dal suddetto CCNL.
Eventuali sanzioni irrogate nei confronti dei dipendenti saranno applicate prendendo in considerazione diversi fattori, tra cui:
tempi e modalità concrete di commissione della violazione;
circostanze di fatto rilevanti;
presenza dell’elemento intenzionale;
entità del danno cagionato;
prevedibilità delle conseguenze.
Il lavoratore che disattende le previsioni del Modello sarà soggetto, a seconda della gravità delle violazioni commesse, all’applicazione delle seguenti sanzioni:
ammonizione verbale;
ammonizione scritta;
multa non superiore al massimo previsto dal CCNL di tempo in tempo vigente;
sospensione del servizio e della retribuzione non superiore al massimo previsto dal CCNL vigente al momento dell’irrogazione della sanzione;
licenziamento senza preavviso.
A titolo meramente esemplificativo:
incorre nei provvedimenti di ammonizione verbale o scritta il lavoratore che commetta, con negligenza, una violazione non grave delle disposizioni del Modello;
incorre nel provvedimento della multa il lavoratore che ripete il medesimo comportamento già sanzionato nei due anni precedenti;
incorre nel provvedimento del licenziamento il lavoratore che, intenzionalmente o con grave negligenza, adotti comportamenti in grave violazione del Modello, che causano il venir meno dell’elemento fiduciario ovvero risultino gravi al punto da non consentire la prosecuzione del rapporto di lavoro.
8.3. MISURE NEI CONFRONTI DI DIRIGENTI
In caso di violazione da parte dei dirigenti delle disposizioni del presente Modello saranno applicate misure proporzionate ed adeguate alla posizione ricoperta ed alla natura e gravità della violazione, in conformità al CCNL dei Dirigenti applicabile ed alla normativa civilistica vigenti.
8.4. MISURE NEI CONFRONTI DEGLI AMMINISTRATORI
In caso di violazione della normativa vigente o di mancato rispetto delle procedure interne previste dal Modello e/o dal Codice Etico da parte del Consiglio di Amministrazione o dei singoli suoi componenti, l’Organismo di Vigilanza informa il Collegio Sindacale, il quale provvede ad assumere le opportune iniziative previste dalla vigente normativa.
8.5. Misure nei confronti di Collaboratori
In caso di violazione del Modello da parte di Collaboratori ed in relazione alla gravità della violazione, l’Organismo di Vigilanza, unitamente al Consiglio di Amministrazione, valuterà se porre termine alla relazione e comminerà l’eventuale sanzione prevista dal contratto in virtù di specifiche clausole in esso previste. Tali clausole potranno anche prevedere la facoltà di risoluzione del contratto e/o il pagamento di penali.
Modello di organizzazione,
gestione e controllo
ai sensi del d. lgs. 8 giugno 2001 n. 231
PARTE SPECIALE
PREMESSA
La presente Parte Speciale si riferisce alle attività che i Destinatari (quali esponenti aziendali, consulenti, partner e fornitori, come già definiti nella Parte Generale) devono porre in essere in modo da adottare regole di comportamento conformi a quanto prescritto nel Decreto al fine di prevenire il verificarsi dei Reati.
Nello specifico, la presente Parte Speciale ha lo scopo di:
indicare le norme generali e/o i protocolli specifici (laddove necessari) che i Destinatari sono chiamati ad osservare ai fini della corretta applicazione del Modello;
fornire all’Organismo di Vigilanza ed ai responsabili delle funzioni aziendali che cooperano con lo stesso, gli strumenti operativi per l’esercizio delle necessarie attività di controllo, monitoraggio e verifica.
La Parte Speciale è a sua volta suddivisa in quattro parti:
la prima, relativa ai “Reati commessi nei rapporti con la Pubblica Amministrazione”, trova applicazione per le tipologie specifiche di Reati previste ai sensi degli artt. 24 e 25 del Decreto e delle sue successive modificazioni ed integrazioni;
la seconda, relativa ai “Reati Societari”, si applica, con le limitazioni che verranno indicate, trova applicazione per le tipologie specifiche di Reati previste ai sensi dell’art. 25-ter del Decreto e delle sue successive modificazioni ed integrazioni;
la terza, relativa ai “Reati derivanti dalla violazione delle norme sulla sicurezza sul lavoro”, si applica per le tipologie di reato previste nel Decreto con l’introduzione del nuovo art. 25-septies e delle sue successive modifiche da ultimo implementate;
la quarta, relativa ai “Reati Tributari”, si applica per le tipologie specifiche di Reati previste ai sensi dell’art. 25-quinquiesdecies del Decreto e delle sue successiva modificazioni ed integrazioni.
L’analisi che ha condotto all’identificazione delle Attività Sensibili ai fini della commissione degli illeciti previsti dal Decreto si è svolta secondo un approccio basato sui rischi, risultando in conformità con le Linee Guida di Confindustria oltre che in armonia con le specifiche caratteristiche che contraddistinguono la Società.
Parte Speciale A
Reati commessi nei rapporti
con la Pubblica Amministrazione
1. REATI COMMESSI NEI RAPPORTI CON LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
1.1TIPOLOGIE DI REATI
I Reati contro la Pubblica Amministrazione, la cui commissione può comportare la responsabilità amministrativa a carico della Società, sono i seguenti (cfr. artt. 24, 25 e 25-decies del Decreto):
- Art. 317 c.p. Concussione;
- Art. 318 c.p. Corruzione per l’esercizio della funzione;
- Art. 319 c.p. Corruzione per un atto contrario ai doveri d’ufficio (aggravato ai sensi dell’art. 319 bis c.p.);
- Art. 319 quater c.p. Induzione indebita a dare o promettere utilità (cd. concussione per induzione);
- Art. 320 c.p. Corruzione di persona incaricata di pubblico servizio;
- Art. 321 c.p. Pene per il corruttore;
- Art. 322 c.p. Istigazione alla corruzione;
- Art. 322 bis c.p. Peculato, concussione, induzione indebita a dare o promettere utilità, corruzione e istigazione alla corruzione, abuso d’ufficio di membri delle Corti internazionali o degli organi delle Comunità europee o di assemblee parlamentari internazionali o di organizzazioni internazionali e di funzionari delle Comunità europee e di Stati esteri[28];
- Art. 640, co. 2, n. 1 c.p. Truffa;
- Art. 640 bis c.p. Truffa aggravata per il conseguimento di erogazioni pubbliche;
- Art. 640 ter c.p. Frode informatica;
- Art. 316 bis c.p. Malversazione di erogazioni pubbliche; [29]
- Art. 316 ter c.p. Indebita percezione di erogazioni pubbliche[30];
- Art. 353 c.p. Turbata libertà degli incanti[31];
- Art. 353-bis c.p. Turbata libertà nella scelta del contraente[32];
- Art. 377-bis c.p. Induzione a non rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci all’autorità giudiziaria;
- Art. 346-bis c.p. Traffico di influenze illecite;
- Art. 356 c.p. Frode nelle pubbliche forniture.
1.2 Aree di rischio
In relazione ai reati sopra elencati, le aree di attività di rischio che presentano profili di maggiore criticità con particolare riferimento all’attività svolta dalla Società risultano essere le seguenti:
gestione dei rapporti di profilo istituzionale con soggetti appartenenti alla Pubblica Amministrazione;
sottoscrizione di contratti (principalmente riferibili all’acquisto di immobili) con enti pubblici mediante trattativa privata ovvero partecipazione a procedure ad evidenza pubblica (il cui ambito di rischio è rappresentato dalla gestione dei rapporti con funzionari pubblici, la predisposizione della documentazione di offerta, la negoziazione del contratto con gli enti pubblici);
gestione dei rapporti con funzionari pubblici per adempimenti normativi ed in occasione di verifiche e ispezioni sul rispetto della normativa medesima (il cui ambito di rischio è la gestione amministrativa, la gestione del personale, la gestione dei rapporti con funzionari pubblici, quali A.S.L. e VVFF, ecc.);
gestione dei rapporti con enti e/o funzionari pubblici relativi all’emanazione di provvedimenti amministrativi (il cui ambito di rischio è rappresentato dalla presentazione di istanze per ottenere concessioni edilizie, permessi di costruire, autorizzazioni comunali, nulla osta, approvazione di progetti edilizi, autorizzazioni, D.I.A.);
comunicazioni dati alla Pubblica Amministrazione;
acquisti effettuati da soggetti “vicini” alla Pubblica Amministrazione.
*
1.3 Principi di comportamento all’interno delle aree a rischio
In via generale, ai Destinatari è fatto divieto di porre in essere, collaborare o dare causa alla realizzazione di comportamenti tali che, presi individualmente o collettivamente, integrino o possano integrare i reati previsti dagli artt. 24, 25 e 25-decies del Decreto. È altresì proibito porre in essere comportamenti che determinino situazioni di conflitto di interessi nei confronti di rappresentanti della Pubblica Amministrazione.
1.3.1 PRINCIPI GENERALI DI COMPORTAMENTO
In particolare, coerentemente con i principi deontologici aziendali di cui al presente Modello e al Codice Etico adottati dalla Società ed in considerazione dei rapporti che la Società intrattiene con la Pubblica Amministrazione. nello svolgimento della propria attività, è fatto divieto di:
promettere o effettuare erogazioni in denaro a favore di esponenti della Pubblica Amministrazione, per finalità diverse da quelle istituzionali e di servizio;
promettere o concedere vantaggi di qualsiasi natura (es.: promesse di assunzione) in favore di esponenti della Pubblica Amministrazione, italiana o straniera, al fine di influenzare l’indipendenza di giudizio o indurre ad assicurare un qualsiasi vantaggio per la Società;
effettuare prestazioni o pagamenti in favore di Collaboratori, che non trovino adeguata giustificazione nel contesto del rapporto contrattuale costituito con gli stessi, del tipo di incarico da svolgere o delle prassi vigenti in ambito locale;
favorire, nei processi di acquisto, Collaboratori in quanto indicati da esponenti della Pubblica Amministrazione, come condizione per lo svolgimento di successive attività;
distribuire omaggi e regali al di fuori di quanto previsto dalla normale prassi aziendale (vale a dire ogni forma di regalo offerto eccedente le normali pratiche commerciali o di cortesia, o comunque rivolto ad acquisire trattamenti di favore nella conduzione di qualsiasi attività aziendale). In particolare, è vietata qualsiasi forma di regalo a funzionari pubblici o a loro familiari, che possa influenzare l’indipendenza di giudizio o indurre ad assicurare un qualsiasi vantaggio per la Società. Gli omaggi consentiti devono caratterizzarsi sempre per l’esiguità del loro valore o perché volti a promuovere iniziative di carattere benefico o culturale, o l’immagine della Società. I regali offerti - salvo quelli di modico valore - devono essere documentati in modo adeguato per consentire anche le verifiche da parte dell’Organismo di Vigilanza;
fornire o promettere di rilasciare informazioni e/o documenti riservati a esponenti della Pubblica Amministrazione;
tenere una condotta ingannevole che possa indurre la Pubblica Amministrazione in errore di valutazione tecnico-economica della documentazione presentata;
esibire documenti e dati falsi o alterati;
omettere informazioni dovute al fine di orientare a proprio favore le decisioni della Pubblica Amministrazione;
destinare contributi, sovvenzioni, finanziamenti pubblici a finalità diverse da quelle per le quali sono stati ottenuti.
È inoltre fatto obbligo ai Destinatari dei presenti principi etico-comportamentali nonché di quelli espressi nel Codice Etico della Società, di attenersi alle seguenti prescrizioni:
in caso di tentata concussione da parte di un esponente della Pubblica Amministrazione, il soggetto interessato deve: (i) non dare corso alla richiesta; (ii) fornire tempestivamente informativa al Consiglio di Amministrazione e (iii) attivare una formale informativa verso l’Organismo di Vigilanza;
in caso di conflitti di interesse, anche solo potenziali, che sorgano nell’ambito dei rapporti con la Pubblica Amministrazione, il soggetto interessato deve fornire tempestivamente informativa al Consiglio di Amministrazione ed attivare una formale informativa verso l’Organismo di Vigilanza;
in caso di dubbi circa la corretta attuazione dei principi etico-comportamentali di cui sopra nonché di quelli espressi nel Codice Etico della Società nel corso dello svolgimento delle proprie attività operative, il soggetto interessato deve interpellare senza ritardo il Consiglio di Amministrazione ed attivare una formale informativa verso l’Organismo di Vigilanza.
Inoltre, laddove la Società dovesse procedere all’instaurazione di rapporti commerciali con terze parti, che operano con la Pubblica Amministrazione per conto o nell’interesse della Società, i relativi contratti dovranno:
essere formalizzati per iscritto, in tutte le loro condizioni e termini;
prevedere un’apposita dichiarazione dei predetti terzi con cui gli stessi affermano di essere a conoscenza della normativa di cui al Decreto e di impegnarsi a tenere comportamenti conformi alle disposizioni ivi contenute, nonché alle disposizioni del presente Modello e del Codice Etico;
prevedere un’apposita clausola che regoli le conseguenze della violazione da parte degli stessi
delle disposizioni sopra richiamate (es.: clausole risolutive espresse, penali).
1.3.2 Principi specifici di comportamento
Le regole ed i divieti riportati nel precedente Paragrafo si concretizzano in principi di comportamento che devono essere rispettati nell’ambito dell’operatività aziendale della Società.
Tutti i Destinatati del Modello sono tenuti, nella gestione dei rapporti con la Pubblica Amministrazione, a rispettare le seguenti procedure di comportamento:
i rapporti con la Pubblica Amministrazione devono essere improntati alla massima trasparenza, collaborazione, disponibilità e nel pieno rispetto del suo ruolo istituzionale, delle previsioni di legge esistenti in materia e delle norme comportamentali richiamate anche nelCodice Etico della Società;
i rapporti con la Pubblica Amministrazione devono essere gestiti da soggetti espressamente deputati/autorizzati/delegati, in base al sistema di deleghe e/o poteri adottato dalla Società, alla gestione del rapporto con pubblici ufficiali o incaricati di pubblico servizio; i contatti con gli uffici competenti della Pubblica Amministrazione devono essere mantenuti, per quanto possibile, per via elettronica, o comunque secondo modalità idonee a garantire la tracciabilità delle attività poste in essere;
le richieste di documentazione devono essere trasmesse per via telematica ovvero secondo le modalità di volta in volta indicate dall’ente pubblico di riferimento;
nei casi in cui dovessero presentarsi situazioni non risolvibili nell’ambito dell’ordinaria gestione dei rapporti con la Pubblica Amministrazione, il Destinatario deve immediatamente segnalare tale situazione al proprio diretto superiore (ove esistente) ovvero al Consiglio di Amministrazione;
il Destinatario non può dare seguito a nessuna situazione di potenziale conflitto di interessi ovvero ad eventuali comportamenti anomali o volti ad ottenere favori, elargizioni di denaro o altre utilità posti in essere da esponenti della Pubblica Amministrazione; in tale contesto è obbligo del Destinatario di segnalare immediatamente qualunque criticità, conflitto di interessi o comportamento ambiguo nell’ambito di tali rapporti al proprio responsabile gerarchico (ove esistente) ovvero al Consiglio di Amministrazione;
il Destinatario, in caso di richieste di chiarimenti e/o documentali da parte di esponenti della Pubblica Amministrazione, è tenuto a prestare una fattiva collaborazione rendendo dichiarazioni veritiere, trasparenti ed esaustivamente rappresentative dei fatti;.
in occasione di visite ispettive da parte di pubblici ufficiali o di incaricati di pubblico servizio, la gestione di tali contatti deve avvenire alla presenza di almeno due soggetti; successivamente alla conclusione dell’attività ispettiva da parte di pubblici esponenti, i soggetti che vi hanno preso parte e/o assistito devono redigere un documento nel quale siano indicati: i nominativi dei soggetti coinvolti nell’ispezione, l’oggetto dell’ispezione e le eventuali decisioni che ne sono seguite (deve essere altresì indicato il nominativo del soggetto che le ha assunte onde verificare che lo stesso fosse all’uopo debitamente autorizzato tramite delega o incarico ad hoc). A tal proposito, la Società ha adottato una procedura denominata “Procedura per la gestione dei rapporti con la Pubblica Amministrazione. Pertanto, oltre a quanto esposto nel presente documento, i Destinatari hanno l’obbligo di attenersi scrupolosamente alle prescrizioni di detta procedura;
le informazioni di cui il Destinatario venga a conoscenza durante lo svolgimento della propria attività, qualunque sia il ruolo dallo stesso ricoperto, dovranno sempre intendersi come “riservate e confidenziali”. Tali informazioni non dovranno quindi essere comunicate a terzi (inclusi quindi soggetti legati direttamente o indirettamente alla Pubblica Amministrazione) al fine di concedere una qualsiasi potenziale forma di beneficio;
l’assunzione di personale deve svolgersi nel rispetto dei principi di meritocrazia e pari opportunità ed in relazione alle solo effettive esigenze della Società, nonché seguire regole di valutazione della professionalità e delle specifiche competenze del candidato; la retribuzione complessiva deve risultare in linea con quanto già presente verso figure di analoga funzione e responsabilità, evitando di privilegiare soggetti i quali, direttamente o indirettamente, potrebbero svolgere attività o ruoli legati alla Pubblica Amministrazione
la Società deve astenersi dal promettere o concedere assunzioni/avanzamenti di carriera a personale dipendente che risulti vicino o gradito ad esponenti della Pubblica Amministrazione in assenza di un giustificato motivo;
nei processi deliberativi per le spese dovute al conferimento di incarichi di appalto per la costruzione di immobili, la scelta dei fornitori deve basarsi su più preventivi di spesa prodotti da diverse controparti, confrontabili tra loro per tipologia di prodotti/servizi offerti, valutando il miglior rapporto esistente tra qualità e prezzo. Le regole per la scelta del fornitore devono rispettare le procedure aziendali o di gruppo oltre che quanto previsto dal Codice Etico, al fine di prevenire il rischio che la scelta del fornitore avvenga sulla base di condizionamenti o nella speranza di ottenere vantaggi attraverso la selezione di fornitori “vicini” a soggetti legati alla Pubblica Amministrazione, con il rischio di commettere i reati di concussione o corruzione;
nell’ambito delle trattative per l’acquisto di immobili di proprietà della Pubblica Amministrazione, al fine di evitare ipotesi di natura corruttiva, qualora vi sia ragione di dubitare della congruità dell’importo richiesto per l’acquisto dell’immobile (un importo troppo basso rispetto al reale valore di mercato del bene potrebbe ingenerare il sospetto che sia stato commesso un reato sensibile ai sensi del Decreto), si raccomanda di consultare preliminarmente un soggetto terzo, esperto della materia, onde avere contezza della legittimità dell’operazione anche sotto questo profilo;
la decisione di procedere all’acquisto di un immobile ed in generale di sottoscrivere un contratto che abbia quale controparte la Pubblica Amministrazione deve essere assunta con delibera del Consiglio di Amministrazione della Societàed il relativo accordo dovrà essere sottoscritto dal da un soggetto all’uopo autorizzato. Tutta la relativa documentazione dovrà essere quindi mantenuta agli atti della Società;
in quanto rappresentanti della Società, i Destinatari non devono cercare di influenzare il giudizio di alcun dipendente o rappresentante della Pubblica Amministrazione, o soggetto ad esso collegato, promettendo o elargendo denaro, doni o prestiti, né con altri incentivi illegali.
*
In aggiunta a quanto precede, tutti i Destinatari devono osservare le seguenti regole di comportamento nella gestione degli adempimenti nei confronti della Pubblica Amministrazione:
gli adempimenti nei confronti della Pubblica Amministrazione e la predisposizione della relativa documentazione devono essere effettuati nel rispetto delle previsioni di legge esistenti in materia e delle norme comportamentali richiamate nel Codice Etico nonché dalla presente Parte Speciale;
gli adempimenti nei confronti della Pubblica Amministrazione devono essere effettuati con la massima diligenza e professionalità in modo da fornire informazioni chiare, accurate, complete, fedeli e veritiere evitando e comunque segnalando le eventuali situazioni di conflitto di interesse. I documenti devono essere elaborati in modo puntuale ed in un linguaggio chiaro ed esaustivo;
tutta la documentazione deve essere verificata e sottoscritta da parte del responsabile di riferimento; quest’ultimo è altresì tenuto all’archiviazione e alla conservazione di tutta la documentazione (cartacea e/o elettronica) prodotta nell’ambito della (propria) attività, ivi inclusa quella trasmessa alla Pubblica Amministrazione in via telematica o elettronica.
Rientra, a titolo esemplificativo, nell’ambito di tale documentazione:
tutta la documentazione prodotta nell’ambito di processi volti ad ottenere l’erogazione di (co)finanziamenti e/o finanziamenti da parte delle autorità statali e/o regionali;
licenze, autorizzazioni e simili connesse all’attività svolta dalla Società nonché gli accordi con le controparti contrattuali che siano soggetti pubblici/incaricati di pubblico servizio;
atti, verbali, bilanci, moduli, dichiarazioni relativi alla gestione degli affari legali, fiscali e societari oppure alla gestione amministrativa, previdenziale ed assistenziale del personale;
verbali relativi a visite ispettive, procedure istruttorie e simili;
eventuali atti del contenzioso in materia civile, penale, amministrativa, tributaria, ecc.;
laddove gli adempimenti dovessero essere effettuati utilizzando il sistema informatico/telematico della Pubblica Amministrazione, la Società non deve in alcun modo alterare lo stesso e i dati ivi contenuti e ciò al fine di evitare qualsiasi danno alla Pubblica Amministrazione; il soggetto che ha proceduto all’effettuazione di tale attività è tenuto a predisporre un documento di resoconto avente ad oggetto la descrizione dei dati inviati ed il motivo dell’invio, il quale deve essere successivamente archiviato in formato cartaceo e/o elettronico.
Qualunque Destinatario che intrattenga rapporti con la Pubblica Amministrazione è tenuto, oltre che a rispettare tutti i principi e le regole indicate nel presente Modello e/o in altri documenti ufficiali della Società (quale il Codice Etico), a effettuare, su invito del Consiglio di Amministrazione una descrizione delle operazioni sensibili svolte.
1.4 Compiti dell’organismo di vigilanza
I compiti dell’Organismo di Vigilanza concernenti la valutazione sull’efficacia delle procedure e l’osservanza delle prescrizioni del Modello in materia di prevenzione dei reati contro la Pubblica Amministrazione sono i seguenti:
verifica periodica del sistema di deleghe vigente;
raccolta ed esame di eventuali segnalazioni riguardanti irregolarità riscontrate o situazioni di particolare criticità ricevute dai responsabili delle diverse funzioni o da qualsiasi dipendente, nonché da terzi;
effettuazione delle attività di controllo secondo quanto disposto nel piano di audit e disposizione degli accertamenti ritenuti necessari e opportuni a seguito delle segnalazioni ricevute;
monitoraggio sull’efficacia dei presidi e proposta di eventuali modifiche/ integrazioni.
Qualora, nell’espletamento dei compiti di cui sopra, l’Organismo di Vigilanza riscontri violazioni delle regole e dei principi contenuti nella presente parte speciale del Modello da parte di dirigenti e/o dipendenti, ne deve dare immediata informazione. Qualora le violazioni fossero imputabili ai consiglieri o al Presidente della Società, l’Organismo di Vigilanza riferirà al Consiglio di Amministrazione nella sua interezza.
- Art. 2638 c.c. Ostacolo all’esercizio delle funzioni delle autorità pubbliche di vigilanza.
- Art. 54 D. Lgs. n. 19/2023 Delitto di false o omesse dichiarazioni per il rilascio del certificato preliminare.
*
1.1. bis – La corruzione tra privati
Ferma restando l’elencazione al precedente Paragrafo dei reati societari individuati dall’art. 25-ter del Decreto, la Società ritiene opportuno formulare una trattazione separata – anche sotto il profilo dei principi di comportamento – del reato di corruzione tra privati (e del reato di corruzione in genere). Tale reato è stato introdotto nel novero dei reati presupposto di cui al Decreto a seguito della promulgazione della Legge n. 190/2012, c.d. “Legge Anticorruzione”, avente ad oggetto “Disposizioni per la prevenzione e la repressione della corruzione e dell’illegalità nella pubblica amministrazione” (pubblicata nella Gazzetta Ufficiale n. 265 del 13 novembre 2012) e modificato dal D. Lgs. n. 38/2017 che, in vigore dal 14 aprile 2017, ha dato attuazione alla delega prevista dall'art. 19, Legge n. 170/2016 (legge di delegazione europea del 2015), recependo la decisione Quadro 2003/568/GAI del Consiglio dell’Unione Europea relativa alla lotta contro la corruzione nel settore privato che danneggia l’economia ed altera la concorrenza.
Il suddetto D. Lgs. n. 38/2017 ha modificato l’art. 2635 c.c. (di cui segue il testo), richiamato nel Decreto all’art. 25-ter, comma 1, lett. s-bis.
Art 2635 Codice civile - Corruzione tra privati
“Salvo che il fatto costituisca più grave reato, gli amministratori, i direttori generali, i dirigenti preposti alla redazione dei documenti contabili societari, i sindaci e i liquidatori, di società o enti privati che, anche per interposta persona, sollecitano o ricevono, , per sé o per altri, denaro o altra utilità non dovuti, o ne accettano la promessa, per compiere o per omettere un atto in violazione degli obblighi inerenti al loro ufficio o degli obblighi di fedeltà, sono puniti con la reclusione da uno a tre anni.
Si applica la stessa pena se il fatto è commesso da chi nell’ambito organizzativo della società o dell’ente privato esercita funzioni direttive diverse da quelle proprie dei soggetti di cui al precedente periodo.
Si applica la pena della reclusione fino a un anno e sei mesi se il fatto è commesso da chi è sottoposto alla direzione o alla vigilanza di uno dei soggetti indicati al primo comma.
Chi, anche per interposta persona, offre, promette o dà denaro o altra utilità non dovuti alle persone indicate nel primo e nel secondo comma, è punito con le pene ivi previste.
Le pene stabilite nei commi precedenti sono raddoppiate se si tratta di società con titoli quotati in mercati regolamentati italiani o di altri Stati dell’Unione europea o diffusi tra il pubblico in misura rilevante ai sensi dell’articolo 116 del testo unico delle disposizioni in materia di intermediazione finanziaria, di cui al decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, e successive modificazioni.
Fermo quanto previsto dall’articolo 2641, la misura della confisca per valore equivalente non può essere inferiore al valore delle utilità date, promesse o offerte.”.
Con specifico riferimento al reato di corruzione tra privati, le aree di rischio sono rappresentate sia da quelle nel contesto delle quali potrebbe derivare un beneficio da un accordo corruttivo realizzato nell’interesse della Società, sia da quelle che potrebbero essere coinvolte in attività strumentali alla creazione di provviste in denaro (destinate a fini corruttivi) ovvero nella gestione di utilità che potrebbero essere utilizzate come illecita “retribuzione”.
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Il D. Lgs. n. 38/2017 ha altresì introdotto l’art. 2635-bis rubricato “Istigazione alla corruzione tra privati” di cui si riporta di seguito il testo:
Art. 2635-bis c.c. - Istigazione alla corruzione tra privati
“Chiunque offre o promette denaro o altra utilità non dovuti agli amministratori, ai direttori generali, ai dirigenti preposti alla redazione dei documenti contabili societari, ai sindaci e ai liquidatori, di società o enti privati, nonché a chi svolge in essi un’attività lavorativa con l’esercizio di funzioni direttive, affinché compia od ometta un atto in violazione degli obblighi inerenti al proprio ufficio o degli obblighi di fedeltà, soggiace, qualora l’offerta o la promessa non sia accettata, alla pena stabilita nel primo comma dell’articolo 2635, ridotta di un terzo.
La pena di cui al primo comma si applica agli amministratori, ai direttori generali, ai dirigenti preposti alla redazione dei documenti contabili societari, ai sindaci e ai liquidatori, di società o enti privati, nonché a chi svolge in essi attività lavorativa con l’esercizio di funzioni direttive, che sollecitano per sé o per altri, anche per interposta persona, una promessa o dazione di denaro o di altra utilità, per compiere o per omettere un atto in violazione degli obblighi inerenti al loro ufficio o degli obblighi di fedeltà, qualora la sollecitazione non sia accettata.”
Dal lato attivo, è punito chiunque offra o prometta denaro o altre utilità non dovuti ad un soggetto intraneo al fine del compimento od omissione di atti in violazione degli obblighi inerenti il proprio ufficio o degli obblighi di fedeltà, qualora l’offerta o la promessa non sia accettata (art. 2635-bis, 1° co.).
Dal lato passivo, è prevista la punibilità dell’intraneo che solleciti una promessa o dazione di denaro o altra utilità, al fine del compimento o dell’omissione di atti in violazione dei medesimi obblighi, qualora tale proposta non sia accettata (art. 2635-bis, 2° co.).
La normativa, per entrambe le fattispecie (istigazione attiva e passiva), stabilisce la pena della reclusione da 8 mesi a due anni, ovvero la pena di cui all'art. 2635, ridotta di un terzo.
Per entrambe le fattispecie criminose la Legge n. 3/2019 ha modificato il regime di procedibilità; a valle di tale intervento normativo non è più richiesta la querela di parte, ed il reato è ora perseguibile d’ufficio.
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Con riguardo ai reati in parola, l’esame dei presidi di cui si è dotata la Società ha consentito di qualificare il rischio di commissione dei reati in parola come “medio/basso”.
La Società ritiene quindi opportuno individuare ed indicare qui di seguito i principi di comportamento relativi alla prevenzione dei reati, rispetto agli altri cd. “reati societari” sopra elencati per i quali trovano applicazione le previsioni riportate nei successivi Paragrafi 1.2 - 1.3.
In tale contesto, la Società raccomanda ai Destinatari di attenersi alle seguenti regole:
evitare di dar corso a comportamenti che possano integrare la fattispecie di reato della corruzione tra privati;
attenersi al rispetto delle prassi e delle procedure interne per quanto attiene alle negoziazioni con i clienti e/o con i fornitori (segnatamente è fatto obbligo di rispettare le previsioni della procedura denominata “P16”);
rispettare le previsioni dei contratti stipulati con i clienti e con i fornitori;
eventuali eccezioni, che dovranno essere motivate per iscritto, rispetto a quanto previsto sopra, dovranno essere formalmente autorizzate dal responsabile della funzione di appartenenza; di tali eccezioni, dovrà essere comunque conservata la relativa documentazione;
la scelta dei fornitori deve avvenire nel rispetto delle procedure aziendali di gruppo (procedure “P15” e “P16”).
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1.2 Aree di rischio
La Società ha stipulato con la controllata Mario Frigerio S.p.A. un contratto di servizi in forza del quale a quest’ultima è stato attribuito l’incarico di gestire gli aspetti contabili ed amministrativi della Società. In conseguenza di quanto precede, le prescrizioni contenute nella presente Parte Speciale troveranno comunque applicazione, in virtù di detto rapporto contrattuale, il tutto al fine di prevenire il compimento di taluni illeciti societari sanzionati dal Decreto nonché , di limitare l’area dell’eventuale responsabilità della Società (per effetto dell’operato di Mario Frigerio S.p.A.) e di assicurare comunque il corretto funzionamento della stessa, in ossequio ad un generale criterio di prudenza che l’ordinamento richiede in astratto a qualsiasi consociato.
I Reati elencati al precedente Paragrafo 1.1 tutelano, fra l’altro, (i) la veridicità, la trasparenza e la correttezza delle informazioni relative alla Società; (ii) l’effettività e l’integrità del capitale e del patrimonio sociale e (iii) il regolare e corretto funzionamento della Società.
Pertanto, sono considerate come aree di rischio:
la redazione del bilancio e delle comunicazioni sociali;
la redazione, la compilazione e la raccolta della documentazione e dei dati necessari per la redazione del bilancio e delle comunicazioni sociali;
la comunicazione dei dati sociali;
le operazioni straordinarie sul capitale (es.: riduzione del capitale, fusioni, ecc).
I soggetti a rischio sono gli Amministratori ed i Direttori responsabili delle singole Divisioni e Direzioni della Società.
1.3 PRINCIPI DI COMPORTAMENTO ALL’INTERNO DELLE AREE A RISCHIO
1.3.1 Principi generali di comportamento
__________________________________________
I Destinatari che, per ragione del proprio incarico o della propria funzione, siano coinvolti nelle attività di gestione della contabilità generale e predisposizione del bilancio devono:
rispettare le regole e i principi contenuti nei seguenti documenti:
il Codice Etico;
ogni altra documentazione relativa al sistema di controllo interno;
collaborare affinché i fatti relativi alla gestione della Società siano rappresentati correttamente e tempestivamente nella contabilità, dovendo ciascuna registrazione riflettere esattamente ciò che risulta dalla documentazione di supporto;
garantire che ogni operazione sia, oltre che correttamente registrata, anche autorizzata, verificabile, legittima, coerente e congrua;
nello svolgimento delle attività finalizzate alla formazione del bilancio e delle altre comunicazioni sociali, tenere un comportamento corretto, trasparente e pienamente conforme alle norme di legge e regolamentari, al fine di fornire ai soci e ai terzi informazioni veritiere e complete sulla situazione economica, patrimoniale e finanziaria della Società nonché sull’evoluzione delle relative attività; assicurare il regolare funzionamento della Società e degli organi sociali, garantendo e agevolando ogni forma di controllo interno sulla gestione sociale previsto dalla legge, nonché la libera e corretta formazione della volontà assembleare e devono mantenere traccia di tutta la documentazione richiesta e consegnata agli organi di controllo nonché di quella utilizzata nell’ambito delle attività assembleari;
effettuare con tempestività, correttezza e completezza tutte le comunicazioni previste dalla legge e dai regolamenti nei confronti delle Autorità pubbliche di Vigilanza, non frapponendo alcun ostacolo all’esercizio delle funzioni da queste esercitate;
osservare tutte le norme poste dalla legge a tutela dell’integrità ed effettività del capitale sociale, al fine di non ledere le garanzie dei creditori e dei terzi;
astenersi dal promettere e/o dall’effettuare pagamenti e/o elargizioni di qualsiasi natura a soggetti esterni alla Società per finalità estranee ai contratti in essere o per assicurarsi condizioni di favore non pattuite o non dovute;
riferire prontamente all’Organismo di Vigilanza eventuali situazioni di irregolarità;
evitare in alcun modo di compromettere l’integrità, la reputazione e l’immagine di Semplice.
Inoltre è fatto esplicito divieto di:
predisporre o comunicare – in bilanci, relazioni o altre comunicazioni sociali verso l’Amministrazione Finanziaria – dati falsi, lacunosi o comunque suscettibili di fornire una descrizione non corretta della realtà riguardo alla situazione economica, patrimoniale e finanziaria di Semplice S.p.A.;
tenere comportamenti che impediscano materialmente, o che comunque ostacolino, mediante l’occultamento di documenti o l’uso di altri mezzi fraudolenti, lo svolgimento dell’attività di controllo o di revisione della gestione da parte del Collegio Sindacale e/o della Società di Revisione;
omettere dati ed informazioni imposti dalla legge sulla situazione economica, patrimoniale e finanziaria della Società;
porre in essere, in occasione di assemblee, atti simulati o fraudolenti finalizzati ad alterare il regolare procedimento di formazione della volontà assembleare;
restituire conferimenti ai soci o liberare gli stessi dall’obbligo di eseguirli, al di fuori dei casi di riduzione del capitale sociale previsti dalla legge;
ripartire utili o acconti sugli utili non effettivamente conseguiti o destinati per legge a riserva, nonché ripartire riserve che non possono essere distribuite;
effettuare riduzioni del capitale sociale, fusioni o scissioni, in violazione delle disposizioni di legge a tutela dei creditori, provocando ad essi un danno;
procedere alla formazione ovvero all’aumento fittizio del capitale sociale, attribuendo azioni per un valore inferiore al loro valore nominale in sede di aumento del capitale sociale;
distrarre i beni sociali, in sede di liquidazione della Società, dalla loro destinazione ai creditori, ripartendoli fra i soci prima del pagamento dei creditori o dell’accantonamento delle somme necessarie a soddisfarli;
porre in essere azioni non conformi alle procedure o regole formalizzate, tali da causare una sostanziale incongruenza tra quanto previsto dal Modello e quanto effettuato nella prassi ed attività operativa;
tenere comportamenti che impediscano la verifica ed il controllo da parte dell’Organismo di Vigilanza.
1.3.2 Principi specifici di comportamento
__________________________________________
Nella predisposizione delle comunicazioni sociali i Destinatari sono tenuti a garantire, ognuno per le parti di competenza, l’esecuzione dei seguenti controlli:
verifica, con cadenza periodica, dei saldi dei conti di contabilità generale al fine di garantire la quadratura della contabilità generale con i rispettivi partitari e con i conti sezionali;
identificazione delle risorse interessate dei dati e delle notizie che le stesse devono fornire, nonché delle tempistiche, per la predisposizione del bilancio;
verifica della completezza e correttezza dei dati e delle informazioni comunicate dalle suddette risorse e sigla sulla documentazione analizzata;
svolgimento e formalizzazione dell’analisi degli scostamenti rispetto ai dati del periodo precedente e formalizzazione delle motivazioni che hanno portato i maggiori scostamenti.
Il Responsabile della Funzione Amministrazione Finanza e Controllo (nel caso di specie il riferimento è alla funzione di Mario Frigerio S.p.A.) verifica e valida la proposta di bilancio annuale e le relazioni infrannuali e li sottopone all’Amministratore Delegato, il quale a sua volta li presenta al Presidente ed al Consiglio di Amministrazione per la relativa approvazione.
Qualora sia previsto o si renda opportuno, secondo le specifiche professionalità richieste dalla natura dell’attività o dell’incarico, avvalersi delle prestazioni di consulenti o professionisti esterni che, nell’interesse della Società, svolgano attività che comportano la predisposizione delle comunicazioni sociali, i Destinatari sono tenuti ad osservare le seguenti disposizioni:
la Funzione Amministrazione Finanza e Controllo individua il consulente o il professionista esterno, sulla base delle loro competenze e professionalità e richiede, se necessario, il preventivo dei compensi per la prestazione;
la Funzione Amministrazione Finanza e Controllo allestisce una proposta d’incarico, la quale deve prevedere apposita informativa sul Modello Organizzativo, nonché sulle conseguenze che possano derivare da condotte contrarie alle prescrizioni dello stesso;
l’incarico viene presentato dal responsabile della Funzione Amministrazione Finanza e Controllo e all’Amministratore Delegato, il quale lo sottoscrive per accettazione;
la Funzione Amministrazione Finanza e Controllo verifica le prestazioni rese dal professionista, autorizza il pagamento dei compensi concordati secondo gli accordi, adotta tutti gli interventi necessari nel caso in cui dovessero insorgere problematiche nel corso della collaborazione, informando tempestivamente l’Amministratore Delegato;
la Funzione Amministrazione Finanza e Controllo conserva tutta la documentazione prodotta nell’ambito dell’esecuzione dell’incarico.
1.4 Compiti dell’Organismo di Vigilanza
L’Organismo di Vigilanza effettua periodicamente controlli a campione sulle attività connesse ai processi sensibili, al fine di verificare la corretta esplicazione delle stesse in relazione alle regole di cui al presente Modello (esistenza e adeguatezza della relativa procura, limiti di spesa, effettuato reporting verso gli organi deputati, ecc.).
Specificatamente, all’Organismo di Vigilanza vengono assegnati i seguenti compiti:
proporre che vengano emanate ed aggiornate le istruzioni standardizzate relative ai comportamenti da seguire nell’ambito delle aree a rischio, come individuate nella presente Parte Speciale. Tali istruzioni devono essere scritte e conservate su supporto cartaceo o informatico;
con riferimento al bilancio, alle relazioni ed alle altre comunicazioni sociali previste dalla legge, in ragione della circostanza che il bilancio di esercizio ed il bilancio consolidato è sottoposto a verifica di una società di revisione, l’OdV provvede a:
monitorare l’efficacia delle procedure interne per la prevenzione del reato di false comunicazioni sociali;
verificare le eventuali segnalazioni specifiche provenienti dagli organi di controllo o da qualsiasi dipendente ed effettuare gli accertamenti ritenuti necessari od opportuni in conseguenza delle segnalazioni ricevute;
vigilare sull’effettiva sussistenza delle condizioni per garantire alla società di revisione una concreta autonomia nelle sue funzioni di controllo delle attività aziendali.
con riferimento alle altre attività a rischio, l’OdV ha il compito di:
svolgere verifiche periodiche sul rispetto delle procedure interne;
svolgere verifiche periodiche sull’effettuazione delle comunicazioni alle Autorità pubbliche di Vigilanza e sull’osservanza delle procedure adottate nel corso di eventuali ispezioni compiute dai funzionari di queste ultime;
valutare periodicamente l’efficacia delle procedure volte a prevenire la commissione dei reati;
esaminare le eventuali segnalazioni di presunte violazioni del Modello ed effettuare gli accertamenti ritenuti necessari od opportuni in relazione alle segnalazioni ricevute.
A tal fine, all’Organismo di Vigilanza viene garantito libero accesso a tutta la documentazione aziendale rilevante.
Parte Speciale C
Reati in materia di Sicurezza sul luogo di lavoro
1. REATI IN MATERIA DI SICUREZZA E SALUTE SUL LAVORO
1.1 Tipologie di reati
La presente Parte Speciale è dedicata ai principi di comportamento e di controllo relativi ai reati in materia di sicurezza e salute sui luoghi di lavoro, così come individuati nell’articolo 25-septies del Decreto[37].
Le fattispecie prese in considerazione dal Decreto sono le seguenti:
omicidio colposo (art. 589 c.p.), commesso in violazione delle norme sulla tutela della salute e della sicurezza sul lavoro; e
lesioni personali colpose gravi o gravissime (art. 590, comma 3, c.p.,) commesso in violazione delle norme sulla tutela della salute e della sicurezza sul lavoro.
L’estensione della responsabilità amministrativa dell’Ente per tali reati è prevista dall’art. 9 della Legge n. 123/2007, in vigore dal 25 agosto 2007, la quale ha introdotto, modificando il Decreto, l’art. 25-septies in materia di omicidio colposo e lesioni colpose gravi o gravissime, commessi con violazione della tutela della salute e della sicurezza sul lavoro.
Le lesioni si considerano gravi nel caso in cui: a) dal fatto deriva una malattia che metta in pericolo la vita del lavoratore, ovvero una malattia o un’incapacità di attendere alle ordinarie occupazioni per un tempo superiore ai 40 (quaranta) giorni; b) il fatto produce l’indebolimento permanente di un senso o di un organo (art. 583, co. 1, c.p.).
Le lesioni si considerano gravissime se dal fatto deriva: a) una malattia certamente o probabilmente insanabile; b) la perdita di un senso; c) la perdita di un arto o una mutilazione che renda l’arto inservibile, ovvero la perdita dell’uso di un organo o della capacità di procreare, ovvero una permanente e grave difficoltà della favella (art. 583, co. 2, c.p.).
Si rammenta che, nelle ipotesi di commissione dei reati contemplati dall’art. 25-septies del Decreto, la responsabilità prevista dal medesimo Decreto è configurabile solo se dal fatto illecito sia derivato un vantaggio per la Società, che - nel caso di specie - potrebbe essere rinvenuto in un risparmio di costi nell’esecuzione ovvero nell’affidamento a terzi di talune attività.
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Nell’ottica di definire i concetti di fatto colposo, elemento sui cui si fonda la responsabilità della Società per i Reati contemplati dalla presente Parte Speciale C, è necessario tenere in considerazione i seguenti presupposti:
le condotte penalmente rilevanti consistono nel fatto, da chiunque commesso, di cagionare la morte o lesioni gravi/gravissime al lavoratore, per effetto dell’inosservanza di norme antinfortunistiche;
soggetto attivo dei reati può essere chiunque, all’interno della Società, sia tenuto ad osservare o far osservare le norme di prevenzione e protezione. Tale soggetto può quindi individuarsi, ai sensi del cd. “Testo Unico sulla Sicurezza”, nel datore di lavoro, nei dirigenti, nei preposti, nei soggetti destinatari di deleghe di funzioni attinenti alla materia della salute e sicurezza sul lavoro, nonché nei medesimi lavoratori;
l’elemento soggettivo del reato consiste nella c.d. colpa specifica, ossia nella volontaria inosservanza di norme precauzionali volte a impedire gli eventi dannosi previsti dalla norma incriminatrice;
le norme antinfortunistiche di cui agli artt. 589, co. 2, e 590, co. 3, c.p., ricomprendono anche l’art. 2087 c.c., che impone al datore di lavoro di adottare tutte quelle misure che, secondo la particolarità del lavoro, l’esperienza e la tecnica, sono necessarie a tutelare l’integrità fisica dei lavoratori.
1.2 Aree di rischio
Qualsiasi attività svolta nell’ambito della Società può essere astrattamente considerata sensibile ai fini dell’accadimento di eventi che possano dare luogo alla commissione di taluno dei Reati in materia di sicurezza su lavoro previsti dalla presente Parte Speciale C.
Tuttavia, tenuto conto da un lato che la Società non ha dipendenti e dall’altro che l’oggetto sociale è rappresentato dalla compravendita di immobili, si è ritenuto opportuno di redigere la presente Parte Speciale in un’ottica di prudenza ed al fine di garantire comunque una completa tutela della Società stessa.
Si segnala quindi che, qualora all’acquisto di immobili da parte della Società, facciano seguito degli interventi operati da ditte appaltatrici, sarà opportuno che la Società segua le prescrizioni contenute nella presente Parte Speciale e ciò in ragione della potenziale area di rischio individuata nella “gestione” dei relativi contratti di appalto (e nell’attività di controllo dell’esecuzione dei relativi lavori), stante l’ipotetica responsabilità della Società – in qualità di soggetto committente – unitamente alle imprese appaltatrici e subappaltatrici, in caso di accadimento di taluna delle fattispecie di Reati contemplati nella presente Parte Speciale C.
Obiettivo della presente Parte Speciale è dunque che tutti i Destinatari si attengano – in considerazione della diversa posizione e dei diversi obblighi che ciascuno di essi assume nei confronti della Società – a regole di condotta conformi a quanto qui prescritto, al fine di prevenire e/o impedire che si verifichino dei Reati commessi in violazione delle norme sulla tutela della salute e sicurezza sul lavoro.
1.3 Principi di comportamento all’interno delle aree di rischio
1.3.1 principi generali di Comportamento
Fermo restando quanto già evidenziato nel presente documento circa l’attuale struttura della Società (che, come già osservato, non annovera alcun dipendente), la stessa, in vista di un possibile ampliamento della composizione del proprio organico, ritiene opportuno indicare qui di seguito i principi generali di condotta che tutti i Destinatari del Modello Organizzativo sono tenuti a rispettare, segnatamente:
divieto di porre in essere, collaborare o dare causa alla realizzazione di comportamenti che possano rientrare nelle fattispecie di reato previste dalla presente Parte Speciale C;
obbligo di operare nel rispetto delle leggi di tempo in tempo vigenti;
rispettare le prescrizioni del Codice Etico nonché le regole aziendali.
Allo scopo di consentire l’attuazione dei principi generali finalizzati alla protezione dei lavoratori sul luogo di lavoro, la Società ritiene che le componenti di un sistema efficace nella prevenzione dei Reati di cui alla presente Parte Speciale C che dovrebbero essere attuate a livello aziendale per garantire l’efficacia del Modello, siano rappresentate da:
La struttura organizzativa
In tale contesto, particolare attenzione va riservata alle figure specifiche operanti in tale ambito tra cui il Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione (“RSPP”), gli Addetti al Servizio di Prevenzione e Protezione (“ASPP”), il Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (“RLS”), il Medico Competente (“MC”), gli Addetti primo soccorso, l’Addetto alle emergenze in caso d’incendio – laddove presenti.
La formazione e l’addestramento
Lo svolgimento di compiti che possono influenzare la salute e sicurezza sul lavoro richiede un’adeguata competenza, da verificare ed alimentare attraverso la continua formazione e addestramento finalizzati ad assicurare che tutto il personale, ad ogni livello, sia consapevole dell’importanza della conformità delle proprie azioni rispetto al Modello Organizzativo e delle possibili conseguenze dovute a comportamenti che si discostino dalle regole dettate dal medesimo Modello.
La comunicazione ed il coinvolgimento
La circolazione delle informazioni all’interno dell’azienda assume un valore rilevante per favorire il coinvolgimento di tutti i soggetti interessati e consentire consapevolezza ed impegno adeguati a tutti livelli.
Il sistema di monitoraggio della sicurezza
La gestione della salute e sicurezza sul lavoro dovrebbe prevedere una fase di verifica interna (periodica) del mantenimento delle misure di prevenzione e protezione dei rischi adottate e valutate come idonee ed efficaci.
È infine necessario che la Società preveda la conduzione di un’ulteriore periodica attività di monitoraggio sulla funzionalità del sistema preventivo adottato. Detto monitoraggio dovrebbe consentire l’adozione delle decisioni più opportune ed essere condotto da personale competente che assicuri l’obiettività e l’imparzialità, nonché l’indipendenza dal settore di lavoro sottoposto a verifica ispettiva.
1.3.2 Principi specifici di comportamento
Il presente paragrafo contiene i principi specifici di condotta a cui la Società, i Soggetti Apicali, i Dipendenti, i Collaboratori ed in genere tutti i Destinatari devono conformarsi nel rispetto delle previsioni del Modello, al fine di evitare la commissione di taluno dei Reati di cui al presente paragrafo.
In particolare, la Società dovrà:
aggiornare periodicamente il Documento di Valutazione dei Rischi;
attuare un sistema di presidi interno che preveda, tra l’altro, la definizione di opportune azioni correttive e/o preventive ove siano evidenziate situazioni di non conformità alle disposizioni di legge e che assicuri il rispetto delle disposizioni del Testo Unico sulla Sicurezza nonché delle eventuali ulteriori disposizioni specifiche in tema di sicurezza e salute sul lavoro;
predisporre procedure interne e/o note operative a cui i destinatari del Modello ovvero il personale di imprese esterne devono attenersi nell’ambito della loro attività lavorativa all’interno della Società;
prevedere specifici corsi di formazione per i Dipendenti ed i Collaboratori, differenziati in base alle mansioni svolte;
rappresentare un’adeguata informativa al personale esterno in merito ai potenziali rischi cui potrebbero essere esposti;
aggiornare costantemente il libro infortuni e impegnarsi all’attuazione di misure che riducano il rischio di ripetizione degli infortuni occorsi;
far rispettare da parte dei Soggetti Apicali, dei Dipendenti e dei Collaboratori ogni cautela possibile (anche non espressamente indicata) volta ad evitare qualsivoglia danno;
rispettare la normativa prevenzionistica in caso di conferimento di appalti, con particolare riguardo alle prescrizioni di cui all’art. 26 del Testo Unico sulla Sicurezza (così come modificato dalla sua entrata in vigore);
promuovere la cooperazione ed il coordinamento tra le diverse imprese coinvolte nell’esecuzione degli appalti conferiti, anche mediante l’elaborazione di un unico documento di valutazione dei rischi che indichi le misure adottate per eliminare o ridurre al minimo i rischi di interferenze tra le predette imprese, da allegarsi al singolo contratto di appalto o d’opera;
in caso di conferimenti di appalti, prevedere, laddove possibile, la stipulazione di contratti d’acquisto standardizzati c.d. “chiavi in mano”, che includano tutte le opportune clausole per il rispetto della normativa in materia di sicurezza e prevenzione degli infortuni; a tal proposito prevedere la specifica indicazione dei costi sostenuti per la sicurezza sul lavoro;
acquisire la documentazione e le certificazioni obbligatorie di legge, anche al fine di valutare l’idoneità tecnica e professionale delle imprese appaltatrici o dei lavoratori autonomi con riferimento ai lavori da affidare in appalto, o mediante contratto d’opera o di somministrazione; verificare periodicamente il permanere dei requisiti richiesti per legge in capo alla società appaltatrice;
verificare che il personale dell’impresa appaltatrice o subappaltatrice esponga, in presenza dello specifico obbligo di legge, la tessera di riconoscimento con fotografia, dati anagrafici e indicazione del rispettivo datore di lavoro.
verificare che nei contratti di appalto sia chiaramente definita la gestione degli adempimenti in materia di sicurezza sul lavoro in caso di subappalto;
prevedere nei contratti di appalto (somministrazione e fornitura) un’apposita clausola che regoli le conseguenze della violazione da parte delle controparti delle norme di cui al Decreto nonché del Modello.
implementare idonei sistemi di registrazione dell’avvenuta effettuazione di tutte le sopra menzionate attività svolte a tutela della sicurezza sul lavoro, secondo quanto stabilito dall’art. 30 del Testo Unico sulla Sicurezza. A tal ultimo fine, si suggerisce che la Società implementi una procedura ovvero una nota operativa secondo la quale il RSPP sia tenuto (i) a predisporre un documento – preferibilmente su supporto elettronico – da aggiornare trimestralmente, contenente la registrazione di tutte le attività effettuate in materia di sicurezza e (ii) ad inoltrare, sempre con cadenza trimestrale, tale documento all’organo amministrativo della Società e/o al soggetto all’uopo delegato e ad informare quest’ultimi in caso di particolari urgenze.
1.4 Compiti dell’organismo di vigilanza
E’ opportuno precisare che l’estensione dell’applicazione del Decreto ai delitti colposi non pone un problema di rapporti tra il piano della sicurezza e quello del Modello Organizzativo, né tra le attività dei soggetti responsabili dei controlli in materia di salute e sicurezza sul lavoro e l’Organismo di Vigilanza. L’autonomia di funzioni proprie di questi organi non consente, infatti, di ravvisare una sovrapposizione dei compiti di controllo: i diversi soggetti deputati al controllo svolgono i propri compiti su piani differenti.
Per quanto concerne le tematiche di tutela della salute e sicurezza sul lavoro, l’OdV si avvale di tutte le risorse attivate (ove presenti nel contesto della Società) per la gestione dei relativi aspetti, quali:
RSPP, Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione;
ASPP, Addetti al Servizio di Prevenzione e Protezione;
RLS, Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza;
MC, Medico Competente;
addetti primo soccorso, addetto emergenze in caso d’incendio.
L’Organismo di Vigilanza non ha obblighi di controllo dell’attività di cui alla presente parte speciale del Modello (per i quali, come sopra esposto, la responsabilità è in capo agli organi preposti ai controlli in materia di salute e sicurezza sul lavoro); in quest’ambito, l’OdV ha esclusivamente doveri di verifica dell’idoneità e sufficienza del Modello Organizzativo a prevenire i Reati.
Qualora dovessero essere rilevate significative violazioni delle norme in materia di prevenzione degli infortuni e dell’igiene sul lavoro, ovvero qualora dovessero verificarsi mutamenti nell’organizzazione e nelle attività della Società, l’OdV dovrà provvedere ad un riesame del Modello nonché all’eventuale aggiornamento dello stesso, al fine di renderlo adeguato alle sopravvenute esigenze.
A tal fine, all’Organismo di Vigilanza viene garantito libero accesso a tutta la documentazione aziendale rilevante; inoltre il medesimo Organismo dovrà ricevere copia della reportistica periodica in materia di salute e sicurezza sul lavoro.
I Reati Tributari originariamente previsti dal Decreto all’art. 25-quinquiesdecies e disciplinati dal D. Lgs. n. 74/2000 sono i seguenti:
- Art. 2 Dichiarazione fraudolenta mediante uso di fatture o di altri documenti per operazioni inesistenti;
- Art. 3 Dichiarazione fraudolenta mediante altri artifici;
- Art. 8 Emissione di fatture o altri documenti per operazioni inesistenti;
- Art. 10 Occultamento o distruzione di documenti contabili;
- Art. 11 Sottrazione fraudolenta al pagamento di imposte;
- D.P.R. 43/1973 Testo Unico della Legislazione Doganale.
*
1.1 bis – L’aggiornamento a valle della Direttiva PIF
Il D. Lgs. n. 75/2020, denominato “Attuazione della Direttiva (UE) 2017/1371, relativa alla lotta contro la frode che lede gli interessi finanziari dell’Unione mediante il diritto penale”, ha dato attuazione alla c.d. Direttiva PIF apportando ulteriori modifiche al novero dei Reati Tributari contemplati dal Decreto. In particolare, è stato aggiunto il richiamo ai reati previsti dal D. Lgs. n. 74/2000 ai seguenti articoli:
Art. 4, dichiarazione infedele;
Art. 5, omessa dichiarazione;
Art. 10-quater, indebita compensazione.
La rilevanza ai sensi del Decreto di tali ultimi reati è peraltro subordinata alla loro commissione “nell’ambito di sistemi fraudolenti transfrontalieri e al fine di evadere l’imposta sul valore aggiunto per un importo complessivo non inferiore a dieci milioni di Euro”.
*
1.2 Aree di rischio
In relazione ai reati sopra elencati, le aree di attività di rischio che, potenzialmente, presentano profili di maggiore criticità con riferimento ai Reati Tributari e al Contrabbando sono i seguenti:
redazione del bilancio e tenuta delle scritture contabili;
dichiarazioni e altri adempimenti fiscali;
pagamento moduli F24;
gestione delle operazioni straordinarie;
gestione dei rapporti di servizio intercompany.
I soggetti e/o le funzioni potenzialmente coinvolti sono:
Presidente del Consiglio di Amministrazione;
Amministratore Delegato;
Consiglio di Amministrazione;
Collegio Sindacale.
1.3. Principi di comportamento all’interno delle aree a rischio
1.3.1 Principi generali di comportamento
__________________________________________
I Destinatari, nell’ambito delle rispettive competenze e funzioni, devono:
rispettare le regole e i principi contenuti nei seguenti documenti:
il Codice Etico;
ogni altra documentazione relativa al sistema di controllo interno;
collaborare affinché i fatti di gestione della Società siano rappresentati correttamente e tempestivamente nella contabilità, dovendo ciascuna registrazione riflettere esattamente ciò che risulta dalla documentazione di supporto;
nello svolgimento delle attività finalizzate alla formazione del bilancio, delle situazioni contabili periodiche e delle altre comunicazioni sociali, tenere un comportamento corretto, trasparente e pienamente conforme alle norme di legge e regolamentari, al fine di fornire ai soci e ai terzi in generale informazioni veritiere e complete sulla situazione economica, patrimoniale e finanziaria della Società e sull’evoluzione delle relative attività;
garantire che per ogni operazione vi sia un adeguato supporto documentale al fine di poter procedere, in ogni momento, all’effettuazione di controlli che attestino le caratteristiche e le motivazioni dell’operazione ed individuino chi ha autorizzato, effettuato, registrato e verificato l’operazione stessa;
evitare in alcun modo di compromettere l’integrità, la reputazione e l’immagine della Società.
I Destinatari che, per ragione del proprio incarico o della propria funzione, siano coinvolti nelle attività a rischio elencate nel paragrafo 1.2 hanno l’esplicito divieto di:
trasferire denaro o beni o altre utilità o compiere altre operazioni al fine di sottrarli all’azione coattiva dell’Amministrazione Finanziaria;
utilizzare strumenti non istituzionali per il compimento di operazioni di trasferimento di denaro o altra utilità;
tenere comportamenti che impediscano materialmente, o che comunque ostacolino, mediante l’occultamento di documenti o l’uso di altri mezzi fraudolenti, lo svolgimento dell’attività di controllo o di revisione della gestione da parte del Collegio Sindacale, di consulenti esterni, dell’Amministrazione Finanziaria.
1.3.2 Principi specifici di comportamento
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Le regole ed i divieti riportati nel precedente Paragrafo si concretizzano in principi di comportamento che devono essere rispettati nell’ambito dell’operatività aziendale della Società.
Per le operazioni riguardanti la gestione dei rapporti di servizio intercompany) i Destinatari coinvolti sono tenuti ad assicurare:
(i) il rispetto di quanto disciplinato nei singoli contratti sottoscritti tra le società del gruppo;
(ii) l’emissione di fatture per i servizi prestati;
(iii) la corretta e completa archiviazione della documentazione di supporto dell’attività svolte in shared service.
Per quanto riguarda la gestione degli affari fiscali (ovvero le attività relative redazione del bilancio e alla tenuta delle scritture contabili, la gestione delle dichiarazioni e degli altri adempimenti fiscali, il pagamento dei modelli F24, la gestione delle operazioni straordinarie) i Destinatari coinvolti hanno il divieto di:
rappresentare o trasmettere dati - in bilanci, relazioni o altre comunicazioni sociali, anche verso l’Amministrazione Finanziaria, oltre che tra le funzioni - falsi, lacunosi o, comunque, non rispondenti alla realtà, della situazione economica, patrimoniale e finanziaria della Società;
porre in essere comportamenti che impediscano materialmente, ad esempio mediante l’occultamento di documenti o altri mezzi fraudolenti, l’attività di controllo e revisione da parte di sindaci e/o revisori e l’attività di controllo e accertamento esercitata dall’Amministrazione Finanziaria;
omettere dati ed informazioni imposti dalla legge sulla situazione economica, patrimoniale e finanziaria della Società.
Gli stessi Destinatari hanno inoltre l’obbligo di:
determinare con chiarezza e completezza i dati e le notizie che ciascuna funzione deve fornire, i criteri contabili per l’elaborazione degli stessi, e le modalità e le tempistiche delle relative comunicazioni;
prevedere un sistema tracciabile (anche in modalità informatica) di trasmissione dei dati e delle informazioni alla funzione/risorsa deputata all’elaborazione dei dati;
osservare nell’attività di contabilizzazione le regole di chiara, corretta e completa registrazione;
osservare in sede di valutazione di elementi economico-patrimoniali i principi di ragionevolezza e prudenza, illustrando con chiarezza i criteri che hanno guidato la determinazione del valore del bene;
garantire la regolare rendicontazione dei movimenti in entrata e in uscita derivanti da qualsiasi transazione commerciale secondo i principi sulla corretta tenuta della contabilità;
assicurare che tutte le movimentazioni dei flussi finanziari siano effettuate con strumenti tracciabili;
imporre limiti all’utilizzo autonomo delle risorse finanziarie, mediante la definizione di soglie quantitative coerenti con i ruoli e le responsabilità organizzative attribuite ai singoli soggetti;
informare tempestivamente il Consiglio di Amministrazione qualora vi siano richieste sospette e/o illecite, ad esempio relative ai criteri di calcolo e qualificazione degli asset finanziari.
Inoltre, nei processi utilizzati dalla Società relativi alle attività sensibili richiamate nella presente sezione, è necessario che:
vi sia distinzione tra i soggetti che si occupano del calcolo delle imposte e della predisposizione delle dichiarazioni fiscali e i soggetti che si occupano di verificare le informazioni e sottoscrivere le dichiarazioni;
le dichiarazioni fiscali siano sottoscritte da esponenti della Società dotati di idonei poteri;
le attività di elaborazione delle imposte siano svolte con il supporto di un consulente esterno;
vengano operate attività di verifica finalizzate all’individuazione di eventuali incongruenze relative alle operazioni, ad esempio al fine di evitare doppi pagamenti o la sovrafatturazione;
l’alienazione e/o la cessione in comodato d’uso e/o l’affitto di asset finanziari e la valutazione e stima dei beni, siano svolte rispettando soglie autorizzative preimpostate in base al valore economico, verificando l’esistenza e la congruenza della documentazione giustificativa e garantendo la tracciabilità delle stesse;
si verifichi la completezza e l’accuratezza dei processi di registrazione ed esecuzione delle fatture attive e passive; in tale contesto, si verifichi la correttezza delle informazioni riportate nella fattura, ad esempio che i costi riportati siano coerenti con il contratto di fornitura e/o con il listino prezzi prestabilito, e la coerenza della stessa con l’ordine di acquisto/vendita e con l’entrata/uscita della merce.
1.4 Flussi informativi verso l’OdV
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I soggetti coinvolti nel processo sopra indicati sono tenuti a comunicare tempestivamente all’Organismo di Vigilanza qualsiasi eccezione comportamentale o qualsiasi evento inusuale, indicando, ove possibile, le ragioni delle difformità e dando atto del processo autorizzativo seguito.
Inoltre, i soggetti a vario titolo coinvolti sono tenuti a trasmettere all’Organismo di Vigilanza, con periodicità almeno semestrale, ulteriori informazioni specificamente richieste ovvero:
rilievi effettuati dal Collegio Sindacale, dalla Società di Revisione, dai consulenti, dall’Amministrazione Finanziaria a seguito delle attività di verifica da questi effettuate;
eventi rilevanti relativi alle aree di rischio identificate nella presente Parte Speciale.
I Destinatari garantiranno, ognuno per le parti di rispettiva competenza, la tracciabilità del processo seguito, tenendo a disposizione dell’Organismo di Vigilanza – in un archivio ordinato – tutta la documentazione all’uopo necessaria.
[1] L’art. 25 è stato modificato dalla Legge n. 3/2019, “Misure per il contrasto dei reati contro la Pubblica Amministrazione, nonché in materia di prescrizione del reato e in materia di trasparenza dei partiti e movimenti politici, in vigore dal 31 gennaio 2019. A seguito dell’entrata in vigore della Legge in questione, il novero dei reati presupposto del Decreto è stato ulteriormente ampliato con l’introduzione al comma 1 del reato di “traffico di influenze illecite” (art. 346-bis c.p.), a sua volta interessato da un’importante riforma sia in termini di estensione del perimetro della fattispecie sia in termini di inasprimento della pena che dalla reclusione da uno a tre anni passa alla reclusione da uno a quattro anni e sei mesi. Inoltre è stata inasprita, al comma 5 dell’art. 25, la sanzione interdittiva prevista per i reati di cui ai commi 2 e 3 dell’art. 25 del Decreto, ossia per i reati di concussione, corruzione propria, corruzione in atti giudiziari, induzione indebita a dare o promettere utilità e istigazione alla corruzione propria. La sanzione interdittiva sarà “non inferiore a quattro anni e non superiore a sette anni” ove il reato presupposto sia stato commesso da un soggetto apicale ovvero “non inferiore a due anni e non superiore a quattro anni” ove il reato presupposto sia stato, invece, commesso da un soggetto sottoposto alla direzione e controllo del soggetto apicale, derogando pertanto al disposto generale di cui all’art 13 del Decreto che sancisce la durata massima della sanzione interdittiva in due anni. Il nuovo comma 5-bis ha introdotto una sanzione interdittiva attenuata (“non inferiore a tre mesi e non superiore a due anni”) in relazione ai poc’anzi menzionati reati commessi contro la PA, nel caso in cui prima della sentenza di primo grado l’ente si sia efficacemente adoperato per evitare che l’attività delittuosa sia portata a conseguenze ulteriori, per assicurare le prove dei reati e per l’individuazione dei responsabili ovvero per il sequestro delle somme o altre utilità e abbia eliminato le carenze organizzative che hanno determinato il reato mediante l’adozione e l’attuazione di modelli organizzativi idonei a prevenire reati della specie di quello verificatosi.
L’art. 24 del Decreto è stato da modificato dall’art. 5, comma 1, lett. a) del D. Lgs. n. 75/2020, denominato “Attuazione della Direttiva (UE) 2017/1371, relativa alla lotta contro la frode che lede gli interessi finanziari dell’Unione mediante il diritto penale”. Tale intervento ha comportato (i) la modifica della rubrica dell’art. 24 in “Indebita percezione di erogazioni, truffa in danno dello Stato, di un ente pubblico o dell'Unione europea o per il conseguimento di erogazioni pubbliche, frode informatica in danno dello Stato o di un ente pubblico e frode nelle pubbliche forniture”; (ii) l’introduzione dell’art. 356 c.p. rubricato “frode nelle pubbliche forniture”, tra le fattispecie rilevanti ai sensi del comma 1 dell’art. 24, oltre che l’introduzione delle parole “o dell’Unione Europea” dopo le parole “ente pubblico” (iii) e l’aggiunta all’art. 24 del comma 2-bis, il quale prevede che “si applicano all’ente le sanzioni previste ai commi precedenti in relazione alla commissione del delitto di cui all’art. 2 della legge 23 dicembre 1986, n. 898” ovvero l’esposizione di dati o notizie falsi, per conseguire indebitamente per sé o per altri, aiuti, premi, indennità, restituzioni, contributi o altre erogazioni a carico totale o parziale del Fondo Europeo Agricolo di garanzia e del Fondo Europeo Agricolo per lo sviluppo rurale.
L’art. 25 del Decreto è stato modificato dall’art. 5, comma 1, lett. b) del D. Lgs. n. 75/2020. Tale intervento ha comportato la modifica della rubrica dell’art. 25 in “Peculato, concussione, induzione indebita a dare o promettere utilità, corruzione e abuso d’ufficio” e l’introduzione al comma 1 dell’art. 25 del seguente periodo “la medesima sanzione si applica, quando il fatto offende gli interessi finanziari dell’Unione Europea, in relazione alla commissione dei delitti di cui agli articoli 314, primo comma, (Peculato) e 316 (Peculato mediante profitto dell’errore altrui) e 323 (Abuso d’ufficio) del codice penale”
[2] Detti reati comprendono: falsificazione in monete, spendita e introduzione nello Stato, previo concerto, di monete falsificate in carte di pubblico credito e in valori di bollo (art. 453 c.p.); alterazione di monete (art. 454 c.p.); spendita e introduzione nello Stato, senza concerto, di monete falsificate (art. 455 c.p.); spendita di monete falsificate ricevute in buona fede (art. 457 c.p.); falsificazione di valori di bollo, introduzione nello Stato, acquisto, detenzione o messa in circolazione di valori di bollo falsificati (art- 459 c.p.); contraffazione di carta filigranata in uso per la fabbricazione di carte di pubblico credito o di valori di bollo (art. 460 c.p.); fabbricazione o detenzione di filigrane o di strumenti destinati alla falsificazione di monete, di valori di bollo o di carta filigranata (art. 461 c.p.); uso di valori di bollo contraffatti (art. 464 c.p.); contraffazione, alterazione o uso di marchio segni distintivi ovvero di brevetti, modelli e disegni (art. 473 c.p.); introduzione nello Stato e commercio di prodotti con segni falsi (art. 474 c.p.). Il Decreto Legislativo n. 125/2016 “Attuazione della direttiva 2014/62/UE sulla protezione mediante il diritto penale dell’euro e di altre monete contro la falsificazione e che sostituisce la decisione quadro 2000/383/GAI. (16G00136)” pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 12/07/2016, ha modificato due fattispecie relative ai delitti di falsità in monete, carte di pubblico credito e valori in bollo richiamate dal D.lgs. n. 231/2001: (i) Falsificazione di monete, spendita e introduzione nello Stato, previo concreto, di monete falsificate (art. 453 c.p.); (ii) Fabbricazione o detenzione di filigrane o di strumenti destinati alla falsificazione di monete, di valori di bollo o di carta filigranata (art. 461 c.p.).
[3] Detti reati comprendono: turbata libertà dell’industria o del commercio (art. 513 c.p.); illecita concorrenza con minaccia o violenza (art. 513-bis c.p.); frodi contro le industrie nazionali (art. 514 c.p.); frode nell’esercizio del commercio (art. 515 c.p.); vendita di sostanze alimentari non genuine come genuine (art. 516 c.p.); vendita di prodotti industriali con segni mendaci (art. 517 c.p.); fabbricazione e commercio di beni realizzati usurpando titoli di proprietà industriale (art. 517-ter c.p., delitto introdotto ex novo); contraffazione di indicazioni geografiche o denominazioni di origine dei prodotti agroalimentari (art. 517-quater c.p., delitto introdotto ex novo).
[4] Così come modificati dalla Legge 69/2015, dal D. Lgs. n. 38/2017 e dal D. Lgs. n. 19/2023, e meglio dettagliati nella relativa parte speciale B del presente Modello. Tale ultimo decreto ha dato attuazione alla Direttiva (UE) n. 2019/2121 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 novembre 2019, che modifica la Direttiva (UE) n. 2017/1132 in materia di trasformazioni, le fusioni e le scissioni transfrontaliere. In particolare, il citato Decreto trova applicazione rispetto alle operazioni transfrontaliere e internazionali nell’ambito delle quali – alla data del 3 luglio 2023 – nessuna delle società partecipanti ha pubblicato il relativo progetto, abrogando, a partire dal medesimo momento, la disciplina previgente (i.e., il D. Lgs. n. 108/2008, dal quale continuano ad essere disciplinate le fusioni transfrontaliere precedenti). L’art. 54 del Decreto introduce il reato di false o omesse dichiarazioni per il rilascio del certificato preliminare, che punisce chiunque, al fine di fare apparire adempiute le condizioni per il rilascio del certificato preliminare, forma documenti in tutto o in parte falsi, altera documenti veri, rende dichiarazioni false oppure omette informazioni rilevanti. La norma rinvia espressamente all’art. 29 del citato decreto che disciplina il c.d. “certificato preliminare” e, in particolare, gli adempimenti richiesti ai fini del suo rilascio: il notaio provvede su richiesta della società italiana partecipante alla fusione verificando il regolare adempimento degli atti e delle formalità preliminari alla realizzazione dell’operazione; in caso di esito positivo, ne dà attestazione nel certificato. Laddove a tal fine venga posta in essere una delle condotte di falsificazione od omissione previste dalla norma, si potrà incorrere nella pena della reclusione da sei mesi a tre anni, cui si aggiunge – in caso di condanna a pena non inferiore a otto mesi – l’applicazione della pena accessoria della interdizione temporanea dagli uffici direttivi ex art. 32-bis c.p.. Alla responsabilità penale della persona fisica si affianca – al successivo art. 55 – la previsione della responsabilità amministrativa dell’ente di cui al D. Lgs. n. 231/2001. Il delitto di false o omesse dichiarazioni per il rilascio del certificato preliminare entra a far parte, quindi, del catalogo dei “reati presupposto”, tra i reati in materia societaria di cui all’art. 25-ter del Decreto. Quest’ultimo viene a tale scopo modificato sia al comma 1, con la precisazione che i reati presupposto della responsabilità amministrativa dell’ente in materia societaria possono essere previsti sia dal Codice civile sia “da altre leggi speciali”, sia tramite l’introduzione della nuova lett. s-ter), a chiusura dell’elencazione di cui al comma 1. La nuova disposizione punisce, dunque, ove sussistano gli ulteriori requisiti previsti dal Decreto 231, l’ente nel cui interesse o vantaggio sia stato commesso il delitto di false o omesse dichiarazioni per il rilascio del certificato preliminare, con sanzione pecuniaria da centocinquanta a trecento quote. La sanzione è aumentata di un terzo laddove il profitto conseguito dall’ente sia di rilevante entità (comma 3). In particolare, a fronte di una ipotesi delittuosa comune, ai fini della responsabilità dell’ente è necessario invece che il soggetto agente rientri tra quelli contemplati dall’art. 5 del D. Lgs. n. 231/2001 (i.e. i soggetti apicali ovvero i soggetti sottoposti alla loro direzione o vigilanza). Considerato che il valore della quota va da un minimo di Euro 258,00 ad un massimo di Euro 1.549,00, la sanzione pecuniaria applicabile nella specie va da un minimo di Euro 38.700,00 ad un massimo di Euro 464.700,00, più, eventualmente, l’aumento di un terzo di cui al comma 3. La tendenza ad adottare una visione sempre più unitaria e attenta ai “profili 231” trova conferma al successivo art. 30 del D. Lgs. n. 19/2023, il quale prevede che quando dalla fusione transfrontaliera risulta una società soggetta alla legge di altro Stato membro, la società italiana che partecipa alla fusione, con la richiesta del certificato preliminare, sia tenuta a dimostrare, tramite le relative certificazioni, di non avere debiti nei confronti di amministrazioni o enti pubblici o di averli soddisfatti o garantiti. Tra i debiti da considerare vanno incluse altresì le sanzioni amministrative da reato, applicate con sentenza o decreto irrevocabile, ai sensi del Decreto, certificate secondo le risultanze dell’anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato.
[5] Si tratta dei “delitti aventi finalità di terrorismo o di eversione dell’ordine democratico, previsti dal codice penale e dalle leggi speciali”, nonché dei delitti, diversi da quelli sopra indicati, “che siano comunque stati posti in essere in violazione di quanto previsto dall’articolo 2 della Convenzione internazionale per la repressione del finanziamento del terrorismo fatta a New York il 9 dicembre 1999”. Tale Convenzione punisce chiunque, illegalmente e dolosamente, fornisce o raccoglie fondi sapendo che gli stessi saranno, anche parzialmente, utilizzati per compiere: (i) atti diretti a causare la morte - o gravi lesioni - di civili, quando l’azione sia finalizzata ad intimidire una popolazione, o coartare un governo o un’organizzazione internazionale; (ii) atti costituenti reato ai sensi delle convenzioni in materia di: sicurezza del volo e della navigazione, tutela del materiale nucleare, protezione di agenti diplomatici, repressione di attentati mediante uso di esplosivi. La categoria dei “delitti aventi finalità di terrorismo o di eversione dell’ordine democratico, previsti dal codice penale e dalle leggi speciali” è menzionata dal Legislatore in modo generico, senza indicare le norme specifiche la cui violazione comporterebbe l’applicazione del presente articolo.
Si possono, in ogni caso, individuare quali principali reati presupposti: associazioni sovversive (art. 270 c.p.), ,associazioni con finalità di terrorismo anche internazionale o di eversione dell’ordine democratico (art. 270-bis c.p.), assistenza agli associati (art. 270-ter c.p.), arruolamento con finalità di terrorismo anche internazionale (art. 270-quater c.p.), organizzazione di trasferimenti per finalità di terrorismo (art. 270-quater.1 c.p.), addestramento ad attività con finalità di terrorismo anche internazionale (art. 270-quinquies c.p.), finanziamento di condotte con finalità di terrorismo (Legge n. 153/2016, art. 270-quinquies.1 c.p.), sottrazione di beni o denaro sottoposti a sequestro (art. 270-quinquies.2 c.p.), condotte con finalità di terrorismo (art. 270-sexies c.p.), attentato per finalità terroristiche o eversione (art. 280 c.p.), atto di terrorismo con ordigni micidiali o esplosivi (art. 280-bis c.p.), atti di terrorismo nucleare (art. 280-ter c.p.), sequestro di persona a scopo di terrorismo o di eversione (art. 289-bis c.p.), istigazione a commettere alcuno dei delitti previsti dai Capi primo e secondo (art. 302 c.p.), cospirazione politica mediante accordo (art. 304 c.p.), cospirazione politica mediante associazione (art. 305 c.p.), banda armata: formazione e partecipazione (art. 306 c.p.), assistenza ai partecipi di cospirazione o di banda armata (art. 307 c.p.), impossessamento, dirottamento e distruzione di un aereo (Legge n. 342/1976, art. 1), danneggiamento delle istallazioni a terra (Legge n. 342/1976, art. 2), sanzioni (Legge n. 422/1989, art. 3).
[6] Si riferisce ai delitti di pratiche di mutilazione degli organi genitali femminili di cui all’art. 583-bis c.p.
[7] Come da ultimo modificati dalla Legge n. 238/2021, recante “Disposizioni per l’adempimento degli obblighi derivanti dall’appartenenza dell’Italia all’Unione Europea”.
Detti reati comprendono: riduzione in schiavitù (art. 600 c.p.); prostituzione minorile (art. 600-bis c.p.); pornografia minorile (art. 600-ter c.p.); detenzione o accesso a materiale pornografico (art. 600-quater c.p.); iniziative turistiche volte allo sfruttamento della prostituzione minorile (art. 600-quinques c.p.); tratta di persone (art. 601 c.p.); alienazione e acquisto di schiavi (art. 602 c.p.). Il 6 aprile 2014 è entrato in vigore il D. Lgs. n. 39/2014, emanato in attuazione della Direttiva 2011/93/UE relativa alla lotta contro l’abuso e lo sfruttamento sessuale dei minori e la pornografia minorile, che ha, tra l’altro, comportato alcune significative modifiche nel D. Lgs. n. 231/2001 per le fattispecie incriminatrici poste a presidio del sano sviluppo e della sessualità dei minori, che trovano spazio, accanto ad altri delitti contro la personalità individuale, all’interno dell’art. 25-quinquies del medesimo D. Lgs. n. 231/2001. La nuova norma, infatti, incrementa il novero delle circostanze aggravanti speciali previste per tali tipologie di illecito dall’art. 602-ter del codice penale, e prevede che la pena prevista dagli articoli 600-bis [Prostituzione minorile], 600-ter [Pornografia minorile], 600-quater [Detenzione o accesso a materiale pornografico], 600-quater.1. [Pornografia virtuale] e 600-quinquies [Iniziative turistiche volte allo sfruttamento della prostituzione minorile] sia aumentata nel caso in cui il reato sia commesso da più persone riunite, sia commesso da persona che appartenente ad un’associazione per delinquere al fine di agevolarne l’attività o sia commesso con violenze gravi o provochi, a causa della reiterazione delle condotte, un grave pregiudizio per il minore. È previsto inoltre un incremento di pena in misura non eccedente i due terzi nei casi in cui i reati prima richiamati siano compiuti con l’utilizzo di mezzi atti ad impedire l’identificazione dei dati di accesso alle reti telematiche. Oltre a tali novazioni, il D. Lgs. n. 39/2014 estende l’ambito applicativo della responsabilità amministrativa degli enti ad un ulteriore fattispecie incriminatrice ed introduce nuovi obblighi sanzionabili a carico dei datori di lavoro. L’art. 3 prevede infatti che “al comma 1, lettera c), dell’articolo 25-quinquies del D. Lgs. 231/2001, dopo le parole «600-quater.1,» sono inserite le seguenti: «nonché per il delitto di cui all’articolo 609-undecies»”. Si tratta del reato di adescamento di minorenni che punisce con la reclusione da uno a tre anni l’adescamento di un soggetto di età inferiore ai 16 anni al fine di commettere uno dei fatti previsti e puniti dalle fattispecie incriminatrici poste a tutela della sessualità dei minorenni. A norma dell’art. 609-undecies c.p. “per adescamento si intende qualsiasi atto volto a carpire la fiducia del minore attraverso artifici, lusinghe o minacce posti in essere anche mediante l’utilizzo della rete internet o di altre reti o mezzi di comunicazione”. Con la Legge n. 199/2016 è stata altresì inserita tra le fattispecie di reato di cui al presente articolo la c.d. “intermediazione illecita e sfruttamento del lavoro” (“caporalato”) di cui all’art. 603-bis c.p., il quale punisce con la reclusione da uno a sei anni e con la multa da Euro 500 ad Euro 1.000 per ogni lavoratore reclutato chiunque recluti manodopera allo scopo di destinarla al lavoro presso terzi in condizioni di sfruttamento, approfittando dello stato di bisogno dei lavoratori e chi utilizzi, assuma o impieghi manodopera, anche mediante l’anzidetta attività di intermediazione, sottoponendo i lavoratori a condizioni di sfruttamento ed approfittando del loro stato di bisogno.
[8] Come da ultimo modificati dalla Legge n. 238/2021, recante “Disposizioni per l’adempimento degli obblighi derivanti dall’appartenenza dell’Italia all’Unione Europea”.
Detti reati comprendono: i reati di abuso di informazioni privilegiate (art. 184 TUF) e manipolazione del mercato (art. 185 TUF) di cui al Testo Unico della Finanza, D. Lgs. n. 58/1998.
[9] Si segnala che gli artt.. 589 e 590 c.p. – rispettivamente “omicidio colposo” e “lesioni colpose” – sono stati recentemente modificati dalla Legge n. 3/2018, a decorrere dal 15 febbraio 2018. In questo senso è stato inserito il seguente comma dall’art. 12, comma 2 della predetta legge: “Se il fatto è commesso nell’esercizio abusivo di una professione per la quale è richiesta una speciale abilitazione dello Stato o di un’arte sanitaria, la pena è della reclusione da tre a dieci anni”.
[10] Detti reati comprendono: ricettazione (art. 648 c.p.); riciclaggio (art. 648-bis c.p.); impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita (art. 648-ter c.p.); auto-riciclaggio (art. 648-ter.1 c.p) introdotto dalla Legge n. 186/2014. Sul punto, si segnala l’entrata in vigore, a far data dal 15 dicembre 2021, del D. Lgs. n. 195/2021 – in attuazione della Direttiva (UE) n. 2018/1673 in materia di lotta al riciclaggio mediante il diritto penale – il quale è intervenuto sulle fattispecie di reato appena richiamate, introducendo un’importante novità in tema di responsabilità degli enti. Segnatamente, dette categorie di reato non saranno più limitate alle condotte di natura dolosa ma ricomprenderanno altresì i delitti puniti a titolo di colpa e addirittura i casi in cui il fatto riguardi denaro o cose provenienti da contravvenzione (purché punita con l’arresto superiore nel massimo ad un anno o nel minimo a sei mesi).
[11] Il citato D. Lgs. n. 184/2021 ha operato alcune modifiche al Codice Penale e, segnatamente, ha: introdotto il nuovo art. 493-quater, ai sensi del quale viene sanzionata (con la reclusione fino a 2 anni e la multa fino ad Euro 1.000,00) la detenzione e la diffusione di apparecchiature, dispositivi o programmi informatici diretti a commettere reati riguardanti strumenti di pagamento diversi dal denaro contante; integrato il reato di frode informatica di cui all’art. 640-ter, introducendo una nuova circostanza aggravante che si concretizza ogni qualvolta l’alterazione di un sistema informatico determini un trasferimento di denaro, di valore monetario o di valuta virtuale; operato una modifica nella formulazione dell’art. 493-ter, relativo all’indebito utilizzo e falsificazione di carte di credito e di pagamento (le parole “carte di credito o di pagamento ovvero qualsiasi altro documento” sono state sostituite da “strumenti di pagamento immateriali, carte di credito o di pagamento, ovvero qualsiasi altro strumento o documento”). Il D.L. 105/2023 ha inserito, dopo il comma 2, il comma 2-bis “in relazione alla commissione del delitto di cui all’art. 512-bis del codice penale, si applica all’ente la sanzione pecuniaria da 250 a 600 quote”.
[12] La citata Legge n. 99/2009 punisce: la messa a disposizione del pubblico non autorizzata in un sistema di reti telematiche, di un’opera dell’ingegno protetta, o parte di essa; l’utilizzo non autorizzato di un’opera altrui non destinata alla pubblicazione; la duplicazione di programmi per elaboratore o la distribuzione, vendita etc.. di programmi contenuti in supporti non contrassegnati dalla Società Italiana degli Autori ed Editori (SIAE); la duplicazione, riproduzione, etc. di opere dell’ingegno destinate al circuito televisivo, cinematografico, ecc..; i produttori o importatori dei supporti non soggetti al contrassegno “SIAE”; la produzione, installazione ecc. di apparati atti alla decodificazione di trasmissioni audiovisive ad accesso condizionato
[13] Come da ultimo modificati dalla Legge n. 238/2021, recante “Disposizioni per l’adempimento degli obblighi derivanti dall’appartenenza dell’Italia all’Unione Europea”.
Detti reati comprendono: accesso abusivo ad un sistema informatico o telematico (art. 615-ter c.p.); detenzione, diffusione e installazione abusiva di apparecchiature, codici e altri mezzi atti all’accesso a sistemi informatici o telematici (art. 615-quater c.p.); diffusione di apparecchiature, dispositivi e installazione abusiva di apparecchiature, dispositivi o programmi informatici diretti a danneggiare o interrompere un sistema informatico o telematico (art. 615-quinquies c.p.); intercettazioni, impedimento o interruzione illecita di comunicazioni informatiche o telematiche (artt. 617-quater), detenzione, diffusione e installazione abusiva di apparecchiature e di altri mezzi atti a intercettare, impedire o interrompere comunicazioni informatiche o telematiche(617-quinquies c.p.); danneggiamento di sistemi informatici (art. 635-bis c.p.); danneggiamento di informazioni, dati e programmi informatici utilizzati dallo Stato o da altro ente pubblico o comunque di pubblica utilità (art. 635-ter c.p.); danneggiamento di sistemi informatici o telematici (art. 635-quater c.p.); danneggiamento di sistemi informatici o telematici di pubblica utilità (art. 635-quinquies c.p.); documenti informatici (art. 491-bis c.p.); frode informatica del soggetto che presta servizi di certificazione di firma elettronica (art. 640-quinquies c.p.).
[14] Detti reati comprendono: associazione per delinquere (art. 416 c.p.); associazioni di tipo mafioso anche straniere (art. 416-bis c.p.); scambio elettorale politico-mafioso (art. 416-ter c.p.); sequestro di persona a scopo di rapina o estorsione (art. 630 c.p.); associazione finalizzata al traffico illecito di sostanze stupefacenti o psicotrope (art. 74 D.P.R. n. 309/1990); termini di durata massima delle indagini preliminari (art. 407, comma 2, lettera a), numero 5) c.p.p.). La Legge n. 236/2016, pubblicata in GU il 23 dicembre 2016, ha inserito nel codice penale il reato di “Traffico di organi prelevati da persona vivente” (art. 601 – bis c.p.) il quale viene richiamato nell’art. 416 c.p. (associazione per delinquere). Pertanto, il reato di cui all’art. 601-bis (Traffico di organi prelevati da persona vivente) è un nuovo reato presupposto dell’associazione per delinquere.
[15] In questo caso non sono state inserite ulteriori disposizioni nel corpo del D. Lgs. n. 231/2001. La responsabilità degli Enti deriva da un’autonoma previsione contenuta nel predetto art. 10 della Legge n. 146/2006, il quale stabilisce le specifiche sanzioni amministrative applicabili ai reati, disponendo - in via di richiamo - nell’ultimo comma che “agli illeciti amministrativi previsti dal presente articolo si applicano le disposizioni di cui al D. Lgs. 8 giugno 2001, n. 231”.
[16] Detti reati comprendono: sanzioni penali in tema di scarichi idrici (art. 137 del D. Lgs. n. 152/06); attività di gestione rifiuti non autorizzata (art. 256 del D. Lgs. n. 152/06); bonifica dei siti (art. 256 del D. Lgs. n. 152/06); violazione degli obblighi di comunicazione, di tenuta dei registri obbligatori e dei formulari (art. 258 del D. Lgs. n. 152/06); traffico illecito di rifiuti (art. 259 del D. Lgs. n. 152/06); sistema informatico di controllo della tracciabilità dei rifiuti (art. 260-bis del D. Lgs. n.152/06); sanzioni in tema di emissioni in atmosfera (art. 279 del D. Lgs. n. 152/06); utilizzo di sostanze ozono lesive (art. 3 della Legge n. 549/1993); inquinamento ambientale (art. 452-bis c.p.); disastro ambientale (art. 452-quater c.p.); delitti colposi contro l’ambiente (art. 452-quinquies c.p.); traffico e abbandono di materiale ad alta radioattività (art. 452-sexies c.p.); circostanze aggravanti (art. 452-octies c.p.); uccisione, distruzione, cattura, prelievo, detenzione di esemplari di specie animali o vegetali selvatiche protette (art. 727-bis c.p.); distruzione o deterioramento di habitat all'interno di un sito protetto (art. 733 c.p.).
Detti reati comprendono le fattispecie di cui all’art. 2 del D. Lgs. 121/2011 e all’art. 1 della Legge n. 68 del 22 maggio 2015, tra cui il delitto di inquinamento ambientale ed il delitto di disastro ambientale. Il D. Lgs. n. 21/2018 ha abrogato l’art. 260 D. Lgs. n. 152/2006, introducendo il nuovo reato di “attività organizzate per il traffico illecito di rifiuti” di cui all’art. 452-quaterdecies c.p.. Come precisato nelle disposizioni transitorie del citato D. Lgs., il richiamo all’art. 260 D. Lgs. n. 152/2006 operato dall’art. 25-undecies del D. Lgs. n. 231/2001 deve intendersi riferito al nuovo art. 452-quaterdecies c.p. Peraltro, il D.L. n. 135/2018, convertito in Legge n. 12/2019, ha soppresso il sistema di controllo della tracciabilità dei rifiuti (SISTRI) di cui all’art. 188-ter D. Lgs. n. 152/2006. In forza del dettato normativo il Ministero dell’ambiente ha provveduto all’introduzione di un “registro elettronico nazionale per la tracciabilità dei rifiuti”, che tuttavia non è ancora operativo. Medio tempore ai soggetti tenuti ad effettuare la tracciabilità dei rifiuti mediante SISTRI (e ora mediante il registro elettronico) è imposto il rispetto degli adempimenti di cui al D. Lgs. n. 152/2006 nella versione ante modifica ad opera del D. Lgs. n. 205/2010; segnatamente, la tracciabilità dei rifiuti dovrà essere garantita mediante l’utilizzo del sistema tradizionale “cartaceo”, ferma restando la possibilità di avvalersi delle modalità di trasmissione dati “digitali” previste dall’art. 194-bis del D. Lgs. n. 152/2006.
Al momento, le sanzioni applicabili in caso di violazioni commesse dal 1 gennaio 2019 sono quindi quelle previste dall’art. 258 del predetto D. Lgs. (nel testo previgente alle modifiche apportate dal D.lgs. n. 205/2010) e non più quelle imposte dall’art. 260-bis del medesimo D. Lgs., che risultano implicitamente abrogate poiché senso latu “accessorie” alla norma relativa al SISTRI. Ciò incide sul perimetro dei reati presupposto di cui all’art. 25-undecies del Decreto in quanto non è da ritenersi più applicabile il riferimento all’art. 260-bis del D. Lgs. n. 152/2006. Tuttavia, il testo del D. Lgs. n. 231/2001 non è ancora stato aggiornato in relazione a quanto sopra esposto.
[17] L’art. 25-terdecies è stato inserito dalla Legge n. 167/2017, pubblicata in GU il 27 novembre 2017al Capo II (“Disposizioni in materia di giustizia e sicurezza”), art. 5, comma 2 (“Disposizioni per la completa attuazione della decisione quadro 2008/913/GAI sulla lotta contro talune forme ed espressioni di razzismo e xenofobia mediante il diritto penale – Caso EU Pilot 8184/15/JUST”). Tale reato presupposto prevede che i delitti a cui si fa rimando puniscano i partecipanti di organizzazioni, associazioni, movimenti o gruppi aventi tra i propri scopi l’incitamento alla discriminazione o alla violenza per motivi razziali, etnici, nazionali o religiosi, nonché la propaganda ovvero l’istigazione e l’incitamento, commessi in modo che derivi concreto pericolo di diffusione, fondati in tutto o in parte sulla negazione, minimizzazione in modo grave o sull’apologia della Shoah o dei crimini connessi al genocidio, dei crimini contro l’umanità o dei crimini di guerra. In tale contesto, si segnala che il 22 marzo 2018 è stato pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale il D. Lgs. n. 21/2018 recante “Disposizioni di attuazione del principio di delega della riserva di codice nella materia penale”. Il decreto mira a realizzare una razionalizzazione della normativa penale al fine di renderla maggiormente conoscibile e ad evitare una caotica produzione legislativa di settore. A tal fine il decreto introduce il principio della “riserva di codice”, in base al quale le disposizioni che prevedono reati possono essere introdotte nell'ordinamento solo se modificano il codice penale o se inserite in leggi organiche. In base a questo principio il decreto ha abrogato alcune fattispecie previste da leggi speciali, tra cui i reati in materia di razzismo e xenofobia (art. 3 della Legge n. 654/1975) e il reato di attività organizzate per il traffico illecito di rifiuti (art. 260 del D. Lgs n. 152/2006), entrambi richiamati nell'elenco dei reati presupposto del Decreto mediante rinvio alle norme indicate (art. 25-terdecies e art 25-undecies). Le disposizioni non rimangono prive di un rilievo penale dal momento che le medesime fattispecie sono state introdotte nel codice penale, rispettivamente, all’art. 604-bis c.p. (reati di propaganda e istigazione a delinquere per motivi di discriminazione razziale etnica e religiosa) e all’art. 452-quaterdecies c.p. (reato di “attività organizzate per il traffico illecito di rifiuti”). Con una disposizione di coordinamento il decreto prevede che i richiami alle disposizioni abrogate si intendono riferiti alle nuove norme del codice penale. Ne consegue che rimane ferma la responsabilità ai sensi del Decreto per i reati suindicati.
[18] Il D. Lgs. n. 38/2017, pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 30/03/2017, ha dato attuazione alla decisione quadro 2003/568/GAI in tema di lotta alla corruzione nel settore privato, modificando la formulazione del reato di corruzione tra privati (comprendendo tra i soggetti punibili anche quanti all’interno degli enti svolgono attività lavorativa con funzioni direttive; prevedendo quali condotte sanzionabili la dazione e la sollecitazione della corresponsione di denaro o altra utilità) ed introducendo la fattispecie delittuosa dell’istigazione alla corruzione (art. 2635-bis c.c.), inasprendo altresì le sanzioni pecuniarie ed introducendo sanzioni interdittive. La Legge n. 3/2019 ha peraltro abrogato la procedibilità a querela del reato di corruzione tra privati di cui all’art. 2635 c.c. così come del reato di istigazione alla corruzione fra privati (art. 2635-bis c.c.), richiamati dall’art. 25-ter del Decreto, introducendo la procedibilità d’ufficio.
[19] L’art. 25-quaterdecies è stato inserito dall’art. 5 Legge n. 3/2019 (“Ratifica ed esecuzione della Convenzione del Consiglio d’Europa sulla manipolazione di competizioni sportive, fatta a Magglingen il 18 settembre 2014”), pubblicata in GU il 16 maggio 2019. L’articolo 25-quaterdecies richiama la commissione dei reati di cui agli articoli 1 (frode in competizioni sportive) e 4 (esercizio abusivo di attività di giuoco o di scommessa) della Legge n. 401/1989.
[20] Successivamente modificato dalla legge di conversione 19 dicembre 2019, n. 157. L’articolo 25-quinquiesdecies richiama i delitti previsti dal D. Lgs. n. 74/2000 e ovvero: il delitto di dichiarazione fraudolenta mediante uso di fatture o altri documenti per operazioni inesistenti (di cui all’art. 2, comma 1 e comma 2-bis) per il quale sono previste sanzioni pecuniarie diverse qualora l’ammontare degli elementi passivi fittizi sia superiore o inferiore ad Euro 100.000; il delitto di dichiarazione fraudolenta mediante altri artifici (di cui all’art. 3); il delitto di emissione di fatture o altri documenti per operazioni inesistenti (di cui all’art. 8, comma 1 e comma 2-bis), per il quale sono previste sanzioni pecuniarie diverse qualora l’importo non rispondente al vero indicato nelle fatture o nei documenti, per periodo di imposta, sia superiore o inferiore ad Euro 100.000; il delitto di occultamento o distruzione di documenti contabili (di cui all’art. 10) e il delitto di sottrazione fraudolenta al pagamento di imposte (di cui all’art. 11). L’art. 25-quinquiesdecies è stato successivamente modificato dall’art. 5, comma 1 lett. c) del D. Lgs. n. 75/2020, denominato “Attuazione della Direttiva (UE) 2017/1371, relativa alla lotta contro la frode che lede gli interessi finanziari dell’Unione mediante il diritto penale”, avente ad oggetto il recepimento della c.d. Direttiva PIF. Tale modifica ha introdotto all’interno del perimetro dei reati rilevanti ai sensi del Decreto le fattispecie di cui all’art. 4 del D. Lgs. n. 74/2000, dichiarazione infedele, all’art. 5 del D. Lgs. n. 74/2000, omessa dichiarazione e all’art. 10 quater del D. Lgs. n. 74/2000, indebita compensazione; la rilevanza di tali reati ai sensi del Decreto è inoltre subordinata alla loro commissione “nell’ambito di sistemi fraudolenti transfrontalieri e al fine di evadere l’imposta sul valore aggiunto per un importo complessivo non inferiore a dieci milioni di Euro”.
[21] L’art. 25-sexiesdecies ha comportato l’introduzione, nel novero dei reati presupposto, i reati di cui al D.P.R. n. 43/1973 (Testo Unico delle disposizioni legislative in materia doganale).
[22] Articolo inserito dall’art. 3, comma 1, Legge n. 22/2022, a decorrere dal 23 marzo 2022, ai sensi di quanto disposto dall’art. 7, comma 1, della medesima legge. L’art. 25-septiesdecies introduce nel novero dei reati presupposto ai sensi del Decreto i seguenti reati: art. 518-bis c.p. (Furto di beni culturali); art. 518-ter c.p. (Appropriazione indebita di beni culturali); art. 518-quater c.p. (Ricettazione di beni culturali); art. 518-octies c.p. (Falsificazione in scrittura privata relativa a beni culturali); art. 518-novies (Violazioni in materia di alienazione di beni culturali); art. 518-decies c.p. (Importazione illecita di beni culturali); art. 518-undecies c.p. (Uscita o esportazione illecite di beni culturali); art. 518-duodecies c.p. (Distruzione, dispersione, deterioramento, deturpamento, imbrattamento e uso illecito di beni culturali o paesaggistici); art. 518-quaterdecies c.p. (Contraffazione di opere d’arte).
[24] La legge 30 novembre 2017 n. 179 ha modificato l’articolo 6 del D. Lgs. n. 231/2001 come segue: “1. Se il reato è stato commesso dalle persone indicate nell’articolo 5, comma 1, lettera a), l’ente non risponde se prova che:
a) l’organo dirigente ha adottato ed efficacemente attuato, prima della commissione del fatto, modelli di organizzazione e di gestione idonei a prevenire reati della specie di quello verificatosi;
b) il compito di vigilare sul funzionamento e l’osservanza dei modelli di curare il loro aggiornamento è stato affidato a un organismo dell'ente dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo;
c) le persone hanno commesso il reato eludendo fraudolentemente i modelli di organizzazione e di gestione;
d) non vi è stata omessa o insufficiente vigilanza da parte dell'organismo di cui alla lettera b).
2. In relazione all’estensione dei poteri delegati e al rischio di commissione dei reati, i modelli di cui alla lettera a), del comma 1, devono rispondere alle seguenti esigenze:
a) individuare le attività nel cui ambito possono essere commessi reati;
b) prevedere specifici protocolli diretti a programmare la formazione e l’attuazione delle decisioni dell’ente in relazione ai reati da prevenire;
c) individuare modalità di gestione delle risorse finanziarie idonee ad impedire la commissione dei reati;
d) prevedere obblighi di informazione nei confronti dell’organismo deputato a vigilare sul funzionamento e l’osservanza dei modelli;
e) introdurre un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel modello.
2-bis. I modelli di cui alla lettera a) del comma 1 prevedono:
a) uno o più canali che consentano ai soggetti indicati nell’articolo 5, comma 1, lettere a) e b), di presentare, a tutela dell’integrità dell’ente, segnalazioni circostanziate di condotte illecite, rilevanti ai sensi del presente decreto e fondate su elementi di fatto precisi e concordanti, o di violazioni del modello di organizzazione e gestione dell’ente, di cui siano venuti a conoscenza in ragione delle funzioni svolte; tali canali garantiscono la riservatezza dell’identità del segnalante nelle attività di gestione della segnalazione;
b) almeno un canale alternativo di segnalazione idoneo a garantire, con modalità informatiche, la riservatezza dell’identità del segnalante;
c) il divieto di atti di ritorsione o discriminatori, diretti o indiretti, nei confronti del segnalante per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione;
d) nel sistema disciplinare adottato ai sensi del comma 2, lettera e), sanzioni nei confronti di chi viola le misure di tutela del segnalante, nonché di chi effettua con dolo o colpa grave segnalazioni che si rivelano infondate.
2-ter. L’adozione di misure discriminatorie nei confronti dei soggetti che effettuano le segnalazioni di cui al comma 2-bis può essere denunciata all’Ispettorato nazionale del lavoro, per i provvedimenti di propria competenza, oltre che dal segnalante, anche dall'organizzazione sindacale indicata dal medesimo.
2-quater. Il licenziamento ritorsivo o discriminatorio del soggetto segnalante è nullo. Sono altresì nulli il mutamento di mansioni ai sensi dell’articolo 2103 del codice civile, nonché qualsiasi altra misura ritorsiva o discriminatoria adottata nei confronti del segnalante. È onere del datore di lavoro, in caso di controversie legate all’irrogazione di sanzioni disciplinari, o a demansionamenti, licenziamenti, trasferimenti, o sottoposizione del segnalante ad altra misura organizzativa avente effetti negativi, diretti o indiretti, sulle condizioni di lavoro, successivi alla presentazione della segnalazione, dimostrare che tali misure sono fondate su ragioni estranee alla segnalazione stessa.
3. I modelli di organizzazione e di gestione possono essere adottati, garantendo le esigenze di cui al comma 2, sulla base di codici di comportamento redatti dalle associazioni rappresentative degli enti, comunicati al Ministero della giustizia che, di concerto con i Ministeri competenti, può formulare, entro trenta giorni, osservazioni sulla idoneità dei modelli a prevenire i reati.
4. Negli enti di piccole dimensioni i compiti indicati nella lettera b), del comma 1, possono essere svolti direttamente dall’organo dirigente.
4-bis. Nelle società di capitali il collegio sindacale, il consiglio di sorveglianza e il comitato per il controllo della gestione possono svolgere le funzioni dell’organismo di vigilanza di cui al comma 1, lettera b).
5. È comunque disposta la confisca del profitto che l’ente ha tratto dal reato, anche nella forma per equivalente.”.
[25] L’art. 24 del citato D. Lgs. stabilisce che “le disposizioni di cui al presente decreto hanno effetto a decorrere dal 15 luglio 2023”; pertanto, alle segnalazioni o denunce effettuate precedentemente alla data di entrata in vigore del decreto stesso nonché a quelle effettuate sino al 14 luglio 2023 continuerà a trovare applicazione la normativa attualmente vigente.
[26] Che ora ricomprende anche i cd. facilitatori”, i.e. le persone fisiche che assistono i segnalanti nel processo di segnalazione, operanti nel medesimo contesto lavorativo, ed i soggetti operanti nel medesimo contesto lavorativo del segnalante, di colui che ha sporto denuncia all’autorità giudiziaria o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legati ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado.
[27] In particolare, il segnalante può provvedere all’inoltro di una segnalazione esterna all’ANAC (soltanto) laddove ricorra una delle seguenti condizioni: a) non è prevista, nell’ambito del proprio contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interno ovvero quest’ultimo, anche se obbligatorio, non risulta essere attivo (ovvero, anche se attivato, non è conforme ai requisiti previsti dalla normativa di riferimento, i.e. art. 4 del citato D. Lgs.); b) il segnalante ha già effettuato una segnalazione tramite il ricorso al canale di segnalazione interno, ma la stessa non ha avuto seguito; c) il segnalante ha fondati motivi di ritenere che (i) qualora effettuasse una segnalazione avvalendosi del canale di segnalazione interno, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito (ad esempio, nei casi in cui il responsabile di riferimento risulti coinvolto nella violazione oggetto di segnalazione); (ii) la segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione a danno del segnalante; (iii) la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
[33] Così come recentemente modificati dalla legge n. 69/2015.
[34] L’articolo 37, comma 35, del D. Lgs. n. 39/2010 ha modificato l’articolo 2625, primo comma, del codice civile escludendo la revisione dal novero delle attività di cui la norma sanziona l’impedimento da parte degli amministratori.
[35] Come da ultimo modificato dalla Legge n. 3/2019.
[36] Come da ultimo modificato dalla Legge 9 gennaio 2019, n. 3.
[37] In tale contesto, si segnala che gli artt. 589 e 590 c.p. sono stati recentemente modificati dalla Legge n. 3/2018 la quale ha introdotto – per entrambe le ipotesi delittuose – un inasprimento della pena nel caso in cui il reato sia stato commesso “nell'esercizio abusivo di una professione per la quale è richiesta una speciale abilitazione dello Stato o di un'arte sanitaria”.
[38] Così come introdotti dall’art. 39, comma 2 del D.L. 26 ottobre 2019, n. 124, convertito con modifiche dalla Legge 19 dicembre 2019, n. 157 e successivamente modificati dal D. Lgs. 14 luglio 2020, n. 75.
MODELO DE ORGANIZACIÓN, GESTIÓN Y CONTROL D.LEG. 231/2001
Texto aprobado por el Consejo de Administración de la empresa Mario Frigerio S.p.A. en la REUNIÓN del [•] 04 DE DICIEMBRE DE 2023
DEFINICIONES
Además de las demás definiciones que figuran en este documento, los siguientes términos en mayúsculas tienen el significado que se indica a continuación:
Actividades sensibles: significa las operaciones o actividades de la empresa en cuyo ámbito existe un riesgo de comisión de los Delitos;
Código Ético: el código ético adoptado por la Empresa, aqui adjunto como Anexo 1;
Colaborador(es): significa los consultores, colaboradores externos, socios comerciales/financieros, agentes, abogados y, en general, terceros que operan por cuenta o en cualquier caso en interés de Mario Frigerio S.p.A.;
Consejo de Administración: indica el Consejo de Administración de Mario Frigerio S.p.A.;
Decreto: significa el Decreto Legislativo N.º 231 de 8 de junio de 2001, con sus modificaciones y adiciones posteriores;
Destinatarios Altos cargos, Empleados y Colaboradores de la Empresa;
Empleado(s): indica las personas vinculadas por una relación de trabajo subordinada con la empresa, incluyendo la(s) Persona(s) Clave(s) o en Posición Clave de acuerdo con el art. 5, letra b) del Decreto;
Entidad o Entidades: indica la entidad o las entidades a las que se aplica el Decreto (incluida la Empresa);
Directrices de Confindustria: las directrices publicadas por Confindustria para la construcción de modelos de organización, gestión y control, modificadas por última vez en junio de 2021;
Mario Frigerio S.p.A., Mario Frigerio o Empresa: indica la empresa Mario Frigerio S.p.A.;
Modelo o Modelo Organizativo: indica el modelo actual de organización, gestión y control, según lo previsto en los artículos 6 y 7 del Decreto;
Organismo de Supervisión u OdS: indica el organismo interno de Mario Frigerio S.p.A., que tiene poderes autónomos de iniciativa y control, encargado de supervisar el funcionamiento y el cumplimiento del Modelo, según lo previsto en el Decreto;
Administración Pública o A.P.: indica cualquier órgano de la Administración Pública, incluidos los funcionarios y responsables de un servicio público;
Delitos: indica los tipos de delitos a los que se aplican las normas establecidas en el Decreto, también tras las modificaciones y adiciones posteriores;
Sujetos Apicales o en Posición Apical: indica las personas que ostentan funciones de representación, administración o dirección de la Empresa, así como las personas que ejercen, también de facto, la dirección y el control de la Empresa de acuerdo con el art. 5, letra a) del Decreto.
modelo de organización, gestión y control
en virtud del D.Leg. 8 de junio de 2001 N.º 231
SECCIÓN GENERAL
1. el decreto
1.1 Entidades destinatarias y su responsabilidad administrativa
El 4 de julio de 2001 entró en vigor el Decreto, relativo al “Reglamento sobre la responsabilidad administrativa de las personas jurídicas, empresas y asociaciones, incluidas las que carecen de personalidad jurídica”, que introdujo en el ordenamiento jurídico italiano la responsabilidad de las Entidades por las infracciones administrativas derivadas de los delitos cometidos en interés o en beneficio de dichas Entidades.
El Decreto se aplica en el sector privado a las empresas, asociaciones y entidades con personalidad jurídica, mientras que en el sector público se aplica únicamente a las entidades económicas públicas (con exclusión expresa del Estado, de las entidades públicas territoriales, las entidades públicas no económicas y las entidades que desempeñan funciones de importancia constitucional).
El Decreto tiene un alcance complejo e innovador, ya que añade a la responsabilidad penal de la persona física que ha cometido un delito, la de la Entidad en cuyo interés o en cuyo beneficio se ha cometido el delito.
De hecho, el art. 5 del Decreto establece que la Entidad es responsable siempre que se cometan determinados delitos (especificados en el propio Decreto) «en su interés o en su exclusivo beneficio», por parte de los siguientes sujetos:
personas que ocupan cargos de representación, administración o dirección de la Entidad o de alguna de sus unidades organizativas con autonomía financiera y funcional, así como las personas que ejercen, incluso de facto, la gestión y el control de la Entidad (denominados Sujetos Apicales o en Posición Apical);
personas sometidas a la dirección o supervisión de una de las personas mencionadas en el punto anterior.
La responsabilidad de la Entidad es definida por el legislador como de carácter administrativo, aunque se atribuya en el marco de un procedimiento penal, y se caracteriza también por ser completamente independiente de la responsabilidad de la persona física que comete el delito. De hecho, según el artículo 8 del Decreto, la Entidad puede ser declarada responsable aunque el autor material del delito no pueda ser imputado o no haya sido identificado y aunque el delito se extinga por razones distintas a la amnistía. En base al mismo principio, la imputación a la Entidad de la responsabilidad derivada de la comisión del delito no es suficiente para excluir la responsabilidad penal personal de la persona que cometió la conducta delictiva.
1.2 Tipos de delito
La responsabilidad de la Entidad no se refiere a ningún delito, sino que se limita a las infracciones penales contempladas en los art. 24, 24-bis, 24-ter, 25, 25-bis, 25-bis.1, 25-ter, 25-quater, 25-quater.1, 25-quinquies, 25-sexies, 25-septies, 25-octies, 25-octies.1, 25-novies, 25-decies, 25-undecies, 25-duodecies, 25-terdecies, 25-quaterdecies, 25-quinquiesdecies, 25-sexiesdecies, 25-septiesdecies y 25-duodeviciesdel Decreto (con las modificaciones introducidas desde su entrada en vigor hasta la fecha) y, más concretamente:
delitos contra la Administración Pública, a los que se refieren los artículos 24 y 25 del Decreto en su versión modificada[1];
delitos contra la fe pública, contemplados por el art. 25-bis, introducido en el Decreto de la Ley nro. 99/2009[2];
delitos contra la industria y el comercio, contemplados por el art. 25-bis.1, introducido en el Decreto de la Ley nro. 99/2009, modificado del D. Leg. nro. 125/2016[3];
delitos societarios, contemplados por el art. 25-ter, introducido en el Decreto del D. Leg. nro. 61/2002 y posteriores modificaciones[4];
delitos con fines de terrorismo o subversión del orden democrático, contemplados por el art. 25-quater, introducido en el Decreto de la Ley nro. 7/2003[5];
delitos en materia de prácticas de mutilación genital femenina, contemplados por el art. 25-quater.1, introducido enel Decreto de la Ley nro. 7/2006[6];
delitos contra la personalidad individual; contemplados por el art. 25-quinquies, introducido en el Decreto de la Ley nro. 228/2003[7];
abusos de mercado, contemplados por el art. 25-sexies, introducido en el D. Leg. nro. 231/2001 en el art. 9 de la Ley nro. 62/2005[8];
Delitos de receptación de bienes robados, blanqueo de capitales y utilización de dinero, bienes o beneficios de origen ilícito, así como el autoblaqueo, contemplados en el art. 25-octies, introducido en el Decreto por el art. 63 del D. Leg. nro. 231/2007[10];
delitos relativos a instrumentos de pago distintos del efectivo y transferencia fraudulenta de valore, contemplados en el art. 25-octies.1, introducido en el Decreto por el art. 3 del D. Leg. nro. 184/2021, recientemente modificado por el art. 6-ter del D.L. 105/2023, convertido en Ley nro. 137/2023[11];
delitos en materia de violación del derecho de, contemplados por el art. 25-novies, introducidos en el Decreto de la Ley nro. 99/2009[12];
delitos informáticos, contemplados por el art. 24-bis, introducidos en el Decreto de la Ley nro. 48/2008, y posteriores modificaciones[13];
delitos de crimen organizada, contemplados por el art.24-ter, introducido en el Decreto por la Ley nro. 94/2009 y modificado por Ley nro. 69/2015[14];
delitos transnacionales, el art. 10 de la Ley nro. 146/2006 prevé la responsabilidad administrativa de las Entidades también con referencia a los delitos especificados por la misma ley que tienen la característica de la trasnacionalidad[15];
delitos ambientales, al que se refiere el art. 25-undecies, introducido en el Decreto en el art. 4, párrafo 2, Ley nro. 116/2009 y posteriores modificaciones;
delito de contratación de nacionales de terceros países en situación, al que se refiere el art. 25-duodecies e introducido en el D. Leg. nro. 109/2012 y modificado por Ley nro. 161/2017[16];
delito de soborno entre particulares e incitación a la corrupción entre particulares, regulados respectivamente por el modificado art. 2635 c.c., publicado hoy “Soborno entre particulares”, y por el art. 2635-bis c.c., al que se refiere el art. 25-ter, párrafo 1, let. s-bis, introducido en el Decreto por la Ley del 6 de noviembre de 2012, n. 190, modificado por el D. Leg. nro. 38/2017 y por la Ley de 9 de enero de 2019, nro. 3[17];
delito de racismo y xenofobia, contemplado por el art. 25-terdecies, introducido por la Ley nro. 167/2017[18];
fraude en competiciones deportivas, juego o apuestas ilegales y juego mediante dispositivos prohibidos contemplados por el art. 25-quaterdecies e introducidas en el Decreto por la Ley, nro. 3/2019[19];
delitos fiscales, contemplados por el art. 25-quinquiesdecies, introducido en el Decreto por el art. 39, párrafo 2 del Decreto Ley nro. 124/2019[20];
contrabando, contemplados por el art. 25-sexiesdecies que ha sido introducido por el D. Leg. nro. 75/2020[21];
delitos de blanqueo de bienes culturales y devastación y saqueo de bienes culturales y paisajísticos, contemplados por el art. 25-duodevicies, introducido en el Decreto de la Ley nro. 22/2022[23].*
En particular, a los efectos de este Modelo, se ha tenido en cuenta lo siguiente:
los Delitos cometidos en las relaciones con la Administración Pública (art. 24, 25 y 25-decies del Decreto);
los Delitos Societarios (artículo 25-ter del Decreto);
los Delitos contra la salud y la seguridad en el trabajo (art. 25-septies del Decreto);
los Delitos medioambientales (artículo 25-undecies del Decreto);
el Delito de empleo de nacionales de terceros países en situación irregular (art. 25-duodecies del Decreto); y
los Delitos Fiscales y el Contrabando (art. 25-quinquiesdecies e 25-sexiesdecies del Decreto).
Para un examen detallado de los delitos analizados, consulte la Parte Especial correspondiente del Modelo.
1.3 Sanciones
Las sanciones previstas en el artículo 9 de la Entidad contra la empresa como consecuencia de la comisión o tentativa de comisión de los citados delitos son:
sanción pecuniaria hasta un máximo de 1.549.370,69 euros (además de la incautación conservadora en sede cautelar);
sanciones de inhabilitación (también aplicables como medida cautelar) no inferiores a tres meses ni superiores a dos años, que, a su vez, podrán consistir en:
inhabilitación para el ejercicio de la actividad;
suspensión o revocación de autorizaciones, licencias o concesiones funcionales a la comisión del delito;
prohibición de contratar con la Administración Pública;
la exclusión de facilidades, financiación, contribuciones o subvenciones y la posible revocación de las concedidas;
prohibición de hacer publicidad de bienes o servicios;
confiscación (y embargo preventivo como medida cautelar);
publicación de la sentencia en caso de aplicación de una sanción de inhabilitación.
1.4 Exclusión de la responsabilidad administrativa de las Entidades
Los artículos 6 y 7 del Decreto prevén la exención de responsabilidad de la Entidad por los Delitos cometidos por las personas que ocupan una Posición Apical y por los Empleados cuando la Entidad demuestre que ha adoptado y aplicado eficazmente modelos de organización, gestión y control capaces de prevenir la comisión de dichos delitos. Para ello, el sistema prevé la creación de un órgano de control dentro de la Entidad con la misión de supervisar la eficacia real del Modelo.
De acuerdo con las disposiciones mencionadas, la responsabilidad de la Entidad en virtud del Decreto queda excluida si puede demostrar que:
el órgano de gestión haya adoptado y aplicado efectivamente, antes de la comisión de la infracción, modelos de organización y gestión capaces de prevenir delitos del tipo cometido;
la tarea de supervisar el funcionamiento y el cumplimiento de los modelos y de velar por su actualización se ha encomendado a un órgano de la Entidad dotado de poderes autónomos de iniciativa y control (el Organismo de Supervisión);
las personas han cometido el delito eludiendo fraudulentamente los modelos de organización y gestión;
el Órgano de Supervisión no haya omitido o supervisado de forma insuficiente.
El Decreto también establece que los modelos de organización y gestión deben cumplir los siguientes requisitos (véase el apartado 2 del artículo 6 del Decreto):
identificar las actividades en cuyo ámbito pueden cometerse los Delitos;
prever protocolos específicos destinados a planificar la formación y la aplicación de las decisiones de la Entidad en relación con los Delitos a prevenir;
identificar los métodos de gestión de los recursos financieros adecuados para evitar la comisión de los Delitos;
prever las obligaciones de información con respecto al Organismo de Supervisión;
introducir un sistema disciplinario capaz de sancionar el incumplimiento de las medidas indicadas en el Modelo.
La exención de responsabilidad de la Entidad pasa por el juicio de idoneidad del sistema interno de organización y control, que el juez está llamado a formular en el momento de iniciar un proceso penal contra el autor material del delito. Por lo tanto, la elaboración del Modelo y la organización de la actividad del organismo de control deben tener como objetivo el resultado positivo de esta evaluación de idoneidad. Esta particular perspectiva finalista requiere que las Entidades evalúen la adecuación de sus procedimientos a los requisitos mencionados.
Por lo tanto, de hecho, la adopción de un Modelo que sea adecuado y completo se convierte en obligatoria si la Entidad desea beneficiarse de la exclusión de la responsabilidad administrativa por los Delitos cometidos por personas en Posición Apical y por los Empleados.
2.FUNCIÓN DEL MODELO
2.1 Estructura y objetivo del Modelo
Para garantizar las condiciones de legalidad, corrección y transparencia en el desarrollo de sus actividades, Mario Frigerio S.p.A. ha decidido adoptar e implementar este Modelo.
El Modelo ha sido elaborado teniendo en cuenta tanto las disposiciones del Decreto como las Directrices de Confindustria que, entre otras disposiciones, contienen las indicaciones metodológicas para la identificación de las áreas de riesgo y la estructura que debe adoptarse en la implementación del Modelo Organizativo.
*
A la luz de los principios generales ilustrados anteriormente y en consideración de las disposiciones de las Directrices, este Modelo consta de una «Sección General» y seis «Secciones Especiales» individuales preparadas para los tipos de delitos contemplados en el Decreto, cuya comisión se considera de mayor riesgo para la Empresa.
La Sección General tiene por objeto definir las finalidades del Modelo Organizativo y los principios generales que la Empresa establece como referencia para la gestión de sus negocios, mientras que cada Sección Especial tiene la función de identificar los principios de comportamiento que deben aplicarse y las medidas preventivas relativas a los delitos que potencialmente pueden cometerse.
La Sección Especial también define las tareas específicas del Organismo de Supervisión en relación con cada tipo de Delito sensible según el Decreto tomado en consideración a efectos de la elaboración del Modelo Organizativo.
El objetivo de este Modelo es la identificación, en relación con las Actividades Sensibles de la Empresa, de un sistema orgánico compuesto por procedimientos/principios de actuación y actividades de control dirigidas a prevenir la comisión de los Delitos.
En particular, el Modelo tiene los siguientes objetivos:
dar a conocer a quienes operan en el contexto de las Actividades Sensibles el riesgo de incurrir, en caso de violación de los procedimientos previstos por el Modelo, en delitos sancionables tanto a nivel penal (para el autor del delito) como administrativo (para la Empresa);
reiterar que las conductas contrarias a las normas legales y al Código Ético adoptado por la Empresa están firmemente condenadas por la misma;
permitir a la Empresa supervisar las actividades de riesgo para facilitar la prevención de la comisión de Delitos.
Los principios inspiradores de este Modelo son los siguientes:
la difusión en la Empresa y hacia sus Colaboradores de las normas de conducta y de los principios y/o procedimientos de procedimiento implantados por ella, así como de un plan de formación del personal que abarque todos los elementos del Modelo;
un Código Ético que recoge los principios éticos y las líneas generales de conducta que deben cumplir los Sujetos Apicales, los Empleados y los Colaboradores en el desarrollo de sus respectivas actividades;
la identificación de las «áreas de riesgo» de la empresa, es decir, las áreas en las que se considera que existe una mayor posibilidad de que se cometan los delitos sensibles previstos en el Decreto;
la existencia de procedimientos y/o prácticas consolidadas que indiquen los métodos de funcionamiento de la actividad laboral tanto en general como en particular en las «áreas de riesgo» identificadas;
un sistema de apoderamiento de la dirección interna y de poderes para representar a la Empresa en el exterior que garantice una asignación clara de tareas, coherente con la estructura organizativa y con el sistema de control de gestión;
un sistema de gestión y control de los recursos financieros de la empresa que permita identificar con prontitud la aparición de cualquier situación crítica;
un sistema disciplinario adecuado para sancionar la violación del Modelo y del Código Ético;
la asignación a un órgano interno de la Empresa (el Organismo de Supervisión) de la tarea de supervisar el funcionamiento y el cumplimiento del Modelo y de actualizarlo.
2.2 Destinatarios del Modelo
Las normas contenidas en este Modelo están dirigidas a todos los Destinatarios.
El Modelo y su contenido se comunican a los Destinatarios de forma que se garantice su conocimiento, de acuerdo con lo indicado en el párrafo 6 siguiente, por lo que los Destinatarios del Modelo están obligados a respetar todas sus disposiciones, también en cumplimiento de los deberes de corrección y diligencia derivados de la relación jurídica que han establecido con la Empresa.
2.3 Adopción del modelo
La Empresa tiene la intención de asegurarse de que, por parte de sus Empleados, de los Sujetos en Posición Apical, así como de todos aquellos que actúen por cuenta de la misma, no se cometan delitos que no solo puedan desacreditar la imagen de la Empresa, sino que también impliquen la aplicación de una de las sanciones pecuniarias y/o de interdicción que prevé el Decreto en caso de que dichos delitos se cometan en beneficio o en interés de Mario Frigerio S.p.A.
Para ello, la Empresa ha adoptado este Modelo, que tiene por objeto introducir un sistema de principios y normas de conducta que deben inspirar el comportamiento de todos los sujetos pertenecientes a la Empresa misma en las relaciones con los interlocutores italianos o extranjeros.
2.4 Modificaciones y adiciones al Modelo
Este Modelo, que constituye un documento oficial de la Empresa, fue adoptado por primera vez por la misma mediante resolución del Consejo de Administración del 26 de enero de 2012 y posteriormente modificado.
El mismo fue aprobado, en su redacción actual, por resolución del Consejo de Administración de la Empresa del [●].04 de diciembre de 2023
3. LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE MARIO FRIGERIO S.P.A.
3.1 Introducción
Para identificar las Actividades Sensibles a las que se refiere el Decreto, es necesario referirse a las características específicas de la Entidad que pretende adoptar el Modelo y sus operaciones concretas.
Por ello, a continuación se describe de forma preliminar la estructura organizativa de Mario Frigerio S.p.A., con especial referencia a las actividades que desarrolla y a su sistema de administración y control.
3.2 La organización de Mario Frigerio S.p.A.
3.2.1 Descripción de la empresa y estructura corporativa
Mario Frigerio S.p.A., fundada en 1897, cuenta con muchos años de experiencia en la construcción y el comercio de maquinaria y plantas mecánicas para la industria.
Una vez que Mario Frigerio S.p.A. consolidó su business en todo el territorio italiano, inició un proceso gradual de internacionalización, extendiendo su red de ventas al extranjero.
En la actualidad, la empresa es uno de los líderes en la producción de líneas de trefilado y cierre de cables metálicos, plantas electroquímicas y plantas de tratamiento térmico de uno o varios cables, y ofrece servicios altamente especializados que garantizan altos estándares de cualidad, fiabilidad y eficiencia.
la estructura jerárquico-funcional (véase el organigrama de la empresa, adjunto como anexo 2).
La estructura organizativa de Mario Frigerio S.p.A. está establecida de forma que se garantice, por un lado, la separación de roles, tareas y responsabilidades entre las distintas funciones y, por otro, una clara definición de las competencias de cada área de la empresa y de las responsabilidades vinculadas a las mismas.
En particular, es posible identificar a partir del organigrama de la empresa las áreas en las que se dividen las actividades de la empresa, las personas y funciones que operan en cada área y sus papeles relativos, así como las líneas jerárquicas de dependencia que existen entre ellas.
3.2.2 Corporate governance
Los órganos centrales de la Empresa son:
la Junta de Accionistas;
el Consejo de Administración;
el Presidente;
el Consejo de Vigilancia;
la Empresa de Auditoría.
3.2.2.1 Junta de accionistas
La Junta de Accionistas es ordinaria y extraordinaria de acuerdo con la ley.
La Junta Ordinaria de Accionistas debe ser convocada al menos una vez al año, dentro de los ciento veinte días siguientes al cierre del ejercicio.
La Junta Extraordinaria de Accionistas podrá ser convocada cuando el órgano de administración lo considere oportuno o cuando se den las circunstancias previstas en la ley.
Los artículos 2368 y 2369 del Código Civil se aplicarán a la constitución de la Junta General y a la validez de los acuerdos.
3.2.2.2. Consejo de Administración
El Consejo de Administración está investido de todas las facultades para realizar todos los actos de administración ordinaria y extraordinaria sin excepción alguna, ya que tiene encomendado todo aquello que la ley o los Estatutos no reservan a la Junta de Accionistas. El Consejo de Administración podrá asignar parte de sus competencias a uno o varios de sus miembros y podrá nombrar de entre sus miembros a uno o varios consejeros delegados, determinando los límites de la delegación y la remuneración relativa. El Consejo de Administración puede nombrar directores generales, así como abogados “ad negotia” para determinados actos o categorías de actos, determinando sus competencias y honorarios. El Presidente del Consejo de Administración, los Vicepresidentes y los Directores Generales, en caso de ser nombrados, representan a la Empresa ante terceros y ante los tribunales, dentro de los límites de los poderes que se les confieren.
3.2.2.3 Presidente
El Presidente del Consejo de Administración ostenta los más amplios poderes, que ejercerá con firma libre y separada, para la gestión ordinaria de la Empresa.
3.2.2.4 El Consejo de Vigilancia
El Consejo de Vigilancia está formado por tres miembros titulares y dos suplentes, nombrados de acuerdo con la ley.
3.3 Principios generales del sistema de organización y control
Este Modelo Organizativo constituye una ampliación del sistema de gestión y control ya vigente en la Empresa y se adopta con la finalidad de garantizar de forma más completa la consecución de los objetivos de la Empresa en cumplimiento de la normativa (primaria y secundaria) vigente, la fiabilidad de la información (incluida la financiera) y la salvaguarda de los activos de la Empresa.
3.3.1 Sistema organizativo y separación de funciones
El sistema organizativo de la empresa está estructurado para cumplir los siguientes requisitos:
claridad, formalización y comunicación, con especial referencia a la asignación de responsabilidades, la definición de líneas jerárquicas y la asignación de actividades operativas;
separación de funciones, es decir, la organización de los procesos operativos de forma que se evite el solapamiento funcional y, sobre todo, la concentración en una sola persona de actividades con un alto grado de criticidad o riesgo potencial.
3.3.2 Delegación de poderes
El sistema de facultades delegadas se refiere tanto a las facultades de autorización interna, de las que dependen los procesos de toma de decisiones de la Empresa en relación con las actividades a realizar, como a las facultades de representación para la firma de actos o documentos destinados al exterior y capaces de vincular
la Empresa, también en términos jurídicos y económicos, frente a terceros.
Las delegaciones de poderes deben:
ser definidas y conferidas formalmente por el Consejo de Administración;
ser coherentes con las responsabilidades y tareas delegadas y con los cargos que ocupa la persona delegada dentro de la estructura organizativa;
prever límites de ejercicio coherentes con las funciones asignadas, con especial atención a los poderes de gasto y a los poderes de autorización y/o firma de operaciones y actos considerados «de riesgo» en la empresa;
actualizarse, en caso necesario, como consecuencia de los cambios organizativos que puedan haberse producido.
3.3.3 Procedimientos operativos
Los procesos y actividades operativas de la empresa están respaldados por principios de conducta generales y específicos y/o procedimientos internos (formalizados), incluso a través del sistema de delegación, que reflejan los siguientes requisitos:
regulación de las formas de llevar a cabo las actividades;
definición de las responsabilidades de las actividades, de conformidad con el principio de separación de funciones, entre la persona que inicia el proceso de toma de decisiones, la persona que lo ejecuta y concluye, y la persona que realiza los controles pertinentes;
trazabilidad de los actos y operaciones en general mediante soportes documentales adecuados que certifiquen las características y justificaciones de las actividades realizadas e identifiquen a las personas que intervienen de diversas formas en la operación (autorización, ejecución, registro, verificación de la operación);
la provisión de mecanismos específicos de control específicos (también a través de consultores externos) para garantizar la integridad y la exhaustividad de los datos gestionados y de la información intercambiada dentro y fuera de la estructura corporativa.
3.3.4 Actividades de control y seguimiento
Las actividades de control y seguimiento implican necesariamente a diferentes sujetos u órganos, entre ellos: el Consejo de Administración, la Junta de Auditores de Cuentas, los Auditores Independientes, los consultores externos y el Consejo de Supervisión y, más en general, el personal de la Empresa, y representan un elemento indispensable de las actividades de la Empresa.
Las tareas de control realizadas por dichas personas se definen teniendo en cuenta las siguientes actividades de control:
supervisión de la correcta administración de la Empresa, la adecuación de la organización y el cumplimiento de la ley y de la escritura de constitución;
auditoría interna, destinada a detectar anomalías y violaciones del sistema de competencias delegadas y/o de los procedimientos;
auditoría externa, destinada a verificar que la contabilidad de la empresa se lleva correctamente y que los estados financieros se elaboran de acuerdo con las normas contables aplicables.
3.3.5 Trazabilidad
Cada operación/actividad debe registrarse adecuadamente. El proceso de decisión/autorización/desarrollo de la actividad debe ser verificable a posteriori, también mediante soportes documentales adecuados (papel y/o electrónicos) y, en todo caso, deben regularse detalladamente los supuestos y las modalidades de la posible cancelación o destrucción de las grabaciones realizadas.
*
La Empresa considera que los principios descritos anteriormente son coherentes con las indicaciones proporcionadas por las Directrices de Confindustria y razonablemente adecuadas también para prevenir los tipos de delitos contemplados en el Decreto.
A la luz de las consideraciones anteriores, la Empresa considera esencial garantizar la aplicación correcta y eficaz de los principios de control mencionados en todas las áreas de actividad/procesos corporativos identificados como potencialmente susceptibles de delito durante la fase de mapeo.
Por último, la Empresa considera que la tarea de verificar la aplicación constante de los principios mencionados, así como su adecuación, coherencia y actualización, debe ser realizada tanto por el Organismo de Supervisión como por los representantes de la Empresa y sus colaboradores.
4. METODOLOGÍA SEGUIDA PARA LA IDENTIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES SENSIBLES Y LA ELABORACIÓN DEL MODELO
4.1 Introducción
El art. 6.2, let. a), del Decreto indica como uno de los requisitos del Modelo la identificación de las llamadas "áreas sensibles" o "de riesgo", es decir, aquellos procesos y áreas de actividad empresarial en las que podría determinarse el riesgo de comisión de uno de los delitos expresamente mencionados en el propio Decreto.
Por lo tanto, se ha analizado la realidad operativa de la empresa en los sectores en los que es posible hipotetizar la comisión de Delitos, destacando las fases y procesos más relevantes en este contexto.
Al mismo tiempo, se realizó un estudio sobre los elementos constitutivos de delitos sensibles en relación con las actividades de la empresa, con el fin de identificar las conductas concretas que, en el contexto empresarial, podrían dar lugar a la comisión de delitos.
El modelo ha sido elaborado porMario Frigerio S.p.A. teniendo en cuenta tanto las disposiciones del Decreto como las Directrices de Confindustria que indican las indicaciones metodológicas para la identificación de las áreas de riesgo y la estructura del Modelo.
4.2 Etapas preparatorias para la construcción del Modelo
La Empresa, en consideración de lo dispuesto en el Decreto, ha iniciado un proyecto destinado a la preparación del presente Modelo, otorgando un mandato específico a consultores externos dotados de las competencias necesarias para este fin.
La elaboración del Modelo fue precedida por una serie de actividades preparatorias, divididas en las siguientes fases:
2) Identificación de actividades sensibles y «As-is analysis»
Como resultado de este proceso de análisis, fue posible identificar, dentro de la estructura de la Empresa, una serie de Actividades Sensibles en cuya realización se podía hipotetizar la comisión de los Delitos. Tras esta fase de investigación, se procedió a identificar los métodos de gestión de las Actividades Sensibles, el sistema de control existente sobre las mismas, así como la adecuación de este a los principios de control interno comúnmente aceptados.
los Delitos societarios (art. 25-ter del Decreto);
los Delitos contra la salud y la seguridad en el trabajo (art. 25-septies del Decreto);
los Delitos ambientales (art. 25-undeciesdel Decreto);
el Delito de empleo de nacionales de terceros países en situación irregular (art. 25-duodecies del Decreto);
los Delitos Fiscales (art. 25-quinquiesdecies del Decreto) y de contrabando (art. 25-sexiesdecies del Decreto).
3) “Gap analysis”
A partir de la situación de los controles y procedimientos existentes en relación con las Actividades Sensibles y de las disposiciones y finalidades del Decreto, se han identificado las acciones de mejora del actual sistema de control interno y los requisitos organizativos imprescindibles para la definición de este Modelo.
Para las áreas de actividad y los procesos instrumentales sensibles identificados, se identificaron los casos potenciales de riesgo-delito, las posibles formas de llevarlos a cabo y las personas (empleados y no empleados) normalmente implicadas.
Los resultados de esta actividad de identificación de las áreas de riesgo, los controles actualmente en vigor (“As-is analysis”) y la identificación de acciones para mejorar el sistema de control interno (“Gap analysis”) están representados en una serie de documentos archivados en la empresa.
Cualquier decisión de no adaptar el Modelo a determinadas indicaciones establecidas en las mencionadas Directrices de Confindustria no afecta a la validez del propio documento. De hecho, el Modelo ha de redactarse necesariamente con referencia específica a la realidad concreta de la propia Entidad, por lo que también puede apartarse de las Directrices de Confindustria, que, por su propia naturaleza, tienen carácter general.
El Código Ético es una herramienta de apoyo a la prevención de la comisión de delitos penales en el contexto de las Actividades Sensibles, ya que representa el compromiso formal de la Empresa de operar conforme a normas de conducta transparentes, además de la legislación vigente en cada momento. La disciplina contenida en el Código Ético pretende garantizar el cumplimiento de los principios de respeto a la ley, equidad, no discriminación, lealtad y defensa de la imagen y reputación de la Empresa. El Código Ético también establece directrices internas de comportamiento dirigidas a todos los colaboradores corporativos que son responsables ante la Empresa, a nivel ético y profesional, de su comportamiento en el ejercicio de sus actividades, que se han considerado especialmente sensibles y coherentes con la best practice de la industria.
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5. EL ORGANISMO DE SUPERVISIÓN DE MARIO FRIGERIO S.P.A.
Los miembros del Organismo de Supervisión deben poseer requisitos subjetivos que garanticen su autonomía e independencia en el desempeño de sus actividades.
La característica de la autonomía de los poderes de iniciativa y control significa que el Organismo de Supervisión debe ser:
puesto en una posición de independencia con respecto a los que debe supervisar;
sin tareas operativas;
financieramente autónomo.
El nombramiento debe recaer en un órgano que ocupe una posición jerárquica elevada dentro del organigrama de la empresa, destacando la necesidad de que esta posición vaya acompañada de la ausencia de tareas operativas que, al hacer a este órgano partícipe de las decisiones y actividades de la dirección, «contaminaría» su objetividad de juicio a la hora de verificar las conductas a supervisar y la adecuación del Modelo Organizativo.
A la vista de lo anterior y de las operaciones de la Empresa, esta considera adecuado y coherente que el Organismo de Supervisión esté compuesto por 3 miembros, nombrados por el Consejo de Administración.
Por lo tanto, el Consejo de Administración ha decidido que la composición del Organismo de Supervisión de la Empresa que mejor se ajusta a los requisitos indicados en el Decreto es colegiada y está compuesta por tres personas identificadas de la siguiente manera:
una persona, ajena a Mario Frigerio y con un alto nivel de honorabilidad y profesionalidad, que actúe como Presidente del propio Organismo de Supervisión;
dos personas elegidas alternativamente fuera de la Empresa con las mismas características que el Presidente y/o entre los Empleados y/o Colaboradores de la Empresa, preferentemente entre los representantes de las siguientes funciones:
las competencias profesionales específicas de sus miembros;
da la facultad concedida al Consejo de Supervisión de disponer de recursos financieros autónomos para recurrir a expertos externos.
El OdV depende directamente de la alta dirección de la empresa para garantizar su plena autonomía e independencia en el desempeño de las tareas que se le encomiendan.
En particular, el Organismo de Supervisión es un órgano colegiado que:
informa al Consejo de Administración sobre los resultados de sus actividades de supervisión y control;
está dotado de poderes autónomos de intervención en los ámbitos de competencia. Para ello, así como para garantizar la realización continua de las actividades de verificación de la adecuación y conveniencia del Modelo, el OdS recurre a personal interno y/o a colaboradores externos;
tiene un presupuesto anual de gastos para su uso exclusivo;
funciona según el método colegiado y tiene su propio «reglamento de funcionamiento» elaborado y aprobado por el propio Organismo.
La continuidad de la acción del Organismo de Supervisión está garantizada por el hecho de que funciona dentro de la Empresa. La definición de los aspectos relativos a la continuidad de la acción del Organismo de Supervisión, como la programación de la actividad de verificación, las modalidades de realización, las actas de las reuniones, las modalidades y el contenido específico de los flujos de información relativos a las zonas de riesgo de delito, así como las modalidades específicas de funcionamiento operativo e interno, se remiten a un plan de trabajo específico emitido por el propio Organismo de Supervisión.
5.2 Nominación, duración y requisitos del Organismo de Supervisión
El Consejo de Administración nombra al Organismo de Supervisión mediante una resolución específica del Consejo, que también determina su remuneración, en su caso.
Con el fin de garantizar los requisitos de independencia y autonomía,se consideran motivos de incompatibilidad con el cargo de miembro del Organismo de Supervisión desde el momento del nombramiento y durante toda la duración del mismo:
ser miembro ejecutivo y/o no independiente del Consejo de Administración de Mario Frigerio;
ser auditor legal de las cuentas de Mario Frigerio;
tener relaciones de matrimonio, parentesco o afinidad hasta el cuarto grado con los sujetos mencionados en los puntos anteriores;
desempeñar funciones operativas o comerciales en la Empresa;
haber sido condenado, o estar siendo investigado, por la comisión de uno de los Delitos (así como de delitos o infracciones administrativas de naturaleza similar).
una condena de la Empresa en virtud del Decreto o una sentencia condenatoria, que haya adquirido firmeza, cuando los documentos demuestren "omisión o supervisión insuficiente" por parte del Consejo de Supervisión, de conformidad con el artículo 6, apartado 1, letra d), del Decreto;
una condena o sentencia condenatoria dictada contra el miembro del Consejo de Supervisión por haber cometido una de los Delitos;
falta de confidencialidad con respecto a la información de la que tengan conocimiento los miembros del Consejo de Supervisión en el ejercicio de sus funciones.
Cada miembro del OdS puede retirarse del cargo en cualquier momento, avisando con al menos 1 (un) mes de antelación, sin tener que dar ninguna razón.
En caso de dimisión o cese automático de un miembro del Organismo de Supervisión, este lo notificará sin demora al Consejo de Administración, que adoptará sin demora las decisiones oportunas.
Se considerará que el Organismo de Supervisión ha caducado si la mayoría de sus miembros deja de prestar servicio, por dimisión o por otras causas. En este caso, el Consejo de Administración nombrará de nuevo a todos los miembros.
5.3 Funcionamiento del Organismo de Supervisión
El Organismo de Supervisión lleva a cabo sus comprobaciones trimestralmente mediante reuniones celebradas en persona, por audioconferencia o videoconferencia (o de forma combinada) con las demás personas invitadas a asistir a la reunión y, en cualquier caso, siempre que lo considere necesario.
A los controles del Organismo de Supervisión pueden asistir directores, gerentes, jefes de departamentos de la empresa, así como consultores externos, si su presencia es necesaria para el desarrollo de la actividad.
El Organismo de Supervisión informa de sus actividades al Consejo de Administración mediante la elaboración de un informe descriptivo anual que contiene un resumen de todas las actividades realizadas durante el año, los controles y verificaciones efectuados, así como cualquier actualización de la cartografía de las áreas con riesgo de delito y/o del Modelo Organizativo.
Se levanta acta de las auditorías del Organismo de Supervisión y el Consejo conserva copias de las actas.
Para llevar a cabo sus actividades, el Organismo de Supervisión podrá recurrir a los servicios de colaboradores, incluso externos, siendo siempre responsable directo del exacto cumplimiento de las obligaciones de supervisión y control derivadas del Decreto. Los Colaboradores están obligados a cumplir con la obligación de diligencia y confidencialidad establecida para los miembros del Organismo de Supervisión.
5.4 Funciones y Poderes del Organismo de Supervisión
supervisión de la aplicación real del Modelo Organizativo, mediante la elaboración y aplicación de un programa/plan de trabajo de supervisión y control;
supervisión de la adecuación del Modelo Organizativo, es decir, su eficacia en la prevención de los Delitos;
supervisión del mantenimiento en el tiempo de los requisitos de eficacia del Modelo Organizativo;
Promoción de la actualización del Modelo Organizativo, si fuera necesario.
En particular, el Consejo de Supervisión tiene las siguientes competencias:
solicitar información y/o documentación a las funciones corporativas sobre operaciones y actos realizados en áreas de riesgo;
realizar controles por muestreo de operaciones y/o actos concretos realizados en las áreas de riesgo de comisión de los Delitos;
promover, en concertación con las funciones corporativas pertinentes, iniciativas apropiadas para la difusión, conocimiento y comprensión de este Modelo Organizativo;
proporcionar aclaraciones e instrucciones para el cumplimiento de este Modelo Organizativo;
consultar con otras funciones corporativas y/o consultores externos para garantizar la eficacia del Modelo Organizativo;
informar periódicamente al Consejo de Administración sobre el estado de implantación y funcionamiento del Modelo Organizativo;
evaluar y proponer al Consejo de Administración las modificaciones y/o actualizaciones que deban introducirse en este Modelo Organizativo.
5.5 Obligaciones de información hacia el Organismo de Supervisión
El Organismo de Supervisión debe ser informado puntualmente de:
las actuaciones y/o medidas adoptadas por la policía judicial, o por cualquier autoridad, que indiquen la comisión, aunque solo sea potencial, de los Delitos y, en todo caso, la vulneración de este Modelo Organizativo;
los procedimientos y/o medidas disciplinarias corporativas iniciadas/adoptadas tras la violación de este Modelo Organizativo;
cualquier propuesta de modificación de este Modelo Organizativo;
sistema de delegación de poderes de los administradores y sus modificaciones y/o adiciones posteriores;
sistema de poderes de firma de la empresa y sus modificaciones y/o adiciones posteriores.
La comunicación es un requisito importante para la aplicación del Modelo. La Empresa se compromete, por lo tanto, a facilitar y promover el conocimiento del Modelo de las siguientes maneras:
• Comunicación a los componentes de los órganos sociales
Cada miembro del órgano corporativo, al deliberar/examinar/informar sobre la adopción del Modelo (y sus actualizaciones), toma conciencia y se adhiere a los principios contenidos en el mismo.
• Comunicación a los Empleados
El modelo se entrega a los empleados en el momento de la contratación. Tanto la Sección General como la Sección Especial del Modelo (y sus actualizaciones) están a disposición de los Empleados en la página web de la Empresa, en la sección dedicada al cumplimento empresarial. Además, el Modelo también se publica en los tablones de anuncios de las empresas.
• Difusión y comunicación a terceros
El Modelo se pone en conocimiento de todos aquellos con los que la Empresa mantiene relaciones contractuales. El Modelo está a disposición de todos los usuarios de la página web de la Empresa en la sección de al cumplimiento empresarial.
6.2 Formación
La formación sobre el contenido del Decreto y el Modelo es un requisito importante para su aplicación. En este contexto, la Compañía se compromete a facilitar y promover el conocimiento del Modelo por parte de directivos y empleados, variando el grado de profundización en función del cargo y la función, y teniendo en cuenta el nivel de riesgo de las distintas actividades desarrolladas por el personal. El programa de formación 231 se imparte a través de cursos de aprendizaje electrónico y seminarios presenciales o web, adaptados al público destinatario y diseñados para fomentar su participación activa. Los destinatarios del programa de formación se identifican a partir de una metodología basada en los riesgos. La participación en las sesiones de formación es obligatoria. La formación impartida es supervisada por las estructuras corporativas competentes con el fin de garantizar su participación y trazabilidad por parte del personal de la Empresa. Además, estas estructuras evalúan, de acuerdo con las indicaciones del Organismo de Supervisión, las necesidades de formación derivadas de la actualización de los requisitos en relación con los cambios en el Modelo y/o cualquier otro aspecto relevante relacionado con el marco legislativo, y facilitan al Organismo de Supervisión información sobre la formación impartida.
La Ley nro. 179/2017 sobre “Disposiciones para la protección de los autores de denuncias de delitos o irregularidades de los que hayan tenido conocimiento en el marco de una relación laboral pública o privada”[24], y más recientemente en D. Leg. nro. 24/2023 sobre “Aplicación de la Directiva (UE) nro. 2019/1937 del Parlamento europeo y del Consejo, del 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que denuncien infracciones del Derecho de la Unión y por la que se establecen disposiciones sobre la protección de las personas que denuncien infracciones de las legislaciones nacionales”, han hablado sobre el tema de la protección de los trabajadores, públicos o privados (también llamados “whistleblower”), que informen o denuncien, para proteger la integridad de la Entidad, delitos u otras conductas ilícitas de las que hayan tenido conocimiento en el contexto de su relación laboral, para garantizar la manifestación de la libertad de expresión e información, que incluye el derecho a recibir y comunicar información, y para combatir (y prevenir) la corrupción y la mala administración tanto en el sector público como en el privado.
Entre los principales cambios introducidos por el citado decreto legislativo 24/2023– en vigor a partir del 30 de marzo de 2023[25] – incluyen, en particular: a) la ampliación del ámbito de aplicación de las formas de protección previstas para los whistleblower (tanto desde un punto de vista subjetivo -por la ampliación del abanico de personas protegidas[26] – como objetivos – por la ampliación de las conductas potencialmente ilícitas que se consideran merecedoras de denuncia); b) la introducción de normas detalladas sobre la forma en que la Entidad debe tratar los informes y los plazos en los que la Entidad debe proporcionar información al informador sobre la denuncia[27]; c) el establecimiento de un canal de denuncia externo gestionado por la Autoridad Nacional Anticorrupción (“ANAC”) al que podrán recurrir, en determinadas condiciones, los destinatarios de esta legislación[28], para realizar una denuncia; d) la revisión de la disciplina de las sanciones aplicables por la ANAC y la introducción por las entidades privadas de sanciones apropiadas en el sistema disciplinario adoptado en virtud del Decreto[29].
Con el fin de facilitar al denunciante la transmisión de cualquier denuncia, la Empresa garantiza la elección entre los siguientes métodos internos de denuncia:
de forma escrita, mediante el uso de:
portal informático accesible para todos los denunciantes en el enlace: http://wbportal.cloud/mariofrigeriospa/ que garantiza la seguridad y la protección de datos de la identidad del denunciante, la confidencialidad del denunciante, así como el contenido de la denuncia y la documentación relacionada. Por ello, el portal está gestionado por una aplicación ad hoc que garantiza los requisitos de confidencialidad gracias a un sistema de seguridad caracterizado por el uso de sistemas criptográficos y que, además, permite realizar denuncias de forma anónima.
canales y técnicas tradicionales en formato papel mediante el uso de doble sobre, que enviará a la dirección Mario Frigerio S.p.a., Viale Lombardia snc, 23847, Molteno (LC). En concreto, el primer sobre debe contener los datos de identificación del denunciante (junto con una copia del documento de identificación), mientras que el segundo sobre debe contener los detalles de la denuncia. Ambos deberán introducirse en un tercer sobre cerrado con la mención “Denuncia de irregularidades– a la atención del Departamento Jurídico de Mario Frigerio S.p.A.”.
Las denuncias que se reciban de acuerdo con la forma descrita anteriormente deberán enviarse sin demora al Director.
A continuación, la denuncia será objeto de un registro confidencial, también mediante un registro autónomo, por parte del Director.
de forma oral, poniéndose en contacto con el número de teléfono 0314436045 y conferenciando directamente con el director, o solicitando una reunión cara a cara con este para informarle directamente del objeto de la denuncia.
En el caso de una denuncia oral, el Director transcribirá la denuncia en su totalidad y se lo entregará al informador para que realice cualquier cambio y firme su aceptación.
Toda la información recibida en el contexto de la denuncia debe ser tratada confidencialmente por el Director, y el acceso a los informes debe estar restringido únicamente a las personas autorizadas.
8. SANCIONES DISCIPLINARIAS
8.1 Principios generales
Le acuerdo con el art. 6, segundo párrafo, letra e) del Decreto, el establecimiento de un régimen sancionador eficaz es un requisito esencial del Modelo a efectos de exención de responsabilidad de la Empresa.
La previsión de este sistema de sanciones, de hecho, hace eficiente la actuación del Organismo de Supervisión y permite garantizar la eficacia del propio Modelo.
En este sentido, Mario Frigerio S.p.A. ha establecido un régimen de sanciones por la violación del Modelo a fin de garantizar el cumplimiento del mismo, de conformidad con el Código Disciplinario previsto en el Contrato Colectivo de Trabajo Nacional vigente (“CCNT”) aplicado los empleados de la Empresa [actualmente CCNL Metalmeccanici PM]] y de conformidad con los procedimientos establecidos en el mismo.
Este régimen disciplinario se dirige a Empleados, Altos Cargos y Colaboradores.
A efectos del cumplimiento del Decreto, a modo de ejemplo, constituye una infracción del Modelo cualquier acción o comportamiento que no se ajuste a las prescripciones del propio Modelo y/o a los principios del Código Ético, o la omisión de acciones o comportamientos prescritos por el Modelo, en el desempeño de actividades en cuyo ámbito exista riesgo de comisión de delitos contemplados en el Decreto.
8,2. Medidas contra directivos y empleados
La infracción de los empleados a las disposiciones de este Modelo conlleva la aplicación de sanciones disciplinarias, que se aplicarán de forma proporcionada y adecuada al puesto de trabajo que se ocupe y a la naturaleza y gravedad de las infracciones, sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal personal.
Las sanciones que pueden imponerse como consecuencia de la infracción de este Modelo se encuadran en las previstas en el Convenio Colectivo Nacional de Trabajo aplicable y se aplicarán de acuerdo con los procedimientos previstos en el art. 7 de la Ley nro. 300/1970 (c.d. Estatuto de los Trabajadores) y en el Convenio Colectivo Nacional de Trabajo.
tiempo y modo concretos de comisión de la infracción;
circunstancias de hecho pertinentes;
presencia del elemento intencional;
alcance de los daños causados;
previsibilidad de las consecuencias.
El empleado que haga caso omiso de las disposiciones del Modelo estará sujeto, en función de la gravedad de las infracciones cometidas, a la aplicación de las siguientes sanciones:
amonestación verbal;
amonestación escrita;
multa no superior al máximo previsto en la CCNL vigente en cada momento;
suspensión de empleo y sueldo no superior al máximo previsto en el CCNL vigente en el momento de la imposición de la sanción;
despido sin preaviso.
Sólo a modo de ejemplo:
se amonestará verbalmente o por escrito al empleado que cometa negligentemente una infracción no grave de las disposiciones del Modelo;
se impone una multa al empleado que repite el mismo comportamiento que ya ha sido sancionado en los dos años anteriores;
será susceptible de despido el trabajador que, intencionadamente o por negligencia grave, incurra en conductas gravemente contrarias al Modelo, que provoquen la pérdida del elemento de confianza o sean de tal gravedad que no permitan la continuidad de la relación laboral.
8,3. Medidas contra los directivos
En caso de incumplimiento por parte de los directivos de lo dispuesto en este Modelo, se aplicarán medidas proporcionadas y adecuadas al puesto de trabajo desempeñado y a la naturaleza y gravedad del incumplimiento, de acuerdo con el Convenio Colectivo Nacional de Directivos aplicable y la legislación civil aplicable.
8,4. Medidas contra los administradores
En caso de infracción de la legislación vigente o de incumplimiento de los procedimientos internos establecidos en el Modelo y/o en el Código Ético por parte del Consejo de Administración o de sus miembros individuales, el Organismo de Supervisión informará al Consejo de Vigilancia, que tomará las iniciativas apropiadas previstas por la legislación vigente.
8,5. Medidas contra los Colaboradores
En caso de incumplimiento del Modelo por parte de los Colaboradores y en relación con la gravedad del incumplimiento, el Consejo de Supervisión, junto con el Consejo de Administración, evaluará si procede rescindir la relación e imponer cualquier sanción prevista en el contrato en virtud de cláusulas específicas del mismo. Estas cláusulas también pueden prever el derecho a rescindir el contrato y/o el pago de sanciones.
Los Delitos contra la Administración Pública, cuya comisión puede acarrear responsabilidad administrativa para la Empresa, son los siguientes (véanse los. art. 24, 25 y 25-decies del Decreto):
- Art. 317 CP Cohecho pasivo
- Art. 318 CP Corrupción en el ejercicio de las funciones;
- Art. 319 CP Corrupción por un acto contrario a los deberes oficiales (agravado según el art. 319-bis c.p.);
- Art. 319-ter, párr. 1°, CP Corrupción en procedimientos judiciales;
- Art. 319-quater c.p. Soborno para la dádiva o promesa de beneficios (cd. Cohecho por inducción);
- Art. 320 CP Soborno a un responsable de un servicio público;
- Art. 353 CP Libertad perturbada de encantamientos[34];
- Art. 353-bis c.p. Libertad perturbada en la elección del contratista[35].
*
1.2 Áreas de riesgo
En relación con los delitos enumerados anteriormente, las áreas de actividad de riesgo que presentan perfiles de mayor criticidad con especial referencia a la actividad desarrollada por la Empresa son las siguientes:
gestión de las relaciones de perfil institucional con personas pertenecientes a la Administración Pública;
gestión de las relaciones con los funcionarios públicos para el cumplimiento de la normativa y durante las verificaciones e inspecciones sobre el cumplimiento de la misma (cuya área de riesgo es la gestión administrativa, la gestión del personal, la gestión de las relaciones con los funcionarios públicos, como la Autoridad Local de Salud A.S.L.), el Cuerpo de Bomberos, etc.);
gestión de las relaciones con los organismos y/o funcionarios públicos relativas a la emisión de medidas administrativas (cuyo ámbito de riesgo está representado por la presentación de solicitudes para obtener concesiones de obras, permisos de construcción, autorizaciones municipales, permisos, aprobación de proyectos de construcción, autorizaciones, denuncias de inicio de la actividad construcción o D.I.A.);
comunicación de datos e información de la empresa;
compras a proveedores “cercanos” a la Administración Pública.
*
1.3 Principios de conducta en las áreas de riesgo
Con carácter general, se prohíbe a los Destinatarios realizar, colaborar o provocar conductas que, individual o colectivamente consideradas, integren o puedan integrar los delitos previstos en los art. 24, 25 y 25-deciesdel Decreto. También están prohibidas las conductas que den lugar a situaciones de conflicto de intereses con representantes de la Administración Pública.
1.3.1 Principios generales de conducta
En particular, en coherencia con los principios éticos corporativos recogidos en este Modelo y en el Código Ético, se prohíbe:
prometer o realizar pagos en efectivo a miembros de la Administración Pública;
prometer o conceder ventajas de cualquier tipo (por ejemplo, promesas de empleo) a favor de representantes de la Administración Pública, ya sean italianos o extranjeros, con el fin de influir en su independencia de criterio o inducirles a conseguir cualquier ventaja para la Empresa;
realizar servicios o pagos a favor de colaboradores que no estén adecuadamente justificados en el contexto de la relación contractual establecida con ellos, el tipo de misión a realizar o las prácticas locales;
favorecer, en los procesos de compra, a los Colaboradores, por indicación de los representantes de la Administración Pública, como condición para la realización de actividades posteriores;
distribuir regalos y obsequios fuera del ámbito de la práctica comercial normal (es decir, cualquier forma de regalo ofrecido que exceda las prácticas comerciales o de cortesía normales, o en cualquier caso destinado a adquirir un trato favorable en la realización de cualquier actividad comercial). En particular, está prohibida cualquier forma de regalo a funcionarios públicos o a sus familiares. Los regalos permitidos deben caracterizarse siempre por su escaso valor o por estar destinados a promover iniciativas benéficas o culturales, o la imagen de la Empresa. Los regalos ofrecidos -salvo los de valor modesto- deben estar adecuadamente documentados para permitir su verificación por parte del Organismo de Supervisión;
facilitar o prometer facilitar información y/o documentos confidenciales a miembros de la Administración Pública;
comportarse de forma engañosa que pueda inducir a error a la Administración Pública en la valoración técnico-económica de la documentación presentada;
presentar documentos y datos falsos o alterados;
omitir la información debida para orientar las decisiones de la Administración Pública a su favor;
destinar las aportaciones, subvenciones y fondos públicos a fines distintos de aquellos para los que se obtuvieron.
Los Destinatarios de estos principios ético-conductuales, así como de los expresados en el Código Ético de la Empresa, están obligados a cumplir también las siguientes disposiciones:
En caso de tentativa de soborno por parte de un miembro de la administración pública, el interesado deberá: (i) abstenerse de llevar a cabo la solicitud; (ii) informar rápidamente el Consejo de Administración (iii) iniciar un informe formal al Organismo de Supervisión;
en caso de que surjan conflictos de intereses, aunque solo sean potenciales, en el marco de las relaciones con la Administración Pública, la persona interesada debe informar sin demora al Consejo de Administración e iniciar un informe formal al Organismo de Supervisión;
en caso de dudas sobre la correcta aplicación de los principios ético-comportamentales antes mencionados, así como de los expresados en el Código Ético de la Empresa durante el desempeño de sus actividades operativas, la persona interesada deberá informar sin demora al Consejo de Administración e iniciar un informe formal al Organismo de Supervisión.
Además, en el caso de que la Empresa proceda a establecer relaciones comerciales con terceros que operen con la Administración Pública por cuenta o en interés de la Empresa, los correspondientes contratos deberán:
formalizarse por escrito, en todos sus términos y condiciones;
prever una declaración específica de dichos terceros en la que afirmen que conocen las normas establecidas en el Decreto y que se comprometen a comportarse de conformidad con las disposiciones contenidas en el mismo, así como con lo dispuesto en el presente Modelo y en el Código Ético;
prever una cláusula adecuada que regule las consecuencias de su incumplimiento (por ejemplo, cláusulas expresas de rescisión, sanciones).
1.3.2 Principios específicos de conducta
Las normas y prohibiciones expuestas en el párrafo anterior se concretan en principios de conducta que deben ser respetados en las operaciones comerciales de la Empresa.
Todos los Destinatarios del Modelo están obligados, en la gestión de las relaciones con la Administración Pública, a cumplir con los siguientes procedimientos de comportamiento:
Las relaciones con la Administración Pública deben basarse en la máxima transparencia, cooperación, disponibilidad y en el pleno cumplimiento de su función institucional y de las disposiciones de la ley en la materia y de las normas de conducta también contempladas en el Código Ético de la Empresa;
en caso de que se produzcan situaciones que no puedan ser resueltas dentro de la gestión ordinaria de las relaciones con la Administración Pública, el Destinatario deberá comunicar inmediatamente dicha situación a su superior jerárquico (si lo hubiere) o al Consejo de Administración;
en caso de inspecciones por parte de funcionarios públicos o responsables de un servicio público, estos contactos deben gestionarse en presencia de al menos dos personas; una vez concluida la inspección por parte de los funcionarios públicos, las personas que hayan participado y/o prestado asistencia deben redactar un documento en el que se indiquen: los nombres de las personas que han participado en la inspección, el objeto de la misma y las decisiones que se hayan adoptado tras ella (también debe indicarse el nombre de la persona que haya tomado las decisiones para comprobar que estaba debidamente autorizada para ello mediante apoderamiento o nombramiento ad hoc). A este respecto, la empresa ha adoptado un procedimiento denominado “Procedimiento para manejar las relaciones con la administración pública”. Por ello, además de lo expuesto en este documento, los Destinatarios están obligados a cumplir con lo establecido en dicho procedimiento;
la información de la que el Destinatario tenga conocimiento en el ejercicio de su actividad, cualquiera que sea su función, tendrá siempre la consideración de «confidencial y reservada». Por lo tanto, dicha información no será revelada a terceros (incluyendo, por lo tanto, a personas directa o indirectamente vinculadas a la Administración Pública) con el fin de conceder cualquier forma potencial de beneficio;
la trazabilidad de los procesos de selección de personal debe garantizarse mediante el archivo, en papel o en formato digital, de toda la documentación relativa a los candidatos;
en los procesos de toma de decisiones sobre los gastos debidos a la adjudicación de contratos, la elección de los proveedores debe basarse en varias estimaciones de costes elaboradas por diferentes contrapartes, comparables entre sí en función del tipo de productos/servicios ofrecidos, valorando la mejor relación existente entre calidad y precio. Las reglas para la elección del proveedor deben ajustarse a los procedimientos de la empresa, así como a las disposiciones del Código Ético, con el fin de evitar el riesgo de que la elección del proveedor se realice sobre la base de condicionamientos o con la esperanza de obtener ventajas a través de la selección de proveedores «cercanos» a personas vinculadas a la Administración Pública, con el riesgo de cometer los delitos de cohecho o soborno;
la decisión de celebrar un contrato con la administración pública como contraparte debe adoptarse por resolución del Consejo de Administración de la Empresa y el acuerdo correspondiente debe estar firmado por una persona autorizada para ello. Por lo tanto, toda la documentación pertinente se conservará en los archivos de la Empresa;
como representantes de la Empresa, los Destinatarios no tratarán de influir en el criterio de ningún empleado o representante de la Administración Pública, o sujeto vinculado a ella, prometiendo o concediendo dinero, regalos o préstamos, o con otros incentivos ilegales.
En este contexto, cada destinatario está obligado a respetar:
los principios generales de conducta enumerados anteriormente;
los procedimientos adoptados por la Empresa; y
el Código Ético.
Además, cada Destinatario también está obligado a cumplir, en el desempeño de sus actividades, con las indicaciones contenidas en los siguientes Protocolos.
*
Además de lo anterior, todos los Destinatarios de este Modelo, así como los demás sujetos obligados al cumplimiento de los principios (generales y/o específicos) aquí expuestos, deberán observar las siguientes normas de conducta en la gestión de las obligaciones con la Administración Pública:
el cumplimiento de las obligaciones frente a la Administración Pública y la elaboración de la documentación relativa deben realizarse respetando las disposiciones existentes en la ley sobre la materia y las normas de comportamiento referidas en el Código Ético y en esta Sección Especial;
los cumplimientos frente a la Administración Pública deben realizarse con la máxima diligencia y profesionalidad a fin de proporcionar una información clara, precisa, completa, fiel y veraz, evitando y en todo caso denunciando cualquier situación de conflicto de intereses. Los documentos deben elaborarse de manera puntual y en un lenguaje claro y exhaustivo;
toda la documentación debe ser comprobada y firmada por el responsable; éste también está obligado a archivar y conservar toda la documentación (en papel y/o electrónica) producida en el ejercicio de (su) actividad, incluida la documentación transmitida a la Administración Pública por medios telemáticos o electrónicos.
A modo de ejemplo, dicha documentación incluye:
toda la documentación elaborada en el marco de los procesos destinados a obtener (co)financiación de las autoridades estatales y/o regionales;
licencias, autorizaciones y similares relacionadas con la actividad realizada por la Empresa así como los acuerdos con contrapartes contractuales que sean sujetos públicos/encargados de un servicio público;
escrituras, actas, presupuestos, formularios, declaraciones relativas a la gestión de los asuntos jurídicos, fiscales y societarios o a la gestión administrativa, social y asistencial del personal;
registros de visitas de inspección, procedimientos de investigación y similares;
cualquier acto de litigio en materia civil, penal, administrativa, fiscal, etc;
cuando el cumplimiento deba efectuarse mediante el sistema informático/telemático de la Administración Pública, la Empresano debe alterar en modo alguno los mismos y los datos contenidos en ellos, y ello con el fin de evitar cualquier perjuicio a la Administración Pública; la persona que haya realizado esta actividad está obligada a elaborar un informe en el que se describan los datos enviados y el motivo del envío, que posteriormente deberá archivarse en formato papel y/o electrónico.
Todo Destinatario que se relacione con la Administración Pública está obligado, además de cumplir con todos los principios y normas indicados en este Modelo y/o en otros documentos oficiales de la Empresa (como el Código Ético), realizar, a invitación del Consejo de Administración de la Empresa, una descripción de las operaciones sensibles llevadas a cabo.
1.4 Flujos de información al OdS
Además de lo dispuesto en la presente Sección Especial, cualquier persona que entre en contacto con la Administración Pública en el marco de inspecciones y/o controles y auditorías deberá comunicar sin demora al OdS cualquier anomalía o hecho extraordinario en las relaciones con la Administración Pública regulada por la presente Sección Especial.
- Protocolo -
Concesión de regalos
_______________________________________________
1. Objetivo y principios de conducta
_______________________________________________
Los Destinatarios que, por razón de su cargo, función o mandato, participen en la entrega de regalos, deberán garantizar que:
el valor, la naturaleza y la finalidad del regalo se consideren éticamente correctos, es decir, que no comprometan la imagen de la Empresa;
el valor y la naturaleza del regalo son tales que no puedan interpretarse como un medio para obtener un trato preferente para Mario Frigerio;
hayan sido debidamente autorizados y documentados.
En cualquier caso, está prohibido:
prometer o hacer regalos, con fines distintos a los institucionales y de servicio;
prometer o conceder regalos, directos o indirectos, que no sean de valor modesto, es decir, que excedan las prácticas normales de cortesía, y en todo caso, que tengan por objeto la adquisición de un trato de favor ilícito en el desarrollo de cualquier actividad de la empresa;
Prometer o conceder ventajas de cualquier tipo para influir en la independencia de criterio o para obtener cualquier ventaja para la Empresa.
2. Ámbito de aplicación
_______________________________________________
El presente Protocolo se aplica a todos los Destinatarios que, en el ejercicio de sus funciones, participan en la concesión de regalos.
3. Responsable del Protocolo
_______________________________________________
El Director General será responsable de la concesión de los regalos regulados en el presente Protocolo, salvo que decida asignar la tarea a otro responsable de función.
4. Principios de control
_______________________________________________
Los Destinatarios que participen en la concesión de regalos garantizarán, cada uno para las partes que sean de su respectiva competencia, los siguientes controles:
En cualquier caso, está prohibido repartir regalos y realizar actos de cortesía y hospitalidad con funcionarios y empleados públicos.
- Protocolo -
Relaciones con la Administración Pública con motivo de cumplimiento de obligaciones, solicitudes, comunicaciones de información y datos de la empresa
_______________________________________________
1. Objetivo y Principios de conducta
_______________________________________________
El presente protocolo identifica y regula los procedimientos a seguir por la Empresa en la gestión de las relaciones con la Administración Pública en caso de:
Cumplimiento de las obligaciones previstas por la legislación de referencia;
solicitud de certificaciones/autorizaciones.
Los Destinatarios que, por razón de su cargo o de su Función, participen en la elaboración y envío de los documentos mencionados anteriormente deberán cumplir con las disposiciones identificadas anteriormente (los“Principios Generales”), y en particular:
proporcionar una cooperación completa e inmediata a las Autoridades, facilitando rápida y exhaustivamente la documentación e información solicitada;
garantizar la trazabilidad y la formación de los actos y de los niveles de autorización correspondientes, con el fin de asegurar la transparencia de las elecciones realizadas;
redactar cada documento relativo a las solicitudes y/o comunicaciones de forma precisa y respetando la normativa vigente.
2. Ámbito de aplicación
_______________________________________________
Este Protocolo se aplica a todos los Destinatarios, identificados en el Párrafo 2.2 de este Modelo, que intervienen en la gestión de las relaciones con la Administración Pública.
3. Responsable del Protocolo
_______________________________________________
El Responsable del presente Protocolo es el Responsable de la Función de Administración, Finanzas y Control.
4. Directores de control
_______________________________________________
Los Destinatarios que intervengan en la gestión de las relaciones con la Administración Pública garantizarán, cada uno en las partes que sean de su respectiva competencia, la realización de los siguientes controles:
las relaciones con los funcionarios públicos o con los responsables de un servicio público solo podrán ser mantenidas por personas con los poderes adecuados;
las personas que participen en la preparación y transmisión de las comunicaciones y los documentos solicitados deberán cumplir con los principios de puntualidad, claridad y precisión, y lo comunicarán al Responsable del Protocolo. Ellos mismos elaborarán y enviarán toda la documentación de conformidad con los requisitos y utilizando los canales previstos;
las personas que participen en la elaboración y transmisión de comunicaciones y documentación deberán conservar toda la documentación producida en el marco de su actividad, incluida la transmitida por medios electrónicos;
el Responsable del Protocolo, una vez enviada la información solicitada, queda a disposición de la Administración Pública para aportar aclaraciones, explicaciones y documentos adicionales que apoyen y/o completen la actividad.
En todo caso, para permitir un correcto flujo de información a la Administración Pública, cada documento representativo de un hecho acaecido y/o de una valoración realizada, o cada parte del mismo susceptible de consideración independiente, deberá ser firmado por la persona que lo haya redactado.
En caso de error material en la redacción del documento, que obligue a su rectificación, el Responsable del Protocolo anulará la comunicación y registrará el cambio fecha y la persona que ha hecho la comunicación.
En el caso de los flujos de información hacia la Administración Pública gestionados por medios telemáticos, los Destinatarios están obligados a garantizar que:
el acceso a la red informática corporativa, destinado a la introducción, modificación, comunicación de datos, o a cualquier intervención sobre los programas destinados a su tratamiento, se realiza mediante el uso de una doble clave asimétrica, compuesta por una parte pública (denominado ID de usuario) y una parte privada (llamada contraseña), que permite al Destinatario acceder a la red limitada a la fase, dentro de su competencia, del protocolo;
los documentos electrónicos se transmiten a la dirección de correo electrónico del destinatario público habilitado para recibir correo electrónico.
Sin perjuicio de la enumeración en el Párrafo anterior de los delitos societarios identificados por el artículo 25-ter del Decreto, considera oportuno formular un tratamiento separado -también en términos de principios de conducta- del delito de cohecho entre particulares (y del delito de cohecho en general). Este delito se introdujo en la lista de delitos subyacentes del Decreto tras lapromulgación de la Ley nro. 190/2012, cd. “Ley Anticorrupción”, teniendo como objeto “Disposiciones para la prevención y la represión de la corrupción y la ilegalidad en la administración pública” (publicada en el Boletín Oficial nro. 265 del 13 de noviembre de 2012) y modificada por el D. Leg. nro. 38/2017 que, en vigor desde el 14 de abril de 2017, desarrolló la delegación prevista en el art. 19, Ley nro. 170/2016 (ley de delegación europea del 2015), por la que se transpone la Decisión Marco nro. 2003/568/GAI del Consejo de la Unión Europea sobre la lucha contra la corrupción en el sector privado que daña la economía y distorsiona la competencia.
El mencionado D. Leg. nro. 38/2017 modificó el art. 2635 c.c. (cuyo texto sigue), al que se refiere el Decreto en su art. 25-ter, párrafo 1, let. s-bis.
Art 2635 Código civil- Corrupción entre particulares
“Salvo que el hecho sea constitutivo de un delito más grave, serán castigados con pena de prisión de uno a tres años los administradores, los directores generales, los encargados de redactar los documentos contables de las empresas, los síndicos y los liquidadores de empresas o entidades privadas que, también a través de un tercero, soliciten o reciban, para sí mismos o para otros, dinero u otros beneficios indebidos, o acepten la promesa de los mismos, para realizar u omitir un acto en violación de las obligaciones inherentes a su cargo o de las obligaciones de lealtad.
La misma pena se aplica si el acto es cometido por una persona que, en el marco organizativo de la empresa o entidad privada, ejerce funciones de dirección distintas de las de las personas mencionadas en la frase anterior.
La pena es de prisión de hasta un año y seis meses si el hecho es cometido por una persona que está sujeta a la dirección o supervisión de una de las personas indicadas en el primer párrafo.
Quien, también a través de un tercero, ofrezca, prometa o entregue dinero u otros beneficios no debidos a las personas indicadas en los párrafos primero y segundo, será castigado con las penas previstas en los mismos.
Las sanciones establecidas en los párrafos anteriores se duplican si la empresa en cuestión tiene acciones que cotizan en mercados regulados en Italia o en otros Estados miembros de la UE o tiene una amplia difusión entre el público, de conformidad con el artículo 116 del Texto Refundido de la Ley de Intermediación Financiera, al que se refiere el Decreto Legislativo N.º 58 de 24 de febrero de 1998, y sus modificaciones posteriores.
Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 2641, la medida de decomiso por valor equivalente no podrá ser inferior al valor de las prestaciones dadas, prometidas u ofrecidas».
El D. Leg. nro. 38/2017 también introdujo el art. 2635-bis titulado “Inducción a la corrupción entre particulares;” cuyo texto figura a continuación:
- Art. 2635-bis CC. - Inducción a la corrupción entre particulares
«El que ofrezca o prometa dinero u otros beneficios no debidos a los administradores, directores generales, encargados de elaborar los documentos contables de la empresa, síndicos y liquidadores, de empresas u organismos privados, o a quienes trabajen en ellos en calidad de directivos, para que realicen u omitan un acto con infracción de las obligaciones inherentes a su cargo o de las obligaciones de lealtad, será castigado, si no se acepta el ofrecimiento o la promesa, con la pena prevista en el primer párrafo del artículo 2635, reducida en un tercio.
La sanción prevista en el primer párrafo se aplicará a los administradores, directores generales, responsables de la elaboración de las cuentas de la empresa, síndicos y liquidadores de empresas o entidades privadas, así como a las personas que trabajen en ellas en calidad de directivos, que soliciten para sí mismos o para otros, incluso a través de terceros, una promesa o una donación de dinero u otros beneficios, con el fin de realizar u omitir un acto en incumplimiento de sus deberes u obligaciones de lealtad, si la solicitud no es aceptada».
En el lado activo, quien ofrezca o prometa dinero u otros beneficios indebidos a un sujeto activo para que realice u omita actos en violación de las obligaciones inherentes a su cargo o de las obligaciones de lealtad, será castigado, si no se acepta el ofrecimiento o la promesa (art. 2635- bis, párrafo 1°).
Por el lado del pasivo, el sujeto activo que solicite una promesa o donación de dinero u otros beneficios para realizar u omitir actos que incumplan las mismas obligaciones puede ser castigado si no se acepta la propuesta (art. 2635-bis, párrafo 2°).
La legislación, para ambos delitos (instigación activa y pasiva), establece la pena de prisión de ocho meses a dos años, o la pena prevista en el artículo 2635, reducida en un tercio.
Para ambas infracciones penales, la Ley N.º 3 de 2019 modificó el régimen procesal; tras esta intervención normativa, ya no es necesaria la denuncia de parte, y el delito es perseguible de oficio.
*
Por lo que respecta a los delitos en cuestión, el examen de las medidas adoptadas por la empresa ha llevado a clasificar el riesgo de comisión de los delitos en cuestión como «medio».
Por lo tanto, la empresa considera oportuno identificar e indicar a continuación los principios de conducta relativos a la prevención de los delitos en cuestión, con respecto a los otros denominados. «delitos societarios» enumerados anteriormente, a los que se aplican las disposiciones establecidas en los Párrafos 1.2 - 1.3 siguientes.
En este contexto, la Empresa recomienda a los Destinatarios que cumplan las siguientes reglas:
evitar la realización de conductas que puedan constituir el delito de corrupción entre particulares;
cumplir con las prácticas y procedimientos internos en lo que respecta a las negociaciones con clientes y/o proveedores (en particular, es obligatorio cumplir con las disposiciones del procedimiento conocido como «P16»);
cumplir las disposiciones de los contratos celebrados con clientes y proveedores;
en particular, en el marco de la venta de los productos suministrados por la Empresa, no desviarse de los precios de lista previstos por la Empresa, ni de los márgenes de descuento concedidos a los clientes sobre la base de las orientaciones proporcionadas por la propia Empresa;
la elección de los proveedores debe hacerse de acuerdo con los procedimientos de la empresa (procedimientos «P15-AS y P16-AS»).
Cualquier excepción, que deberá justificarse por escrito, con respecto a las disposiciones anteriores, deberá ser autorizada formalmente por el jefe del departamento correspondiente; en cualquier caso, deberá conservarse la documentación correspondiente a dichas excepciones;
*
1.2 Áreas de riesgo
Los Delitos enumerados en el Párrafo 1.1 anterior protegen, entre otras cosas, (i) la veracidad, transparencia y corrección de la información relativa a la Empresa; (ii) la eficacia e integridad del capital y del patrimonio de la Empresa y (iii) el funcionamiento regular y correcto de la Empresa.
Por tanto, son consideradas como áreas de riesgo:
la redacción de estados financieros y comunicaciones corporativas;
la redacción, compilación y recopilación de la documentación y los datos necesarios para la elaboración de los estados financieros y las comunicaciones corporativas;
la comunicación de los datos de la empresa;
las operaciones extraordinarias del capital (ej.: reducción del capital, fusiones, etc.).
Las personas de riesgo son los Administradores y Directores responsables de las distintas Divisiones y Departamentos de la Empresa.
1,3. Principios de comportamiento dentro de las áreas de riesgo
1.3.1 Principios generales de conducta
__________________________________________
Los Destinatarios que, por razón de su cargo o función, participen en las actividades de gestión de la contabilidad general y de elaboración de los estados financieros deberán:
cumplir con las normas y principios contenidos en los siguientes documentos:
el Código Ético;
cualquier otra documentación relativa al sistema de control interno;
velar por el funcionamiento regular de la Empresa y de los órganos sociales, garantizando y facilitando todas las formas de control interno de la gestión social previstas por la ley, así como la libre y correcta formación de la voluntad de la junta de accionistas y debe llevar el control de toda la documentación solicitada y entregada a los órganos de control, así como la utilizada en el marco de la actividad de la junta de accionistas;
realizar de forma rápida, correcta y completa todas las comunicaciones previstas por la ley y los reglamentos a las Autoridades de públicas de Supervisión, no obstaculizando en modo alguno el ejercicio de las funciones que estas ejercen;
abstenerse de prometer y/o realizar pagos y/o donaciones de cualquier tipo a personas ajenas a la Empresa con fines ajenos a los contratos existentes o para obtener condiciones favorables no pactadas o no debidas;
informar rápidamente al Organismo de Supervisión de cualquier situación de irregularidad;
evitar de cualquier manera comprometer la integridad, la reputación y la imagen de Mario Frigerio.
Además, está expresamente prohibido:
elaborar o comunicar - en estados financieros, informes u otras comunicaciones societarias a la Administración Tributaria - datos falsos, incompletos o que, en cualquier caso, puedan proporcionar una descripción incorrecta de la realidad relativa a la situación económica, patrimonial y financiera de Mario Frigerio;
se comporten de tal manera que impidan materialmente, o en cualquier caso obstaculicen, mediante la ocultación de documentos o la utilización de otros medios fraudulentos, el ejercicio de las actividades de control o de revisión de la gestión por parte de la Junta de Auditores de Cuentas y/o de la sociedad de auditoría;
omitir los datos y la información exigidos por la ley sobre la situación económica y financiera de la Empresa;
realizar, durante las juntas de accionistas, actos simulados o fraudulentos destinados a alterar el procedimiento regular de formación de la voluntad de la junta de accionistas;
devolver las aportaciones a los accionistas o liberarles de la obligación de realizarlas, salvo en los casos de reducción de capital social previstos por la ley;
distribuir beneficios o anticipos de beneficios no obtenidos realmente o asignados por ley a las reservas, así como distribuir reservas que no pueden ser distribuidas;
llevar a cabo reducciones de capital, fusiones o escisiones, en violación de las disposiciones de la ley que protege a los acreedores, causándoles un perjuicio;
proceder a la formación o ampliación ficticia del capital social mediante la atribución de acciones por un valor inferior a su valor nominal al ampliar el capital social;
desviar el patrimonio de la sociedad, en el momento de la liquidación, de su asignación a los acreedores, distribuyéndolo entre los accionistas antes de pagar a los acreedores o reservando las sumas necesarias para satisfacerlos;
llevar a cabo acciones que no se ajusten a los procedimientos o normas formalizados, hasta el punto de provocar una incoherencia sustancial entre lo establecido en el Modelo Organizativo y lo que se lleva a cabo en la práctica y actividad operativas;
comportarse de forma que impida la verificación y el control por parte del Organismo de Supervisión.
1.3.2 Principios específicos de conducta
__________________________________________
En la elaboración de las comunicaciones corporativas, los Destinatarios deben garantizar, cada uno para las partes bajo su responsabilidad, la realización de los siguientes controles:
verificación periódica de los saldos de la contabilidad general para garantizar la conciliación de esta con los respectivos libros de contabilidad y las cuentas seccionales;
identificación de los recursos afectados de los datos e información que deben proporcionar, así como el calendario, para la elaboración de los estados financieros;
la verificación de la integridad y la exactitud de los datos y la información comunicados por dichos recursos y la rúbrica de la documentación analizada;
realizar y formalizar el análisis de las desviaciones con respecto a los datos del periodo anterior y formalizar los motivos de las principales desviaciones.
El Responsable de la Función de Administración, Finanzas y Control verifica y valida las propuestas de estados financieros anuales y los informes intermedios y los presenta al Director General, quien a su vez los somete al Presidente y al Consejo de Administración para su aprobación.
En el caso de que se prevea o convenga, en función de las competencias profesionales específicas requeridas por la naturaleza de la actividad o del encargo, recurrir a los servicios de consultores o profesionales externos que, en interés de la Empresa, realicen actividades de elaboración de comunicaciones corporativas, los Destinatarios se ajustarán a las siguientes disposiciones:
la Función de Administración, Finanzas y Control identificará al consultor o profesional externo, en función de sus competencias y profesionalidad, y solicitará, en su caso, un presupuesto de los honorarios del servicio;
la Función de Administración, Finanzas y Control elabora una propuesta de nombramiento, que debe incluir información específica sobre el Modelo Organizativo, así como sobre las consecuencias que pueden derivarse de una conducta contraria a sus disposiciones;
el encargo es presentado por el responsable de la Función de Administración, Finanzas y Control y al Director General, que lo firma para su aceptación;
La Función de Administración, Finanzas y Control verifica los servicios prestados por el profesional, autoriza el pago de los honorarios acordados según los convenios, realiza todas las gestiones necesarias en caso de que surjan problemas en el transcurso de la colaboración, informando puntualmente al Director General;
la Función de Administración, Finanzas y Control conserva toda la documentación producida en el desempeño de la misión.
1.4 Flujos de información al OdS
_______________________________________________
Las personas implicadas en los procesos mencionados están obligadas a notificar sin demora al Consejo de Supervisión cualquier conducta o acontecimiento inusual relacionado con los mismos, indicando en la medida de lo posible los motivos de tales discrepancias.
Además, las personas que intervienen en las distintas funciones están obligadas a facilitar al Organismo de Supervisión, al menos una vez cada seis meses, la eventual información adicional que se les solicite específicamente, a saber:
las conclusiones del Consejo de Vigilancia a raíz de las actividades de auditoría llevadas a cabo periódicamente por esta última;
cambios significativos en la estructura de la empresa y cualquier caso de exclusión de los derechos de voto para determinadas categorías de accionistas.
Los Destinatarios garantizarán, cada uno para las partes de su respectiva competencia, la trazabilidad del proceso seguido, manteniendo a disposición del Organismo de Supervisión -en un archivo ordenado- toda la documentación necesaria para ello.
El presente Protocolo identifica y regula los procedimientos operativos que deben seguirse en las relaciones con el Consejo de Vigilancia y/o la Empresa de Auditoría.
Dichos procedimientos operativos deben aplicarse de conformidad con los Principios de Conducta establecidos en esta Sección Especial.
2. Ámbito de aplicación
_______________________________________________
El presente Protocolo se aplica a todos los destinatarios que participan en la gestión de las relaciones con la Junta de Auditores de Cuentas y/o la Sociedad de Auditoría.
3. Responsable del Protocolo
_______________________________________________
El Responsable de la Función de Administración, Finanzas y Control se encargará de gestionar las relaciones con los órganos de control institucional regidos por el presente Protocolo.
4. Directores de control
_______________________________________________
Los Destinatarios que intervengan en la gestión de las relaciones con los Síndicos y/o la Empresa de Auditoría garantizarán, cada uno para las partes que sean de su respectiva competencia, la realización de los siguientes controles:
prestar la máxima colaboración en la realización de las actividades de verificación y control por parte del Consejo de Vigilancia y/o de la Empresa de Auditoría;
fundamentar las relaciones con el Consejo de Vigilancia y con la Empresa de Auditoría en la máxima cooperación y transparencia en el pleno respeto de la función que desempeñan;
dar seguimiento a las solicitudes formales del Consejo de Vigilancia y/o de la Empresa de Auditoría proporcionando información y cualquier documentación;
garantizar la trazabilidad de la entrega de la documentación solicitada (mediante un informe de envío si se entrega por correo electrónico o un formulario en papel si se entrega en mano) recogiendo y archivando los documentos de aceptación de la documentación firmada por las personas responsables de dichas verificaciones;
El Responsable del Protocolo deberá informar puntualmente al Director General si se producen problemas o acontecimientos extraordinarios en la gestión de las relaciones con el Consejo de Vigilancia y/o la Empresa de Auditoría.
Sección Especial C
Delitos en materia de salud y seguridad en el lugar de trabajo
1. LOS DELITOS EN MATERIA DE SALUD Y SEGURIDAD EN EL LUGAR DE TRABAJO
1,1. Tipos de delitos
_______________________________________________
Esta Sección Especial está dedicada a los principios de conducta y control relativos a los delitos en materia de seguridad y salud en el trabajo, tal como se identifican en el artículo 25 - septies[40] del Decreto.
Los casos cubiertos por el Decreto Legislativo son los siguientes:
Las lesiones se consideran graves si: a) el hecho da lugar a una enfermedad que ponga en peligro la vida del trabajador, o a una enfermedad o incapacidad de atender las ocupaciones ordinarias por un periodo superior a los 40 (cuarenta) días; b) el hecho produce el debilitamiento permanente de un sentido o de un órgano (art. 583, párr. 1, CP.).
Las lesiones se consideran gravísimas si: el hecho da lugar a: a) enfermedad segura o probablemente incurable; b) la pérdida de un sentido; c) la pérdida de un miembro o mutilación que lo inutilice, o pérdida del uso de un órgano o de la capacidad de procrear, o dificultad permanente y grave para hablar (art. 583, párr. 2, CP.).
Los delitos mencionados solo son pertinentes si se cometen infringiendo las normas de prevención de accidentes y de protección de la higiene y la salud en el trabajo.
El régimen sancionador aplicable a la Empresa por los delitos en materia de seguridad y salud laboral es tanto pecuniario como inhabilitante.
Hay que tener en cuenta que, a diferencia de la mayoría de los presuntos delitos previstos en el Decreto, que son de carácter doloso, los Delitos considerados en esta Sección Especial son de carácter culposo (derivados de la negligencia, imprudencia o impericia del sujeto).
Las disposiciones contenidas en esta Sección Especial del Modelo Organizativo tienen por objeto garantizar que los Destinatarios se comporten de conformidad con los procedimientos previstos por el sistema de prevención y protección de conformidad con el D.Leg. y posteriores modificaciones 81/2008. junto con las obligaciones de cumplimiento y supervisión previstas en el Modelo Organizativo.
También se plantea el problema de conciliar el criterio fundamental de atribución de responsabilidad a las entidades establecido en el art. 5 del Decreto («la entidad es responsable de los delitos cometidos en su interés o en su provecho») con el elemento subjetivo que caracteriza a las infracciones descritas anteriormente (en las que normalmente el hecho no es intencionado, aunque sí previsto).
Es poco probable que el hecho de perjudicar la seguridad del trabajador suponga algún interés o ventaja para la empresa, a menos que la violación de las normas de prevención de accidentes esté relacionada con el menor coste del incumplimiento.
Las “Directrices” de Confindustria –transponen plenamente el sistema de obligaciones impuestas por la ley en materia de prevención de accidentes (Ley nro. 123/2007, D. Leg. nro. 81/2008 y posteriores modificaciones).
La legislación primaria (Ley nro. 123/2007 y D. Leg. nro. 81/2008), la documentación interna elaborada por Mario Frigerio relativa a los controles programáticos realizados y por realizar, así como los procedimientos individuales ya adoptados para regular las áreas de riesgo identificadas, constituyen el prerrequisito natural para la descripción de los "Principios de Conducta" que deben cumplir los Destinatarios y para la redacción del Protocolo titulado "Verificación del cumplimiento de los requisitos de Salud y Seguridad en el Trabajo".
Para la redacción de la presente Sección Especial C, Mario Frigerio ha considerado también los factores de riesgo recogidos en el Documento de Evaluación de Riesgos elaborado de acuerdo con la normativa de prevención vigente.
Antes de exponer los Principios de conducta en materia de seguridad y salud en el trabajo y los procedimientos que constituyen el Protocolo destinado a prevenir las infracciones a que se refiere esta Sección Especial, conviene recordar las principales figuras previstas por la legislación sectorial (D. Leg. nro. 81/2008 y posteriores modificaciones y adiciones).
1.2 Funciones y Responsabilidades
_______________________________________________
En cuanto a la estructura organizativa de la prevención de riesgos laborales, el Documento de Evaluación de Riesgos (en lo sucesivo también “DVR”) ex art. 17 y 28 del D. Leg. nro 81/2008, adoptado por la Empresa identifica a los sujetos que la legislación vigente señala como destinatarios de responsabilidades y competencias específicas en materia de seguridad. En este contexto, se adjunta como Anexo 3 el organigrama actualizado a la fecha del presente Modelo de Prevención de Riesgos Laborales.
Concretamente, en Mario Frigerio, estas personas son:
Las principales obligaciones que se atribuyen al Empresario son las siguientes:
- exclusivamente, como obligaciones indelegables:
designar al Responsable del Servicio de Prevención y Protección (en lo sucesivo también “RSPP”) (art. 17 D. Leg. nro. 81/2008);
elaborar y actualizar, de acuerdo con el RSPP, en colaboración con el Médico Competente y previa consulta con el Delegado de Seguridad de los Trabajadores (en lo sucesivo también “RLS”), el “Documento de Evaluación de Riesgos, y determinar las medidas de prevención y protección, de conformidad con los art. 17, 28 y 29 del D. Leg. nro. 81/2008;
nombrar a las personas encargadas de llevar a cabo las actividades de supervisión y formalizar sus nombramientos;
preparar todas las medidas adecuadas para garantizar las líneas estratégicas para la gestión unitaria y coordinada de la salud y la seguridad (art. 18, párr. 1e 2, D. Leg. nro. 81/2008);
consultar al RLS en los casos previstos por el art. 50, párr. 1, let. b), c) y d) del D. Leg. nro. 81/2008;
cumplir con las obligaciones de información, educación y formación establecidas en los artículos 36 y 37 del D.Leg. N.º 81/2008;
En particular, las responsabilidades del Empresario incluyen:
garantizar, en el ámbito de su actividad, el cumplimiento de la normativa vigente relativa a los trabajos realizados en obras temporales o móviles, así como la relativa a la señalización de seguridad;
tener en cuenta las capacidades y condiciones de los trabajadores en relación con su salud y seguridad;
proporcionar a los trabajadores los equipos de protección individual necesarios y adecuados (en lo sucesivo también “DPI”), en consulta con el RSPP y el Médico Competente;
adoptar las medidas adecuadas para garantizar que sólo los trabajadores que hayan recibido las instrucciones apropiadas y una formación específica accedan a las zonas que les exponen a un riesgo grave y específico;
exigir a los trabajadores individualmente el cumplimiento de la normativa aplicable, así como las disposiciones de la empresa en materia de salud y seguridad en el trabajo y la utilización de los medios de protección colectivos e individuales puestos a disposición de los trabajadores;
recibir con prontitud los informes de los supervisores, así como de los trabajadores, sobre cualquier deficiencia en los medios, equipos de trabajo y dispositivos de protección, o cualquier condición peligrosa que se produzca durante el trabajo en las instalaciones de la empresa;
adoptar medidas para controlar las situaciones de riesgo en caso de emergencia y dar instrucciones para que los trabajadores, en caso de peligro grave, inmediato e inevitable, abandonen el lugar de trabajo o la zona peligrosa;
informar lo antes posible a los trabajadores expuestos a un riesgo de peligro grave e inmediato sobre el propio riesgo y las medidas de protección adoptadas o por adoptar;
cumplir las obligaciones de información, educación y formación previstas en la normativa vigente, aplicando también los planes de comunicación y formación propuestos por el Servicio de Prevención y Protección de Riesgos (“SPP”) (donde esté);
abstenerse, salvo que esté debidamente justificado por las exigencias de protección de la salud y la seguridad, de solicitar a los trabajadores que reanuden su actividad en una situación de trabajo en la que persiste un peligro grave e inmediato;
permitir a los Trabajadores verificar, a través del RTS, la aplicación de las medidas de seguridad y protección de la salud;
Entregar sin demora al RLS, a petición de éste, una copia del DVR, incluida la relativa a los trabajos objeto del contrato, obra o suministro;
Adoptar las medidas adecuadas para evitar que las medidas técnicas adoptadas provoquen riesgos para la salud de la población o el deterioro del medio ambiente exterior, verificando periódicamente la continuidad de la ausencia de riesgos;
comunicar al INAIL los nombres de los RLS, así como, en relación con sus respectivas competencias: a) con fines estadísticos e informativos, los datos relativos a los accidentes de trabajo que impliquen una ausencia del trabajo de al menos 1 (un) día, excluido el día del suceso; b) con fines de seguro, los datos relativos a los accidentes de trabajo que impliquen una ausencia del trabajo de más de 3 (tres) días; los mismos datos deberán enviarse también al Consejo de Supervisión;
adoptar las medidas necesarias para la prevención de incendios y la evacuación de los lugares de trabajo, así como en caso de peligro grave e inmediato. Estas medidas deben respetar la legislación vigente y ser adecuadas a la naturaleza de la actividad), el tamaño de la empresa (o unidad de producción y el número de personas presentes;
convocar la reunión periódica mencionada en el art. 35, del D. Leg. nro. 81/2008;
actualizar las medidas de prevención en relación con cualquier cambio organizativo y de producción que sea relevante para la salud y la seguridad en el trabajo, o en relación con el grado de desarrollo de la tecnología de prevención y protección;
garantizar que los trabajadores que deban someterse a la vigilancia de la salud no sean asignados a la tarea de trabajo específica sin la evaluación de idoneidad requerida.
Además, el Empresario deberá facilitar al RSPP y al médico Competente la información necesaria sobre:
la naturaleza de los riesgos;
la organización del trabajo, la planificación y la aplicación de medidas de prevención y protección;
la descripción de las plantas y los procesos de producción;
las medidas adoptadas por el Organismo de Supervisión.
1.2.2 Empleador contratante para los trabajos adjudicados mediante un contrato de obras de conformidad con el art. 26 D.Leg. N.º 81/2008
Se trata del Empresario, tal y como se ha definido anteriormente, que encarga trabajos a la empresa contratante o a trabajadores autónomos dentro de su propia empresa, o dentro de una única unidad de producción de la misma, o dentro de todo el ciclo productivo de la propia empresa.
Se le atribuyen las siguientes obligaciones en virtud del art. 26, párrafo 7, del D.Leg. N.º 81/2008:
en general, evaluar previamente la capacidad, los recursos y los modelos organizativos que poseen y ponen a disposición los contratistas;
en particular, verificar los requisitos técnico-profesionales del contratista y/o del trabajador autónomo;
proporcionar información detallada sobre los riesgos específicos existentes en el entorno en el que van a trabajar y sobre las medidas de prevención y emergencia adoptadas en relación con su actividad;
garantizar la cooperación entre los empresarios, los contratistas y el cliente;
garantizar la coordinación de la prevención y promover la cooperación;
elaborar un documento único de evaluación de riesgos en el que se indiquen las medidas adoptadas para eliminar las interferencias, de conformidad con el art. 26, párrafo 3, del D.Leg. N.º 81/2008. Este documento debe adjuntarse al contrato o al contrato de obras (“DUVRI”).
1.2.3 Directores
Se entiende por personal que, debido a sus competencias profesionales y a sus poderes jerárquicos y funcionales adecuados a la naturaleza de la tarea que se le confiere, aplica las directrices del Empresario organizando la actividad laboral y supervisándola.
El art. 18, párrafo 1 del D.Leg. N.º 81/2008 atribuye al Director las siguientes obligaciones:
asignar tareas a los trabajadores, teniendo en cuenta sus capacidades y sus condiciones en relación con su salud y seguridad;
proporcionar a los trabajadores los EPI necesarios y adecuados, en consulta con el RSPP y el Médico Competente, cuando esté presente;
adoptar las medidas adecuadas para garantizar que solo los trabajadores que hayan recibido instrucciones adecuadas y formación específica accedan a las zonas que les exponen a riesgos graves y específicos;
exigir a los trabajadores individualmente el cumplimiento de la normativa aplicable, así como de las disposiciones de la empresa en materia de seguridad e higiene en el trabajo y la utilización de los medios de protección colectiva y EPI puestos a su disposición;
adoptar medidas para controlar las situaciones de riesgo en caso de emergencia y dar instrucciones para que los trabajadores, en caso de peligro grave, inmediato e inevitable, abandonen el lugar de trabajo o la zona peligrosa;
informar lo antes posible a los trabajadores expuestos al riesgo de un peligro grave e inmediato del propio riesgo y de las medidas adoptadas o por adoptar en materia de protección;
cumplir con las obligaciones de información, educación y formación establecidas en los artículos 36 y 37 del D.Leg. N.º 81/2008;
abstenerse, salvo que esté debidamente justificado por las exigencias de protección de la salud y la seguridad, de solicitar a los trabajadores que reanuden su actividad en una situación de trabajo en la que persiste un peligro grave e inmediato;
garantizar que los trabajadores que deban someterse a la vigilancia de la salud no sean asignados a la tarea de trabajo específica sin la evaluación de idoneidad requerida.
1.2.4 Responsable del Servicio de Prevención y Protección
Se entiende la figura en posesión de los requisitos (mínimos) establecidos en el art. 32 del D. Leg. nro. 81/2008 y posteriores modificaciones e integraciones, designada por el Empleador, previa consulta del RLS, a poner en práctica lo establecido en el art. 33 del D. Leg. nro. 81/2008.
El RSPP proporciona apoyo técnico "especializado" al Empresario en la actividad de:
verificación de la conformidad de la maquinaria, las instalaciones y los equipos utilizados por los trabajadores con la normativa aplicable en materia de salud y seguridad;
elaboración, en lo que le concierne, de las medidas de prevención y protección aplicadas y mencionadas en el DVR, así como de los sistemas de control de dichas medidas;
información, educación y formación de los trabajadores, con especial atención a los conceptos de riesgo, daño, prevención, protección, organización de la prevención empresarial, derechos y deberes de las personas que trabajan en la estructura organizativa de la Empresa;
información y formación de los trabajadores sobre el uso correcto de los EPI, los dispositivos de protección auditiva (EPI-u) y los equipos de protección individual de tercera categoría (c.d. EPI contra riesgos mortales o irreversibles);
aplicación y evaluación correctas y oportunas de la eficacia preventiva de todas las medidas de prevención y protección adoptadas, en estrecha colaboración con los "jefes de servicio";
control y verificación de la eficacia de las medidas de prevención/protección establecidas en el DUVRI, elaborado con el Empresario contratante para las obras contratadas;
la participación en las consultas relativas a la protección de la salud y la seguridad en el trabajo, así como la reunión periódica, de conformidad con el art. 35 del D.Leg. 81/ 2008.
1.2.5 Médico Competente
Se trata del médico, designado por el Empresario, especializado en medicina del trabajo o medicina preventiva para los trabajadores y en posesión de la autorización a que se refiere el artículo 38 del D. Leg. nro. 81/2008 y posteriores modificaciones.
Al médico competente se le asignan las siguientes tareas:
colaborar con el empresario y el RSPP, a partir del conocimiento específico de la organización de la empresa y de las situaciones de riesgo, en la elaboración y aplicación de las medidas de protección de la salud y la integridad psicofísica de los trabajadores;
efectuar los controles sanitarios contemplados en el artículo 41 del D. Leg. nro. 81/2008 modificado;
colaborar con el Empresario en la preparación del servicio de primeros auxilios a que se refiere el art. 25, párr. 1, let. a), del D. Leg. nro. 81/2008;
colaborar en la formación e información de los trabajadores;
entregar al empleador, al cesar en el cargo, la documentación sanitaria en su poder, la documentación sanitaria en su poder, de conformidad con las disposiciones del D. Leg. nro. 196/2003 y posteriores modificaciones y con la salvaguardia del secreto profesional;
informar a cada Trabajador interesado sobre los resultados de la vigilancia de la salud y, a petición suya, entregar una copia de la documentación sanitaria;
comunicar por escrito, con ocasión de las reuniones periódicas a las que se refiere el art. 35 del D.Leg. 81/2008, al Empresario, al RSPP y al RTS, los resultados colectivos anónimos de la vigilancia de la salud realizada, y proporciona indicaciones sobre el significado de dichos resultados a efectos de la aplicación de las medidas de protección de la salud y la integridad psicofísica de los Trabajadores;
visita los lugares de trabajo al menos una vez al año, o con una frecuencia diferente determinada en función de la evaluación de riesgos y que, posteriormente, comunica al empleador a efectos de su anotación en el DVR;
comunicar al Ministerio de Sanidad, mediante autocertificación, la posesión de los títulos y requisitos previstos en la legislación vigente.
1.2.6 Representante de los trabajadores para la seguridad
Se trata de la persona elegida o designada para representar a los trabajadores en los aspectos de salud y seguridad en el trabajo.
De conformidad con lo dispuesto por el art. 50 del D. Leg. nro. 81/2008 y posteriores modificaciones, el RLS:
tiene acceso a los lugares de trabajo;
se le consulta con antelación y de forma oportuna sobre la evaluación de riesgos, la identificación, la planificación y la verificación de la prevención en la empresa;
se le consulta sobre el nombramiento del Responsable y de los Encargados del servicio de prevención, de la prevención de incendios, de los primeros auxilios, de la evacuación de los lugares de trabajo y del Médico Competente;
es consultado sobre la organización de la formación en beneficio de los trabajadores, los encargados y los encargados del servicio de prevención y lucha contra incendios;
recibe la información y la documentación de la empresa relativa a la evaluación de riesgos y a las medidas de prevención, así como las relativas a las sustancias y las mezclas peligrosas, las máquinas, las instalaciones, la organización y el entorno de trabajo, los accidentes y las enfermedades profesionales;
recibe información de los servicios de supervisión;
recibe una formación adecuada;
promueve el desarrollo, la identificación y la aplicación de medidas de prevención adecuadas para proteger la integridad física de los trabajadores;
formula comentarios durante las visitas y verificaciones realizadas por las autoridades competentes;
participa en las reuniones periódicas ex art. 35 del D. Leg. nro. 81/2008;
formula propuestas sobre la actividad de prevención de riesgos;
advierte al Empleador de los riesgos identificados en el desempeño de su actividad;
puede recurrir a las autoridades competentes si considera que las medidas de prevención y protección de riesgos adoptadas por el Empresario no son adecuadas para garantizar la seguridad y la salud en el trabajo.
Los RTS deben disponer del tiempo necesario para desempeñar sus funciones sin pérdida de remuneración, así como de los medios y el espacio necesarios para ejercer las funciones y poderes que se les otorgan.
Los RTS no pueden sufrir ningún perjuicio por el ejercicio de sus actividades y se les aplican las mismas protecciones previstas por la ley para los representantes sindicales.
Los RLS, previa solicitud, pueden recibir una copia del DVR para el desempeño de su función.
Los RLS del empleador cliente y de las empresas contratistas, a petición suya y para el desempeño de sus funciones, reciben una copia del DUVR.
El ejercicio de las funciones de RLS es incompatible con el nombramiento como RSPP o Encargado del Servicio de Prevención y Protección.
1.2.7 Encargado
Se entiende la figura que, en razón de las competencias profesionales y de los poderes jerárquicos y funcionales adecuados a la naturaleza del encargo que se le confiere, supervisa la actividad laboral y garantiza la aplicación de las directivas recibidas, controlando su correcta ejecución por parte de los trabajadores y ejerciendo un poder funcional de iniciativa.
El Encargado es responsable, en el marco de sus funciones organizativas, del cumplimiento de las normas de seguridad por parte de los trabajadores a los que proporciona instrucciones e información adecuadas.
En virtud de sus funciones y competencias, el encargado tiene la obligación, de conformidad con el art. 19 del D. Leg. nro. 81/2008 y posteriores modificaciones de:
verificar que solo los trabajadores que hayan recibido instrucciones adecuadas tengan acceso a zonas que los expongan a un riesgo grave y específico;
exigir el cumplimiento de las medidas de control de las situaciones de riesgo en caso de emergencia y dar instrucciones para que los trabajadores, en caso de peligro grave, inmediato e inevitable, abandonen su lugar de trabajo o la zona de peligro;
informar lo antes posible a los trabajadores expuestos a un riesgo de peligro grave e inmediato sobre el propio riesgo y las medidas de protección adoptadas o por adoptar;
abstenerse, salvo en casos debidamente justificados, de exigir a los trabajadores que reanuden el trabajo en una situación en la que persista un peligro grave e inmediato;
informar sin demora al Empresario o al Director tanto de las deficiencias de los medios y equipos de trabajo y de los equipos de protección individual, como de cualquier otra condición peligrosa que se produzca durante el trabajo, de la que tenga conocimiento en función de la formación recibida;
asistir a los cursos de formación apropiados de acuerdo con las disposiciones del Art. 37, párr. 7, D. Leg. nro. 81/2008 y posteriores modificaciones.
1.2.8 Encargado de primeros auxilios
Se trata de la persona a la que se le asignan tareas de primeros auxilios y asistencia médica de urgencia.
En el seno de la Empresa, el Empleador ha procedido al nombramiento de un número de APS adecuado a la estructura y a la actividad desarrollada.
Al APS, en particular, se le atribuyen las siguientes tareas:
cumplir correctamente sus funciones en el ámbito de primeros auxilios;
garantizar, en el ámbito de su actividad, el respeto de los procedimientos relativos a los primeros auxilios.
1.2.9 Encargado de la prevención de incendios y la gestión de emergencias
Se trata de la persona que tiene asignadas tareas relacionadas con la prevención de incendios y la gestión de emergencias.
En el seno de la Empresa, el empleador ha designado un número de API adecuado a la estructura y a la actividad desarrollada.
Al API, en particular, se le atribuyen las siguientes tareas:
realizar correctamente sus funciones en el ámbito de la prevención de incendios;
garantizar, en el ámbito de su actividad, el cumplimiento de los procedimientos relativos a la lucha contra incendios y a la evacuación del lugar de trabajo.
1.2.10 Trabajadores
Se refiere a todos aquellos que, de conformidad con el art. 2, párr. 1, let. a), del D. Leg. nro. 81/2008, desempeñan, independientemente del tipo de contrato, una actividad laboral en el ámbito de la organización de la Empresa, con o sin remuneración, incluso con el único fin de aprender un oficio, un arte o una profesión, excluyendo a los trabajadores de los servicios domésticos y familiares.
utilizar correctamente las máquinas, equipos, herramientas, sustancias y mezclas peligrosas, medios de transporte y otros equipos de trabajo, así como los dispositivos de seguridad y protección puestos a su disposición;
utilizar adecuadamente los equipos de protección puestos a su disposición, con el fin de establecer, según el tipo de actividad realizada, qué EPIs deben utilizarse en cada depósito de la Empresa;
participar en los programas de capacitación y formación organizados por el Empresario;
someterse a los controles sanitarios previstos por la normativa de referencia.
Los trabajadores de empresas que desarrollan para la Empresa actividades en régimen de contratación y subcontratación están obligados a presentar la correspondiente tarjeta de reconocimiento durante el acceso al establecimiento de la Empresa.
1.2.11 Terceros Destinatarios
Además de la de las figuras empresariales indicadas en los párrafos anteriores, en materia de salud y seguridad en el trabajo, adquiere relevancia la posición de aquellos sujetos que, a pesar de ser externos a la estructura organizativa de Mario Frigerio, desarrollan una actividad potencialmente incisiva sobre la seguridad y la salud de los trabajadores.
A tal efecto, deben considerarse, a título enunciativo pero no limitativo, “Terceros Destinatarios”:
los sujetos a los que se les encomienda un trabajo en virtud de un contrato de licitación, de obra o de suministro;
los fabricantes y proveedores;
los diseñadores de los lugares de trabajo e instalaciones;
los instaladores y montadores de plantas, equipos de trabajo u otros medios técnicos.
Se hará referencia a las funciones definidas anteriormente tanto en los Principios de Conducta como en el Protocolo previsto en esta Sección Especial.
1.3 Áreas de riesgo
_______________________________________________
Sin perjuicio de que cualquier actividad desarrollada en el ámbito de la Empresa pueda considerarse abstractamente sensible a efectos de la ocurrencia de eventos que puedan dar lugar a la comisión de algunos de los Delitos en materia de seguridad en el lugar de trabajo previstos en esta Parte Especial C, se señala que los mayores riesgos para los trabajadores se encuentran en el desarrollo de la actividad desarrollada en la planta y el almacén de la Empresa.
Las actividades relacionadas con la ejecución de obras bajo contrato en la Empresa también se consideran de riesgo, aunque de forma indirecta.
1.4 Principios de comportamiento dentro de las áreas de riesgo
_______________________________________________
A los efectos de la aplicación de esta Sección Especial, los Destinatarios deberán:
velar por su propia seguridad y salud, así como por la de las personas presentes en el lugar de trabajo de las que son responsables, de acuerdo con las funciones asignadas y los medios puestos a su disposición por el Empresario;
respetar y cumplir las órdenes de seguridad de la empresa y los reglamentos previstos por el Empresario en materia de protección colectiva e individual;
utilizar, según las instrucciones, las máquinas y equipos presentes en el lugar de trabajo, así como los medios de transporte y los equipos de seguridad y protección;
informar sin demora al Empresario de cualquier deficiencia, carencia o posible situación de peligro de los citados instrumentos;
contribuir, en la medida de su competencia, al mantenimiento regular de los entornos, equipos, máquinas e instalaciones, prestando especial atención a los dispositivos de seguridad en cumplimiento de las instrucciones de los fabricantes;
actuar directamente, en caso de emergencia evidente, para eliminar o reducir las situaciones de peligro, dentro de los límites de sus posibilidades y competencias;
respetar los principios ergonómicos en el diseño de los puestos de trabajo, la elección de los equipos y la definición de los métodos de trabajo y producción;
realizar, en función de los plazos previstos y de las tareas que abarcan, planes de vigilancia sanitaria;
colaborar, junto con el Empresario, en el cumplimiento de la normativa del sector para proteger y garantizar la seguridad y la salud de los trabajadores en el lugar de trabajo;
participar en las iniciativas de la empresa, según el calendario preestablecido, en materia de formación e información sobre el uso de la maquinaria y el riesgo de accidentes.
Los Destinatarios también tienen derecho a:
ser informados, formados, consultados e implicados en las cuestiones relativas a la seguridad y la salud en el trabajo;
recibir instrucciones adecuadas, también a través de cursos de formación específicos, sobre cuestiones relacionadas con la salud y la seguridad en el lugar de trabajo en general, sobre la aplicación de las disposiciones internas de la empresa y sobre el uso de las distintas máquinas;
poder someterse a los reconocimientos médicos programados según el plan de salud elaborado.
informar de inmediato sobre cualquier acción y/o intervención de la Autoridad Judicial, así como de la Policía Judicial (incluida la ASL con función de Policía Judicial), en caso de verificación del cumplimiento de la normativa vigente en materia de seguridad en el lugar de trabajo;
informar al ODV sobre los resultados de las verificaciones sobre la correcta aplicación de la normativa vigente y mantenerlo constantemente informado en relación con el estado de implementación de las sugerencias presentadas durante la actividad de inspección;
informar inmediatamente al ODV de cualquier cambio que requiera o haya solicitado la actualización de la evaluación de riesgos;
exhibir la lista de las inversiones previstas en materia de prevención de accidentes y protección de la higiene y la seguridad en el trabajo, complementada con la lista de las compras pertinentes realizadas durante el período examinado en situaciones de emergencia y extrapresupuestarias.
El organismo de Supervisión, en el ámbito de sus competencias, puede encargar a consultores externos cualificados, seleccionados según un procedimiento específico, la realización de inspecciones destinadas a obtener una evaluación formal de los siguientes aspectos:
la metodología correcta para identificar, evaluar, medir y controlar los riesgos para la salud y la seguridad de los trabajadores, así como los mecanismos de actualización de dicha metodología;
la adecuación de las medidas adoptadas para la prevención de los riesgos referidos en el punto anterior a la legislación y a este Modelo Organizativo;
la adecuación de los métodos y medidas de prevención referidos en los puntos anteriores a las mejores prácticas del sector en el que opera la Empresa.
Los resultados de la evaluación realizada por los consultores externos se comunican mediante un informe específico al Organismo de Supervisión.
El Organismo de Supervisión, a la luz de las conclusiones anteriores, aunque no desempeña una función operativa, realiza las tareas que se indican a continuación:
examinar los informes relativos a posibles violaciones del Modelo Organizativo, incluidos los informes no reconocidos rápidamente por las personas competentes, relativos a cualquier deficiencia o inadecuación de los locales, de los equipos de trabajo o de los dispositivos de protección puestos a disposición por la Empresa, o relativos a una situación peligrosa relacionada con la seguridad y la salud en el trabajo;
supervisar el funcionamiento del sistema global de prevención adoptado por Mario Frigerio, como órgano idóneo para garantizar la objetividad, imparcialidad e independencia del área de la empresa sometida a verificación;
proponer al Consejo de Administración las actualizaciones del Modelo Organizativo o de los procedimientos previstos para su aplicación, que resulten necesarias o convenientes en consideración a las insuficiencias constatadas, o a raíz de violaciones o cambios significativos en la estructura organizativa de la Empresa en relación con el progreso científico y tecnológico.
El Consejo de Supervisión, al que se debe enviar una copia de los informes periódicos en materia de salud y seguridad en el trabajo, y en particular el acta de la reunión periódica prevista en el art. 35 del D. Leg. nro. 81/2008, así como todos los datos relativos a los accidentes de trabajo ocurridos en la Empresa, debe comunicar al Consejo de Administración y a la Junta de Auditores, según los términos y las modalidades previstas en el Modelo Organizativo, los resultados de su actividad de supervisión.
Los Destinatarios garantizarán, cada uno para las partes de su respectiva competencia, la trazabilidad del proceso seguido, manteniendo a disposición del Organismo de Supervisión -en un archivo ordenado- toda la documentación necesaria para ello.
- Protocolo -
Verificación del cumplimiento de los requisitos de salud y seguridad en el trabajo
_______________________________________________
1. Objetivo y principios específicos de conducta
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El presente protocolo identifica y regula los métodos que Mario Frigerio debe seguir en la prevención de accidentes laborales y, en general, de riesgos para la salud y la seguridad de los trabajadores.
De hecho, la Empresa ha aplicado las disposiciones de prevención y control previstas por la ley, identificadas por el D. Leg. nro. 81/2008 y por las normativas especiales, cuando sean aplicables, a su actividad particular, mediante la adopción del DVR, de conformidad con los art. 17 y 28 del D. Leg. nro. 81/2008.
La política de seguridad y salud en el trabajo adoptada por la empresa es una referencia fundamental para todos los destinatarios y para todos aquellos que, fuera de Mario Frigerio, se relacionan con ella.
Por lo tanto, Mario Frigerio debe llevar a cabo sus actividades de acuerdo con los siguientes principios:
responsabilidad de toda la organización empresarial, desde el Empresario hasta cada uno de los trabajadores, de la gestión del sistema de seguridad y salud en el trabajo, cada uno según sus propias atribuciones y competencias, para evitar que la actividad de prevención sea considerada competencia exclusiva de algunos sujetos con la consiguiente falta de participación activa de algunos Destinatarios;
compromiso de considerar el sistema de seguridad y salud como parte integrante de la gestión empresarial, cuyo conocimiento debe garantizarse a todos los Destinatarios;
compromiso con la mejora continua y la prevención;
compromiso de proporcionar los recursos humanos e instrumentales necesarios, evaluando la oportunidad de las inversiones para nuevas plantas, y considerando en dicha evaluación, además de los aspectos económicos y financieros, también los aspectos de seguridad y protección de la salud de los trabajadores;
compromiso de promover la colaboración con las autoridades competentes (por ejemplo, el INAIL, la ASL, etc.) para establecer un canal de comunicación eficaz destinado a mejorar continuamente las prestaciones en materia de seguridad y protección de la salud de los trabajadores;
compromiso de seguimiento constante de la situación de los accidentes en la empresa para garantizar su control, identificar los puntos críticos y las correspondientes acciones correctivas/formativas;
compromiso de revisión periódica de la política de seguridad y salud adoptada y del relativo sistema de gestión implementado para garantizar su constante adecuación a la estructura organizativa de Mario Frigerio.
Además, la Empresa ha proporcionado a todos los trabajadores una formación adecuada en materia de seguridad en el trabajo y el contenido de esta formación, de acuerdo con lo establecido en la Ley, es fácilmente comprensible y permite adquirir los conocimientos y habilidades necesarios.
En este sentido, se especifica que:
el RSPP y el Médico competente deben participar en la elaboración del plan de formación;
la formación debe ser adecuada a los riesgos asociados a la tarea específica que cada trabajador deba realizar;
los trabajadores en relación con los cuales está previsto un cambio de trabajo deben recibir formación específica, preventiva y/o adicional, cuando sea necesario, para la ejecución del nuevo encargo;
las personas encargadas de tareas específicas en materia de emergencia (por ejemplo: personal de prevención de incendios y evacuación y primeros auxilios) deben recibir la formación ad hoc necesaria para llevar a cabo las mismas;
los trabajadores recién contratados –en ausencia de experiencia profesional/laboral previa y de una cualificación adecuada– no pueden ser asignados de forma autónoma a actividades operativas consideradas de mayor riesgo de accidente, a menos que hayan adquirido un grado de profesionalidad adecuado para el desempeño de las mismas mediante una formación adecuada no inferior a tres meses después de la contratación, salvo períodos más largos para la adquisición de cualificaciones específicas.
De toda la actividad de formación descrita anteriormente se debe dar evidencia sobre una base documental, también mediante el acta correspondiente, y cuando sea necesario, la misma debe repetirse periódicamente.
La finalidad del Protocolo descrito en esta Sección Especial, por tanto, es establecer un control sobre la eficacia y adecuación del sistema de prevención de accidentes laborales, mediante la codificación de un sistema de información e inspección que permita al Organismo de Supervisión acceder y conocer toda la documentación corporativa elaborada por la Empresa en relación con el programa preventivo de protección de la seguridad y la salud en el trabajo.
En concreto, la presente Parte Especial tiene por objeto:
detallar los procedimientos que los Destinatarios deben observar para la correcta aplicación del Modelo;
proporcionar al ODV, y a los responsables de las demás funciones de la empresa que colaboran con el mismo, las herramientas adecuadas para el ejercicio de las actividades de control, seguimiento y verificación previstas.
2. Ámbito de aplicación
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El presente Protocolo se aplica a todos los Destinatarios que trabajan en la Empresa, cada uno en el ámbito de sus propias atribuciones y competencias.
La aplicación debe extenderse también a quienes, fuera de la empresa, mantienen relaciones contractuales con Mario Frigerio en virtud de contratos de licitación o suministro (art. 26, D. Leg. nro. 81/2008).
3. Responsable del Protocolo
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En materia de seguridad y salud en el trabajo, la empresa ha adoptado una estructura organizativa que se ajusta a lo previsto en la normativa de prevención vigente, con el objetivo de eliminar o, cuando no sea posible, reducir -y por tanto gestionar- los riesgos para los trabajadores.
Consulte el párrafo anterior "Funciones y responsabilidades" para la descripción de las principales figuras previstas por la legislación, calificadas en su conjunto, a continuación de esta Parte Especial, también como "Destinatarios".
4. Documento de Evaluación de Riesgos
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El DVR adoptado por la Empresa representa la evidencia documental de un proceso permanente de prevención de riesgos para la salud y la seguridad de los trabajadores.
Es el documento elaborado por el Empleador, en colaboración con el RSPP y con el Médico Competente en los casos en que sea obligatoria la vigilancia de la salud, previa consulta al Representante de Seguridad, y contiene:
un informe sobre la evaluación de los riesgos para la salud y la seguridad en el lugar de trabajo, especificando los criterios adoptados para dicha evaluación, que se realiza en relación con la naturaleza de la actividad de la empresa;
la identificación de las medidas de prevención y protección y de los dispositivos de EPI, resultantes de la evaluación mencionada en la letra a), para establecer, según el tipo de actividad desarrollada, qué EPI deben utilizarse en cada uno de los depósitos de la Empresa;
el programa de medidas que se considere adecuado para garantizar la mejora de los niveles de seguridad a lo largo del tiempo.
El documento se conserva en Mario Frigerio.
Para la identificación de los factores de riesgo y/o críticos y, de forma más general, sobre el contenido del documento, hay que remitirse a las observaciones y comentarios que contiene.
La Empresa también ha elaborado el Documento Único de Evaluación de Riesgos de Interferencia (DUVRI) de conformidad con el art. 26, párrafo 3, del D. Leg. nro 81/2008, con el fin de promover la cooperación y la coordinación entre las empresas contratistas que operan en la Empresa, proporcionando la información necesaria para eliminar los riesgos debidos a las interferencias entre las actividades de las mismas.
En el caso de obras contratadas (o subcontratadas) a empresas externas o a trabajadores autónomos, el Empresario comisionista elabora el «Documento de evaluación de riesgos de interferencia», en el que se indican las medidas adoptadas para eliminar los riesgos por interferencia entre las obras de las distintas empresas implicadas y para promover la cooperación y coordinación entre ellas. Este documento debe adjuntarse al contrato o al contrato de obras.
El documento en cuestión solo se refiere a los riesgos de interferencia entre las actividades del cliente y las actividades del contratista (o contratistas) o trabajador autónomo y no se extiende a los riesgos específicos de las actividades de los contratistas o de los trabajadores autónomos.
Para la identificación de los aspectos críticos mencionados, se hace referencia a las observaciones y conclusiones descritas en el mismo.
Esta Parte Especial está dedicada a los principios de comportamiento y control relativos a los delitos ambientales, como se identifican en el artículo 25-undecies del Decreto y en las referencias relativas al D. Leg. nro. 152/2006, titulado “Normas en materia ambiental” (en lo sucesivo también el “Decreto Ambiente”).
En esta Parte Especial no se han indicado todos los casos mencionados en el art. 25 art. 25-undecies del Decreto (y, por lo tanto, en el Decreto de Medio Ambiente), la mayoría de los cuales no parecen, en la actualidad, ser relevantes para la Empresa, limitándose a considerar sólo los siguientes:
actividades de vertido de aguas residuales (art. 137 del Decreto de Medio Ambiente, relativo a los vertidos de aguas residuales industriales);
emisiones atmosféricas de las instalaciones y actividades (art. 279 del Decreto de Medio Ambiente, relativo al funcionamiento de una instalación o actividad en violación de los valores límite de emisión o de los requisitos establecidos por la autorización obtenida);
gestión de los residuos y la recuperación de los lugares contaminados (artículos 255 y siguientes del Decreto de Medio Ambiente, relativos, por ejemplo, al abandono de residuos, a las actividades de gestión de residuos no autorizadas y al incumplimiento de las obligaciones de comunicación, de llevar registros obligatorios y formularios );
la combustión de materiales o sustancias que no sean residuos (art. 296 del Decreto de Medio Ambiente relativo a la combustión de residuos realizada en contra de los requisitos medioambientales);
contaminación ambiental (art. 452-bis del CP y a la que se refiere el art. 25-undecies del Decreto, las consecuencias de una actividad que provoque una alteración o deterioro significativo y mensurable de las aguas, la zona, el suelo y el subsuelo).
1.2 Áreas de riesgo
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En referencia a los tipos de delito identificados en el párrafo anterior y en consideración a la actividad desarrollada por la empresa, se han identificado las siguientes áreas de riesgo:
la gestión y eliminación de residuos; y
las emisiones a la atmósfera.
La Empresa no produce aguas residuales, por lo que esta actividad no se ha considerado con riesgo de cometer un delito.
La función de «gestión de la producción» coordina las funciones y el personal implicado
en las actividades relacionadas con los aspectos medioambientales, define la documentación de apoyo interna, los métodos para llevar a cabo el trabajo y gestiona la documentación técnica relacionada.
A los efectos de la aplicación de esta Sección Especial, los Destinatarios deberán:
observar las prescripciones de los procedimientos de la empresa relativos al tema relacionado con los aspectos medioambientales;
informar con prontitud al responsable de cualquier deficiencia o carencia del sistema adoptado por la Empresa;
informar puntualmente al responsable de cualquier deficiencia encontrada en el sistema organizativo del operador encargado de la eliminación de residuos y en general de cualquier operador que realice actividades relacionadas con aspectos medioambientales por cuenta de la Empresa.
Además, se prohíbe expresamente a los Destinatarios:
realizar actividades que impliquen emisiones a la atmósfera sin la autorización prescrita;
realizar actividades que impliquen emisiones atmosféricas que superen los valores límite y estén fuera de las prescripciones establecidas por las autoridades competentes;
realizar actividades de eliminación de residuos que no se ajusten a los principios de conducta previstos en el presente documento y a los procedimientos de la empresa;
remitir a las autoridades competentes las comunicaciones falsas sobre dichos valores.
En sus actividades de gestión de residuos, la Empresa se compromete a garantizar que:
la producción, tenencia, clasificación y transferencia de residuos (tanto peligrosos como no peligrosos) se realiza en pleno cumplimiento de la normativa medioambiental, tanto en las actividades reguladas como en las no reguladas, y de forma que se pueda certificar la realización de los cumplimientos necesarios ante los organismos públicos encargados de los controles;
los procedimientos de la empresa que tienen una relevancia directa o indirecta (por ejemplo, la calificación de las empresas y los sectores cualificados) en materia de eliminación de residuos, están sujetos a un seguimiento constante por parte de los departamentos competentes de la empresa (por ejemplo, el departamento de gestión de la producción) con el fin de evaluar periódicamente la conveniencia de las actualizaciones debido a las anomalías encontradas en la actividad correspondiente, sobre la base de la información recibida de los Destinatarios;
la elección de los proveedores se realizará con pleno respeto a los procedimientos corporativos, con el fin de poder evaluar constantemente el cumplimiento de los requisitos técnicos y legales para el ejercicio de la actividad encomendada, evitando además que la selección se base únicamente en razones económicas (para evitar el uso de empresas no cualificadas que trabajen por debajo del coste utilizando métodos ilegales);
sensibilizar a los Destinatarios sobre el grado de riesgo de esta actividad con respecto a posibles infiltraciones de organizaciones criminales (las llamadas ecomafias) utilizando, en este sentido, cualquier informe elaborado por comisiones parlamentarias, asociaciones medioambientales, etc. (por ejemplo: informe de ecomafia elaborado anualmente por Legambiente).
En el ámbito de la gestión de residuos, la función de «gestión de la producción» se encarga, en particular, de:
comprobar las autorizaciones de los proveedores asignados a las actividades de transporte (como contratistas o subcontratistas) y de los lugares de destino, tanto para las operaciones de eliminación como de recuperación;
rellenar correctamente y con veracidad el registro de carga y descarga y la ficha de identificación del transporte de residuos, absteniéndose de realizar operaciones de falsificación ideológica o material (por ejemplo, en relación con la información sobre las características cualitativas o cuantitativas de los residuos);
verificar la devolución de la copia del formulario de identificación refrendada y fechada e informar al Director General de cualquier anomalía encontrada en el documento;
rellenar con exactitud el formulario de declaración ambiental (Modello Unico di Dichiarazione Ambientale);
vigilar constantemente la correcta gestión de los residuos, informando al Director General de cualquier irregularidad (por ejemplo, manipulación de los documentos de clasificación, sospecha de abandono de residuos por parte del transportista en vertederos ilegales, etc.), para que la empresa pueda emprender las consiguientes acciones administrativas y contractuales, así como cualquier acción legal ante las autoridades competentes;
En este punto, la Empresa, además de las disposiciones detalladas expuestas anteriormente, no ha considerado necesario, por el momento, formular Protocolos ad hoc con referencia a la conducta que debe adoptarse en relación con las actividades vinculadas a delitos medioambientales.
1.5 Flujos de información al Organismo de Supervisión
Las personas que intervienen en el proceso están obligadas a notificar sin demora al Organismo de Supervisión cualquier excepción de comportamiento o cualquier acontecimiento inusual, indicando las razones de las diferencias y reconociendo el proceso de autorización seguido.
Sección Especial E
Delitos relacionados con permisos de residencia irregulares
1. DELITO DE EMPLEO DE NACIONALES DE TERCEROS PAÍSES CON RESIDENCIA IRREGULAR
1.1 tipos de delitos
El 9 de agosto de 2012 entró en vigor el D. Leg. nro. 109/2012 (publicado en el Boletín Oficial nro. 172 del 25/07/2012) que ha introducido en el D. Leg. nro. 231/2001 el art. 25-duodecies titulado “Empleo de nacionales de terceros países en situación irregular”, que fue modificado por la Ley n. 161/2017.
En concreto, el nuevo art. 25 duodecies establece que:
«En relación con la comisión del delito mencionado en el artículo 22, párrafo 12-bis, del Decreto Legislativo N.º 286 de 25 de julio de 1998 (Ley sobre la Inmigración), la entidad será sancionada con una multa de 100 a 200 cuotas, con el límite de 150.000,00 euros
1-bis. En relación con la comisión de los delitos contemplados en el artículo 12, párrafos 3, 3-bis y 3-ter, del texto refundido a que se refiere el Decreto Legislativo 286 de 25 de julio de 1998, y sus modificaciones posteriores, la entidad se expone a sanciones pecuniarias de entre cuatrocientas y mil cuotas.
1-ter. En relación con la comisión de los delitos contemplados en el artículo 12, párrafo 5, del texto refundido a que se refiere el Decreto Legislativo 286 de 25 de julio de 1998, y sus modificaciones posteriores, la entidad se expone a sanciones pecuniarias de entre cien y doscientas cuotas.
1-quater. En los casos de condena por los delitos contemplados en los párrafos 1-bis y 1-ter del presente artículo, se aplicarán las sanciones de inhabilitación previstas en el párrafo 2 del artículo 9 por un período no inferior a un año».
En consecuencia, los delitos relativos a los permisos de residencia, cuya comisión puede acarrear la responsabilidad administrativa de la Empresa en virtud del Decreto, son los siguientes:
art. 22, párrafo 12-bis (D. Leg. nro. 286 del 1998): uso de trabajadores extranjeros sin permiso de residencia.
art. 12 párrafos3, 3-bis, 3-ter y 5 (D. Leg. nro. 268 del 1998): conducta de quienes dirigen, organizan, financian y realizan el transporte de extranjeros a Italia o facilitan su estancia con el fin de obtener un beneficio injusto de permiso de residencia irregular.
El Decreto Legislativo nro. 109/2012 transpuso la Directiva 2009/52/CE destinada a reforzar la cooperación entre los Estados miembros en la lucha contra la inmigración ilegal.
La Ley nro. 161/2017 publicada “Modificación del Código de leyes antimafia y medidas de prevención, a que se refiere el Decreto Legislativo N,. 159, de 6 de septiembre de 2011, del Código Penal y de las demás normas de desarrollo, coordinación y transitorias de la Ley de Enjuiciamiento Criminal y otras disposiciones. Delegación de facultades al Gobierno para la protección del empleo en empresas embargadas y confiscadas. (17G00176) (GO nro. 258 del 4 de noviembre de 2017)” ha dispuesto, con el art. 30, párrafo 4, la introducción de los párrafos 1-bis, 1-ter y 1-quater en el art. 25-duodecies del Decreto, que amplió la lista de delitos subyacentes y endureció las penas.
Por lo tanto, como consecuencia de las referencias normativas contenidas en el art. 25-duodecies del Decreto, una entidad que emplee a trabajadores extranjeros sin permiso de residencia, o cuyo permiso haya caducado (y no se haya solicitado su renovación en los plazos establecidos por la ley), haya sido revocado o anulado, está sujeta a una sanción económica de entre 100 y 200 cuotas, hasta un máximo de 150.000 euros. Esta disposición, sin embargo, genera una responsabilidad administrativa de la entidad en virtud del Decreto dentro de los límites establecidos por el art. 22, párrafo 12-bis, del Decreto Legislativo N.º 286 de 1998, es decir, si los trabajadores empleados por la entidad son:
en número superior a tres;
menores en edad no laboral;
expuestos a situaciones de peligro grave, teniendo en cuenta las características de los servicios a realizar y las condiciones de trabajo.
1.2 Áreas de riesgo
Hasta la fecha, la Compañía ha contratado a sus empleados a 8 (ocho) ciudadanos extranjeros (en el sentido relevante para los fines del delito en cuestión) de un total de aproximadamente 160 empleados; desde una perspectiva prudencial, la propia Compañía considera apropiado identificar a continuación las áreas de actividad de riesgo, que presentan o al menos podrían presentar perfiles más críticos en relación con el delito en cuestión:
- selección y contratación de personal; y
- gestión de personal.
1,3. Principios de conducta dentro de las áreas de riesgo
1.3.1 Principios generales de conducta
En consonancia con los principios éticos que inspiran a la Empresa, los Destinatarios tienen prohibido:
• comportarse de manera que constituya el tipo de delito descrito anteriormente;
• comportarse de tal manera que, aunque no constituya un delito de los considerados anteriormente, podría llegar a serlo.
1.3.2 Principios procedimentales específicos de conducta
Las normas expuestas en el Párrafo anterior se concretan en principios de conducta que deben ser respetados en las operaciones de la empresa Mario Frigerio.
Todos los Destinatarios del Modelo están obligados a cumplir con los siguientes procedimientos de conducta:
• las funciones y competencias de las funciones y/o direcciones responsables de la contratación de personal deben estar claramente definidas, de forma que se garantice -en el caso de los trabajadores extranjeros- el control continuo de la existencia en el momento de la contratación y la permanencia a lo largo del periodo de empleo del correspondiente permiso de residencia en vigor y de los demás requisitos que permiten la continuación de la relación laboral;
• evitar la contratación o la promesa de contratación o la retención de trabajadores que carezcan de permiso, cuyo permiso haya sido revocado, cuyo permiso haya expirado y cuya renovación no se haya solicitado;
• evitar el uso de intermediarios para la contratación de personal, con la excepción de las agencias de empleo autorizadas por el Ministerio de Trabajo en virtud del D. Leg. nro. 276/2003. En estos casos, es obligatorio solicitar a la agencia, en el momento de la contratación del personal, una declaración de regularidad del trabajador;
• comportarse de forma correcta, transparente y cooperativa, respetando la ley y los procedimientos de la empresa, y observar con diligencia y rigor todas las disposiciones legales contra la inmigración ilegal;
• informar directamente al Consejo de Supervisión de cualquier anomalía detectada.
Quien trabaje en el área de selección de personal o tenga la oportunidad de intervenir en el proceso de contratación de nuevo personal está obligado a verificar que los contratos con trabajadores y agencias de trabajo incluyan cláusulas que regulen las consecuencias de su violación de los principios contenidos en este Modelo, con especial referencia a la ausencia, no renovación, revocación o cancelación del permiso de residencia del personal empleado.
1.4 Tareas del organismo de supervisión
Las tareas del organismo de Supervisión relacionadas con la evaluación de la eficacia de los procedimientos y el cumplimiento de las disposiciones del Modelo relativas a la utilización de extranjeros cuya estancia es irregular son las siguientes:
• supervisar la eficacia y el cumplimiento de los procedimientos internos de prevención del delito descrito;
•
• examinar los informes específicos de los directivos y/o empleados y realizar las comprobaciones que se consideren necesarias o adecuadas en relación con los informes recibidos.
Si, en el desempeño de las tareas mencionadas, el Organismo de Supervisión descubre violaciones de las normas y principios contenidos en esta sección especial del Modelo por parte de la Empresa, deberá informar inmediatamente al Director General. Si las infracciones son imputables a los administradores o al Presidente de la Empresa, el Organismo de Supervisión informará al Consejo de Administración en su totalidad.
- Art. 2 Declaración fraudulenta utilizando facturas u otros documentos para transacciones inexistentes.;
- Art. 3 Declaración fraudulenta mediante otros artificios;
- Art. 8 Emisión de facturas u otros documentos para transacciones inexistentes;
- Art. 10 Ocultación o destrucción de documentos contables;
- Art. 11 Evasión fraudulenta de impuestos;
- D.P.R. 43/1973 Texto Consolidado del Código Aduanero.
*
1.1 bis – La actualización posterior de la Directiva PIF
El D. Leg. nro. 75/2020, denominado “Aplicación de la Directiva (UE) 2017/1371, relativa a la lucha contra el fraude que afecta a los intereses financieros de la Unión por medio del derecho penal”, aplicó el c.d. Directiva FIP introduciendo nuevas modificaciones en la lista de delitos fiscales contemplados en el Decreto. En particular, se añadió una referencia a los delitos previstos en el D. Leg. nro. 74/2000 en los siguientes artículos:
Art. 4, tergiversación;
Art. 5, falta de declaración;
Art. 10-quater, compensación indebida.
No obstante, la pertinencia en virtud del Decreto de estos últimos delitos está supeditada a su comisión “en el marco de tramas fraudulentas transfronterizas y con el fin de evadir el impuesto sobre el valor añadido por un importe total no inferior a diez millones de euros”.
1.2 Áreas de riesgo
En relación con los delitos enumerados anteriormente, las áreas de actividades de riesgo que potencialmente podrían presentar perfiles de mayor criticidad en relación con los Delitos Fiscales y el Contrabando son las siguientes:
selección y calificación de los proveedores;
gestión y emisión de órdenes de compra;
verificación de la ejecución real de los servicios de los proveedores;
gestión de las facturas por pagar;
gestión de pedidos emitidos por clientes y ejecución de servicios contractuales;
gestión de las facturas por cobrar;
gestión del almacén;
gestión de los pagos;
elaboración del balance y teneduría de los registros contables;
gestión de las notas de crédito;
declaraciones y otras obligaciones fiscales;
pago de los formularios F24;
gestión de la tesorería y el reembolso de los gastos;
gestión de las actividades de importación y exportación;
gestión de las relaciones intercompany.
Las personas y/o funciones potencialmente implicadas son:
Presidente del Consejo de Administración;
Director General;
Consejo de Administración;
Departamento Service;
Oficina del almacén;
Departamento de Administración;
Departamento de Ventas;
Departamento de Compras;
Encargados de pagos;
Encargado de la gestión de la caja y de los desplazamientos;
Encargado de la contabilidad de proveedores;
Encargado de la contabilidad del almacén;
Encargado de ventas y contabilidad de clientes.
1,3. Principios de conducta en las áreas de riesgo
1.3.1 Principios generales de Conducta
__________________________________________
Los Destinatarios, dentro de sus respectivas competencias y funciones, deben:
cumplir con las normas y principios contenidos en los siguientes documentos:
el Código Ético;
cualquier otra documentación relativa al sistema de control interno;
colaborar para garantizar que los eventos de gestión de la Empresa se representen correctamente y con prontitud en las cuentas, y que cada entrada refleje exactamente lo que se muestra en la documentación de apoyo;
garantizar que cada operación no solo se registre correctamente, sino que sea autorizada, verificable, legítima, coherente y congruente;
asegurar que para cada operación exista un soporte documental adecuado para poder proceder, en cualquier momento, a la realización de controles que certifiquen las características y motivaciones de la operación e identificar quién ha autorizado, realizado, registrado y verificado la propia operación;
implantar un sistema de control sobre clientes y proveedores para evitar que la Empresa entre en contacto con entidades ficticias, como las denominadas «empresas fantasma»;
informar rápidamente al Organismo de Supervisión de cualquier situación de irregularidad;
abstenerse de realizar servicios, pagos y/o donaciones de cualquier tipo a favor de terceros que no estén adecuadamente justificados en el contexto de la relación contractual establecida con ellos y/o en relación con el tipo de tarea a realizar, o que puedan realizarse para asegurar condiciones favorables no pactadas o no debidas;
evitar comprometer en modo alguno la integridad, la reputación y la imagen de la Empresa.
Se prohíbe expresamente a los Destinatarios que, por razón de su cargo o función, participen en las actividades de riesgo enumeradas en el Apartado 1.2:
transferir dinero o bienes u otras utilidades o realizar otras operaciones para eludir la acción coercitiva de la Administración Financiera;
utilizar instrumentos no institucionales para realizar transacciones que impliquen la transferencia de dinero u otros beneficios;
comportarse de manera que impidan materialmente, o en cualquier caso obstaculicen, mediante la ocultación de documentos o el uso de otros medios fraudulentos, la realización de actividades de control o de revisión de la gestión por parte del Consejo de Vigilancia, los consultores externos, las Autoridades Financieras y/o Aduaneras.
1.3.2 Principios específicos de conducta
__________________________________________
Las normas y prohibiciones expuestas en el párrafo anterior se concretan en principios de conducta que deben ser respetados en las operaciones comerciales de la Empresa.
Para las operaciones relacionadas con la gestión de la tesorería y los reembolsos de gastos, los Destinatarios deben:
verificar que se respeta la definición formal de los tipos de gastos subvencionables, de los posibles límites del importe de los gastos y de los procedimientos de información correspondientes;
verificar los documentos justificativos aportados, con el fin de asegurarse de que se corresponden con los importes solicitados y de que los gastos efectuados son pertinentes para las actividades realizadas;
respetar la separación de funciones entre los que organizan el viaje y los que verifican la documentación justificativa.
Para las operaciones relativas a la gestión de las compras, el asesoramiento, los contratos y la prestación de servicios (es decir, la selección y la calificación de los proveedores, la gestión y la emisión de las órdenes de compra, la verificación de la ejecución efectiva de los servicios de los proveedores, la gestión de los pagos y la facturación) es necesario que:
exista una separación de funciones entre la persona que solicita la compra y la que la autoriza, la trazabilidad de las operaciones realizadas y la identificación de las responsabilidades de las funciones implicadas;
exista una separación de funciones entre la persona que ha solicitado la compra y la que organiza y autoriza el pago, la trazabilidad de las operaciones realizadas y la identificación de las responsabilidades relativas a las funciones implicadas;
en la medida de lo posible, se utilizan sistemas de gestión que comprueban la coherencia de la información relativa a las compras y los proveedores, y que -si es posible- bloquean los procesos de compra si la información introducida no es coherente con la preestablecida en el sistema;
la documentación relativa a la operación se guarda en un archivo especial, para permitir la trazabilidad de todo el proceso y facilitar cualquier control posterior;
los proveedores se someten a un proceso de selección que no se basa únicamente en la evaluación económica del servicio, sino que tiene en cuenta criterios adicionales (por ejemplo, la calidad, el tiempo y el método de entrega);
los servicios de los consultores, contratistas o proveedores se supervisan con documentación que debe conservarse para permitir los controles posteriores, el seguimiento de la actividad y, en particular, para verificar la correspondencia entre lo que se pidió y lo que se recibió.
Para las operaciones relativas a la gestión de las actividades comerciales (es decir, las actividades relativas a la gestión de los pedidos de venta y a la ejecución de las prestaciones contractuales, la facturación activa y la gestión de las relaciones de servicio intercompany) los Destinatarios implicados deben:
garantizar que las relaciones con los clientes sean gestionadas exclusivamente por personas con los poderes adecuados y en el ámbito de sus competencias;
garantizar que las ofertas se preparen sobre la base de los umbrales cuantitativos de gasto preautorizados;
asegurar la trazabilidad de las relaciones con los clientes, garantizando la certeza y la fiabilidad de la información transmitida;
informar sin demora a su superior jerárquico de cualquier comportamiento de quienes trabajan para sus homólogos comerciales destinado a obtener favores u otros beneficios (por ejemplo, la solicitud de sobrefacturación de servicios), también frente a terceros;
garantizar la trazabilidad de las operaciones de venta;
utilizar, cuando se implementen, sistemas de gestión que verifiquen la coherencia de la información relativa a las ventas y a los clientes, y que bloqueen los procesos de venta si la información introducida no es coherente con la preestablecida en el sistema (por ejemplo, si el precio de venta de un producto no es coherente con la lista de precios practicada por la empresa y preestablecida en el sistema de gestión);
en el contexto de las relaciones intercompany, garantizar:
(i) el cumplimiento de las disposiciones de los contratos individuales firmados entre las empresas del grupo;
(ii) la emisión de facturas por los servicios prestados;
(iii) el archivo correcto y completo de la documentación justificativa de las actividades realizadas en shared service;
garantizar la exactitud de la información contenida en las facturas enviadas por la Empresa, comparándolas con los pedidos, u otra documentación contractual, recibida de los clientes, también mediante el uso de sistemas de gestión;
verificar mensualmente que los cobros de la Empresa se corresponden con las facturas emitidas.
Por lo que respecta a la gestión del almacén, los Destinatarios implicados deberán:
garantizar el registro correcto y oportuno de las mercancías que entran y salen del almacén de la Empresa;
controlar la coherencia entre la información del documento de transporte y el pedido recibido.
comprobar periódicamente las mercancías presentes en el almacén, elaborando un inventario específico.
Por lo que respecta a la gestión de los asuntos fiscales y aduaneros (es decir, las actividades relacionadas con la elaboración de los estados financieros y la llevanza de los registros contables, la gestión de las notas de crédito, la gestión de las declaraciones y otros cumplimientos fiscales, el pago de los formularios F24, la gestión de las operaciones extraordinarias y la gestión de las actividades de importación/exportación) los Destinatarios implicados tienen prohibido:
representar o transmitir datos –en los estados financieros, informes u otras comunicaciones corporativas, incluso a las Autoridades Financieras y/o Aduaneras, así como entre funciones– que sean falsos, incompletos o, en cualquier caso, que no se correspondan con la realidad de la situación económica y financiera de la Empresa;
comportarse de manera que impida materialmente, por ejemplo, mediante la ocultación de documentos u otros medios fraudulentos, las actividades de control y auditoría llevadas a cabo por los auditores y/o interventores y las actividades de control y evaluación llevadas a cabo por las autoridades financieras y/o aduaneras;
omitir los datos y la información exigidos por la ley sobre la situación económica y financiera de la Empresa.
Los mismos destinatarios también están obligados a:
determinar con claridad y exhaustividad los datos y la información que debe proporcionar cada función, los criterios contables para su tratamiento y los métodos y el calendario de las comunicaciones pertinentes;
prever un sistema rastreable (también en modo informático) para transmitir los datos y la información a la función/recurso responsable del tratamiento de los datos;
observar en la actividad contable las normas de registro claro, correcto y completo;
observar en la valoración de los elementos económicos/activos los principios de razonabilidad y prudencia, ilustrando claramente los criterios que guiaron la determinación del valor del activo;
garantizar la notificación periódica de los movimientos de entrada y salida resultantes de cualquier transacción comercial, de acuerdo con los principios de una contabilidad correcta;
garantizar que todos los movimientos de los flujos financieros se realicen con instrumentos rastreables;
imponer límites al uso autónomo de los recursos financieros, definiendo umbrales cuantitativos coherentes con las funciones y responsabilidades organizativas asignadas a cada persona;
informar rápidamente al superior jerárquico en caso de solicitudes sospechosas y/o ilícitas, por ejemplo, en relación con los criterios de cálculo y calificación de los activos financieros;
controlar la coherencia entre la información del documento de transporte y el pedido recibido;
asegurarse de que, al importar y exportar mercancías, la empresa cuenta con las autorizaciones, licencias y/o títulos necesarios, cuando sea necesario;
verificar y controlar, también mediante la obtención de documentación justificativa, las operaciones realizadas por el expedidor en relación con las actividades aduaneras, incluido el pago de los derechos correspondientes, cuando no corran a cargo de la Empresa.
Además, en los procesos utilizados por la Empresa relacionados con las actividades sensibles mencionadas en este apartado, es necesario que:
exista una distinción entre las personas encargadas de calcular los impuestos y preparar las declaraciones fiscales y las personas encargadas de verificar la información y firmar las declaraciones;
las declaraciones fiscales sean firmadas por representantes de la Empresa con los poderes adecuados;
las actividades de tramitación fiscal se lleven a cabo con el apoyo de un consultor externo;
se lleven a cabo actividades de verificación para identificar cualquier incoherencia relacionada con las transacciones, por ejemplo, para evitar los pagos dobles o sobrefacturación;
la venta y/o préstamo de uso y/o alquiler de activos financieros y la valoración y evaluación de los activos se realicen respetando los umbrales de autorización preestablecidos en función del valor económico, verificando la existencia y congruencia de la documentación justificativa y garantizando la trazabilidad de la misma;
se verifique la integridad y exactitud de los procesos de registro y ejecución de las facturas activas y pasivas; en este contexto, se verifica la corrección de la información comunicada en la factura, por ejemplo que los costes comunicados sean coherentes con el contrato de suministro y/o con la lista de precios preestablecida, y la coherencia de los mismos con el pedido de compra/venta y con la entrada/salida de las mercancías.
1.4 Flujos de información al OdS
_______________________________________________
Las personas que intervienen en los procesos mencionados están obligadas a notificar sin demora al Organismo de Supervisión cualquier excepción de comportamiento o acontecimiento inusual, indicando, en la medida de lo posible, los motivos de las discrepancias y reconociendo el proceso de autorización seguido.
Además, las personas que intervienen en las distintas funciones están obligadas a facilitar al Organismo de Supervisión, al menos una vez cada seis meses, la información adicional que se les solicite específicamente, a saber:
las observaciones realizadas por el Consejo de Vigilancia, por la Empresa de Auditoría, por los consultores, por la Administración Financiera y/o Aduanera a raíz de las actividades de verificación realizadas por ellos;
los acontecimientos significativos relacionados con las áreas de riesgo identificadas en esta Sección Especial.
Los Destinatarios garantizarán, cada uno para las partes de su respectiva competencia, la trazabilidad del proceso seguido, manteniendo a disposición del Organismo de Supervisión -en un archivo ordenado- toda la documentación necesaria para ello.
[1] El art. 25 fue modificado por la Ley n. 3/2019, “Medidas de lucha contra los delitos contra la Administración Pública, así como en materia de prescripción de los delitos y de transparencia de los partidos y movimientos políticos”, en vigor desde el 31 de enero de 2019. Tras la entrada en vigor de la Ley en cuestión, la lista de delitos contemplados en el Decreto se amplió aún más con la introducción en el apartado 1 del delito de “tráfico de influencias ilícitas” (art. 346-bis c.p.), que a su vez sufrió una importante reforma tanto en lo que respecta a la ampliación del ámbito de aplicación del delito como al endurecimiento de la pena, que pasó de uno a tres años de prisión a uno a cuatro años y seis meses de prisión. Además, el apartado 5 del artículo 25 del Decreto ha endurecido la sanción de inhabilitación prevista en los apartados 2 y 3 del artículo 25 del Decreto, es decir, para los delitos de extorsión, soborno en procedimientos judiciales, inducción indebida a dar o prometer beneficios e incitación al soborno. La sanción de inhabilitación será «no inferior a cuatro años ni superior a siete» cuando el delito determinante haya sido cometido por un sujeto apical, o «no inferior a dos años ni superior a cuatro años» cuando el delito determinante haya sido cometido por una persona sometida a la dirección y control del sujeto apical, exceptuando así la disposición general establecida en el art. 13 del Decreto, que fija la duración máxima de la sanción de inhabilitación en dos años. El nuevo párrafo 5-bis introdujo una sanción de inhabilitación atenuada (“no inferior a tres meses ni superior a dos años”) en relación con los citados delitos cometidos contra la Administración Pública, en el caso de que antes de la sentencia de primera instancia la entidad haya tomado medidas efectivas para evitar que la actividad delictiva tenga mayores consecuencias, para conseguir pruebas de los delitos e identificar a los autores, o para incautar sumas de dinero u otros beneficios, y haya eliminado las deficiencias organizativas que dieron lugar al delito, adoptando y aplicando modelos organizativos capaces de prevenir delitos del tipo cometido.
El art. 24 del Decreto fue modificado por el art. 5, párrafo 1, let. a) del Decreto Legislativo. nro. 75/2020, denominado “Aplicación de la Directiva (UE) 2017/1371, relativa a la lucha contra el fraude que afecta a los intereses financieros de la Unión mediante el derecho penal”. Esta intervención supuso (i) el cambio de la rúbrica del art. 24 por «Percepción indebida de desembolsos, fraude en perjuicio del Estado, de un organismo público o de la Unión Europea o para obtener desembolsos públicos, fraude informático en perjuicio del Estado o de un organismo público y fraude en los suministros públicos»; (ii) la introducción del art. 356 del CP rubricado fraude en los suministros públicos, entre los casos pertinentes de conformidad con el párrafo 1 del art. 24, así como la introducción de las palabras «o de la Unión Europea» después de las palabras «entidad pública» (iii) y la adición al art. 24 del párrafo 2 bis, que establece que «las sanciones previstas en los párrafos anteriores en relación con la comisión del delito mencionado en el art. 2 de la Ley N.º 898 de 23 de diciembre de 1986», es decir, la exposición de datos o informaciones falsas, con el fin de obtener indebidamente, para sí o para otros, ayudas, primas, indemnizaciones, reembolsos, contribuciones u otros desembolsos del Fondo Europeo Agrícola de Garantía y del Fondo Europeo Agrícola de Desarrollo Rural.
El art. 25 del Decreto fue modificado por el art. 5, párrafo 1, let. b) del Decreto. Legislativo. nro. 75/2020. Esta intervención supuso el cambio de la rúbrica del art. 25 por la de “Malversación de caudales públicos, cohecho pasivo, soborno para la dádiva o promesa de beneficios, corrupción y abuso de funciones” y la introducción en el párrafo 1 del art. 25 de la siguiente frase “la misma sanción se aplicará, cuando el hecho ofenda los intereses financieros de la Unión Europea, en relación con la comisión de los delitos contemplados en los artículos 314 (Malversación de caudales públicos), párrafo primero, y 316 (Malversación de caudales públicos por aprovechamiento del error ajeno) y 323 (Abuso de funciones) del código penal”.
El art. 24 fue modificado por última vez por el D.L. 105/2023, convertido en Ley 137/2023, que amplió el ámbito de aplicación de las sanciones previstas en el art. 24 del Decreto, también en caso de comisión de los delitos previstos en los artículos 353 y 353-bis del c.p.
[2] Estos delitos incluyen: falsificación de dinero, gasto e introducción en el Estado, de común acuerdo, de moneda falsa (artículo 453 del código penal); alteración de dinero (art. 454 del CP); gasto e introducción en el Estado, sin concierto, de moneda falsa.a (art. 455 del CP); el gasto de dinero falso recibido de buena fe (art. 457 del CP); la falsificación de sellos fiscales, la introducción en el Estado, la compra, la posesión o la puesta en circulación de sellos fiscales falsos (art. 459 del CP); falsificación de papel con marca de agua utilizado para la fabricación de tarjetas de crédito públicas o sellos fiscales (art. 460 del CP); fabricación o posesión de marcas de agua o instrumentos destinados a la falsificación de dinero, sellos fiscales o papel con marca de agua (art. 461 del CP); uso de sellos falsos (art. 464 del CP); falsificación, alteración o uso de marcas, signos distintivos o patentes, modelos y diseños (art. 473 del CP); introducción en el Estado y comercio de productos con signos falsos (art. 474 del CP). El Decreto Legislativo N.º 125, de 21 de junio de 2016, «Aplicación de la Directiva 2014/62/UE relativa a la protección penal del euro y otras monedas contra la falsificación y por la que se sustituye la Decisión Marco 2000/383/JAI". (16G00136)» publicado en el Boletín Oficial del Estado el 12/07/2016, ha modificado dos supuestos relativos a los delitos de falsificación de moneda, tarjetas de crédito públicas y timbres fiscales a los que se refiere el D.Leg. 231/2001: (i) Falsificación de dinero, gasto e introducción en el Estado, con intención concreta, de dinero falso (art. 453 del CP); (ii) Fabricación o posesión de marcas de agua o de instrumentos destinados a la falsificación de dinero, sellos fiscales o papel con marca de agua (art. 461 del CP).
[3] Estos delitos incluyen: perturbación de la libertad de industria o comercio (art. 513 c.p.); competencia ilícita con amenazas o violencia (art. 513-bis c.p.); fraude contra las industrias nacionales (art. 514 c.p.); fraude en el ejercicio del comercio (art. 515 c.p.); venta de productos alimenticios no genuinos como genuinos (art. 516 c.p.); venta de productos industriales con signos mendaces (art. 517 c.p.); fabricación y comercio de productos fabricados usurpando derechos de propiedad industrial (art. 517-ter c.p., delito introducido ex novo); falsificación de indicaciones geográficas o denominaciones de origen de productos agroalimentarios (art. 517-quater c.p., delito introducido ex novo).
[5] Se trata de los «delitos que tengan por objeto el terrorismo o la subversión del orden democrático, previstos en el Código Penal y en las leyes especiales», así como los delitos, distintos de los indicados anteriormente, «que se hayan cometido en cualquier caso en violación de las disposiciones del artículo 2 del Convenio Internacional para la Represión de la Financiación del Terrorismo hecho en Nueva York el 9 de diciembre de 1999». Este Convenio castiga a todo aquel que ilícita y dolosamente proporcione o recaude fondos a sabiendas de que se utilizarán, incluso parcialmente, para llevar a cabo: (i) actos destinados a causar la muerte -o lesiones graves- de civiles, cuando la acción tenga por objeto intimidar a una población, o coaccionar a un gobierno o a una organización internacional; (ii) actos que constituyan un delito en virtud de los convenios sobre: seguridad de la navegación y del vuelo, protección del material nuclear, protección de los agentes diplomáticos, represión de los atentados con utilización de explosivos. La categoría de «delitos que tengan por objeto el terrorismo o la subversión del orden democrático, previstos en el Código Penal y en las leyes especiales» es mencionada por el legislador de forma genérica, sin indicar las normas concretas cuya violación implicaría la aplicación de este artículo.
Se pueden, en cualquier caso, identificar los principales delitos subyacentes: asociaciones subversivas (art. 270 c.p.), asociaciones con fines terroristas incluso internacional o la subversión del orden democrático (art. 270-bis c.p.), ayuda a los asociados (art. 270-ter c.p.) reclutamiento con fines terroristas, incluido el terrorismo internacional (art. 270-quater c.p.), organización de transferencias con fines terroristas (art. 270-quater.1 c.p.), adiestramiento para actividades con fines terroristas, incluido el internacional (art. 270-quinquies c.p.), financiación de conductas con fines terroristas (Ley nro. 153/2016, art. 270-quinquies.1 c.p.), malversación de bienes o dinero incautados (art. 270-quinquies.2 c.p.), conductas con fines terroristas (art. 270-sexies c.p.), atentado con fines terroristas o subversivos (art. 280 c.p.), actos de terrorismo con artefactos mortales o explosivos (art. 280-bis c.p.), actos de terrorismo nuclear (art. 280-ter c.p.), secuestro de personas con fines terroristas o subversivos (art. 289-bis c.p.), incitación a cometer cualquiera de los delitos contemplados en los capítulos 1 y 2 (art. 302 c.p.), conspiración política por acuerdo (art. 304 c.p.), conspiración política por asociación (art. 305 c.p.), banda armada: formación y participación (art. 306 c.p.), asistencia a participantes en conspiraciones o bandas armadas (art. 307 c.p.), apoderamiento, secuestro y destrucción de un avión (Ley nro. 342/1976, art. 1), daños a las instalaciones en tierra (Ley nro. 342/1976, art. 2), sanciones (Ley nro. 422/1989, art. 3).
[6] Se refiere a los delitos de prácticas de mutilación genital femenina contemplados en el art. 583-bis c.p.
Estos delitos incluyen: reducción a la esclavitud o servidumbre o mantenimiento en ellas (art. 600 c.p.); prostitución infantil (art. 600-bis c.p.); pornografía infantil (art. 600-ter c.p.); posesión o acceso a material pornográfico (art. 600-quater c.p.); iniciativas turísticas dirigidas a la explotación de la prostitución infantil (art. 600-quinques c.p.); trata de personas (art. 601 c.p.); enajenación y compra de esclavos (art. 602 c.p.) El 6 de abril 2014 entró en vigor el D. Leg. nro. 39/2014, promulgado en aplicación de la Directiva 2011/93/UE relativa a la lucha contra los abusos sexuales y la explotación sexual de los niños y la pornografía infantil, que, entre otras cosas, introdujo algunos cambios significativos en el D. Leg. n. 231/2001 por las infracciones penales destinadas a proteger el sano desarrollo y la sexualidad de los menores, que se incluyen, junto con otros delitos contra la persona, en el art. 25-quinquies del mismo D. Leg. nro. 231/2001. La nueva norma, de hecho, aumenta el número de circunstancias agravantes especiales previstas para este tipo de delitos por el art. 602-ter del código penal, y dispone que la sanción prevista en los artículos 600-bis [Prostitución infantil], 600-ter [Pornografía infantil], 600-quater [Posesión o acceso a material pornográfico], 600-quater.1. [Pornografía virtual] y 600-quinquies [Iniciativas turísticas dirigidas a la explotación de la prostitución infantil] se incrementa cuando el delito se comete por varias personas unidas, se comete por una persona perteneciente a una asociación delictiva para facilitar su actividad o se comete con grave violencia o causa, por la reiteración de la conducta, grave daño al menor. También prevé un aumento de la pena en una cantidad no superior a dos tercios en los casos en que los delitos mencionados se cometan con la utilización de medios destinados a impedir la identificación de los datos de acceso a las redes telemáticas. Además de estas novedades, el D. Leg. nro. 39/2014 amplía el ámbito de la responsabilidad administrativa de las entidades a una infracción más e introduce nuevas obligaciones sancionables para los empresarios. El art. 3 de hecho, establece “en el párrafo 1, letra c), del artículo 25-quinquies del D. Leg. nro. 231/2001, después de las palabras «600-quater.1,» se insertan las siguientes: «así como por el delito contemplado en el artículo 609-undecies»”. Se trata del delito de captación de menores, que castiga con penas de prisión de uno a tres años la captación de una persona menor de 16 años con el fin de cometer uno de los actos previstos y sancionados por las disposiciones incriminatorias destinadas a proteger la sexualidad de los menores. Según el art. 609-undecies del c.p. «se entenderá por captación cualquier acto dirigido a ganarse la confianza de un menor mediante artificios, halagos o amenazas, también mediante el uso de Internet u otras redes o medios de comunicación». La Ley nro. 199/2016 también incluyó entre los delitos contemplados en este artículo los denominados. “intermediación y explotación ilegal del trabajo” (“caporalato”) a que se refiere el art. 603-bis del CP, que castiga con pena de prisión de uno a seis años y multa de 500 a 1.000 euros por cada trabajador contratado a quien contrate mano de obra con el fin de destinarla a trabajar para terceros en condiciones de explotación, aprovechando el estado de necesidad de los trabajadores, y a quien utilice, contrate o emplee mano de obra, incluso a través de la citada actividad de intermediación, sometiendo a los trabajadores a condiciones de explotación y aprovechando su estado de necesidad.
[9] Cabe señalar que los art. 589 y 590 del c.p. – respectivamente “homicidio culposo” y “lesiones personales culposas” – fueron modificados por la Ley nro. 3/2018, en vigor desde el 15 de febrero de 2018. En este sentido, el siguiente párrafo fue introducido por el art. 12, párrafo 2, de la mencionada ley: “Si el delito se comete en el ejercicio no autorizado de una profesión para la que se exija una cualificación especial del Estado o un arte sanitaria, la pena será de prisión de tres a diez años" en el caso de homicidio culposo, y "la pena será de prisión de seis meses a dos años en el caso de lesiones graves y de prisión de un año y seis meses a cuatro años en el caso de lesiones personales culposas".
[11] El citado D. Leg. nro. 184/2021 introdujo algunas modificaciones en el Código Penal y, en particular, ha: introducido el nuevo art. 493-quater, en virtud del cual se sanciona (con la reclusión hasta 2 años y la multa hasta 1.000,00 euros) la posesión y difusión de equipos, dispositivos o programas informáticos destinados a cometer delitos relativos a instrumentos de pago distintos del dinero en efectivo; integrado el delito de fraude informático contemplado en el art. 640-ter, introduciendo una nueva circunstancia agravante que se produce siempre que la alteración de un sistema informático dé lugar a una transferencia de dinero, de valor monetario o moneda virtual; introdujo un cambio en la redacción del art. 493-ter, relativo al uso indebido y la falsificación de tarjetas de crédito y de pago (las palabras "tarjetas de crédito o de pago o cualquier otro documento" se sustituyeron por "instrumentos de pago inmateriales, tarjetas de crédito o de pago, o cualquier otro instrumento o documento"). El D.L. 105/2023 ha insertado, después del párrafo 2, el párrafo 2-bis “en relación con la comisión del delito contemplado en el artículo 512-bis del Código Penal, se impondrá a la entidad una multa de 250 a 600 cuotas”.
[12] La citada Ley nro. 99/2009 castiga: la puesta a disposición del público no autorizada en un sistema de redes telemáticas de una obra intelectual protegida, o parte de ella; la utilización no autorizada de una obra ajena no destinada a la publicación; la duplicación de programas de ordenador o la distribución, venta, etc. de programas contenidos en soportes que no lleven la marca de derechos de autor. la duplicación de programas de ordenador o la distribución, venta, etc. de programas contenidos en soportes no marcados por la Sociedad Italiana de Autores y Editores (SIAE); la duplicación, reproducción, etc., de obras intelectuales destinadas a la televisión, el cine, etc.; los productores o importadores de soportes no sujetos a la marca «SIAE»; la producción, instalación, etc. de equipos de descodificación de transmisiones audiovisuales con acceso condicional.
[14] Estos delitos incluyen asociación delictiva (art. 416 CP.); asociaciones de tipo mafioso incluidas las extranjeras (art. 416-bis c.p.); intercambio electoral político-mafioso (art. 416-ter c.p.); secuestro con fines de robo o extorsión (art. 630 c.p.); asociación con fines de tráfico ilegal de sustancias estupefacientes o psicotrópicas (art. 74 D.P.R. n. 309/1990); duración máxima de las investigaciones preliminares (art. 407, párrafo 2, letra a), número 5) de le Ley de Enjuiciamiento Criminal). La Ley nro. 236/2016, publicada en el Boletín Oficial del Estado el 23 de diciembre de 2016, introdujo en el Código Penal el delito de “Tráfico de órganos extraídos de una persona viva” (art. 601-bis c.p.) al que se refiere el art. 416 del CP. (asociación ilícita). Por lo tanto, el delito contemplado en el art. 601-bis (Tráfico de órganos extraídos de una persona viva) es un nuevo delito determinante de asociación delictiva.
[15] En este caso, no se han incluido más disposiciones en el cuerpo del D.Leg. N.º 231/2001. La responsabilidad de las Entidades deriva de una disposición autónoma contenida en el citado artículo 10 de la Ley N.º 146/2006, que establece las sanciones administrativas específicas aplicables a los delitos, disponiendo -a modo de recordatorio- en el último párrafo que “a las infracciones administrativas previstas en el presente artículo se les aplicará lo dispuesto en el D.Leg. 8 de junio de 2001, N.º 231».
[16] El art. 25-duodecies fue modificado por la Ley nro. 161/2017, como se detalla con más detalle en la Sección Especial E del Modelo.
[17] El D. Leg. nro. 38/2017, publicado en el DO el 30/03/2017, desarrolla la Decisión Marco 2003/568/JAI relativa a la lucha contra la corrupción en el sector privado, modificando la formulación del delito de cohecho entre particulares (incluyendo entre las personas punibles a las que se encuentran dentro de las entidades que realizan actividades laborales con funciones directivas; previendo como conducta punible la entrega y solicitud del pago de dinero u otros beneficios) e introduciendo el supuesto penal de incitación al cohecho (art. 2635-bis Código Civil italiano), endureciendo también las sanciones pecuniarias e introduciendo sanciones prohibitivas. La Ley 3/2019 ha derogado, además, la persecución del delito de cohecho entre particulares contemplado en el artículo 2635 del Código Civil, así como el delito de incitación al cohecho entre particulares contemplado en el artículo 2635-bis del Código Civil, contemplado en el artículo 25-ter del Decreto, introduciendo la persecución de oficio.
[18] El art. 25–terdecies fue introducido por la Ley nro. 167/2017, publicada en G.O. el 27 de noviembre de 2017 en el Capítulo II (“Disposiciones en materia de justicia y seguridad”), art. 5, párrafo 2 (“Disposiciones para la plena aplicación de la decisión marco 2008/913/GAI relativa a la lucha contra determinadas formas y manifestaciones de racismo y xenofobia mediante el Derecho penal – Caso EU Pilot 8184/15/JUST”). Este delito principal establece que los delitos mencionados castigan a los participantes en organizaciones, asociaciones, movimientos o grupos cuyos objetivos incluyen la incitación a la discriminación o a la violencia por motivos raciales, étnicos, nacionales o religiosos, así como la propaganda o la incitación, cometidas de manera que den lugar a un peligro real de difusión, basadas total o parcialmente en la negación, la trivialización flagrante o la apología de la Shoah o de los crímenes relacionados con el genocidio, los crímenes contra la humanidad o los crímenes de guerra. En este contexto, cabe señalar que el 22 de marzo de 2018 se publicó en el Boletín Oficial el Decreto Legislativo n .º 21/2018 que contiene «Disposiciones para la aplicación del principio de delegación de la reserva del código en materia penal». El decreto pretende conseguir una racionalización de la legislación penal para hacerla más cognoscible y evitar una producción caótica de legislación sectorial. Para ello, el decreto introduce el principio de “reserva de código”, según el cual las disposiciones que prevén delitos solo pueden introducirse en el sistema si modifican el Código Penal o se incluyen en leyes orgánicas. En base a este principio, el Decreto ha derogado una serie de delitos previstos en leyes especiales, entre los que se encuentran los delitos relacionados con el racismo y la xenofobia (art. 3 de la Ley 654/1975) y el delito de actividades organizadas para el tráfico ilegal de residuos (art. 260 del Decreto Legislativo 152/2006), ambos contemplados en la lista de delitos subyacentes del Decreto mediante una remisión a las normas indicadas (art. 25-terdecies y art. 25-undecies). Las disposiciones no carecen de relevancia penal, ya que los mismos supuestos han sido introducidos en el Código Penal, respectivamente, en el art. 604-bis del CP. (delitos de propaganda e incitación a la discriminación racial, étnica y religiosa) y el art. 452-quaterdecies del CP. (delito de «actividades organizadas para el tráfico ilegal de residuos»). En una disposición de coordinación, el decreto establece que las referencias a las disposiciones derogadas deben entenderse hechas a las nuevas disposiciones del Código Penal. De ello se desprende que la responsabilidad en virtud del Decreto por los delitos mencionados no se ve afectada.
[19] El art. 25-quaterdecies fue introducido por el art. 5 de la Ley 39/2019 («Ratificación y aplicación del Convenio del Consejo de Europa sobre la manipulación de las competiciones deportivas, hecho en Magglingen el 18 de septiembre de 2014»), publicada en el DO el 16 de mayo de 2019. El artículo 25-quaterdecies recuerda la comisión de los delitos contemplados en los artículos 1 (fraude en competiciones deportivas) y 4 (ejercicio abusivo de actividades de juego o apuestas) de la Ley N.º 401/1989.
[20] Posteriormente modificado por la Ley de conversión de 19 de diciembre de 2019, nro. 157. El artículo 25-quinquiesdecies recuerda los delitos previstos por el D. Leg. nro. 74/2000 y a saber: el delito de declaración fraudulenta mediante la utilización de facturas u otros documentos para operaciones inexistentes (a que se refiere el art. 2, párrafo 1 y párrafo 2-bis) para los que se prevén diferentes sanciones pecuniarias si el importe de los elementos imponibles ficticios es superior o inferior a 100.000 euros; el delito de falsedad fraudulenta mediante otros artificios (contemplado en el artículo 3); el delito de expedición de facturas u otros documentos por operaciones inexistentes (contemplado en el art. 8, párrafo 1 y párrafo 2-bis), para las que se prevén diferentes sanciones pecuniarias en caso de falsedad del importe indicado en las facturas o documentos, por período impositivo, sea superior o inferior 100.000 euros; el delito de ocultación o destrucción de documentos contables (en virtud del artículo 10) y el delito de evasión fraudulenta de impuestos (en virtud del artículo 11). El art. 25-quinquiesdecies fue modificado posteriormente por el art. 5, párrafo 1, let. c), del D. Leg. nro. 75/2020, denominado “Aplicación de la Directiva (UE) 2017/1371, relativa a la lucha contra el fraude que afecta los intereses financieros de la Unión mediante el derecho penal”, relativa a la transposición de la denominada. Directiva PIF. Esta modificación introdujo dentro del perímetro de los delitos relevantes según el Decreto los casos contemplados en el art. 4 del D. Leg. nro. 74/2000, tergiversación, en el art. 5 del D. Leg. nro. 74/2000, falta de declaración y en el art. 10 quater del D. Leg. n. 74/2000, compensación indebida; la pertinencia de estos delitos en virtud del Decreto también está sujeta a que se cometan "en el contexto de tramas fraudulentas transfronterizas y con el fin de evadir el impuesto sobre el valor añadido por un importe total no inferior a diez millones de euros”.
[21] El art. 25-sexiesdecies condujo a la introducción, en la lista de delitos subyacentes, los delitos contemplados en el D.P.R. nro. 43/1973 (Texto Único de las Disposiciones Legislativas en Materia Aduanera).
[22] Artículo insertado por el art. 3, párrafo 1, Ley nro. 22/2022, a partir del 23 de marzo de 2022, de conformidad con lo dispuesto en el art. 7, párrafo 1, de la misma ley. El art. 25-septiesdecies introduce en la lista de delitos presupuestos con el Decreto los siguientes delitos: art. 518-bis c.p. (Hurto de bienes culturales); art. 518-ter c.p. (Apropiación indebida de bienes culturales); art. 518-quater c.p. (Receptación de bienes culturales); art. 518-octies c.p. (Falsificación en escritura privada relativa a bienes culturales); art. 518-novies (Infracciones en materia de enajenación de bienes culturales); art. 518-decies c.p. (Importación ilícita de bienes culturales); art. 518-undecies c.p. (Salida o exportación ilícitas de bienes culturales); art. 518-duodecies c.p. (Destrucción, dispersión, deterioro, desfiguración, ensuciamiento y uso ilícito de bienes culturales o paisajísticos); art. 518-quaterdecies c.p. (Falsificación de obras de arte).
[24] La ley del 30 de noviembre de 2017 nro. 179 modificó el artículo 6 del D. Leg. n. 231/2001 de la siguiente manera: “1. Si el delito fue cometido por las personas indicadas en el artículo 5, apartado 1, letra a), la entidad no será responsable si demuestra que:
a) el órgano de gestión ha adoptado y aplicado efectivamente, antes de la comisión de la infracción, modelos de organización y gestión capaces de prevenir delitos del tipo cometido;
b) la tarea de supervisar el funcionamiento y el cumplimiento de los modelos y de velar por su actualización se ha encomendado a un órgano de la Entidad dotado de poderes autónomos de iniciativa y control de Supervisión;
c) las personas han cometido el delito eludiendo fraudulentamente los modelos de organización y gestión;
d) no ha habido supervisión o ésta ha sido insuficiente por parte del organismo mencionado en la letra b).
2. En relación con el alcance de los poderes delegados y el riesgo de que se cometan delitos, los modelos a que se refiere la letra a) del apartado 1 deberán cumplir los siguientes requisitos:
a) identificar las actividades en cuyo ámbito pueden cometerse los delitos;
b) prever protocolos específicos destinados a planificar la formación y la aplicación de las decisiones de la entidad en relación con los Delitos a prevenir;
c) identificar los métodos de gestión de los recursos financieros adecuados para evitar la comisión de los delitos;
d) prever obligaciones de información frente al organismo encargado de supervisar el funcionamiento y el cumplimiento de los modelos;
e) introducir un sistema disciplinario capaz de sancionar el incumplimiento de las medidas indicadas en el modelo.
2-bis. Los modelos mencionados en el párrafo en la letra a) del párrafo 1 prevén:
a) uno o varios canales que permitan a las personas indicadas en las letras a) y b) del párrafo 1 del artículo 5 presentar, para la protección de la integridad de la entidad, denuncias detalladas de conductas ilícitas, relevantes con arreglo al presente Decreto y basadas en elementos fácticos precisos y concordantes, o de violaciones del modelo organizativo y de gestión de la entidad, de las que hayan tenido conocimiento por razón de las funciones desempeñadas; estos canales garantizan la confidencialidad de la identidad de la persona denunciante en la gestión de la denuncia;
b) al menos un canal de información alternativo capaz de garantizar, por medios informáticos, la confidencialidad de la identidad del denunciante;
c) la prohibición de actos directos o indirectos de represalia o discriminación contra el denunciante por motivos directa o indirectamente relacionados con la denuncia;
d) en el sistema disciplinario adoptado en virtud de la letra e) del párrafo 2, sanciones contra quienes incumplan las medidas de protección de los denunciantes, así como contra quienes realicen denuncias que resulten infundadas con dolo o negligencia grave.
2-ter. La adopción de medidas discriminatorias contra las personas que formulen las denuncias a que se refiere el párrafo 2-bis podrá ser denunciada ante la Inspección Nacional de Trabajo, para las medidas de su competencia, no sólo por la persona que formule la denuncia, sino también por la organización sindical por ella indicada.
2-quater. El despido por represalias o discriminación del denunciante es nulo. El cambio de puesto de trabajo en el sentido del artículo 2103 del Código Civil, así como cualquier otra medida de represalia o discriminatoria adoptada contra el denunciante, también son nulos de pleno derecho. En caso de litigio relativo a la imposición de sanciones disciplinarias, o a descensos de categoría, despidos, traslados, o sometimiento del denunciante a otras medidas organizativas con efectos negativos directos o indirectos sobre las condiciones de trabajo, tras la presentación de la denuncia, corresponde al empresario demostrar que dichas medidas se basan en motivos ajenos a la propia denuncia.
3. Podrán adoptarse modelos de organización y gestión que garanticen los requisitos establecidos en el apartado 2, sobre la base de códigos de conducta elaborados por las asociaciones representativas de las entidades y comunicados al Ministerio de Justicia, el cual, de acuerdo con los Ministerios competentes, podrá formular, en el plazo de treinta días, observaciones sobre la idoneidad de los modelos para prevenir delitos.
4. En las entidades pequeñas, las tareas mencionadas en la letra b) del párrafo 1 podrán ser realizadas directamente por el órgano de dirección.
4-bis. En las sociedades anónimas, el consejo de vigilancia, el consejo de supervisión y el comité de control de gestión pueden desempeñar las funciones del órgano de vigilancia a que se refiere la letra b) del párrafo 1.
5. En cualquier caso, se ordena el decomiso del beneficio que la entidad haya obtenido del delito, también en forma de ganancias equivalentes”.
[25] El art. 24 del citado D. Leg. establece que “las disposiciones del presente decreto entrarán en vigor el 15 de julio de 2023”; por tanto, las normas actualmente vigentes seguirán aplicándose a los informes o denuncias realizados con anterioridad a la fecha de entrada en vigor del propio decreto, así como a los realizados hasta el 14 de julio de 2023.
[26] Que ahora también incluye a los llamados facilitadores”,es decir, personas físicas que ayudan a los denunciantes en el proceso de denuncia y que operan en el mismo entorno laboral, y las personas que trabajen en el mismo entorno laboral que el denunciante, la persona que haya presentado una denuncia ante las autoridades judiciales o la persona que haya hecho pública una revelación y que estén vinculadas a ellos por una relación afectiva o de parentesco estable hasta el cuarto grado.
[27] Los canales internos de denuncia deben garantizar la confidencialidad, incluso mediante el uso de herramientas de encriptación de la persona denunciante, el facilitador, la persona implicada o, en cualquier caso, las personas mencionadas en la denuncia, del contenido de la denuncia y de la relativa documentación. La gestión de los canales de información debe confiarse, alternativamente: a una persona interna de la administración/organismo; a una oficina de la administración/organismo con personal dedicado, aunque no sea exclusivamente; a una persona externa.
[28] En particular, el denunciante podrá presentar una denuncia externa ante la ANAC (únicamente) cuando se cumpla una de las siguientes condiciones: a) no está prevista la activación obligatoria del canal interno de denuncias en su propio contexto de trabajo, o éste, aun siendo obligatorio, no está activo (es decir, aun estando activado, no cumple los requisitos establecidos por la legislación de referencia, es decir, el artículo 4 del mencionado, i.e. art. 4 del citado D. Leg.); b) el denunciante ya ha presentado una denuncia a través del canal interno de denuncias, pero no se le ha dado curso; c) el denunciante tiene motivos razonables para creer que (i) si realiza una denuncia utilizando el canal interno de denuncia, no se le dará un seguimiento efectivo (por ejemplo, en los casos en que la persona de contacto esté implicada en la infracción denunciada); (ii) la denuncia puede dar lugar a un riesgo de represalias contra el denunciante; (iii) la infracción puede constituir un peligro inminente o evidente para el interés público.
[29]De conformidad con el art. 21, párrafo 1, del D. Leg. nro. 24/2023, ANAC aplica las siguientes sanciones administrativas pecuniarias a la persona responsable, tanto en el sector público como en el privado:
de 10.000 a 50.000 euros cuando demuestre que se cometieron represalias o cuando demuestre que se obstaculizó o se intentó obstaculizar la denuncia o que se incumplió la obligación de confidencialidad establecida en el artículo 12;
de 10.000 a 50.000 euros cuando constate que no se han establecido canales de denuncia, que no se han adoptado procedimientos para la realización y tramitación de las denuncias o que la adopción de dichos procedimientos no se ajusta a los contemplados en los artículos 4 y 5, y cuando constate que no se ha llevado a cabo la verificación y análisis de las denuncias recibidas;
de 500 euros a 2.500 euros en el caso contemplado en el apartado 3 del artículo 16, salvo que el denunciante haya sido condenado, incluso en primera instancia, por los delitos de difamación o calumnia o, en cualquier caso, por los mismos delitos cometidos con la denuncia ante las autoridades judiciales o contables.
De conformidad con el art. 21, párrafo 2, D. Leg. 24/2023, las entidades del sector privado deberán prever en el régimen disciplinario a que se refiere el art. 6, párrafo 2 del Decreto sanciones adecuadas contra los responsables de cualquiera de las infracciones a que se refiere el apartado 1 del art. 21 del D. Leg. 24/2023.
[30] Recientemente modificado por el D. Leg. nro. 4/2022.
[31] Modificado por el art. 30, párrafo 1, Ley 161/2017.
[32] Recientemente modificado por el D. Leg. nro. 4/2022.
[33]Recientemente modificado por el D. Leg. nro. 4/2022.
[34] Recientemente modificado por la Ley nro.137/2023.
[35] Recientemente modificado por la Ley nro.137/2023.
[37] El artículo 37, párrafo 35, del D. Leg. nro. 39/2010 modificó el párrafo 1 del artículo 2625 del Código Civil excluyendo la auditoría de la lista de actividades por las que la norma sanciona a los administradores.
[38] Recientemente modificado por la Ley nro. 3/2019.
[39] Recientemente modificado por la Ley nro. 3/2019.
[40] En este contexto, hay que tener en cuenta que los artículos 589 y 590 del CP han sido modificados recientemente por la Ley N.º 3/2018, que ha introducido -para ambos delitos- una pena más grave en el caso de que el delito se haya cometido «en el ejercicio abusivo de una profesión para la que se requiera una titulación especial del Estado o de un arte sanitaria».
[41] La Ley N.º 68/2015 introdujo en la lista de delitos subyacentes establecida en el D.Leg. 231/2001, inter alia, el delito de contaminación ambiental (art. 452-bis del CP), el delito de catástrofe ambiental (art. 452-Quaterquater del CP), el delito de tráfico y abandono de material altamente radiactivo (art. 452-sexies del CP), con un aumento de la pena en caso de integración de estos delitos en forma de asociación agravada y una reducción de la pena en caso de comisión por negligencia de los delitos contemplados en los artículos 452-bis y 452-quater del CP. Cabe señalar, además, que el D. Leg. nro. 21/2018 que contiene “Disposiciones para la aplicación del principio de delegación de la reserva del código en materia penal de conformidad con el artículo 1, párrafo 85, letra q), de la Ley de 23 junio de 2017, nro. 103” ha derogado el art. 260 del D. Leg. nro. 152/2006 (c.d. Ley consolidada medioambiental) al tiempo que se introduce el nuevo delito de «Actividades organizadas para el tráfico ilegal de residuos» en el art. 452 - quaterdecies del CP. Como se especifica en las disposiciones transitorias del mencionad D. Leg. nro. 21/2018, la referencia al art. 260 del Código del Ambiente operado por el art. 25 undecies del Decreto, debe entenderse que se refiere al nuevo art. 452 quaterdecies c.p..
A partir de 1 de enero de 2019, tras la promulgación del D.Leg. nro. 135/2018, convertido en Ley nro.12/2019, se ha abolido el sistema de control de la trazabilidad de los residuos denominado SISTRI a que se refiere el art. 188-ter del D. Leg. nro. 152/2006. En virtud de la normativa. el Ministerio de Medio Ambiente ha introducido un «registro nacional de trazabilidad de residuos electrónicos», que, sin embargo, aún no es plenamente operativo.
Medio plazo para los sujetos obligados a realizar la trazabilidad de los residuos mediante SISTRI (y ahora mediante el registro electrónico) se impone el cumplimiento de los requisitos establecidos en el D. Leg. nro. 152/2006 en la versión antes de la modificación del D. Leg. n. 205/2010; en particular, la trazabilidad de los residuos deberá garantizarse mediante el uso del sistema tradicional “papel”, sin perjuicio de la posibilidad de utilizar los modos de transmisión de datos “digitales” previstos por el art. 194-bis del D. Leg. nro. 152/2006.
Por el momento, las sanciones aplicables en caso de violaciones cometidas a partir del 1 de enero de 2019 son, por lo tanto, las previstas por el art. 258 del mencionado D. Leg. (en el texto anterior a las modificaciones introducidas por el D. Leg. nro. 205/2010) y ya no las impuestas por el art. 260-bis del mismo D. Leg., que quedan implícitamente derogadas por el senso latu “accesorias” a la norma relativa al SISTRI. Sin embargo, el texto del Decreto aún no ha sido actualizado en relación con lo anterior.
[43] Según lo introducido por el art. 39, párrafo 2 del D.Leg. nro. 124/2019, convertido con las modificaciones de la Ley nro. 157/2019 y luego modificados por el D. Leg. nro. 75/2020.
Codice di Condotta - Mario Frigerio S.p.A.
Testo approvato dal Consiglio di Amministrazione della società Mario Frigerio S.p.A. nella seduta del 26 Gennaio 2012
1. Principi Generali
La società Mario Frigerio S.p.A. (di seguito anche “Mario Frigerio” o la “Società”) è una società facente parte del gruppo MFL (il “Gruppo MFL”), presente in diversi Paesi del mondo.
Il presente codice di condotta (di seguito anche il “Codice”) è inteso come una guida e un supporto per ogni amministratore e ogni altro dipendente della Società al fine di aiutarlo a perseguire la missione del Gruppo MFL.
Al tal proposito, la Società si impegna a:
garantire la diffusione del Codice
garantire l’aggiornamento del Codice
fornire un supporto informativo in caso di dubbi di interpretazione del Codice
garantire che chiunque segnali violazioni del Codice in buona fede non sia soggetto ad alcuna forma di ritorsione
adottare provvedimenti sanzionatori che siano equi e commisurati al tipo di violazione e che tali sanzioni siano applicate in modo coerente a tutti i destinatari del Codice
controllare periodicamente il rispetto del Codice.
2. Guida all'utilizzo del Codice
Descrizione del Codice
Il Codice è un documento approvato dalla direzione della Società che riassume i principi di condotta negli affari e di comportamento etico per gli amministratori e i dipendenti della Società stessa.
Destinatari del Codice
Il Codice si applica a tutti i dipendenti della Società che agiscono in nome e per conto della stessa.
Sono altresì tenuti al rispetto del Codice tutti coloro che intrattengono rapporti di lavoro e/o collaborazione con la Società.
Reperibilità del Codice
Il Codice viene consegnato a tutti i dipendenti e viene affisso nelle bacheche aziendali.
Copia del Codice può essere richiesta anche all’ufficio amministrativo della Società.
Eventuali modifiche al Codice saranno rese disponibili nelle modalità sopra riportate.
3. Condotta negli affari
La Società, come del resto tutte le società del Gruppo MFL, non tollerano che l’utilizzo di strumenti quali la corruzione e l’estorsione possano essere usati in nessuna situazione, nemmeno per incrementare gli affari o per acquisire nuovi ordini dai clienti.
Le relazioni con i partner della Società (clienti, fornitori, banchieri e autorità etc..) devono essere basate sull’onestà e la legalità.
La direzione della Società non accetterà che alcuno dei suoi dipendenti sia attivamente o passivamente coinvolto in fenomeni di corruzione o che supporti qualsiasi azione che possa essere sospettata di corruzione.
I dipendenti della Società prima di instaurare rapporti di affari con terzi devono verificare le informazioni disponibili sulle potenziali controparti (clienti e fornitori) al fine di appurare la loro rispettabilità e la legittimità della loro attività.
In particolare, la selezione dei fornitori, collaboratori esterni, la scelta degli acquisti dei beni, merci e servizi devono avvenire secondo i principi del presente Codice e delle procedure interne adottate dalla società utilizzando la forma scritta.
Nei rapporti con i fornitori sono vietate dazioni, regalie, benefici (sia diretti che indiretti), omaggi, atti di cortesia e di ospitalità finalizzati ad ottenere un trattamento di favore; le c.d. regalie d’uso (intendendosi per tali quei doni che la prassi esige scambiarsi in occasione di particolari festività come, ad esempio, quelle natalizie) se praticate per consuetudine, dovranno sposare il duplice requisito di tenuità (ovvero modico valore simbolico) e di eguaglianza (ovvero parità di costo nella scelta del dono per tutti i fornitori).
In ogni caso, è vietata ogni regalia effettuata su iniziativa personale o attingendo da denari propri o non preventivamente adibiti a tale scopo; consegue un onere imprescindibile di documentazione delle spese effettuate e rendiconto trasparente delle stesse.
La Società vuole altresì garantire la piena soddisfazione delle esigenze dei propri clienti anche al fine di creare un solido rapporto ispirato a valori di correttezza, lealtà, efficienza e professionalità, assicurando rapporti improntati al rispetto della legge.
A tale scopo, è necessario che:
i clienti siano adeguatamente informati su quanto posto in essere nell’espletamento delle attività svolte in loro favore;
ai clienti non siano promessi, in alcun modo, risultati che non attengono alla responsabilità della Società;
ai clienti non siano consigliate e/o proposte azioni o comportamenti contrari alle leggi;
donazioni, contributi, compensi, rimborsi spese e qualunque altra forma di rapporto economico con i clienti sia instaurato nella massima trasparenza e nel rispetto dello statuto e della legislazione vigente.
4. Dipendenti
L’integrità morale è un dovere costante di tutti coloro che lavorano per la Società e caratterizza i comportamenti di tutta la propria organizzazione.
Rapporti tra i vertici della Società
L’attività degli organi sociali è improntata al pieno rispetto delle regole sancite dallo statuto delle Società e dalla legislazione vigente nazionale e comunitaria.
I soggetti nominati a funzioni amministrative sono tenuti:
a impegnarsi attivamente affinché la Società possa trarre beneficio dalle loro specifiche competenze;
a denunciare tempestivamente qualsiasi situazione di conflitto d’interesse che li veda coinvolti;
alla riservatezza delle informazioni acquisite nello svolgimento del proprio mandato.
Gli organi sociali sono tenuti alla piena collaborazione ed informazione reciproca, al fine di promuovere il coordinamento ed il perseguimento di finalità di aziendali.
In particolare, devono ottemperare agli obblighi di riservatezza svolgendo i propri incarichi con piena fedeltà verso la Società, nei cui confronti hanno il dovere di operare con completa trasparenza al fine di consentire la ricostruzione di tutte le operazioni che pongono in essere.
Rapporti tra dipendenti
I rapporti tra i lavoratori dipendenti della Società sono improntati a valori di civile convivenza e si svolgono nel rispetto dei diritti e della libertà delle persone e dei principi fondamentali che affermano la pari dignità sociale senza discriminazioni per ragioni di nazionalità, lingua, sesso, razza, credo religioso, appartenenza politica e sindacale e condizioni fisiche o psichiche.
I dipendenti della Società si impegnano ad osservare il principio di solidarietà considerando più importante il rispetto dei valori giuridici rispetto al perseguimento di obiettivi personali.
I dipendenti della Società, seppur gerarchicamente organizzati, devono inoltre osservare ed applicare i principi di diligenza, onestà ed uguaglianza, promuovendo la collaborazione reciproca, favorendo la creazione di un ambiente lavorativo idoneo alla tutela della persona e del lavoratore tanto dal punto di vista professionale quanto da quello relazionale.
In particolare, ogni responsabile è tenuto ad esercitare i suoi poteri con obiettività ed equilibrio curando la crescita professionale dei propri collaboratori e il miglioramento delle condizioni di lavoro.
Il personale partecipa alle iniziative formative garantendo impegno, professionalità e spirito di partecipazione.
I dipendenti sono, infine, chiamati ad ottemperare a tutte le prescrizioni enunciate dal contratto collettivo che li riguarda, nonché a tutte le prescrizioni sindacali inerenti il comportamento da tenere, informando con tempestività i propri responsabili diretti dell’insorgenza di dinamiche che possono interferire sulla corretta gestione dell’attività lavorativa.
Rapporti tra vertici della Società e dipendenti
I vertici della Società sono tenuti ad un esercizio equilibrato dei propri poteri nei confronti dei dipendenti, nel rispetto della persona e della propria dignità.
In ogni caso, i vertici di Mario Frigerio S.p.A. non devono abusare della propria posizione sia nella selezione del personale dipendente (momento che deve svolgersi su base esclusivamente meritocratica, nel rispetto delle procedure adottate dalla Società e/o delle leggi vigenti), sia durante l’esecuzione del rapporto di lavoro.
I vertici della Società devono dare disposizioni sempre e solo conformi alla legge ed ai principi del Codice e devono astenersi da qualunque condotta vessatoria e/o intimidatoria volta a far violare i suddetti principi al personale dipendente.
Dall’altra parte, i dipendenti sono tenuti al rispetto delle direttive impartite loro dai vertici di Mario Frigerio S.p.A. ed alla loro diligente esecuzione, a patto che gli ordini stessi non risultino palesemente in contrasto con le leggi vigenti e/o con i principi del presente Codice; essi devono, inoltre, segnalare eventuali situazioni in contrasto con le leggi vigenti e/o con i principi del presente Codice.
Rapporti tra vertici della Società, dipendenti ed Organismo di Vigilanza
Tanto i vertici della Società quanto i dipendenti sono tenuti a recepire e prestare attenzione a tutte le direttive e le comunicazioni dell’Organismo di Vigilanza (le cui funzioni e responsabilità sono meglio individuate nella Parte Generale del Modello Organizzativo), attenendosi scrupolosamente alle indicazioni fornite.
I destinatari sono, altresì, tenuti a segnalare all’Organismo di Vigilanza ogni situazione, condotta, evento, circostanza che indichi una violazione (anche presunta) in ordine ai reati di cui al D. Lgs. n. 231/01.
I rapporti con le istituzioni pubbliche, o con i parenti ed affini degli stessi, nel rispetto di quanto previsto dal Modello Organizzativo implementato dalla Società, devono avvenire in modo tale da non poter essere interpretati come finalizzati ad acquisire indebiti vantaggi per la Società stessa.
A tal proposito, eventuali richieste o offerte di denaro o di favori di qualunque tipo che possano essere interpretati come eccedente le normali pratiche commerciali o di cortesia, o comunque rivolte ad acquisire trattamenti di favore nella conduzione di qualsiasi operazione riconducibile all’attività sociale formulate indebitamente a coloro, o da coloro, che operano per conto della Società nel contesto di rapporti con la Pubblica Amministrazione devono essere portate immediatamente a conoscenza dell’Organismo di Vigilanza per l’assunzione dei provvedimenti conseguenti.
Tutti i dipendenti sono quindi tenuti a:
leggere e sottoscrivere il Codice;
adottare azioni e comportamenti coerenti con il Codice;
segnalare tempestivamente e in buona fede eventuali violazioni al Codice al diretto superiore o al rappresentante per il l’attuazione del Codice;
consultare l’ufficio amministrativo per ottenere chiarimenti sull’interpretazione del Codice;
cooperare, ove richiesto, alle attività di auditing sul funzionamento del Codice;
formulare eventuali segnalazioni anonime di violazione del presente Codice nell’apposita cassetta per le denunce anonime.
5. Salute e sicurezza sul posto di lavoro e privacy
La Società riconosce la salute e la sicurezza sul posto di lavoro come diritto fondamentale dei dipendenti.
I dipendenti ed i collaboratori sono una risorsa indispensabile per il successo della Società e, pertanto, la stessa tutela e promuove il valore delle risorse umane, allo scopo di migliorare e accrescere l’esperienza e il patrimonio delle competenze possedute da ciascun collaboratore e garantisce condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale.
La Società adotta delle politiche di salute e sicurezza sul lavoro conformi a quanto previsto dalla legislazione vigente. Tali politiche sono fondate su misure preventive, individuali e collettive, al fine di ridurre al minimo i potenziali rischi sul luogo di lavoro.
La Società promuove inoltre la cultura della prevenzione degli incidenti tramite corsi di formazione e informazione.
Nel rispetto della legislazione vigente, la Società si impegna alla tutela della privacy in merito alle informazioni attinenti la sfera privata e le opinioni di ciascuno dei propri lavoratori e, più in generale, di quanti interagiscono con la Società stessa.
In particolare, il rispetto della dignità del lavoratore dovrà essere assicurato anche attraverso il rispetto della privacy nella corrispondenza e nelle relazioni interpersonali tra il personale, attraverso il divieto di interferenze in conferenze o dialoghi e attraverso il divieto di intromissioni o forme di controllo che possano ledere la personalità.
6. Rapporti con la collettività e l’ambiente
La Società è consapevole degli effetti della propria attività sul contesto territoriale di riferimento, sullo sviluppo economico e sociale e sul benessere generale della collettività e pone attenzione all’importanza dell’accettazione sociale delle comunità in cui opera.
Per questo motivo, la Società intende operare nel rispetto delle comunità locali e nazionali, e contribuisce alla diffusione ed alla sensibilizzazione in tema di sviluppo sostenibile, gestendo in modo ambientalmente compatibile le proprie attività e le proprietà ad essa affidate, in considerazione dei diritti delle generazioni future.
APPENDICE
La società prende atto che con l’entrata in vigore del “Bribery Act” in data 1° luglio 2011, il Regno Unito ha modificato ed integrato la preesistente normativa in materia di corruzione e che, in particolare sono state disciplinate le fattispecie di (i) corruzione attiva verso soggetti pubblici o privati,(ii) corruzione passiva verso soggetti pubblici o privati, (iii) corruzione di un pubblico funzionario straniero e (iv) mancata prevenzione della corruzione da parte delle società.
Analogamente a quanto disposto dal D. Lgs. 231/2001, il Bribery Act prevede che la responsabilità dell’ente sussista solo qualora venga commesso un reato di corruzione da parte di un soggetto che abbia con l’ente una relazione qualificata e preesistente alla commissione del reato. La normativa, inoltre, si applica non solo alle società con sede ed ambito di attività nel Regno Unito, ma anche alle società inglesi operanti fuori dal Regno Unito, nonché alle società non inglesi attive, in tutto o in parte, nel Regno Unito, indipendentemente dal luogo in cui la società sia stata costituita e dal luogo in cui sia stato posta in essere la condotta illecita.
La Società prende atto che una siffatta previsione potrebbe avere ripercussioni in capo alle società italiane che si trovino ad intrattenere rapporti di affari nel Regno Unito, sia direttamente che per il tramite di agenti e/o consulenti, nonché per il tramite di società controllate o che semplicemente conducano un’attività commerciale di vendita o prestazioni di servizi nel Regno Unito.
In particolare, la peculiarità di detta normativa rispetto alle previsioni del D. Lgs. 231/2001 consiste nell’inserimento del reato di corruzione tra privati, fattispecie peraltro ad oggi esclusa dal perimetro dei reati presupposto di cui al D. Lgs. 231/2001.
Pertanto le misure di prevenzione da adottarsi da parte delle società italiane potenzialmente interessate dalla normativa in parola, dovranno essere rivolte ad evitare il rischio di incorrere nel menzionato reato di corruzione privata all’uopo valorizzando l’attività di supervisione dell’Organismo di Vigilanza, nonché l’implementazione di apposite procedure.
Tano detto, la Società, pur non ritenendo allo stato che le previsioni sopra indicate possano trovare applicazione nel contesto della propria attività, intende indicare nella presente appendice i principi di comportamento, per la maggior parte già identificati dai principi enunciati nel presente Codice Etico e nel Modello Organizzativo ex D. Lgs. 231/2001, ai quali ritiene che i suoi amministratori, dipendenti e collaboratori debbano conformarsi:
valutazione del rischio: conoscere e monitorare il rischio di commissione di fatti corruttivi nel settore e mercato di appartenenza;
impegno del top managment a stabilire la cultura della lotta alla corruzione all’interno dell’azienda indipendentemente dalle relative dimensioni;
attività di due diligence: conoscere i propri partner commerciali e concludere accordi reciproci per la lotta alla corruzione, conducendo le relazioni commerciali in maniera trasparente ed etica;
politiche e procedure chiare ed accessibili: applicare uniformemente le procedure aziendali attraverso controlli effettivi sulle stesse, presidiando le aree a rischio per la commissione del reato di corruzione soprattutto per ciò che riguarda le donazioni politiche e i contributi, le regalie, le spese promozionali, rispondendo negativamente alle richieste di “facilitating payments” e reagendo attivamente in caso di sospetti di episodi di corruzione;
effettiva implementazione: integrazione, in concreto, dei sistemi di controllo interni, delle politiche di selezione del personale e di remunerazione, delle comunicazioni esterne e interne e della formazione del personale;
monitoraggio e revisione: applicare controlli attraverso attività di audit e verifiche, eventualmente anche esterne, con procedure trasparenti, valutando la regolarità con cui procedere alla revisione delle procedure e policy interne
Questo documento è di proprietà di Mario Frigerio S.p.A.; è vietata la sua diffusione o riproduzione senza autorizzazione
Codice di Condotta - Fridea S.r.l.
Testo approvato dal Consiglio di Amministrazione della società Fridea S.r.l. nella seduta del 26 gennaio 2012
1. Principi generali
La società Fridea S.r.l. (di seguito anche “Fridea” o la “Società”) è una società facente parte del gruppo MFL (il “Gruppo MFL”), presente in diversi Paesi del mondo.
Il presente codice di condotta (di seguito anche il “Codice”) è inteso come una guida e un supporto per ogni amministratore e ogni dipendente della Società al fine di aiutarlo a perseguire la missione del Gruppo MFL.
A tal proposito, la Società si impegna a:
garantire la diffusione del Codice
garantire l’aggiornamento del Codice
fornire un supporto informativo in caso di dubbi di interpretazione del Codice
garantire che chiunque segnali violazioni del Codice in buona fede non sia soggetto ad alcuna forma di ritorsione
adottare provvedimenti sanzionatori che siano equi e commisurati al tipo di violazione e che tali sanzioni siano applicate in modo coerente a tutti i destinatari del Codice
controllare periodicamente il rispetto del Codice.
2. Guida all'utilizzo del codice
Descrizione del Codice
Il Codice è un documento approvato dalla direzione della Società che riassume i principi di condotta negli affari e di comportamento etico per gli amministratori e i dipendenti della Società stessa.
Destinatari del Codice
Il Codice si applica a tutti i dipendenti della Società che agiscono in nome e per conto della stessa. Sono altresì tenuti al rispetto del Codice tutti coloro che intrattengono rapporti di lavoro e/o collaborazione con la Società.
Reperibilità del Codice
Il Codice viene consegnato a tutti i dipendenti e viene affisso nelle bacheche aziendali. Copia del Codice può essere richiesta anche all’ufficio amministrativo della Società. Eventuali modifiche al Codice saranno rese disponibili nelle modalità sopra riportate.
3. Condotta negli affari
La Società, come del resto tutte le società del Gruppo MFL, non tollerano che l’utilizzo di strumenti quali la corruzione e l’estorsione possano essere usati in nessuna situazione, nemmeno per incrementare gli affari o per acquisire nuovi ordini dai clienti.
Le relazioni con i partner della Società (clienti, fornitori, banchieri e autorità etc..) devono essere basate sull’onestà e la legalità.
La direzione della Società non accetterà che alcuno dei suoi dipendenti sia attivamente o passivamente coinvolto in fenomeni di corruzione o che supporti qualsiasi azione che possa essere sospettata di corruzione.
I dipendenti della Società prima di instaurare rapporti di affari con terzi devono verificare le informazioni disponibili sulle potenziali controparti (clienti e fornitori) al fine di appurare la loro rispettabilità e la legittimità della loro attività.
In particolare, la selezione dei fornitori, collaboratori esterni, la scelta degli acquisti dei beni, merci e servizi devono avvenire secondo i principi del presente Codice e delle procedure interne adottate dalla Società, utilizzando la forma scritta.
Nei rapporti con i fornitori sono vietate dazioni, regalie, benefici (sia diretti che indiretti), omaggi, atti di cortesia e di ospitalità finalizzati ad ottenere un trattamento di favore; le c.d. regalie d’uso (intendendosi tali quei doni che la prassi esige scambiarsi in occasione di particolari festività come, ad esempio, quelle natalizie) se praticate per consuetudine, dovranno sposare il duplice requisito di tenuità (ovvero modico valore simbolico) e di eguaglianza (ovvero parità di costo nella scelta del dono per tutti i fornitori).
In ogni caso, è vietata ogni regalia effettuata su iniziativa personale o attingendo da denari propri o non preventivamente adibiti a tale scopo; consegue un onere imprescindibile di documentazione delle spese effettuate e rendiconto trasparente delle stesse.
La Società vuole altresì garantire la piena soddisfazione delle esigenze dei propri clienti anche al fine di creare un solido rapporto ispirato a valori di correttezza, lealtà, efficienza e professionalità, assicurando rapporti improntati al rispetto della legge.
A tale scopo, è necessario che:
i clienti siano adeguatamente informati su quanto posto in essere nell’espletamento delle attività svolte in loro favore;
ai clienti non siano promessi, in alcun modo, risultati che non attengono alla responsabilità della Società;
ai clienti non siano consigliate e/o proposte azioni o comportamenti contrari alle leggi;
donazioni, contributi, compensi, rimborsi spese e qualunque altra forma di rapporto economico con i clienti sia instaurato nella massima trasparenza e nel rispetto dello statuto e della legislazione vigente.
4. Dipendenti
L’integrità morale è un dovere costante di tutti coloro che lavorano per la Società e caratterizza i comportamenti di tutta la propria organizzazione.
Rapporti tra i vertici della Società
L’attività degli organi sociali è improntata al pieno rispetto delle regole sancite dallo statuto della Società e dalla legislazione vigente nazionale e comunitaria.
I soggetti nominati a funzioni amministrative sono tenuti:
- a impegnarsi attivamente affinché la Società possa trarre beneficio dalle loro specifiche competenze;
- a denunciare tempestivamente qualsiasi situazione di conflitto d’interesse che li veda coinvolti;
- alla riservatezza delle informazioni acquisite nello svolgimento del proprio mandato.
Gli organi sociali sono tenuti alla piena collaborazione ed informazione reciproca, al fine di promuovere il coordinamento ed il perseguimento di finalità di aziendali.
In particolare, devono ottemperare agli obblighi di riservatezza svolgendo i propri incarichi con piena fedeltà verso la Società, nei cui confronti hanno il dovere di operare con completa trasparenza al fine di consentire la ricostruzione di tutte le operazioni che pongono in essere.
Rapporti tra dipendenti
I rapporti tra i lavoratori dipendenti della Società sono improntati a valori di civile convivenza e si svolgono nel rispetto dei diritti e della libertà delle persone e dei principi fondamentali che affermano la pari dignità sociale senza discriminazioni per ragioni di nazionalità, lingua, sesso, razza, credo religioso, appartenenza politica e sindacale e condizioni fisiche o psichiche.
I dipendenti della Società si impegnano ad osservare il principio di solidarietà considerando più importante il rispetto dei valori giuridici rispetto al perseguimento di obiettivi personali.
I dipendenti della Società, seppur gerarchicamente organizzati, devono inoltre osservare ed applicare i principi di diligenza, onestà ed uguaglianza, promuovendo la collaborazione reciproca, favorendo la creazione di un ambiente lavorativo idoneo alla tutela della persona e del lavoratore tanto dal punto di vista professionale quanto da quello relazionale.
In particolare, ogni responsabile è tenuto ad esercitare i suoi poteri con obiettività ed equilibrio curando la crescita professionale dei propri collaboratori e il miglioramento delle condizioni di lavoro.
Il personale partecipa alle iniziative formative garantendo impegno, professionalità e spirito di partecipazione.
I dipendenti sono, infine, chiamati ad ottemperare a tutte le prescrizioni enunciate dal contratto collettivo che li riguarda, nonché a tutte le prescrizioni sindacali inerenti il comportamento da tenere, informando con tempestività i propri responsabili diretti dell’insorgenza di dinamiche che possono interferire sulla corretta gestione dell’attività lavorativa.
Rapporti tra vertici della Società e dipendenti
I vertici della Società sono tenuti ad un esercizio equilibrato dei propri poteri nei confronti dei dipendenti, nel rispetto della persona e della propria dignità.
In ogni caso, i vertici di Fridea non devono abusare della propria posizione sia nella selezione del personale dipendente (momento che deve svolgersi su base esclusivamente meritocratica, nel rispetto delle procedure adottate dalla Società e delle leggi vigenti), sia durante l’esecuzione del rapporto di lavoro.
I vertici della Società devono dare disposizioni sempre e solo conformi alla legge ed ai principi del Codice e devono astenersi da qualunque condotta vessatoria e/o intimidatoria volta a far violare i suddetti principi al personale dipendente.
Dall’altra parte, i dipendenti sono tenuti al rispetto delle direttive impartite loro dai vertici di Fridea ed alla loro diligente esecuzione, a patto che gli ordini stessi non risultino palesemente in contrasto con le leggi vigenti e/o con i principi del presente Codice; essi devono, inoltre, segnalare eventuali situazioni in contrasto con le leggi vigenti e/o con i principi del presente Codice.
Rapporti tra vertici della Società, dipendenti ed Organismo di Vigilanza
Tanto i vertici della Società quanto i dipendenti sono tenuti a recepire e prestare attenzione a tutte le direttive e le comunicazioni dell’Organismo di Vigilanza (le cui funzioni e responsabilità sono meglio individuate nella Parte Generale del Modello Organizzativo adottato dalla Società), attenendosi scrupolosamente alle indicazioni fornite.
I destinatari sono, altresì, tenuti a segnalare all’Organismo di Vigilanza ogni situazione, condotta, evento, circostanza che indichi una violazione (anche presunta) in ordine ai reati di cui al D. Lgs. n. 231/01.
I rapporti con le istituzioni pubbliche, o con i parenti ed affini degli stessi, nel rispetto di quanto previsto dal Modello Organizzativo implementato dalla Società, devono avvenire in modo tale da non poter essere interpretati come finalizzati ad acquisire indebiti vantaggi per la Società stessa.
A tal proposito, eventuali richieste o offerte di denaro o di favori di qualunque tipo che possano essere interpretati come eccedente le normali pratiche commerciali o di cortesia, o comunque rivolte ad acquisire trattamenti di favore nella conduzione di qualsiasi operazione riconducibile all’attività sociale formulate indebitamente a coloro, o da coloro, che operano per conto della Società nel contesto di rapporti con la Pubblica Amministrazione devono essere portate immediatamente a conoscenza dell’Organismo di Vigilanza per l’assunzione dei provvedimenti conseguenti.
Tutti i dipendenti sono quindi tenuti a:
leggere e sottoscrivere il Codice;
adottare azioni e comportamenti coerenti con il Codice;
segnalare tempestivamente e in buona fede eventuali violazioni al Codice al diretto superiore o al rappresentante per il l’attuazione del Codice;
consultare l’ufficio amministrativo per ottenere chiarimenti sull’interpretazione del Codice;
cooperare, ove richiesto, alle attività di auditing sul funzionamento del Codice;
formulare eventuali segnalazioni anonime di violazione del presente Codice nell’apposita cassetta per le denunce anonime.
5. Salute e sicurezza sul posto di lavoro e privacy
La Società riconosce la salute e la sicurezza sul posto di lavoro come diritto fondamentale dei dipendenti.
I dipendenti ed i collaboratori sono una risorsa indispensabile per il successo della Società e, pertanto, la stessa tutela e promuove il valore delle risorse umane, allo scopo di migliorare e accrescere l’esperienza e il patrimonio delle competenze possedute da ciascun collaboratore e garantisce condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale.
La Società adotta delle politiche di salute e sicurezza sul lavoro conformi a quanto previsto dalla legislazione vigente. Tali politiche sono fondate su misure preventive, individuali e collettive, al fine di ridurre al minimo i potenziali rischi sul luogo di lavoro.
La Società promuove inoltre la cultura della prevenzione degli incidenti tramite corsi di formazione e informazione.
Nel rispetto della legislazione vigente, la Società si impegna alla tutela della privacy in merito alle informazioni attinenti la sfera privata e le opinioni di ciascuno dei propri lavoratori e, più in generale, di quanti interagiscono con la Società stessa.
In particolare, il rispetto della dignità del lavoratore dovrà essere assicurato anche attraverso il rispetto della privacy nella corrispondenza e nelle relazioni interpersonali tra il personale, attraverso il divieto di interferenze in conferenze o dialoghi e attraverso il divieto di intromissioni o forme di controllo che possano ledere la personalità.
6. Rapporti con la collettività e l’ambiente
La Società è consapevole degli effetti della propria attività sul contesto territoriale di riferimento, sullo sviluppo economico e sociale e sul benessere generale della collettività e pone attenzione all’importanza dell’accettazione sociale delle comunità in cui opera.
Per questo motivo, la Società intende operare nel rispetto delle comunità locali e nazionali, e contribuisce alla diffusione ed alla sensibilizzazione in tema di sviluppo sostenibile, gestendo in modo ambientalmente compatibile le proprie attività e le proprietà ad essa affidate, in considerazione dei diritti delle generazioni future.
APPENDICE
La società prende atto che con l’entrata in vigore del “Bribery Act” in data 1° luglio 2011, il Regno Unito ha modificato ed integrato la preesistente normativa in materia di corruzione e che, in particolare sono state disciplinate le fattispecie di (i) corruzione attiva verso soggetti pubblici o privati,(ii) corruzione passiva verso soggetti pubblici o privati, (iii) corruzione di un pubblico funzionario straniero e (iv) mancata prevenzione della corruzione da parte delle società.
Analogamente a quanto disposto dal D. Lgs. 231/2001, il Bribery Act prevede che la responsabilità dell’ente sussista solo qualora venga commesso un reato di corruzione da parte di un soggetto che abbia con l’ente una relazione qualificata e preesistente alla commissione del reato. La normativa, inoltre, si applica non solo alle società con sede ed ambito di attività nel Regno Unito, ma anche alle società inglesi operanti fuori dal Regno Unito, nonché alle società non inglesi attive, in tutto o in parte, nel Regno Unito, indipendentemente dal luogo in cui la società sia stata costituita e dal luogo in cui sia stato posta in essere la condotta illecita.
La Società prende atto che una siffatta previsione potrebbe avere ripercussioni in capo alle società italiane che si trovino ad intrattenere rapporti di affari nel Regno Unito, sia direttamente che per il tramite di agenti e/o consulenti, nonché per il tramite di società controllate o che semplicemente conducano un’attività commerciale di vendita o prestazioni di servizi nel Regno Unito.
In particolare, la peculiarità di detta normativa rispetto alle previsioni del D. Lgs. 231/2001 consiste nell’inserimento del reato di corruzione tra privati, fattispecie peraltro ad oggi esclusa dal perimetro dei reati presupposto di cui al D. Lgs. 231/2001.
Pertanto le misure di prevenzione da adottarsi da parte delle società italiane potenzialmente interessate dalla normativa in parola, dovranno essere rivolte ad evitare il rischio di incorrere nel menzionato reato di corruzione privata all’uopo valorizzando l’attività di supervisione dell’Organismo di Vigilanza, nonché l’implementazione di apposite procedure.
Tano detto, la Società, pur non ritenendo allo stato che le previsioni sopra indicate possano trovare applicazione nel contesto della propria attività, intende indicare nella presente appendice i principi di comportamento, per la maggior parte già identificati dai principi enunciati nel presente Codice Etico e nel Modello Organizzativo ex D. Lgs. 231/2001, ai quali ritiene che i suoi amministratori, dipendenti e collaboratori debbano conformarsi:
valutazione del rischio: conoscere e monitorare il rischio di commissione di fatti corruttivi nel settore e mercato di appartenenza;
impegno del top managment a stabilire la cultura della lotta alla corruzione all’interno dell’azienda indipendentemente dalle relative dimensioni;
attività di due diligence: conoscere i propri partner commerciali e concludere accordi reciproci per la lotta alla corruzione, conducendo le relazioni commerciali in maniera trasparente ed etica;
politiche e procedure chiare ed accessibili: applicare uniformemente le procedure aziendali attraverso controlli effettivi sulle stesse, presidiando le aree a rischio per la commissione del reato di corruzione soprattutto per ciò che riguarda le donazioni politiche e i contributi, le regalie, le spese promozionali, rispondendo negativamente alle richieste di “facilitating payments” e reagendo attivamente in caso di sospetti di episodi di corruzione;
effettiva implementazione: integrazione, in concreto, dei sistemi di controllo interni, delle politiche di selezione del personale e di remunerazione, delle comunicazioni esterne e interne e della formazione del personale;
monitoraggio e revisione: applicare controlli attraverso attività di audit e verifiche, eventualmente anche esterne, con procedure trasparenti, valutando la regolarità con cui procedere alla revisione delle procedure e policy interne.
Questo documento è di proprietà di Fridea S.r.l.; è vietata la sua diffusione o riproduzione senza autorizzazione.
Quality Policy of C.M. Caballé S.A.U. (Badalona, 14th May 2018)
The Quality Policy is a document that sets out the quality objectives that a company intends to pursue, verify and analyse in order to guarantee the continuous improvement of its own business processes.
This document is not directed exclusively to the General Management, but is subject to consultation among internal and external parties involved --from its business partners to its employees and from its customers to its suppliers-- in order to achieve its prompt and adequate dissemination within the corporate system.
In this regard, the document shall be displayed in specific areas of the company so that it can be readily accessible and consulted.
With this document, the General Management intends to set out the business guidelines necessary to achieve its objectives regarding quality.
C. M. CABALLÉ, S.A.U. constantly seeks full customer satisfaction by offering a wide range of products, flexibility and a high-level design, by ensuring compliance with the stated specifications, by submitting prompt offers and feedbacks, by ensuring timely delivery, and by accurate after-sales service.
The primary goal of C. M. CABALLÉ, S.A.U. is to be recognised as an engineering design and manufacturing company of technologically advanced and innovative plants and machinery, such as rotating machines for the cable industry which are reliable, safe and of the highest quality.
C. M. CABALLÉ, S.A.U. also aims to consolidate and improve its position on the global market by properly structuring the growth and development of the company, without losing sight of the critical success factors currently recognised by its customers.
The above-mentioned improvement is made possible only through ongoing monitoring of the internal processes and the corporate structure. In order to optimise costs and improve quality, C. M. CABALLÉ, S.A.U. is constantly committed in both the search for causes of non-compliance and inefficiency and in the development of activities for the continuous improvement of its performance.
All this requires complete involvement by the employees who are urged to contribute towards the achievement of the defined goals. These contributions are essential towards the growth of the company. Likewise, all suppliers are asked to become partners in this development and improvement project.
The General Management is committed to making available all the resources necessary to promote the contribution of every single member of the company in order to achieve the global quality of the facilities. Moreover, the Management is committed to sharing and recognizing every effort towards the improvement of the quality of processes.
The Quality Policy will not remain a static document, but will be regularly discussed and updated in order to achieve continuous improvement by enhancing over time its own quality strategy.
The Quality Policy will be pursued through the identification of consistent and specific quality objectives, regularly updated during the quality management system reviews executed by the General Management.
General Manager
Emilia Tentori
Codice di Condotta - Semplice S.p.A.
Testo approvato dal Consiglio di Amministrazione della società Semplice S.p.A. nella seduta del 26 Gennaio 2012
1. Principi Generali
La società Semplice S.p.A. (di seguito anche “Semplice” o la “Società”) è la capogruppo di alcune società presenti in diversi paesi del mondo denominate nel suo insieme “Gruppo MFL”.
Il presente codice di condotta (di seguito anche il “Codice”) è inteso come una guida e un supporto per ogni amministratore e ogni altro dipendente della Società, al fine di aiutarlo a perseguire la missione del Gruppo MFL.
A tal proposito, la Società si impegna a:
garantire la diffusione del Codice
garantire l’aggiornamento del Codice
fornire un supporto informativo in caso di dubbi di interpretazione del Codice
garantire che chiunque segnali violazioni del Codice in buona fede non sia soggetto ad alcuna forma di ritorsione
adottare provvedimenti sanzionatori che siano equi e commisurati al tipo di violazione e che tali sanzioni siano applicate in modo coerente a tutti i destinatari del Codice
controllare periodicamente il rispetto del Codice.
2. Guida all’utilizzo del Codice
Descrizione del Codice
Il Codice è un documento approvato dalla direzione della Società che riassume i principi di condotta negli affari e di comportamento etico per gli amministratori e i dipendenti della Società stessa.
Destinatari del Codice
Il Codice si applica a tutti i dipendenti della Società che agiscono in nome e per conto della stessa.
Sono altresì tenuti al rispetto del Codice tutti coloro che intrattengono rapporti di lavoro e/o collaborazione con la Società.
Reperibilità del Codice
Il Codice viene consegnato a tutti i dipendenti e viene affisso nelle bacheche aziendali.
Copia del Codice può essere richiesta anche all’ufficio amministrativo.
Eventuali modifiche al Codice saranno rese disponibili nelle modalità sopra riportate.
3. Condotta negli affari
La Società, come del resto tutte le società del Gruppo MFL, non tollerano che l’utilizzo di strumenti quali la corruzione e l’estorsione possano essere usati in nessuna situazione, nemmeno per incrementare gli affari o per acquisire nuovi ordini dai clienti.
Le relazioni con i partner della Società (clienti, fornitori, banchieri e autorità etc..) devono essere basate sull’onestà e la legalità.
La direzione della Società non accetterà che alcuno dei suoi dipendenti sia attivamente o passivamente coinvolto in fenomeni di corruzione o che supporti qualsiasi azione che possa essere sospettata di corruzione.
I dipendenti della Società prima di instaurare rapporti di affari con terzi devono verificare le informazioni disponibili sulle potenziali controparti (clienti e fornitori) al fine di appurare la loro rispettabilità e la legittimità della loro attività.
In particolare, la selezione dei fornitori, collaboratori esterni, la scelta degli acquisti dei beni, merci e servizi devono avvenire secondo i principi del presente Codice e delle procedure interne adottate dalla Società utilizzando la forma scritta.
Nei rapporti con i fornitori sono vietate dazioni, regalie, benefici (sia diretti che indiretti), omaggi, atti di cortesia e di ospitalità finalizzati ad ottenere un trattamento di favore; le c.d. regalie d’uso (intendendosi tali quei doni che la prassi esige scambiarsi in occasione di particolari festività come, ad esempio, quelle natalizie) se praticate per consuetudine, dovranno sposare il duplice requisito di tenuità (ovvero modico valore simbolico) e di eguaglianza (ovvero parità di costo nella scelta del dono per tutti i fornitori).
In ogni caso, è vietata ogni regalia effettuata su iniziativa personale o attingendo da denari propri o non preventivamente adibiti a tale scopo; consegue un onere imprescindibile di documentazione delle spese effettuate e rendiconto trasparente delle stesse.
La Società vuole altresì garantire la piena soddisfazione delle esigenze dei propri clienti anche al fine di creare un solido rapporto ispirato a valori di correttezza, lealtà, efficienza e professionalità, assicurando rapporti improntati al rispetto della legge.
A tale scopo, è necessario che:
i clienti siano adeguatamente informati su quanto posto in essere nell’espletamento delle attività svolte in loro favore;
ai clienti non siano promessi, in alcun modo, risultati che non attengono alla responsabilità della Società;
ai clienti non siano consigliate e/o proposte azioni o comportamenti contrari alle leggi;
donazioni, contributi, compensi, rimborsi spese e qualunque altra forma di rapporto economico con i clienti sia instaurato nella massima trasparenza e nel rispetto dello statuto e della legislazione vigente.
4. Dipendenti
L’integrità morale è un dovere costante di tutti coloro che lavorano per la Società e caratterizza i comportamenti di tutta la propria organizzazione.
Rapporti tra i vertici della Società
L’attività degli organi sociali è improntata al pieno rispetto delle regole sancite dallo statuto della Società e dalla legislazione vigente nazionale e comunitaria.
I soggetti nominati a funzioni amministrative sono tenuti:
a impegnarsi attivamente affinché la Società possa trarre beneficio dalle loro specifiche competenze;
a denunciare tempestivamente qualsiasi situazione di conflitto d’interesse che li veda coinvolti;
alla riservatezza delle informazioni acquisite nello svolgimento del proprio mandato.
Gli organi sociali sono tenuti alla piena collaborazione ed informazione reciproca, al fine di promuovere il coordinamento ed il perseguimento di finalità di aziendali.
In particolare, devono ottemperare agli obblighi di riservatezza svolgendo i propri incarichi con piena fedeltà verso la Società, nei cui confronti hanno il dovere di operare con completa trasparenza al fine di consentire la ricostruzione di tutte le operazioni che pongono in essere.
Rapporti tra dipendenti
I rapporti tra i lavoratori dipendenti della Società sono improntati a valori di civile convivenza e si svolgono nel rispetto dei diritti e della libertà delle persone e dei principi fondamentali che affermano la pari dignità sociale senza discriminazioni per ragioni di nazionalità, lingua, sesso, razza, credo religioso, appartenenza politica e sindacale e condizioni fisiche o psichiche.
I dipendenti della Società si impegnano ad osservare il principio di solidarietà considerando più importante il rispetto dei valori giuridici rispetto al perseguimento di obiettivi personali.
I dipendenti della Società, seppur gerarchicamente organizzati, devono inoltre osservare ed applicare i principi di diligenza, onestà ed uguaglianza, promuovendo la collaborazione reciproca, favorendo la creazione di un ambiente lavorativo idoneo alla tutela della persona e del lavoratore tanto dal punto di vista professionale quanto da quello relazionale.
In particolare, ogni responsabile è tenuto ad esercitare i suoi poteri con obiettività ed equilibrio curando la crescita professionale dei propri collaboratori e il miglioramento delle condizioni di lavoro.
Il personale partecipa alle iniziative formative garantendo impegno, professionalità e spirito di partecipazione.
I dipendenti sono, infine, chiamati ad ottemperare a tutte le prescrizioni enunciate dal contratto collettivo che li riguarda, nonché a tutte le prescrizioni sindacali inerenti il comportamento da tenere, informando con tempestività i propri responsabili diretti dell’insorgenza di dinamiche che possono interferire sulla corretta gestione dell’attività lavorativa.
Rapporti tra vertici della Società e dipendenti
I vertici della Società sono tenuti ad un esercizio equilibrato dei propri poteri nei confronti dei dipendenti, nel rispetto della persona e della propria dignità.
In ogni caso, i vertici di Semplice S.p.A. non devono abusare della propria posizione sia nella selezione del personale dipendente (momento che deve svolgersi su base esclusivamente meritocratica, nel rispetto delle procedure adottate dalla Società e/o delle leggi vigenti), sia durante l’esecuzione del rapporto di lavoro.
I vertici della Società devono dare disposizioni sempre e solo conformi alla legge ed ai principi del Codice e devono astenersi da qualunque condotta vessatoria e/o intimidatoria volta a far violare i suddetti principi al personale dipendente.
Dall’altra parte, i dipendenti sono tenuti al rispetto delle direttive impartite loro dai vertici di Semplice S.p.A. ed alla loro diligente esecuzione, a patto che gli ordini stessi non risultino palesemente in contrasto con le leggi vigenti e/o con i principi del presente Codice; essi devono, inoltre, segnalare eventuali situazioni in contrasto con le leggi vigenti e/o con i principi del presente Codice.
Rapporti tra vertici della Società, dipendenti ed Organismo di Vigilanza
Tanto i vertici della Società quanto i dipendenti sono tenuti a recepire e prestare attenzione a tutte le direttive e le comunicazioni dell’Organismo di Vigilanza (le cui funzioni e responsabilità sono meglio individuate nella Parte Generale del Modello Organizzativo adottato dalla Società), attenendosi scrupolosamente alle indicazioni fornite.
I destinatari sono, altresì, tenuti a segnalare all’Organismo di Vigilanza ogni situazione, condotta, evento, circostanza che indichi una violazione (anche presunta) in ordine ai reati di cui al D. Lgs. n. 231/01.
I rapporti con le istituzioni pubbliche, o con i parenti ed affini degli stessi, nel rispetto di quanto previsto dal Modello Organizzativo implementato dalla Società, devono avvenire in modo tale da non poter essere interpretati come finalizzati ad acquisire indebiti vantaggi per la Società stessa.
A tal proposito, eventuali richieste o offerte di denaro o di favori di qualunque tipo che possano essere interpretati come eccedente le normali pratiche commerciali o di cortesia, o comunque rivolte ad acquisire trattamenti di favore nella conduzione di qualsiasi operazione riconducibile all’attività sociale formulate indebitamente a coloro, o da coloro, che operano per conto della Società nel contesto di rapporti con la Pubblica Amministrazione devono essere portate immediatamente a conoscenza dell’Organismo di Vigilanza per l’assunzione dei provvedimenti conseguenti.
Tutti i dipendenti sono quindi tenuti a:
leggere e sottoscrivere il Codice;
adottare azioni e comportamenti coerenti con il Codice;
segnalare tempestivamente e in buona fede eventuali violazioni al Codice al diretto superiore o al rappresentante per il l’attuazione del Codice;
consultare l’ufficio amministrativo ovvero il managememt della Società per ottenere chiarimenti sull’interpretazione del Codice;
cooperare, ove richiesto, alle attività di auditing sul funzionamento del Codice;
formulare eventuali segnalazioni anonime di violazione del presente Codice nell’apposita cassetta per le denunce anonime.
5. Salute e sicurezza sul posto di lavoro e privacy
La Società riconosce la salute e la sicurezza sul posto di lavoro come diritto fondamentale dei dipendenti.
I dipendenti ed i collaboratori sono una risorsa indispensabile per il successo della Società e, pertanto, la stessa tutela e promuove il valore delle risorse umane, allo scopo di migliorare e accrescere l’esperienza e il patrimonio delle competenze possedute da ciascun collaboratore e garantisce condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale.
La Società adotta delle politiche di salute e sicurezza sul lavoro conformi a quanto previsto dalla legislazione vigente. Tali politiche sono fondate su misure preventive, individuali e collettive, al fine di ridurre al minimo i potenziali rischi sul luogo di lavoro.
La Società promuove inoltre la cultura della prevenzione degli incidenti tramite corsi di formazione e informazione.
Nel rispetto della legislazione vigente, la Società si impegna alla tutela della privacy in merito alle informazioni attinenti la sfera privata e le opinioni di ciascuno dei propri lavoratori e, più in generale, di quanti interagiscono con la Società stessa.
In particolare, il rispetto della dignità del lavoratore dovrà essere assicurato anche attraverso il rispetto della privacy nella corrispondenza e nelle relazioni interpersonali tra il personale, attraverso il divieto di interferenze in conferenze o dialoghi e attraverso il divieto di intromissioni o forme di controllo che possano ledere la personalità.
6. Rapporti con la collettività e l’ambiente
La Società è consapevole degli effetti della propria attività sul contesto territoriale di riferimento, sullo sviluppo economico e sociale e sul benessere generale della collettività e pone attenzione all’importanza dell’accettazione sociale delle comunità in cui opera.
Per questo motivo, la Società intende operare nel rispetto delle comunità locali e nazionali, e contribuisce alla diffusione ed alla sensibilizzazione in tema di sviluppo sostenibile, gestendo in modo ambientalmente compatibile le proprie attività e le proprietà ad essa affidate, in considerazione dei diritti delle generazioni future.
APPENDICE
La società prende atto che con l’entrata in vigore del “Bribery Act” in data 1° luglio 2011, il Regno Unito ha modificato ed integrato la preesistente normativa in materia di corruzione e che, in particolare sono state disciplinate le fattispecie di (i) corruzione attiva verso soggetti pubblici o privati,(ii) corruzione passiva verso soggetti pubblici o privati, (iii) corruzione di un pubblico funzionario straniero e (iv) mancata prevenzione della corruzione da parte delle società.
Analogamente a quanto disposto dal D. Lgs. 231/2001, il Bribery Act prevede che la responsabilità dell’ente sussista solo qualora venga commesso un reato di corruzione da parte di un soggetto che abbia con l’ente una relazione qualificata e preesistente alla commissione del reato. La normativa, inoltre, si applica non solo alle società con sede ed ambito di attività nel Regno Unito, ma anche alle società inglesi operanti fuori dal Regno Unito, nonché alle società non inglesi attive, in tutto o in parte, nel Regno Unito, indipendentemente dal luogo in cui la società sia stata costituita e dal luogo in cui sia stato posta in essere la condotta illecita.
La Società prende atto che una siffatta previsione potrebbe avere ripercussioni in capo alle società italiane che si trovino ad intrattenere rapporti di affari nel Regno Unito, sia direttamente che per il tramite di agenti e/o consulenti, nonché per il tramite di società controllate o che semplicemente conducano un’attività commerciale di vendita o prestazioni di servizi nel Regno Unito.
In particolare, la peculiarità di detta normativa rispetto alle previsioni del D. Lgs. 231/2001 consiste nell’inserimento del reato di corruzione tra privati, fattispecie peraltro ad oggi esclusa dal perimetro dei reati presupposto di cui al D. Lgs. 231/2001.
Pertanto le misure di prevenzione da adottarsi da parte delle società italiane potenzialmente interessate dalla normativa in parola, dovranno essere rivolte ad evitare il rischio di incorrere nel menzionato reato di corruzione privata all’uopo valorizzando l’attività di supervisione dell’Organismo di Vigilanza, nonché l’implementazione di apposite procedure.
Tano detto, la Società, pur non ritenendo allo stato che le previsioni sopra indicate possano trovare applicazione nel contesto della propria attività, intende indicare nella presente appendice i principi di comportamento, per la maggior parte già identificati dai principi enunciati nel presente Codice Etico e nel Modello Organizzativo ex D. Lgs. 231/2001, ai quali ritiene che i suoi amministratori, dipendenti e collaboratori debbano conformarsi:
valutazione del rischio: conoscere e monitorare il rischio di commissione di fatti corruttivi nel settore e mercato di appartenenza;
impegno del top managment a stabilire la cultura della lotta alla corruzione all’interno dell’azienda indipendentemente dalle relative dimensioni;
attività di due diligence: conoscere i propri partner commerciali e concludere accordi reciproci per la lotta alla corruzione, conducendo le relazioni commerciali in maniera trasparente ed etica;
politiche e procedure chiare ed accessibili: applicare uniformemente le procedure aziendali attraverso controlli effettivi sulle stesse, presidiando le aree a rischio per la commissione del reato di corruzione soprattutto per ciò che riguarda le donazioni politiche e i contributi, le regalie, le spese promozionali, rispondendo negativamente alle richieste di “facilitating payments” e reagendo attivamente in caso di sospetti di episodi di corruzione;
effettiva implementazione: integrazione, in concreto, dei sistemi di controllo interni, delle politiche di selezione del personale e di remunerazione, delle comunicazioni esterne e interne e della formazione del personale;
monitoraggio e revisione: applicare controlli attraverso attività di audit e verifiche, eventualmente anche esterne, con procedure trasparenti, valutando la regolarità con cui procedere alla revisione delle procedure e policy interne.
Questo documento è di proprietà di Semplice S.p.A.; è vietata la sua diffusione o riproduzione senza autorizzazione
Código de Conducta - Mario Frigerio S.p.A.
Texto aprobado por el Consejo de Administración de la empresa Mario Frigerio S.p.A. en la reunión celebrada el 26 de enero de 2012
1. Principios Generales
La empresa Mario Frigerio S.p.A. (En lo sucesivo también denominado «Mario Frigerio» o la «Empresa») es una empresa que forma parte del grupo MFL (el «Grupo MFL»), presente en varios países del mundo.
El presente código de conducta (en lo sucesivo también denominado el «Código») pretende ser una guía y un apoyo para todos los directores y otros empleados de la Empresa para ayudarles a perseguir la misión del Grupo MFL.
Para este fin, la Empresa se compromete a:
garantizar la difusión del Código
garantizar la actualización del Código
proporcionar apoyo informativo en caso de dudas sobre la interpretación del Código
garantizar que cualquier persona que denuncie de buena fe las infracciones del Código no sea objeto de ninguna forma de represalia
adoptar sanciones justas y proporcionales al tipo de infracción y que dichas sanciones se apliquen de forma coherente a todos los destinatarios del Código
controlar periódicamente el cumplimiento del Código.
2. Guía para el uso del Código
Descripción del Código
El Código es un documento aprobado por la dirección de la Empresa que resume los principios de conducta empresarial y comportamiento ético de los directores y empleados de la Empresa.
Destinatarios del Código
El Código se aplica a todos los empleados de la Empresa que actúan en nombre y por cuenta de la misma.
Todos los que tienen una relación de trabajo y/o colaboración con la Empresa también están obligados a cumplir el Código.
Disponibilidad del Código
El Código se entrega a todos los empleados y se publica en los tablones de anuncios de la Empresa.
También se puede solicitar un ejemplar del Código en la oficina administrativa de la Empresa.
Cualquier modificación del Código se dará a conocer de la manera indicada anteriormente.
3. Conducta empresarial
La Empresa, así como todas las empresas del Grupo MFL, no tolerará el uso de herramientas como el soborno y la extorsión en ninguna situación, ni siquiera para aumentar el negocio o adquirir nuevos pedidos de los clientes.
Las relaciones con los socios de la Empresa (clientes, proveedores, banqueros y autoridades, etc.) deben basarse en la honestidad y la legalidad.
La dirección de la Empresa no aceptará que ninguno de sus empleados esté implicado activa o pasivamente en algún tipo de corrupción o que apoye cualquier acción que pueda ser sospechosa de corrupción.
Antes de establecer relaciones comerciales con terceros, los empleados de la Empresa deben comprobar la información disponible sobre las posibles contrapartes (clientes y proveedores) para cerciorarse de su respetabilidad y de la legitimidad de sus actividades.
En particular, la selección de proveedores, colaboradores externos, la elección de las compras de bienes, mercancías y servicios debe realizarse de acuerdo con los principios de este Código y los procedimientos internos adoptados por la empresa de forma escrita.
En las relaciones con los proveedores, está prohibido dar regalos, gratificaciones, beneficios (tanto directos como indirectos), obsequios, actos de cortesía y hospitalidad destinados a obtener un trato de favor. Los regalos habituales (es decir, aquellos regalos que la práctica obliga a intercambiar con motivo de determinadas festividades como, por ejemplo, la Navidad), si se practican de forma habitual, deberán cumplir el doble requisito de tenuidad (es decir, un valor simbólico modesto) e igualdad (es decir, un coste igual en la elección del regalo para todos los proveedores).
En cualquier caso, está prohibida cualquier donación realizada por iniciativa personal o con dinero propio o que no haya sido previamente asignada a ese fin; esto implica la obligación ineludible de documentar y comunicar los gastos de forma transparente.
La Empresa, además, quiere garantizar la plena satisfacción de las necesidades de sus clientes, con el fin de crear una relación sólida inspirada en valores de equidad, lealtad, eficiencia y profesionalidad, asegurando relaciones basadas en el respeto a la ley.
Para ello, es necesario que:
los clientes estén adecuadamente informados de lo que se hace en el desempeño de las actividades a su favor;
no se prometa a los clientes, en ningún caso, resultados que no sean responsabilidad de la Empresa;
no se aconseje ni se proponga a los clientes realizar acciones o comportamientos contrarios a la ley;
Las donaciones, contribuciones, cuotas, reembolso de gastos y cualquier otra forma de relación económica con los clientes se establecerá con la máxima transparencia y de acuerdo con los estatutos y la legislación vigente.
4. Empleados
La integridad moral es un deber constante de todos los que trabajan para la Empresa y caracteriza el comportamiento de toda su organización.
Relaciones entre la alta dirección de la Empresa
La actividad de los órganos sociales se basa en el pleno cumplimiento de las normas establecidas en los estatutos de la empresa y en la legislación nacional y comunitaria aplicable.
Las personas nombradas para funciones administrativas están obligadas:
a comprometerse activamente para que la Empresa pueda beneficiarse de sus competencias específicas;
a informar rápidamente de cualquier situación de conflicto de intereses en la que estén involucrados;
a la confidencialidad de la información adquirida en el ejercicio de sus funciones.
Los órganos sociales están obligados a la plena colaboración e información recíproca, con el fin de promover la coordinación y la consecución de los objetivos corporativos.
En particular, deben cumplir con las obligaciones de confidencialidad desempeñando sus funciones con plena lealtad a la Empresa, hacia la que tienen el deber de operar con total transparencia para permitir la reconstrucción de todas las operaciones que realizan.
Relaciones entre los empleados
Las relaciones entre los empleados de la Empresa se basan en valores de convivencia civil y se llevan a cabo respetando los derechos y la libertad de las personas y los principios fundamentales que afirman la igualdad de la dignidad social sin discriminación por razones de nacionalidad, lengua, sexo, raza, creencias religiosas, afiliación política y sindical y condiciones físicas o mentales.
Los empleados de la Empresa se comprometen a observar el principio de solidaridad, considerando el respeto de los valores legales más importante que la búsqueda de objetivos personales.
Los empleados de la Empresa, aunque estén organizados jerárquicamente, también observarán y aplicarán los principios de diligencia, honestidad e igualdad, promoviendo la cooperación mutua, favoreciendo la creación de un ambiente de trabajo adecuado para la protección de la persona y del trabajador tanto desde el punto de vista profesional como relacional.
En particular, cada directivo debe ejercer sus competencias con objetividad y equilibrio, velando por el crecimiento profesional de sus colaboradores y la mejora de las condiciones de trabajo.
Los empleados participan en las iniciativas de formación, garantizando el compromiso, la profesionalidad y el espíritu de participación.
Por último, los empleados están obligados a cumplir con todas las disposiciones establecidas en el convenio colectivo que les concierne, así como con todas las disposiciones sindicales relativas a la conducta a mantener, informando puntualmente a sus responsables directos de la aparición de dinámicas que puedan interferir en la correcta gestión de las actividades laborales.
Relaciones entre la alta dirección de la Empresa y los empleados
La alta dirección de la empresa está obligada a ejercer sus poderes de forma equilibrada hacia los empleados, en el respeto de la persona y de su dignidad.
En cualquier caso, la alta dirección de Mario Frigerio S.p.A. no debe abusar de su posición ni en la selección de los empleados (que debe llevarse a cabo sobre una base exclusivamente meritocrática, de acuerdo con los procedimientos adoptados por la empresa y/o las leyes vigentes), ni durante la ejecución de la relación laboral.
La alta dirección de la empresa debe dar siempre y únicamente instrucciones que se ajusten a la ley y a los principios del Código, y debe abstenerse de cualquier conducta vejatoria y/o intimidatoria que tenga como objetivo hacer que los empleados incumplan los principios mencionados.
Por otra parte, los empleados están obligados a respetar las directivas que les imparta la alta dirección de Mario Frigerio S.p.A. y a ejecutarlas con diligencia, siempre que las órdenes no sean manifiestamente contrarias a las leyes vigentes y/o a los principios del presente Código; asimismo, deben denunciar cualquier situación contraria a las leyes vigentes y/o a los principios del presente Código.
Relaciones entre la alta dirección de la empresa, los empleados y el Organismo de Supervisión
Tanto la alta dirección de la Empresa como los empleados están obligados a conocer y prestar atención a todas las directrices y comunicaciones del Organismo de Supervisión (cuyas funciones y responsabilidades están mejor identificadas en la Sección General del Modelo Organizativo), cumpliendo escrupulosamente con las indicaciones proporcionadas.
Asimismo, los Destinatarios están obligados a comunicar al Organismo de Supervisión cualquier situación, conducta, hecho o circunstancia que indique una violación (incluso presunta) de los delitos contemplados en el D.Leg. N.º 231/01.
Las relaciones con las instituciones públicas, o con sus familiares y allegados, en cumplimiento de lo dispuesto en el Modelo Organizativo implantado por la Empresa, deberán realizarse de forma que no puedan interpretarse como dirigidas a la adquisición de ventajas indebidas para la propia Empresa.
En este sentido, cualquier solicitud u ofrecimiento de dinero o de favores de cualquier tipo que pueda interpretarse como una extralimitación de las prácticas comerciales normales o de la cortesía, o en cualquier caso dirigida a adquirir un trato de favor en la realización de cualquier operación relacionada con los negocios de la Empresa indebidamente formulada a quienes, o por quienes, trabajan en nombre de la Empresa en el marco de las relaciones con la Administración Pública, será inmediatamente puesta en conocimiento del Organismo de Supervisión para la adopción de las medidas consiguientes.
Por lo tanto, todos los empleados están obligados a:
leer y firmar el Código;
adoptar acciones y comportamientos coherentes con el Código;
informar rápidamente y de buena fe de cualquier violación del Código a su supervisor inmediato o al representante de la aplicación del Código;
consultar con el Departamento de Administración para aclarar la interpretación del Código;
cooperar, cuando se le solicite, en las actividades de auditoría sobre el funcionamiento del Código;
denunciar anónimamente cualquier violación del presente Código en el buzón de denuncias anónimas.
5. Salud y seguridad en el trabajo y privacidad
La Empresa reconoce que la salud y la seguridad en el trabajo son un derecho fundamental de los empleados.
Los empleados y colaboradores son un recurso indispensable para el éxito de la Empresa y, por lo tanto, la Empresa protege y promueve el valor de los recursos humanos, con el fin de mejorar y aumentar la experiencia y las habilidades que posee cada colaborador y garantiza condiciones de trabajo que respetan la dignidad individual.
La empresa adopta políticas de salud y seguridad en el trabajo en cumplimiento de las disposiciones de la legislación vigente. Estas políticas se basan en medidas preventivas, tanto individuales como colectivas, para minimizar los riesgos potenciales en el lugar de trabajo.
La Empresa también promueve una cultura de prevención de accidentes mediante cursos de formación e información.
En cumplimiento de la legislación vigente, la Empresa se compromete a proteger la privacidad de la información relativa a la esfera privada y a las opiniones de cada uno de sus trabajadores y, en general, de quienes se relacionan con la Empresa.
En particular, el respeto de la dignidad del trabajador se garantizará también mediante el respeto de la intimidad en la correspondencia y en las relaciones interpersonales entre el personal, mediante la prohibición de interferencias en las conferencias o diálogos y mediante la prohibición de intrusiones o formas de control que puedan perjudicar la personalidad.
6. Relaciones con la comunidad y el medio ambiente
La Empresa es consciente de los efectos de su actividad en el contexto territorial de referencia, en el desarrollo económico y social y en el bienestar general de la comunidad y presta atención a la importancia de la aceptación social de las comunidades en las que opera.
Por ello, la Empresa se propone actuar con respeto a las comunidades locales y nacionales, y contribuye a la difusión y sensibilización del desarrollo sostenible, gestionando sus actividades y las propiedades que se le confían de forma compatible con el medio ambiente, teniendo en cuenta los derechos de las generaciones futuras.
APÉNDICE
La Empresa reconoce que con la entrada en vigor de la «Bribery Act» el 1° de julio de 2011, el Reino Unido modificó y complementó la legislación preexistente en materia de soborno y corrupción y que, en particular, se han regulado los delitos de (i) corrupción activa a personas públicas o privadas,(ii) corrupción pasiva a personas públicas o privadas, (iii) corrupción de un funcionario público extranjero y (iv) incumplimiento por parte de las empresas de la obligación de evitar la corrupción.
De forma similar a las disposiciones del D.Leg. 231/2001, la «Bribery Act» establece que la responsabilidad de la entidad solo existe si un delito de cohecho es cometido por una persona que tiene una relación cualificada con la entidad que existía antes de que se cometiera el delito. Además, la legislación se aplica no solo a las empresas con domicilio social y ámbito de actividad en el Reino Unido, sino también a las empresas inglesas que operan fuera del Reino Unido, así como a las empresas no inglesas que operan, total o parcialmente, en el Reino Unido, independientemente del lugar en el que se haya constituido la empresa y del lugar en el que haya tenido lugar la conducta ilícita.
La Empresa reconoce que dicha disposición podría tener repercusiones en las empresas italianas que mantienen relaciones comerciales en el Reino Unido, ya sea directamente o a través de agentes y/o consultores, así como a través de filiales o simplemente realizando una actividad comercial de venta o prestación de servicios en el Reino Unido.
En particular, la peculiaridad de esta legislación en comparación con las disposiciones del D.Leg. 231/2001 consiste en la inclusión del delito de corrupción entre particulares, un delito que actualmente está excluido del ámbito de los delitos subyacentes en virtud del D.Leg. 231/2001.
Por lo tanto, las medidas de prevención a adoptar por las empresas italianas potencialmente afectadas por la legislación en cuestión estarán dirigidas a evitar el riesgo de incurrir en el citado delito de soborno privado, potenciando para ello la actividad de supervisión del Organismo de Supervisión, así como la aplicación de procedimientos específicos.
Dicho esto, aunque la Empresa no cree actualmente que las disposiciones anteriores puedan aplicarse en el contexto de su propia actividad, pretende indicar en este anexo los principios de conducta, en su mayor parte ya identificados por los principios establecidos en este Código Ético y en el Modelo Organizativo de conformidad con el D.Leg. 231/2001, que considera que deben cumplir sus directivos, empleados y colaboradores:
evaluación del riesgo: conocer y controlar el riesgo de comisión de actos de corrupción en el sector y el mercado al que pertenecen;
compromiso del top managment para establecer una cultura anticorrupción en la Empresa, independientemente de su tamaño;
actividades de due diligence: conocer a los socios comerciales y celebrar acuerdos recíprocos de lucha contra la corrupción, llevar a cabo las relaciones comerciales de forma transparente y ética;
políticas y procedimientos claros y accesibles: aplicar uniformemente los procedimientos de la empresa mediante controles efectivos sobre los mismos, vigilar las áreas de riesgo de comisión del delito de corrupción, especialmente en lo que se refiere a donaciones y contribuciones políticas, regalos, gastos de promoción, responder negativamente a las solicitudes de «facilitating payments» y reaccionar activamente en caso de sospecha de episodios de corrupción;
implementación efectiva: integrar, en la práctica, los sistemas de control interno, las políticas de selección y remuneración del personal, la comunicación externa e interna y la formación del personal;
seguimiento y revisión: aplicación de controles mediante audit y verificaciones, posiblemente también externas, con procedimientos transparentes, evaluando la regularidad con la que revisar los procedimientos y políticas internas
Este documento es propiedad de Mario Frigerio S.p.A.; no puede ser distribuido ni reproducido sin autorización
ORGANISATIONAL MANAGEMENT AND CONTROL MODEL ITALIAN LEGISLATIVE DECREE 231/2001 - MARIO FRIGERIO S.P.A.
Text approved by the Board of Directors of Mario Frigerio S.p.A. in the meeting held on 27 april 2021
DEFINITIONS
In addition to the other definitions contained in this document, the following terms with Capital Letters have the following meanings:
Sensitive Activities: corporate operations or activities where there is a risk of Crimes being committed;
Associate(s): consultants, independent contractors, business and/or financial partners, agents, representatives and, generally, third parties operating on behalf of or in the interests of Mario Frigerio S.p.A.;
Board of Statutory Auditors: the Board of Statutory Auditors of Mario Frigerio S.p.A.;
Board of Directors: the Board of Directors of Mario Frigerio S.p.A.;
Employee(s): persons who have an employment relationship with the Company, including Senior Officers and Top-Level Managers pursuant to Article 5(b) of the Decree;
Decree: Italian Legislative Decree no. 231 of 8 June 2001, as amended;
Organisation(s): the organisation(s) to which the Decree applies;
Mario Frigerio S.p.A., Mario Frigerio or Company: Mario Frigerio S.p.A.;
Model or Compliance Model: this organisational, management and control model, as laid down in Articles 6 and 7 of the Decree;
Supervisory Committee or SC: the internal body of Mario Frigerio S.p.A., vested with powers to act on its own initiative and to oversee compliance, pursuant to the provisions of the Decree;
Public Administration or PA: any Public Administration entity, including public officials and public servants;
Crimes: the crimes to which the provisions of the Decree apply, also subsequent to any amendments;
Senior Officers and Top-level Managers: persons who are representatives or hold senior executive positions in the Company, and persons who actually (de facto) manage and control the Company pursuant to Article 5(a) of the Decree.
GENERAL SECTION
1. Italian legislative decree no. 231/2001
1.1 RECIPIENT ORGANISATIONS AND THEIR ADMINISTRATIVE LIABILITY
Italian Legislative Decree no. 231 of 8 June 2001 - “Regulations governing the administrative liability of legal persons, companies and associations, both incorporated and unincorporated” - entered into force on 4 July 2001 and introduced liability of Organisations for administrative offences relating to crimes committed in their interest or to their advantage.
In the private sector, the Decree applies to incorporated companies, associations and organisations, while in the public sector it only applies to public financial corporations (specifically excluding central government, local government bodies, public non-financial corporations and bodies which perform functions of constitutional importance).
The Decree is complex and innovative because, in addition to the criminal liability of the actual offenders, it introduces liability of the Organisation for crimes committed by the offender in its interest or to its advantage.
Under Article 5 of the Decree, the Organisation is liable any time relevant crimes (specified in the Decree) are committed “in its interest or to its exclusive advantage”, by any of the following:
persons who are representatives or directors or hold senior executive positions in the Organisation or in any of its financially and operationally independent organisational units, as well as persons who actually (de facto) manage and control the Organisation (Senior Officers and Top-level Managers);
persons under the management and supervision of one of the persons in the point above.
The Organisation’s liability is defined by the legislator as administrative, even though it is prosecuted as a criminal procedure, and it is also completely separate from the liability of the actual offender. Indeed, under Article 8 of the Decree, the Organisation may be declared liable even if the actual offender cannot be prosecuted or has not been identified, or if the crime is no longer punishable on grounds other than amnesty. On the basis of the same principle, the actual offender will still be prosecuted for the crime committed even if the Organisation is charged with liability for that crime.
1.2 CRIMINAL OFFENCES
The Organisation is not liable for any and all crimes; its liability is limited to the relevant crimes listed in Articles 24, 24-bis, 24-ter, 25, 25-bis, 25-bis.1, 25-ter, 25-quater, 25-quater.1, 25-quinquies, 25-sexies, 25-septies, 25-octies, 25-novies, 25-decies, 25-undecies, 25-duodecies, 25-terdecies, 25-quaterdecies, 25-quinquiesdecies and 25-sexiesdecies of the Decree (as amended from its entry into force until now) and, more specifically:
crimes against the Public Administration (Articles 24 and 25 of the Decree, as amended[1]);
crimes against the public faith referred to in Article 25-bis, introduced into the Decree by Italian Law no. 99 of 23 July 2009, amended by Legislative Decree 125/2016[2];
crimes against industry and trade referred to in Article 25-bis.1, introduced into the Decree by Italian Law no. 99 of 23 July 2009;[3]);
corporate crimes referred to in Article 25-ter, introduced into the Decree by Italian Legislative Decree no. 61 of 11 April 2002 and by Law no. 69/2015;[4]
crimes committed for the purposes of terrorism or subverting the democratic order (Article 25-quater, introduced into the Decree by Italian Law no. 7/2003[5]);
female genital mutilation (Article 25-quater.1, introduced into the Decree by Italian Law no. 7 of 9 January 2006[6]);
crimes against the person (Article 25-quinquies, introduced into the Decree by Italian Law no. 228 of 11 August 2003[7]);
market abuse (Article 25-sexies, introduced into Italian Legislative Decree no. 231/2001 by Italian Law no. 62 of 18 April 2005[8];
crimes of manslaughter and serious or grievous bodily harm committed in breach of workplace health and safety regulations (Article 25-septies, introduced into the Decree by Italian Law no. 123 of 3 August 2007)[9];
crimes of possession of stolen goods, money laundering, self-laundering and using illegally obtained money, goods or benefits (Article 25-octies, introduced into the Decree by Article 63 of Italian Legislative Decree no. 231 of 21 November 2007[10]);
breach of copyright crimes (Article 25-novies, introduced into the Decree by Italian Law no. 99 of 23 July 2009[11]);
cybercrime (Article 24-bis, introduced into the Decree by Italian Law no. 48 of 18 March 2008[12]);
organised crime (Article 24-ter, introduced into the Decree by Italian Law no. 94 of 15 July 2009[13]);
cross-border crimes (Article 10 of Italian Law no. 146 of 16 March 2006 provides for the administrative liability of Organisations for crimes of a transnational nature laid down in that law[14]);
the crime of employing illegally resident non-EU nationals (Article 25-duodecies, introduced into the Decree by Legislative Decree 109/2012 and amended by Law 161/2017;[16]
crime of racism and xenophobia (Article 25-terdecies, introduce by Law no. 167 of 20 November 2017)[17].
the crime of corruption in the private sector, governed by the new Article 2635 of the Civil Code, today known as “Corruption in the private sector”, and by Article 2635-bis of the Civil Code, listed as “Inducement to corruption in the private sector” (Article 25-ter(1)(s-bis), introduced to the Decree by what is known as the “Anti-Corruption Law” no. 190/2012, as amended by Legislative Decree no. 38 of 15 March 2017 and Law no. 3 of 9 January 2019[18];
fraud in sporting competitions, illegal gambling or betting and games of chance using prohibited devices (Article 25-quaterdecies, introduced into the Decree by Law no. 3 of 9 January 2019[19];
illegal sale of tickets to sporting events (Article 1-sexies of Decree Law no. 28 of 24 February 2003[20];
tax crimes (Article 25-quinquiesdecies, introduced by Article 39(2) of Decree Law no. 124 of 26 October 2019, as amended by the converting Law no. 157 of 19 December 2019[21];
Smuggling (Article 25-sexiesdecies that was introduced by Legislative Decree no. 75 of 14 July 2020[22].
*
Considering the business purpose of Mario Frigerio S.p.A. and the specific characteristics of the Organisation, for the purposes of drawing up this Model, it was deemed appropriate to address only those Crimes considered relevant, without analysing theoretically conceivable offences.
In particular, for the purposes of this Model the following were considered:
Crimes committed against the Public Administration (Articles 24 and 25 of the Decree);
Corporate Crimes (Article 25-ter of the Decree);
Workplace health and safety offences (Article 25-septies of the Decree);
Environmental Crimes (Article 25-undecies of the Decree);
The crime of employing illegally resident non-EU nationals (Article 25-duodecies of the Decree); and
Tax Crimes and Smuggling (Articles 25-quinquiesdecies and 25-sexiesdecies of the Decree).
The remaining crimes have been disregarded because they are only theoretically conceivable in the Company.
For a detailed examination of the Crimes analysed, please refer to the Special Section of the Model.
1.3 SANCTIONS
The Sanctions under Article 9 of the Decree applicable to the company as a consequence of an actual or attempted criminal act described above are as follows:
fine of up to EUR 1,549,370.69 (and interim seizure);
disqualification (also applicable as an interim measure) for no less than three months and no more than two years, which in turn may consist of:
a ban on carrying out business activities;
suspension or cancellation of authorisations, licences or permits instrumental to committing the offence;
a ban on obtaining government contracts;
exclusion from or termination of incentives, funding, contributions or other subsidies;
a ban on advertising goods and services;
confiscation (and interim seizure);
publication of ban on carrying out business activities.
1.4 EXEMPTION OF ORGANISATIONS FROM ADMINISTRATIVE LIABILITY
Under Articles 6 and 7 of the Decree, the Organisation is not liable for Crimes committed by Top-level Managers and Employees if it can prove that it has adopted and effectively implemented adequate organisation, management and control models to prevent the occurrence of these criminal offences. In this regard, the system involves setting up an internal control body appointed to supervise the actual effectiveness of the Model.
According to these provisions, the Organisation cannot be held liable pursuant to the Decree if it can prove that:
its management body has adopted and effectively implemented adequate organisation, management and control models to prevent the crime that was committed, prior to its commission;
an internal body vested with the powers to act on its own initiative and to monitor compliance (the Supervisory Committee) has been set up to assure the functioning and observance of the models and to keep them updated;
the offenders fraudulently circumvented the organisation and management models;
the Supervisory Committee exercised adequate controls.
The Decree also specifies that the organisation and management models must comply with the following requirements (Article 6(2) of the Decree):
identify the activities in relation to which the Crimes may be committed;
envisage specific procedures to schedule training and implement the resolutions of the Organisation concerning Crimes to be prevented;
determine appropriate methods for managing financial resources to prevent crimes from being committed;
provide for the obligation of disclosure to the Supervisory Committee;
introduce an appropriate disciplinary system to sanction non-compliance with the measures specified in the Model;
If the Organisation can prove to the Courts that it had adopted and effectively implemented an adequate system of organisation, management and control to prevent the commission of a crime prior to its commission by the actual offender, then it will not be held liable. So, the Model must be prepared and the Supervisory Committee’s activities must be organised with the goal of providing that proof to the Courts. This means that Organisations must make sure their procedures fulfil the aforementioned requirements.
Therefore, de facto, the Organisation must adopt an adequate and complete Model if it wants to ensure exemption from administrative liability for crimes committed by Top-level Managers and by Employees.
2.FUNCTION OF THE MODEL
2.1 Structure and purposes of the Model
To assure legal, fair and transparent operating conditions, Mario Frigerio S.p.A. decided to adopt and implement this Model.
The Model was prepared considering the provisions of the Decree, the guidelines issued by Confindustria on 7 July 2002 (amended on 28 June 2004 and 31 March 2008), the version of the same guidelines for formulating organisational, management and control models approved by the Ministry of Justice on 21 July 2014, and, lastly, the document called “Consolidated principles for drafting compliance models and the activities of the supervisory committee, prospects for revising Legislative Decree no. 231 of 8 June 2001”, prepared jointly by the Italian banking association (ABI), the Italian National Bar Council (Consiglio Nazionale Forense), the Italian National Council of Accountants and Tax Advisers and the General Confederation of Italian Industry (“Confindustria Guidelines”, which also contain the methodological guidelines for determining the sensitive processes and the structure that should be adopted in implementing the Compliance Model.
*
In light of the general principles set forth above and in consideration of the provisions of the Guidelines, this Model comprises a “General Section” and five separate “Special Sections”, prepared according to the type of crimes covered in Italian Legislative Decree 231/2001, which are at a heightened risk of commission in the Company.
The goal of the General Section is to define the purposes of the Compliance Model and the general principles the Company uses as the benchmark for the management of its business. Each Special Section sets out to identify the rules of conduct to adopt and the preventive measures to take concerning potential offences.
The Special Section also defines the specific tasks of the Supervisory Committee in relation to each type of Sensitive Crime considered for the purposes of preparing the Compliance Model, pursuant to the Decree.
The goal of this Model, in relation to the Company's Sensitive Activities, is to create an integrated system organised into procedures/procedural principles and control activities that aim to prevent Crimes from being committed.
In particular, the Model has the purpose of:
making persons involved in “sensitive activities” aware that they may be committing an offence if they breach the procedures laid down in the Model, and that as the offender they may be held criminally liable, while the Company may be held administratively liable;
stressing that the Company strongly condemns conduct not in compliance with the law or with the Code of Ethics of Mario Frigerio S.p.A., here enclosed as Annex no. 1 (“Code of Ethics”);
enabling the Company to monitor risk activities in order to facilitate crime prevention.
The fundamental principles of this Model are:
dissemination of the rules of conduct and the procedural principles and/or procedures implemented by the Company, as well as a staff training plan covering all elements of the Model inside the Company and to all Associated Persons;
a Code of Ethics that sets out the ethical principles and general guidelines for conduct that Senior Officers and Top-level Managers, Employees and Associated Persons are required to comply with in the execution of their respective activities;
the identification of “sensitive processes” in the Company, meaning areas where there is a heightened risk of committing the crimes listed in the Decree;
the existence of consolidated procedures and/or practices that provide both general and specific information with regard to the operating methods for work activities in the identified “sensitive processes”;
a system of internal managerial proxies and powers of attorney to represent the Company externally which assures a clear allocation of duties, in keeping with the organisational structure and the management control system;
a management and control system for the Company's financial resources enabling the timely identification of any critical situations that may arise;
an appropriate disciplinary system to sanction any breaches of the Model and the Code of Ethics;
the appointment of a body in the Company (the Supervisory Committee) tasked with monitoring compliance with the Model and keeping it updated.
2.2 RECIPIENTS OF THE MODEL
The rules laid down in this Model address:
persons who are representatives or directors or hold senior executive positions in Mario Frigerio S.p.A., as well as persons who are actual or de facto managers and supervisors of Mario Frigerio S.p.A. (Top-level Managers);
employees of Mario Frigerio S.p.A. who are under the management and supervision of any person holding a senior position (Employees);
consultants, external contractors, business and/or financial partners, agents, representatives and, generally, third parties operating on behalf of or in the interest of Mario Frigerio S.p.A.. (Associated Persons);
all jointly referred to as the “Recipients”.
The parties are notified of the Model and its contents using methods that make sure these are clearly understood, as laid down in Point 6 below; therefore, the Recipients of the Model are required to strictly comply with all provisions, also in fulfilment of all the duties of fairness and diligence generated by their legal relationship with the Company.
2.3 ADOPTION OF THE MODEL
The Company intends to ensure that its Employees, Top-level Managers and anyone acting on its behalf do not commit offences that may both harm the image of the Company and lead to the application of fines and/or disqualification under the provisions of the Decree for crimes that are to the advantage or in the interest of Mario Frigerio S.p.A.
For this purpose, the Company has decided to adopt this Model, intending to introduce a system of principles and rules of conduct that must form the basis for the conduct of all persons belonging to the Company in their relations with Italian or foreign stakeholders.
2.4 AMENDMENTS TO THE MODEL
The Company adopted the Model for the first time by resolution of the Board of Directors on 26 January 2012, then amended on 10 September 2013.
It was updated to its current format by resolution of the Company’s Board of Directors on 27 APRIL 2021.
The Board of Directors may amend this Model at the proposal of and/or in consultation with the Supervisory Committee.
3. THE ORGANISATIONAL STRUCTURE OF MARIO FRIGERIO S.P.A.
3.1 INTRODUCTION
In order to identify the Sensitive Activities laid down in the Decree, it is necessary to refer to the special features and actual operations of the Organisation that intends to adopt the Model.
Therefore, it is firstly appropriate to describe the organisational structure of Mario Frigerio S.p.A., specifically referring to its operational activities and to its management and control system.
3.2 THE INTERNAL ORGANISATION OF MARIO FRIGERIO S.P.A.
3.2.1 Company Purpose
The purpose of the Company in Italy and abroad, is the manufacture, trade, import, export and representation of industrial machinery and mechanical plants and their accessories, as well as mechanical constructions in general.
The Company may also do anything else that the Board of Directors deems necessary for its operations and for the company purpose; it may also hold quotas and equity investments in other companies or enterprises that have the same or comparable company purpose or if their purpose is directly or indirectly related to the Company’s purpose.
3.2.2 Corporate governance
The Company’s governing bodies are:
the General Meeting;
the Board of Directors;
the Chairman;
the Board of Statutory Auditors.
3.2.2.1 General Meeting
The General Meeting can be ordinary or extraordinary pursuant to the law.
The Ordinary Annual General Meeting must be convened at least once a year, within one hundred and twenty days from the closure of the financial year.
The Extraordinary General Meeting may be convened whenever deemed appropriate by the Board of Directors or under the circumstances required by law.
The Meeting quorum and resolutions passed are governed by Articles 2368 and 2369 of the Italian Civil Code.
3.2.2.2. Board of Directors
The Board of Directors is fully empowered for all ordinary and extraordinary governance, with no exceptions whatsoever, since it is mandated with all the powers that are not expressly reserved for the General Meeting by law or by the Articles of Association. The Board of Directors may delegate some or all of its powers to one or more directors and may appoint one or more directors as CEOs, establishing the limits of their powers and corresponding remuneration. The Board of Directors may appoint general managers, and grant powers of attorney “ad negotia” for single acts or categories thereof, establishing their powers and recompense. The Company is represented, before third parties and the courts, by the Chairman of the Board of Directors, the Vice Chairmen, and the CEOs, where appointed, within the limits of the powers conferred upon them.
3.2.2.3 Chairman
The Chairman of the Board of Directors is fully empowered for the Company’s day-to-day management, exercised with free and several signature.
3.2.2.4 The Board of Statutory Auditors
The Board of Statutory Auditors is composed of three statutory members and two deputy members, appointed pursuant to the law. The Auditors remain in office for three financial years and their office expires on the date of the Meeting convened to approve the financial statements relative to the last financial year of their office.
3.3 General principles of the organisation and control system
This Compliance Model constitutes an extension to the management and control system already in force in the Company and was adopted with the goal of providing reasonable assurance of achieving the corporate objectives of compliance with laws and regulations, of guaranteeing reliable financial information and of protecting the Company assets.
3.3.1 Organisational system and separation of roles
The Company’s organisational system must meet the following requirements:
clarity, formalisation and communication, with special reference to attributing liability, to defining the hierarchy and to assigning operational activities;
separation of roles, thereby clearly defining operational processes in order to avoid functional overlap and, more importantly, to avoid concentrating activities with a high degree of criticality or potentially heightened risk in a single person.
3.3.2 Powers
Powers are delegated both for internal authority, which forms the basis of the Company's decision-making processes for activities to implement and for representation, namely to sign deeds or documents intended for third parties and that bind the Company to them, also in economic terms.
Powers must:
be defined and formally delegated by the Board of Directors;
be consistent with the responsibilities and tasks delegated and with the positions covered by the proxies within the organisational structure;
include limits to exercising those powers consistent with the assigned roles, paying special attention to powers of expenditure and authority and/or signatory powers for transactions and deeds that are considered within the company to be “at risk”;
be updated in line with changes in the company organisation.
3.3.3 Operational procedures
The Company’s operational activities and processes, as described above, are supported by (formalised) general and specific principles of conduct and/or internal procedures also by means of the system of proxies, which reflect the following requirements:
regulation of the methods used in carrying out activities;
definition of responsibilities for activities, in compliance with the principle of keeping the roles of the person initiating the decision-making process separate from the person who actually puts it into practice, and from the person who controls it;
traceability of deeds and operations in general through appropriate documentary records that certify the characteristics and justifications of the activities implemented and identify the various persons involved in the operation (authorisation, implementation, recording, checking);
adoption of specific control mechanisms (also using external consultants) that guarantee the integrity and completeness of the data managed and the information exchanged in and outside the company structure.
3.3.4 Control and monitoring
A number of persons and bodies are involved in control and monitoring, and they include: the Board of Directors, the Board of Statutory Auditors, external consultants and the Supervisory Committee and, more generally, the Company staff, and represent a fundamental element of the company's day-to-day activities.
The controls carried out by these persons are defined in consideration of the following activities:
supervision of the correct administration of the Company, the organisation’s adequacy and compliance with the law and with the Articles of Association;
internal auditing, in order to detect inconsistencies and breaches of the proxy system and/or of the procedures;
external auditing, in order to check the regularity of the company accounts and financial statements in compliance with the applicable accounting principles.
3.3.5 Traceability
Every operation and/or activity must be appropriately recorded. It must be possible to monitor ex-post the process of decision-making and/or authorisation and/or execution of activities, also through appropriate documentary records (hard copies and/or electronic) and, at any rate, which records may be deleted or destroyed and the methods used for this purpose must be accurately governed.
*
The Company considers that the foregoing principles are consistent with the instructions given in the Guidelines issued by Confindustria and are also reasonably suitable for preventing the crimes contemplated in the Decree.
In light of the above considerations, the Company deems it essential to guarantee the correct and effective application of the aforementioned control principles in all areas of company activity and/or processes determined as having the potential risk of offence, during the mapping process.
Lastly, the Company considers that the Supervisory Committee and the Company’s representatives and their Associated Persons must be tasked with checking constant application, adequacy, consistency, and updating of the aforementioned principles.
4. METHOD USED TO IDENTIFY SENSITIVE ACTIVITIES AND TO DRAFT THE MODEL
4.1 introduction
One of the requirements of the Model, pursuant to Article 6.2(a) of the Decree is to identify the so-called “sensitive processes” or “crime-risk areas”, namely those processes and areas of company activity that could expose the Company to the risk of commission of one of the crimes expressly referred to in the Decree.
So, we analysed the company operations in the company sectors in which it is possible to commit crimes, highlighting the most relevant moments and processes.
At the same time, we investigated the underlying elements of sensitive crimes within the Company activities, in order to identify the actual conduct which, in the company context, could constitute a case of crime.
The Model was prepared byMario Frigerio S.p.A. considering both the provisions of the Decree and the Confindustria Guidelines, which inter alia, as already indicated, contain the methodological guidelines for determining the sensitive processes and the structure of the Model.
4.2 Background preparation prior to formulating the Model
Considering the provisions of the Decree, the Company rolled out a project to prepare this Model, specifically appointing external consultants with the necessary know-how for this purpose.
The drafting of the Model was preceded by a series of preparatory activities, broken down into the following steps:
1) Preliminary analysis of the company context
The goal of this step was to examine the Company's organisation and activities, based on a documentary analysis, and to examine the company processes its activities are divided into - specifically through ad hoc interviews with some members of the Board of Directors and the managers of the company functions.
2) Identification of the Sensitive Activities and “As-is analysis”
This analysis process was used to identify a series of Sensitive Activities within the Company structure, in the execution of which crimes could hypothetically be committed. Following this investigation, the next step assessed the management methods applied to Sensitive Activities, the existing control system and the compliance of the system with commonly accepted principles governing internal control.
The analysis covered the Sensitive Activities concerning the commission of the Crimes laid down in Articles
24 and 25 of the Decree (“Crimes against the Public Administration”);
25-ter of the Decree (“Corporate Crimes”);
25-septies of the Decree (“Workplace health and safety offences”);
25-undecies of the Decree (“Environmental Crimes”);
25-duodecies of the Decree (“Crime of employing foreign nationals without a valid residence permit”); and
25-quinquiesdecies and 25-sexiesdecies of the Decree (“Tax Crimes and Smuggling”).
After a careful preliminary assessment, supported both by the cycle of interviews and the documentary verification as stated above, the analysis excluded crimes not explicitly considered in the Special Sections of this Compliance Model, because although their potential commission cannot be fully excluded, their actual occurrence is only theoretically conceivable, both due to the Company's operational reality and in consideration of the elements required to commit the crimes in question (with particular reference in some cases to the psychological element of the crime).
3) “Gap analysis”
Based on the existing controls and procedures in place for Sensitive Activities and the provisions and purposes of the Decree, actions to improve the current internal control system and the essential organisational requirements for the definition of this Model were identified.
The potential risks of crime were identified for the sensitive instrumental processes and areas of activity identified, along with the possible methods for committing such crimes and the persons (employees and others) normally involved.
The results of the sensitive process mapping, the currently implemented controls (“As-is analysis”) and the identification of the weaknesses and areas of improvement in the internal control system (“Gap analysis”) are described in the documentation contained in the Company records.
*
The level of potential risk associated with each sensitive activity/process was then assessed on the basis of qualitative criteria that consider factors including:
the frequency of occurrence and/or execution of the activity described, and other relevant economic-quantitative indicators (e.g., economic value of the operations or acts implemented, number and type of persons involved, etc.);
the severity of the potential sanctions associated with the commission of one of the crimes laid down in the Decree in executing that activity;
likelihood of the hypothetical crime occurring in the operational context;
potential benefits to the Company if the hypothetical crime is committed and which could constitute a reason for company staff to commit the crime;
any precedents concerning crimes committed in Mario Frigerio S.p.A.
4.3 Drafting the Model
After the foregoing activities, the Company defined the operating principles and the “protocols” of reference to draft the Model it intends to implement, considering the
provisions of the Decree;
Code of Ethics;
Confindustria Guidelines.
In any case, any decision not to adapt the Model to some of the recommendations in the aforesaid Confindustria Guidelines shall not affect the validity of the document. In fact, the Model adopted by the Organisation must necessarily be drafted with specific reference to the Organisation’s reality, and therefore it may also deviate from the relative Confindustria Guidelines, which are general in nature.
Compliance with the Code of Ethics is an instrument that promotes the prevention of crimes within the Sensitive Activities as it represents the Company’s formal commitment to act according to transparent standards of conduct and to comply with the specific applicable laws. The regulation of the Code of Ethics aims to guarantee compliance with the principles of competition, democratic principles, respect for fair competition, and protection of a positive image. The Code of Ethics also lays down the internal rules of conduct addressed to all associated persons who respond to the Company, on a professional and ethical level, concerning their conduct in implementing the core business activities that have been identified in the Model as particularly sensitive.
Finally, the Code of Ethics expresses the principles of conduct acknowledged by Mario Frigerio S.p.A. that each Director, Employee and Associated Person is bound to strictly comply with in the execution of their activities.
5. THE SUPERVISORY COMMITTEE OF Mario Frigerio s.p.a.
5.1 structure of the supervisory committee
Under Article 6(1)(b) of the Decree, a body (the “Supervisory Committee”) vested with the powers to act on its own initiative and to monitor compliance must be assigned to supervise the functioning and observance of the Compliance model and keep it updated.
The members of the Supervisory Committee must possess subjective requirements that assure the autonomy, independence and professionalism of the committee in the execution of its activities.
Because the Supervisory Committee is vested with powers to and act on its own initiative and to monitor compliance, it must
be independent of whoever it is supervising;
not have operational duties;
be financially independent.
In consideration of the above provisions, the Supervisory Committee cannot be the Board of Directors, which has managerial powers.
The Committee must be in a high hierarchical position within the company organisation structure. This position must also be accompanied by the non-assignment of operational duties which would require participation in decision-making and managerial activities, thereby “polluting” its objectivity when judging the conduct monitored, and the adequacy of the Compliance Model.
The Company has decided that a 3-member Supervisory Committee appointed by the Board of Directors is appropriate and consistent with the foregoing, and with the company operations.
The Board of Directors has therefore decided that the Supervisory Committee that best responds to the requirements laid down in the Decree shall be composed of three (3) persons identified as follows:
one member from outside Mario Frigerio with a strong reputation of honour and professionalism, acting as Chairman of the Committee;
two members, who may be either external, with the same characteristics as the Chairman and/or in-house and/or associated persons, preferably from the following company areas:
Board of Statutory Auditors;
Finance and auditing;
Safety;
Environment.
The professionalism of the Supervisory Committee is assured by:
the specific professional competence of its members;
its entitlement to its own separate financial resources so it can appoint external consultants and draw on the specific professional services of the managers of the various company functions and of associated persons.
The Supervisory Committee reports directly to the senior operational and control management of the Company, in order to assure its full autonomy and independence in the performance of its assigned duties.
In particular, the Supervisory Committee:
reports the results of its supervision and monitoring activities to the Board of Directors;
is independently empowered to take action in its fields of competence. For this purpose, and to guarantee the continuity of the activities to verify the adequacy and suitability of the Model, the Supervisory Committee uses internal staff and/or associated persons from outside the company;
it has an annual budget for its exclusive use;
it works as a team and has its own “operating regulations” drawn up and approved by the Committee itself.
The Supervisory Committee operates within the Company, which guarantees the continuity of its activities. Aspects concerning the continuity of the Supervisory Committee's actions, including the planning and implementation methods of its monitoring activities, keeping minutes of meetings, the methods and specific contents of information flow concerning crime-sensitive processes, as well as its specific internal operational and working methods are defined in a distinct work plan issued by the Supervisory Committee.
5.2 Members of the Supervisory Committeeand their term of office
The Board of Directors appoints the Supervisory Committee through a specific resolution, and establishes its remuneration, if applicable.
In order to guarantee the requirements of being independent and self-ruling, the following are considered to be incompatible with appointments as a member of the Supervisory Committee from the time of the appointment and for the whole term of office:
being an executive and/or non-independent member of the Board of Directors of Mario Frigerio;
being an auditor of Mario Frigerio;
having close relations - as a spouse, immediate family or up to fourth removed kinship - with the aforementioned members of the Board of Directors;
carrying out operational or business functions in the Company;
maintaining significant business relations with Mario Frigerio, its subsidiaries or affiliates, or maintaining significant business relations with Company Directors who hold powers of attorney;
in the three years prior to the appointment, employment by or work for organisations with which or towards whom the crimes laid down in the Decree may potentially be committed;
having been found guilty of committing one of the Crimes (or other similar administrative offences).
Every year, the individual members of the Supervisory Committee are required to sign a declaration certifying that they continue to be independent as set forth above, and in any case, they shall immediately notify the Board of Directors and the Supervisory Committee if any conditions arise that may preclude their position.
In order to assure the effective and constant implementation of the Model, and continuity of action, the term of office is established as 3 (three) years. This may be renewed by resolution of the Board of Directors, and without prejudice to the hypotheses of automatic disqualification (including for incompatibility as above), the Board of Directors can only remove members of the Committee from office for just cause.
Members of the SC can resign from office at any time, by serving notice of at least 1 (one) month, without providing any justification.
If a member resigns from the Supervisory Committee or is automatically disqualified, the Committee shall promptly notify the Board of Directors, which shall take all decisions required in a timely manner.
The Supervisory Committee is considered expired if the majority of its members resign or are automatically disqualified. In this case, the Board of Directors shall appoint all members ex-novo.
5.3 Supervisory Committee meetings
The Supervisory Committee meets every quarter; these meetings are held in person, by videoconference or by teleconference (or a combination thereof), and in any case any time at least 1 (one) member so requires.
Directors, auditors, managers, function managers or external consultants may be asked to join the Supervisory Committee meetings if their presence is required.
The decisions of the Supervisory Committee are taken unanimously; if they are not unanimous, decisions may be taken by majority vote, and this is immediately reported to the Board of Directors.
The Supervisory Committee reports to the Board of Directors, and draws up an annual report describing all the activities undertaken during the year, the controls and audits carried out, and any update of the map of crime-sensitive processes and/or the Compliance Model.
The Supervisory Committee meetings are recorded in minutes and the Committee keeps copies of these.
In implementing its activities, the Supervisory Committee may use the services of internal or associated persons from outside the company, although they remain directly responsible for the precise fulfilment of the supervision and control obligations laid down in the Decree. Associated persons are required to comply with the obligations of diligence and confidentiality laid down for the members of the Supervisory Committee.
5.4 Functions and Powers of the Supervisory Committee
The main functions of the Supervisory Committee are to:
monitor the actual application of the Compliance Model, by preparing and implementing a supervision and control work plan/programme;
monitor adequacy of the Compliance Model, i.e., its effectiveness in preventing the Relevant Crimes;
monitor the long-term duration of the effectiveness requirements of the Compliance Model;
promote the updating of the Compliance Model, where necessary.
In particular, the Supervisory Committee has the powers to:
request information and documentation from the company management and divisions concerning the operations and acts carried out in the areas at risk of Crimes being committed;
adopt and/or implement control procedures in order to verify compliance with this Compliance Model;
make random inspections of certain operations and/or specific acts carried out in the areas at risk of Crimes being committed;
carry out investigations to identify and/or update the “sensitive processes” in which Crimes may be committed;
promote and/or develop appropriate initiatives for the dissemination, awareness and understanding of this Compliance Model, together with the relative company functions;
provide clarifications and instructions for compliance with this Compliance Model;
consult other company functions and/or external consultants in order to guarantee the effectiveness of this Compliance Model;
collect, process and store the information concerning this Compliance Model;
periodically report the implementation and operational status of this Compliance Model to the Board of Directors;
assess amendments and/or updates to be made to this Compliance Model and propose them to the Board of Directors;
use appropriate resources to develop, monitor and assess the effectiveness of this Compliance Model.
5.5 Obligation of disclosure to the Supervisory Committee
The Supervisory Committee must be promptly notified of:
any reports and/or news concerning the breach of this Compliance Model;
proceedings and/or sentences issued by criminal investigation departments or by any judicial authority concerning the actual or potential commission of any crime, in any case, the breach of this Compliance Model;
company disciplinary proceedings and/or action taken/adopted following the breach of this Compliance Model;
any proposed amendment to this Compliance Model;
any initiative concerning the prevention of Crimes or in any case the effective operation of this Compliance Model;
the system of powers of attorney to directors and any amendment thereto;
the system of company signatory powers and any amendment thereto;
reports and/or news concerning Crimes involving the Company or one of its Employees or in any case Recipients.
In particular, the Recipients are obliged to report any suspected breach of the Model to the Supervisory Committee, preferably by sending an e-mail to odv@mflgroup.com (although any other means of communication may also be used).
The Committee will act in such a way as to protect whistle-blowers who act in good faith from any retaliation, discrimination or penalisation. It shall also keep their identity confidential unless required to disclose it by law and to protect the rights of the Company or the persons involved, as well as the reputation of the whistle-blower(s).
The Supervisory Committee carefully and impartially assesses the reports received and may investigate and explore them further as it sees fit.
If the report potentially accuses (directly or indirectly) one of the members of the Supervisory Committee, or the function that member is in charge of, the Committee shall consult the accused person and then make the foregoing assessments without including that person in the assessment and decision-making process.
In addition to the reports described above, the Supervisory Committee must be immediately informed by anyone with information concerning:
requests for legal advice sent by Employees in the case of criminal proceedings being initiated for Crimes;
any measures and/or news from criminal investigation departments or any other judicial authorities that refer to investigations within the company, also against persons unknown, concerning the Crimes;
the evidence of disciplinary proceedings held and any sanctions ordered with specific reference to the Crimes, or the dismissal of any cases and the relative justifications;
any movement of money between Mario Frigerio and its subsidiaries or affiliates that is not justified by a specific arm's-length contract;
any inconsistency or irregularity found when auditing invoices issued or received by the Company.
The members of the Supervisory Committee must carry out their duties with the diligence required by the nature of the appointment, the nature of the activities carried out and their specific competencies. They are also obliged to keep the strictest confidentiality and professional privilege concerning the information they are party to in the execution of their appointment, in order to avoid any leak of confidential information. This obligation is not binding towards the Board of Directors.
6. RECRUITMENT, TRAINING AND INFORMATION
6.1 EMPLOYEES
For the purposes of implementing this Model, Mario Frigerio S.p.A. aims to guarantee that both present and future staff (Employees, Associated Persons and proxies) are suitably aware of the rules of conduct laid down herein, at different levels of detail according to their level of involvement in the Sensitive Activities.
In this light, when recruiting candidates for positions at risk, background checks must be made on any criminal records, working relations with the public administration, blood and/or marriage ties to public administration employees.
If any of the aforementioned conditions exist, the candidate in question may only be employed if the administrative management (the function of reference, if applicable) makes the necessary assessments and authorises the post.
Disclosure of this Model may be made to staff through one of the following initiatives:
hand delivery of a copy of this Compliance Model (including all annexes) with a request to sign a statement confirming receipt of the document;
display of the Model and the disciplinary code on the notice boards around the company that are accessible to everyone;
e-mail providing information, also for sending periodic updates of the Model.
The Company shall carry out all training activities for its Employees using appropriate IT tools (presentations, e-learning, etc.) that describe the contents of the Decree, its implications on company life, and an update of the main features of the adopted Model. To this end, e-mail updates are an integral part of staff training.
6.2 ASSOCIATED PERSONS
When appointing associated persons from outside the company (such as agents, consultants, etc.), if the person must deal with the Public Administration, background checks must be made on any criminal records, working relations with the public administration, blood and/or marriage ties to public administration employees.
If the person is employed by the Public Administration, the CEO will decide whether or not to confer the appointment, after making all the necessary assessments.
Associated persons shall be informed of the contents of the Model and the Company requirement for their conduct to comply with the provisions of the Decree.
To this end, contracts with associated persons, consultants, partners, suppliers etc. operating with the Public Administration or involved in performing activities at risk must:
be drawn up in writing, establishing all terms and conditions;
contain standard clauses that ensure compliance with the Decree;
contain a specific statement in which they confirm that they are aware of the regulations laid down in the Decree and undertake to act in compliance with such regulations;
contain a specific clause governing the consequences of breaching the regulations laid down in the Decree (e.g., express termination clause, penalties).
7. REQUESTS FOR INFORMATION AND REPORTING BREACHES OF THE MODEL
Anyone has the right to access formal communication links with the Supervisory Committee which operates independently and therefore cannot and must not be reached through the standard hierarchical channels.
It is necessary to distinguish information from reports.
Requests for "information" concern operational issues of understanding and use of the Model and may be sent by the applicants to the Supervisory Committee in a non-anonymous form, by e-mail.
These requests must be sent to:
the Supervisory Committee at odv@mflgroup.com.
Alternatively, in the same manner, it is possible to request an appointment with the Supervisory Committee in order to be able to communicate directly.
“Reports” refer to reports of actual or suspected Crimes or conduct that is not in line with the provisions of this Model, in other words, breaches or suspected breaches of its general principles. These must be disclosed to the Supervisory Committee using the methods specified in paragraph 5.5 above.
In this case, it is also possible to request a meeting to report to the Supervisory Committee, in a non-anonymous form, also by e-mail to the foregoing address, or by written, confidential communication addressed to the Chairperson of the Supervisory Committee.
Also, on the subject of information flows, please note the entry into force of Law no. 179 of 30 November 2017 “Provisions for the protection of whistle-blowers who report offences or irregularities which have come to their attention in the context of a public or private employment relationship”, introducing into Italian law protective measures for whistle-blowers (employees or associates) who report unlawful acts in the private sector with the addition of paragraphs 2-bis, 2-ter and 2-quater offences to Article 6 of the Decree.
To this end, every organisation undertakes to provide for:
one or more whistleblowing channels protecting the integrity of the organisation (at least one of which must use computerised methods to assure confidentiality of the identity of the whistle-blower) enabling senior officers and persons who are managed and supervised by others to submit detailed reports of conduct constituting offences under the Decree or breaches of the Model which have come to their knowledge in the performance of their duties, as long as they are based on precise and congruous facts;
all the measures required to guarantee confidentiality of the whistle-blower’s identity[23], prohibition against retaliation or discriminatory acts, whether direct or indirect (including discriminatory dismissal or a change in duties as referred to in Article 2103 of the Civil Code) towards the whistle-blower for reasons directly or indirectly connected to the disclosure; and within the disciplinary system adopted, the obligation for undertakings to provide for disciplinary sanctions against anyone infringing the measures for the protection of the whistle-blower, as well as anyone who makes false or unsubstantiated reports of violations with wilful intent or gross negligence;
In the context described above, the whistle-blower may use the Supervisory Committee's e-mail address “odv@mflgroup.com” or send written communication to the Company in a sealed envelope marked “CONFIDENTIAL”, for the attention of the Chairperson of the Supervisory Committee.
8. DISCIPLINARY SANCTIONS
8.1 GENERAL PRINCIPLES
The preparation of an effective system of sanctions, pursuant to Article 6(2)(e) of the Decree is an essential requirement of the Model for the purposes of exempting the Company from liability.
The establishment of such a system of sanctions makes the action of the Supervisory Committee efficient and guarantees the effectiveness of the Model itself.
Therefore, Mario Frigerio S.p.A. has established an appropriate system of sanctions for breach of the Model in order to guarantee its compliance, in conformity with the Disciplinary Code laid down in the applicable Italian national labour agreement (CCNL) and in compliance with the procedures laid down therein.
This disciplinary system addresses employees, management, directors, associated persons, suppliers and partners.
The application of disciplinary sanctions is also independent of the outcome of any criminal and/or civil proceedings undertaken by the judicial authorities if the conduct in question also constitutes a crime pursuant to the Decree.
For the purposes of complying with the Decree, breaches of the Model include but are not limited to any action or conduct that does not comply with the provisions of the Model and/or the principles of the Code of Ethics. This also includes failure to act or react as required by the Model, in the execution of activities where there is a risk of committing the crimes listed in the Decree.
8.2. ACTION VIS-À-VIS MIDDLE-LEVEL MANAGEMENT AND OFFICE WORKERS
If employees breach the provisions laid down in this Model, disciplinary sanctions proportionate and appropriate to the position held and to the nature and severity of the breach will be applied, without prejudice to any personal civil or criminal liability.
The sanctions which may be applied as a result of a breach of this Model include those laid down in the applicable CCNL agreement and are applied in compliance with the procedures set forth in Article 7 of Italian Law no. 300 of 20 May 1970 (Workers’ Statute) and by the CCNL agreement.
In particular, it is laid down that:
workers who negligently commit a non-serious breach of the provisions of this Model shall receive a verbal or written warning;
workers who negligently commit one or more breaches of this Model may be fined, or in more serious or repeated cases of breach, suspended from work in any case for no more than the maximum time laid down in the applicable CCNL, as established on a case-by-case basis.
The fines or suspension applied to employees include, but are not limited to the following cases:
donations of a moderate amount made without the prior authorisations required, or in breach of the provisions, if any, of this Model;
entering into consulting contracts that are not in written form and/or without the prior authorisations required;
generally, in the execution of Sensitive Activities, conduct that does not comply with the provisions of the Model or actions that are against the interests of the Company and therefore damage the Company;
workers shall be dismissed if they intentionally or through gross negligence act in serious breach of this Model, and if this conduct could conceivably constitute a Crime or in any case concretely increase the risk of committing a Crime.
Employees can be dismissed if, alone or with other persons inside or outside the Company, they are involved in actions that include, but are not limited to:
making donations to persons of a more than a moderate amount, over and above any limits established in proxies granted to them and/or in company processes and/or not complying with the specifications in this Model or in the Code of Ethics;
making payments in cash or in kind over and above any cases strictly established in proxies granted to them and/or in company processes and/or not complying with the specifications in this Model or in the Code of Ethics;
forging documents and/or making false statements for the purpose of proving their compliance and/or that of other employees with the law and/or this Model.
8.3. ACTION VIS-À-VIS TOP-LEVEL MANAGEMENT
If managers breach the provisions laid down in this Model, disciplinary sanctions proportionate and appropriate to the position they hold and to the nature and severity of the breach will be applied, in conformity with the National Collective Bargaining Agreement for Managers and the civil regulations in force.
8.4. ACTION VIS-À-VIS DIRECTORS
If Company directors breach the laws in force or do not comply with the internal procedures laid down in the Model and/or the Code of Ethics, the Supervisory Committee shall notify the Board of Directors, which will take the necessary action laid down in the applicable laws.
8.5. ACTION VIS-À-VIS ASSOCIATED PERSONS OR BUSINESS PARTNERS
If Associated Persons or Business Partners breach this Model, depending on the severity of the breach, the Supervisory Committee, together with the Board of Directors, shall decide whether or not to terminate the relationship and shall impose the applicable sanction laid down in any specific clauses of the contract. Such clauses can also entitle the Company to terminate the contract and/or demand payment of penalties.
9. PERIODIC AUDITS
Supervisory activities are carried out continuously by the SC to:
verify the effectiveness of the Model (in other words, the consistency between the conduct of the recipients and the provisions of the Model itself);
periodically assess the adequacy of the principles of conduct laid down in this Model and/or the procedures adopted and/or the system of proxies which govern the activities at risk with the requirement to prevent the crimes laid down in the Decree; and
update the Model as required.
The control system aims to:
ensure that the operational methods satisfy statutory requirements;
identify any areas requiring corrective actions and/or improvements and verify the effectiveness of the corrective actions;
prepare the company for any inspections by third party bodies.
To carry out the planned audit activities, the SC may work with staff who have specific skills and operate in other functions, not involved in the activities being audited, or it may outsource the activities to external consultants.
The company areas to be audited and the frequency of the controls both depend on a number of factors, which include:
the risk pursuant to the Decree according to the mapping of the Sensitive Activities;
assessment of the existing operational controls;
results of previous audits.
Extraordinary controls may be planned in the event of substantial modifications to the organisation or to any process, or in the event of suspected or reported nonconformities or in any case anytime the SC decides to carry out random ad hoc audits.
The results of the controls are always recorded in minutes and disseminated according to the methods and frequency of reporting set down in Point 5.3.
Mario Frigerio S.p.A. considers the results of these audits to be fundamental for the improvement of its Compliance Model. Therefore, also in order to guarantee the actual implementation of the Model, the results of the audits concerning the adequacy and actual implementation of the Model are discussed during the Supervisory Committee meetings and may lead to the implementation of the Disciplinary System described in Point 8 of this Model.
Special Section A
Crimes committed in relations with the Public Administration
1. CRIMES COMMITTED AGAINST THE PUBLIC ADMINISTRATION
Crimes against the Public Administration, which if committed may imply the administrative liability of the Company, include the following (cf. Articles 24 and 25 of the Decree):
- Article 317, ICC Extortion;
- Article 318, ICC Bribery for the performance of an official act[25];
- Article 319, ICC Bribery to obtain an act in breach of official duties (aggravated pursuant to Article 319 bis ICC);
- Article 319-ter(1), ICC Bribery in judicial proceedings;
- Article 319-quater, ICC - Article 319-quater, ICC Undue inducement to give or promise benefits (soliciting and paying bribes)[26];
- Article 320, ICC Bribery of a public servant;
- Article 321, ICC Penalties for the person offering the bribe;
- Article 322, ICC Solicitation and attempted bribery;
- Article 322-bis, ICC Embezzlement, abuse of power, corruption, and solicitation and attempted bribery of bodies of the European Union and officials of the European Communities and foreign States[27];
- Article 640(2.1), ICC Fraud at the expense of the State or another public body or the European Union[28];
- Article 640-bis, ICC Aggravated fraud to obtain public funds[29];
- Article 316-ter, ICC Misappropriation of contributions, loans or other disbursement by the Italian State or other public body or by the European Union[30];
Incitement to not testify or to bear false testimony before the courts;
The areas of sensitive activities which appear to be most critical for the crimes listed above, particularly with reference to the activities carried out by the Company are:
management of institutional relations with persons from the Public Administration;
management of relations with public officials for regulatory performance and for compliance inspections and audits (here the risk is related to administrative management, staff management, management of relations with public officials - including the public health authority, fire department, etc.);
management of relations with public bodies/officials for the issue of administrative authorisations (here the risk is related to the submission of applications for building permits, municipal authorisations, waivers, approval of building designs, commencement notices);
management of relations with the authorities;
notification of company data and information;
purchases from suppliers close to the Public Administration.
*
1.3 PRINCIPLES OF CONDUCT IN THE SENSITIVE PROCESSES
Generally speaking, Recipients are forbidden from behaving or collaborating in or inciting conduct that, individually or collectively constitutes or potentially constitutes the crimes listed in Articles 24 and 25 of the Decree. It is also forbidden to act in any way that could produce situations of conflict of interest with representatives of the Public Administration.
1.3.1 general principles of conduct
In particular, in keeping with the ethical principles underlying the Company and in consideration of the relations the Company maintains with the Public Administration in carrying out its activities, it is strictly forbidden to:
promise or pay money to representatives of the Public Administration for purposes that are not institutional or required by law;
promise or grant favours of any kind (e.g., promise of employment) to representatives of the Italian or foreign Public Administration, in order to influence the independence of judgement or induce the assurance of any advantages whatsoever for the Company;
provide services or payments to associated persons, suppliers, consultants, partners or other third parties working on behalf of the Company, which are not suitably justified in the context of the contractual relationship established with them, the type of appointment carried out and local practice;
in the procurement processes, favour associated persons, suppliers, consultants or other third parties because they are indicated by representatives of the Public Administration as a condition for executing subsequent activities;
distribute gifts beyond normal company practice (i.e., all forms of gifts that exceed standard business practices or courtesy, or that in any case are intended to gain favourable treatment in the implementation of any company activities). In particular, it is strictly forbidden to give any kind of gifts to public officials or their family members, which may influence their independence of judgement or induce the assurance of any advantage whatsoever for the Company. Permitted gifts must always be distinguished by their moderate value or must aim to promote charity or cultural initiatives, or the Company image. Any gifts - with the exception of those of a moderate value - must be appropriately documented to allow the necessary controls by the Supervisory Committee;
provide or promise confidential information and/or documents;
fraudulently act in a manner that may lead the Public Administration in error in their technical and economic assessment of the submitted documentation;
submit documents and data that are false or have been tampered with;
omit required information in order to turn decisions of the Public Administration in the favour of the Company;
use contributions, funds, public financing for purposes other than those for which they were intended.
The Recipients of these ethical principles and those laid down in the Company's Code of Ethics are obliged to comply with the following provisions:
in the event of attempted extortion by a public official, the person concerned must: (i) not comply with the request; (ii) promptly notify the Board of Directors and send formal notice to the Supervisory Committee.
In the event of a potential or real conflict of interest arising as part of the relations maintained with the Public Administration, the person concerned must promptly notify the Board of Directors and send formal notice to the Supervisory Committee.
In the event of doubts over the correct implementation of the ethical principles laid down in the Model and those expressed in the Company's Code of Ethics during the course of their operational activities, the persons concerned must promptly inform the Board of Directors and send formal notice to the Supervisory Committee.
Furthermore, contracts with third-party contractors (i.e., associated persons, consultants, partners, suppliers etc.) operating with the Public Administration on behalf of or in the interests of the Company must:
be drawn up in writing, establishing all terms and conditions;
contain standard clauses, also agreed by external legal consultants for compliance with the provisions of the Decree;
contain a specific statement which the foregoing parties confirm that they are aware of the regulations laid down in the Decree and undertake to act in compliance with such regulations;
contain a specific clause governing the consequences of breaching the regulations laid down in the Decree (e.g., express termination clause, penalties).
1.3.2 specific principles of conduct
The rules and prohibitions described in the previous paragraph actually translate into principles of conduct requiring compliance as part of the Company operations.
In managing their relations with the Public Administration, all Recipients of the Model are obliged to comply with the following procedures of conduct:
relations with the Public Administration must be modelled on the utmost transparency, collaboration, accessibility and in full compliance with the corporate role and statutory requirements also referred to in the Company’s Code of Ethics.
Relations with the Public Administration must be managed exclusively by duly authorised persons on the basis of the system of proxies and/or powers.
In the event of situations arising that cannot be resolved within the ordinary management of relations with the Public Administration, the Recipient must immediately report that situation to their direct superior (if they have one) or to the Board of Directors.
The Recipient shall not act on any situation of potential conflict of interests or attempts of extortion or misconduct by a public official of the Public Administration; in this situation, the Recipient must immediately report that situation to their direct superior (if they have one) or to the Board of Directors.
There must always be another person present when dealing with representatives of the Public Administration. This is because if there is no other person present, the risk of the commission of bribery is increased.
When public officials or public servants are carrying out audits, these must take place in the presence of at least two persons; after public officers have completed their inspection, the persons who participated and/or attended must draft a document indicating (i) the names of the persons involved in the inspection, and (ii) the object of the inspection and any decisions made as a follow-up (the name of the person who made these decisions must also be included to make sure they were duly authorised for this by means of proxy or ad hoc appointment). To this end, the Company has adopted a procedure entitled “Procedure for managing relations with the public administration”. Therefore, in addition to the provisions in this Model, Recipients are also obliged to scrupulously comply with the specifications set forth in that procedure.
The information that comes to the attention of the Recipient when executing their activities, whatever position they hold, shall always be intended as “private and confidential”. This information must therefore not be disclosed to third parties (including persons linked directly or indirectly to the Public Administration) for the purposes of obtaining any potential form of benefit.
The employment of staff or associated persons must be based on the assessment of professional skills and their overall remuneration shall be in line with what is paid to others with the same function and responsibilities, without favouring anyone who, directly or indirectly, could carry out activities or hold roles linked to the Public Administration.
In the processes to validate expenditure for the granting of contracts, the choice must be based on quotations received from several suppliers, comparable in terms of products/services offered, and on the evaluation of the best price-quality ratio. The rules for choosing suppliers must comply with the company procedures as well as the provisions of the Code of Ethics, in order to avoid the risk of selecting suppliers on the basis of conditioning or in the hope of obtaining advantages through the selection of suppliers who are "close" to persons connected to the Public Administration, with the risk of committing extortion or bribery offences.
In order to avoid theoretical bribery in processes concerning negotiations to purchase real estate owned by the Public Administration, if there is any reason to doubt the fairness of the asking price for the real estate (e.g., a red flag could be raised about a sensitive crime being committed if the asking price is much lower than the real market value), we recommend first of all consulting a third-party expert to be fully informed of the transaction's legitimacy from this point of view.
The decision to sign a contract with the Public Administration must be made by resolution of the Board of Directors of the Company and the relative contract must be signed by the Chairman of the Company or the duly authorised person. All relative documentation must then be kept in the Company records.
As representatives of the Company, the Recipients must not attempt to influence the judgement of any Public Administration employees or representatives, or any person connected thereto, promising or bestowing money, gifts or loans, or by way of any other illegal incentives.
As stated above, the Company has adopted the procedure entitled “Procedure for managing relations with the public administration” for the conduct to put into practice during inspections and audits by the Public Administration, as well as when receiving documents and/or telephone calls from Public Authorities.
The Company has also implemented some ad hoc procedures (specifically, the procedures entitled “P15-AS” e “P16-AS”) for identifying and assessing which suppliers to select, and the Company considers these an integral part of the Compliance Model in terms of complying with the principles of conduct listed in this Special Section.
To that end, all Recipients are therefore obliged to comply with:
the aforementioned principles of conduct;
the procedures adopted by the Company; and
the Code of Ethics.
Moreover, in the execution of their activities, all Recipients are also obliged to comply with the instructions given in the following Protocols.
*
In addition to the above, all Recipients of this Model, and all other parties bound to comply with its (general and/or specific) principles laid down herein must comply with the following rules of conduct in their management and fulfilment of the requirements of the Public Administration:
fulfilment of requirements laid down by the Public Administration and production of the relative documentation must be done in compliance with the statutory provisions and the standards of conduct laid down in the Code of Ethics and this Special Section.
The requirements laid down by the Public Administration must be fulfilled with the utmost diligence and professionalism in order to provide clear, accurate, complete and truthful information, avoiding and in any case reporting situations of conflict of interest in the most suitable manner. Documents must be produced promptly, using clear, comprehensive language.
All documentation must be checked and signed by the relevant person in charge, who is also directly responsible for filing and storing all documentation (in paper and/or electronic form) produced as part of their activities, including whatever is sent to the Public Administration electronically.
This documentation includes, but is not limited to:
all documentation produced as part of processes to obtain co-funding and/or financing from central government and/or regional authorities;
licences, permits and the like connected to the Company’s business activity as well as the agreements with counterparties to contracts who are public officials and/or public servants;
deeds, minutes, financial statements, forms, statements concerning the management of legal, tax and corporate affairs, or the management of administrative and social security matters concerning staff;
Where requirements must be fulfilled using electronic/telematic systems run by the Public Administration, the Company forbids the alteration of such systems or the data contained therein in any manner whatsoever, causing damage to the Public Administration; whoever is required to carry out these activities is obliged to write a report describing the data sent and the reason for sending it. The aforementioned report must then be filed as a hard copy and/or in electronic format to allow the control of the foregoing transmission of data transmission to the Public Administration.
Anyone connected with the Company (directors, employees, associated persons, etc.) who maintains relations with the Public Administration is obliged to comply with all the principles and regulations laid down in the Model and/or other official documents of the Company (including the Code of Ethics). They are also required to sign off on a description of sensitive activities performed if asked to do so by the Board of Directors of Mario Frigerio
1.4 Flow of information to the Supervisory Committee
In addition to the provisions of this Special Section, anyone who comes into contact with the Public Administration during inspections, audits or checks is obliged to promptly notify the SC of any inconsistencies or extraordinary matters arising in relations with the Public Administration governed by this Special Section.
- Protocol -
Gifts
_______________________________________________
1. Scope and Principles of Conduct
_______________________________________________
Recipients whose role, function or appointment mean they are involved in gifting must guarantee that:
the value, nature and purpose of the gift is ethically fair, or does not compromise the Company’s image;
the value and nature of the gift is such that it cannot be interpreted as a means for obtaining favourable treatment for Mario Frigerio;
they are duly authorised and adequately documented.
In any case, it is prohibited to:
promise or give complimentary gifts for any reason other than corporate purposes and as a service;
promise or give complimentary gifts, directly or indirectly, which are not inexpensive, namely they go beyond common courtesy gifts - and in any case, are intended to obtain unlawful favourable treatment in conducting any company activity;
promise or give advantages of any kind to influence independent judgement and to obtain any advantage for the company.
2. Scope of Application
_______________________________________________
This Protocol addresses all Recipients who are involved in the disbursement of gifts as part of their job.
3. Protocol Officer
_______________________________________________
The Protocol Officer for gifts as governed in this protocol is the CEO, unless they decide to confer this job on another function manager.
4. Principles of control
_______________________________________________
Recipients involved in bestowing gifts must guarantee the following controls, each in their area of competence:
Together with the CEO, the “Finance & Control Department” Manager defines specific value thresholds for gifts intended for persons in the Public Administration;
The “Finance & Control Department” Manager submits a formal request for prior approval to the Board of Directors or to the appropriately empowered persons under the system of proxies and powers of attorney in place.
In any case, it is forbidden to hand out gifts and perform acts of courtesy and hospitality to public officials and public servants unless they are of moderate value and such as not to compromise the impartiality of those persons, or such as to improperly obtain advantages for the Company.
- Protocol -
Relations with the Public Administration for compliance, requests, disclosure of company information and data
_______________________________________________
1. Scope and Principles of Conduct
_______________________________________________
This protocol identifies and governs the methods the Company must use to manage relations with the Public Administration in the following cases:
envisaged statutory compliance;
requests for certifications/authorisations.
Recipients whose role, function or appointment means they are involved in preparing and sending the foregoing documentation above must comply with the provisions in the “General Principles” laid down above, and in particular:
fully and immediately collaborate with the Authorities, promptly providing the comprehensive documentation and information requested;
assure traceability and preparation of deeds and corresponding levels of authorisation, in order to guarantee transparency in the decisions made,
prepare each document relative to requests and/or notifications accurately and in compliance with applicable laws.
2. Scope of Application
_______________________________________________
This Protocol addresses all Recipients, as identified in point 2.2 of the General Section of this Model, who are involved in managing relations with the Public Administration.
3. Protocol Officer
_______________________________________________
The Administration, Finance & Control Department Manager is the Protocol Officer in this case.
4. Control systems
_______________________________________________
Recipients involved in managing relations with the Public Administration must guarantee the following controls, each in their area of competence:
only persons with appropriate powers shall maintain relations with public officials or public servants;
persons involved in preparing and transmitting the disclosures and documentation required must comply with the principles of timeliness, clarity and accuracy, in addition to notifying the Protocol Officer of the matter. Those same persons prepare and send all documentation in compliance with performance requirements and using established channels;
persons involved in preparing and transmitting disclosures and documentation shall keep all the documentation produced as part of their activity, including anything sent electronically;
once the required disclosure and/or documentation has been sent, the Protocol Officer is at the service of the Public Administration to provide any clarifications, explanations and additional back-up documents to support and/or complete the activity.
In any case, in order to maintain a correct information flow between the company and the Public Administration, each document representing a fact that occurred and/or an assessment made, i.e., every part of the document liable to separate consideration, must be signed by whoever prepared it.
Under exceptional circumstances, if a material error is found in drafting the document and requires correction, the Protocol Officer shall cancel the notification and record the change, date and author of the notification.
When information between the company and the Public Administration is sent electronically, Recipients shall guarantee that:
access to the company’s IT network intended for entering, modifying, communicating data, namely any operation on software intended to process data shall take place using a double asymmetric code, composed of a public part (user ID) and a private part (password), so the Recipient accessing the network is restricted to the part of the protocol under their responsibility;
computer documents are sent to the e-mail address of the public recipient authorised to receive electronic mail.
- Article 2626, Civil Code Unlawful return of capital contributions;
- Article 2627, Civil Code Illegal allocation of profits and reserves;
- Article 2628, Civil Code Unlawful transactions involving shares or quotas of the company or of the parent company;
- Article 2629, Civil Code Transactions to the detriment of creditors;
- Article 2629-bis, Civil Code Failure to disclose conflicts of interest;
- Article 2632, Civil Code Fictitious formation of capital;
- Article 2633, Civil Code Unlawful allocation of company assets by liquidators;
- Article 2635, Civil Code Bribery in the private sector;[34]
- Article 2635, Civil Code Inducement to corruption in the private sector;[35]
- Article 2636, Civil Code Undue influence on the general meeting of shareholders;
- Article 2637, Civil Code Manipulation of stock market transactions;
- Article 2638, Civil Code Obstruction of the activities of public regulatory authorities.
*
1.1. bis – Bribery in the private sector
Without prejudice to the list given in the previous paragraph of corporate crimes identified in Article 25-ter of the Decree, the Company deems it appropriate to separately address - also in terms of principles of conduct - the crime of bribery in the private sector (and the crime of bribery in general). This crime was introduced into the category of predicate crimes pursuant to the Decree after the enactment of Law no. 190 of 6 November 2012, known as the “Anti-Corruption Law”, whose object is “Provisions for the prevention and punishment of corruption and crime in the Public Administration” (published in the Italian Official Journal no. 265 on 13 November 2012) and amended by Legislative Decree no. 38/2017, which entered into force on 14 April 2017 and implemented the delegation provided for in Article 19, Law no. 170 of 12 August 2016 (2015 European Delegation Law), transposing Framework Decision 2003/568/JHA of the Council of the European Union on combating corruption in the private sector that harms the economy and distorts competition.
Compared to the first attempt to transpose Law no. 190 of 6.11.2012, the sanctions for the liability of organisations have been made harsher and incitement to bribery in the private sector has been made a criminal offence.
The reform’s main innovation is unquestionably the elimination of the causal relationship between the conduct of transgression of the obligations of office and loyalty and the “harm to the company”.
he objective element of harm to the company is therefore no longer relevant in order for the offence to be committed, as it has been completely eliminated from the structure of the offence.
With regard to the perpetrators of the offence, this now includes not only those who hold administrative and control positions, including not senior management positions, but also those who perform management functions in private companies or entities.
The extension of the offence to include non-corporate private entities is also significant, and covers both non-profit entities and foundations (e.g., banks), political parties and trade unions.
In addition, in the context of both active and passive bribery, the method of conduct “through an intermediary” is now expressly designated, with additional liability for the intermediary, the insider or the outsider.
Therefore, the foregoing Legislative Decree 38/2017 amended Article 2635 of the Civil Code (text follows below), referred to in Article 25-ter(1)(s-bis) of the Decree.
Article 2635 of the Italian Civil Code- Bribery in the private sector
“Unless the conduct constitutes a more serious offence, the directors, general managers, financial reporting managers, statutory auditors and liquidators of companies or private entities who, also acting through an intermediary, solicit or receive for themselves or for others money or other benefits not due to them, or accept the promise thereof, act or fail to act in breach of their official duties, or of the duty of loyalty shall be punished by imprisonment for one to three years.
The same term of imprisonment is applied if the offence is committed by a person who performs different management functions from those of the foregoing persons within the organisational scope of the company or private entity.
If the offence was committed by any person under the direction or supervision of any of the persons listed in the first paragraph, they can be imprisoned for up to eighteen months.
Anyone who gives or promises to give money or other undue advantage to any of the persons listed in the first and second paragraphs, also through an intermediary shall be punished as provided therein.
Doubled penalties shall apply if the company has securities listed in an Italian or other EU member state-regulated market, or that are widely distributed to the public, pursuant to Article 116 of the Financial Brokering Law as laid down in Italian Legislative Decree no. 58 of 24 February 1998, as amended.
Notwithstanding Article 2641, the measure of confiscation for equivalent value shall be no less than the value of the benefits given, promised or offered.”.
*
Article 2635-bis, Civil Code - Incitement to bribery in the private sector (as introduced by Legislative Decree no. 38 of 15 March 2017)
With the introduction of Article 2635-bis, the offence of incitement to bribery in the private sector has been introduced into Italian law. The text is reproduced below.
“Anyone who offers or promises money or other undue benefits to the directors, general managers, financial reporting managers, statutory auditors and liquidators of companies or private entities as well as anybody who performs management duties as part of their job in these organisations so that they perform or refrain from performing an act in breach of their office or loyalty obligations is punishable, if the solicitation is not accepted, in the same way as in the first paragraph of Article 2635, reduced by one third.
The punishment referred to in the first paragraph applies to the directors, general managers, financial reporting managers, statutory auditors and liquidators of companies or private entities as well as anybody who performs management duties as part of their job in these organisations so that they perform or refrain from performing an act in breach of their office or loyalty obligations, if the solicitation is not accepted.”
On the active side, anyone who offers or promises money or other undue benefits to an insider so that they perform or refrain from performing an act in breach of their office or loyalty obligations is punishable, if the offer or promise is not accepted (Article 2635-bis(1)).
On the passive side, an outsider who solicits a promise or donation of money or other benefits in order to perform or refrain from performing an act in breach of the same obligations is punishable if the proposal is not accepted (Article 2635-bis(2)).
For both offences (active and passive instigation), the legislation provides for a term of imprisonment of between eight months and two years, namely the penalty laid down in Article 2635, reduced by one third.
For both criminal offences, Law no. 3 of 9 January 2019 amended the procedural system; as a result of this regulatory intervention, a complaint by a party is no longer required, and the offence is now automatically prosecutable.
*
With regard to the crimes in question, the examination of the precautions taken by the Company has led to the classification of the risk of committing these crimes as “medium-low”.
Therefore, the Company decided to identify and list below the principles of conduct to prevent the crime in question, in relation to the other so-called “corporate crimes” listed above for which the provisions described in the following paragraphs 1.2 - 1.3 apply.
In this context, the Company recommends that the Recipients comply with the following rules:
avoid any conduct that could be construed as the crime of bribery in the private sector;
comply with the internal practices and procedures concerning negotiations with customers and/or suppliers (more specifically, comply with the provisions of the procedure entitled “P16”);
comply with the provisions of contracts signed with customers and suppliers;
in particular, as part of the sales of the products supplied by the Company, do not deviate from the Company list prices, or any discount rate applicable to customers on the basis of the guidelines issued by the Company;
any exceptions to the above provisions must be justified in writing and formally authorised by the line manager. All documentation concerning such exceptions shall be kept.
suppliers must be selected in compliance with the company procedures (procedures “P15-AS” and “P16-AS”).
*
1.2 SENSITIVE PROCESSES
The crimes listed in the previous paragraph protect, among others, (i) the truthfulness, transparency and fairness of company information; (ii) the effectiveness and integrity of the company capital and assets and (iii) the orderly and fair operation of the Company.
Therefore, the following are considered to be sensitive processes:
the drafting of the financial statements and corporate disclosures;
the drafting, completion and collection of documentation and data required for drafting the financial statements and corporate disclosures;
the disclosure of company data;
extraordinary capital operations (e.g., reduction of capital, mergers, etc.).
The persons at risk are the Directors and the Managers in charge of the various Company Divisions and Departments.
1.3. PRINCIPLES OF CONDUCT IN THE SENSITIVE PROCESSES
1.3.1 General principles of conduct
__________________________________________
Recipients whose role, function or appointment means they are involved in handling general accounts or drafting the financial statements must:
comply with the rules and principles laid down in the following documents:
Code of Ethics;
any other documentation concerning the internal control system;
in the execution of their activities for drafting the financial statements, interim accounts and other corporate disclosures, maintain a fair, transparent conduct in full compliance with statutory requirements, in order to provide the shareholders and the general public with truthful and complete information concerning the Company's economic, financial and assets position and the evolution of its activities;
ensure that the Company and the company bodies operate smoothly, guaranteeing and facilitating all forms of internal control on the statutory company management and the free and fair will of the general meeting, and maintain the traceability of all required documentation delivered to the auditing bodies as well as documentation used as part of the company meetings;
promptly, fairly and completely make all statutory disclosures to the Public Regulatory Authorities, without hindering their operations in any way;
avoid compromising the integrity, reputation and image of Mario Frigerio in any way.
It is also explicitly forbidden to:
produce or disclose false, incomplete data or that could be an incorrect description of the actual economic, financial and asset position of Mario Frigerio;
act in a manner that materially prevents, or in any case hinders the execution of management control and auditing activities by the Board of Statutory Auditors, through the concealment of documents or the use of other fraudulent means;
omit data and information required by law concerning the Company's economic, financial and asset position;
adopt simulated or fraudulent actions at meetings with the purpose of altering the opinion-forming process of the meeting;
return contributions to shareholders or waive their obligation to make contributions, beyond the cases of capital reduction permitted by law;
divide profits or interim payments on profits that have not been effectively generated or that are intended by law to reserves, or distribute reserves that cannot be distributed;
reduce the share capital, implement mergers or splits, in breach of the statutory provisions protecting creditors, causing damage to them;
proceed with the fictitious formation or increase of share capital, allocating shares at a value lower than their face value when increasing the share capital;
divert company assets, during the liquidation of the Company, from their intended destination to creditors, distributing them among the shareholders before paying creditors or setting aside the amounts needed to satisfy them;
take any action that is not in line with or does not comply with the formal procedures and rules, thus causing a substantial deviation from the management and control provisions of the Compliance Model (formalised herein) and what is actually carried out in practice and in the operational activities;
act in a manner that impedes inspections and controls by the Supervisory Committee.
1.3.2 Specific Principles of Conduct
__________________________________________
Recipients involved in drafting company disclosures must guarantee the following controls, each in their area of competence:
carry out interim checks of balances of general accounts to ensure that they balance with the respective ledgers and separate accounts;
identify which resources are involved in providing the necessary data and information for the drafting of the financial statements, and the relative timeframe;
check that the data and information provided by the aforementioned resources is complete and correct, and initial the analysed documentation;
carry out and formalise the analysis of any differences compared to the data of the prior period, reporting any justifications underlying major differences.
The “Finance & Control Department” Manager checks and validates the draft annual financial statements and the interim reports and submits them to the CEO, who in turn presents them to the Chairman and to the Board of Directors for approval.
When it is necessary or appropriate to use the services of external consultants or professionals who carry out activities involving the production of company disclosures on behalf of the Company, due to the specific professional know-how demanded by the nature of the activities or appointment, the Recipients are required to comply with the following provisions:
“Finance & Control” identifies the external consultant or professional, according to their professional skills and competencies and, if required, requests a quotation for their services;
“Finance & Control” drafts the contract, which includes specific information about the Compliance Model, as well as the consequences of conduct that is not compliant with the provisions laid down therein;
The “Finance & Control” Manager presents the contract to the CEO, who signs it in acceptance;
“Finance & Control” checks the services delivered by the professional, authorises payment in line with the contractual agreements, takes all steps required in the event of problems during the contract, promptly notifying the CEO;
“Finance & Control” keeps all the documentation produced in executing the contract.
1.4 Flow of information to the Supervisory Committee
_______________________________________________
The persons involved in the process are bound to promptly notify the Supervisory Committee of any exceptional conduct or unusual event, indicating the reasons for any deviations and acknowledging the authorisation procedure followed.
Moreover, at least every six months the persons involved for whatever reason must give the Supervisory Committee any other information that may be specifically requested, including:
reports by the Board of Statutory Auditors following the audits carried out periodically;
significant changes to the company structure and any cases of exclusion of the right to vote for certain categories of shareholders.
Recipients will guarantee the traceability of the process, filing all documentation in an orderly archive and making it available to the Supervisory Committee as necessary, each in their area of competence.
- Protocol -
Managing relations with the Board of Statutory Auditors and/or with the Independent Auditor
_______________________________________________
1. Purpose
_______________________________________________
This protocol identifies and governs the methods the Company must use to manage relations with the Board of Statutory Auditors and/or with the Independent Auditor.
These operational methods must be implemented in compliance with the Principles of Conduct pursuant to this Special Section.
2. Scope of Application
_______________________________________________
This Protocol addresses all Recipients who are involved in managing relations with the Board of Statutory Auditors and/or with the Independent Auditor.
3. Protocol Officer
_______________________________________________
The Finance & Control Manager is the officer responsible for managing relations with the corporate auditing bodies, governed by this Protocol.
4. Control systems
_______________________________________________
Recipients involved in managing relations with the Board of Statutory Auditors and/or with the Independent Auditor must guarantee the following controls, each in their area of competence:
cooperate as much possible with the Board of Statutory Auditors and/or with the Independent Auditor as they perform their audits and inspections;
base relations with the Board of Statutory Auditors and the Independent Auditor on utmost cooperation and transparency, fully respecting their roles;
follow up the formal requests made by Board of Statutory Auditors and/or the Independent Auditor and provide them with the information and any documentation requested;
assure the traceability of delivery of the documentation requested (if it is sent by electronic mail, use “email sent” report and if it is hand delivered use the hard copy form). Collect and file documentary proof of delivery of the documentation signed by the persons in charge of those checks;
The Protocol Officer must promptly notify the CEO if there are any problems or extraordinary events in managing relations with the Board of Statutory Auditors and/or with the Independent Auditor.
Special Section C
Workplace health and safety offences
1. WORKPLACE HEALTH AND SAFETY OFFENCES
1.1. TYPES OF CRIMES
_______________________________________________
This Special Section focuses on the principles of conduct and control concerning workplace health and safety offences, as identified in Article 25-septies[36] of the Legislative Decree.
The following crimes are considered by the Legislative Decree:
Manslaughter (Article 589, ICC);
Serious or grievous bodily harm (Article 590(3), ICC).
Bodily harm is considered serious if the offence causes: a) illness that places the worker’s life in danger, or illness or incapacity that makes it impossible for them to do routine jobs for more than 40 days; b) permanent damage to one of the senses or to an organ (Article 583 (1), ICC).
Bodily harm is considered grievous if the offence causes: a) definite or probable incurable illness; b) loss of any sense; c) loss of a limb, or mutilation that renders the limb unusable, or loss of the use of an organ or the ability to procreate, or permanent and grave speech impediments; 4) disfigurement, or permanent scarring of the face (Article 583 (2), ICC).
These are criminally liable offences only if they are committed as a breach of workplace health and safety regulations.
The sanction system applicable to the Company for workplace health and safety
offences involve both fines and bans.
Please note that, in contrast to the general predicate crimes laid down in the Decree, which are of a malicious nature, the crimes considered in this Special Section are culpable (i.e., the consequence of negligence, imprudence or incompetence).
The goal of the provisions contained in this Special Section of the Compliance Model is
to ensure that Recipients adopt conduct that complies with the procedures laid down in the prevention and protection system pursuant to Italian Legislative Decree 81/2008, as well as the requirements and supervisory obligations imposed by the Compliance Model.
The problem of reconciling the fundamental criterion of attributing corporate liability as defined in Article 5 of the Decree (“the organisation is liable for crimes committed in its interest or to its advantage”) with the subjective element that distinguishes the offences listed above (where the event is usually unintentional, although it could have been foreseen).
An injurious event suffered by a worker can rarely be translated into an interest or advantage for the company unless the breach of safety regulations is interpreted in terms of the lower costs incurred through the breach.
The version of the Confindustria Guidelines issued on 21 July 2014 – deemed by the Ministry of Justice to be “on the whole suitable and appropriate for achieving the objective set out in Article 6(3) of Italian Legislative Decree no. 231/2001” – fully implements the system of measures imposed by the safety laws (Law no. 123/2007 and Legislative Decree 81/2008).
The primary legislation (Law no. 123/2007 and Legislative Decree 81/2008), the internal documentation drawn up by Mario Frigerio concerning the scheduled controls carried out, as well as the single procedures adopted to manage the identified sensitive processes constitute the natural underlying assumption for describing the “Principles of Conduct” that Recipients must comply with. They also form the basis for drafting the protocol entitled “Checking compliance with Workplace Health and Safety requirements”.
For the purposes of drafting this Special Section C, Mario Frigerio also considered the risk factors listed in the Risk Assessment Document, prepared pursuant to applicable health and safety legislation.
Before listing the principles of conduct concerning Workplace Health and Safety and the procedures underlying the protocol established for the prevention of the offences under this Special Section, it is appropriate to reference the main players referred to in the sector legislation (Legislative Decree 81/2008, as amended).
1.2 Roles and Responsibilities
_______________________________________________
With regard to the organisational structure for prevention purposes in the field of Workplace Health and Safety, the Risk Assessment Document pursuant to Articles 17 and 28 of Legislative Decree 81/2008 adopted by the Company identifies the persons that current legislation indicate as recipients of specific responsibilities and competencies in the field of safety.
In particular, in Mario Frigerio, these are:
1.2.1. Employer
The Employer is at the top of the company organisation. Pursuant to Article 2 of Legislative Decree 81/2008, the Employer is the main guarantor of safety inside the company; more specifically they are “the person in charge of the employment relationship with the worker, or, in any case, since they hold decision-making and expenditure powers they are the person responsible for the company or for the production unit, depending on the type and organisation of the company”.
The Employer has the following main obligations:
- exclusively, insomuch as the following obligations cannot be delegated:
name the Health and Safety Officer (RSPP) and the Company Medical Officer (Articles 17 and 18 (I)(a), Legislative Decree 81/2008;
produce and update the “Risk Assessment Document” with the Health and Safety Officer and in collaboration with the Company Medical Officer, and in consultation with the Workers’ Safety Representation (RLS), and determine the prevention and protection measures, pursuant to Articles 17, 28 and 29 of Legislative Decree 81/2008;
- and, also by delegating:
appoint the Company Medical Officer to monitor health, and name the First Aid Officers (APS) and Fire & Emergency Officers (API), making sure they correctly fulfil their obligations and duties;
order whatever measures are required to guarantee strategic guidelines for unitary and coordinated health and safety management (Article 18 (I) and (II), Legislative Decree 81/2008;
consult the safety representative where required under Article 50 (I)(b)(c) and (d), Legislative Decree 81/2008;
comply with the obligations to inform, instruct and train pursuant to Articles 36 and 37 of Legislative Decree 81/2008;
In particular, the Employer’s responsibilities include:
as part of their activities, guarantee compliance with applicable legislation covering work carried out in temporary or mobile worksites, as well as safety signage laws;
consider the skills and conditions of Workers in relation to their health and safety when assigning duties to them;
provide workers with appropriate personal protective equipment, after consulting with the Health and Safety Officer and the Medical Officer;
take appropriate measures to ensure that only workers who have been adequately instructed and specifically trained enter zones that expose them to serious, specific risk;
require compliance by individual workers with the standards and regulations in force, as well as with the company provisions for workplace health and safety, and the use of collective means of protection and personal protective equipment provided to them;
promptly follow up reports made by the Supervisors and by the Workers concerning any shortcomings in vehicles, work equipment and protective equipment, or any hazards in the workplace;
adopt measures to control risk situations in an emergency and give instructions to ensure that Workers leave their workplace or the hazardous area in the case of severe, imminent and unavoidable danger;
promptly inform Workers exposed to the risk of a severe, immediate danger about the actual risk and the provisions made or to make with regard to protection;
comply with the obligations to notify, involve, instruct and train pursuant to applicable legislation, also by implementing notification and information plans proposed by the Health & Safety Department (SPP - if it exists);
without prejudice to duly substantiated situations driven by the need to protect health and safety, abstain from requesting Workers to return to work if there is ongoing serious and imminent danger;
allow Workers to verify, through their Safety Representative (RLS), that appropriate measures to protect their health and safety have been implemented;
if requested, provide the Workers’ Safety Representative with a copy of the Risk Assessment Document, including the one concerning works under tender, labour or supply contracts;
take appropriate steps to ensure that the technical measures adopted do not expose the population to health risks or damage to the external environment, periodically checking the ongoing absence of such risk;
forward the names of the Workers’ Safety Representative to the Italian institute for industrial accident insurance (INAIL) and, in relation to their respective competencies, also send: a) the data relative to personal accidents/injuries in the workplace requiring an absence from work of at least one day (excluding the day of the accident itself), for statistical and informative purposes; and b) all information relative to personal accidents/injuries in the workplace requiring an absence from work of more than three days, for insurance purposes. The same data must also be forwarded to the Supervisory Committee;
consult the Workers’ Safety Representative in all cases required by applicable legislation;
take whatever measures are required to prevent fires and evacuate workers, as well as for severe, immediate danger. These measures must comply with applicable legislation and be appropriate for the nature of the activity, the size of the company or production facility, and the number of people present;
as part of any activities executed under contract or subcontract, provide Workers with specific photo-ID badge, containing their personal details and the name of the Employer;
call periodic meetings pursuant to Article 35 of Legislative Decree 81/2008;
update the prevention measures in line with organisational and production changes that affect workplace health and safety, or in line with the development stage of the prevention and protection procedure;
monitor workers for whom health checks are obligatory to make sure they have not been declared fit for a specific job without the required fitness assessment.
The Employer also provides the Health & Safety Officer and the Company Medical Offices necessary information with regard to
the nature of the risks;
the organisation of work, and the planning and implementation of preventive and protective measures;
the description of the plants and production processes;
the provisions adopted by the Supervisory Committee.
1.2.2 Principal - Employer for works assigned by way of a tender contract, pursuant to Article 26 of Legislative Decree no. 81/2008
The Employer is the person defined above who outsources work to subcontractors or self-employed workers in their own company or in a single production unit of the company, or as part of the Company’s whole production cycle.
This person has the following obligations under Article 26(VII) of Legislative Decree no. 81/2008:
generally speaking, assess the capacity, resources and compliance models that the subcontractors possess and provide;
specifically: verify the technical and professional requisites of the subcontractor and/or of the self-employed worker;
give them detailed information concerning the specific risks existing in the intended workplace and the prevention and emergency measures adopted for their activities;
ensure cooperation between the employers, the subcontractors and the principal;
ensure coordination of prevention and encourage cooperation;
prepare single risk assessment document that lists the measures adopted to eliminate interference between activities conducted simultaneously in the workplace pursuant to Article 26(III), Legislative Decree no. 81/2008. This document - called DUVRI - is annexed to the tender or labour contract.
1.2.3 Top-level Management
This term refers to the persons whose professional competencies or hierarchical and functional powers are adequate for implementing the Employer’s instructions, and who therefore organise and supervise the work activity.
Under Article 18(1) of Legislative Decree no. 81/2008, Top-level Managers have the following obligations:
assign duties to workers, considering their ability and the conditions of their health and safety;
supply workers with appropriate personal protective equipment, after consulting with the Health & Safety Officer and the Medical Officer, where present;
take appropriate measures to ensure that only workers who have been adequately instructed and specifically trained enter zones that expose them to serious, specific risk;
require compliance by individual workers with the standards and regulations in force, as well as with the company provisions for workplace health and safety, and the use of collective means of protection and personal protective equipment made available to them;
adopt measures to control risk situations in an emergency and give instructions to ensure that Workers leave their workplace or the hazardous area in the case of severe, imminent and unavoidable danger;
promptly inform Workers exposed to serious, imminent danger of a risk and the relevant protective measures taken or to be taken;
comply with the obligations to inform, instruct and train pursuant to Articles 36 and 37 of Legislative Decree 81/2008;
without prejudice to duly substantiated situations driven by the need to protect health and safety, abstain from requesting Workers to return to work if there is ongoing serious and imminent danger;
monitor Workers for whom health checks are obligatory to make sure they have not been declared fit for a specific job without the required fitness assessment.
1.2.4 Health and Safety Officer (RSPP)
This refers to the person appointed by the Employer after consulting the Safety Representative to implement the procedures laid down in Article 33 of Legislative Decree no. 81/2008, who possesses at least the requirements laid down in Article 32 of Legislative Decree 81/2008.
The Health and Safety Officer provides the Employer with “specialist” technical support in the following activities:
verification of the conformity of machinery, plants and equipment used by workers with applicable workplace health and safety legislation;
for their area of responsibility, prepare preventive and protective measures implemented and referenced in the Risk Assessment Document, and the systems to control those measures;
inform, instruct and train workers, particularly with regard to the concepts of risk, damage, prevention, protection, organisation of company prevention, rights and duties of persons operating in the Company's organisational structure;
inform and instruct workers on the correct use of Personal Protective Equipment (PPE), Protective Equipment for Hearing (PPE-h) and third-category Personal Protective Equipment (known as (life-saving PPE);
correct and prompt application and assessment of the preventive effectiveness of all the prevention and protection measures implemented, in close collaboration with the relevant department heads;
control and verification of the effectiveness of the preventive and protective measures under the Assessment of risks generated by interference between activities conducted simultaneously in the workplace prepared with the Principal - Employer for contract works;
participate in workplace health and safety consultations and in periodic meetings pursuant to Article 35 of Legislative Decree 81/2008.
1.2.5 Company medical officer
This refers to the doctor appointed by the Employer who is specialised in occupational health or preventive medicine and possesses the authorisation referred to in Article 55 of Legislative Decree no. 277 of 15 August 1991.
The Medical Officer is assigned the following duties:
work with the Employer and with the Health & Safety Officer, on the basis of the specific knowledge of the company's organisation and of the risk situations, to prepare and implement measures to protect the mental and physical health of workers;
carry out medical examinations pursuant to Article 41 of Legislative Decree 81/2008;
work with the Employer to prepare the first aid service pursuant to Article 25 (I)(a), Italian Legislative Decree 81/2008;
collaborate in providing information and instructions to workers;
hand over all their health records to the Employer at the end of their appointment, in compliance with the provisions pursuant to Legislative Decree 196/2003 protecting professional secrets;
inform every Worker concerned of the results of their health monitoring and, on their request, give them a copy of their health records;
during the periodic meetings pursuant to Article 35 of Italian Legislative Decree 81/2008, give a written report of the anonymous collective results of the health monitoring activities to the Employer, to the Health & Safety Officer and to the Workers’ Safety Representatives, and provide explanations of those results for the purposes of implementing measures to protect the mental and physical health of the Workers;
visit the workplaces at least once a year, or at any other intervals established on the basis of the risk assessment, notifying the Employer of this for the purposes of registration in the Risk Assessment Document;
send an affidavit to the Ministry of Health certifying their possession of the titles and requisites required by applicable legislation.
1.2.6 Workers’ safety representative (RLS)
This refers to the person elected or appointed to represent the workers for issues concerning Workplace Health and Safety.
According to the provisions of Article 50 of Legislative Decree 81/2008, the Workers’ safety representative:
has access to workplaces;
is consulted in advance and promptly with regard to risk assessment and to identifying, planning and checking risk prevention measures in the company;
is consulted on the appointment of the health & safety officer, fire & emergency officer, first aid officer, evacuation of the workplace officer and the company medical officer;
is consulted with regard to organising the training for workers, supervisors and officers in the health & safety and fire-fighting areas;
receives information and company documentation regarding risk assessment and prevention measures relative and inherent to hazardous substances and compounds, equipment, plant, organisation and work environments, accidents/injury and occupational diseases;
receives information from the supervisory services;
receives adequate training;
promotes the development, identification and implementation of appropriate prevention measures for protecting the physical health of workers;
makes observations during inspections and audits carried out by the competent authorities, which normally interview them;
attends the periodic meetings;
makes proposals with regard to prevention activities;
alerts the management as to the risks identified during the course of their activities;
may make recourse to the competent authorities if they consider that the preventive and protective measures adopted by the Employer are not suitable for guaranteeing health and safety during work.
The Workers’ Safety Representatives must have enough time to perform their duties without loss of wages, as well as the equipment and spaces needed to exercise their functions and powers.
The Workers’ Safety Representatives shall not suffer any prejudice caused by performing their duties and they are given the same protection under the law as the trade union representatives.
On request, the Workers’ Safety Representatives shall be given a copy of the risk assessment document to carry out their functions.
The workers’ safety representatives of the Principal-Employer and the subcontractors respectively, at their request and to allow them to exercise their functions, receive a copy of the Assessment of risks generated by interference between activities conducted simultaneously in the workplace.
It is not possible to be the Workers’ Safety Representative and be appointed the Health & Safety Officer.
1.2.7 Supervisor
This term refers to the person whose professional competency and powers conferred give them the right to implement the Employer’s instructions, organising and supervising the work activity.
Within their organisational functions, the Supervisor is responsible for giving employees appropriate safety instructions and information and ensuring their compliance with safety regulations.
The Supervisor is in particular responsible for the following tasks pursuant to Article 19, Legislative Decree 81/2008:
supervising and monitoring compliance by all workers with their legal obligations, and with the company workplace health and safety provisions and the use of collective and personal protective equipment provided to them, and, in the event of repeated non-compliance, informing their direct superiors;
making sure that only workers who have been adequately instructed enter zones that expose them to a serious, specific risk;
requiring compliance with the measures to control risk situations in an emergency and giving instructions to ensure that workers leave their workplace or the hazardous area in the event of serious, imminent and unavoidable danger;
promptly inform Workers exposed to serious, imminent danger of a risk and the relevant protective measures taken or to be taken;
without prejudice to duly substantiated situations, abstaining from requesting workers to return to work if there is ongoing serious and imminent danger;
promptly reporting to the Employer or to the Manager any shortfall in work materials, work equipment and personal protective equipment as well as any other hazardous condition that may occur during work, which they are aware if on the basis of their training;
attending specific training courses, according to the provisions of Article 37 (7), Legislative Decree 81/2008.
1.2.8 First Aid Officer (APS)
This refers to the person in charge of first aid and emergency medical care.
In the Company, the Employer has appointed a number of First Aid Officers adequate for the company structure and the activities carried out.
First Aid Officers are in particular responsible for the following tasks:
correctly fulfilling their first aid duties;
guaranteeing, within their area of activity, compliance with the first aid procedures.
1.2.9 Fire and Emergency Officer
This refers to the person in charge of fire prevention and emergency management tasks.
In the Company, the Employer has appointed a number of Fire and Emergency Officers adequate for the company structure and the activities carried out.
Fire and Emergency Officers are in particular responsible for the following tasks:
correctly fulfilling their fire prevention duties;
guaranteeing, within their area of activity, compliance with the workplace fire-fighting and evacuation procedures.
1.2.10 Workers
This refers to anyone, whatever their type of contract, who works as part of the Company organisation, with or without remuneration, even only for the purposes of learning a trade, a craft or a profession, excluding those working in home and family services.
In particular, Workers must:
comply with the orders and instructions issued by the Employer, Managers and Supervisors for the purposes of collective and personal protection;
correctly use machinery, equipment, tools, hazardous substances and compounds, transport vehicles and other work equipment, as well as safety devices;
appropriately use the protective equipment made available to them, in order to establish, for each type of activity, the PPE to be used in each Company department;
immediately report to the Employer, Manager or Supervisor any shortcomings with regard to the protective equipment described in the previous points, as well as any other hazardous conditions they may become aware of, taking direct action to eliminate or reduce such shortcomings or hazards in the event of an emergency, in their area of competence and to the extent of their possibilities, accordingly informing the Workers' Safety Representative. If the Employer, Manager or Supervisor take no action to effectively remedy the shortcomings or hazards they are informed of within an acceptable time, Workers shall report the matter to the Supervisory Committee;
not remove or modify safety, signalling or control devices without authorisation;
take care of the personal protective equipment made available to them, without modifying anything at their own initiative;
not carry out any operations or manoeuvres at their own initiative that are not in their area of competence or which may compromise their own safety and that of other workers;
participate in the training programmes organised by the Employer;
undergo the medical check-ups required in order to define and implement workers’ healthcare in all Company departments.
Workers from companies working as subcontractors for the Company must always display their identification badges.
1.2.11 Third-party Recipients
In addition to the aforementioned persons, in the field of Workplace Health and Safety importance is also given to those persons who, though external to the organisational structure of Mario Frigerio, carry out activities that potentially affect the health and safety of the workers.
For this purpose, “Third Party Recipients” refer to:
persons who are working on the basis of tender, labour or supply contracts;
manufacturers and suppliers;
designers of workplaces, workstations, and systems;
installers and assemblers of systems, work equipment and other technical equipment.
Reference is made to the above-defined functions in both the Principles of Conduct and the Protocol laid down in this Special Section.
1.3 Sensitive processes
_______________________________________________
Although any activity carried out in the Company can abstractly be considered sensitive for the purposes of the occurrence of events which may lead to the committing of some Workplace Health and Safety offences referred to in this Special Section C, please note that the highest risks for the workers relate to the execution of activities on the Company site, where it manufactures machinery to be sold.
Equally at risk - although indirectly - are the activities linked to the execution of contracted works on the Company premises.
1.4 Principles of conduct
_______________________________________________
For the purposes of application of this Special Section, the Recipients must:
be careful of their own safety and health and that of others in the workplace they are responsible for, in compliance with their assigned roles and the equipment made available by the Employer;
comply with and respect company orders and regulations concerning safety issued by the Employer for collective and individual protection;
comply with the instructions for use of machinery and equipment in the workplace, as well as the transport vehicles and safety and protective devices;
promptly notify the Employer of any shortcoming or hazardous situation concerning the aforementioned instruments;
contribute, in their area of competence, to the regular maintenance of environments, equipment, machinery and systems, with particular attention to safety devices in compliance with the manufacturers' instructions;
take direct action, in the event of an obvious emergency, to eliminate or reduce dangerous situations, within the limits of their possibilities and competencies;
comply with ergonomic principles in the design of workstations, choice of equipment and definition of work and production methods;
undergo health monitoring, according to the deadlines envisaged and position held;
together with the employer, work to comply with industry regulations in order to protect and ensure the workplace safety and health of workers;
take part in corporate initiatives concerning training and instruction on the use of machinery and the risk of accidents, according to the set schedule.
Recipients also have the right to:
be informed, trained, consulted and participate in issues concerning Workplace Health and Safety;
receive appropriate instructions, also through specific training programmes, on the issues of Workplace Health and Safety in general, the implementation of internal company provisions and the use of individual machines;
undergo planned medical check-ups in line with the health plan drawn up.
1.5 flow of information to the Supervisory Committee
The parties responsible for determining, implementing and controlling workplace safety, hygiene and health measures are obliged to provide information to the Supervisory Committee.
In particular, the Employer – assisted by the Health & Safety Officer - at defined intervals:
informs the SC of the outcome of audits on the correct implementation of the current regulations and keeps it constantly updated on the status of any suggestions made during the audits;
presents statistics concerning the incidents occurring in the workplace, specifying their cause, the recognition of injuries and relative severity;
informs the SC of all variations that require or have required the updating of the risk assessment;
provides a list of investments required for accident prevention and health, safety and hygiene requirements, including a list of relevant emergency and off-budget purchases made in the period considered;
in the event of serious or repeated breaches of the provisions, or in the event of the need for prompt action, the Supervisory Committee must be notified immediately;
promptly informs the SC of any action and/or intervention of the Judicial Authorities or criminal investigation departments (including the Local Health Authority in its judicial function), in the event of inspections to monitor compliance with workplace health and safety laws.
In the area of its competence, the Supervisory Committee may confer mandates to qualified external consultants selected using specific procedures, to carry out inspections in order to obtain formal assessments of the following aspects:
the correct method for identifying, assessing, measuring and controlling health and safety risks concerning workers as well as the mechanisms used to update such methods;
compliance of the risk prevention measures adopted pursuant to the previous point with the laws in force and with this Compliance Model;
compliance of the risk prevention measures adopted pursuant to the previous point with the best practices in use in the Company's sector of operations.
The results of the assessment carried out by external consultants are disclosed in a special report to the Supervisory Committee.
In light of the results of the foregoing report, although it has no operational role, the Supervisory Committee carries out the following tasks:
examines the reports made concerning any breaches of the Compliance Model, including the lack of prompt action taken by the competent persons as a follow-up to reports made to them of any unsuitability or shortcomings of the workplaces and work equipment or the protective equipment made available by the Company, or concerning a hazardous situation connected to Workplace Health and Safety;
monitors the functioning of the general prevention system adopted by Mario Frigerio, being the most appropriate organisation to ensure the objectiveness, impartiality and independence of the company area being audited;
proposes to the Board of Directors any updates to the Compliance Model or the procedures for its implementation, which may be necessary or appropriate considering any shortcomings reported or following significant breaches or changes in the Company's organisational structure as a result of scientific and technological progress.
The Supervisory Committee, which must be sent a copy of the periodic reports on workplace health and safety, and specifically the minutes of the periodic meetings pursuant to Article 35 of Legislative Decree 81/2008, and all data concerning any injuries that occur at work in the Company, must notify the Board of Directors and the Board of Statutory Auditors of the results of its own supervisory and control activities, in the terms and methods laid down in the Compliance Model.
Recipients, each in their area of competence will guarantee the traceability of the process, filing all documentation necessary for that purpose in an orderly archive and making it available to the Supervisory Committee.
- Protocol -
Checking compliance concerning Workplace Health and Safety
_______________________________________________
1. Scope and Specific Principles of Conduct
_______________________________________________
This Protocol identifies and governs the methods that Mario Frigerio must comply with for the prevention of accidents at work and, generally, of the risks to the health and safety of workers.
In keeping with this, the Company has applied the prevention and control provisions laid down by law, as identified in Legislative Decree 81/2008 and by special legislation, where applicable to its particular business activities, by adopting the Risk Assessment Document, pursuant to Articles 17 and 28 of Legislative Decree 81/2008.
The policy for Workplace Health and Safety adopted by the Company constitutes a fundamental reference for all Recipients and for anyone outside Mario Frigerio who enjoys relations with the Company.
Therefore, Mario Frigerio must carry out its activities in compliance with the following principles:
accountability of the whole company organisation, from the Employer to each worker, in managing the Workplace Health and Safety system, each in their own area of responsibility and competence, in order to prevent the prevention activity from being considered the exclusive competence of only a few persons with the consequent lack of active participation by some Recipients;
commitment to consider the health and safety system as an integral part of company governance, the recognition of which must be guaranteed for all Recipients;
commitment to continuous improvement and prevention;
commitment to providing the human and instrumental resources required, assessing the opportunities for investment in new systems, and in these assessments considering not only the economic and financial aspects but also those concerning workers' health and safety;
commitment to promoting collaboration with the Competent Authorities (e.g., INAIL, Local Health Authority, etc.) in order to establish effective communication channels for the continuous improvement of performance in the field of workers' health and safety;
commitment to constantly monitor the situation concerning injuries in the company in order to guarantee control, identify critical points and the relevant corrective actions/training needs;
commitment to a periodic review of the health and safety policy adopted and the relative management system implemented to guarantee their constant adequacy for the organisational structure of Mario Frigerio.
Moreover, the Company has provided appropriate training to all workers in the issues of safety at work, the contents of which, in line with the provisions of the Consolidated Law on Safety, are easily understandable and assure the acquisition of the necessary knowledge and skills.
In this regard, please note that:
The Health & Safety Officer and the Medical Officer must participate in drafting the training plan;
training must be appropriate to the risks inherent in the jobs that each worker is required to do;
every worker must be given statutory training as well as training in any other area which, on a case-by-case basis, is considered necessary in order to achieve the company's safety targets;
workers who change jobs or are transferred must receive specific additional and/or preventive training, where required for their new duties;
persons appointed to specific emergency tasks (e.g., fire prevention, evacuation and first aid officers) must receive specific training;
emergency drills shall be carried out periodically, and proof of these must be given (for example by means of a report on the drill describing the methods of execution and the results);
new employees – with no previous professional experience or appropriate qualifications – must not be allowed to work on their own in activities that are considered to be most at risk of injury until they have acquired a level of professional skills deemed suitable for the execution of the tasks, through a period of training of no less than three months from the time of employment, or longer in the case of the acquisition of more specific skills.
All the training activities described above must be recorded in documents, also in the form of reports, and where foreseen must be repeated periodically.
The Protocol described in this Special Section, therefore, sets out to establish a control of the effectiveness and appropriateness of the workplace accident prevention system, through the formal coding of an information and inspection system that places the Supervisory Committee in a position to possess and be familiar with the company documentation drawn up concerning the prevention programme adopted to assure Workplace Health and Safety.
Specifically, this Special Section aims to:
detail the procedures the Company Recipients are required to comply with for the purposes of the correct application of the Model;
provide the SC, and the managers of other company functions which cooperate with the SC, with the executive tools required to assure the envisaged control, monitoring and inspection activities.
2. Scope of Application
_______________________________________________
This Protocol addresses all Recipients working in the Company, each in the field of their own responsibilities and competencies.
It also addresses anyone from outside the Company who enjoys contractual relations with Mario Frigerio as a result of work or supply contracts (Article 26, Legislative Decree 81/2008).
3. Protocol Officer
_______________________________________________
With regard to Workplace Health and Safety, the Company has an organisational structure that complies with the laws in force, with a view to eliminating, and where this is not possible, reducing, and therefore managing, risks to workers.
The paragraph “Roles and Responsibilities” describes the main players referred to in the legislation, also encompassed in the rest of this Special Section as “Recipients”; their corresponding functions in the Company are as follows:
Employer: Mrs Emilia Tentori, appointed by the Board of Directors;
Top-level Management: all the managers identified as such in the safety organisation structure;
Supervisor: all the persons identified as such in the safety organisation structure;
Worker: any person who has an employment relationship with the Company, or is a self-employed contractor or works on the Company premises;
Health and Safety Officer: Mr Vittorio Corti, as appointed;
First Aid Officers: all the persons identified as such in the Emergency Plan;
Fire and Emergency Officers: all the persons identified as such in the Emergency Plan;
Medical Officer: Dr Antonella D’intino
Workers’ Safety Representative: Mr Matteo Bono
4. Risk Assessment Document
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The risk assessment document (DVR) adopted by the Company represents the documentary evidence of a permanent process to prevent health and safety risks for workers.
The risk assessment document is drawn up by the Employer, in collaboration with the Health and Safety Officer and the Medical Officer in the cases involving compulsory health monitoring, after consultation with the Workers’ Safety Representative, and contains:
a report on the assessment of workplace health and safety risks, which specifies the criteria adopted for the assessment that is carried out in relation to the nature of the company activities;
identification of the prevention and protection measures and personal protective equipment resulting from the assessment pursuant to letter a), in order to establish, for each type of activity, the PPE to be used in each Company department;
the programme of measures to be implemented in order ensure the long-term improvement of safety levels.
The document is filed at Mario Frigerio.
See the observations and comments made therein for the identification of the risk factors and/or critical areas, and more generally the contents.
The Company has also prepared its Assessment of risks generated by interference between activities conducted simultaneously in the workplace (DUVRI-Documento Unico di Valutazione Rischi da Interferenza) pursuant to Article 26(3) of Legislative Decree 81/2008, in order to promote cooperation and coordination among contractors working in the Company, providing the information required to eliminate risks generated by interference between the activities of the various companies.
In the case of works contracted (or subcontracted) to external companies or self-employed workers, the Principal - Employer draws up the “Interference Risk Assessment Document”, which indicates the measures adopted to eliminate risks generated by interference between the activities of the various companies involved and to promote cooperation and coordination among them. This document must be annexed to the tender or labour contract.
The document in question only concerns the risks of interference between the activities of the principal and the activities of the (sub-)contractor(s) or self-employed workers and does not cover the specific risks inherent to the activities of the contractors or self-employed workers.
See the observations and comments made therein for the identification of the critical areas.
This Special Section focuses on the principles of conduct and control concerning environmental crimes, as identified in Article 25-undecies of the Decree and relevant references to Legislative Decree no. 152 of 3 April 2006, listed as “Environmental Protection Code” (the “Environmental Decree”).
In this Special Section, we have not included all the crimes listed in Article 25-undecies of the Decree (and thus of the Environmental Decree), most of which are not currently of relevance to the Company. We have only taken into consideration the following:
wastewater discharge (Article 137 of the Environmental Decree, concerning the discharge of industrial waste water);
atmospheric emissions of plants and activities (Article 279 of the Environmental Decree, concerning the operation of a plant or activity in breach of the emission limits or requirements laid down in the permit obtained);
waste management and reclamation of polluted sites (Articles 255 et seq. of the Environmental Decree, concerning for example littering, unauthorised waste management and the breach of requirements relating to waste management disclosure, record keeping and forms);
combustion of materials or substances other than waste (Article 296 of the Environmental Decree concerning the combustion of waste in breach of environmental regulations);
environmental pollution (Article 452-bis, ICC, referenced by Article 25-undecies of the Decree as the consequences of any activity that compromises or causes significant and measurable damage to water, air, soil and subsoil).
1.2 Sensitive processes
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Referring to the types of crimes identified in the previous paragraph and in consideration of the Company’s activities, the following sensitive processes have been identified:
waste management and disposal; and
atmospheric emissions.
The Company produces no wastewater so that activity was not considered as being sensitive to the commission of a crime.
The “production department” function coordinates the functions and staff involved in the activities connected to environmental aspects, defines the internal supporting documentation, the methods of execution and manages the relevant technical documentation.
For the purposes of application of this Special Section, the Recipients must:
comply with the provisions of the company procedures connected to environmental aspects;
promptly report to the compliance officer any shortcomings in the system adopted by the Company;
promptly report to the compliance officer any shortcomings in the organisational system of the waste disposal operator and in general any operator carrying out activities connected to environmental aspects on behalf of the Company.
Moreover, Recipients are strictly forbidden from:
carrying out activities that cause atmospheric emissions, without the required authorisation;
carrying out activities that cause atmospheric emissions exceeding the emission limits and which are beyond the provisions established by the competent authorities;
carrying out waste disposal activities that do not comply with the principles of conduct laid down herein or with the company procedures;
forwarding untrue disclosures of those values to the competent authorities.
In its waste management activities, the Company undertakes to guarantee that:
the production, storage, classification and disposal of hazardous and non-hazardous waste are carried out in full compliance with the applicable environmental laws, in both its regulated and non-regulated activities, and in order to be able to certify implementation of the necessary requirements to public control bodies;
the company procedures with direct or indirect relevance (e.g., qualification of enterprises and qualified sectors) in the area of waste disposal are subject to constant monitoring by the competent company functions (e.g., the production department) in order to periodically assess whether or not to update the system according to any inconsistencies detected in the corresponding activities, and according to information received from the Recipients;
suppliers are selected in full compliance with the company procedures, in order to be able to constantly assess their possession of technical and legal requirements for exercising the activities they have been selected for, and also to ensure that the selection is based exclusively on economic criteria (to avoid the use of "unqualified" enterprises that work at below cost because they use illegal methods);
activities are carried out to raise awareness with Recipients on the level of risk of such activity in terms of the potential infiltration of criminal organisations (so-called "eco-mafia") using, in this regard, any reports that are drawn up by parliamentary commissions, environmental organisations, etc. (e.g., the eco-mafia report drawn up annually by the Italian environmentalist association, Legambiente).
In the management of waste, the “production department” function is in particular appointed the task of:
checking the authorisations of suppliers appointed for transport operations (as contractors or subcontractors) and the places of destination, both for disposal and recycling operations;
correctly and truthfully completing the waste loading and unloading register and the identification form for the transportation of waste, abstaining from committing any crimes of conceptual or material falsity (for example concerning information on the qualitative or quantitative characteristics of the waste);
checking that a signed and dated copy of the identification form has been returned, and reporting any inconsistencies detected in the document to the CEO;
carefully completing the Environmental Declaration Form;
constantly supervising the correct management of waste, reporting any irregularities to the CEO (for example tampering with classification documents, suspected abandonment of waste by the carrier in illegal disposal sites, etc.), to allow the Company to take the required administrative or contractual action, as well as any legal action before the competent authorities;
carefully storing the loading and unloading register and relative forms in a special archive;
ensuring the annual control of the level of emissions by an external specialised company, in order to guarantee compliance with the legal thresholds.
Without prejudice to the foregoing, Recipients are required to comply in full with the Companies Code of Ethics and with the provisions of the procedures implemented by the Company with reference to environmental aspects.
On this point, in addition to everything detailed above, the Company did not deem it necessary, at the current state, to have to formulate ad hoc Protocols with reference to conduct in relation to activities connected to environmental crimes. To this end, it refers and fully references the procedure it has implemented, entitled “I18”.
1.5 Flow of information to the Supervisory Committee
The persons involved in the process are bound to promptly notify the Supervisory Committee of any exceptional conduct or unusual event, indicating the reasons for any deviations and acknowledging the authorisation procedure followed.
Special Section E
Crimes concerning residence permits
1. CRIME OF EMPLOYMENT OF ILLEGALLY RESIDENT NON-EU NATIONALS
1.1 TYPES OF CRIMES
Legislative Decree no. 109 of 16 July 2012 (published in the Official Gazette no. 172 of 25/07/2012) came into force on 9 August 2012, introducing into Legislative Decree 231/2001 Article 25-duodecies “Employment of illegally resident non-EU nationals”, which was amended by Law no. 161/2017.
Specifically, the new Article 25-duodecies provides that:
““With regard to the commission of the crime laid down in Article 22(12-bis) of Legislative Decree 286 of 25 July 1998 (Consolidated Act on immigration), a fine of between 100 and 200 units shall be applied to the organisation, with a ceiling of EUR 150,000.00”.
1.- bis. With regard to the commission of the crimes laid down in Article 12(3), (3-bis) and (3-ter) of the consolidated act referred to in Legislative Decree 286 of 25 July 1998, as amended, a fine of between 400 and 1000 units shall be applied to the organisation.
1.- ter. With regard to the commission of the crimes laid down in Article 12(5) of the consolidated act referred to in Legislative Decree 286 of 25 July 1998 as amended, a fine of between 100 and 200 units shall be applied to the organisation.
1.- quater. In the case of a conviction for one of the offences referred to in paragraphs 1-bis to 1-ter of this article, the disqualification sanctions contained in Article 9(2) are applied for a period of no less than 1 year”.
Accordingly, crimes concerning residence permits, which if committed may imply the administrative liability of the Company pursuant to the Decree, are as follows:
- Article 22(12-bis) (Legislative Decree 286 of 1998): Employment of illegally resident non-EU nationals.
- Article 12(3), (3-bis), (3-ter) and (5) (Legislative Decree 268 of 1998): Conduct of whoever directs, organises, finances or transports non-EU nationals in Italy or facilitates their continued stay in order to obtain unfair profit from their illegal status.
Legislative Decree no. 109 of 16 July 2012 enacted European Directive 2009/52/EC aiming to strengthen cooperation between the Member States in the fight against illegal immigration.
Law no. 161/2017 “Amendments to the Code of Anti-Mafia Laws and Prevention Measures referred to in Legislative Decree no. 159 of 6 September 2011, to the Criminal Code and to the other implementing, coordinating and transitional rules of the Code of Criminal Procedure and other provisions. Delegation of powers to the Government for the protection of employment in seized and confiscated companies. (17G00176) (Official Gazette no. 258 of 4 November 2017)” provided, with Article 30(4), for the introduction of paragraphs 1-bis, 1-ter and 1-quater to Article 25- duodecies of the Decree, which extended the range of predicate offences and made the sanctions more severe.
Therefore, by way of the regulatory references contained in Article 25-duodecies of the Decree, any Organisation that employs non-EU workers without a valid residence permit, or whose permit has expired (and no renewal has been requested, within the legally established terms), been revoked or cancelled, shall be fined between 100 and 200 units, up to a ceiling of EUR 150,000. However, this provision generates administrative liability for the Organisation pursuant to the Decree in the limits laid down in Article 22(12-bis) of Legislative Decree 286/1998, if they:
- employ more than three of these workers;
- employ minors below the legal working age;
- expose workers to situations of serious danger with regard to the nature of the work to be performed and to their working conditions.
1.2 SENSITIVE PROCESSES
As of today, the Company has only eight foreign nationals in its employment (in the terms understood for the purposes of the crime in question) out of a total of about 160 employees; from a prudential viewpoint, the Company itself considers it appropriate to identify here below the sensitive areas that present or could present more critical areas in relation to the crime in question:
- staff recruitment; and
- staff management.
1.3. PRINCIPLES OF CONDUCT IN THE SENSITIVE AREAS
1.3.1 general principles of conduct
In keeping with the Company’s underlying principles of conduct, the Recipients are forbidden from:
• any form of conduct which could constitute the crime described above;
• any form of conduct which, although it does not constitute any of the crimes indicated above in itself, could potentially become one.
1.3.2 specific principles of conduct
The rules described in the previous paragraph actually translate into principles of conduct requiring compliance as part of the Mario Frigerio operations.
All Recipients of the Model are bound to comply with the following procedures of conduct:
• the roles and competencies of the functions and/or departments responsible for staff recruitment shall be clearly defined in order to guarantee - in the case of foreign workers - the continuous control of the existence, at the time of employment and for the whole period of employment, of the residence permit and all other requirements that allow the employment relationship to continue;
• they shall not employ, promise to employ, or continue in employment relationships with any workers who do not hold a valid residence permit because they have no permit, the permit has been revoked or expired, or they have not applied to renew the permit;
• they shall avoid the use of intermediaries for staff recruitment, with the exception of employment agencies authorised by the Ministry of Labour pursuant to Italian Legislative Decree no. 276 of 2003. In these cases, the agency must be asked to provide a declaration of validity concerning the worker;
• they shall assume correct, transparent and collaborative conduct in compliance with the all laws and company procedures and shall ensure the utmost diligence and rigour in the application of all legal provisions against illegal immigration;
• they shall report any anomalies to the Supervisory Committee.
Any person in the Company who works in the field of staff recruitment or who may be part of the recruitment process for new staff shall ensure that the employment contracts and the contracts signed with the temporary employment agencies contain clauses which govern the consequences of breach by such parties of the principles laid down in this Model concerning, in particular, the lack of residence permit of all employed staff, or its non-renewal, revocation or cancellation.
1.4 TASKS OF THE SUPERVISORY COMMITTEE
The tasks of the Supervisory Committee concerning the assessment of the effectiveness of the procedures and compliance with the requirements of the Model regarding the use of foreign nationals without regular residence permits are to:
• monitor the effectiveness of and compliance with the internal procedures established to prevent the described crime;
• perform periodic inspections on compliance with the internal procedures concerning the employment of foreign nationals;
• examine any specific reports received from managers and/or employees and perform any checks deemed necessary or appropriate concerning the reports received.
If during the performance of the above tasks, the Supervisory Committee finds a breach of the rules and principles contained in this Special Section of the Model by managers and/or employees, it shall immediately give notice of this. If the breaches are attributable to the directors or the Chairman of the Company, the Supervisory Committee shall notify the entire Board of Directors.
The Tax Crimes envisaged by Article 25-quinquiesdecies of the Decree and the regulatory references for the Smuggling offences referred to in Article 25-sexiesdecies are as follows:
- Article 2 of Legislative Decree 74/2000 fraudulent tax returns based on false invoices or other false documents relating to non-existent transactions;
- Article 3 of Legislative Decree 74/2000 fraudulent tax returns using other artifices;
- Article 4 of Legislative Decree 74/2000 inaccurate tax returns[39];
- Article 5 of Legislative Decree 74/2000 failure to file a tax return[40];
- Article 8 of Legislative Decree 74/2000 issue of invoices or other documents for inexistent transactions;
- Article 10 of Legislative Decree 74/2000 concealment or destruction of accounting records;
- Article 10-quater of Legislative Decree 74/2000 undue tax offsetting[41];
- Article 11 of Legislative Decree 74/2000 fraudulent tax evasion;
- Presidential Decree 43/1973 Consolidated Law on Customs.
*
1.2 SENSITIVE PROCESSES
The areas of sensitive activities which appear to be most critical for the crimes listed above with reference to Tax Crimes and Smuggling are:
supplier selection and validation;
management and issue of purchase orders;
verification of the actual performance of suppliers’ services;
management of invoices payable;
management of sales orders and performance of contractual services;
management of invoices receivable;
warehouse management;
management of payments;
preparation of financial statements and bookkeeping;
management of credit notes;
tax returns and other tax obligations;
payment of F24 forms;
cash management and reimbursement of expenses;
management of import-export activities;
management of intercompany relations.
The persons and/or functions potentially involved are:
Chairperson of the Board of Directors;
Chief Executive Officer;
Board of Directors;
Service Office;
Warehouse Office;
Administrative Office;
Sales Office;
Purchases Office;
Payments officer;
Cash and travel officer;
Supplier accounting officer;
Warehouse accounting officer;
Sales management and customer accounting officer.
1.3. PRINCIPLES OF CONDUCT IN THE SENSITIVE PROCESSES
1.3.1 General principles of conduct
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Recipients whose role, function or appointment means they are involved in the sensitive activities listed in paragraph 1.2 are specifically prohibited from:
transferring money or assets or other benefits or undertaking other operations with a view to evading the compulsory action of the tax authorities;
using non-institutional instruments to carry out transactions involving the transfer of money or other benefits;
acting in a manner that materially prevents, or in any case hinders the execution of management control and auditing activities by the Board of Statutory Auditors, external consultants, Tax and/or Customs Authorities through the concealment of documents or the use of other fraudulent means;
Within the areas of their competence and functions, the Recipients must:
comply with the rules and principles laid down in the following documents:
Code of Ethics;
any other documentation concerning the internal control system;
collaborate to ensure that management operations are accurately and promptly represented in the accounts, with each entry corresponding exactly to the information contained in the underlying documentation;
adopt correct, accountable and collaborative conduct, observing the legal provisions and accounting standards, in all the activities aimed at drawing up the financial statements and the other corporate communications, so as to provide the shareholders and third parties with a true and fair view of the Company’s operating, equity and financial position;
adopt correct, accountable and collaborative conduct, observing the legal provisions and accounting standards, in all the activities aimed at preparing the income tax return and other documentation relevant for taxation purposes;
adopt correct, accountable and collaborative conduct, observing the legal provisions and accounting standards, in all the activities aimed at complying with customs requirements;
observe the rules of accurate, complete and transparent recording in accounting of facts relating to the management of the Company;
ensure that each transaction is not only duly recorded, but also authorised, verifiable, legitimate, consistent and congruous;
ensure that each transaction has adequate documentary evidence in order to be able to proceed, at any time, with controls certifying the characteristics and reasons for the transaction and identify who authorised, performed, recorded and verified the transaction;
implement a control system on customers and suppliers to prevent the Company from coming into contact with fictitious entities, for example, so-called “shell companies”;
promptly report any irregularities to the Supervisory Committee;
abstain from providing services, payments and/or cash donations of any kind to third parties, which are not suitably justified in the context of the contractual relationship established with them, and/or the type of appointment carried out, or that could be made to secure favourable conditions not agreed or not due;
avoid compromising the integrity, reputation and image of the Company in any way.
1.3.2 Specific Principles of Conduct
__________________________________________
The rules and prohibitions described in the previous paragraph actually translate into principles of conduct requiring compliance as part of the Company operations.
For operations relative to cash management and reimbursement of expenses, the Recipients are required to:
verify compliance with the formal definition of the types of reimbursable expenses, any limits to the amount of the expenses and the related reporting procedures;
verify the supporting documents provided to assure correspondence with the amounts requested and the relevance of the expenses incurred with respect to the activities carried out;
respect the separation of roles between the person who organises travel and the person who verifies the supporting documentation.
For operations concerning the management of purchases, consultancy, contracts and supply of services (i.e., selection and validation of suppliers, management and issuance of purchase orders, verification of the actual performance of suppliers’ services, management of payments and invoices payable), the following is required:
separation of roles between the person requesting the purchase and the person authorising it, traceability of the operations carried out and identification of the responsibilities of the functions involved;
separation of roles between the person who requested the purchase and the person who ordered and authorised it, traceability of the operations carried out and identification of the responsibilities of the functions involved;
where possible, the use of management systems that cross-check the consistency of the information relating to purchases and suppliers, and that - if possible - block the purchase process if the information entered is not consistent with the information entered in the system;
filing of the documentation relating to the operation in a special archive, in order to allow traceability of the entire process and facilitate any subsequent controls;
suppliers must undergo a selection process that is not based solely on the economic assessment of the service, but takes into account additional criteria (e.g., quality, time and method of delivery);
monitoring of the services of consultants, contractors or suppliers, with documentation to be kept in order to allow subsequent controls, tracking of the activity and in particular to verify correspondence between what was ordered and what was received.
For operations concerning the management of commercial activities (i.e., activities relating to the management of sales orders and performance of contractual services, invoices receivable and the management of intercompany service relations) the Recipients concerned are required to:
ensure that relations with customers are managed exclusively by persons with appropriate powers and within the scope of their competences
ensure that offers are prepared on the basis of already authorised quantitative expenditure thresholds;
assure the traceability of relations with customers, guaranteeing certainty and reliability of the information transmitted;
promptly report any behaviour of persons working for their business partners aimed at obtaining favours or other benefits (e.g., requests to over-invoice for services), including vis-à-vis third parties, to their line manager;
guarantee traceability of the sales operations carried out;
where implemented, use management systems that cross-check the consistency of the information relating to sales and customers, and that block the sales processes if the information entered is not consistent with the information entered in the system, e.g., should the sales price of a product not be consistent with the price list applied by the Company and entered in the management system;
in the context of intercompany relations, ensure:
(i) compliance with the provisions of the individual contracts signed by the companies in the group;
(ii) the issue of invoices for services rendered;
(iii) the proper, complete archiving of documentary evidence of the shared service activity performed;
ensure the accuracy of the information contained in the invoices sent by the Company, comparing them with the orders, or other contractual documentation, received from customers, also through the use of management systems;
verify on a monthly basis that the Company’s incomings correspond to the invoices issued.
With respect to warehouse management, the Recipients concerned must:
ensure the correct and timely registration of goods entering and leaving the Company’s warehouse;
periodically check the goods present in the warehouse, by completing a dedicated inventory;
check that the information in the transport document is consistent with the order received.
As regards the management of tax and customs matters (i.e., activities relating to the preparation of financial statements and bookkeeping, the management of credit notes, the management of tax returns and other tax obligations, the payment of F24 forms, the management of extraordinary transactions and the management of import/export activities) the Recipients concerned are prohibited from:
representing or transmitting data - in financial statements, reports or other corporate communications, including to Tax and/or Customs Authorities, as well as between functions - that is false, incomplete or, in any case, does not correspond to the Company’s true operating, equity and financial position;
acting in a manner that materially prevents, for example through the concealment of documents or the use of other fraudulent means the execution of control and auditing activities by statutory and/or independent auditors, and controls and assessments by Tax and/or Customs Authorities;
withholding data and information required by law on the Company's operating, equity and financial position.
The same Recipients are also required to:
clearly and completely determine the data and information that each function must provide, the accounting criteria for processing them, and the methods and timing of the relevant communications;
provide for a traceable system (also electronically) for transmitting data and information to the function/resource responsible for processing the data;
comply with the rules of clear, accurate and complete recording in the accounting activity;
observe the principles of reasonableness and prudence in the measurement of economic and financial elements, clearly presenting the criteria that guided the determination of the value of the asset;
ensure regular reporting of incoming and outgoing movements resulting from any commercial transaction in accordance with the principles of proper bookkeeping;
ensure that all movements of financial flows are carried out using traceable instruments;
impose limits on the independent use of financial resources, by setting quantitative thresholds consistent with the organisational roles and responsibilities assigned to individual persons;
promptly report any suspicious and/or unlawful requests, e.g., concerning the criteria for calculating and qualifying financial assets to the line manager;
check that the information in the transport document is consistent with the order received;
ensure that, when importing and exporting goods, the Company has the necessary authorisations, licences and/or permits, where required;
verify and control the operations carried out by the forwarding agent in relation to customs activities, also by obtaining supporting documentation,
Moreover, in the processes used by the Company relating to the sensitive activities referred to in this section, the following is necessary:
a distinction between the persons responsible for calculating taxes and preparing tax returns and the persons responsible for verifying the information and signing the returns;
signing of tax returns by Company representatives vested with appropriate powers;
conducting tax processing activities with the support of an external consultant;
checking to identify any inconsistencies relating to transactions, for example in order to avoid double payments or over-invoicing;
the sale and/or loan for use and/or lease financial assets and evaluate and appraise assets in compliance with pre-set authorisation thresholds based on their economic value, verifying the existence and congruence of supporting documentation and ensuring the traceability thereof;
verification of the completeness and accuracy of the processes of recording and execution of invoices receivable and payable; in this context, verification of the correctness of the information contained in the invoice, for example that the costs shown are consistent with the supply contract and/or with the pre-established price list, and its consistency with the purchase/sales order and with the arrival/exit of the goods.
1.4 Flow of information to the Supervisory Committee
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The persons involved in the process are bound to promptly notify the Supervisory Committee of any exceptional conduct or unusual event, indicating the reasons for any deviations and acknowledging the authorisation procedure followed.
Moreover, at least every six months the persons involved for whatever reason must give the Supervisory Committee any other information that may be specifically requested, including:
findings made by the Board of Statutory Auditors, by the Independent Auditors, by consultants, by the Financial and / or Customs Administration following the verification activities carried out by them;
significant events relating to the sensitive areas identified in this Special Section
Recipients, each in their area of competence will guarantee the traceability of the process, filing all documentation necessary for that purpose in an orderly archive and making it available to the Supervisory Committee.
[1] Article 25 was amended by Law no. 3 of 9 January 2019, “Measures to fight crimes against the public administration and on the transparency of political parties and movements” (known as the “Spazzacorrotti” or “corruption destroyer” law), effective from 31 January 2019. After the Law in question came into effect, the list of predicate offences of Legislative Decree 231/2001 was extended with the introduction to paragraph 1 of the crime of “Trading in influence” (Article 346-bis of the Criminal Code), in turn subject to a major reform both in terms of expanding the scope of the offence in question and of increasing the term of imprisonment from between one and three years to between one and four years and six months. In addition, in paragraph 5 of Article 25 the term of disqualification for the offences referred to in paragraphs 2 and 3 of Article 25, i.e., for the offences of abuse of power, active bribery, bribery in judicial proceedings, extortion, corruption, and solicitation and attempted bribery has been increased. The term of disqualification will be “no less than four years and no more than seven years” if the predicate offence has been committed by a senior officer or “no less than two years and no more than four years” if the predicate offence has been committed by an individual answerable to the senior officer, derogating from the general provision in Article 13 of the Decree, which sets a maximum disqualification term of two years. The new paragraph 5-bis introduced a lighter term of disqualification (“no less than three months and no more than two years”) in respect of the above-mentioned offences committed against the Public Administration, in the event that, prior to the judgment of first instance, the organisation has actively taken steps to prevent the criminal activity from having further consequences, provide proof of the offences and identify the perpetrators or seize the sums or other benefits, and has eliminated the organisational deficiencies that led to the offence by adopting and implementing compliance models capable of preventing offences of the kind committed.
Article 24 was most recently amended by article 5(1), letter a) of Legislative Decree 75/2020 implementing Directive (EU) 2017/1371 “on the fight against fraud to the Union’s financial interests by means of criminal law”. This measure involved (i) the modification of the heading of Article 24 to “Misappropriation of funds, fraud at the expense of the State, of a public body or of the European Union or for the disbursement of public funds, computer fraud at the expense of the State or of a public body and fraud in public supplies”; (ii) the introduction of Article 356 of the Criminal Code, (ii) the introduction of Article 356 of the Criminal Code, fraud in public supplies to the relevant cases under Article 24(1), as well as the introduction of the words “or of the European Union” after the words “public body” (iii) and the addition of paragraph 2-bis to Article 24, which establishes that “The penalties set forth in the prior paragraphs in relation to the commission of the criminal offence under Article 2 of Law no. 898 of 23 December 1986 shall apply to the organisation”, i.e. the provision of false data or information, in order to unduly obtain (for themselves or for other persons) aid, premiums, indemnities, refunds, contributions or other disbursements of the same type from the European Agricultural Guarantee Fund and the European Agricultural Fund for Rural Development.
Article 25 was amended by article 5(1), letter b) of Legislative Decree 75/2020. This measure involved amendment to the heading of Article 25 to “Embezzlement, bribery and corruption, extortion and abuse of power” and the introduction to paragraph 1 of article 25 of the following phrase “the same penalty applies when the offence causes damage to the financial interests of the European Union, in relation to the commission of the criminal offences referred to in Articles 314(1) (Embezzlement), 316 (Embezzlement by profiting from third party error), and 323 (Abuse of power) of the Criminal Code”
[2] These crimes include: counterfeiting cash, government bonds and duty stamps (Article 453, Italian Criminal Code - ICC); forging cash (Article 454, ICC); spending and bringing counterfeit cash into the country, without conspiring to do so (Article 455, ICC); spending counterfeit cash received in good faith (Article 457, ICC); counterfeiting duty stamps, bringing counterfeit duty stamps into Italy, purchasing, possessing or circulating counterfeit duty stamps (Article 459, ICC); counterfeiting watermarked paper used to make government bonds or duty stamps (Article 460, ICC); manufacturing or possessing watermarks or tools intended for counterfeiting cash, duty stamps or watermarked paper (Article 461, ICC); using counterfeit duty stamps (Article 464, ICC); counterfeiting, forging or using distinctive marks or signs, namely patents, models and drawings (Article 473, ICC); bringing products with false trademarks into the country and selling them (Article 474, ICC). Legislative Decree no. 125 of 21 June 2016 implementing “Directive 2014/62/EU on the protection of the euro and other currencies against counterfeiting by criminal law, and replacing Council Framework Decision 2000/383/JHA (16G00136)” published in the Official Gazette on 12/07/2016 amended two cases relating to the offences of counterfeiting cash, government bonds and duty stamps referred to in Legislative Decree 231/2001; (i) Counterfeiting money, or conspiring to spend or introduce counterfeit money into the Italian State (Article 453, ICC); (ii) Manufacturing or possessing watermarks or tools intended for counterfeiting cash, duty stamps or watermarked paper (Article 461, ICC).
[3] These crimes include: interfering with the freedom of industry or trade (Article 513, ICC); unfair competition entailing threats or violence (Article 513-bis, ICC); fraud against domestic industries (Article 514, ICC); fraudulent trading (Article 515, ICC); selling false foodstuffs as the genuine article (Article 516, ICC); selling industrial products with false marks (Article 517, ICC); manufacturing and selling goods through misappropriation of industrial property rights (Article 517-ter, ICC, new crime); counterfeiting geographical indications and designations of origin for agro-food products (Article 517-quater, ICC, new crime).
[4] Lastly, with Law 69/2015: refer to the relevant special section B of this Model for details.
[5] These are “crimes for the purpose of terrorism or subverting the democratic order laid down in the Italian Criminal Code and special laws”, as well as other crimes “that are in any case committed in breach of the provisions of Article 2 of the International Convention for the Suppression of the Financing of Terrorism adopted in New York on 9 December 1999”. Any person commits an offence within the meaning of this Convention if that person by any means, directly or indirectly, unlawfully or wilfully, provides or collects funds (...) in the knowledge that they are to be used, in full or in part, in order to carry out: (i) any act intended to cause death or serious bodily injury to a civilian, (... ) when the purpose of such act (...) is to intimidate a population, or to compel a government or an international organisation to do or to abstain from doing any act; (ii) acts constituting offences pursuant to conventions with regard to: Safety of Civil Aviation and Maritime Navigation, Physical Protection of Nuclear Material, Prevention and Punishment of Crimes against Diplomatic Agents, Suppression of Terrorist Bombings. The category of “crimes for the purpose of terrorism or subverting the democratic order laid down in the Italian Criminal Code and special laws” is mentioned generically by the Legislator, without indicating any specific regulations the breach of which would lead to the application of this Article.
In any case, the key predicate crimes can be determined as: subversive association (Article 270, ICC), association for the purpose of committing acts of terrorism, international or otherwise, and subverting the democratic order (Article 270-bis, ICC), assistance to members of terrorist groups (Article 270-ter, ICC), recruitment for the purpose of committing acts of terrorism, international or otherwise (Article 270-quater, ICC), training in activities for the purpose of committing acts of terrorism, international or otherwise (Article 270-quinquies, ICC), financing of conduct for the purpose of terrorism (Law no. 151/2016, Article 270-quinquies.1, ICC), misappropriation of seized property or money (Article 270-quinquies.2, ICC), conduct for the purpose of terrorism (Article 270-sexies, ICC), attacks for the purpose of terrorism or subversion (Article 280, ICC), acts of terrorism with deadly or explosive devices (Article 280-bis, ICC), acts of nuclear terrorism (Article 280-ter, ICC), kidnapping for the purpose of terrorism or subversion (Article 289-bis, ICC), incitement to commit any of the crimes referred to in Titles one and two (Article 302, ICC), political conspiracy by agreement (Article 304, ICC), political conspiracy by association (Article 305, ICC), armed gangs: formation and participation (Article 306, ICC), assistance to participants in conspiracies or members of armed gangs (Article 307, ICC), appropriation, hijacking and destruction of an aircraft (Article 1 of Law no. 342/1976), damage to ground facilities (Article 2 of Law no. 342/1976), sanctions (Article 3 of Law no. 422/1989), voluntary repentance (Article 5 of Legislative Decree no. 625/1979).
[6] This refers to the practice of female genital mutilation as laid down in Article 583-bis, ICC.
[7] These crimes include: enslavement (Article 600, ICC); child prostitution (Article 600-bis, ICC); child pornography (Article 600-ter, ICC); possession of pornographic material (Article 600-quater, ICC); sex tourism involving child prostitution (Article 600-quinquies, ICC); human trafficking (Article 601, ICC); purchase and sale of slaves (Article 602, ICC) On 6 April 2014, Italian Legislative Decree no. 39/2014, implementing Directive 2011/93/EU on combating the sexual abuse and sexual exploitation of children and child pornography, which, inter alia, introduced some significant amendments to Legislative Decree 231/2001 with regard to offences introduced to protect the healthy development and sexuality of children, which join other offences against the person in Article 25-quinquies of the same Italian Legislative Decree 231/2001. The new provision, in fact, increases the number of special aggravating circumstances provided for in Article 602-ter of the Criminal Code for this type of offence, and establishes that the penalty provided for in Articles 600-bis [Child prostitution], 600-ter [Child pornography], 600-quater [Possession of pornographic material], 600-quater.1. [Virtual pornography] and 600-quinquies [Sex tourism involving child prostitution] is increased where the offence is committed by several persons together, is committed by a person belonging to a criminal association in order to facilitate its activity or is committed with serious violence or causes, due to the repetition of the conduct, serious harm to the child. It also introduces an increase in punishment of no more than two thirds in cases where the offences referred to above are committed using means intended to prevent the identification of access data to telecommunications networks. In addition to these innovations, Legislative Decree 39/2014 extends the scope of the administrative liability of organisations to another criminal offence and introduces new, punishable obligations for employers. Indeed, Article 3 establishes that “in Article 25-quinquies(1)(c) of Legislative Decree no. 231/2001, after the words ‘600-quater.1,’ the following words are inserted: ‘as well as for the offence referred to in Article 609-undecies’”. Specifically, this refers to the crime of child grooming with a penalty of one to three years’ imprisonment for grooming a child under 16 years of age for the purposes of committing one of the acts under the offences introduced to protect the healthy development and sexuality of children. Under Article 609-undecies, ICC “grooming shall mean any act intended to gain the trust of the child through deceit, flattery or threats also made through the use of the internet or other networks or means of communication”. Italian Law no. 199 of 29 October 2016 also introduced the crime referred to in this article, known as “unlawful brokering and exploitation of labour” (known as “caporalato”) under Article 603-bis, ICC, which provides for imprisonment of one to six years and a fine of EUR 500 to EUR 1000 for every worker recruited, whoever recruits labour for the purpose of sending them to work with third parties under conditions of exploitation, taking advantage of the need of these workers, and anyone who uses, hires or employs labour, including through the aforementioned intermediary activity, subjecting workers to conditions of exploitation and taking advantage of their need.
[8] These crimes include: insider trading (Article 184 of the Consolidated Finance Law) and market manipulation (Article 185 of the Consolidated Finance Law) as laid down in the Consolidated Finance Law (TUF - Testo Unico della Finanza), Italian Legislative Decree no. 58 of 28 February 1998.
[9] Article 25-septies was subsequently amended by Article 300(1) of Legislative Decree 21/2008. Articles 589 and 590 of the Criminal Code “Manslaughter” and “Bodily harm” have recently been amended by Law No. 3 of 11 January 2018, with effect from 15 February 2018. Accordingly, the following paragraph was added by Article 12(2) of the aforementioned law: “If the act is committed in the unauthorised exercise of a profession for which a special State qualification or healthcare skill is required, the penalty shall be imprisonment from three to ten years”.
[10] These crimes include: possession of stolen goods (Article 648, ICC); money laundering (Article 648-bis, ICC); use of illegally obtained money, goods or benefits (Article 648-ter, ICC); self-laundering (Article 648-ter.1, ICC introduced by Italian Law 186/2014).
[11] The foregoing Italian Law no. 99/2009 condemns: unauthorised sharing of protected intellectual work or parts thereof on a telematics system; unauthorised use of another individual's work that is not intended for publication; copying of computer programmes or distribution, sale etc. of programmes distributed on media not labelled by the Italian copyright protection organisation (SIAE - Società italiana degli autori ed editori); copying, screening etc. of intellectual property intended for television, cinema etc.; producers or importers of media without the “SIAE” label; the production, installation etc. of equipment designed to decipher audiovisual broadcasts with conditional access.
[12] These crimes include: unauthorised access to a computer or telematics system (Article 615-ter, ICC); unauthorised possession and dissemination of access codes to computer or telematics systems (Article 615-quater, ICC); distribution of computer equipment, devices or programmes intended to damage or disrupt a computer system (Article 615-quinquies, ICC); wire-tapping, hindrance or disruption of computer or telematics communications (Articles 617-quater and 617-quinquies, ICC); damage to computer systems (Article 635-bis, ICC); damage to computer information, data and programmes used by the central government or by other public organisations or in any case of public benefit (Article 635-ter, ICC); damage to computer information, data and programmes (Article 635-quater, ICC); damage to computer or telematics systems of public benefit (Article 635-quinquies, ICC); forgery of a computer document (Article 491-bis, ICC); computer fraud by the provider of electronic signature certification services (Article 640-quinquies, ICC). Article 24-bis was subsequently amended by Law no. 133 of 18 November 2019, the law converting Decree-Law no. 105 of 21 September 2019 containing “urgent provisions on the national cybersecurity perimeter”. The Law referred to established that “the crimes referred to in Article 1(11) of Decree-Law No. 105 of 21 September 2019” be added to Article 24-bis(3) of Legislative Decree no. 231 of 2001.
[13] These crimes include: criminal conspiracy (Article 416-quinquies, ICC); national and international Mafia-type association (Article 416-bis, ICC); political-Mafia electoral collusion (Article 416-ter, ICC); kidnapping for ransom (Article 630, ICC); association for the purposes of drug trafficking (Article 74 of Decree no. 309 of the President of the Republic of 9 October 1990); maximum duration of preliminary investigations (Article 407(2)(a)(5), Italian Criminal Procedure Code). Law no. 236/2016, published in the Official Gazette on 23 December 2016, inserted into the Criminal Code the offence of “Trafficking in organs removed from a living person” (Article 601-bis, ICC) which is referred to in Article 416 of the Criminal Code (criminal conspiracy). Therefore, the offence referred to in Article 601-bis (Trafficking in organs removed from a living person) is a new predicate offence of criminal conspiracy.
[14] In this case, Italian Legislative Decree 231/2001 contains no further provisions. Organisations are liable for these crimes pursuant to a separate provision in the aforementioned Article 10 of Italian Law no. 146/2006, which sets out the specific administrative sanctions applicable to the crimes, drawing attention to the last paragraph whereby “administrative offences laid down in this article are subject to the provisions of Italian Legislative Decree no. 231 of 8 June 2001”.
[15] These offences include the cases referred to in Article 2 of Legislative Decree 121/2011 and Article 1 of Law no. 68 of 22 May 2015, including the crime of environmental pollution and the crime of environmental disaster. Legislative Decree 21/2018 repealed Article 260 of Legislative Decree 152/2006, introducing the new offence of “activities organised for illegal trafficking of waste” under Article 452-quaterdecies of the Criminal Code. As specified in the transitional provisions of the aforementioned Legislative Decree, the reference to Article 260 of Legislative Decree 152/2006 made by Article 25-undecies of Legislative Decree 231/2001 must be understood as referring to the new Article 452-quaterdecies of the Criminal Code. Moreover, Decree-Law 135/2018, converted into Law no. 12 of 11 February 2019, abolished the waste traceability system (SISTRI) referred to in Article 188-ter of Legislative Decree 152/2006. Pursuant to the legislation, the Ministry of the Environment proceeded to introduce a “national electronic register for waste traceability”, which, however, is not yet operational. In the meantime, persons required to trace waste by means of SISTRI (and now by means of the electronic register) are obliged to comply with the requirements of version of Legislative Decree no. 152 of 3 April 2006 prior to the amendment by Legislative Decree no. 205/2010; in particular, waste traceability must be ensured through the use of the traditional “paper” system, without prejudice to the possibility of using the “digital” data transmission methods provided for by Article 194-bis of Legislative Decree no. 152/2006.
At this stage, the sanctions applicable in the event of violations committed from 1 January 2019 are accordingly the sanctions set out in Article 258 of the aforementioned Legislative Decree (in the text prior to the amendments made by Legislative Decree 205/2010) and no longer those imposed by Article 260-bis of the same Legislative Decree, which are implicitly repealed as they are in the broader sense “accessory” to the provision relating to the SISTRI. This affects the scope of the predicate crimes referred to in Article 25-undecies of the Decree, since the reference to Article 260-bis of Legislative Decree 152/2006 is no longer applicable. However, the text of Legislative Decree 231/2001 has not yet been updated in relation to the above.
[16] Article 25-duodecies was amended by Law 161/2017, as described in detail in Special Section E of this Model.
[17] Article 25-terdecies was introduced by Law no. 167/2017, published in the Official Gazette on 27 November 2017 at Title II (“Provisions on the subject of justice and security”), Article 5(2) (“Provisions for the complete implementation of framework decision 2008/913/GAI on the battle against certain forms and expressions of racism and xenophobia through criminal law – EU Pilot Case no. 8184/15/JUST”). This predicate offence provides that the crimes to which it refers punish the participants of organisations, associations, movements or groups whose purposes include incitement to discrimination or violence for reasons of race, ethnicity, nationality or religion, in such a way that it generates a real danger of dissemination, based wholly or partly on historical denialism, on gross trivialisation or apologia of the Holocaust or of the crimes of genocide, crimes against humanity and war crimes. In this context, we disclose that Legislative Decree no. 21 of 1 March 2018 (“Provisions implementing the delegated principle of code reservation in criminal matters”) was published in the Official Gazette on 22 March 2018. The decree aims to streamline criminal legislation in order to make it more readily available and to avoid chaotic legislative production in the sector. To this end, the decree introduces the principle of “code reservation”, whereby provisions providing for offences may be introduced into the system only if they amend the Criminal Code or are included in fundamental law. On the basis of this principle, the Decree has repealed a number of offences provided for in special laws, including racism and xenophobia offences (Article 3 of Law 654/1975) and the offence of activities organised for the illegal trafficking of waste (Article 260 of Legislative Decree 152/2006), both of which are referred to in the list of predicate crimes in the Decree by means of a reference to the specified provisions (Article 25-terdecies and Article 25-undecies). The provisions are not free of criminal relevance since the same cases have been introduced into the Criminal Code, respectively, in Article 604-bis, ICC (crimes of Propaganda and incitement to commit a crime on the grounds of racial, ethnic and religious discrimination) and Article 452-quaterdecies, ICC (crime of “activities organised for illegal trafficking of waste”). In a coordinating provision, the decree provides that references to the repealed provisions are to be understood as referring to the new provisions of the Criminal Code. It follows that liability under the Decree for the above-mentioned offences remains unaffected.
[18] Legislative Decree no. 38 of 15 March 2017, published in the Official Gazette on 30/03/2017 enacted framework decision no. 2003/568/GAI on the subject of combating corruption in the private sector, amending the definition of the crime of corruption in the private sector (including persons whose job includes management duties in organisations among the punishable individuals, envisaging as punishable conduct the payment or soliciting of payment in cash or other benefits), and introducing the crime of incitement to corruption (Article 2635-bis of the Civil Code), also increasing the severity of the fines and introducing disqualification sanctions. Law no. 3/2019 also repealed the prosecution on complaint of the offence of corruption in the private sector referred to in Article 2635 of the Civil Code, as well as the offence of incitement to corruption in the private sector (Article 2635-bis of the Civil Code), referred to in Article 25-ter of the Decree, introducing prosecution ex officio.
[19] Article 25-quaterdecies was introduced by Article 5 of Law no. 3/2019 (“Ratification and implementation of the Council of Europe Convention on the manipulation of sports competitions, done at Magglingen on 18 September 2014”), published in the Official Gazette on 16 May 2019. Article 25-quaterdecies refers to the commission of the offences referred to in Articles 1 (fraud in sporting competitions) and 4 (illegal gambling or betting) of Law no. 401/1989.
[20] Article 1-sexies of Decree Law 28/2003 was amended by Decree Law 53/2019, converted by Law 77/2019. In addition to affecting paragraph 1 of the Article, this amendment also added paragraph 1-bis, which recites that “the provisions of the first and second sentences of paragraph 1 also apply to the persons set forth in Article 1(2) of Legislative Decree 231/01”.
[21] Article 25-quinquiesdecies refers to the crimes provided for by Legislative Decree 74/2000, namely: the criminal offence of filing fraudulent tax returns based on false invoices or other false documents relating to non-existent transactions, as set forth in Article 2(1) and (2-bis), entailing different fines depending on whether the amount of the fictitious passive elements is more or less than EUR 100,000; the criminal offence of filing fraudulent tax returns using other artifices (as set forth in Article 3); the criminal offence of issuing invoices or other documents for non-existent transactions (as set forth in Article 8(1) and (2-bis)), entailing different fines depending on whether the amount of the non-existent transaction specified in the invoices or documents, per tax period, is more or less than EUR 100,000; the criminal offence of concealing or destroying accounting records (as set forth in Article 10), and the criminal offence of fraudulent failure to pay taxes (as set forth in Article 11). Article 25-quinquiesdecies was most recently amended by article 5(1), letter c) of Legislative Decree 75/2020 implementing Directive (EU) 2017/1371 “on the fight against fraud to the Union’s financial interests by means of criminal law”, with the goal of enacting what is known as the PIF Directive. This amendment introduce into the scope of relevant crimes under the Decree, the criminal offences referred to in Article 4 of Legislative Decree 74/2000, filing inaccurate tax returns, in Article 5 of Legislative Decree 74/2000, failing to file tax returns, and in Article 10 of Legislative Decree 74/2000, undue tax offsetting; the relevance of these offences under the Decree is also subject to their being committed “within the framework of cross-border fraudulent systems and for the purpose of VAT evasion amounting to no less than ten million euro”.
[22] This measure led to the introduction to the list of predicate offences, the crimes referred to in Presidential Decree no. 43 of 23 January 1973 (Consolidated Law on Customs).
[23] With regard to cases of reports or claims made in the public or private sector, Article 3 of Law 179/2017 introduced the pursuit, by the public or private employee who reports offences, of the interest in the integrity of the administrations (both public and private) as well as the prevention and repression of embezzlement as just cause for revealing official, professional (Article 622 , ICC), scientific and industrial secrets, as well as for breaching the obligation of loyalty to the entrepreneur. Just cause therefore acts as a ground for absence of liability, on the assumption that there is an overriding interest (in this case, the interest in the integrity of administrations) that requires or allows such disclosure.
[24] As amended by Law no. 3 of 9 January 2019, and by Legislative Decree no. 75 of 14 July 2020.
[25] The foregoing Italian Law no. 36/2015 extended this crime to all public servants.
[26] Most recently amended by Legislative Decree no. 75 of 14 July 2020.
[27] Most recently amended by Legislative Decree no. 75 of 14 July 2020.
[28] Most recently amended by Legislative Decree no. 75 of 14 July 2020.
[33] Article 37(35), of Legislative Decree no. 39 of 27 January 2010 amended Article 2625(1) of the Civil Code, excluding auditing from the category of activities for which the law sanctions obstruction by the directors.
[34] As most recently amended by Legislative Decree no. 3 of 9 January 2019.
[35] As most recently amended by Legislative Decree no. 3 of 9 January 2019.
[36] In this context, it should be noted that Articles 589 and 590 of the criminal code have been recently amended by Law no. 3/2018 which introduced - for both criminal cases - an increase in the sentence in the event that the crime was committed "in the abusive exercise of a profession for which a special authorization of the State or of a sanitary art ".
37 Law no. 68/2015 introduced in the category of predicate crimes referred to in Legislative Decree 231/2001 inter alia, the offence of environmental pollution (Article 452-bis, ICC), the offence of environmental disaster (Article 452-quater, ICC), the offence of trafficking in and abandoning highly radioactive material (Article 452-sexies, ICC), with an increased sentenced if these crimes are integrated together as an aggravated association, and a reduced sentence if the crime is committed by being found guilty of the crimes pursuant to Articles 452-bis, ICC and 452-quater, ICC. Furthermore, Legislative Decree no. 21 of 1 March 2018 (“Provisions implementing the delegated principle of code reservation in criminal matters pursuant to Article 1(85)(q) of Law no. 103 of 23 June 2017”) repealed Article 260 of Legislative Decree 152/2006 (known as the Consolidated Environmental Act) introducing at the same time the new crime of “Activities organised for illegal trafficking of waste” referred to in Article 452-quaterdecies of the Criminal Code. As specified in the transitional provisions of the aforementioned Legislative Decree no. 21 of 1 March 2018, the reference to Article 260 of the Environmental Code made by Article 25-undecies of the Decree, must be understood as referring to the new Article 452-quaterdecies of the Criminal Code.
From 1 January 2019, following the enactment of Decree Law 135/2018, converted into Law no. 12 of 11 February 2019, the waste traceability control system known as SISTRI referred to in Article 188-ter of Legislative Decree 152/2006 was abolished. Pursuant to the legislation, the Ministry of the Environment proceeded to introduce a “national electronic register for waste traceability”, which, however, is not yet fully operational.
In the meantime, persons required to trace waste by means of SISTRI (and now by means of the electronic register) are obliged to comply with the requirements of version of Legislative Decree no. 152 of 3 April 2006 prior to the amendment by Legislative Decree no. 205/2010; in particular, waste traceability must be ensured through the use of the traditional “paper” system, without prejudice to the possibility of using the “digital” data transmission methods provided for by Article 194-bis of Legislative Decree no. 152/2006.
At this stage, the sanctions applicable in the event of violations committed from 1 January 2019 are accordingly the sanctions set out in Article 258 of the aforementioned Legislative Decree (in the text prior to the amendments made by Legislative Decree 205/2010) and no longer those imposed by Article 260-bis of the same Legislative Decree, which are implicitly repealed as they are in the broader sense “accessory” to the provision relating to the SISTRI. However, the text of the Decree has not yet been updated in relation to the above.
[38] As introduce by Article 29(2) of Decree Law no. 124 of 26 October 2019, converted with amendments by Law no. 157 of 19 December 2019, as amended by Legislative Decree no. 75 of 14 July 2020.
[39] This offence is relevant under the Decree only if it is committed within the framework of cross-border fraudulent systems and for the purpose of VAT evasion amounting to no less than ten million euro.
[40] This offence is relevant under the Decree only if it is committed within the framework of cross-border fraudulent systems and for the purpose of VAT evasion amounting to no less than ten million euro.
[41] This offence is relevant under the Decree only if it is committed within the framework of cross-border fraudulent systems and for the purpose of VAT evasion amounting to no less than ten million euro.
ORGANISATIONAL, MANAGEMENT AND CONTROL MODEL
ITALIAN LEGISLATIVE DECREE 231/2001
Text approved by the Board of Directors of FRIDEA S.R.L. in the meeting held on 27 april 2021
DEFINITIONS
In addition to the other definitions contained in this document, the following terms with Capital Letters have the following meanings:
Sensitive Activities: corporate operations or activities where there is a risk of Crimes being committed;
Associate(s): consultants, independent contractors, business and/or financial partners, agents, representatives and, generally, third parties operating on behalf of or in the interests of Fridea S.r.l.;
Board of Directors: the Board of Directors of Fridea S.r.l;
Employee(s): persons who have an employment relationship with the Company, including Senior Officers and Top-Level Managers pursuant to Article 5(b) of the Decree;
Decree: Italian Legislative Decree no. 231 of 8 June 2001, as amended;
Organisation(s): the organisation(s) to which the Decree applies;
Fridea S.r.l., Fridea or Company: Fridea S.r.l.;
Model or Compliance Model: this organisational, management and control model, as laid down in Articles 6 and 7 of the Decree;
Supervisory Committee or SC: the internal body of Fridea S.r.l.; vested with powers to act on its own initiative and to oversee compliance, pursuant to the provisions of the Decree;
Public Administration or PA: any Public Administration entity, including public officials and public servants;
Crimes: the crimes to which the provisions of the Decree apply, also subsequent to any amendments;
Senior Officers and Top-level Managers: persons who are representatives or hold senior executive positions in the Company, and persons who actually (de facto) manage and control the Company pursuant to Article 5(a) of the Decree.
GENERAL SECTION
1. Italian legislative decree no. 231/2001
1.1 RECIPIENT ORGANISATIONS AND THEIR ADMINISTRATIVE LIABILITY
Italian Legislative Decree no. 231 of 8 June 2001 - “Regulations governing the administrative liability of legal persons, companies and associations, both incorporated and unincorporated” - entered into force on 4 July 2001 and introduced liability of Organisations for administrative offences relating to crimes committed in their interest or to their advantage.
In the private sector, the Decree applies to incorporated companies, associations and organisations, while in the public sector it only applies to public financial corporations (specifically excluding central government, local government bodies, public non-financial corporations and bodies which perform functions of constitutional importance).
The Decree is complex and innovative because, in addition to the criminal liability of the actual offenders, it introduces liability of the Organisation for crimes committed by the offender in its interest or to its advantage.
Under Article 5 of the Decree, the Organisation is liable any time relevant crimes (specified in the Decree) are committed “in its interest or to its exclusive advantage”, by any of the following:
persons who are representatives or directors or hold senior executive positions in the Organisation or in any of its financially and operationally independent organisational units, as well as persons who actually (de facto) manage and control the Organisation (Senior Officers and Top-level Managers);
persons under the management and supervision of one of the persons in the point above.
The Organisation’s liability is defined by the legislator as administrative, even though it is prosecuted as a criminal procedure, and it is also completely separate from the liability of the actual offender. Indeed, under Article 8 of the Decree, the Organisation may be declared liable even if the actual offender cannot be prosecuted or has not been identified, or if the crime is no longer punishable on grounds other than amnesty. On the basis of the same principle, the actual offender will still be prosecuted for the crime committed even if the Organisation is charged with liability for that crime.
1.2 CRIMINAL OFFENCES
The Organisation is not liable for any and all crimes; its liability is limited to the relevant crimes listed in Articles 24, 24-bis, 24-ter, 25, 25-bis, 25-bis.1, 25-ter, 25-quater, 25-quater.1, 25-quinquies, 25-sexies, 25-septies, 25-octies, 25-novies, 25-decies, 25-undecies, 25-duodecies, 25-terdecies, 25-quaterdecies, 25-quinquiesdecies and 25-sexiesdecies of the Decree (as amended from its entry into force until now) and, more specifically:
crimes against the Public Administration (Articles 24 and 25 of the Decree, as amended[1]);
crimes against the public faith referred to in Article 25-bis, introduced into the Decree by Italian Law no. 99 of 23 July 2009, amended by Legislative Decree 125/2016[2];
crimes against industry and trade referred to in Article 25-bis.1, introduced into the Decree by Italian Law no. 99 of 23 July 2009;[3]);
corporate crimes referred to in Article 25-ter, introduced into the Decree by Italian Legislative Decree no. 61 of 11 April 2002 and by Law no. 69/2015;[4]
crimes committed for the purposes of terrorism or subverting the democratic order (Article 25-quater, introduced into the Decree by Italian Law no. 7/2003[5]);
female genital mutilation (Article 25-quater.1, introduced into the Decree by Italian Law no. 7 of 9 January 2006[6]);
crimes against the person (Article 25-quinquies, introduced into the Decree by Italian Law no. 228 of 11 August 2003[7]);
market abuse (Article 25-sexies, introduced into Italian Legislative Decree no. 231/2001 by Italian Law no. 62 of 18 April 2005[8];
crimes of manslaughter and serious or grievous bodily harm committed in breach of workplace health and safety regulations (Article 25-septies, introduced into the Decree by Italian Law no. 123 of 3 August 2007)[9];
crimes of possession of stolen goods, money laundering, self-laundering and using illegally obtained money, goods or benefits (Article 25-octies, introduced into the Decree by Article 63 of Italian Legislative Decree no. 231 of 21 November 2007[10]);
breach of copyright crimes (Article 25-novies, introduced into the Decree by Italian Law no. 99 of 23 July 2009[11]);
cybercrime (Article 24-bis, introduced into the Decree by Italian Law no. 48 of 18 March 2008[12]);
organised crime (Article 24-ter, introduced into the Decree by Italian Law no. 94 of 15 July 2009[13]);
cross-border crimes (Article 10 of Italian Law no. 146 of 16 March 2006 provides for the administrative liability of Organisations for crimes of a transnational nature laid down in that law[14]);
the crime of employing illegally resident non-EU nationals (Article 25-duodecies, introduced into the Decree by Legislative Decree 109/2012 and amended by Law 161/2017;[16]
crime of racism and xenophobia (Article 25-terdecies, introduce by Law no. 167 of 20 November 2017)[17].
the crime of corruption in the private sector, governed by the new Article 2635 of the Civil Code, today known as “Corruption in the private sector”, and by Article 2635-bis of the Civil Code, listed as “Inducement to corruption in the private sector” (Article 25-ter(1)(s-bis), introduced to the Decree by what is known as the “Anti-Corruption Law” no. 190/2012, as amended by Legislative Decree no. 38 of 15 March 2017 and Law no. 3 of 9 January 2019[18];
fraud in sporting competitions, illegal gambling or betting and games of chance using prohibited devices (Article 25-quaterdecies, introduced into the Decree by Law no. 3 of 9 January 2019[19];
illegal sale of tickets to sporting events (Article 1-sexies of Decree Law no. 28 of 24 February 2003[20];
tax crimes (Article 25-quinquiesdecies, introduced by Article 39(2) of Decree Law no. 124 of 26 October 2019, as amended by the converting Law no. 157 of 19 December 2019[21];
Smuggling (Article 25-sexiesdecies that was introduced by Legislative Decree no. 75 of 14 July 2020[22].
*
Considering the business purpose of Fridea S.r.l and the specific characteristics of the Organisation, for the purposes of drawing up this Model, it was deemed appropriate to address only those Crimes considered relevant, without analysing theoretically conceivable offences.
In particular, for the purposes of this Model the following were considered:
Crimes committed against the Public Administration (Articles 24 and 25 of the Decree);
Corporate Crimes (Article 25-ter of the Decree);
Workplace health and safety offences (Article 25-septies of the Decree);
Environmental Crimes (Article 25-undecies of the Decree);
The crime of employing illegally resident non-EU nationals (Article 25-duodecies of the Decree); and
Tax Crimes and Smuggling (Articles 25-quinquiesdecies and 25-sexiesdecies of the Decree).
The remaining crimes have been disregarded because they are only theoretically conceivable in the Company.
For a detailed examination of the Crimes analysed, please refer to the Special Section of the Model.
1.3 SANCTIONS
The Sanctions under Article 9 of the Decree applicable to the company as a consequence of an actual or attempted criminal act described above are as follows:
fine of up to EUR 1,549,370.69 (and interim seizure);
disqualification (also applicable as an interim measure) for no less than three months and no more than two years, which in turn may consist of:
a ban on carrying out business activities;
suspension or cancellation of authorisations, licences or permits instrumental to committing the offence;
a ban on obtaining government contracts;
exclusion from or termination of incentives, funding, contributions or other subsidies;
a ban on advertising goods and services;
confiscation (and interim seizure);
publication of ban on carrying out business activities.
1.4 EXEMPTION OF ORGANISATIONS FROM ADMINISTRATIVE LIABILITY
Under Articles 6 and 7 of the Decree, the Organisation is not liable for Crimes committed by Top-level Managers and Employees if it can prove that it has adopted and effectively implemented adequate organisation, management and control models to prevent the occurrence of these criminal offences. In this regard, the system involves setting up an internal control body appointed to supervise the actual effectiveness of the Model.
According to these provisions, the Organisation cannot be held liable pursuant to the Decree if it can prove that:
its management body has adopted and effectively implemented adequate organisation, management and control models to prevent the crime that was committed, prior to its commission;
an internal body vested with the powers to act on its own initiative and to monitor compliance (the Supervisory Committee) has been set up to assure the functioning and observance of the models and to keep them updated;
the offenders fraudulently circumvented the organisation and management models;
the Supervisory Committee exercised adequate controls.
The Decree also specifies that the organisation and management models must comply with the following requirements (Article 6(2) of the Decree):
identify the activities in relation to which the Crimes may be committed;
envisage specific procedures to schedule training and implement the resolutions of the Organisation concerning Crimes to be prevented;
determine appropriate methods for managing financial resources to prevent crimes from being committed;
provide for the obligation of disclosure to the Supervisory Committee;
introduce an appropriate disciplinary system to sanction non-compliance with the measures specified in the Model;
If the Organisation can prove to the Courts that it had adopted and effectively implemented an adequate system of organisation, management and control to prevent the commission of a crime prior to its commission by the actual offender, then it will not be held liable. So, the Model must be prepared and the Supervisory Committee’s activities must be organised with the goal of providing that proof to the Courts. This means that Organisations must make sure their procedures fulfil the aforementioned requirements.
Therefore, de facto, the Organisation must adopt an adequate and complete Model if it wants to ensure exemption from administrative liability for crimes committed by Top-level Managers and by Employees.
2.FUNCTION OF THE MODEL
2.1 Structure and purposes of the Model
To assure legal, fair and transparent operating conditions, Fridea S.r.l. decided to adopt and implement this Model.
The Model was prepared considering the provisions of the Decree, the guidelines issued by Confindustria on 7 July 2002 (amended on 28 June 2004 and 31 March 2008), the version of the same guidelines for formulating organisational, management and control models approved by the Ministry of Justice on 21 July 2014, and, lastly, the document called “Consolidated principles for drafting compliance models and the activities of the supervisory committee, prospects for revising Legislative Decree no. 231 of 8 June 2001”, prepared jointly by the Italian banking association (ABI), the Italian National Bar Council (Consiglio Nazionale Forense), the Italian National Council of Accountants and Tax Advisers and the General Confederation of Italian Industry (“Confindustria Guidelines”, which also contain the methodological guidelines for determining the sensitive processes and the structure that should be adopted in implementing the Compliance Model.
*
In light of the general principles set forth above and in consideration of the provisions of the Guidelines, this Model comprises a “General Section” and five separate “Special Sections”, prepared according to the type of crimes covered in Italian Legislative Decree 231/2001, which are at a heightened risk of commission in the Company.
The goal of the General Section is to define the purposes of the Compliance Model and the general principles the Company uses as the benchmark for the management of its business. Each Special Section sets out to identify the rules of conduct to adopt and the preventive measures to take concerning potential offences.
The Special Section also defines the specific tasks of the Supervisory Committee in relation to each type of Sensitive Crime considered for the purposes of preparing the Compliance Model, pursuant to the Decree.
The goal of this Model, in relation to the Company's Sensitive Activities, is to create an integrated system organised into procedures/procedural principles and control activities that aim to prevent Crimes from being committed.
In particular, the Model has the purpose of:
making persons involved in “sensitive activities” aware that they may be committing an offence if they breach the procedures laid down in the Model, and that as the offender they may be held criminally liable, while the Company may be held administratively liable;
stressing that the Company strongly condemns conduct not in compliance with the law or with the Code of Ethics of Fridea S.r.l. here enclosed as Annex no. 1 (“Code of Ethics”);
enabling the Company to monitor risk activities in order to facilitate crime prevention.
The fundamental principles of this Model are:
dissemination of the rules of conduct and the procedural principles and/or procedures implemented by the Company, as well as a staff training plan covering all elements of the Model inside the Company and to all Associated Persons;
a Code of Ethics that sets out the ethical principles and general guidelines for conduct that Senior Officers and Top-level Managers, Employees and Associated Persons are required to comply with in the execution of their respective activities;
the identification of “sensitive processes” in the Company, meaning areas where there is a heightened risk of committing the crimes listed in the Decree;
the existence of consolidated procedures and/or practices that provide both general and specific information with regard to the operating methods for work activities in the identified “sensitive processes”;
a system of internal managerial proxies and powers of attorney to represent the Company externally which assures a clear allocation of duties, in keeping with the organisational structure and the management control system;
a management and control system for the Company's financial resources enabling the timely identification of any critical situations that may arise;
an appropriate disciplinary system to sanction any breaches of the Model and the Code of Ethics;
the appointment of a body in the Company (the Supervisory Committee) tasked with monitoring compliance with the Model and keeping it updated.
2.2 RECIPIENTS OF THE MODEL
The rules laid down in this Model address:
persons who are representatives or directors or hold senior executive positions in Fridea S.r.l., as well as persons who are actual or de facto managers and supervisors of Fridea S.r.l.. (Top-level Managers);
employees of Fridea S.r.l. who are under the management and supervision of any person holding a senior position (Employees);
consultants, external contractors, business and/or financial partners, agents, representatives and, generally, third parties operating on behalf of or in the interest of Fridea S.r.l..(Associated Persons);
all jointly referred to as the “Recipients”.
The parties are notified of the Model and its contents using methods that make sure these are clearly understood, as laid down in Point 6 below; therefore, the Recipients of the Model are required to strictly comply with all provisions, also in fulfilment of all the duties of fairness and diligence generated by their legal relationship with the Company.
2.3 ADOPTION OF THE MODEL
The Company intends to ensure that its Employees, Top-level Managers and anyone acting on its behalf do not commit offences that may both harm the image of the Company and lead to the application of fines and/or disqualification under the provisions of the Decree for crimes that are to the advantage or in the interest of Fridea S.r.l.
For this purpose, the Company has decided to adopt this Model, intending to introduce a system of principles and rules of conduct that must form the basis for the conduct of all persons belonging to the Company in their relations with Italian or foreign stakeholders.
2.4 AMENDMENTS TO THE MODEL
The Company adopted the Model for the first time by resolution of the Board of Directors on 26 January 2012, then amended on 10 September 2013.
It was updated to its current format by resolution of the Company’s Board of Directors on 27 APRIL 2021.
3. THE ORGANISATIONAL STRUCTURE OF FRIDEA S.R.L.
3.1 INTRODUCTION
In order to identify the Sensitive Activities laid down in the Decree, it is necessary to refer to the special features and actual operations of the Organisation that intends to adopt the Model.
Therefore, it is firstly appropriate to describe the organisational structure of Fridea S.r.l., specifically referring to its operational activities and to its management and control system.
3.2 THE INTERNAL ORGANISATION OF FRIDEA S.R.L.
3.2.1 Company Purpose
The purpose of the Company in Italy and abroad, is the manufacture, trade, import, export and representation of industrial machinery and mechanical plants and their accessories, as well as mechanical constructions in general.
The Company may also do anything else that the Board of Directors deems necessary for its operations and for the company purpose; it may also hold quotas and equity investments in other companies or enterprises that have the same or comparable company purpose or if their purpose is directly or indirectly related to the Company’s purpose.
3.2.2 Corporate governance
The Company’s governing bodies are:
the General Meeting;
the Board of Directors;
the Chairman;
the Single Auditor.
3.2.2.1 General Meeting
The shareholders decide on matters reserved to their competence in accordance with the Civil Code and the Company’s Articles of Association, as well as on matters that one or more directors or a number of shareholders representing at least one third of the share capital submit to its approval.
Each shareholder has the right to express a number of votes proportional to his shareholding.
Shareholders’ decisions at shareholders’ meetings or through written consultation are adopted with the favourable vote of a majority representing at least fifty percent of the share capital. The Shareholders Meeting adopts resolutions in the second call with the absolute majority of those present, irrespective of the proportion share of capital it represents, except as otherwise provided for in the Articles of Association.
3.2.2.2. Board of Directors
The Board of Directors has all the powers to manage the Company. The Company is represented by the Chairman of the Board of Directors and the CEOs.
Alternatively the Company may be managed, upon decision of the shareholders at the time of appointment, by a Sole Director or by a Borad of Directors composed of three to seven members.
3.2.2.3 Chairman
The Chairman of the Board of Directors is fully empowered for the Company's day-to-day management, exercised with free and several signature, as well as with
- all the powers to apply for, negotiate and obtain openings of credit, credit authorisations, surety bonds and bank guarantees in general from primary banks and credit institutions, in the forms which are deemed most appropriate in relation to the company needs, in order to obtain both new credit lines and to possibly adjust those already granted, by accepting the required modalities, terms and conditions and by undersigning all the acts and the contracts which may turn necessary, with no exclusion;
- all the powers required to purchase, sell and exchange registered movable assets by determining every condition, as well as prices or fees;
- all the powers to stipulate sale contracts to which the facilitation provided for under
Law 1329 of 28 November 1965 applies and to sign all the relevant documentation, with the power to sign the act attesting the release of payments and the removal of the identification mark applied upon conclusion of the contract.
3.2.2.4 SINGLE AUDITOR
The Single Auditor is composed of three statutory members and two deputy members, appointed pursuant to the law. The Auditors remain in office for three financial years and their office expires on the date of the Meeting convened to approve the financial statements relative to the last financial year of their office.
3.3 General principles of the organisation and control system
This Compliance Model constitutes an extension to the management and control system already in force in the Company and was adopted with the goal of providing reasonable assurance of achieving the corporate objectives of compliance with laws and regulations, of guaranteeing reliable financial information and of protecting the Company assets.
3.3.1 Organisational system and separation of roles
The Company’s organisational system must meet the following requirements:
clarity, formalisation and communication, with special reference to attributing liability, to defining the hierarchy and to assigning operational activities;
separation of roles, thereby clearly defining operational processes in order to avoid functional overlap and, more importantly, to avoid concentrating activities with a high degree of criticality or potentially heightened risk in a single person.
3.3.2 Powers
Powers are delegated both for internal authority, which forms the basis of the Company's decision-making processes for activities to implement and for representation, namely to sign deeds or documents intended for third parties and that bind the Company to them, also in economic terms.
Powers must:
be defined and formally delegated by the Board of Directors;
be consistent with the responsibilities and tasks delegated and with the positions covered by the proxies within the organisational structure;
include limits to exercising those powers consistent with the assigned roles, paying special attention to powers of expenditure and authority and/or signatory powers for transactions and deeds that are considered within the company to be “at risk”;
be updated in line with changes in the company organisation.
3.3.3 Operational procedures
The Company’s operational activities and processes, as described above, are supported by (formalised) general and specific principles of conduct and/or internal procedures also by means of the system of proxies, which reflect the following requirements:
regulation of the methods used in carrying out activities;
definition of responsibilities for activities, in compliance with the principle of keeping the roles of the person initiating the decision-making process separate from the person who actually puts it into practice, and from the person who controls it;
traceability of deeds and operations in general through appropriate documentary records that certify the characteristics and justifications of the activities implemented and identify the various persons involved in the operation (authorisation, implementation, recording, checking);
adoption of specific control mechanisms (also using external consultants) that guarantee the integrity and completeness of the data managed and the information exchanged in and outside the company structure.
3.3.4 Control and monitoring
A number of persons and bodies are involved in control and monitoring, and they include: the Board of Directors, the Single Auditor, external consultants and the Supervisory Committee and, more generally, the Company staff, and represent a fundamental element of the company's day-to-day activities.
The controls carried out by these persons are defined in consideration of the following activities:
supervision of the correct administration of the Company, the organisation’s adequacy and compliance with the law and with the Articles of Association;
internal auditing, in order to detect inconsistencies and breaches of the proxy system and/or of the procedures;
external auditing, in order to check the regularity of the company accounts and financial statements in compliance with the applicable accounting principles.
3.3.5 Traceability
Every operation and/or activity must be appropriately recorded. It must be possible to monitor ex-post the process of decision-making and/or authorisation and/or execution of activities, also through appropriate documentary records (hard copies and/or electronic) and, at any rate, which records may be deleted or destroyed and the methods used for this purpose must be accurately governed.
*
The Company considers that the foregoing principles are consistent with the instructions given in the Guidelines issued by Confindustria and are also reasonably suitable for preventing the crimes contemplated in the Decree.
In light of the above considerations, the Company deems it essential to guarantee the correct and effective application of the aforementioned control principles in all areas of company activity and/or processes determined as having the potential risk of offence, during the mapping process.
Lastly, the Company considers that the Supervisory Committee and the Company’s representatives and their Associated Persons must be tasked with checking constant application, adequacy, consistency, and updating of the aforementioned principles.
4. METHOD USED TO IDENTIFY SENSITIVE ACTIVITIES AND TO DRAFT THE MODEL
4.1 introduction
One of the requirements of the Model, pursuant to Article 6.2(a) of the Decree is to identify the so-called “sensitive processes” or “crime-risk areas”, namely those processes and areas of company activity that could expose the Company to the risk of commission of one of the crimes expressly referred to in the Decree.
So, we analysed the company operations in the company sectors in which it is possible to commit crimes, highlighting the most relevant moments and processes.
At the same time, we investigated the underlying elements of sensitive crimes within the Company activities, in order to identify the actual conduct which, in the company context, could constitute a case of crime.
The Model was prepared byFridea S.r.l.considering both the provisions of the Decree and the Confindustria Guidelines, which inter alia, as already indicated, contain the methodological guidelines for determining the sensitive processes and the structure of the Model.
4.2 Background preparation prior to formulating the Model
Considering the provisions of the Decree, the Company rolled out a project to prepare this Model, specifically appointing external consultants with the necessary know-how for this purpose.
The drafting of the Model was preceded by a series of preparatory activities, broken down into the following steps:
1) Preliminary analysis of the company context
The goal of this step was to examine the Company's organisation and activities, based on a documentary analysis, and to examine the company processes its activities are divided into - specifically through ad hoc interviews with some members of the Board of Directors and the managers of the company functions.
2) Identification of the Sensitive Activities and “As-is analysis”
This analysis process was used to identify a series of Sensitive Activities within the Company structure, in the execution of which crimes could hypothetically be committed. Following this investigation, the next step assessed the management methods applied to Sensitive Activities, the existing control system and the compliance of the system with commonly accepted principles governing internal control.
The analysis covered the Sensitive Activities concerning the commission of the Crimes laid down in Articles
24 and 25 of the Decree (“Crimes against the Public Administration”);
25-ter of the Decree (“Corporate Crimes”);
25-septies of the Decree (“Workplace health and safety offences”);
25-undecies of the Decree (“Environmental Crimes”);
25-duodecies of the Decree (“Crime of employing foreign nationals without a valid residence permit”); and
25-quinquiesdecies and 25-sexiesdecies of the Decree (“Tax Crimes and Smuggling”).
After a careful preliminary assessment, supported both by the cycle of interviews and the documentary verification as stated above, the analysis excluded crimes not explicitly considered in the Special Sections of this Compliance Model, because although their potential commission cannot be fully excluded, their actual occurrence is only theoretically conceivable, both due to the Company's operational reality and in consideration of the elements required to commit the crimes in question.
3) “Gap analysis”
Based on the existing controls and procedures in place for Sensitive Activities and the provisions and purposes of the Decree, actions to improve the current internal control system and the essential organisational requirements for the definition of this Model were identified.
The potential risks of crime were identified for the sensitive instrumental processes and areas of activity identified, along with the possible methods for committing such crimes and the persons (employees and others) normally involved.
The results of the sensitive process mapping, the currently implemented controls (“As-is analysis”) and the identification of the weaknesses and areas of improvement in the internal control system (“Gap analysis”) are described in the documentation contained in the Company records.
*
The level of potential risk associated with each sensitive activity/process was then assessed on the basis of qualitative criteria that consider factors including:
the frequency of occurrence and/or execution of the activity described, and other relevant economic-quantitative indicators (e.g., economic value of the operations or acts implemented, number and type of persons involved, etc.);
the severity of the potential sanctions associated with the commission of one of the crimes laid down in the Decree in executing that activity;
likelihood of the hypothetical crime occurring in the operational context;
potential benefits to the Company if the hypothetical crime is committed and which could constitute a reason for company staff to commit the crime;
any precedents concerning crimes committed in Fridea S.r.l..
4.3 Drafting the Model
After the foregoing activities, the Company defined the operating principles and the “protocols” of reference to draft the Model it intends to implement, considering the
provisions of the Decree;
Code of Ethics;
Confindustria Guidelines.
In any case, any decision not to adapt the Model to some of the recommendations in the aforesaid Confindustria Guidelines shall not affect the validity of the document. In fact, the Model adopted by the Organisation must necessarily be drafted with specific reference to the Organisation’s reality, and therefore it may also deviate from the relative Confindustria Guidelines, which are general in nature.
Compliance with the Code of Ethics is an instrument that promotes the prevention of crimes within the Sensitive Activities as it represents the Company’s formal commitment to act according to transparent standards of conduct and to comply with the specific applicable laws. The regulation of the Code of Ethics aims to guarantee compliance with the principles of competition, democratic principles, respect for fair competition, and protection of a positive image. The Code of Ethics also lays down the internal rules of conduct addressed to all associated persons who respond to the Company, on a professional and ethical level, concerning their conduct in implementing the core business activities that have been identified in the Model as particularly sensitive.
Finally, the Code of Ethics expresses the principles of conduct acknowledged by Fridea S.r.l. that each Director, Employee and Associated Person is bound to strictly comply with in the execution of their activities.
5. THE SUPERVISORY COMMITTEE OF FRIDEA S.R.L.
5.1 structure of the supervisory committee
Under Article 6(1)(b) of the Decree, a body (the “Supervisory Committee”) vested with the powers to act on its own initiative and to monitor compliance must be assigned to supervise the functioning and observance of the Compliance model and keep it updated.
The members of the Supervisory Committee must possess subjective requirements that assure the autonomy, independence and professionalism of the committee in the execution of its activities.
Because the Supervisory Committee is vested with powers to and act on its own initiative and to monitor compliance, it must
be independent of whoever it is supervising;
not have operational duties;
be financially independent.
In consideration of the above provisions, the Supervisory Committee cannot be the Board of Directors, which has managerial powers.
The Committee must be in a high hierarchical position within the company organisation structure. This position must also be accompanied by the non-assignment of operational duties which would require participation in decision-making and managerial activities, thereby “polluting” its objectivity when judging the conduct monitored, and the adequacy of the Compliance Model.
The Company has decided that a 3-member Supervisory Committee appointed by the Board of Directors is appropriate and consistent with the foregoing, and with the company operations.
The Board of Directors has therefore decided that the Supervisory Committee that best responds to the requirements laid down in the Decree shall be composed of three (3) persons identified as follows:
one member from outside Fridea with a strong reputation of honour and professionalism, acting as Chairman of the Committee;
two members, who may be either external, with the same characteristics as the Chairman and/or in-house and/or associated persons, preferably from the following company areas:
Single Auditor;
Finance and auditing;
Safety;
Environment.
The professionalism of the Supervisory Committee is assured by:
the specific professional competence of its members;
its entitlement to its own separate financial resources so it can appoint external consultants and draw on the specific professional services of the managers of the various company functions and of associated persons.
The Supervisory Committee reports directly to the senior operational and control management of the Company, in order to assure its full autonomy and independence in the performance of its assigned duties.
In particular, the Supervisory Committee:
reports the results of its supervision and monitoring activities to the Board of Directors;
is independently empowered to take action in its fields of competence. For this purpose, and to guarantee the continuity of the activities to verify the adequacy and suitability of the Model, the Supervisory Committee uses internal staff and/or associated persons from outside the company;
it has an annual budget for its exclusive use;
it works as a team and has its own “operating regulations” drawn up and approved by the Committee itself.
The Supervisory Committee operates within the Company, which guarantees the continuity of its activities. Aspects concerning the continuity of the Supervisory Committee's actions, including the planning and implementation methods of its monitoring activities, keeping minutes of meetings, the methods and specific contents of information flow concerning crime-sensitive processes, as well as its specific internal operational and working methods are defined in a distinct work plan issued by the Supervisory Committee.
5.2 Members of the Supervisory Committeeand their term of office
The Board of Directors appoints the Supervisory Committee through a specific resolution, and establishes its remuneration, if applicable.
In order to guarantee the requirements of being independent and self-ruling, the following are considered to be incompatible with appointments as a member of the Supervisory Committee from the time of the appointment and for the whole term of office:
being an executive and/or non-independent member of the Board of Directors of Fridea;
being an auditor of Fridea;
having close relations - as a spouse, immediate family or up to fourth removed kinship - with the aforementioned members of the Board of Directors;
carrying out operational or business functions in the Company;
maintaining significant business relations with Fridea, its subsidiaries or affiliates, or maintaining significant business relations with Company Directors who hold powers of attorney;
in the three years prior to the appointment, employment by or work for organisations with which or towards whom the crimes laid down in the Decree may potentially be committed;
having been found guilty of committing one of the Crimes (or other similar administrative offences).
Every year, the individual members of the Supervisory Committee are required to sign a declaration certifying that they continue to be independent as set forth above, and in any case, they shall immediately notify the Board of Directors and the Supervisory Committee if any conditions arise that may preclude their position.
In order to assure the effective and constant implementation of the Model, and continuity of action, the term of office is established as 3 (three) years. This may be renewed by resolution of the Board of Directors, and without prejudice to the hypotheses of automatic disqualification (including for incompatibility as above), the Board of Directors can only remove members of the Committee from office for just cause.
Members of the SC can resign from office at any time, by serving notice of at least 1 (one) month, without providing any justification.
If a member resigns from the Supervisory Committee or is automatically disqualified, the Committee shall promptly notify the Board of Directors, which shall take all decisions required in a timely manner.
The Supervisory Committee is considered expired if the majority of its members resign or are automatically disqualified. In this case, the Board of Directors shall appoint all members ex-novo.
5.3 Supervisory Committee meetings
The Supervisory Committee meets every quarter; these meetings are held in person, by videoconference or by teleconference (or a combination thereof), and in any case any time at least 1 (one) member so requires.
Directors, auditors, managers, function managers or external consultants may be asked to join the Supervisory Committee meetings if their presence is required.
The decisions of the Supervisory Committee are taken unanimously; if they are not unanimous, decisions may be taken by majority vote, and this is immediately reported to the Board of Directors.
The Supervisory Committee reports to the Board of Directors, and draws up an annual report describing all the activities undertaken during the year, the controls and audits carried out, and any update of the map of crime-sensitive processes and/or the Compliance Model.
The Supervisory Committee meetings are recorded in minutes and the Committee keeps copies of these.
In implementing its activities, the Supervisory Committee may use the services of internal or associated persons from outside the company, although they remain directly responsible for the precise fulfilment of the supervision and control obligations laid down in the Decree. Associated persons are required to comply with the obligations of diligence and confidentiality laid down for the members of the Supervisory Committee.
5.4 Functions and Powers of the Supervisory Committee
The main functions of the Supervisory Committee are to:
monitor the actual application of the Compliance Model, by preparing and implementing a supervision and control work plan/programme;
monitor adequacy of the Compliance Model, i.e., its effectiveness in preventing the Relevant Crimes;
monitor the long-term duration of the effectiveness requirements of the Compliance Model;
promote the updating of the Compliance Model, where necessary.
In particular, the Supervisory Committee has the powers to:
request information and documentation from the company management and divisions concerning the operations and acts carried out in the areas at risk of Crimes being committed;
adopt and/or implement control procedures in order to verify compliance with this Compliance Model;
make random inspections of certain operations and/or specific acts carried out in the areas at risk of Crimes being committed;
carry out investigations to identify and/or update the “sensitive processes” in which Crimes may be committed;
promote and/or develop appropriate initiatives for the dissemination, awareness and understanding of this Compliance Model, together with the relative company functions;
provide clarifications and instructions for compliance with this Compliance Model;
consult other company functions and/or external consultants in order to guarantee the effectiveness of this Compliance Model;
collect, process and store the information concerning this Compliance Model;
periodically report the implementation and operational status of this Compliance Model to the Board of Directors;
assess amendments and/or updates to be made to this Compliance Model and propose them to the Board of Directors;
use appropriate resources to develop, monitor and assess the effectiveness of this Compliance Model.
5.5 Obligation of disclosure to the Supervisory Committee
The Supervisory Committee must be promptly notified of:
any reports and/or news concerning the breach of this Compliance Model;
proceedings and/or sentences issued by criminal investigation departments or by any judicial authority concerning the actual or potential commission of any crime, in any case, the breach of this Compliance Model;
company disciplinary proceedings and/or action taken/adopted following the breach of this Compliance Model;
any proposed amendment to this Compliance Model;
any initiative concerning the prevention of Crimes or in any case the effective operation of this Compliance Model;
the system of powers of attorney to directors and any amendment thereto;
the system of company signatory powers and any amendment thereto;
reports and/or news concerning Crimes involving the Company or one of its Employees or in any case Recipients.
In particular, the Recipients are obliged to report any suspected breach of the Model to the Supervisory Committee, preferably by sending an e-mail to odv@mflgroup.com (although any other means of communication may also be used).
The Committee will act in such a way as to protect whistle-blowers who act in good faith from any retaliation, discrimination or penalisation. It shall also keep their identity confidential unless required to disclose it by law and to protect the rights of the Company or the persons involved, as well as the reputation of the whistle-blower(s).
The Supervisory Committee carefully and impartially assesses the reports received and may investigate and explore them further as it sees fit.
If the report potentially accuses (directly or indirectly) one of the members of the Supervisory Committee, or the function that member is in charge of, the Committee shall consult the accused person and then make the foregoing assessments without including that person in the assessment and decision-making process.
In addition to the reports described above, the Supervisory Committee must be immediately informed by anyone with information concerning:
requests for legal advice sent by Employees in the case of criminal proceedings being initiated for Crimes;
any measures and/or news from criminal investigation departments or any other judicial authorities that refer to investigations within the company, also against persons unknown, concerning the Crimes;
the evidence of disciplinary proceedings held and any sanctions ordered with specific reference to the Crimes, or the dismissal of any cases and the relative justifications;
any movement of money between Fridea and its subsidiaries or affiliates that is not justified by a specific arm's-length contract;
any inconsistency or irregularity found when auditing invoices issued or received by the Company.
The members of the Supervisory Committee must carry out their duties with the diligence required by the nature of the appointment, the nature of the activities carried out and their specific competencies. They are also obliged to keep the strictest confidentiality and professional privilege concerning the information they are party to in the execution of their appointment, in order to avoid any leak of confidential information. This obligation is not binding towards the Board of Directors.
6. RECRUITMENT, TRAINING AND INFORMATION
6.1 EMPLOYEES
For the purposes of implementing this Model, Fridea S.r.l. aims to guarantee that both present and future staff (Employees, Associated Persons and proxies) are suitably aware of the rules of conduct laid down herein, at different levels of detail according to their level of involvement in the Sensitive Activities.
In this light, when recruiting candidates for positions at risk, background checks must be made on any criminal records, working relations with the public administration, blood and/or marriage ties to public administration employees.
If any of the aforementioned conditions exist, the candidate in question may only be employed if the administrative management (the function of reference, if applicable) makes the necessary assessments and authorises the post.
Disclosure of this Model may be made to staff through one of the following initiatives:
hand delivery of a copy of this Compliance Model (including all annexes) with a request to sign a statement confirming receipt of the document;
display of the Model and the disciplinary code on the notice boards around the company that are accessible to everyone;
e-mail providing information, also for sending periodic updates of the Model.
The Company shall carry out all training activities for its Employees using appropriate IT tools (presentations, e-learning, etc.) that describe the contents of the Decree, its implications on company life, and an update of the main features of the adopted Model. To this end, e-mail updates are an integral part of staff training.
6.2 ASSOCIATED PERSONS
When appointing associated persons from outside the company (such as agents, consultants, etc.), if the person must deal with the Public Administration, background checks must be made on any criminal records, working relations with the public administration, blood and/or marriage ties to public administration employees.
If the person is employed by the Public Administration, the CEO will decide whether or not to confer the appointment, after making all the necessary assessments.
Associated persons shall be informed of the contents of the Model and the Company requirement for their conduct to comply with the provisions of the Decree.
To this end, contracts with associated persons, consultants, partners, suppliers etc. operating with the Public Administration or involved in performing activities at risk must:
be drawn up in writing, establishing all terms and conditions;
contain standard clauses that ensure compliance with the Decree;
contain a specific statement in which they confirm that they are aware of the regulations laid down in the Decree and undertake to act in compliance with such regulations;
contain a specific clause governing the consequences of breaching the regulations laid down in the Decree (e.g., express termination clause, penalties).
7. REQUESTS FOR INFORMATION AND REPORTING BREACHES OF THE MODEL
Anyone has the right to access formal communication links with the Supervisory Committee which operates independently and therefore cannot and must not be reached through the standard hierarchical channels.
It is necessary to distinguish information from reports.
Requests for "information" concern operational issues of understanding and use of the Model and may be sent by the applicants to the Supervisory Committee in a non-anonymous form, by e-mail.
These requests must be sent to:
the Supervisory Committee at odv@mflgroup.com.
Alternatively, in the same manner, it is possible to request an appointment with the Supervisory Committee in order to be able to communicate directly.
“Reports” refer to reports of actual or suspected Crimes or conduct that is not in line with the provisions of this Model, in other words, breaches or suspected breaches of its general principles. These must be disclosed to the Supervisory Committee using the methods specified in paragraph 5.5 above.
In this case, it is also possible to request a meeting to report to the Supervisory Committee, in a non-anonymous form, also by e-mail to the foregoing address, or by written, confidential communication addressed to the Chairperson of the Supervisory Committee.
Also, on the subject of information flows, please note the entry into force of Law no. 179 of 30 November 2017 “Provisions for the protection of whistle-blowers who report offences or irregularities which have come to their attention in the context of a public or private employment relationship”, introducing into Italian law protective measures for whistle-blowers (employees or associates) who report unlawful acts in the private sector with the addition of paragraphs 2-bis, 2-ter and 2-quater offences to Article 6 of the Decree.
To this end, every organisation undertakes to provide for:
one or more whistleblowing channels protecting the integrity of the organisation (at least one of which must use computerised methods to assure confidentiality of the identity of the whistle-blower) enabling senior officers and persons who are managed and supervised by others to submit detailed reports of conduct constituting offences under the Decree or breaches of the Model which have come to their knowledge in the performance of their duties, as long as they are based on precise and congruous facts;
all the measures required to guarantee confidentiality of the whistle-blower’s identity[23], prohibition against retaliation or discriminatory acts, whether direct or indirect (including discriminatory dismissal or a change in duties as referred to in Article 2103 of the Civil Code) towards the whistle-blower for reasons directly or indirectly connected to the disclosure; and within the disciplinary system adopted, the obligation for undertakings to provide for disciplinary sanctions against anyone infringing the measures for the protection of the whistle-blower, as well as anyone who makes false or unsubstantiated reports of violations with wilful intent or gross negligence;
In the context described above, the whistle-blower may use the Supervisory Committee's e-mail address “odv@mflgroup.com” or send written communication to the Company in a sealed envelope marked “CONFIDENTIAL”, for the attention of the Chairperson of the Supervisory Committee.
8. DISCIPLINARY SANCTIONS
8.1 GENERAL PRINCIPLES
The preparation of an effective system of sanctions, pursuant to Article 6(2)(e) of the Decree is an essential requirement of the Model for the purposes of exempting the Company from liability.
The establishment of such a system of sanctions makes the action of the Supervisory Committee efficient and guarantees the effectiveness of the Model itself.
Therefore, Fridea S.r.l. has established an appropriate system of sanctions for breach of the Model in order to guarantee its compliance, in conformity with the Disciplinary Code laid down in the applicable Italian national labour agreement (CCNL) and in compliance with the procedures laid down therein.
This disciplinary system addresses employees, management, directors, associated persons, suppliers and partners.
The application of disciplinary sanctions is also independent of the outcome of any criminal and/or civil proceedings undertaken by the judicial authorities if the conduct in question also constitutes a crime pursuant to the Decree.
For the purposes of complying with the Decree, breaches of the Model include but are not limited to any action or conduct that does not comply with the provisions of the Model and/or the principles of the Code of Ethics. This also includes failure to act or react as required by the Model, in the execution of activities where there is a risk of committing the crimes listed in the Decree.
8.2. ACTION VIS-À-VIS MIDDLE-LEVEL MANAGEMENT AND OFFICE WORKERS
If employees breach the provisions laid down in this Model, disciplinary sanctions proportionate and appropriate to the position held and to the nature and severity of the breach will be applied, without prejudice to any personal civil or criminal liability.
The sanctions which may be applied as a result of a breach of this Model include those laid down in the applicable CCNL agreement and are applied in compliance with the procedures set forth in Article 7 of Italian Law no. 300 of 20 May 1970 (Workers’ Statute) and by the CCNL agreement.
In particular, it is laid down that:
workers who negligently commit a non-serious breach of the provisions of this Model shall receive a verbal or written warning;
workers who negligently commit one or more breaches of this Model may be fined, or in more serious or repeated cases of breach, suspended from work in any case for no more than the maximum time laid down in the applicable CCNL, as established on a case-by-case basis.
The fines or suspension applied to employees include, but are not limited to the following cases:
donations of a moderate amount made without the prior authorisations required, or in breach of the provisions, if any, of this Model;
entering into consulting contracts that are not in written form and/or without the prior authorisations required;
generally, in the execution of Sensitive Activities, conduct that does not comply with the provisions of the Model or actions that are against the interests of the Company and therefore damage the Company;
workers shall be dismissed if they intentionally or through gross negligence act in serious breach of this Model, and if this conduct could conceivably constitute a Crime or in any case concretely increase the risk of committing a Crime.
Employees can be dismissed if, alone or with other persons inside or outside the Company, they are involved in actions that include, but are not limited to:
making donations to persons of a more than a moderate amount, over and above any limits established in proxies granted to them and/or in company processes and/or not complying with the specifications in this Model or in the Code of Ethics;
making payments in cash or in kind over and above any cases strictly established in proxies granted to them and/or in company processes and/or not complying with the specifications in this Model or in the Code of Ethics;
forging documents and/or making false statements for the purpose of proving their compliance and/or that of other employees with the law and/or this Model.
8.3. ACTION VIS-À-VIS TOP-LEVEL MANAGEMENT
If managers breach the provisions laid down in this Model, disciplinary sanctions proportionate and appropriate to the position they hold and to the nature and severity of the breach will be applied, in conformity with the National Collective Bargaining Agreement for Managers and the civil regulations in force.
8.4. ACTION VIS-À-VIS DIRECTORS
If Company directors breach the laws in force or do not comply with the internal procedures laid down in the Model and/or the Code of Ethics, the Supervisory Committee shall notify the Board of Directors, which will take the necessary action laid down in the applicable laws.
8.5. ACTION VIS-À-VIS ASSOCIATED PERSONS OR BUSINESS PARTNERS
If Associated Persons or Business Partners breach this Model, depending on the severity of the breach, the Supervisory Committee, together with the Board of Directors, shall decide whether or not to terminate the relationship and shall impose the applicable sanction laid down in any specific clauses of the contract. Such clauses can also entitle the Company to terminate the contract and/or demand payment of penalties.
9. PERIODIC AUDITS
Supervisory activities are carried out continuously by the SC to:
verify the effectiveness of the Model (in other words, the consistency between the conduct of the recipients and the provisions of the Model itself);
periodically assess the adequacy of the principles of conduct laid down in this Model and/or the procedures adopted and/or the system of proxies which govern the activities at risk with the requirement to prevent the crimes laid down in the Decree; and
update the Model as required.
The control system aims to:
ensure that the operational methods satisfy statutory requirements;
identify any areas requiring corrective actions and/or improvements and verify the effectiveness of the corrective actions;
prepare the company for any inspections by third party bodies.
To carry out the planned audit activities, the SC may work with staff who have specific skills and operate in other functions, not involved in the activities being audited, or it may outsource the activities to external consultants.
The company areas to be audited and the frequency of the controls both depend on a number of factors, which include:
the risk pursuant to the Decree according to the mapping of the Sensitive Activities;
assessment of the existing operational controls;
results of previous audits.
Extraordinary controls may be planned in the event of substantial modifications to the organisation or to any process, or in the event of suspected or reported nonconformities or in any case anytime the SC decides to carry out random ad hoc audits.
The results of the controls are always recorded in minutes and disseminated according to the methods and frequency of reporting set down in Point 5.3.
Fridea S.r.l. considers the results of these audits to be fundamental for the improvement of its Compliance Model. Therefore, also in order to guarantee the actual implementation of the Model, the results of the audits concerning the adequacy and actual implementation of the Model are discussed during the Supervisory Committee meetings and may lead to the implementation of the Disciplinary System described in Point 8 of this Model.
Special Section A
Crimes committed in relations with the Public Administration
1. CRIMES COMMITTED AGAINST THE PUBLIC ADMINISTRATION
Crimes against the Public Administration, which if committed may imply the administrative liability of the Company, include the following (cf. Articles 24 and 25 of the Decree):
- Article 317, ICC Extortion;
- Article 318, ICC Bribery for the performance of an official act[25];
- Article 319, ICC Bribery to obtain an act in breach of official duties (aggravated pursuant to Article 319 bis ICC);
- Article 319-ter(1), ICC Bribery in judicial proceedings;
- Article 319-quater, ICC - Article 319-quater, ICC Undue inducement to give or promise benefits (soliciting and paying bribes)[26];
- Article 320, ICC Bribery of a public servant;
- Article 321, ICC Penalties for the person offering the bribe;
- Article 322, ICC Solicitation and attempted bribery;
- Article 322-bis, ICC Embezzlement, abuse of power, corruption, and solicitation and attempted bribery of bodies of the European Union and officials of the European Communities and foreign States[27];
- Article 640(2.1), ICC Fraud at the expense of the State or another public body or the European Union[28];
- Article 640-bis, ICC Aggravated fraud to obtain public funds[29];
- Article 316-ter, ICC Misappropriation of contributions, loans or other disbursement by the Italian State or other public body or by the European Union[30];
Incitement to not testify or to bear false testimony before the courts;
The areas of sensitive activities which appear to be most critical for the crimes listed above, particularly with reference to the activities carried out by the Company are:
management of institutional relations with persons from the Public Administration;
management of relations with public officials for regulatory performance and for compliance inspections and audits (here the risk is related to administrative management, staff management, management of relations with public officials - including the public health authority, fire department, etc.);
management of relations with public bodies/officials for the issue of administrative authorisations (here the risk is related to the submission of applications for building permits, municipal authorisations, waivers, approval of building designs, commencement notices);
management of relations with the authorities;
notification of company data and information to the Public Administration;
purchases from entities close to the Public Administration.
*
1.3 PRINCIPLES OF CONDUCT IN THE SENSITIVE PROCESSES
Generally speaking, Recipients are forbidden from behaving or collaborating in or inciting conduct that, individually or collectively constitutes or potentially constitutes the crimes listed in Articles 24 and 25 of the Decree. It is also forbidden to act in any way that could produce situations of conflict of interest with representatives of the Public Administration.
1.3.1 general principles of conduct
In particular, in keeping with the ethical principles underlying the Company and in consideration of the relations the Company maintains with the Public Administration in carrying out its activities, it is strictly forbidden to:
promise or pay money to representatives of the Public Administration for purposes that are not institutional or required by law;
promise or grant favours of any kind (e.g., promise of employment) to representatives of the Italian or foreign Public Administration, in order to influence the independence of judgement or induce the assurance of any advantages whatsoever for the Company;
provide services or payments to associated persons, suppliers, consultants, partners or other third parties working on behalf of the Company, which are not suitably justified in the context of the contractual relationship established with them, the type of appointment carried out and local practice;
in the procurement processes, favour associated persons, suppliers, consultants or other third parties because they are indicated by representatives of the Public Administration as a condition for executing subsequent activities;
distribute gifts beyond normal company practice (i.e., all forms of gifts that exceed standard business practices or courtesy, or that in any case are intended to gain favourable treatment in the implementation of any company activities). In particular, it is strictly forbidden to give any kind of gifts to public officials or their family members, which may influence their independence of judgement or induce the assurance of any advantage whatsoever for the Company. Permitted gifts must always be distinguished by their moderate value or must aim to promote charity or cultural initiatives, or the Company image. Any gifts - with the exception of those of a moderate value - must be appropriately documented to allow the necessary controls by the Supervisory Committee;
provide or promise confidential information and/or documents;
fraudulently act in a manner that may lead the Public Administration in error in their technical and economic assessment of the submitted documentation;
submit documents and data that are false or have been tampered with;
omit required information in order to turn decisions of the Public Administration in the favour of the Company;
use contributions, funds, public financing for purposes other than those for which they were intended.
The Recipients of these ethical principles and those laid down in the Company's Code of Ethics are obliged to comply with the following provisions:
in the event of attempted extortion by a public official, the person concerned must: (i) not comply with the request; (ii) promptly notify the Board of Directors and send formal notice to the Supervisory Committee.
In the event of a potential or real conflict of interest arising as part of the relations maintained with the Public Administration, the person concerned must promptly notify the Board of Directors and send formal notice to the Supervisory Committee.
In the event of doubts over the correct implementation of the ethical principles laid down in the Model and those expressed in the Company's Code of Ethics during the course of their operational activities, the persons concerned must promptly inform the Board of Directors and send formal notice to the Supervisory Committee.
Furthermore, contracts with third-party contractors (i.e., associated persons, consultants, partners, suppliers etc.) operating with the Public Administration on behalf of or in the interests of the Company must:
be drawn up in writing, establishing all terms and conditions;
contain standard clauses, also agreed by external legal consultants for compliance with the provisions of the Decree;
contain a specific statement which the foregoing parties confirm that they are aware of the regulations laid down in the Decree and undertake to act in compliance with such regulations;
contain a specific clause governing the consequences of breaching the regulations laid down in the Decree (e.g., express termination clause, penalties).
1.3.2 specific principles of conduct
The rules and prohibitions described in the previous paragraph actually translate into principles of conduct requiring compliance as part of the Company operations.
In managing their relations with the Public Administration, all Recipients of the Model are obliged to comply with the following procedures of conduct:
relations with the Public Administration must be modelled on the utmost transparency, collaboration, accessibility and in full compliance with the corporate role and statutory requirements also referred to in the Company’s Code of Ethics.
Relations with the Public Administration must be managed exclusively by duly authorised persons on the basis of the system of proxies and/or powers.
In the event of situations arising that cannot be resolved within the ordinary management of relations with the Public Administration, the Recipient must immediately report that situation to their direct superior (if they have one) or to the Board of Directors.
The Recipient shall not act on any situation of potential conflict of interests or attempts of extortion or misconduct by a public official of the Public Administration; in this situation, the Recipient must immediately report that situation to their direct superior (if they have one) or to the Board of Directors.
There must always be another person present when dealing with representatives of the Public Administration. This is because if there is no other person present, the risk of the commission of bribery is increased.
When public officials or public servants are carrying out audits, these must take place in the presence of at least two persons; after public officers have completed their inspection, the persons who participated and/or attended must draft a document indicating (i) the names of the persons involved in the inspection, and (ii) the object of the inspection and any decisions made as a follow-up (the name of the person who made these decisions must also be included to make sure they were duly authorised for this by means of proxy or ad hoc appointment). To this end, the Company has adopted a procedure entitled “Procedure for managing relations with the public administration”. Therefore, in addition to the provisions in this Model, Recipients are also obliged to scrupulously comply with the specifications set forth in that procedure.
The information that comes to the attention of the Recipient when executing their activities, whatever position they hold, shall always be intended as “private and confidential”. This information must therefore not be disclosed to third parties (including persons linked directly or indirectly to the Public Administration) for the purposes of obtaining any potential form of benefit.
The employment of staff or associated persons must be based on the assessment of professional skills and their overall remuneration shall be in line with what is paid to others with the same function and responsibilities, without favouring anyone who, directly or indirectly, could carry out activities or hold roles linked to the Public Administration.
In the processes to validate expenditure for the granting of contracts, the choice must be based on quotations received from several suppliers, comparable in terms of products/services offered, and on the evaluation of the best price-quality ratio. The rules for choosing suppliers must comply with the company procedures as well as the provisions of the Code of Ethics, in order to avoid the risk of selecting suppliers on the basis of conditioning or in the hope of obtaining advantages through the selection of suppliers who are "close" to persons connected to the Public Administration, with the risk of committing extortion or bribery offences.
In order to avoid theoretical bribery in processes concerning negotiations to purchase real estate owned by the Public Administration, if there is any reason to doubt the fairness of the asking price for the real estate (e.g., a red flag could be raised about a sensitive crime being committed if the asking price is much lower than the real market value), we recommend first of all consulting a third-party expert to be fully informed of the transaction's legitimacy from this point of view.
The decision to sign a contract with the Public Administration must be made by resolution of the Board of Directors of the Company and the relative contract must be signed by the Chairman of the Company or the duly authorised person. All relative documentation must then be kept in the Company records.
As representatives of the Company, the Recipients must not attempt to influence the judgement of any Public Administration employees or representatives, or any person connected thereto, promising or bestowing money, gifts or loans, or by way of any other illegal incentives.
As stated above, the Company has adopted the procedure entitled “Procedure for managing relations with the public administration” for the conduct to put into practice during inspections and audits by the Public Administration, as well as when receiving documents and/or telephone calls from Public Authorities.
The Company has also implemented some ad hoc procedures (specifically, the procedures entitled “GIFTS” e “SELECTION OF SUPPLIER”) for identifying and assessing which suppliers to select, and the Company considers these an integral part of the Compliance Model in terms of complying with the principles of conduct listed in this Special Section.
To that end, all Recipients are therefore obliged to comply with:
the aforementioned principles of conduct;
the procedures adopted by the Company; and
the Code of Ethics.
Moreover, in the execution of their activities, all Recipients are also obliged to comply with the instructions given in the following Protocols.
*
In addition to the above, all Recipients of this Model, and all other parties bound to comply with its (general and/or specific) principles laid down herein must comply with the following rules of conduct in their management and fulfilment of the requirements of the Public Administration:
fulfilment of requirements laid down by the Public Administration and production of the relative documentation must be done in compliance with the statutory provisions and the standards of conduct laid down in the Code of Ethics and this Special Section.
The requirements laid down by the Public Administration must be fulfilled with the utmost diligence and professionalism in order to provide clear, accurate, complete and truthful information, avoiding and in any case reporting situations of conflict of interest in the most suitable manner. Documents must be produced promptly, using clear, comprehensive language.
All documentation must be checked and signed by the relevant person in charge, who is also directly responsible for filing and storing all documentation (in paper and/or electronic form) produced as part of their activities, including whatever is sent to the Public Administration electronically.
This documentation includes, but is not limited to:
all documentation produced as part of processes to obtain co-funding and/or financing from central government and/or regional authorities;
licences, permits and the like connected to the Company’s business activity as well as the agreements with counterparties to contracts who are public officials and/or public servants;
deeds, minutes, financial statements, forms, statements concerning the management of legal, tax and corporate affairs, or the management of administrative and social security matters concerning staff;
Where requirements must be fulfilled using electronic/telematic systems run by the Public Administration, the Company forbids the alteration of such systems or the data contained therein in any manner whatsoever, causing damage to the Public Administration; whoever is required to carry out these activities is obliged to write a report describing the data sent and the reason for sending it.
The aforementioned report must then be filed as a hard copy and/or in electronic format to allow the control of the foregoing transmission of data transmission to the Public Administration.
Anyone connected with the Company (directors, employees, associated persons, etc.) who maintains relations with the Public Administration is obliged to comply with all the principles and regulations laid down in the Model and/or other official documents of the Company (including the Code of Ethics). They are also required to sign off on a description of sensitive activities performed if asked to do so by the Board of Directors of Fridea.
1.4 Flow of information to the Supervisory Committee
In addition to the provisions of this Special Section, anyone who comes into contact with the Public Administration during inspections, audits or checks is obliged to promptly notify the SC of any inconsistencies or extraordinary matters arising in relations with the Public Administration governed by this Special Section.
- Protocol -
Gifts
_____________________________________________
1. Scope and Principles of Conduct
______________________________________________
Recipients whose role, function or appointment mean they are involved in gifting must guarantee that:
the value, nature and purpose of the gift is ethically fair, or does not compromise the Company’s image;
the value and nature of the gift is such that it cannot be interpreted as a means for obtaining favourable treatment for Fridea;
they are duly authorised and adequately documented.
In any case, it is prohibited to:
promise or give complimentary gifts for any reason other than corporate purposes and as a service;
promise or give complimentary gifts, directly or indirectly, which are not inexpensive, namely they go beyond common courtesy gifts - and in any case, are intended to obtain unlawful favourable treatment in conducting any company activity;
promise or give advantages of any kind to influence independent judgement and to obtain any advantage for the company.
2. Scope of Application
_______________________________________________
This Protocol addresses all Recipients who are involved in the disbursement of gifts as part of their job.
3. Protocol Officer
_______________________________________________
The Protocol Officer for gifts as governed in this protocol is the CEO, unless they decide to confer this job on another function manager.
4. Principles of control
_______________________________________________
Recipients involved in bestowing gifts must guarantee the following controls, each in their area of competence:
Together with the CEO, the “Finance & Control Department” Manager defines specific value thresholds for gifts intended for persons in the Public Administration;
The “Finance & Control Department” Manager submits a formal request for prior approval to the Board of Directors or to the appropriately empowered persons under the system of proxies and powers of attorney in place.
In any case, it is forbidden to hand out gifts and perform acts of courtesy and hospitality to public officials and public servants unless they are of moderate value and such as not to compromise the impartiality of those persons, or such as to improperly obtain advantages for the Company.
- Protocol -
Relations with the Public Administration for compliance, requests, disclosure of company information and data
_______________________________________________
1. Scope and Principles of Conduct
_______________________________________________
This protocol identifies and governs the methods the Company must use to manage relations with the Public Administration in the following cases:
envisaged statutory compliance;
requests for certifications/authorisations.
Recipients whose role, function or appointment means they are involved in preparing and sending the foregoing documentation above must comply with the provisions in the “General Principles” laid down above, and in particular:
fully and immediately collaborate with the Authorities, promptly providing the comprehensive documentation and information requested;
assure traceability and preparation of deeds and corresponding levels of authorisation, in order to guarantee transparency in the decisions made,
prepare each document relative to requests and/or notifications accurately and in compliance with applicable laws.
2. Scope of Application
_______________________________________________
This Protocol addresses all Recipients, as identified in point 2.2 of the General Section of this Model, who are involved in managing relations with the Public Administration.
3. Protocol Officer
_______________________________________________
The Administration, Finance & Control Department Manager is the Protocol Officer in this case.
4. Control systems
_______________________________________________
Recipients involved in managing relations with the Public Administration must guarantee the following controls, each in their area of competence:
only persons with appropriate powers shall maintain relations with public officials or public servants;
persons involved in preparing and transmitting the disclosures and documentation required must comply with the principles of timeliness, clarity and accuracy, in addition to notifying the Protocol Officer of the matter. Those same persons prepare and send all documentation in compliance with performance requirements and using established channels;
persons involved in preparing and transmitting disclosures and documentation shall keep all the documentation produced as part of their activity, including anything sent electronically;
once the required disclosure and/or documentation has been sent, the Protocol Officer is at the service of the Public Administration to provide any clarifications, explanations and additional back-up documents to support and/or complete the activity.
In any case, in order to maintain a correct information flow between the company and the Public Administration, each document representing a fact that occurred and/or an assessment made, i.e., every part of the document liable to separate consideration, must be signed by whoever prepared it.
Under exceptional circumstances, if a material error is found in drafting the document and requires correction, the Protocol Officer shall cancel the notification and record the change, date and author of the notification.
When information between the company and the Public Administration is sent electronically, Recipients shall guarantee that:
access to the company’s IT network intended for entering, modifying, communicating data, namely any operation on software intended to process data shall take place using a double asymmetric code, composed of a public part (user ID) and a private part (password), so the Recipient accessing the network is restricted to the part of the protocol under their responsibility;
computer documents are sent to the e-mail address of the public recipient authorised to receive electronic mail.
- Article 2626, Civil Code Unlawful return of capital contributions;
- Article 2627, Civil Code Illegal allocation of profits and reserves;
- Article 2628, Civil Code Unlawful transactions involving shares or quotas of the company or of the parent company;
- Article 2629, Civil Code Transactions to the detriment of creditors;
- Article 2629-bis, Civil Code Failure to disclose conflicts of interest;
- Article 2632, Civil Code Fictitious formation of capital;
- Article 2633, Civil Code Unlawful allocation of company assets by liquidators;
- Article 2635, Civil Code Bribery in the private sector;[34]
- Article 2635, Civil Code Inducement to corruption in the private sector;[35]
- Article 2636, Civil Code Undue influence on the general meeting of shareholders;
- Article 2637, Civil Code Manipulation of stock market transactions;
- Article 2638, Civil Code Obstruction of the activities of public regulatory authorities.
*
1.1. bis – Bribery in the private sector
Without prejudice to the list given in the previous paragraph of corporate crimes identified in Article 25-ter of the Decree, the Company deems it appropriate to separately address - also in terms of principles of conduct - the crime of bribery in the private sector (and the crime of bribery in general). This crime was introduced into the category of predicate crimes pursuant to the Decree after the enactment of Law no. 190 of 6 November 2012, known as the “Anti-Corruption Law”, whose object is “Provisions for the prevention and punishment of corruption and crime in the Public Administration” (published in the Italian Official Journal no. 265 on 13 November 2012) and amended by Legislative Decree no. 38/2017, which entered into force on 14 April 2017 and implemented the delegation provided for in Article 19, Law no. 170 of 12 August 2016 (2015 European Delegation Law), transposing Framework Decision 2003/568/JHA of the Council of the European Union on combating corruption in the private sector that harms the economy and distorts competition.
Compared to the first attempt to transpose Law no. 190 of 6.11.2012, the sanctions for the liability of organisations have been made harsher and incitement to bribery in the private sector has been made a criminal offence.
The reform’s main innovation is unquestionably the elimination of the causal relationship between the conduct of transgression of the obligations of office and loyalty and the “harm to the company”.
he objective element of harm to the company is therefore no longer relevant in order for the offence to be committed, as it has been completely eliminated from the structure of the offence.
With regard to the perpetrators of the offence, this now includes not only those who hold administrative and control positions, including not senior management positions, but also those who perform management functions in private companies or entities.
The extension of the offence to include non-corporate private entities is also significant, and covers both non-profit entities and foundations (e.g., banks), political parties and trade unions.
In addition, in the context of both active and passive bribery, the method of conduct “through an intermediary” is now expressly designated, with additional liability for the intermediary, the insider or the outsider.
Therefore, the foregoing Legislative Decree 38/2017 amended Article 2635 of the Civil Code (text follows below), referred to in Article 25-ter(1)(s-bis) of the Decree.
Article 2635 of the Italian Civil Code- Bribery in the private sector
“Unless the conduct constitutes a more serious offence, the directors, general managers, financial reporting managers, statutory auditors and liquidators of companies or private entities who, also acting through an intermediary, solicit or receive for themselves or for others money or other benefits not due to them, or accept the promise thereof, act or fail to act in breach of their official duties, or of the duty of loyalty shall be punished by imprisonment for one to three years.
The same term of imprisonment is applied if the offence is committed by a person who performs different management functions from those of the foregoing persons within the organisational scope of the company or private entity.
If the offence was committed by any person under the direction or supervision of any of the persons listed in the first paragraph, they can be imprisoned for up to eighteen months.
Anyone who gives or promises to give money or other undue advantage to any of the persons listed in the first and second paragraphs, also through an intermediary shall be punished as provided therein.
Doubled penalties shall apply if the company has securities listed in an Italian or other EU member state-regulated market, or that are widely distributed to the public, pursuant to Article 116 of the Financial Brokering Law as laid down in Italian Legislative Decree no. 58 of 24 February 1998, as amended.
Notwithstanding Article 2641, the measure of confiscation for equivalent value shall be no less than the value of the benefits given, promised or offered.”.
*
Article 2635-bis, Civil Code - Incitement to bribery in the private sector (as introduced by Legislative Decree no. 38 of 15 March 2017)
With the introduction of Article 2635-bis, the offence of incitement to bribery in the private sector has been introduced into Italian law. The text is reproduced below.
“Anyone who offers or promises money or other undue benefits to the directors, general managers, financial reporting managers, statutory auditors and liquidators of companies or private entities as well as anybody who performs management duties as part of their job in these organisations so that they perform or refrain from performing an act in breach of their office or loyalty obligations is punishable, if the solicitation is not accepted, in the same way as in the first paragraph of Article 2635, reduced by one third.
The punishment referred to in the first paragraph applies to the directors, general managers, financial reporting managers, statutory auditors and liquidators of companies or private entities as well as anybody who performs management duties as part of their job in these organisations so that they perform or refrain from performing an act in breach of their office or loyalty obligations, if the solicitation is not accepted.”
On the active side, anyone who offers or promises money or other undue benefits to an insider so that they perform or refrain from performing an act in breach of their office or loyalty obligations is punishable, if the offer or promise is not accepted (Article 2635-bis(1)).
On the passive side, an outsider who solicits a promise or donation of money or other benefits in order to perform or refrain from performing an act in breach of the same obligations is punishable if the proposal is not accepted (Article 2635-bis(2)).
For both offences (active and passive instigation), the legislation provides for a term of imprisonment of between eight months and two years, namely the penalty laid down in Article 2635, reduced by one third.
For both criminal offences, Law no. 3 of 9 January 2019 amended the procedural system; as a result of this regulatory intervention, a complaint by a party is no longer required, and the offence is now automatically prosecutable.
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With regard to the crimes in question, the examination of the precautions taken by the Company has led to the classification of the risk of committing these crimes as “medium-low”.
Therefore, the Company decided to identify and list below the principles of conduct to prevent the crime in question, in relation to the other so-called “corporate crimes” listed above for which the provisions described in the following paragraphs 1.2 - 1.3 apply.
In this context, the Company recommends that the Recipients comply with the following rules:
avoid any conduct that could be construed as the crime of bribery in the private sector;
comply with the internal practices and procedures concerning negotiations with customers and/or suppliers (more specifically, comply with the provisions of the procedure entitled “P16”);
comply with the provisions of contracts signed with customers and suppliers;
in particular, as part of the sales of the products supplied by the Company, do not deviate from the Company list prices, or any discount rate applicable to customers on the basis of the guidelines issued by the Company;
any exceptions to the above provisions must be justified in writing and formally authorised by the line manager. All documentation concerning such exceptions shall be kept.
suppliers must be selected in compliance with the company procedures (procedures “P15-AS” and “P16-AS”).
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1.2 SENSITIVE PROCESSES
The Company stipulated with company Mario Frigerio S.p.A. (making part, together with the Company, of the group directly and/or indirectly controlled by Semplice S.p.A.) a service contract by which the latter has been appointed to manage the accounting and administrative aspects of the Company. As a result of the foregoing, the provisions contained in this Special Section shall in any case apply, by virtue of said contractual relationship, for the purpose of preventing certain crimes sanctioned by the Decree from being committed as well as limiting the scope of the possible liability of the Company (as a result of the activity of Mario Frigerio S.p.A.) and ensuring in any case the correct functioning of the same, in compliance with the principle of prudence abstractly required by law to any affiliated entity.
The crimes listed in the previous paragraph protect, among others, (i) the truthfulness, transparency and fairness of company information; (ii) the effectiveness and integrity of the company capital and assets and (iii) the orderly and fair operation of the Company.
Therefore, the following are considered to be sensitive processes:
the drafting of the financial statements and corporate disclosures;
the drafting, completion and collection of documentation and data required for drafting the financial statements and corporate disclosures;
the disclosure of company data;
extraordinary capital operations (e.g., reduction of capital, mergers, etc.).
The persons at risk are the Directors and the persons in charge of the various company functions.
1.3. PRINCIPLES OF CONDUCT IN THE SENSITIVE PROCESSES
1.3.1 General principles of conduct
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Recipients whose role, function or appointment means they are involved in handling general accounts or drafting the financial statements must:
comply with the rules and principles laid down in the following documents:
Code of Ethics;
any other documentation concerning the internal control system;
in the execution of their activities for drafting the financial statements, interim accounts and other corporate disclosures, maintain a fair, transparent conduct in full compliance with statutory requirements, in order to provide the shareholders and the general public with truthful and complete information concerning the Company's economic, financial and assets position and the evolution of its activities;
ensure that the Company and the company bodies operate smoothly, guaranteeing and facilitating all forms of internal control on the statutory company management and the free and fair will of the general meeting, and maintain the traceability of all required documentation delivered to the auditing bodies as well as documentation used as part of the company meetings;
promptly, fairly and completely make all statutory disclosures to the Public Regulatory Authorities, without hindering their operations in any way;
avoid compromising the integrity, reputation and image of Fridea in any way.
It is also explicitly forbidden to:
produce or disclose false, incomplete data or that could be an incorrect description of the actual economic, financial and asset position of Fridea;
act in a manner that materially prevents, or in any case hinders the execution of management control and auditing activities by the Single Auditor, through the concealment of documents or the use of other fraudulent means;
omit data and information required by law concerning the Company's economic, financial and asset position;
adopt simulated or fraudulent actions at meetings with the purpose of altering the opinion-forming process of the meeting;
return contributions to shareholders or waive their obligation to make contributions, beyond the cases of capital reduction permitted by law;
divide profits or interim payments on profits that have not been effectively generated or that are intended by law to reserves, or distribute reserves that cannot be distributed;
reduce the share capital, implement mergers or splits, in breach of the statutory provisions protecting creditors, causing damage to them;
proceed with the fictitious formation or increase of share capital, allocating shares at a value lower than their face value when increasing the share capital;
divert company assets, during the liquidation of the Company, from their intended destination to creditors, distributing them among the shareholders before paying creditors or setting aside the amounts needed to satisfy them;
take any action that is not in line with or does not comply with the formal procedures and rules, thus causing a substantial deviation from the management and control provisions of the Compliance Model (formalised herein) and what is actually carried out in practice and in the operational activities;
act in a manner that impedes inspections and controls by the Supervisory Committee.
1.3.2 Specific Principles of Conduct
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Recipients involved in drafting company disclosures must guarantee the following controls, each in their area of competence:
carry out interim checks of balances of general accounts to ensure that they balance with the respective ledgers and separate accounts;
identify which resources are involved in providing the necessary data and information for the drafting of the financial statements, and the relative timeframe;
check that the data and information provided by the aforementioned resources is complete and correct, and initial the analysed documentation;
carry out and formalise the analysis of any differences compared to the data of the prior period, reporting any justifications underlying major differences.
The “Finance & Control Department” Manager (in this case, the reference is made to the homologous function of Mario Frigerio S.p.A) checks and validates the draft annual financial statements and the interim reports and submits them to the CEO, who in turn presents them to the Chairman and to the Board of Directors for approval.
When it is necessary or appropriate to use the services of external consultants or professionals who carry out activities involving the production of company disclosures on behalf of the Company, due to the specific professional know-how demanded by the nature of the activities or appointment, the Recipients are required to comply with the following provisions:
the CEO, or different or different subject from that appointed, drafts the contract, which includes specific information about the Compliance Model, as well as the consequences of conduct that is not compliant with the provisions laid down therein;
the CEO, who signs it in acceptance;
the CEO, or different or different subject from that appointed, checks the services delivered by the professional, authorises payment in line with the contractual agreements, takes all steps required in the event of problems during the contract;
all the documentation produced in executing the contract is kept by the Company.
The persons involved in the process are bound to promptly notify the Supervisory Committee of any exceptional conduct or unusual event, indicating the reasons for any deviations and acknowledging the authorisation procedure followed.
Moreover, at least every six months the persons involved for whatever reason must give the Supervisory Committee any other information that may be specifically requested, including:
reports by the Single Auditor following the audits carried out periodically;
significant changes to the company structure and any cases of exclusion of the right to vote for certain categories of shareholders.
Recipients will guarantee the traceability of the process, filing all documentation in an orderly archive and making it available to the Supervisory Committee as necessary, each in their area of competence.
- Protocol -
Managing relations with the single Auditor and/or with the Independent Auditor
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1. Purpose
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This protocol identifies and governs the methods the Company must use to manage relations with the Single Auditor and/or with the Independent Auditor.
These operational methods must be implemented in compliance with the Principles of Conduct pursuant to this Special Section.
2. Scope of Application
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This Protocol addresses all Recipients who are involved in managing relations with the Single Auditors and/or with the Independent Auditor.
3. Protocol Officer
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The Finance & Control Manager is the officer responsible for managing relations with the corporate auditing bodies, governed by this Protocol.
4. Control systems
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Recipients involved in managing relations with the Single Auditors and/or with the Independent Auditor must guarantee the following controls, each in their area of competence:
cooperate as much possible with the Single Auditor and/or with the Independent Auditor as they perform their audits and inspections;
base relations with the Single Auditor and the Independent Auditor on utmost cooperation and transparency, fully respecting their roles;
follow up the formal requests made by Single Auditor and/or the Independent Auditor and provide them with the information and any documentation requested;
assure the traceability of delivery of the documentation requested (if it is sent by electronic mail, use “email sent” report and if it is hand delivered use the hard copy form). Collect and file documentary proof of delivery of the documentation signed by the persons in charge of those checks;
The Protocol Officer must promptly notify the CEO if there are any problems or extraordinary events in managing relations with the Single Auditor and/or with the Independent Auditor.
5. Flow of information to the Supervisory Committee
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The persons involved in the process are bound to promptly notify the Supervisory Committee of any exceptional conduct or unusual event, indicating the reasons for any deviations and acknowledging the authorisation procedure followed.
Moreover, at least every six months the persons involved for whatever reason must give the Supervisory Committee any other information that may be specifically requested, including:
following each verification carried out by the Single Auditor, the findings emerged specifying the countermeasures adopted for their solution or the reason for the failure to resolve.
Recipients will guarantee the traceability of the process, filing all documentation in an orderly archive and making it available to the Supervisory Committee as necessary, each in their area of competence.
Special Section C
Workplace health and safety offences
1. WORKPLACE HEALTH AND SAFETY OFFENCES
1.1. TYPES OF CRIMES
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This Special Section focuses on the principles of conduct and control concerning workplace health and safety offences, as identified in Article 25-septies of the Legislative Decree[36].
The following crimes are considered by the Legislative Decree:
Manslaughter (Article 589, ICC);
Serious or grievous bodily harm (Article 590(3), ICC).
Bodily harm is considered serious if the offence causes: a) illness that places the worker’s life in danger, or illness or incapacity that makes it impossible for them to do routine jobs for more than 40 days; b) permanent damage to one of the senses or to an organ (Article 583 (1), ICC).
Bodily harm is considered grievous if the offence causes: a) definite or probable incurable illness; b) loss of any sense; c) loss of a limb, or mutilation that renders the limb unusable, or loss of the use of an organ or the ability to procreate, or permanent and grave speech impediments; 4) disfigurement, or permanent scarring of the face (Article 583 (2), ICC).
These are criminally liable offences only if they are committed as a breach of workplace health and safety regulations.
The sanction system applicable to the Company for workplace health and safety offences involve both fines and bans.
Please note that, in contrast to the general predicate crimes laid down in the Decree, which are of a malicious nature, the crimes considered in this Special Section are culpable (i.e., the consequence of negligence, imprudence or incompetence).
The goal of the provisions contained in this Special Section of the Compliance Model is to ensure that Recipients adopt conduct that complies with the procedures laid down in the prevention and protection system pursuant to Italian Legislative Decree 81/2008, as well as the requirements and supervisory obligations imposed by the Compliance Model.
The problem of reconciling the fundamental criterion of attributing corporate liability as defined in Article 5 of the Decree (“the organisation is liable for crimes committed in its interest or to its advantage”) with the subjective element that distinguishes the offences listed above (where the event is usually unintentional, although it could have been foreseen).
An injurious event suffered by a worker can rarely be translated into an interest or advantage for the company unless the breach of safety regulations is interpreted in terms of the lower costs incurred through the breach.
The version of the Confindustria Guidelines issued on 21 July 2014 – deemed by the Ministry of Justice to be “on the whole suitable and appropriate for achieving the objective set out in Article 6(3) of Italian Legislative Decree no. 231/2001” – fully implements the system of measures imposed by the safety laws (Law no. 123/2007 and Legislative Decree 81/2008).
The primary legislation (Law no. 123/2007 and Legislative Decree 81/2008), the internal documentation drawn up by Fridea concerning the scheduled controls carried out, as well as the single procedures adopted to manage the identified sensitive processes constitute the natural underlying assumption for describing the “Principles of Conduct” that Recipients must comply with. They also form the basis for drafting the protocol entitled “Checking compliance with Workplace Health and Safety requirements”.
For the purposes of drafting this Special Section C, Fridea also considered the risk factors listed in the Risk Assessment Document, prepared pursuant to applicable health and safety legislation.
Before listing the principles of conduct concerning Workplace Health and Safety and the procedures underlying the protocol established for the prevention of the offences under this Special Section, it is appropriate to reference the main players referred to in the sector legislation (Legislative Decree 81/2008, as amended).
1.2 Roles and Responsibilities
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With regard to the organisational structure for prevention purposes in the field of Workplace Health and Safety, the Risk Assessment Document pursuant to Articles 17 and 28 of Legislative Decree 81/2008 adopted by the Company identifies the persons that current legislation indicate as recipients of specific responsibilities and competencies in the field of safety.
In particular, in Fridea, these are:
1.2.1. Employer
The Employer is at the top of the company organisation. Pursuant to Article 2 of Legislative Decree 81/2008, the Employer is the main guarantor of safety inside the company; more specifically they are “the person in charge of the employment relationship with the worker, or, in any case, since they hold decision-making and expenditure powers they are the person responsible for the company or for the production unit, depending on the type and organisation of the company”.
The Employer has the following main obligations:
- exclusively, insomuch as the following obligations cannot be delegated:
name the Health and Safety Officer (RSPP) and the Company Medical Officer (Articles 17 and 18 (I)(a), Legislative Decree 81/2008;
produce and update the “Risk Assessment Document” with the Health and Safety Officer and in collaboration with the Company Medical Officer, and in consultation with the Workers’ Safety Representation (RLS), and determine the prevention and protection measures, pursuant to Articles 17, 28 and 29 of Legislative Decree 81/2008;
- and, also by delegating:
appoint the Company Medical Officer to monitor health;
order whatever measures are required to guarantee strategic guidelines for unitary and coordinated health and safety management (Article 18 (I) and (II), Legislative Decree 81/2008;
consult the safety representative where required under Article 50 (I)(b)(c) and (d), Legislative Decree 81/2008;
comply with the obligations to inform, instruct and train pursuant to Articles 36 and 37 of Legislative Decree 81/2008;
In particular, the Employer’s responsibilities include:
as part of their activities, guarantee compliance with applicable legislation covering work carried out in temporary or mobile worksites, as well as safety signage laws;
consider the skills and conditions of Workers in relation to their health and safety when assigning duties to them;
provide workers with appropriate personal protective equipment, after consulting with the Health and Safety Officer and the Medical Officer;
take appropriate measures to ensure that only workers who have been adequately instructed and specifically trained enter zones that expose them to serious, specific risk;
require compliance by individual workers with the standards and regulations in force, as well as with the company provisions for workplace health and safety, and the use of collective means of protection and personal protective equipment provided to them;
promptly follow up reports made by the Supervisors and by the Workers concerning any shortcomings in vehicles, work equipment and protective equipment, or any hazards in the workplace;
adopt measures to control risk situations in an emergency and give instructions to ensure that Workers leave their workplace or the hazardous area in the case of severe, imminent and unavoidable danger;
promptly inform Workers exposed to the risk of a severe, immediate danger about the actual risk and the provisions made or to make with regard to protection;
comply with the obligations to notify, involve, instruct and train pursuant to applicable legislation, also by implementing notification and information plans proposed by the Health & Safety Department (SPP - if it exists);
without prejudice to duly substantiated situations driven by the need to protect health and safety, abstain from requesting Workers to return to work if there is ongoing serious and imminent danger;
allow Workers to verify, through their Safety Representative (RLS), that appropriate measures to protect their health and safety have been implemented;
if requested, provide the Workers’ Safety Representative with a copy of the Risk Assessment Document, including the one concerning works under tender, labour or supply contracts;
take appropriate steps to ensure that the technical measures adopted do not expose the population to health risks or damage to the external environment, periodically checking the ongoing absence of such risk;
forward the names of the Workers’ Safety Representative to the Italian institute for industrial accident insurance (INAIL) and, in relation to their respective competencies, also send: a) the data relative to personal accidents/injuries in the workplace requiring an absence from work of at least one day (excluding the day of the accident itself), for statistical and informative purposes; and b) all information relative to personal accidents/injuries in the workplace requiring an absence from work of more than three days, for insurance purposes. The same data must also be forwarded to the Supervisory Committee;
consult the Workers’ Safety Representative in all cases required by applicable legislation;
take whatever measures are required to prevent fires and evacuate workers, as well as for severe, immediate danger. These measures must comply with applicable legislation and be appropriate for the nature of the activity, the size of the company or production facility, and the number of people present;
as part of any activities executed under contract or subcontract, provide Workers with specific photo-ID badge, containing their personal details and the name of the Employer;
call periodic meetings pursuant to Article 35 of Legislative Decree 81/2008;
update the prevention measures in line with organisational and production changes that affect workplace health and safety, or in line with the development stage of the prevention and protection procedure;
monitor workers for whom health checks are obligatory to make sure they have not been declared fit for a specific job without the required fitness assessment.
The Employer also provides the Health & Safety Officer and the Company Medical Offices necessary information with regard to
the nature of the risks;
the organisation of work, and the planning and implementation of preventive and protective measures;
the description of the plants and production processes;
the provisions adopted by the Supervisory Committee.
1.2.2 Principal - Employer for works assigned by way of a tender contract, pursuant to Article 26 of Legislative Decree no. 81/2008
The Employer is the person defined above who outsources work to subcontractors or self-employed workers in their own company or in a single production unit of the company, or as part of the Company’s whole production cycle.
This person has the following obligations under Article 26(VII) of Legislative Decree no. 81/2008:
generally speaking, assess the capacity, resources and compliance models that the subcontractors possess and provide;
specifically: verify the technical and professional requisites of the subcontractor and/or of the self-employed worker;
give them detailed information concerning the specific risks existing in the intended workplace and the prevention and emergency measures adopted for their activities;
ensure cooperation between the employers, the subcontractors and the principal;
ensure coordination of prevention and encourage cooperation;
prepare single risk assessment document that lists the measures adopted to eliminate interference between activities conducted simultaneously in the workplace pursuant to Article 26(III), Legislative Decree no. 81/2008. This document - called DUVRI - is annexed to the tender or labour contract.
1.2.3 Top-level Management
This term refers to the persons whose professional competencies or hierarchical and functional powers are adequate for implementing the Employer’s instructions, and who therefore organise and supervise the work activity.
Under Article 18(1) of Legislative Decree no. 81/2008, Top-level Managers have the following obligations:
assign duties to workers, considering their ability and the conditions of their health and safety;
supply workers with appropriate personal protective equipment, after consulting with the Health & Safety Officer and the Medical Officer, where present;
take appropriate measures to ensure that only workers who have been adequately instructed and specifically trained enter zones that expose them to serious, specific risk;
require compliance by individual workers with the standards and regulations in force, as well as with the company provisions for workplace health and safety, and the use of collective means of protection and personal protective equipment made available to them;
adopt measures to control risk situations in an emergency and give instructions to ensure that Workers leave their workplace or the hazardous area in the case of severe, imminent and unavoidable danger;
promptly inform Workers exposed to serious, imminent danger of a risk and the relevant protective measures taken or to be taken;
comply with the obligations to inform, instruct and train pursuant to Articles 36 and 37 of Legislative Decree 81/2008;
without prejudice to duly substantiated situations driven by the need to protect health and safety, abstain from requesting Workers to return to work if there is ongoing serious and imminent danger;
monitor Workers for whom health checks are obligatory to make sure they have not been declared fit for a specific job without the required fitness assessment.
1.2.4 Health and Safety Officer (RSPP)
This refers to the person appointed by the Employer after consulting the Safety Representative to implement the procedures laid down in Article 33 of Legislative Decree no. 81/2008, who possesses at least the requirements laid down in Article 32 of Legislative Decree 81/2008.
The Health and Safety Officer provides the Employer with “specialist” technical support in the following activities:
verification of the conformity of machinery, plants and equipment used by workers with applicable workplace health and safety legislation;
for their area of responsibility, prepare preventive and protective measures implemented and referenced in the Risk Assessment Document, and the systems to control those measures;
inform, instruct and train workers, particularly with regard to the concepts of risk, damage, prevention, protection, organisation of company prevention, rights and duties of persons operating in the Company's organisational structure;
inform and instruct workers on the correct use of Personal Protective Equipment (PPE), Protective Equipment for Hearing (PPE-h) and third-category Personal Protective Equipment (known as (life-saving PPE);
correct and prompt application and assessment of the preventive effectiveness of all the prevention and protection measures implemented, in close collaboration with the relevant department heads;
control and verification of the effectiveness of the preventive and protective measures under the Assessment of risks generated by interference between activities conducted simultaneously in the workplace prepared with the Principal - Employer for contract works;
participate in workplace health and safety consultations and in periodic meetings pursuant to Article 35 of Legislative Decree 81/2008.
1.2.5 Company medical officer
This refers to the doctor appointed by the Employer who is specialised in occupational health or preventive medicine and possesses the authorisation referred to in Article 55 of Legislative Decree no. 277 of 15 August 1991.
The Medical Officer is assigned the following duties:
work with the Employer and with the Health & Safety Officer, on the basis of the specific knowledge of the company's organisation and of the risk situations, to prepare and implement measures to protect the mental and physical health of workers;
carry out medical examinations pursuant to Article 41 of Legislative Decree 81/2008;
work with the Employer to prepare the first aid service pursuant to Article 25 (I)(a), Italian Legislative Decree 81/2008;
collaborate in providing information and instructions to workers;
hand over all their health records to the Employer at the end of their appointment, in compliance with the provisions pursuant to Legislative Decree 196/2003 protecting professional secrets;
inform every Worker concerned of the results of their health monitoring and, on their request, give them a copy of their health records;
during the periodic meetings pursuant to Article 35 of Italian Legislative Decree 81/2008, give a written report of the anonymous collective results of the health monitoring activities to the Employer, to the Health & Safety Officer and to the Workers’ Safety Representatives, and provide explanations of those results for the purposes of implementing measures to protect the mental and physical health of the Workers;
visit the workplaces at least once a year, or at any other intervals established on the basis of the risk assessment, notifying the Employer of this for the purposes of registration in the Risk Assessment Document;
send an affidavit to the Ministry of Health certifying their possession of the titles and requisites required by applicable legislation.
1.2.6 Workers’ safety representative (RLS)
This refers to the person elected or appointed to represent the workers for issues concerning Workplace Health and Safety.
According to the provisions of Article 50 of Legislative Decree 81/2008, the Workers’ safety representative:
has access to workplaces;
is consulted in advance and promptly with regard to risk assessment and to identifying, planning and checking risk prevention measures in the company;
is consulted on the appointment of the health & safety officer, fire & emergency officer, first aid officer, evacuation of the workplace officer and the company medical officer;
is consulted with regard to organising the training for workers, supervisors and officers in the health & safety and fire-fighting areas;
receives information and company documentation regarding risk assessment and prevention measures relative and inherent to hazardous substances and compounds, equipment, plant, organisation and work environments, accidents/injury and occupational diseases;
receives information from the supervisory services;
receives adequate training;
promotes the development, identification and implementation of appropriate prevention measures for protecting the physical health of workers;
makes observations during inspections and audits carried out by the competent authorities, which normally interview them;
attends the periodic meetings;
makes proposals with regard to prevention activities;
alerts the management as to the risks identified during the course of their activities;
may make recourse to the competent authorities if they consider that the preventive and protective measures adopted by the Employer are not suitable for guaranteeing health and safety during work.
The Workers’ Safety Representatives must have enough time to perform their duties without loss of wages, as well as the equipment and spaces needed to exercise their functions and powers.
The Workers’ Safety Representatives shall not suffer any prejudice caused by performing their duties and they are given the same protection under the law as the trade union representatives.
On request, the Workers’ Safety Representatives shall be given a copy of the risk assessment document to carry out their functions.
The workers’ safety representatives of the Principal-Employer and the subcontractors respectively, at their request and to allow them to exercise their functions, receive a copy of the Assessment of risks generated by interference between activities conducted simultaneously in the workplace.
It is not possible to be the Workers’ Safety Representative and be appointed the Health & Safety Officer.
1.2.7 Supervisor
This term refers to the person whose professional competency and powers conferred give them the right to implement the Employer’s instructions, organising and supervising the work activity.
Within their organisational functions, the Supervisor is responsible for giving employees appropriate safety instructions and information and ensuring their compliance with safety regulations.
The Supervisor is in particular responsible for the following tasks pursuant to Article 19, Legislative Decree 81/2008:
supervising and monitoring compliance by all workers with their legal obligations, and with the company workplace health and safety provisions and the use of collective and personal protective equipment provided to them, and, in the event of repeated non-compliance, informing their direct superiors;
making sure that only workers who have been adequately instructed enter zones that expose them to a serious, specific risk;
requiring compliance with the measures to control risk situations in an emergency and giving instructions to ensure that workers leave their workplace or the hazardous area in the event of serious, imminent and unavoidable danger;
promptly inform Workers exposed to serious, imminent danger of a risk and the relevant protective measures taken or to be taken;
without prejudice to duly substantiated situations, abstaining from requesting workers to return to work if there is ongoing serious and imminent danger;
promptly reporting to the Employer or to the Manager any shortfall in work materials, work equipment and personal protective equipment as well as any other hazardous condition that may occur during work, which they are aware if on the basis of their training;
attending specific training courses, according to the provisions of Article 37 (7), Legislative Decree 81/2008.
1.2.8 First Aid Officer (APS)
This refers to the person in charge of first aid and emergency medical care.
In the Company, the Employer has appointed a number of First Aid Officers adequate for the company structure and the activities carried out.
First Aid Officers are in particular responsible for the following tasks:
correctly fulfilling their first aid duties;
guaranteeing, within their area of activity, compliance with the first aid procedures.
1.2.9 Fire and Emergency Officer
This refers to the person in charge of fire prevention and emergency management tasks.
In the Company, the Employer has appointed a number of Fire and Emergency Officers adequate for the company structure and the activities carried out.
Fire and Emergency Officers are in particular responsible for the following tasks:
correctly fulfilling their fire prevention duties;
guaranteeing, within their area of activity, compliance with the workplace fire-fighting and evacuation procedures.
1.2.10 Workers
This refers to anyone, whatever their type of contract, who works as part of the Company organisation, with or without remuneration, even only for the purposes of learning a trade, a craft or a profession, excluding those working in home and family services.
In particular, Workers must:
comply with the orders and instructions issued by the Employer, Managers and Supervisors for the purposes of collective and personal protection;
correctly use machinery, equipment, tools, hazardous substances and compounds, transport vehicles and other work equipment, as well as safety devices;
appropriately use the protective equipment made available to them, in order to establish, for each type of activity, the PPE to be used in each Company department;
immediately report to the Employer, Manager or Supervisor any shortcomings with regard to the protective equipment described in the previous points, as well as any other hazardous conditions they may become aware of, taking direct action to eliminate or reduce such shortcomings or hazards in the event of an emergency, in their area of competence and to the extent of their possibilities, accordingly informing the Workers' Safety Representative. If the Employer, Manager or Supervisor take no action to effectively remedy the shortcomings or hazards they are informed of within an acceptable time, Workers shall report the matter to the Supervisory Committee;
not remove or modify safety, signalling or control devices without authorisation;
take care of the personal protective equipment made available to them, without modifying anything at their own initiative;
not carry out any operations or manoeuvres at their own initiative that are not in their area of competence or which may compromise their own safety and that of other workers;
participate in the training programmes organised by the Employer;
undergo the medical check-ups required in order to define and implement workers’ healthcare in all Company departments.
Workers from companies working as subcontractors for the Company must always display their identification badges.
1.2.11 Third-party Recipients
In addition to the aforementioned persons, in the field of Workplace Health and Safety importance is also given to those persons who, though external to the organisational structure of Fridea, carry out activities that potentially affect the health and safety of the workers.
For this purpose, “Third Party Recipients” refer to:
persons who are working on the basis of tender, labour or supply contracts;
manufacturers and suppliers;
designers of workplaces, workstations, and systems;
installers and assemblers of systems, work equipment and other technical equipment.
Reference is made to the above-defined functions in both the Principles of Conduct and the Protocol laid down in this Special Section.
1.3 Sensitive processes
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Although any activity carried out in the Company can abstractly be considered sensitive for the purposes of the occurrence of events which may lead to the committing of some Workplace Health and Safety offences referred to in this Special Section C, please note that the highest risks for the workers relate to the execution of assembly activities carried out at the company site, as well as in the production activity (although limited) carried out in the aforementioned premises.
Equally at risk - although indirectly - are the activities linked to the execution of contracted works on the Company premises.
1.4 Principles of conduct
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For the purposes of application of this Special Section, the Recipients must:
be careful of their own safety and health and that of others in the workplace they are responsible for, in compliance with their assigned roles and the equipment made available by the Employer;
comply with and respect company orders and regulations concerning safety issued by the Employer for collective and individual protection;
comply with the instructions for use of machinery and equipment in the workplace, as well as the transport vehicles and safety and protective devices;
promptly notify the Employer of any shortcoming or hazardous situation concerning the aforementioned instruments;
contribute, in their area of competence, to the regular maintenance of environments, equipment, machinery and systems, with particular attention to safety devices in compliance with the manufacturers' instructions;
take direct action, in the event of an obvious emergency, to eliminate or reduce dangerous situations, within the limits of their possibilities and competencies;
comply with ergonomic principles in the design of workstations, choice of equipment and definition of work and production methods;
undergo health monitoring, according to the deadlines envisaged and position held;
together with the employer, work to comply with industry regulations in order to protect and ensure the workplace safety and health of workers;
take part in corporate initiatives concerning training and instruction on the use of machinery and the risk of accidents, according to the set schedule.
Recipients also have the right to:
be informed, trained, consulted and participate in issues concerning Workplace Health and Safety;
receive appropriate instructions, also through specific training programmes, on the issues of Workplace Health and Safety in general, the implementation of internal company provisions and the use of individual machines;
undergo planned medical check-ups in line with the health plan drawn up.
1.5 flow of information to the Supervisory Committee
The parties responsible for determining, implementing and controlling workplace safety, hygiene and health measures are obliged to provide information to the Supervisory Committee.
In particular, the Employer – assisted by the Health & Safety Officer - at defined intervals:
informs the SC of the outcome of audits on the correct implementation of the current regulations and keeps it constantly updated on the status of any suggestions made during the audits;
presents statistics concerning the incidents occurring in the workplace, specifying their cause, the recognition of injuries and relative severity;
informs the SC of all variations that require or have required the updating of the risk assessment;
provides a list of investments required for accident prevention and health, safety and hygiene requirements, including a list of relevant emergency and off-budget purchases made in the period considered;
in the event of serious or repeated breaches of the provisions, or in the event of the need for prompt action, the Supervisory Committee must be notified immediately;
promptly informs the SC of any action and/or intervention of the Judicial Authorities or criminal investigation departments (including the Local Health Authority in its judicial function), in the event of inspections to monitor compliance with workplace health and safety laws.
In the area of its competence, the Supervisory Committee may confer mandates to qualified external consultants selected using specific procedures, to carry out inspections in order to obtain formal assessments of the following aspects:
the correct method for identifying, assessing, measuring and controlling health and safety risks concerning workers as well as the mechanisms used to update such methods;
compliance of the risk prevention measures adopted pursuant to the previous point with the laws in force and with this Compliance Model;
compliance of the risk prevention measures adopted pursuant to the previous point with the best practices in use in the Company's sector of operations.
The results of the assessment carried out by external consultants are disclosed in a special report to the Supervisory Committee.
In light of the results of the foregoing report, although it has no operational role, the Supervisory Committee carries out the following tasks:
examines the reports made concerning any breaches of the Compliance Model, including the lack of prompt action taken by the competent persons as a follow-up to reports made to them of any unsuitability or shortcomings of the workplaces and work equipment or the protective equipment made available by the Company, or concerning a hazardous situation connected to Workplace Health and Safety;
monitors the functioning of the general prevention system adopted by Fridea, being the most appropriate organisation to ensure the objectiveness, impartiality and independence of the company area being audited;
proposes to the Board of Directors any updates to the Compliance Model or the procedures for its implementation, which may be necessary or appropriate considering any shortcomings reported or following significant breaches or changes in the Company's organisational structure as a result of scientific and technological progress.
The Supervisory Committee, which must be sent a copy of the periodic reports on workplace health and safety, and specifically the minutes of the periodic meetings pursuant to Article 35 of Legislative Decree 81/2008, and all data concerning any injuries that occur at work in the Company, must notify the Board of Directors and Single Auditor of the results of its own supervisory and control activities, in the terms and methods laid down in the Compliance Model.
Recipients, each in their area of competence will guarantee the traceability of the process, filing all documentation necessary for that purpose in an orderly archive and making it available to the Supervisory Committee.
- Protocol -
Checking compliance concerning Workplace Health and Safety
_______________________________________________
1. Scope and Specific Principles of Conduct
_______________________________________________
This Protocol identifies and governs the methods that Fridea must comply with for the prevention of accidents at work and, generally, of the risks to the health and safety of workers.
In keeping with this, the Company has applied the prevention and control provisions laid down by law, as identified in Legislative Decree 81/2008 and by special legislation, where applicable to its particular business activities, by adopting the Risk Assessment Document, pursuant to Articles 17 and 28 of Legislative Decree 81/2008.
The policy for Workplace Health and Safety adopted by the Company constitutes a fundamental reference for all Recipients and for anyone outside Fridea who enjoys relations with the Company.
Therefore, Fridea must carry out its activities in compliance with the following principles:
accountability of the whole company organisation, from the Employer to each worker, in managing the Workplace Health and Safety system, each in their own area of responsibility and competence, in order to prevent the prevention activity from being considered the exclusive competence of only a few persons with the consequent lack of active participation by some Recipients;
commitment to consider the health and safety system as an integral part of company governance, the recognition of which must be guaranteed for all Recipients;
commitment to continuous improvement and prevention;
commitment to providing the human and instrumental resources required, assessing the opportunities for investment in new systems, and in these assessments considering not only the economic and financial aspects but also those concerning workers' health and safety;
commitment to promoting collaboration with the Competent Authorities (e.g., INAIL, Local Health Authority, etc.) in order to establish effective communication channels for the continuous improvement of performance in the field of workers' health and safety;
commitment to constantly monitor the situation concerning injuries in the company in order to guarantee control, identify critical points and the relevant corrective actions/training needs;
commitment to a periodic review of the health and safety policy adopted and the relative management system implemented to guarantee their constant adequacy for the organisational structure of Fridea.
Moreover, the Company has provided appropriate training to all workers in the issues of safety at work, the contents of which, in line with the provisions of the Consolidated Law on Safety, are easily understandable and assure the acquisition of the necessary knowledge and skills.
In this regard, please note that:
The Health & Safety Officer and the Medical Officer must participate in drafting the training plan;
training must be appropriate to the risks inherent in the jobs that each worker is required to do;
every worker must be given statutory training as well as training in any other area which, on a case-by-case basis, is considered necessary in order to achieve the company's safety targets;
workers who change jobs or are transferred must receive specific additional and/or preventive training, where required for their new duties;
persons appointed to specific emergency tasks (e.g., fire prevention, evacuation and first aid officers) must receive specific training;
emergency drills shall be carried out periodically, and proof of these must be given (for example by means of a report on the drill describing the methods of execution and the results);
new employees – with no previous professional experience or appropriate qualifications – must not be allowed to work on their own in activities that are considered to be most at risk of injury until they have acquired a level of professional skills deemed suitable for the execution of the tasks, through a period of training of no less than three months from the time of employment, or longer in the case of the acquisition of more specific skills.
All the training activities described above must be recorded in documents, also in the form of reports, and where foreseen must be repeated periodically.
The Protocol described in this Special Section, therefore, sets out to establish a control of the effectiveness and appropriateness of the workplace accident prevention system, through the formal coding of an information and inspection system that places the Supervisory Committee in a position to possess and be familiar with the company documentation drawn up concerning the prevention programme adopted to assure Workplace Health and Safety.
Specifically, this Special Section aims to:
detail the procedures the Company Recipients are required to comply with for the purposes of the correct application of the Model;
provide the SC, and the managers of other company functions which cooperate with the SC, with the executive tools required to assure the envisaged control, monitoring and inspection activities.
2. Scope of Application
_______________________________________________
This Protocol addresses all Recipients working in the Company, each in the field of their own responsibilities and competencies.
It also addresses anyone from outside the Company who enjoys contractual relations with Fridea as a result of work or supply contracts (Article 26, Legislative Decree 81/2008).
3. Protocol Officer
_______________________________________________
With regard to Workplace Health and Safety, the Company has an organisational structure that complies with the laws in force, with a view to eliminating, and where this is not possible, reducing, and therefore managing, risks to workers.
The paragraph “Roles and Responsibilities” describes the main players referred to in the legislation, also encompassed in the rest of this Special Section as “Recipients”; their corresponding functions in the Company are as follows:
Employer: Dr. Mario Frigerio, CEO of the company;
Top-level Management: all the managers identified as such in the safety organisation structure;
Supervisor: all the persons identified as such in the safety organisation structure;
Worker: any person who has an employment relationship with the Company, or is a self-employed contractor or works on the Company premises;
Health and Safety Officer: Eng. Rinaldo Celani;
First Aid Officers: all the persons identified as such in the Emergency Plan;
Fire and Emergency Officers: all the persons identified as such in the Emergency Plan;
The risk assessment document (DVR) adopted by the Company represents the documentary evidence of a permanent process to prevent health and safety risks for workers.
The risk assessment document is drawn up by the Employer, in collaboration with the Health and Safety Officer and the Medical Officer in the cases involving compulsory health monitoring, after consultation with the Workers’ Safety Representative, and contains:
a report on the assessment of workplace health and safety risks, which specifies the criteria adopted for the assessment that is carried out in relation to the nature of the company activities;
identification of the prevention and protection measures and personal protective equipment resulting from the assessment pursuant to letter a), in order to establish, for each type of activity, the PPE to be used in each Company department;
the programme of measures to be implemented in order ensure the long-term improvement of safety levels.
The document is filed at Fridea.
See the observations and comments made therein for the identification of the risk factors and/or critical areas, and more generally the contents.
The Company has also prepared its Assessment of risks generated by interference between activities conducted simultaneously in the workplace (DUVRI-Documento Unico di Valutazione Rischi da Interferenza) pursuant to Article 26(3) of Legislative Decree 81/2008, in order to promote cooperation and coordination among contractors working in the Company, providing the information required to eliminate risks generated by interference between the activities of the various companies.
In the case of works contracted (or subcontracted) to external companies or self-employed workers, the Principal - Employer draws up the “Interference Risk Assessment Document”, which indicates the measures adopted to eliminate risks generated by interference between the activities of the various companies involved and to promote cooperation and coordination among them. This document must be annexed to the tender or labour contract.
The document in question only concerns the risks of interference between the activities of the principal and the activities of the (sub-)contractor(s) or self-employed workers and does not cover the specific risks inherent to the activities of the contractors or self-employed workers.
See the observations and comments made therein for the identification of the critical areas.
This Special Section focuses on the principles of conduct and control concerning environmental crimes, as identified in Article 25-undecies of the Decree and relevant references to Legislative Decree no. 152 of 3 April 2006, listed as “Environmental Protection Code” (the “Environmental Decree”).
It should be noted that in some cases the conduct envisaged by the legislator simply integrates an offense of an administrative nature; where, on the other hand, the penalty of arrest, imprisonment, fine or fine is envisaged, the relative cases assume criminal significance.
In this Special Section, we have not included all the crimes listed in Article 25-undecies of the Decree (and thus of the Environmental Decree), most of which are not currently of relevance to the Company. We have only taken into consideration the following:
wastewater discharge (Article 137 of the Environmental Decree, concerning the discharge of industrial waste water);
atmospheric emissions of plants and activities (Article 279 of the Environmental Decree, concerning the operation of a plant or activity in breach of the emission limits or requirements laid down in the permit obtained);
waste management and reclamation of polluted sites (Articles 255 et seq. of the Environmental Decree, concerning for example littering, unauthorised waste management and the breach of requirements relating to waste management disclosure, record keeping and forms);
combustion of materials or substances other than waste (Article 296 of the Environmental Decree concerning the combustion of waste in breach of environmental regulations);
environmental pollution (Article 452-bis, ICC, referenced by Article 25-undecies of the Decree as the consequences of any activity that compromises or causes significant and measurable damage to water, air, soil and subsoil).
1.2 Sensitive processes
_______________________________________________
In consideration of the activity carried out by the company, even if it is to be considered as having a low environmental impact and therefore only to a limited extent affected by Environmental Crimes, this Special Part was in any case drafted with a view to prudence and compliance with the provisions of the Decree under which waste management and disposal activities and atmospheric emissions have been identified as risk areas.
Due to the above, the waste water disposal activity is not to be considered as a risk factor beyond a normal threshold of acceptability and therefore is not the subject of specific principles of conduct, without prejudice to the respect by the Recipients of the business practices adopted with reference to the execution of the activities concerning these issues and more generally of the inspiring principles of this Model and the Company's Code of Ethics.
The “production department” function coordinates the functions and staff involved in the activities connected to environmental aspects, defines the internal supporting documentation, the methods of execution and manages the relevant technical documentation.
For the purposes of application of this Special Section, the Recipients must:
comply with the provisions of the company procedures connected to environmental aspects;
promptly report to the compliance officer any shortcomings in the system adopted by the Company;
promptly report to the compliance officer any shortcomings in the organisational system of the waste disposal operator and in general any operator carrying out activities connected to environmental aspects on behalf of the Company.
Moreover, Recipients are strictly forbidden from:
carrying out activities that cause atmospheric emissions, without the required authorisation;
carrying out activities that cause atmospheric emissions exceeding the emission limits and which are beyond the provisions established by the competent authorities;
carrying out waste disposal activities that do not comply with the principles of conduct laid down herein or with the company procedures;
forwarding untrue disclosures of those values to the competent authorities.
In its waste management activities, the Company undertakes to guarantee that:
the production, storage, classification and disposal of hazardous and non-hazardous waste are carried out in full compliance with the applicable environmental laws, in both its regulated and non-regulated activities, and in order to be able to certify implementation of the necessary requirements to public control bodies;
the company procedures with direct or indirect relevance (e.g., qualification of enterprises and qualified sectors) in the area of waste disposal are subject to constant monitoring by the competent company functions (e.g., the production department) in order to periodically assess whether or not to update the system according to any inconsistencies detected in the corresponding activities, and according to information received from the Recipients;
suppliers are selected in full compliance with the company procedures, in order to be able to constantly assess their possession of technical and legal requirements for exercising the activities they have been selected for, and also to ensure that the selection is based exclusively on economic criteria (to avoid the use of "unqualified" enterprises that work at below cost because they use illegal methods);
activities are carried out to raise awareness with Recipients on the level of risk of such activity in terms of the potential infiltration of criminal organisations (so-called "eco-mafia") using, in this regard, any reports that are drawn up by parliamentary commissions, environmental organisations, etc. (e.g., the eco-mafia report drawn up annually by the Italian environmentalist association, Legambiente).
In the management of waste, the “production department” function is in particular appointed the task of:
checking the authorisations of suppliers appointed for transport operations (as contractors or subcontractors) and the places of destination, both for disposal and recycling operations;
correctly and truthfully completing the waste loading and unloading register and the identification form for the transportation of waste, abstaining from committing any crimes of conceptual or material falsity (for example concerning information on the qualitative or quantitative characteristics of the waste);
checking that a signed and dated copy of the identification form has been returned, and reporting any inconsistencies detected in the document to the CEO;
carefully completing the Environmental Declaration Form;
constantly supervising the correct management of waste, reporting any irregularities to the CEO (for example tampering with classification documents, suspected abandonment of waste by the carrier in illegal disposal sites, etc.), to allow the Company to take the required administrative or contractual action, as well as any legal action before the competent authorities;
ensuring the annual control of the level of emissions by an external specialised company, in order to guarantee compliance with the legal thresholds.
carefully storing the loading and unloading register and relative forms in a special archive;
1.5 Flow of information to the Supervisory Committee
The persons involved in the process are bound to promptly notify the Supervisory Committee of any exceptional conduct or unusual event, indicating the reasons for any deviations and acknowledging the authorisation procedure followed.
Special Section E
Crimes concerning residence permits
1. CRIME OF EMPLOYMENT OF ILLEGALLY RESIDENT NON-EU NATIONALS
1.1 TYPES OF CRIMES
Legislative Decree no. 109 of 16 July 2012 (published in the Official Gazette no. 172 of 25/07/2012) came into force on 9 August 2012, introducing into Legislative Decree 231/2001 Article 25-duodecies “Employment of illegally resident non-EU nationals”, which was amended by Law no. 161/2017.
Specifically, the new Article 25-duodecies provides that:
““With regard to the commission of the crime laid down in Article 22(12-bis) of Legislative Decree 286 of 25 July 1998 (Consolidated Act on immigration), a fine of between 100 and 200 units shall be applied to the organisation, with a ceiling of EUR 150,000.00”.
1.- bis. With regard to the commission of the crimes laid down in Article 12(3), (3-bis) and (3-ter) of the consolidated act referred to in Legislative Decree 286 of 25 July 1998, as amended, a fine of between 400 and 1000 units shall be applied to the organisation.
1.- ter. With regard to the commission of the crimes laid down in Article 12(5) of the consolidated act referred to in Legislative Decree 286 of 25 July 1998, as amended, a fine of between 100 and 200 units shall be applied to the organisation.
1.- quater. In the case of a conviction for one of the offences referred to in paragraphs 1-bis to 1-ter of this article, the disqualification sanctions contained in Article 9(2) are applied for a period of no less than 1 year”.
Accordingly, crimes concerning residence permits, which if committed may imply the administrative liability of the Company pursuant to the Decree, are as follows:
- Article 22(12-bis) (Legislative Decree 286 of 1998): Employment of illegally resident non-EU nationals.
- Article 12(3), (3-bis), (3-ter) and (5) (Legislative Decree 268 of 1998): Conduct of whoever directs, organises, finances or transports non-EU nationals in Italy or facilitates their continued stay in order to obtain unfair profit from their illegal status.
Legislative Decree no. 109 of 16 July 2012 enacted European Directive 2009/52/EC aiming to strengthen cooperation between the Member States in the fight against illegal immigration.
Law no. 161/2017 “Amendments to the Code of Anti-Mafia Laws and Prevention Measures referred to in Legislative Decree no. 159 of 6 September 2011, to the Criminal Code and to the other implementing, coordinating and transitional rules of the Code of Criminal Procedure and other provisions. Delegation of powers to the Government for the protection of employment in seized and confiscated companies. (17G00176) (Official Gazette no. 258 of 4 November 2017)” provided, with Article 30(4), for the introduction of paragraphs 1-bis, 1-ter and 1-quater to Article 25- duodecies of the Decree, which extended the range of predicate offences and made the sanctions more severe.
Therefore, by way of the regulatory references contained in Article 25-duodecies of the Decree, any Organisation that employs non-EU workers without a valid residence permit, or whose permit has expired (and no renewal has been requested, within the legally established terms), been revoked or cancelled, shall be fined between 100 and 200 units, up to a ceiling of EUR 150,000. However, this provision generates administrative liability for the Organisation pursuant to the Decree in the limits laid down in Article 22(12-bis) of Legislative Decree 286/1998, if they:
- employ more than three of these workers;
- employ minors below the legal working age;
- expose workers to situations of serious danger with regard to the nature of the work to be performed and to their working conditions.
1.2 SENSITIVE PROCESSES
As of today, the Company has only eight foreign nationals in its employment (in the terms understood for the purposes of the crime in question) out of a total of about 160 employees; from a prudential viewpoint, the Company itself considers it appropriate to identify here below the sensitive areas that present or could present more critical areas in relation to the crime in question:
- staff recruitment; and
- staff management.
1.3. PRINCIPLES OF CONDUCT IN THE SENSITIVE AREAS
Without prejudice to what has been said in the previous paragraph in relation to the substantial irrelevance (at least at the current stage) of the crime in question, the Company considers it appropriate to remember, in general, that the Recipients are prohibited from carrying out, collaborating or causing the conduct such that, taken individually or collectively, integrate or may integrate the offenses provided for by Article 25-duodecies of the Decree.
1.3.1 general principles of conduct
In keeping with the Company’s underlying principles of conduct, the Recipients are forbidden from:
• any form of conduct which could constitute the crime described above;
• any form of conduct which, although it does not constitute any of the crimes indicated above in itself, could potentially become one.
1.3.2 specific principles of conduct
The rules described in the previous paragraph actually translate into principles of conduct requiring compliance as part of the Fridea operations.
All Recipients of the Model are bound to comply with the following procedures of conduct:
• the roles and competencies of the functions and/or departments responsible for staff recruitment shall be clearly defined in order to guarantee - in the case of foreign workers - the continuous control of the existence, at the time of employment and for the whole period of employment, of the residence permit and all other requirements that allow the employment relationship to continue;
• they shall not employ, promise to employ, or continue in employment relationships with any workers who do not hold a valid residence permit because they have no permit, the permit has been revoked or expired, or they have not applied to renew the permit;
• they shall avoid the use of intermediaries for staff recruitment, with the exception of employment agencies authorised by the Ministry of Labour pursuant to Italian Legislative Decree no. 276 of 2003. In these cases, the agency must be asked to provide a declaration of validity concerning the worker;
• they shall assume correct, transparent and collaborative conduct in compliance with the all laws and company procedures and shall ensure the utmost diligence and rigour in the application of all legal provisions against illegal immigration;
• they shall report any anomalies to the Supervisory Committee.
Any person in the Company who works in the field of staff recruitment or who may be part of the recruitment process for new staff shall ensure that the employment contracts and the contracts signed with the temporary employment agencies contain clauses which govern the consequences of breach by such parties of the principles laid down in this Model concerning, in particular, the lack of residence permit of all employed staff, or its non-renewal, revocation or cancellation.
1.4 TASKS OF THE SUPERVISORY COMMITTEE
The tasks of the Supervisory Committee concerning the assessment of the effectiveness of the procedures and compliance with the requirements of the Model regarding the use of foreign nationals without regular residence permits are to:
• monitor the effectiveness of and compliance with the internal procedures established to prevent the described crime;
• perform periodic inspections on compliance with the internal procedures concerning the employment of foreign nationals;
• examine any specific reports received from managers and/or employees and perform any checks deemed necessary or appropriate concerning the reports received.
If during the performance of the above tasks, the Supervisory Committee finds a breach of the rules and principles contained in this Special Section of the Model by managers and/or employees, it shall immediately give notice of this. If the breaches are attributable to the directors or the Chairman of the Company, the Supervisory Committee shall notify the entire Board of Directors.
The Tax Crimes envisaged by Article 25-quinquiesdecies of the Decree and the regulatory references for the Smuggling offences referred to in Article 25-sexiesdecies are as follows:
- Article 2 of Legislative Decree 74/2000 fraudulent tax returns based on false invoices or other false documents relating to non-existent transactions;
- Article 3 of Legislative Decree 74/2000 fraudulent tax returns using other artifices;
- Article 4 of Legislative Decree 74/2000 inaccurate tax returns[39];
- Article 5 of Legislative Decree 74/2000 failure to file a tax return[40];
- Article 8 of Legislative Decree 74/2000 issue of invoices or other documents for inexistent transactions;
- Article 10 of Legislative Decree 74/2000 concealment or destruction of accounting records;
- Article 10-quater of Legislative Decree 74/2000 undue tax offsetting[41];
- Article 11 of Legislative Decree 74/2000 fraudulent tax evasion;
- Presidential Decree 43/1973 Consolidated Law on Customs.
*
1.2 SENSITIVE PROCESSES
The areas of sensitive activities which appear to be most critical for the crimes listed above with reference to Tax Crimes and Smuggling are:
supplier selection and validation;
management and issue of purchase orders;
verification of the actual performance of suppliers’ services;
management of invoices payable;
management of sales orders and performance of contractual services;
management of invoices receivable;
warehouse management;
management of payments;
preparation of financial statements and bookkeeping;
management of credit notes;
tax returns and other tax obligations;
payment of F24 forms;
cash management and reimbursement of expenses;
management of import-export activities;
management of intercompany relations.
The persons and/or functions potentially involved are:
CEO;
Plant Manager;
Purchase Manager;
Administrative Office;
Purchases Office;
Technical Office;
Logistic Office.
1.3. PRINCIPLES OF CONDUCT IN THE SENSITIVE PROCESSES
1.3.1 General principles of conduct
__________________________________________
Recipients whose role, function or appointment means they are involved in the sensitive activities listed in paragraph 1.2 are specifically prohibited from:
transferring money or assets or other benefits or undertaking other operations with a view to evading the compulsory action of the tax authorities;
using non-institutional instruments to carry out transactions involving the transfer of money or other benefits;
acting in a manner that materially prevents, or in any case hinders the execution of management control and auditing activities by the Single Auditor, external consultants, Tax and/or Customs Authorities through the concealment of documents or the use of other fraudulent means;
Within the areas of their competence and functions, the Recipients must:
comply with the rules and principles laid down in the following documents:
Code of Ethics;
any other documentation concerning the internal control system;
collaborate to ensure that management operations are accurately and promptly represented in the accounts, with each entry corresponding exactly to the information contained in the underlying documentation;
adopt correct, accountable and collaborative conduct, observing the legal provisions and accounting standards, in all the activities aimed at drawing up the financial statements and the other corporate communications, so as to provide the shareholders and third parties with a true and fair view of the Company’s operating, equity and financial position;
adopt correct, accountable and collaborative conduct, observing the legal provisions and accounting standards, in all the activities aimed at preparing the income tax return and other documentation relevant for taxation purposes;
adopt correct, accountable and collaborative conduct, observing the legal provisions and accounting standards, in all the activities aimed at complying with customs requirements;
observe the rules of accurate, complete and transparent recording in accounting of facts relating to the management of the Company;
ensure that each transaction is not only duly recorded, but also authorised, verifiable, legitimate, consistent and congruous;
ensure that each transaction has adequate documentary evidence in order to be able to proceed, at any time, with controls certifying the characteristics and reasons for the transaction and identify who authorised, performed, recorded and verified the transaction;
implement a control system on customers and suppliers to prevent the Company from coming into contact with fictitious entities, for example, so-called “shell companies”;
promptly report any irregularities to the Supervisory Committee;
abstain from providing services, payments and/or cash donations of any kind to third parties, which are not suitably justified in the context of the contractual relationship established with them, and/or the type of appointment carried out, or that could be made to secure favourable conditions not agreed or not due;
avoid compromising the integrity, reputation and image of the Company in any way.
1.3.2 Specific Principles of Conduct
__________________________________________
The rules and prohibitions described in the previous paragraph actually translate into principles of conduct requiring compliance as part of the Company operations.
For operations relative to cash management and reimbursement of expenses, the Recipients are required to:
verify compliance with the formal definition of the types of reimbursable expenses, any limits to the amount of the expenses and the related reporting procedures;
verify the supporting documents provided to assure correspondence with the amounts requested and the relevance of the expenses incurred with respect to the activities carried out;
respect the separation of roles between the person who organises travel and the person who verifies the supporting documentation.
For operations concerning the management of purchases, consultancy, contracts and supply of services (i.e., selection and validation of suppliers, management and issuance of purchase orders, verification of the actual performance of suppliers’ services, management of payments and invoices payable), the following is required:
separation of roles between the person requesting the purchase and the person authorising it, traceability of the operations carried out and identification of the responsibilities of the functions involved;
separation of roles between the person who requested the purchase and the person who ordered and authorised it, traceability of the operations carried out and identification of the responsibilities of the functions involved;
where possible, the use of management systems that cross-check the consistency of the information relating to purchases and suppliers, and that - if possible - block the purchase process if the information entered is not consistent with the information entered in the system;
filing of the documentation relating to the operation in a special archive, in order to allow traceability of the entire process and facilitate any subsequent controls;
suppliers must undergo a selection process that is not based solely on the economic assessment of the service, but takes into account additional criteria (e.g., quality, time and method of delivery);
monitoring of the services of consultants, contractors or suppliers, with documentation to be kept in order to allow subsequent controls, tracking of the activity and in particular to verify correspondence between what was ordered and what was received.
For operations concerning the management of commercial activities (i.e., activities relating to the management of sales orders and performance of contractual services, invoices receivable and the management of intercompany service relations) the Recipients concerned are required to:
ensure that relations with customers are managed exclusively by persons with appropriate powers and within the scope of their competences
ensure that offers are prepared on the basis of already authorised quantitative expenditure thresholds;
assure the traceability of relations with customers, guaranteeing certainty and reliability of the information transmitted;
promptly report any behaviour of persons working for their business partners aimed at obtaining favours or other benefits (e.g., requests to over-invoice for services), including vis-à-vis third parties, to their line manager;
guarantee traceability of the sales operations carried out;
where implemented, use management systems that cross-check the consistency of the information relating to sales and customers, and that block the sales processes if the information entered is not consistent with the information entered in the system, e.g., should the sales price of a product not be consistent with the price list applied by the Company and entered in the management system;
in the context of intercompany relations, ensure:
(i) compliance with the provisions of the individual contracts signed by the companies in the group;
(ii) the issue of invoices for services rendered;
(iii) the proper, complete archiving of documentary evidence of the shared service activity performed;
ensure the accuracy of the information contained in the invoices sent by the Company, comparing them with the orders, or other contractual documentation, received from customers, also through the use of management systems;
verify on a monthly basis that the Company’s incomings correspond to the invoices issued.
With respect to warehouse management, the Recipients concerned must:
ensure the correct and timely registration of goods entering and leaving the Company’s warehouse;
periodically check the goods present in the warehouse, by completing a dedicated inventory;
check that the information in the transport document is consistent with the order received.
As regards the management of tax and customs matters (i.e., activities relating to the preparation of financial statements and bookkeeping, the management of credit notes, the management of tax returns and other tax obligations, the payment of F24 forms, the management of extraordinary transactions and the management of import/export activities) the Recipients concerned are prohibited from:
representing or transmitting data - in financial statements, reports or other corporate communications, including to Tax and/or Customs Authorities, as well as between functions - that is false, incomplete or, in any case, does not correspond to the Company’s true operating, equity and financial position;
acting in a manner that materially prevents, for example through the concealment of documents or the use of other fraudulent means the execution of control and auditing activities by statutory and/or independent auditors, and controls and assessments by Tax and/or Customs Authorities;
withholding data and information required by law on the Company's operating, equity and financial position.
The same Recipients are also required to:
clearly and completely determine the data and information that each function must provide, the accounting criteria for processing them, and the methods and timing of the relevant communications;
provide for a traceable system (also electronically) for transmitting data and information to the function/resource responsible for processing the data;
comply with the rules of clear, accurate and complete recording in the accounting activity;
observe the principles of reasonableness and prudence in the measurement of economic and financial elements, clearly presenting the criteria that guided the determination of the value of the asset;
ensure regular reporting of incoming and outgoing movements resulting from any commercial transaction in accordance with the principles of proper bookkeeping;
ensure that all movements of financial flows are carried out using traceable instruments;
impose limits on the independent use of financial resources, by setting quantitative thresholds consistent with the organisational roles and responsibilities assigned to individual persons;
promptly report any suspicious and/or unlawful requests, e.g., concerning the criteria for calculating and qualifying financial assets to the line manager;
check that the information in the transport document is consistent with the order received;
ensure that, when importing and exporting goods, the Company has the necessary authorisations, licences and/or permits, where required;
verify and control the operations carried out by the forwarding agent in relation to customs activities, also by obtaining supporting documentation,
Moreover, in the processes used by the Company relating to the sensitive activities referred to in this section, the following is necessary:
a distinction between the persons responsible for calculating taxes and preparing tax returns and the persons responsible for verifying the information and signing the returns;
signing of tax returns by Company representatives vested with appropriate powers;
conducting tax processing activities with the support of an external consultant;
checking to identify any inconsistencies relating to transactions, for example in order to avoid double payments or over-invoicing;
the sale and/or loan for use and/or lease financial assets and evaluate and appraise assets in compliance with pre-set authorisation thresholds based on their economic value, verifying the existence and congruence of supporting documentation and ensuring the traceability thereof;
verification of the completeness and accuracy of the processes of recording and execution of invoices receivable and payable; in this context, verification of the correctness of the information contained in the invoice, for example that the costs shown are consistent with the supply contract and/or with the pre-established price list, and its consistency with the purchase/sales order and with the arrival/exit of the goods.
1.4 Flow of information to the Supervisory Committee
_______________________________________________
The persons involved in the process are bound to promptly notify the Supervisory Committee of any exceptional conduct or unusual event, indicating the reasons for any deviations and acknowledging the authorisation procedure followed.
Moreover, at least every six months the persons involved for whatever reason must give the Supervisory Committee any other information that may be specifically requested, including:
findings made by the Single Auditors, by the Independent Auditors, by consultants, by the Financial and / or Customs Administration following the verification activities carried out by them;
significant events relating to the sensitive areas identified in this Special Section
Recipients, each in their area of competence will guarantee the traceability of the process, filing all documentation necessary for that purpose in an orderly archive and making it available to the Supervisory Committee.
[1] Article 25 was amended by Law no. 3 of 9 January 2019, “Measures to fight crimes against the public administration and on the transparency of political parties and movements” (known as the “Spazzacorrotti” or “corruption destroyer” law), effective from 31 January 2019. After the Law in question came into effect, the list of predicate offences of Legislative Decree 231/2001 was extended with the introduction to paragraph 1 of the crime of “Trading in influence” (Article 346-bis of the Criminal Code), in turn subject to a major reform both in terms of expanding the scope of the offence in question and of increasing the term of imprisonment from between one and three years to between one and four years and six months. In addition, in paragraph 5 of Article 25 the term of disqualification for the offences referred to in paragraphs 2 and 3 of Article 25, i.e., for the offences of abuse of power, active bribery, bribery in judicial proceedings, extortion, corruption, and solicitation and attempted bribery has been increased. The term of disqualification will be “no less than four years and no more than seven years” if the predicate offence has been committed by a senior officer or “no less than two years and no more than four years” if the predicate offence has been committed by an individual answerable to the senior officer, derogating from the general provision in Article 13 of the Decree, which sets a maximum disqualification term of two years. The new paragraph 5-bis introduced a lighter term of disqualification (“no less than three months and no more than two years”) in respect of the above-mentioned offences committed against the Public Administration, in the event that, prior to the judgment of first instance, the organisation has actively taken steps to prevent the criminal activity from having further consequences, provide proof of the offences and identify the perpetrators or seize the sums or other benefits, and has eliminated the organisational deficiencies that led to the offence by adopting and implementing compliance models capable of preventing offences of the kind committed.
Article 24 was most recently amended by article 5(1), letter a) of Legislative Decree 75/2020 implementing Directive (EU) 2017/1371 “on the fight against fraud to the Union’s financial interests by means of criminal law”. This measure involved (i) the modification of the heading of Article 24 to “Misappropriation of funds, fraud at the expense of the State, of a public body or of the European Union or for the disbursement of public funds, computer fraud at the expense of the State or of a public body and fraud in public supplies”; (ii) the introduction of Article 356 of the Criminal Code, (ii) the introduction of Article 356 of the Criminal Code, fraud in public supplies to the relevant cases under Article 24(1), as well as the introduction of the words “or of the European Union” after the words “public body” (iii) and the addition of paragraph 2-bis to Article 24, which establishes that “The penalties set forth in the prior paragraphs in relation to the commission of the criminal offence under Article 2 of Law no. 898 of 23 December 1986 shall apply to the organisation”, i.e. the provision of false data or information, in order to unduly obtain (for themselves or for other persons) aid, premiums, indemnities, refunds, contributions or other disbursements of the same type from the European Agricultural Guarantee Fund and the European Agricultural Fund for Rural Development.
Article 25 was amended by article 5(1), letter b) of Legislative Decree 75/2020. This measure involved amendment to the heading of Article 25 to “Embezzlement, bribery and corruption, extortion and abuse of power” and the introduction to paragraph 1 of article 25 of the following phrase “the same penalty applies when the offence causes damage to the financial interests of the European Union, in relation to the commission of the criminal offences referred to in Articles 314(1) (Embezzlement), 316 (Embezzlement by profiting from third party error), and 323 (Abuse of power) of the Criminal Code”
[2] These crimes include: counterfeiting cash, government bonds and duty stamps (Article 453, Italian Criminal Code - ICC); forging cash (Article 454, ICC); spending and bringing counterfeit cash into the country, without conspiring to do so (Article 455, ICC); spending counterfeit cash received in good faith (Article 457, ICC); counterfeiting duty stamps, bringing counterfeit duty stamps into Italy, purchasing, possessing or circulating counterfeit duty stamps (Article 459, ICC); counterfeiting watermarked paper used to make government bonds or duty stamps (Article 460, ICC); manufacturing or possessing watermarks or tools intended for counterfeiting cash, duty stamps or watermarked paper (Article 461, ICC); using counterfeit duty stamps (Article 464, ICC); counterfeiting, forging or using distinctive marks or signs, namely patents, models and drawings (Article 473, ICC); bringing products with false trademarks into the country and selling them (Article 474, ICC). Legislative Decree no. 125 of 21 June 2016 implementing “Directive 2014/62/EU on the protection of the euro and other currencies against counterfeiting by criminal law, and replacing Council Framework Decision 2000/383/JHA (16G00136)” published in the Official Gazette on 12/07/2016 amended two cases relating to the offences of counterfeiting cash, government bonds and duty stamps referred to in Legislative Decree 231/2001; (i) Counterfeiting money, or conspiring to spend or introduce counterfeit money into the Italian State (Article 453, ICC); (ii) Manufacturing or possessing watermarks or tools intended for counterfeiting cash, duty stamps or watermarked paper (Article 461, ICC).
[3] These crimes include: interfering with the freedom of industry or trade (Article 513, ICC); unfair competition entailing threats or violence (Article 513-bis, ICC); fraud against domestic industries (Article 514, ICC); fraudulent trading (Article 515, ICC); selling false foodstuffs as the genuine article (Article 516, ICC); selling industrial products with false marks (Article 517, ICC); manufacturing and selling goods through misappropriation of industrial property rights (Article 517-ter, ICC, new crime); counterfeiting geographical indications and designations of origin for agro-food products (Article 517-quater, ICC, new crime).
[4] Lastly, with Law 69/2015: refer to the relevant special section B of this Model for details.
[5] These are “crimes for the purpose of terrorism or subverting the democratic order laid down in the Italian Criminal Code and special laws”, as well as other crimes “that are in any case committed in breach of the provisions of Article 2 of the International Convention for the Suppression of the Financing of Terrorism adopted in New York on 9 December 1999”. Any person commits an offence within the meaning of this Convention if that person by any means, directly or indirectly, unlawfully or wilfully, provides or collects funds (...) in the knowledge that they are to be used, in full or in part, in order to carry out: (i) any act intended to cause death or serious bodily injury to a civilian, (... ) when the purpose of such act (...) is to intimidate a population, or to compel a government or an international organisation to do or to abstain from doing any act; (ii) acts constituting offences pursuant to conventions with regard to: Safety of Civil Aviation and Maritime Navigation, Physical Protection of Nuclear Material, Prevention and Punishment of Crimes against Diplomatic Agents, Suppression of Terrorist Bombings. The category of “crimes for the purpose of terrorism or subverting the democratic order laid down in the Italian Criminal Code and special laws” is mentioned generically by the Legislator, without indicating any specific regulations the breach of which would lead to the application of this Article.
In any case, the key predicate crimes can be determined as: subversive association (Article 270, ICC), association for the purpose of committing acts of terrorism, international or otherwise, and subverting the democratic order (Article 270-bis, ICC), assistance to members of terrorist groups (Article 270-ter, ICC), recruitment for the purpose of committing acts of terrorism, international or otherwise (Article 270-quater, ICC), training in activities for the purpose of committing acts of terrorism, international or otherwise (Article 270-quinquies, ICC), financing of conduct for the purpose of terrorism (Law no. 151/2016, Article 270-quinquies.1, ICC), misappropriation of seized property or money (Article 270-quinquies.2, ICC), conduct for the purpose of terrorism (Article 270-sexies, ICC), attacks for the purpose of terrorism or subversion (Article 280, ICC), acts of terrorism with deadly or explosive devices (Article 280-bis, ICC), acts of nuclear terrorism (Article 280-ter, ICC), kidnapping for the purpose of terrorism or subversion (Article 289-bis, ICC), incitement to commit any of the crimes referred to in Titles one and two (Article 302, ICC), political conspiracy by agreement (Article 304, ICC), political conspiracy by association (Article 305, ICC), armed gangs: formation and participation (Article 306, ICC), assistance to participants in conspiracies or members of armed gangs (Article 307, ICC), appropriation, hijacking and destruction of an aircraft (Article 1 of Law no. 342/1976), damage to ground facilities (Article 2 of Law no. 342/1976), sanctions (Article 3 of Law no. 422/1989), voluntary repentance (Article 5 of Legislative Decree no. 625/1979).
[6] This refers to the practice of female genital mutilation as laid down in Article 583-bis, ICC.
[7] These crimes include: enslavement (Article 600, ICC); child prostitution (Article 600-bis, ICC); child pornography (Article 600-ter, ICC); possession of pornographic material (Article 600-quater, ICC); sex tourism involving child prostitution (Article 600-quinquies, ICC); human trafficking (Article 601, ICC); purchase and sale of slaves (Article 602, ICC) On 6 April 2014, Italian Legislative Decree no. 39/2014, implementing Directive 2011/93/EU on combating the sexual abuse and sexual exploitation of children and child pornography, which, inter alia, introduced some significant amendments to Legislative Decree 231/2001 with regard to offences introduced to protect the healthy development and sexuality of children, which join other offences against the person in Article 25-quinquies of the same Italian Legislative Decree 231/2001. The new provision, in fact, increases the number of special aggravating circumstances provided for in Article 602-ter of the Criminal Code for this type of offence, and establishes that the penalty provided for in Articles 600-bis [Child prostitution], 600-ter [Child pornography], 600-quater [Possession of pornographic material], 600-quater.1. [Virtual pornography] and 600-quinquies [Sex tourism involving child prostitution] is increased where the offence is committed by several persons together, is committed by a person belonging to a criminal association in order to facilitate its activity or is committed with serious violence or causes, due to the repetition of the conduct, serious harm to the child. It also introduces an increase in punishment of no more than two thirds in cases where the offences referred to above are committed using means intended to prevent the identification of access data to telecommunications networks. In addition to these innovations, Legislative Decree 39/2014 extends the scope of the administrative liability of organisations to another criminal offence and introduces new, punishable obligations for employers. Indeed, Article 3 establishes that “in Article 25-quinquies(1)(c) of Legislative Decree no. 231/2001, after the words ‘600-quater.1,’ the following words are inserted: ‘as well as for the offence referred to in Article 609-undecies’”. Specifically, this refers to the crime of child grooming with a penalty of one to three years’ imprisonment for grooming a child under 16 years of age for the purposes of committing one of the acts under the offences introduced to protect the healthy development and sexuality of children. Under Article 609-undecies, ICC “grooming shall mean any act intended to gain the trust of the child through deceit, flattery or threats also made through the use of the internet or other networks or means of communication”. Italian Law no. 199 of 29 October 2016 also introduced the crime referred to in this article, known as “unlawful brokering and exploitation of labour” (known as “caporalato”) under Article 603-bis, ICC, which provides for imprisonment of one to six years and a fine of EUR 500 to EUR 1000 for every worker recruited, whoever recruits labour for the purpose of sending them to work with third parties under conditions of exploitation, taking advantage of the need of these workers, and anyone who uses, hires or employs labour, including through the aforementioned intermediary activity, subjecting workers to conditions of exploitation and taking advantage of their need.
[8] These crimes include: insider trading (Article 184 of the Consolidated Finance Law) and market manipulation (Article 185 of the Consolidated Finance Law) as laid down in the Consolidated Finance Law (TUF - Testo Unico della Finanza), Italian Legislative Decree no. 58 of 28 February 1998.
[9] Article 25-septies was subsequently amended by Article 300(1) of Legislative Decree 21/2008. Articles 589 and 590 of the Criminal Code “Manslaughter” and “Bodily harm” have recently been amended by Law No. 3 of 11 January 2018, with effect from 15 February 2018. Accordingly, the following paragraph was added by Article 12(2) of the aforementioned law: “If the act is committed in the unauthorised exercise of a profession for which a special State qualification or healthcare skill is required, the penalty shall be imprisonment from three to ten years”.
[10] These crimes include: possession of stolen goods (Article 648, ICC); money laundering (Article 648-bis, ICC); use of illegally obtained money, goods or benefits (Article 648-ter, ICC); self-laundering (Article 648-ter.1, ICC introduced by Italian Law 186/2014).
[11] The foregoing Italian Law no. 99/2009 condemns: unauthorised sharing of protected intellectual work or parts thereof on a telematics system; unauthorised use of another individual's work that is not intended for publication; copying of computer programmes or distribution, sale etc. of programmes distributed on media not labelled by the Italian copyright protection organisation (SIAE - Società italiana degli autori ed editori); copying, screening etc. of intellectual property intended for television, cinema etc.; producers or importers of media without the “SIAE” label; the production, installation etc. of equipment designed to decipher audiovisual broadcasts with conditional access.
[12] These crimes include: unauthorised access to a computer or telematics system (Article 615-ter, ICC); unauthorised possession and dissemination of access codes to computer or telematics systems (Article 615-quater, ICC); distribution of computer equipment, devices or programmes intended to damage or disrupt a computer system (Article 615-quinquies, ICC); wire-tapping, hindrance or disruption of computer or telematics communications (Articles 617-quater and 617-quinquies, ICC); damage to computer systems (Article 635-bis, ICC); damage to computer information, data and programmes used by the central government or by other public organisations or in any case of public benefit (Article 635-ter, ICC); damage to computer information, data and programmes (Article 635-quater, ICC); damage to computer or telematics systems of public benefit (Article 635-quinquies, ICC); forgery of a computer document (Article 491-bis, ICC); computer fraud by the provider of electronic signature certification services (Article 640-quinquies, ICC). Article 24-bis was subsequently amended by Law no. 133 of 18 November 2019, the law converting Decree-Law no. 105 of 21 September 2019 containing “urgent provisions on the national cybersecurity perimeter”. The Law referred to established that “the crimes referred to in Article 1(11) of Decree-Law No. 105 of 21 September 2019” be added to Article 24-bis(3) of Legislative Decree no. 231 of 2001.
[13] These crimes include: criminal conspiracy (Article 416-quinquies, ICC); national and international Mafia-type association (Article 416-bis, ICC); political-Mafia electoral collusion (Article 416-ter, ICC); kidnapping for ransom (Article 630, ICC); association for the purposes of drug trafficking (Article 74 of Decree no. 309 of the President of the Republic of 9 October 1990); maximum duration of preliminary investigations (Article 407(2)(a)(5), Italian Criminal Procedure Code). Law no. 236/2016, published in the Official Gazette on 23 December 2016, inserted into the Criminal Code the offence of “Trafficking in organs removed from a living person” (Article 601-bis, ICC) which is referred to in Article 416 of the Criminal Code (criminal conspiracy). Therefore, the offence referred to in Article 601-bis (Trafficking in organs removed from a living person) is a new predicate offence of criminal conspiracy.
[14] In this case, Italian Legislative Decree 231/2001 contains no further provisions. Organisations are liable for these crimes pursuant to a separate provision in the aforementioned Article 10 of Italian Law no. 146/2006, which sets out the specific administrative sanctions applicable to the crimes, drawing attention to the last paragraph whereby “administrative offences laid down in this article are subject to the provisions of Italian Legislative Decree no. 231 of 8 June 2001”.
[15] These offences include the cases referred to in Article 2 of Legislative Decree 121/2011 and Article 1 of Law no. 68 of 22 May 2015, including the crime of environmental pollution and the crime of environmental disaster. Legislative Decree 21/2018 repealed Article 260 of Legislative Decree 152/2006, introducing the new offence of “activities organised for illegal trafficking of waste” under Article 452-quaterdecies of the Criminal Code. As specified in the transitional provisions of the aforementioned Legislative Decree, the reference to Article 260 of Legislative Decree 152/2006 made by Article 25-undecies of Legislative Decree 231/2001 must be understood as referring to the new Article 452-quaterdecies of the Criminal Code. Moreover, Decree-Law 135/2018, converted into Law no. 12 of 11 February 2019, abolished the waste traceability system (SISTRI) referred to in Article 188-ter of Legislative Decree 152/2006. Pursuant to the legislation, the Ministry of the Environment proceeded to introduce a “national electronic register for waste traceability”, which, however, is not yet operational. In the meantime, persons required to trace waste by means of SISTRI (and now by means of the electronic register) are obliged to comply with the requirements of version of Legislative Decree no. 152 of 3 April 2006 prior to the amendment by Legislative Decree no. 205/2010; in particular, waste traceability must be ensured through the use of the traditional “paper” system, without prejudice to the possibility of using the “digital” data transmission methods provided for by Article 194-bis of Legislative Decree no. 152/2006.
At this stage, the sanctions applicable in the event of violations committed from 1 January 2019 are accordingly the sanctions set out in Article 258 of the aforementioned Legislative Decree (in the text prior to the amendments made by Legislative Decree 205/2010) and no longer those imposed by Article 260-bis of the same Legislative Decree, which are implicitly repealed as they are in the broader sense “accessory” to the provision relating to the SISTRI. This affects the scope of the predicate crimes referred to in Article 25-undecies of the Decree, since the reference to Article 260-bis of Legislative Decree 152/2006 is no longer applicable. However, the text of Legislative Decree 231/2001 has not yet been updated in relation to the above.
[16] Article 25-duodecies was amended by Law 161/2017, as described in detail in Special Section E of this Model.
[17] Article 25-terdecies was introduced by Law no. 167/2017, published in the Official Gazette on 27 November 2017 at Title II (“Provisions on the subject of justice and security”), Article 5(2) (“Provisions for the complete implementation of framework decision 2008/913/GAI on the battle against certain forms and expressions of racism and xenophobia through criminal law – EU Pilot Case no. 8184/15/JUST”). This predicate offence provides that the crimes to which it refers punish the participants of organisations, associations, movements or groups whose purposes include incitement to discrimination or violence for reasons of race, ethnicity, nationality or religion, in such a way that it generates a real danger of dissemination, based wholly or partly on historical denialism, on gross trivialisation or apologia of the Holocaust or of the crimes of genocide, crimes against humanity and war crimes. In this context, we disclose that Legislative Decree no. 21 of 1 March 2018 (“Provisions implementing the delegated principle of code reservation in criminal matters”) was published in the Official Gazette on 22 March 2018. The decree aims to streamline criminal legislation in order to make it more readily available and to avoid chaotic legislative production in the sector. To this end, the decree introduces the principle of “code reservation”, whereby provisions providing for offences may be introduced into the system only if they amend the Criminal Code or are included in fundamental law. On the basis of this principle, the Decree has repealed a number of offences provided for in special laws, including racism and xenophobia offences (Article 3 of Law 654/1975) and the offence of activities organised for the illegal trafficking of waste (Article 260 of Legislative Decree 152/2006), both of which are referred to in the list of predicate crimes in the Decree by means of a reference to the specified provisions (Article 25-terdecies and Article 25-undecies). The provisions are not free of criminal relevance since the same cases have been introduced into the Criminal Code, respectively, in Article 604-bis, ICC (crimes of Propaganda and incitement to commit a crime on the grounds of racial, ethnic and religious discrimination) and Article 452-quaterdecies, ICC (crime of “activities organised for illegal trafficking of waste”). In a coordinating provision, the decree provides that references to the repealed provisions are to be understood as referring to the new provisions of the Criminal Code. It follows that liability under the Decree for the above-mentioned offences remains unaffected.
[18] Legislative Decree no. 38 of 15 March 2017, published in the Official Gazette on 30/03/2017 enacted framework decision no. 2003/568/GAI on the subject of combating corruption in the private sector, amending the definition of the crime of corruption in the private sector (including persons whose job includes management duties in organisations among the punishable individuals, envisaging as punishable conduct the payment or soliciting of payment in cash or other benefits), and introducing the crime of incitement to corruption (Article 2635-bis of the Civil Code), also increasing the severity of the fines and introducing disqualification sanctions. Law no. 3/2019 also repealed the prosecution on complaint of the offence of corruption in the private sector referred to in Article 2635 of the Civil Code, as well as the offence of incitement to corruption in the private sector (Article 2635-bis of the Civil Code), referred to in Article 25-ter of the Decree, introducing prosecution ex officio.
[19] Article 25-quaterdecies was introduced by Article 5 of Law no. 3/2019 (“Ratification and implementation of the Council of Europe Convention on the manipulation of sports competitions, done at Magglingen on 18 September 2014”), published in the Official Gazette on 16 May 2019. Article 25-quaterdecies refers to the commission of the offences referred to in Articles 1 (fraud in sporting competitions) and 4 (illegal gambling or betting) of Law no. 401/1989.
[20] Article 1-sexies of Decree Law 28/2003 was amended by Decree Law 53/2019, converted by Law 77/2019. In addition to affecting paragraph 1 of the Article, this amendment also added paragraph 1-bis, which recites that “the provisions of the first and second sentences of paragraph 1 also apply to the persons set forth in Article 1(2) of Legislative Decree 231/01”.
[21] Article 25-quinquiesdecies refers to the crimes provided for by Legislative Decree 74/2000, namely: the criminal offence of filing fraudulent tax returns based on false invoices or other false documents relating to non-existent transactions, as set forth in Article 2(1) and (2-bis), entailing different fines depending on whether the amount of the fictitious passive elements is more or less than EUR 100,000; the criminal offence of filing fraudulent tax returns using other artifices (as set forth in Article 3); the criminal offence of issuing invoices or other documents for non-existent transactions (as set forth in Article 8(1) and (2-bis)), entailing different fines depending on whether the amount of the non-existent transaction specified in the invoices or documents, per tax period, is more or less than EUR 100,000; the criminal offence of concealing or destroying accounting records (as set forth in Article 10), and the criminal offence of fraudulent failure to pay taxes (as set forth in Article 11). Article 25-quinquiesdecies was most recently amended by article 5(1), letter c) of Legislative Decree 75/2020 implementing Directive (EU) 2017/1371 “on the fight against fraud to the Union’s financial interests by means of criminal law”, with the goal of enacting what is known as the PIF Directive. This amendment introduce into the scope of relevant crimes under the Decree, the criminal offences referred to in Article 4 of Legislative Decree 74/2000, filing inaccurate tax returns, in Article 5 of Legislative Decree 74/2000, failing to file tax returns, and in Article 10 of Legislative Decree 74/2000, undue tax offsetting; the relevance of these offences under the Decree is also subject to their being committed “within the framework of cross-border fraudulent systems and for the purpose of VAT evasion amounting to no less than ten million euro”.
[22] This measure led to the introduction to the list of predicate offences, the crimes referred to in Presidential Decree no. 43 of 23 January 1973 (Consolidated Law on Customs).
[23] With regard to cases of reports or claims made in the public or private sector, Article 3 of Law 179/2017 introduced the pursuit, by the public or private employee who reports offences, of the interest in the integrity of the administrations (both public and private) as well as the prevention and repression of embezzlement as just cause for revealing official, professional (Article 622 , ICC), scientific and industrial secrets, as well as for breaching the obligation of loyalty to the entrepreneur. Just cause therefore acts as a ground for absence of liability, on the assumption that there is an overriding interest (in this case, the interest in the integrity of administrations) that requires or allows such disclosure.
[24] As amended by Law no. 3 of 9 January 2019, and by Legislative Decree no. 75 of 14 July 2020.
[25] The foregoing Italian Law no. 36/2015 extended this crime to all public servants.
[26] Most recently amended by Legislative Decree no. 75 of 14 July 2020.
[27] Most recently amended by Legislative Decree no. 75 of 14 July 2020.
[28] Most recently amended by Legislative Decree no. 75 of 14 July 2020.
[33] Article 37(35), of Legislative Decree no. 39 of 27 January 2010 amended Article 2625(1) of the Civil Code, excluding auditing from the category of activities for which the law sanctions obstruction by the directors.
[34] As most recently amended by Legislative Decree no. 3 of 9 January 2019.
[35] As most recently amended by Legislative Decree no. 3 of 9 January 2019.
[36] In this context, it should be noted that Articles 589 and 590 of the criminal code have been recently amended by Law no. 3/2018 which introduced - for both criminal cases - an increase in the sentence in the event that the crime was committed "in the abusive exercise of a profession for which a special authorization of the State or of a sanitary art ".
37 Law no. 68/2015 introduced in the category of predicate crimes referred to in Legislative Decree 231/2001 inter alia, the offence of environmental pollution (Article 452-bis, ICC), the offence of environmental disaster (Article 452-quater, ICC), the offence of trafficking in and abandoning highly radioactive material (Article 452-sexies, ICC), with an increased sentenced if these crimes are integrated together as an aggravated association, and a reduced sentence if the crime is committed by being found guilty of the crimes pursuant to Articles 452-bis, ICC and 452-quater, ICC. Furthermore, Legislative Decree no. 21 of 1 March 2018 (“Provisions implementing the delegated principle of code reservation in criminal matters pursuant to Article 1(85)(q) of Law no. 103 of 23 June 2017”) repealed Article 260 of Legislative Decree 152/2006 (known as the Consolidated Environmental Act) introducing at the same time the new crime of “Activities organised for illegal trafficking of waste” referred to in Article 452-quaterdecies of the Criminal Code. As specified in the transitional provisions of the aforementioned Legislative Decree no. 21 of 1 March 2018, the reference to Article 260 of the Environmental Code made by Article 25-undecies of the Decree, must be understood as referring to the new Article 452-quaterdecies of the Criminal Code.
From 1 January 2019, following the enactment of Decree Law 135/2018, converted into Law no. 12 of 11 February 2019, the waste traceability control system known as SISTRI referred to in Article 188-ter of Legislative Decree 152/2006 was abolished. Pursuant to the legislation, the Ministry of the Environment proceeded to introduce a “national electronic register for waste traceability”, which, however, is not yet fully operational.
In the meantime, persons required to trace waste by means of SISTRI (and now by means of the electronic register) are obliged to comply with the requirements of version of Legislative Decree no. 152 of 3 April 2006 prior to the amendment by Legislative Decree no. 205/2010; in particular, waste traceability must be ensured through the use of the traditional “paper” system, without prejudice to the possibility of using the “digital” data transmission methods provided for by Article 194-bis of Legislative Decree no. 152/2006.
At this stage, the sanctions applicable in the event of violations committed from 1 January 2019 are accordingly the sanctions set out in Article 258 of the aforementioned Legislative Decree (in the text prior to the amendments made by Legislative Decree 205/2010) and no longer those imposed by Article 260-bis of the same Legislative Decree, which are implicitly repealed as they are in the broader sense “accessory” to the provision relating to the SISTRI. However, the text of the Decree has not yet been updated in relation to the above.
[38] As introduce by Article 29(2) of Decree Law no. 124 of 26 October 2019, converted with amendments by Law no. 157 of 19 December 2019, as amended by Legislative Decree no. 75 of 14 July 2020.
[39] This offence is relevant under the Decree only if it is committed within the framework of cross-border fraudulent systems and for the purpose of VAT evasion amounting to no less than ten million euro.
[40] This offence is relevant under the Decree only if it is committed within the framework of cross-border fraudulent systems and for the purpose of VAT evasion amounting to no less than ten million euro.
[41] This offence is relevant under the Decree only if it is committed within the framework of cross-border fraudulent systems and for the purpose of VAT evasion amounting to no less than ten million euro.
Segnalazione di illeciti In attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937, è stato emanato il d.lgs. n. 24 del 10 marzo 2023 riguardante “la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”. L’azienda ha attivato i canali di segnalazione in conformità con il d.lgs. n. 24 /2023. Il portale delle segnalazioni è accessibile al seguente link: http://wbportal.cloud/semplicespa/. Su questo portale sono reperibili tutte le informazioni e le modalità operative per l’attivazione dei canali di segnalazione.
Reporting of violations in implementation of Directive (EU) 2019/1937, Legislative Decree no. 24 of March 10, 2023 has been issued concerning "the protection of individuals reporting breaches of Union law and provisions on the protection of individuals reporting violations of national legislative provisions." The company has activated reporting channels in accordance with Legislative Decree no. 24/2023. The reporting portal is accessible at the following link: http://wbportal.cloud/semplicespa/. On this portal, you can find all the information and operational procedures for activating reporting channels.
Procedimiento Whistleblowing
Gestión de las Denuncias
PREMISA
La Ley nro. 179/2017 sobre “Disposiciones para la protección de los autores de denuncias de delitos o irregularidades de los que hayan tenido conocimiento en el marco de una relación laboral pública o privada” y más recientemente el D.leg. nro. 24/2023 sobre “Aplicación de la Directiva (UE) ron. 2019/1937 del Parlamento europeo y del Consejo, del 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que denuncien infracciones del Derecho de la Unión y por la que se establecen disposiciones sobre la protección de las personas que denuncien infracciones de las legislaciones nacionales”, han intervenido progresivamente en la cuestión de la protección de los trabajadores, tanto públicos como privados (también llamados “whistleblower”), que comuniquen o denuncien, para proteger la integridad de la entidad a la que pertenecen, delitos u otras conductas ilícitas de las que hayan tenido conocimiento en el marco de su relación laboral (el “Decreto Whistleblowing”).
Por “whistleblowing” se entiende la comunicación de cualquier información relativa a conductas (incluidas las omisiones) y hechos que – aunque sólo sea potencialmente – no se ajusten a la ley, a los principios establecidos en Código Ético de las empresas Semplice S.p.A., Mario Frigerio S.p.A., Fridea S.r.l., así como al establecimiento permanente español Mario Frigerio S.p.a. Sucursal en España. (“Grupo MFL”), al Modelo de Organización, Gestión y Control adoptado por la Empresa de conformidad con el D. Leg. 231/2001 (el “Modelo Organizativo”), a los procedimientos internos o cualesquiera otras normas externas aplicables al Grupo MFL.
Un principio establecido es, en cualquier caso, la garantía de confidencialidad del contenido de la denuncia, así como la protección de la identidad del denunciante. No se impondrá sanción alguna al denunciante por haber enviado la denuncia, salvo que ésta se haya realizado con el único fin de causar un perjuicio al denunciado y a sabiendas de que actuó con dolo o mala fe.
De conformidad con el artículo 4 del Decreto sobre la denuncia de irregularidades, la Empresa ha establecido canales específicos para realizar denuncias, que son adecuados para garantizar la eficacia de la propia denuncia y, al mismo tiempo, proteger la identidad del denunciante (véase la sección 6 más adelante).
OBJETIVO Y FINALIDAD
El objetivo de este procedimiento es regular la tramitación de las denuncias, regular los canales de denuncia activados por el Grupo MFL, su funcionamiento y definir el objeto de las denuncias relevantes para el Decreto Whistleblowing.
ÁMBITO DE APLICACIÓN
Este procedimiento se aplica a todas las empresas del Grupo MFL con sede en Italia, así como al establecimiento permanente español Mario Frigerio S.p.a. Sucursal en España y su personal, así como todas las personas que entren en contacto con ellos (por ejemplo, proveedores, subcontratistas, consultores).
ADOPCIÓN Y DIFUSIÓN
Este procedimiento entra en vigor en la fecha de su aprobación arriba indicada.
Para dar a conocer este procedimiento a los empleados de las empresas del Grupo MFL y a terceros, se publicará en el sitio web del Grupo MFL (https://www.mflgroup.com), así como en los tablones de anuncios de cada una de las empresas italianas pertenecientes al Grupo MFL y del establecimiento permanente español antes mencionado.
PERSONAS DENUNCIANTES: “QUIÉN” DEBE/PUEDE DENUNCIAR
Puede presentar una denuncia cualquier persona que trabaje en el “contexto laboral” del Grupo MFL en calidad de:
trabajadores subordinados de una de las empresas pertenecientes al Grupo MFL;
trabajadores autónomos que trabajan para una de las empresas del Grupo MFL;
aquellos que tengan una relación profesional con la empresa (por ejemplo, proveedores), autónomos (por ejemplo, abogados, contables, notarios, etc.) y consultores que trabajen para una de las empresas del Grupo MFL;
voluntarios y becarios remunerados y no remunerados que trabajen en una de las empresas del Grupo MFL;
accionistas y personas con funciones de administración, dirección, control, supervisión o representación, incluso si dichas funciones se ejercen de facto, en una de las empresas del Grupo MFL.
Además, las personas que, en virtud de acuerdos contractuales, mantengan relaciones laborales con el Grupo MFL también podrán realizar denuncias utilizando los canales descritos anteriormente. Entre ellos se incluyen, a modo de ejemplo: todo el personal de contratistas o subcontratistas que lleven a cabo actividades en nombre del Grupo MFL, proveedores, socios comerciales o agentes.
OBJETO DE LAS DENUNCIAS: “QUÉ” DENUNCIAR
El contenido de la denuncia debe referirse a i) la comisión o la tentativa de comisión de uno de los delitos previstos y/o contemplados en el Decreto Legislativo 231/2001, o ii) la violación del Modelo Organizativo y/o del Código de Ética adoptados por la Empresa, o iii) de forma más general, la ocurrencia de una conducta ilícita, de la que se haya tenido conocimiento en el desempeño del trabajo.
Las denuncias deberán contener los siguientes elementos mínimos:
los datos de identificación del sujeto denunciante, salvo que la denuncia se realice de forma anónima;
el objeto de la denuncia (el hecho ocurrido o la presunta infracción);
la persona denunciada;
la empresa del Grupo MFL afectada por la denuncia;
las referencias temporales del hecho denunciado.
A continuación, el denunciante deberá enriquecer la denuncia en la medida de lo posible con otros elementos que puedan facilitar las actividades de verificación por parte del Director (tal como se definen más adelante) (por ejemplo: documentos que deban adjuntarse, fotos, mensajes de audio, referencias a las personas implicadas, indicaciones horarias detalladas, etc.).
En cualquier caso, el Grupo MFL anima a que las denuncias se hagan "de forma no anónima", debido a las protecciones que la legislación vigente y el Grupo MFL ofrecen al denunciante.
No se tendrán en cuenta a efectos de la realización de la investigación:
las denuncias sobre hechos que no guarden relación ni con el personal ni con el ámbito de actuación de la empresa;
las denuncias exclusivamente relativas a quejas o reclamaciones de carácter personal;
las denuncias basadas en meras sospechas o rumores.
PRINCIPIOS GENERALES
Este procedimiento se basa en los siguientes principios generales:
protección del denunciante:el Grupo MFL garantiza a los denunciantes contra cualquier acción de represalia como consecuencia de la denuncia, tales como, pero no limitadas a: despido, suspensión, descenso de categoría, traslado injustificado, intimidación, acoso en el lugar de trabajo;
protección de la confidencialidad:toda la información recibida en el contexto de la denuncia será tratada confidencialmente por el Director, y el acceso a las denuncias estará restringido únicamente a las personas autorizadas. En particular, los hechos objeto de la denuncia, incluidos los nombres de las personas implicadas (así como cualquier elemento capaz de revelar o derivar su identidad) no serán divulgados por el Director, que sólo podrá compartir la información recibida en la medida en que sea absolutamente necesario para la realización de las investigaciones y valoraciones de los propios hechos. En particular, está estrictamente prohibido revelar el nombre del informador, con las limitadas excepciones que se indican a continuación:
si el denunciante da su consentimiento expreso a la divulgación de su identidad;
si la solicitud procede de la autoridad judicial;
si, en relación con la denuncia, se ha establecido la responsabilidad penal por los delitos de difamación o calumnia o la responsabilidad civil por el mismo delito en casos de dolo o negligencia grave, incluso por sentencia de primera instancia. En tales casos se impondrá una sanción disciplinaria.
El incumplimiento del deber de confidencialidad, que sólo está permitido en las excepciones enumeradas anteriormente, es fuente de responsabilidad disciplinaria, sin perjuicio de otras posibles consecuencias derivadas de la aplicación de la ley.
De conformidad con el Decreto sobre Denuncias de Irregularidades, a fin de facilitar la denuncia de irregularidades, entre las personas merecedoras de protección se encuentran las siguientes:
el facilitador, es decir, una persona física que asiste a un denunciante en el proceso de denuncia, que opera en el mismo contexto laboral y cuya asistencia debe mantenerse confidencial;
las personas del mismo entorno laboral que el denunciante y que estén vinculadas a él por una relación afectiva o familiar estable hasta el cuarto grado;
los compañeros de trabajo del denunciante y que trabajen en el mismo contexto laboral que él y que tengan una relación habitual y actual;
las entidades propiedad del denunciante o para las que trabajen las mismas personas, así como entidades que operen en el mismo entorno laboral.
EL DESTINATARIO DE LAS DENUNCIAS: A “QUIÉN” ENTREGAR LA DENUNCIA
Todas las denuncias son dirigidas, recibidas y examinadas por el Departamento Jurídico de Mario Frigerio S.p.A. (el “Director”).
CANALES INTERNOS PARA LAS DENUNCIAS
Con el fin de facilitar el whistleblower en la transmisión de eventuales denuncias, el Grupo MFL garantiza la posibilidad de elegir entre los siguientes modos de denuncia interna:
de forma escrita, mediante el uso de:
portal informático accesible para todos los denunciantes en el enlace: http://wbportal.cloud/mariofrigeriospa/ que garantiza la seguridad y la protección de datos de la identidad del denunciante, la confidencialidad del denunciante, así como el contenido de la denuncia y la documentación relacionada. Por ello, el portal está gestionado por una aplicación ad hoc que garantiza los requisitos de confidencialidad gracias a un sistema de seguridad caracterizado por el uso de sistemas criptográficos y que, además, permite realizar denuncias de forma anónima. En particular, al final de la introducción de la denuncia, el denunciante deberá anotar el Código Clave (código numérico que identifica de forma unívoca la denuncia), producido automáticamente por el portal informático, que le permitirá seguir el estado de tramitación de la denuncia a lo largo del tiempo, garantizando la confidencialidad y el anonimato. Este Código Clave no estará disponible para ninguna otra parte. Si el informador no registra el Código Clave al final de la denuncia, no podrá acceder a la denuncia de ninguna manera para las fases de revisión y comunicación con el Director.
canales y técnicas tradicionales en formato papel mediante el uso de doble sobre, que enviará a la dirección Mario Frigerio S.p.a., Viale Lombardia snc, 23847, Molteno (LC). En concreto, el primer sobre debe contener los datos de identificación del denunciante (junto con una copia del documento de identificación), mientras que el segundo sobre debe contener los detalles de la denuncia. Ambos deberán introducirse en un tercer sobre cerrado con la mención “Denuncia de irregularidades– a la atención del Departamento Jurídico de Mario Frigerio S.p.A.”.
Las denuncias que se reciban de acuerdo con la forma descrita anteriormente deberán enviarse sin demora al Director.
A continuación, la denuncia será objeto de un registro confidencial, también mediante un registro autónomo, por parte del Director.
de forma oral, poniéndose en contacto con el número de teléfono 0314436045 y eligiendo alternativamente entre las siguientes opciones: (i) consultar directamente con el Director; (ii) solicitar una reunión en persona con el Director para comunicarle directamente el objeto de la denuncia.
En el caso de una denuncia verbal, el Director transcribirá la denuncia en su totalidad y se lo entregará al informador para que realice cualquier cambio y firme su aceptación.
GESTIÓN DE LA DENUNCIA
Una vez recibida la denuncia, el Director:
garantiza el envío de un acuse de recibo de la denuncia al denunciante en un plazo de siete días a partir de la fecha de recepción;
garantiza un seguimiento diligente, manteniendo, en la medida de lo posible, la interlocución con el denunciante y solicitando ampliaciones, en caso necesario;
proporciona información sobre el resultado de la denuncia, en un plazo de tres meses a partir de la fecha del acuse de recibo o, a falta de éste, en un plazo de tres meses a partir de la expiración del plazo de siete días desde la presentación de la denuncia;
si la denuncia parece prima facie manifiestamente infundada o genérica, de modo que no permite comprender los hechos, o va acompañado de documentación inadecuada o no concluyente, se desestima la denuncia y se informa al denunciante;
si la denuncia parece cumplir los requisitos del Decreto de denuncia de irregularidades, inicia la investigación de los hechos o conductas denunciados para evaluar su existencia.
Si la denuncia no está suficientemente fundamentada pero, no obstante, merece atención, el Director podrá solicitar más elementos al denunciante a través del mismo canal de denuncia utilizado por éste.
Además, con el fin de llevar a cabo cualquier investigación adicional que pueda ser necesaria o apropiada, el Director podrá contar con el apoyo de las estructuras corporativas más adecuadas o de auditores, consultores y partes externas al Grupo MFL, sujeto al cumplimiento de las protecciones garantizadas al denunciante.
Las conclusiones de las auditorías realizadas por el Director se compartirán con las funciones corporativas pertinentes, lo que puede dar lugar (según el caso) a:
aplicación de medidas destinadas a superar los problemas críticos de los procesos detectados tras la denuncia;
adopción de sanciones disciplinarias contra la persona denunciada si la denuncia resulta fundada;
adopción de sanciones disciplinarias contra el denunciante si se demuestra que la denuncia se hizo de forma malintencionada o de mala fe.
CANAL EXTERNO PARA LAS DENUNCIAS
De conformidad con lo dispuesto en los artículos 6 y 7 del Decreto sobre denuncia de irregularidades, el denunciante puede presentar una denuncia a través de un "canal de denuncia externo", establecido y gestionado por la Autoridad Nacional Anticorrupción – “ANAC” – (cuyos detalles pueden consultarse en la página específica del sitio https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing) si se cumplen las siguientes condiciones:
en el contexto laboral del denunciante, no se ha activado el canal de denuncia interno, aunque sea obligatorio, o este canal, aunque se haya activado, no cumple lo dispuesto en el artículo 4 del Decreto sobre Denuncias;
el denunciante ha efectuado una denuncia interna y no se ha dado curso a la misma (se refiere a los casos en que el canal interno ha sido activado por la entidad y utilizado por el denunciante, pero la entidad encargada de la gestión del canal no ha emprendido, en los plazos previstos por el Decreto sobre la denuncia de irregularidades, ninguna actividad relativa a la admisibilidad de la denuncia, la verificación de la existencia de los hechos denunciados o la comunicación del resultado de la investigación realizada);
el denunciante tiene motivos razonables para creer -razonablemente, sobre la base de las circunstancias concretas adjuntas y de la información efectivamente adquirida y, por lo tanto, no sobre la base de meras suposiciones- que, si realizara una denuncia interna:
la denuncia no sería objeto de un seguimiento eficaz (por ejemplo, debido a un acuerdo entre el destinatario de la denuncia y la persona implicada en la infracción; debido a la ocultación o destrucción de pruebas de la conducta ilegal de la que tiene conocimiento el denunciante, etc.);
la denuncia puede dar lugar a riesgo de represalias (por ejemplo, también como consecuencia del incumplimiento de la obligación de mantener confidencial la identidad del denunciante); o
el denunciante tiene motivos razonables para creer que la infracción puede constituir un peligro inminente o evidente para el interés público. Este es el caso, por ejemplo, cuando la infracción requiere medidas urgentes para salvaguardar la salud y la seguridad de las personas o proteger el medio ambiente.
Las denuncias externas pueden realizarse por escrito, a través de la plataforma informática, u oralmente a través de las líneas telefónicas o mediante una reunión directa con un representante de la ANAC.
La ANAC, en el plazo de 7 (siete) días a partir de la fecha de recepción de la denuncia, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 8 del Decreto sobre Denuncias, expide al denunciante un acuse de recibo, a menos que la ANAC considere que la notificación menoscabaría la protección de la confidencialidad de la identidad del denunciante. En cualquier caso, la ANAC, en el plazo de 3 (tres) meses, o si existen razones justificadas y motivadas en el plazo de 6 (seis) meses a partir de la fecha de recepción de la denuncia, debe proporcionar al denunciante una respuesta sobre la denuncia.
DIVULGACIONES PÚBLICAS
El Decreto sobre la denuncia de irregularidades ha introducido otra modalidad de denuncia, consistente en la divulgación pública (a través de la prensa, las redes sociales, los medios de comunicación electrónicos o, en cualquier caso, a través de medios de difusión capaces de llegar a un gran número de personas), con el fin de hacer de dominio público la información sobre las infracciones de las que tenga conocimiento el denunciante.
El denunciante sólo se beneficiará de las medidas de protección y salvaguardias previstas por la ley si, en el momento de la divulgación pública de la denuncia, se cumple una de las siguientes condiciones:
el denunciante ha utilizado previamente el canal interno o externo, pero no ha habido respuesta o seguimiento en los plazos previstos en el Decreto sobre Denuncias;
el denunciante tiene motivos razonables para creer que la infracción puede constituir un peligro inminente y evidente para el interés público;
el denunciante tiene motivos razonables para creer que la denuncia externa puede implicar un riesgo de represalias, o que puede no ser objeto de un seguimiento eficaz debido a las circunstancias específicas del caso.
En la divulgación pública, cuando la persona revela su identidad, no se garantiza la protección de la confidencialidad, sin perjuicio de todas las demás formas de protección previstas por el Decreto sobre la denuncia de irregularidades para el denunciante. Cuando, por el contrario, revele infracciones utilizando, por ejemplo, un seudónimo o apodo, que en cualquier caso no permita su identificación, no podrán garantizarse las protecciones previstas por el Decreto sobre Denuncias, a menos que revele posteriormente su identidad.
OBLIGACIONES DE CONFIDENCIALIDAD
El Director (y los miembros de la oficina correspondiente) están sujetos a un deber específico de confidencialidad con respecto a las denuncias que reciban a través de los canales descritos anteriormente.
Además, está absolutamente prohibido que cualquiera que tenga conocimiento del contenido de una denuncia, aunque sea accidentalmente, lo revele a cualquier persona, incluidas personas ajenas a las empresas del Grupo MFL (por ejemplo, parientes, familiares o amigos).
TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
El tratamiento de los datos personales recogidos en el marco del procedimiento de denuncia de irregularidades se lleva a cabo en el pleno respeto de la legislación en materia de privacidad, teniendo en cuenta el justo equilibrio entre los derechos del denunciante y el derecho a la confidencialidad de su identidad mediante la aplicación de las medidas técnicas y organizativas previstas en este procedimiento que sean adecuadas para garantizar la seguridad de los datos personales de conformidad con la legislación vigente. De conformidad con el Decreto sobre denuncia de irregularidades, el ejercicio de los derechos por parte del denunciante o de la persona denunciada (un "interesado" en el sentido de la legislación sobre privacidad), en relación con sus datos personales tratados, puede restringirse con el fin de garantizar la protección de los derechos y libertades de los demás, con la aclaración de que en ningún caso podrá permitirse a la persona denunciada hacer uso de sus derechos para obtener información sobre la identidad del denunciante.
CONSERVACIÓN DE LAS DENUNCIAS Y DOCUMENTACIÓN RELACIONADA
Las denuncias y la documentación relacionada deberán conservarse durante el tiempo necesario para su tramitación y, en todo caso, no más de cinco años desde la fecha de comunicación del resultado final del procedimiento o durante el plazo de conservación distinto previsto en la ley. El inicio del periodo de conservación depende del resultado final de la denuncia (es decir, archivo directo, resultados de la investigación final; transmisión a las Autoridades competentes, etc.); por lo tanto, será el Director quien autorice la supresión y/o destrucción de los registros en papel e informáticos conservados.
Code of Conduct - Mario Frigerio S.p.A.
Text approved by the Board of Directors of Mario Frigerio S.p.A. in the meeting held on 26 January 2012
1. General principles
Mario Frigerio S.p.A. (hereafter also “Mario Frigerio” or the “Company”) is a member of the MFL group of companies (the “MFL Group”).
This Code of Conduct (hereafter also the “Code”) provides guidance and support for all Company directors and all other Company employees, to help them pursue the mission of the MFL Group.
To this end, the Company undertakes to:
make sure the Code is disseminated
make sure the Code is updated
provide information to assist in interpreting the Code
ensure no retaliation against anyone who reports breaches of the Code in good faith
take fair and consistent disciplinary action with regard to the type of breach and apply these sanctions consistently to all recipients of the Code
periodically control compliance with the Code.
2. Guide to using the Code
Description
The Company's directors approve the Code, which is a breakdown of the standards of business and ethical conduct that directors and employees are required to maintain.
Recipients
The Code addresses all Company employees who act on its behalf and in its name.
All parties who have business dealings with the Company are also required to comply with the Code.
Access
All employees receive a copy of the Code and it is also displayed on company notice boards.
Copies of the Code can also be requested from the Company's administration department.
The same procedures as above will be used to publish any amendments to the Code.
3. Business conduct
Like all the companies in the MFL Group, the Company does not tolerate the use of bribery and corruption in any situation at all, even with the idea of driving business or acquiring new orders from clients.
Dealings with the Company's partners (clients, suppliers, banks, authorities, etc.) shall be based on honesty and lawfulness.
The Company directors will not agree to the involvement of any of its employees in active or passive bribery nor will they support any action that could be construed as suspected bribery.
Before entering into business dealings with third parties, the Company employees must carry out due diligence with regard to their potential counterparties (clients and suppliers) to make sure the businesses are respectable and legitimate.
In particular, the principles set forth in this Code and the internal procedures adopted by the Company must be followed when selecting suppliers and independent associates and when deciding on the purchase of goods and services, all of which shall be put down in writing.
In dealings with suppliers promises, gifts or favours of any kind (direct and indirect), benefits, acts of courtesy and hospitality in order to receive favourable treatment are strictly forbidden; so-called gratuities (gifts that are traditionally exchanged on festive occasions such as Christmas) shall fulfil the twofold requirement of insubstantiality (i.e. they must be of symbolic value) and equality (i.e. equal cost of gifts
for all suppliers).
In any case, personal initiative or money and/or funds set aside for other purposes shall not be used for gifts; it follows that all expenses must be documented in order to ensure transparent accounting.
The Company also aims to meet the needs of its customers in full, laying a correct, fair, efficient and professional foundation for dealings with them, in compliance with the law.
For this purpose, it is necessary:
to keep customers appropriately informed about all matters involved in the performance of activities undertaken on their behalf;
never to promise results to customers that lie outside the Company's responsibilities;
never to advise and/or propose illegal actions or conduct to customers;
make sure that gifts, contributions, payments, reimbursement of expenses and any other form of economic dealings with customers are totally transparent and comply with the Articles of Association and the applicable legislation.
4. Employees
Moral integrity is a constant duty of everyone working for the Company and characterises the conduct of the whole organisation.
Relations amongst Company top-level management
The corporate bodies base their activities on full compliance with the rules laid down in the Company's Articles of Association as well as applicable national and EU legislation.
Persons appointed as directors shall:
actively seek to ensure that the Company benefits from their specific skills;
promptly report any conflict of interest that may involve them;
keep confidential any information they acquire during the normal course of duty.
The corporate bodies operating in the Company shall collaborate fully and share information with each other, in order to promote the coordination and pursuit of the company purposes.
In particular, they shall be completely loyal to the Company in the performance of their duties and shall comply with the confidentiality obligations. Their actions shall also be fully transparent to assure traceability of their operations.
Employee relations
Company employee relations shall be based on civil co-working and respect for personal rights and liberties and of the fundamental principles underpinning equal social dignity without discrimination based on nationality, language, gender, race, religious beliefs, political or trade union affiliations, and physical or mental conditions.
Company employees undertake to comply with the principle of solidarity, considering respect for legal values to be more important than the pursuit of personal goals.
Within the Company's hierarchical organisation, its employees shall comply with and apply the principles of diligence, honesty and equality, promote mutual collaboration and foster a working environment that looks after people and workers in both professional and interpersonal terms.
In particular, all managers shall exercise their powers objectively and equitably, driving the professional growth of their collaborators and the improvement of their working conditions.
Staff take part in training initiatives guaranteeing their commitment, professionalism and spirit of participation.
Lastly, employees are required to comply with all the provisions laid down in their relative collective bargaining agreement, as well as all trade union provisions concerning conduct, promptly informing their line managers if anything occurs that could interfere with the correct management of work activities.
Relations between top-level management and employees
The Company's top-level management shall exercise its powers over the employees equitably, ensuring respect for all persons and for personal dignity.
In any case, Mario Frigerio S.p.A. managers shall not abuse their position when recruiting employees (which shall be done exclusively on a meritocratic basis and/or in compliance with the laws in force), or during the employment relationship.
The Company's top-level managers shall issue provisions that always and exclusively comply with the law and with the principles of this Code; they shall abstain from any harassment and/or intimidation aimed at forcing company employees to breach the aforesaid principles.
For their part, employees are required to comply with the instructions issued by the top-level managers of Mario Frigerio S.p.A. and to execute them diligently, provided that these orders are not clearly illegal or in breach of the principles laid down in this Code; they shall also report any situations which may be illegal or breach the principles of this Code.
Relations between the top-level management, employees and Supervisory Committee
Both the Company's top-level managers and employees shall comply with all directives and notices issued by the Supervisory Committee (refer to the Compliance Model - General Section for their functions and responsibilities), strictly following their instructions.
The Recipients shall also report to the Supervisory Committee any situation, conduct, event or circumstance that constitutes a breach (or presumed breach) with regard to the offences under Italian Legislative Decree no. 231/2001.
In compliance with the provisions of the Compliance Model implemented by the Company, dealings with public institutions, and with relatives and the like shall take place in a way that cannot be interpreted as having the purpose of procuring undue advantage for the Company.
To this end, the Supervisory Committee must be immediately informed of any requests or offers of money or favours of any kind whatsoever if these actions may be construed as exceeding normal business practice or common courtesy, or if they are intended to obtain favourable treatment in conducting any corporate business, unduly made to or by parties that operate on behalf of the Company in its dealings with the Public Administration so it can take appropriate action.
All employees are therefore required to:
read and sign the Code;
adopt actions and conduct in compliance with the Code;
promptly report in good faith any breaches of the Code to their line manager or to the Code compliance officer;
approach the administration department for clarification on interpreting the Code;
where necessary, cooperate with the auditing activities relating to the Code;
drop any anonymous reports of breaches of this Code in the special box for anonymous reports.
5. Workplace health and safety and privacy
The Company recognises workplace health and safety as a fundamental right of its workers.
Employees and associates are essential to the Company's success, so it protects and promotes the value of human resources in order to improve and develop the experience and skillset of all associates, and it guarantees working conditions that respect personal dignity.
The Company adopts workplace health and safety policies in compliance with the provisions of applicable law. These policies are based on preventive, personal and collective measures to minimise the potential risks in the workplace.
The Company also promotes the culture of accident prevention through training and information courses.
In compliance with the applicable laws, the Company undertakes to hold confidential any information about the private life and opinions of each of its workers and more generally, of anyone who has dealings with the Company itself.
In particular, the dignity of workers must be assured also by respecting their privacy, in correspondence and in the interpersonal relations of staff with each other. This can be done by prohibiting interference in conferences or conversations and by prohibiting meddling or forms of control that may infringe their personal privacy.
6. Relations with the community and with the environment
The Company is aware of the impact of its activities on the local territory, on economic and social development and on the general well-being of the community, and focuses on the importance of being accepted by the communities where it operates.
For this reason, it intends to operate in full respect of the local and national communities and helps disseminate and raise awareness of sustainable development, minimising the impact of its business activities and properties on the environment, in consideration of the needs of future generations.
APPENDIX
The Company acknowledges that with the enactment of the “Bribery Act” on 1 July 2011, the United Kingdom reviewed and updated the existing bribery law, in particular governing the following cases: (i) offering, promising or giving of a bribe (active bribery) in the public and the private sector,(ii) requesting, agreeing to receive or accepting a bribe (passive bribery) in the public and the private sector, (iii) bribery of a foreign official, and (iv) failure of commercial organisations to prevent bribery.
Like the provisions of Italian Legislative Decree 231/2001, under the Bribery Act, the commercial organisation is liable only if the party that commits the offence was already associated with it before the bribery. Furthermore, the Act applies not only to companies incorporated or formed in the United Kingdom and operating there but also to British companies operating outside the United Kingdom, and non-British companies that carry on a business or part of a business in the United Kingdom, wherever in the world the company may be incorporated or formed and whether or not the acts or omissions that constitute an offence take part in the UK or elsewhere.
The Company acknowledges that this provision may impact the Italian companies that have business dealings in the United Kingdom, both directly and through agents and/or consultants, and through subsidiaries or even if they just carry on sales activities or provide services in the United Kingdom.
In particular, the difference between the Bribery Act and the provisions of Italian Legislative Decree 231/2001 lies in the inclusion of the offence of bribery between private parties, a case which is to date not within the bounds of predicate offences under Italian Legislative Decree 231/2001.
Therefore, the Italian companies potentially affected by the foregoing Bribery Act must adopt preventive measures that aim at avoiding the risk of committing the aforementioned offence of private bribery by enhancing the Supervisory Committee's monitoring activities and implementing specific procedures.
That said, although at the moment the Company does not believe that the foregoing provisions apply to its business activities, it intends to provide in this appendix the principles of conduct that it expects its directors, employees and associates to comply with. Most of these principles have already been listed in the principles within this Code of Ethics and in the Compliance Model under Italian Legislative Decree 231/2001 and are set forth as follows:
risk assessment: be aware of and monitor the risk of bribery in its benchmark sector and market;
top-level commitment foster a culture in which bribery is never acceptable, irrespective of the company's size;
due diligence activities: know its business partners and enter into mutual agreements to fight bribery, conducting their business dealings transparently and ethically;
clear, accessible policies and procedures: apply company procedures across the board through effective controls thereof, supervising the areas with a bribery risk, particularly with regard to political donations and contributions, gifts, promotional expenses, denying any requests to facilitate payments and taking action in the event of suspected cases of bribery;
effective implementation: actual integration of the in-house control systems, of the staff recruiting and remuneration policies, of external and internal communications and of staff training;
monitoring and review: internal and external audits and verification to evaluate the effectiveness of the bribery prevention procedures and internal policies and decide how often to review these.
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Code of Conduct - Fridea S.r.l.
Text approved by the Board of Directors of Fridea S.r.l. in the meeting held on 26 January 2012.
1. General principles
Fridea S.r.l. (hereafter also “Fridea” or the “Company”) is a member of the MFL group of companies (the “MFL Group”) which operates worldwide in various countries.
This Code of Conduct (hereafter also the “Code”) provides guidance and support for all Company directors and all Company employees, to help them pursue the mission of the MFL Group.
To this end, the Company undertakes to:
make sure the Code is disseminated
make sure the Code is updated
provide information to assist in interpreting the Code
ensure no retaliation against anyone who reports breaches of the Code in good faith
take fair and consistent disciplinary action with regard to the type of breach and apply these sanctions consistently to all recipients of the Code
periodically control compliance with the Code.
2. Guide to use the Code
Description
The Company's directors approve the Code, which is a breakdown of the standards of business and ethical conduct that directors and employees are required to maintain.
Recipients
The Code addresses all Company employees who act on its behalf and in its name.
All parties who have business dealings with the Company are also required to comply with the Code.
Access
All employees receive a copy of the Code and it is also displayed on company notice boards.
Copies of the Code can also be requested from the Company's administration department.
The same procedures as above will be used to publish any amendments to the Code.
3. Business Conduct
Like all the companies in the MFL Group, the Company does not tolerate the use of bribery and corruption in any situation at all, even with the idea of driving business or acquiring new orders from clients.
Dealings with the Company's partners (clients, suppliers, banks, authorities, etc.) shall be based on honesty and lawfulness.
The Company directors will not agree to the involvement of any of its employees in active or passive bribery nor will they support any action that could be construed as suspected bribery.
Before entering into business dealings with third parties, the Company employees must carry out due diligence with regard to their potential counterparties (clients and suppliers) to make sure the businesses are respectable and legitimate.
In particular, the principles set forth in this Code and the internal procedures adopted by the Company must be followed when selecting suppliers and independent associates and when deciding on the purchase of goods and services, all of which shall be put down in writing.
In dealings with suppliers promises, gifts or favours of any kind (direct and indirect), benefits, acts of courtesy and hospitality in order to receive favourable treatment are strictly forbidden; so-called gratuities (gifts that are traditionally exchanged on festive occasions such as Christmas) shall fulfil the twofold requirement of insubstantiality (i.e. they must be of symbolic value) and equality (i.e. equal cost of gifts
for all suppliers).
In any case, personal initiative or money and/or funds set aside for other purposes shall not be used for gifts; it follows that all expenses must be documented in order to ensure transparent accounting.
The Company also aims to meet the needs of its customers in full, laying a correct, fair, efficient and professional foundation for dealings with them, in compliance with the law.
For this purpose, it is necessary:
to keep customers appropriately informed about all matters involved in the performance of activities undertaken on their behalf;
never to promise results to customers that lie outside the Company's responsibilities;
never to advise and/or propose illegal actions or conduct to customers;
make sure that gifts, contributions, payments, reimbursement of expenses and any other form of economic dealings with customers are totally transparent and comply with the Articles of Association and the applicable legislation.
5. Employees
Moral integrity is a constant duty of everyone working for the Company and characterises the conduct of the whole organisation.
Relations amongst Company top-level management
The corporate bodies base their activities on full compliance with the rules laid down in the Company's Articles of Association as well as applicable national and EU legislation.
Persons appointed as directors shall:
actively seek to ensure that the Company benefits from their specific skills;
promptly report any conflict of interest that may involve them;
keep confidential any information they acquire during the normal course of duty.
The corporate bodies operating in the Company shall collaborate fully and share information with each other, in order to promote the coordination and pursuit of the company purposes.
In particular, they shall be completely loyal to the Company in the performance of their duties and shall comply with the confidentiality obligations. Their actions shall also be fully transparent to assure traceability of their operations.
Employee relations
Company employee relations shall be based on civil co-working and respect for personal rights and liberties and of the fundamental principles underpinning equal social dignity without discrimination based on nationality, language, gender, race, religious beliefs, political or trade union affiliations, and physical or mental conditions.
Company employees undertake to comply with the principle of solidarity, considering respect for legal values to be more important than the pursuit of personal goals.
Within the Company's hierarchical organisation, its employees shall comply with and apply the principles of diligence, honesty and equality, promote mutual collaboration and foster a working environment that looks after people and workers in both professional and interpersonal terms.
In particular, all managers shall exercise their powers objectively and equitably, driving the professional growth of their collaborators and the improvement of their working conditions.
Staff take part in training initiatives guaranteeing their commitment, professionalism and spirit of participation.
Lastly, employees are required to comply with all the provisions laid down in their relative collective bargaining agreement, as well as all trade union provisions concerning conduct, promptly informing their line managers if anything occurs that could interfere with the correct management of work activities.
Relations between top-level management and employees
The Company's top-level management shall exercise its powers over the employees equitably, ensuring respect for all persons and for personal dignity.
In any case, Fridea managers shall not abuse their position when recruiting employees (which shall be done exclusively on a meritocratic basis and/or in compliance with the laws in force), or during the employment relationship.
The Company's top-level managers shall issue provisions that always and exclusively comply with the law and with the principles of this Code; they shall abstain from any harassment and/or intimidation aimed at forcing company employees to breach the aforesaid principles.
For their part, employees are required to comply with the instructions issued by the top-level managers of Fridea and to execute them diligently, provided that these orders are not clearly illegal or in breach of the principles laid down in this Code; they shall also report any situations which may be illegal or breach the principles of this Code.
Relations between the top-level management, employees and Supervisory Committee
Both the Company's top-level managers and employees shall comply with all directives and notices issued by the Supervisory Committee (refer to the Compliance Model - General Section for their functions and responsibilities), strictly following their instructions.
The Recipients shall also report to the Supervisory Committee any situation, conduct, event or circumstance that constitutes a breach (or presumed breach) with regard to the offences under Italian Legislative Decree no. 231/2001.
In compliance with the provisions of the Compliance Model implemented by the Company, dealings with public institutions, and with relatives and the like shall take place in a way that cannot be interpreted as having the purpose of procuring undue advantage for the Company.
To this end, the Supervisory Committee must be immediately informed of any requests or offers of money or favours of any kind whatsoever if these actions may be construed as exceeding normal business practice or common courtesy, or if they are intended to obtain favourable treatment in conducting any corporate business, unduly made to or by parties that operate on behalf of the Company in its dealings with the Public Administration so it can take appropriate action.
All employees are therefore required to:
read and sign the Code;
adopt actions and conduct in compliance with the Code;
promptly report in good faith any breaches of the Code to their line manager or to the Code compliance officer;
approach the administration department for clarification on interpreting the Code;
where necessary, cooperate with the auditing activities relating to the Code;
drop any anonymous reports of breaches of this Code in the special box for anonymous reports.
5. Workplace health and safety and privacy
The Company recognises workplace health and safety as a fundamental right of its workers.
Employees and associates are essential to the Company's success, so it protects and promotes the value of human resources in order to improve and develop the experience and skillset of all associates, and it guarantees working conditions that respect personal dignity.
The Company adopts workplace health and safety policies in compliance with the provisions of applicable law. These policies are based on preventive, personal and collective measures to minimise the potential risks in the workplace.
The Company also promotes the culture of accident prevention through training and information courses.
In compliance with the applicable laws, the Company undertakes to hold confidential any information about the private life and opinions of each of its workers and more generally, of anyone who has dealings with the Company itself.
In particular, the dignity of workers must be assured also by respecting their privacy, in correspondence and in the interpersonal relations of staff with each other. This can be done by prohibiting interference in conferences or conversations and by prohibiting meddling or forms of control that may infringe their personal privacy.
6. Relations with the community and with the environment
The Company is aware of the impact of its activities on the local territory, on economic and social development and on the general well-being of the community, and focuses on the importance of being accepted by the communities where it operates.
For this reason, it intends to operate in full respect of the local and national communities and helps disseminate and raise awareness of sustainable development, minimising the impact of its business activities and properties on the environment, in consideration of the needs of future generations.
APPENDIX
The Company acknowledges that with the enactment of the “Bribery Act” on 1 July 2011, the United Kingdom reviewed and updated the existing bribery law, in particular governing the following cases: (i) offering, promising or giving of a bribe (active bribery) in the public and the private sector,(ii) requesting, agreeing to receive or accepting a bribe (passive bribery) in the public and the private sector, (iii) bribery of a foreign official, and (iv) failure of commercial organisations to prevent bribery.
Like the provisions of Italian Legislative Decree 231/2001, under the Bribery Act, the commercial organisation is liable only if the party that commits the offence was already associated with it before the bribery. Furthermore, the Act applies not only to companies incorporated or formed in the United Kingdom and operating there but also to British companies operating outside the United Kingdom, and non-British companies that carry on a business or part of a business in the United Kingdom, wherever in the world the company may be incorporated or formed and whether or not the acts or omissions that constitute an offence take part in the UK or elsewhere.
The Company acknowledges that this provision may impact the Italian companies that have business dealings in the United Kingdom, both directly and through agents and/or consultants, and through subsidiaries or even if they just carry on sales activities or provide services in the United Kingdom.
In particular, the difference between the Bribery Act and the provisions of Italian Legislative Decree 231/2001 lies in the inclusion of the offence of bribery between private parties, a case which is to date not within the bounds of predicate offences under Italian Legislative Decree 231/2001.
Therefore, the Italian companies potentially affected by the foregoing Bribery Act must adopt preventive measures that aim at avoiding the risk of committing the aforementioned offence of private bribery by enhancing the Supervisory Committee's monitoring activities and implementing specific procedures.
That said, although at the moment the Company does not believe that the foregoing provisions apply to its business activities, it intends to provide in this appendix the principles of conduct that it expects its directors, employees and associates to comply with. Most of these principles have already been listed in the principles within this Code of Ethics and in the Compliance Model under Italian Legislative Decree 231/2001 and are set forth as follows:
risk assessment: be aware of and monitor the risk of bribery in its benchmark sector and market;
top-level commitment foster a culture in which bribery is never acceptable, irrespective of the company's size;
due diligence activities: know its business partners and enter into mutual agreements to fight bribery, conducting their business dealings transparently and ethically;
clear, accessible policies and procedures: apply company procedures across the board through effective controls thereof, supervising the areas with a bribery risk, particularly with regard to political donations and contributions, gifts, promotional expenses, denying any requests to facilitate payments and taking action in the event of suspected cases of bribery;
effective implementation: actual integration of the in-house control systems, of the staff recruiting and remuneration policies, of external and internal communications and of staff training;
monitoring and review: internal and external audits and verification to evaluate the effectiveness of the bribery prevention procedures and internal policies and decide how often to review these.
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GRUPPO MFL
Procedura Whistleblowing
Gestione delle Segnalazioni
1. PREMESSA
La Legge n. 179/2017 recante “Diposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato” e da ultimo il D.lgs. n. 24/2023 recante “Attuazione della Direttiva (UE) n. 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”, sono progressivamente intervenuti sul tema della tutela dei lavoratori, pubblici e privati (detti anche “whistleblower”), che segnalino o denuncino, a tutela dell’integrità dell’ente di appartenenza, reati o altre condotte illecite di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito del proprio rapporto di lavoro (il “Decreto Whistleblowing”).
Per “whistleblowing” si intende la segnalazione di qualsiasi notizia riguardante condotte (anche omissive) e fatti che – anche solo potenzialmente – non siano conformi alla legge, ai principi enunciati nel Codice Etico delle società Semplice S.p.A., Mario Frigerio S.p.A., Fridea S.r.l., nonché alla Stabile organizzazione spagnola Mario Frigerio S.p.a. Sucursal en España. (“Gruppo MFL”), al Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo adottato dalla Società ai sensi del D. Lgs. 231/2001 (il “Modello Organizzativo”), alle procedure interne o a qualunque altra disciplina esterna applicabile al Gruppo MFL.
Principio consolidato è in ogni caso la garanzia di riservatezza del contenuto della segnalazione nonché della tutela dell’identità del segnalante. Nessuna sanzione potrà essere applicata in capo al segnalante per aver inviato la segnalazione, salvo che quest’ultima sia presentata al solo scopo di arrecare danno al soggetto segnalato e nella consapevolezza di aver agito con dolo o mala fede.
In conformità all’art. 4 del Decreto Whistleblowing, la Società ha istituito appositi canali dedicati alla effettuazione delle segnalazioni, idonei a garantire l’efficacia della segnalazione stessa e contemporaneamente a tutelare l’identità del segnalante (cfr. Paragrafo 6 che segue).
2. OBIETTIVO E SCOPO
La presente procedura ha lo scopo di disciplinare la gestione delle segnalazioni, di regolamentare i canali di segnalazione attivati dal Gruppo MFL, il relativo funzionamento e definire l’oggetto delle segnalazioni rilevanti ai sensi del Decreto Whistleblowing.
3. AMBITO DI APPLICAZIONE
La presente procedura si applica a tutte le società del Gruppo MFL aventi sede in Italia nonché alla stabile organizzazione spagnola Mario Frigerio S.p.a. Sucursal en España ed al loro personale, nonché a tutti i soggetti che con esse entrano in contatto (es.: fornitori, subappaltatori, consulenti).
4. ADOZIONE E DIFFUSIONE
La presente procedura ha decorrenza dalla data della sua approvazione sopra riportata.
Al fine di rendere nota la presente procedura ai dipendenti delle società del Gruppo MFL ed ai terzi, la stessa verrà pubblicata sul sito del Gruppo MFL (https://www.mflgroup.com), nonché affissa alle bacheche informative di ciascuna delle società italiane appartenenti al Gruppo MFL ed alla stabile organizzazione spagnola sopra menzionata.
5. SOGGETTI SEGNALANTI: “CHI” DEVE/PUÒ SEGNALARE
Possono effettuare una segnalazione tutti coloro che operano nel “contesto lavorativo” del Gruppo MFL in qualità di:
lavoratori subordinati di una delle società appartenenti al Gruppo MFL;
lavoratori autonomi che svolgono la propria attività lavorativa presso una delle società del Gruppo MFL;
coloro che hanno un rapporto di collaborazione professionale con la società (es. fornitori), liberi professionisti (es. avvocati, commercialisti, notai, etc.) e i consulenti che prestano la propria attività presso una delle società del Gruppo MFL;
volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti che svolgono la propria attività presso una delle società del Gruppo MFL;
azionisti e persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto, presso una delle società del Gruppo MFL.
Inoltre, possono effettuare segnalazioni utilizzando i canali sopra descritti anche i soggetti che, sulla base di accordi contrattuali, entrano in rapporti di lavoro con il Gruppo MFL. Tra questi, a titolo di esempio: tutto il personale delle società appaltatrici o subappaltatrici che svolgono attività per conto del Gruppo MFL, fornitori, partner commerciali o agenti.
6. OGGETTO DELLE SEGNALAZIONI: “COSA” SEGNALARE
Il contenuto della segnalazione dovrà avere ad oggetto i) la commissione o la tentata commissione di uno dei reati previsti e/o richiamati dal Decreto Legislativo 231/2001, ovvero ii) la violazione del Modello Organizzativo e/o del Codice Etico adottato dalla Società, ovvero ancora iii) più in generale il verificarsi di condotte illecite, di cui si sia venuti a conoscenza in ragione del contesto lavorativo.
Le segnalazioni devono contenere i seguenti elementi minimi:
i dati identificativi del soggetto segnalante, salvo che la segnalazione non venga effettuata in forma anonima;
l’oggetto della segnalazione (il fatto accaduto o la violazione ritenuta);
il soggetto segnalato;
la società del Gruppo MFL interessata dalla segnalazione;
i riferimenti temporali del fatto oggetto di segnalazione.
Il segnalante deve, poi, arricchire la segnalazione quanto più possibile con ulteriori elementi che possano facilitare le attività di verifica da parte del Gestore (come di seguito definito) (ad es.: documenti da allegare, foto, audio messaggi, riferimenti a persone coinvolte, indicazioni temporali di dettaglio, ecc.).
In ogni caso, il Gruppo MFL incentiva ad effettuare le segnalazioni in modalità “non anonima”, in ragione delle tutele assicurate al segnalante dalla normativa vigente e dal gruppo MFL.
Non verranno prese in considerazione ai fini dello svolgimento dell’istruttoria:
le segnalazioni inerenti a fatti che non siano riferibili né al personale, né all’ambito di intervento della Società;
le segnalazioni aventi esclusivamente ad oggetto doglianze o lamentele di carattere personale;
le segnalazioni fondate su meri sospetti o voci.
7. PRINCIPI GENERALI
La presente procedura è fondata sui seguenti principi generali:
protezione del segnalante: il Gruppo MFL garantisce i segnalanti contro qualsiasi azione ritorsiva come conseguenza della segnalazione, quali, a titolo esemplificativo: licenziamento, sospensione, retrocessione, demansionamento, trasferimento ingiustificato, mobbing, molestie sul luogo di lavoro;
tutela della riservatezza: tutte le informazioni ricevute nell’ambito della segnalazione saranno trattate dal Gestore in via riservata e facendo in modo che l’accesso alle segnalazioni sia limitato ai soli soggetti autorizzati. In particolare, i fatti oggetto della segnalazione, ivi inclusi i nominativi dei soggetti che sono coinvolti (così come qualunque elemento in grado di rilevare o ricavarne l’identità) non saranno diffusi dal Gestore, il quale potrà condividere le informazioni ricevute solamente nella misura in cui ciò sia assolutamente necessario per il compimento di indagini e accertamenti sui fatti stessi. In particolare, è fatto assoluto divieto di comunicare il nome del segnalante, con le limitate eccezioni di seguito individuate:
qualora il segnalante rilasci il proprio consenso espresso alla rivelazione della sua identità;
qualora la richiesta promani dall’autorità giudiziaria;
qualora in correlazione alla segnalazione, sia accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale per i reati di diffamazione, calunnia ovvero la responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave. In tali ipotesi al verrà irrogata una sanzione disciplinare.
La violazione dell’obbligo di riservatezza, consentita solo per le deroghe sopra elencate, è fonte di responsabilità disciplinare, impregiudicate le eventuali ulteriori possibili conseguenze derivanti dall’applicazione delle norme di legge.
Ai sensi del Decreto Whistleblowing, al fine di favorire l’effettuazione delle segnalazioni, rientrano tra i soggetti meritevoli di tutela:
il facilitatore, ossia una persona fisica che assiste una persona segnalante nel processo di segnalazione, operante all'interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata;
le persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante e che sono legate ad esso da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
i colleghi di lavoro del segnalante e che lavorano nel medesimo Contesto lavorativo dello stesso e che hanno con detto soggetto un rapporto abituale e corrente;
gli enti di proprietà del segnalante o per i quali le stesse persone lavorano, nonché gli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo.
8. IL DESTINATARIO DELLE SEGNALAZIONI: A “CHI” SEGNALARE
Tutte le segnalazioni sono indirizzate, ricevute ed esaminate dall’Ufficio Legale di Mario Frigerio S.p.A. (il “Gestore”).
9. CANALI INTERNI PER LE SEGNALAZIONI
Al fine di agevolare il whistleblower nella trasmissione di eventuali segnalazioni, il Gruppo MFL garantisce la scelta fra le seguenti modalità di segnalazione interna:
in forma scritta, tramite l’utilizzo di:
portale informatico accessibile da parte di tutti i segnalanti al link: http://wbportal.cloud/semplicespa/ il quale garantisce la sicurezza e la protezione dei dati dell’identità del segnalante, la riservatezza del segnalato, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione. Il portale è gestito quindi da un applicativo ad hoc che garantisce i requisiti di riservatezza grazie ad un sistema di sicurezza caratterizzato dall’uso di sistemi di criptografia e che altresì consente che vengano effettuate segnalazioni anche in forma anonima. In particolare, al termine dell’inserimento della segnalazione, il segnalante dovrà annotare il codice identificativo Key Code (codice numerico che identifica in modo univoco la segnalazione), automaticamente prodotto dal portale informatico, che gli consentirà di seguire nel tempo lo stato di lavorazione della segnalazione, garantendo riservatezza e anonimato. Tale Key Code non sarà disponibile ad alcun altro soggetto. Qualora il segnalante non proceda alla registrazione del Key Code al termine della segnalazione, non sarà in alcun modo abilitato all’accesso alla segnalazione per le fasi di revisione e di comunicazione con il Gestore.
canali e tecniche tradizionali in formato cartaceo mediante l’utilizzo di doppia busta, da inviarsi all’indirizzo Mario Frigerio S.p.a., Viale Lombardia snc, 23847, Molteno (LC). Nello specifico, la prima busta deve contenere i dati identificativi del segnalante (unitamente alla copia del documento di riconoscimento) mentre la seconda deve contenere i dettagli della segnalazione. Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa indicante la dicitura “Segnalazione Whistleblowing – all’attenzione dell’Ufficio Legale di Mario Frigerio S.p.A.”.
Le segnalazioni che perverranno in conformità con la modalità sopra descritta dovranno essere tempestivamente inviate al Gestore.
La segnalazione sarà poi oggetto di protocollazione riservata, anche mediante autonomo registro, da parte del Gestore.
in forma orale, contattando il numero telefonico 0314436056 e scegliendo alternativamente tra le seguenti opzioni: (i) conferire direttamente con il Gestore; (ii) chiedere di svolgere un incontro diretto con il Gestore al fine di comunicargli direttamente l’oggetto della segnalazione.
In caso di segnalazione verbale, il Gestore trascriverà integralmente quanto riferito dal segnalante e sottoporrà il rapporto al segnalante per apportare eventuali modifiche e firmarlo per accettazione.
10. GESTIONE DELLA SEGNALAZIONE
Ricevuta la segnalazione, il Gestore:
assicura l'invio di un avviso di ricevimento della segnalazione al segnalante entro sette giorni dalla data di ricevimento;
assicura un diligente seguito, mantenendo, ove possibile, l’interlocuzione con il segnalante e richiedendo integrazioni, ove necessario;
fornisce riscontro sugli esiti della segnalazione, entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in assenza di tale avviso di ricevimento della segnalazione, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione;
se la segnalazione appare prima facie manifestamente infondata o generica, tale da non consentire la comprensione dei fatti, o corredata da documentazione inadeguata o inconcludente, la segnalazione viene archiviata prestando informativa al segnalante;
se la segnalazione appare rispettare i requisiti previsti dal Decreto Whistleblowing, avvia l'indagine sui fatti o i comportamenti segnalati per valutarne la sussistenza.
Nel caso in cui la segnalazione non sia adeguatamente circostanziata ma comunque meritevole di attenzione, il Gestore può richiedere ulteriori elementi al segnalante mediante il medesimo canale di segnalazione utilizzato dallo stesso.
Inoltre, per lo svolgimento di eventuali ulteriori indagini che si rendessero necessarie o opportune, il Gestore potrà avvalersi del supporto delle strutture aziendali più idonee ovvero di auditor, consulenti e soggetti esterni al Gruppo MFL, fermo il rispetto delle protezioni garantite al segnalante.
Le risultanze delle verifiche condotte dal Gestore verranno condivise con le competenti funzioni aziendali, che possono tradursi (a seconda del caso) in:
implementazione di misure volte a superare le criticità dei processi rilevate a seguito della segnalazione;
adozione di sanzioni disciplinari nei confronti del segnalato nel caso in cui la segnalazione risulti fondata;
adozione di sanzioni disciplinari nei confronti del segnalante nel caso in cui emerga che la segnalazione sia stata fatta con dolo o in malafede.
11. CANALE ESTERNO PER LE SEGNALAZIONI
Il segnalante, conformemente a quanto previsto agli artt. 6 e 7 del Decreto Whistleblowing, può effettuare una segnalazione mediante un “canale di segnalazione esterna”, istituito e gestito dall’Autorità Nazionale Anticorruzione – “ANAC” – (per i cui dettagli si rinvia alla pagina del sito istituzionale dedicata https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing) qualora ricorrano le seguenti condizioni:
nel contesto lavorativo del segnalante, non sia stato attivato, ancorché obbligatorio, il canale di segnalazione interno, ovvero questo anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dall'articolo 4 del Decreto Whistleblowing;
il segnalante ha effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito (il riferimento è ai casi in cui il canale interno sia stato attivato dall’ente ed utilizzato dal segnalante, ma il soggetto al quale è affidata la gestione del canale non abbia intrapreso, nei termini previsti dal Decreto Whistleblowing, alcuna attività circa l’ammissibilità della segnalazione, la verifica della sussistenza dei fatti segnalati o la comunicazione dell’esito dell’istruttoria svolta);
il segnalante ha fondati motivi di ritenere – ragionevolmente, sulla base di circostanze concrete allegate e informazioni effettivamente acquisibili e, quindi, non su semplici supposizioni – che, se effettuasse una segnalazione interna:
alla stessa non sarebbe dato efficace seguito (ad esempio, a causa di un accordo tra chi riceve la segnalazione e la persona coinvolta nella violazione; a seguito dell’occultamento o distruzione di prove di condotte illecite di cui il segnalante sia a conoscenza, ecc.);
la segnalazione possa determinare il rischio di ritorsioni (ad esempio anche come conseguenza della violazione dell’obbligo di riservatezza dell’identità del segnalante); ovvero
il segnalante ha fondati motivi di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse. Si pensi, ad esempio, al caso in cui la violazione richieda un intervento urgente, per salvaguardare la salute e la sicurezza delle persone o per proteggere l’ambiente.
Le segnalazioni esterne possono essere effettuate in forma scritta, tramite la piattaforma informatica, oppure in forma orale attraverso linee telefoniche ovvero mediante un incontro diretto con un esponente dell’ANAC.
L’ANAC, entro il termine di 7 (sette) giorni dalla data di ricezione della segnalazione, in conformità a quanto previsto dall’art. 8 del Decreto Whistleblowing, rilascia al segnalante un avviso di ricevimento, salvo il caso in cui l’ANAC ritenga che l’avviso pregiudicherebbe la protezione della riservatezza dell’identità del segnalante. In ogni caso, l’ANAC, entro 3 (tre) mesi, o se ricorrono giustificate e motivate ragioni entro 6 (sei) mesi dalla data di avviso di ricevimento della segnalazione, deve fornire riscontro al whistleblower in merito alla segnalazione.
12. DIVULGAZIONI PUBBLICHE
Il Decreto Whistleblowing ha introdotto un’ulteriore modalità di segnalazione, consistente nella divulgazione pubblica (tramite la stampa, social network, mezzi elettronici o comunque attraverso mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone), al fine di rendere di pubblico dominio le informazioni sulle violazioni di cui il segnalante sia a conoscenza.
Il segnalante potrà beneficiare delle misure di protezione e tutele previste per legge solo se, al momento della divulgazione pubblica della segnalazione, ricorre una delle seguenti condizioni:
il segnalante ha previamente utilizzato il canale interno o esterno, ma non vi sia stato riscontro o non vi sia stato dato seguito nei termini previsti dal decreto Whistleblowing;
il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente e palese per il pubblico interesse;
il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni, o che possa non avere efficace seguito in ragione di specifiche circostanze del caso concreto.
Nella divulgazione pubblica, ove il soggetto riveli la propria identità, non viene in rilievo e, quindi, non è garantita la tutela della riservatezza, ferme restando tutte le altre forme di protezione previste dal Decreto Whistleblowing per il segnalante. Laddove, invece, divulghi violazioni utilizzando, ad esempio, uno pseudonimo o un nickname, che comunque non ne consente l’identificazione, non potranno essere garantite le tutele previste dal Decreto Whistleblowing, salvo che lo stesso non disveli successivamente la propria identità.
13. OBBLIGHI DI RISERVATEZZA
Il Gestore (e i componenti del relativo ufficio) sono soggetti ad uno specifico obbligo di riservatezza in merito alle segnalazioni che ad essi pervengano per i canali sopra descritti.
Inoltre, è fatto divieto assoluto a chiunque venga a conoscenza del contenuto di una segnalazione, anche solo accidentalmente, di divulgarne il contenuto a qualsiasi persona, inclusi soggetti esterni alle società del Gruppo MFL (es.: parenti, familiari o amici).
14. TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Il trattamento dei dati personali raccolti nell’ambito del procedimento di segnalazione viene svolto nel pieno rispetto della normativa privacy, tenuto conto dell’equo bilanciamento tra i diritti del segnalato ed il diritto alla riservatezza dell’identità del segnalante mettendo in atto le misure tecniche e organizzative previste nella presente procedura adeguate a garantire la sicurezza dei dati personali in conformità alla normativa vigente. Ai sensi del Decreto Whistleblowing, l’esercizio dei diritti da parte del segnalante o del segnalato (soggetti “interessati” ai sensi della normativa privacy), in relazione ai propri dati personali trattati, può essere limitato per garantire la tutela dei diritti e delle libertà altrui, con la precisazione che in nessuna circostanza può essere permesso al segnalato di avvalersi dei propri diritti per ottenere Informazioni sull’identità del segnalante.
15. CONSERVAZIONE DELLE SEGNALAZIONI E DELLA DOCUMENTAZIONE CORRELATA
Le segnalazioni e la relativa documentazione devono essere conservate per il tempo necessario al trattamento delle stesse e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della procedura o per il diverso termine di conservazione previsto dalla legge. La decorrenza dei termini di conservazione discende dall’esito finale della segnalazione (i.e. archiviazione diretta, risultanze dell’istruttoria finale; trasmissione alle Autorità competenti, etc.); sarà pertanto il Gestore ad autorizzare la cancellazione e/o la distruzione dell’eventuale documentazione cartacea ed informatica conservata.
POLITICA AZIENDALE DI MARIO FRIGERIO S.p.A.
Questa Politica è il documento con il quale la Direzione Generale di Mario Frigeriointende condividere con tutti i propri dipendenti e collaboratori, con i propri soci e con tutte le parti interessate interne ed esterne le linee aziendali tracciate per perseguire i propri obiettivi di qualità, ambiente e di salute e sicurezza.
La Direzione di Mario Frigerioè convinta che il miglioramento da attuare non possa prescindere dal rispetto della conformità alla legislazione vigente, delle norme adottate dall’azienda, da un razionale impiego delle risorse naturali.
Per questi motivi la Mario Frigeriosi impegna nella protezione dell’ambiente in cui opera, mettendo in atto misure di prevenzione dell’inquinamento e impegnandosi in particolare a dare un contributo per la riduzione della CO2 emessa nell’ambiente.
La Direzione di Mario Frigerioritiene inoltre che il miglioramento continuo della propria azienda non possa prescindere dall’attenzione agli aspetti di salute e sicurezza verso i propri dipendenti e collaboratori che costituiscono parte fondamentale del capitale aziendale.
Tale concetto si realizza tramite condizioni di lavoro sicure e salubri, l’eliminazione dei pericoli e la riduzione dei rischi, la consultazione e partecipazione dei lavoratori e dei loro rappresentanti.
La Mario Frigerioha scelto di adottare e soddisfare i principi indicati dalle norme
UNI EN ISO 9001, UNI EN ISO 14001, UNI ISO 45001
per attuare le proprie politiche, ponendosi come obiettivo costante la prevenzione e riduzione degli infortuni e delle malattie professionali e la salvaguardia dell’ambiente.
La Mario Frigerio ricerca costantemente la piena soddisfazione dei clienti mediante l’offerta di un’ampia gamma di prodotti, flessibilità e alto livello di progettazione, conformità alle specifiche dichiarate, celerità nelle offerte e nei rapporti commerciali, rispetto dei tempi di consegna e servizio accurato di post-vendita.
L’obiettivo primario della Mario Frigerio è quello di essere riconosciuta come azienda di progettazione e produzione di impianti e macchinari per la trafilatura e cordatura, tecnologicamente avanzati ed innovativi, affidabili, sicuri e di ottima qualità.
LaMario Frigerio si propone inoltre di consolidare e migliorare la propria posizione sul mercato mondiale, strutturando adeguatamente a pari passo la crescita e lo sviluppo dell'azienda, senza perdere di vista i fattori critici di successo fino ad ora riconosciuti dalla propria clientela.
Per ottimizzare i costi e migliorare la qualità la Mario Frigerio è continuamente impegnata sia nella ricerca delle cause di non conformità e di inefficienza che nello sviluppo di attività di miglioramento continuo delle proprie prestazioni.
Gli obiettivi descritti possono essere raggiunti soltanto mediante un costante controllo dei processi interni e il coinvolgimento di tutte le risorse e della struttura aziendale; mediante un miglioramento della consapevolezza in tutta la linea gerarchica che deve crescere insieme all’azienda, attraverso la definizione di prassi di lavoro e istruzioni operative che preservino tanto aspetti di qualità che di sicurezza che di gestione dell’ambiente.
La Politica Mario Frigerio è un documento che si evolve con l’azienda, sarà periodicamente ridiscussa ed aggiornata così da essere quadro di riferimento per il miglioramento continuo e per gli obiettivi di tutti i processi aziendali, della gestione della salute e sicurezza e dell’ambiente che ci circonda.
Molteno, 18 Giugno 2019
Il Datore di Lavoro
Emilia Tentori
POLITICA AZIENDALE DI FRIDEA S.r.l.
Questa Politica è il documento con il quale la Direzione Generale di FRIDEA intende condividere con tutti i propri dipendenti e collaboratori, con i propri soci e con tutte le parti interessate interne ed esterne le linee aziendali tracciate per perseguire i propri obiettivi di qualità, ambiente e di salute e sicurezza.
La Direzione di FRIDEA è convinta che il miglioramento da attuare non possa prescindere dal rispetto della conformità alla legislazione vigente, delle norme adottate dall’azienda, da un razionale impiego delle risorse naturali.
Per questi motivi la FRIDEA si impegna nella protezione dell’ambiente in cui opera, mettendo in atto misure di prevenzione dell’inquinamento e impegnandosi in particolare a dare un contributo per la riduzione della CO2 emessa nell’ambiente.
La Direzione di FRIDEA ritiene inoltre che il miglioramento continuo della propria azienda non possa prescindere dall’attenzione agli aspetti di salute e sicurezza verso i propri dipendenti e collaboratori che costituiscono parte fondamentale del capitale aziendale.
Tale concetto si realizza tramite condizioni di lavoro sicure e salubri, l’eliminazione dei pericoli e la riduzione dei rischi, la consultazione e partecipazione dei lavoratori e dei loro rappresentanti.
La FRIDEA ha scelto di adottare e soddisfare i principi indicati dalle norme
UNI EN ISO 9001, UNI EN ISO 14001, UNI ISO 45001
per attuare le proprie politiche, ponendosi come obiettivo costante la prevenzione e riduzione degli infortuni e delle malattie professionali e la salvaguardia dell’ambiente.
La FRIDEA ricerca costantemente la piena soddisfazione dei clienti mediante l’offerta di un’ampia gamma di prodotti, flessibilità e alto livello di progettazione, conformità alle specifiche dichiarate, celerità nelle offerte e nei rapporti commerciali, rispetto dei tempi di consegna e servizio accurato di post-vendita.
L’obiettivo primario della FRIDEA è quello di essere riconosciuta come azienda di progettazione e produzione di impianti e macchinari per l’estrusione di materie plastiche volte all’isolamento di cavi bassa tensione, guaina di cavi bassa ed alta tensione e viplatura di funi metalliche e macchinari per la trafilatura dei fili non ferrosi, tecnologicamente avanzati ed innovativi, affidabili, sicuri e di ottima qualità.
La FRIDEA si propone inoltre di consolidare e migliorare la propria posizione sul mercato mondiale, strutturando adeguatamente a pari passo la crescita e lo sviluppo dell'azienda, senza perdere di vista i fattori critici di successo fino ad ora riconosciuti dalla propria clientela.
Per ottimizzare i costi e migliorare la qualità la FRIDEA è continuamente impegnata sia nella ricerca delle cause di non conformità e di inefficienza che nello sviluppo di attività di miglioramento continuo delle proprie prestazioni.
Gli obiettivi descritti possono essere raggiunti soltanto mediante un costante controllo dei processi interni e il coinvolgimento di tutte le risorse e della struttura aziendale; mediante un miglioramento della consapevolezza in tutta la linea gerarchica che deve crescere insieme all’azienda, attraverso la definizione di prassi di lavoro e istruzioni operative che preservino tanto aspetti di qualità che di sicurezza che di gestione dell’ambiente.
La Politica FRIDEA è un documento che si evolve con l’azienda, sarà periodicamente ridiscussa ed aggiornata così da essere quadro di riferimento per il miglioramento continuo e per gli obiettivi di tutti i processi aziendali, della gestione della salute e sicurezza e dell’ambiente che ci circonda.
Spinetoli, 02 Marzo 2022
Il Datore di Lavoro
Dott. Mario Frigerio
MARIO FRIGERIO’S COMPANY POLICY
This Policy is the document with which Mario Frigerio’s General Management intends to share with all its employees and partners, with its associates and all the internal and external parties involved, the business guidelines drawn up to pursue its objectives regarding quality, environment, health and safety.
MarioFrigerio’s Management firmly believes that the improvement to be implemented cannot disregard compliance with the current legislation, with the rules adopted by the company, with a rational use of natural resources.
For these reasons, Mario Frigeriois committed to protect the environment in which it operates, by implementing pollution prevention measures and, in particular, by contributing towards the reduction of CO2 emitted into the environment.
MarioFrigerio’s Management also believes that the continuous improvement of its company cannot disregard aspects concerning the health and safety of its employees and partners, which are an essential part of the company's capital. In order to achieve this concept it is necessary to ensure safe and wholesome working conditions, implement measures to eliminate and reduce hazards and guarantee the participation and consultation of employees and their representatives.
Mario Frigeriohas chosen to adopt and meet the principles set out in the
UNI EN ISO 9001, UNI EN ISO 14001, UNI ISO 45001
The prevention and reduction of accidents and occupational diseases, in addition to the preservation of the environment, are Mario Frigerio’s constant goal for the purpose of implementing its policies.
Mario Frigerio constantly seeks full customer satisfaction by offering a wide range of products, flexibility and a high-level design, by ensuring compliance with the stated specifications, by submitting prompt offers and feedbacks, by ensuring timely delivery, and by accurate after-sales service.
Mario Frigerio’s primary goalis to be recognised as a company specialized in the design and manufacture of plants and machinery for wire, rope and cable production, which are technologically advanced and innovative, reliable, safe and of the highest quality.
Mario Frigerio also aims to consolidate and improve its position on the global market by properly structuring the growth and development of the company, without losing sight of the critical success factors currently recognised by its customers.
In order to optimise costs and improve quality, Mario Frigeriois constantly committedin both the search for causes of non-compliance and inefficiency and in the development of activities for the continuous improvement of its performance.
The above-mentioned objectives are made possible only through ongoing monitoring of internal processes and through the involvement of all the resources and the corporate structure. Results can also be reached by raising awareness throughout the entire hierarchical line, which must grow with the company and through the definition of work practices and operating instructions, which will help to preserve aspects concerning quality, safety and environmental management.
Mario Frigerio’s Policy is a document that evolves with the company; it will be periodically discussed and updated in order to be a reference framework for the continuous improvement of all company’s processes and objectives and for the safety, health and environmental management system.
Molteno, June 18, 2019
Managing Director
Emilia Tentori
Quality Policy of Fridea S.r.l. (Spinetoli, 31st January 2018)
The Quality Policy is a document that sets out the quality objectives that a company intends to pursue, verify and analyse in order to guarantee the continuous improvement of its own business processes.
This document is not directed exclusively to the General Management, but is subject to consultation among internal and external parties involved --from its business partners to its employees and from its customers to its suppliers-- in order to achieve its prompt and adequate dissemination within the corporate system.
In this regard, the document shall be displayed in specific areas of the company so that it can be readily accessible and consulted.
With this document, the General Management intends to set out the business guidelines necessary to achieve its objectives regarding quality.
FRIDEA S.r.l. constantly seeks full customer satisfaction by offering a wide range of products, flexibility and a high-level design, by ensuring compliance with the stated specifications, by submitting prompt offers and feedbacks, by ensuring timely delivery, and by accurate after-sales service.
The primary goal of FRIDEA S.r.l. is to be recognised as an engineering design and manufacturing company of technologically advanced and innovative devices, such as extrusion lines for plastic materials designed for the insulation of low voltage cables, low voltage and high voltage cables sheathing and wire ropes sheathing lines. The wide range of products is completed by wire-drawing machines for non-ferrous wires. The brand has a solid reputation for producing reliable, safe and high-quality machines.
FRIDEA S.r.l. also aims to consolidate and improve its position on the global market by properly structuring the growth and development of the company, without losing sight of the critical success factors currently recognised by its customers.
The above-mentioned improvement is made possible only through ongoing monitoring of the internal processes and the corporate structure. In order to optimise costs and improve quality, FRIDEA S.r.l. is constantly committed in both the search for causes of non-compliance and inefficiency and in the development of activities for the continuous improvement of its performance.
All this requires complete involvement by the employees who are urged to contribute towards the achievement of the defined goals. These contributions are essential towards the growth of the company. Likewise, all suppliers are asked to become partners in this development and improvement project.
The General Management is committed to making available all the resources necessary to promote the contribution of every single member of the company in order to achieve the global quality of the facilities. Moreover, the Management is committed to sharing and recognizing every effort towards the improvement of the quality of processes.
The Quality Policy will not remain a static document, but will be regularly discussed and updated in order to achieve continuous improvement by enhancing over time its own quality strategy.
The Quality Policy will be pursued through the identification of consistent and specific quality objectives, regularly updated during the quality management system reviews executed by the General Management.
The General Management
Eng. Lucia Frigerio
Segnalazione di illeciti
In attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937, è stato emanato il d.lgs. n. 24 del 10 marzo 2023 riguardante “la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”. L’azienda ha attivato i canali di segnalazione in conformità con il d.lgs. n. 24 /2023. Il portale delle segnalazioni è accessibile al seguente link: http://wbportal.cloud/mariofrigeriospa/. Su questo portale sono reperibili tutte le informazioni e le modalità operative per l’attivazione dei canali di segnalazione.
Reporting of violations in implementation of Directive (EU) 2019/1937, Legislative Decree no. 24 of March 10, 2023 has been issued concerning "the protection of individuals reporting breaches of Union law and provisions on the protection of individuals reporting violations of national legislative provisions." The company has activated reporting channels in accordance with Legislative Decree no. 24/2023. The reporting portal is accessible at the following link: http://wbportal.cloud/mariofrigeriospa/. On this portal, you can find all the information and operational procedures for activating reporting channels.
Segnalazione di illeciti
In attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937, è stato emanato il d.lgs. n. 24 del 10 marzo 2023 riguardante “la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”. L’azienda ha attivato i canali di segnalazione in conformità con il d.lgs. n. 24 /2023. Il portale delle segnalazioni è accessibile al seguente link: http://wbportal.cloud/frideasrl/. Su questo portale sono reperibili tutte le informazioni e le modalità operative per l’attivazione dei canali di segnalazione.
Reporting of violations in implementation of Directive (EU) 2019/1937, Legislative Decree no. 24 of March 10, 2023 has been issued concerning "the protection of individuals reporting breaches of Union law and provisions on the protection of individuals reporting violations of national legislative provisions." The company has activated reporting channels in accordance with Legislative Decree no. 24/2023. The reporting portal is accessible at the following link: http://wbportal.cloud/frideasrl/. On this portal, you can find all the information and operational procedures for activating reporting channels.
GRUPPO MFL
Procedura Whistleblowing
Gestione delle Segnalazioni
1. PREMESSA
La Legge n. 179/2017 recante “Diposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato” e da ultimo il D.lgs. n. 24/2023 recante “Attuazione della Direttiva (UE) n. 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”, sono progressivamente intervenuti sul tema della tutela dei lavoratori, pubblici e privati (detti anche “whistleblower”), che segnalino o denuncino, a tutela dell’integrità dell’ente di appartenenza, reati o altre condotte illecite di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito del proprio rapporto di lavoro (il “Decreto Whistleblowing”).
Per “whistleblowing” si intende la segnalazione di qualsiasi notizia riguardante condotte (anche omissive) e fatti che – anche solo potenzialmente – non siano conformi alla legge, ai principi enunciati nel Codice Etico delle società Semplice S.p.A., Mario Frigerio S.p.A., Fridea S.r.l., nonché alla Stabile organizzazione spagnola Mario Frigerio S.p.a. Sucursal en España. (“Gruppo MFL”), al Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo adottato dalla Società ai sensi del D. Lgs. 231/2001 (il “Modello Organizzativo”), alle procedure interne o a qualunque altra disciplina esterna applicabile al Gruppo MFL.
Principio consolidato è in ogni caso la garanzia di riservatezza del contenuto della segnalazione nonché della tutela dell’identità del segnalante. Nessuna sanzione potrà essere applicata in capo al segnalante per aver inviato la segnalazione, salvo che quest’ultima sia presentata al solo scopo di arrecare danno al soggetto segnalato e nella consapevolezza di aver agito con dolo o mala fede.
In conformità all’art. 4 del Decreto Whistleblowing, la Società ha istituito appositi canali dedicati alla effettuazione delle segnalazioni, idonei a garantire l’efficacia della segnalazione stessa e contemporaneamente a tutelare l’identità del segnalante (cfr. Paragrafo 6 che segue).
2. OBIETTIVO E SCOPO
La presente procedura ha lo scopo di disciplinare la gestione delle segnalazioni, di regolamentare i canali di segnalazione attivati dal Gruppo MFL, il relativo funzionamento e definire l’oggetto delle segnalazioni rilevanti ai sensi del Decreto Whistleblowing.
3. AMBITO DI APPLICAZIONE
La presente procedura si applica a tutte le società del Gruppo MFL aventi sede in Italia nonché alla stabile organizzazione spagnola Mario Frigerio S.p.a. Sucursal en España ed al loro personale, nonché a tutti i soggetti che con esse entrano in contatto (es.: fornitori, subappaltatori, consulenti).
4. ADOZIONE E DIFFUSIONE
La presente procedura ha decorrenza dalla data della sua approvazione sopra riportata.
Al fine di rendere nota la presente procedura ai dipendenti delle società del Gruppo MFL ed ai terzi, la stessa verrà pubblicata sul sito del Gruppo MFL (https://www.mflgroup.com), nonché affissa alle bacheche informative di ciascuna delle società italiane appartenenti al Gruppo MFL ed alla stabile organizzazione spagnola sopra menzionata.
5. SOGGETTI SEGNALANTI: “CHI” DEVE/PUÒ SEGNALARE
Possono effettuare una segnalazione tutti coloro che operano nel “contesto lavorativo” del Gruppo MFL in qualità di:
lavoratori subordinati di una delle società appartenenti al Gruppo MFL;
lavoratori autonomi che svolgono la propria attività lavorativa presso una delle società del Gruppo MFL;
coloro che hanno un rapporto di collaborazione professionale con la società (es. fornitori), liberi professionisti (es. avvocati, commercialisti, notai, etc.) e i consulenti che prestano la propria attività presso una delle società del Gruppo MFL;
volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti che svolgono la propria attività presso una delle società del Gruppo MFL;
azionisti e persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto, presso una delle società del Gruppo MFL.
Inoltre, possono effettuare segnalazioni utilizzando i canali sopra descritti anche i soggetti che, sulla base di accordi contrattuali, entrano in rapporti di lavoro con il Gruppo MFL. Tra questi, a titolo di esempio: tutto il personale delle società appaltatrici o subappaltatrici che svolgono attività per conto del Gruppo MFL, fornitori, partner commerciali o agenti.
6. OGGETTO DELLE SEGNALAZIONI: “COSA” SEGNALARE
Il contenuto della segnalazione dovrà avere ad oggetto i) la commissione o la tentata commissione di uno dei reati previsti e/o richiamati dal Decreto Legislativo 231/2001, ovvero ii) la violazione del Modello Organizzativo e/o del Codice Etico adottato dalla Società, ovvero ancora iii) più in generale il verificarsi di condotte illecite, di cui si sia venuti a conoscenza in ragione del contesto lavorativo.
Le segnalazioni devono contenere i seguenti elementi minimi:
i dati identificativi del soggetto segnalante, salvo che la segnalazione non venga effettuata in forma anonima;
l’oggetto della segnalazione (il fatto accaduto o la violazione ritenuta);
il soggetto segnalato;
la società del Gruppo MFL interessata dalla segnalazione;
i riferimenti temporali del fatto oggetto di segnalazione.
Il segnalante deve, poi, arricchire la segnalazione quanto più possibile con ulteriori elementi che possano facilitare le attività di verifica da parte del Gestore (come di seguito definito) (ad es.: documenti da allegare, foto, audio messaggi, riferimenti a persone coinvolte, indicazioni temporali di dettaglio, ecc.).
In ogni caso, il Gruppo MFL incentiva ad effettuare le segnalazioni in modalità “non anonima”, in ragione delle tutele assicurate al segnalante dalla normativa vigente e dal gruppo MFL.
Non verranno prese in considerazione ai fini dello svolgimento dell’istruttoria:
le segnalazioni inerenti a fatti che non siano riferibili né al personale, né all’ambito di intervento della Società;
le segnalazioni aventi esclusivamente ad oggetto doglianze o lamentele di carattere personale;
le segnalazioni fondate su meri sospetti o voci.
7. PRINCIPI GENERALI
La presente procedura è fondata sui seguenti principi generali:
protezione del segnalante: il Gruppo MFL garantisce i segnalanti contro qualsiasi azione ritorsiva come conseguenza della segnalazione, quali, a titolo esemplificativo: licenziamento, sospensione, retrocessione, demansionamento, trasferimento ingiustificato, mobbing, molestie sul luogo di lavoro;
tutela della riservatezza: tutte le informazioni ricevute nell’ambito della segnalazione saranno trattate dal Gestore in via riservata e facendo in modo che l’accesso alle segnalazioni sia limitato ai soli soggetti autorizzati. In particolare, i fatti oggetto della segnalazione, ivi inclusi i nominativi dei soggetti che sono coinvolti (così come qualunque elemento in grado di rilevare o ricavarne l’identità) non saranno diffusi dal Gestore, il quale potrà condividere le informazioni ricevute solamente nella misura in cui ciò sia assolutamente necessario per il compimento di indagini e accertamenti sui fatti stessi. In particolare, è fatto assoluto divieto di comunicare il nome del segnalante, con le limitate eccezioni di seguito individuate:
qualora il segnalante rilasci il proprio consenso espresso alla rivelazione della sua identità;
qualora la richiesta promani dall’autorità giudiziaria;
qualora in correlazione alla segnalazione, sia accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale per i reati di diffamazione, calunnia ovvero la responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave. In tali ipotesi al verrà irrogata una sanzione disciplinare.
La violazione dell’obbligo di riservatezza, consentita solo per le deroghe sopra elencate, è fonte di responsabilità disciplinare, impregiudicate le eventuali ulteriori possibili conseguenze derivanti dall’applicazione delle norme di legge.
Ai sensi del Decreto Whistleblowing, al fine di favorire l’effettuazione delle segnalazioni, rientrano tra i soggetti meritevoli di tutela:
il facilitatore, ossia una persona fisica che assiste una persona segnalante nel processo di segnalazione, operante all'interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata;
le persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante e che sono legate ad esso da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
i colleghi di lavoro del segnalante e che lavorano nel medesimo Contesto lavorativo dello stesso e che hanno con detto soggetto un rapporto abituale e corrente;
gli enti di proprietà del segnalante o per i quali le stesse persone lavorano, nonché gli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo.
8. IL DESTINATARIO DELLE SEGNALAZIONI: A “CHI” SEGNALARE
Tutte le segnalazioni sono indirizzate, ricevute ed esaminate dall’Ufficio Legale di Mario Frigerio S.p.A. (il “Gestore”).
9. CANALI INTERNI PER LE SEGNALAZIONI
Al fine di agevolare il whistleblower nella trasmissione di eventuali segnalazioni, il Gruppo MFL garantisce la scelta fra le seguenti modalità di segnalazione interna:
in forma scritta, tramite l’utilizzo di:
portale informatico accessibile da parte di tutti i segnalanti al link: http://wbportal.cloud/mariofrigeriospa/ il quale garantisce la sicurezza e la protezione dei dati dell’identità del segnalante, la riservatezza del segnalato, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione. Il portale è gestito quindi da un applicativo ad hoc che garantisce i requisiti di riservatezza grazie ad un sistema di sicurezza caratterizzato dall’uso di sistemi di criptografia e che altresì consente che vengano effettuate segnalazioni anche in forma anonima. In particolare, al termine dell’inserimento della segnalazione, il segnalante dovrà annotare il codice identificativo Key Code (codice numerico che identifica in modo univoco la segnalazione), automaticamente prodotto dal portale informatico, che gli consentirà di seguire nel tempo lo stato di lavorazione della segnalazione, garantendo riservatezza e anonimato. Tale Key Code non sarà disponibile ad alcun altro soggetto. Qualora il segnalante non proceda alla registrazione del Key Code al termine della segnalazione, non sarà in alcun modo abilitato all’accesso alla segnalazione per le fasi di revisione e di comunicazione con il Gestore.
canali e tecniche tradizionali in formato cartaceo mediante l’utilizzo di doppia busta, da inviarsi all’indirizzo Mario Frigerio S.p.a., Viale Lombardia snc, 23847, Molteno (LC). Nello specifico, la prima busta deve contenere i dati identificativi del segnalante (unitamente alla copia del documento di riconoscimento) mentre la seconda deve contenere i dettagli della segnalazione. Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa indicante la dicitura “Segnalazione Whistleblowing – all’attenzione dell’Ufficio Legale di Mario Frigerio S.p.A.”.
Le segnalazioni che perverranno in conformità con la modalità sopra descritta dovranno essere tempestivamente inviate al Gestore.
La segnalazione sarà poi oggetto di protocollazione riservata, anche mediante autonomo registro, da parte del Gestore.
in forma orale, contattando il numero telefonico 0314436045 e scegliendo alternativamente tra le seguenti opzioni: (i) conferire direttamente con il Gestore; (ii) chiedere di svolgere un incontro diretto con il Gestore al fine di comunicargli direttamente l’oggetto della segnalazione.
In caso di segnalazione verbale, il Gestore trascriverà integralmente quanto riferito dal segnalante e sottoporrà il rapporto al segnalante per apportare eventuali modifiche e firmarlo per accettazione.
10. GESTIONE DELLA SEGNALAZIONE
Ricevuta la segnalazione, il Gestore:
assicura l'invio di un avviso di ricevimento della segnalazione al segnalante entro sette giorni dalla data di ricevimento;
assicura un diligente seguito, mantenendo, ove possibile, l’interlocuzione con il segnalante e richiedendo integrazioni, ove necessario;
fornisce riscontro sugli esiti della segnalazione, entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in assenza di tale avviso di ricevimento della segnalazione, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione;
se la segnalazione appare prima facie manifestamente infondata o generica, tale da non consentire la comprensione dei fatti, o corredata da documentazione inadeguata o inconcludente, la segnalazione viene archiviata prestando informativa al segnalante;
se la segnalazione appare rispettare i requisiti previsti dal Decreto Whistleblowing, avvia l'indagine sui fatti o i comportamenti segnalati per valutarne la sussistenza.
Nel caso in cui la segnalazione non sia adeguatamente circostanziata ma comunque meritevole di attenzione, il Gestore può richiedere ulteriori elementi al segnalante mediante il medesimo canale di segnalazione utilizzato dallo stesso.
Inoltre, per lo svolgimento di eventuali ulteriori indagini che si rendessero necessarie o opportune, il Gestore potrà avvalersi del supporto delle strutture aziendali più idonee ovvero di auditor, consulenti e soggetti esterni al Gruppo MFL, fermo il rispetto delle protezioni garantite al segnalante.
Le risultanze delle verifiche condotte dal Gestore verranno condivise con le competenti funzioni aziendali, che possono tradursi (a seconda del caso) in:
implementazione di misure volte a superare le criticità dei processi rilevate a seguito della segnalazione;
adozione di sanzioni disciplinari nei confronti del segnalato nel caso in cui la segnalazione risulti fondata;
adozione di sanzioni disciplinari nei confronti del segnalante nel caso in cui emerga che la segnalazione sia stata fatta con dolo o in malafede.
11. CANALE ESTERNO PER LE SEGNALAZIONI
Il segnalante, conformemente a quanto previsto agli artt. 6 e 7 del Decreto Whistleblowing, può effettuare una segnalazione mediante un “canale di segnalazione esterna”, istituito e gestito dall’Autorità Nazionale Anticorruzione – “ANAC” – (per i cui dettagli si rinvia alla pagina del sito istituzionale dedicata https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing) qualora ricorrano le seguenti condizioni:
nel contesto lavorativo del segnalante, non sia stato attivato, ancorché obbligatorio, il canale di segnalazione interno, ovvero questo anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dall'articolo 4 del Decreto Whistleblowing;
il segnalante ha effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito (il riferimento è ai casi in cui il canale interno sia stato attivato dall’ente ed utilizzato dal segnalante, ma il soggetto al quale è affidata la gestione del canale non abbia intrapreso, nei termini previsti dal Decreto Whistleblowing, alcuna attività circa l’ammissibilità della segnalazione, la verifica della sussistenza dei fatti segnalati o la comunicazione dell’esito dell’istruttoria svolta);
il segnalante ha fondati motivi di ritenere – ragionevolmente, sulla base di circostanze concrete allegate e informazioni effettivamente acquisibili e, quindi, non su semplici supposizioni – che, se effettuasse una segnalazione interna:
alla stessa non sarebbe dato efficace seguito (ad esempio, a causa di un accordo tra chi riceve la segnalazione e la persona coinvolta nella violazione; a seguito dell’occultamento o distruzione di prove di condotte illecite di cui il segnalante sia a conoscenza, ecc.);
la segnalazione possa determinare il rischio di ritorsioni (ad esempio anche come conseguenza della violazione dell’obbligo di riservatezza dell’identità del segnalante); ovvero
il segnalante ha fondati motivi di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse. Si pensi, ad esempio, al caso in cui la violazione richieda un intervento urgente, per salvaguardare la salute e la sicurezza delle persone o per proteggere l’ambiente.
Le segnalazioni esterne possono essere effettuate in forma scritta, tramite la piattaforma informatica, oppure in forma orale attraverso linee telefoniche ovvero mediante un incontro diretto con un esponente dell’ANAC.
L’ANAC, entro il termine di 7 (sette) giorni dalla data di ricezione della segnalazione, in conformità a quanto previsto dall’art. 8 del Decreto Whistleblowing, rilascia al segnalante un avviso di ricevimento, salvo il caso in cui l’ANAC ritenga che l’avviso pregiudicherebbe la protezione della riservatezza dell’identità del segnalante. In ogni caso, l’ANAC, entro 3 (tre) mesi, o se ricorrono giustificate e motivate ragioni entro 6 (sei) mesi dalla data di avviso di ricevimento della segnalazione, deve fornire riscontro al whistleblower in merito alla segnalazione.
12. DIVULGAZIONI PUBBLICHE
Il Decreto Whistleblowing ha introdotto un’ulteriore modalità di segnalazione, consistente nella divulgazione pubblica (tramite la stampa, social network, mezzi elettronici o comunque attraverso mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone), al fine di rendere di pubblico dominio le informazioni sulle violazioni di cui il segnalante sia a conoscenza.
Il segnalante potrà beneficiare delle misure di protezione e tutele previste per legge solo se, al momento della divulgazione pubblica della segnalazione, ricorre una delle seguenti condizioni:
il segnalante ha previamente utilizzato il canale interno o esterno, ma non vi sia stato riscontro o non vi sia stato dato seguito nei termini previsti dal decreto Whistleblowing;
il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente e palese per il pubblico interesse;
il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni, o che possa non avere efficace seguito in ragione di specifiche circostanze del caso concreto.
Nella divulgazione pubblica, ove il soggetto riveli la propria identità, non viene in rilievo e, quindi, non è garantita la tutela della riservatezza, ferme restando tutte le altre forme di protezione previste dal Decreto Whistleblowing per il segnalante. Laddove, invece, divulghi violazioni utilizzando, ad esempio, uno pseudonimo o un nickname, che comunque non ne consente l’identificazione, non potranno essere garantite le tutele previste dal Decreto Whistleblowing, salvo che lo stesso non disveli successivamente la propria identità.
13. OBBLIGHI DI RISERVATEZZA
Il Gestore (e i componenti del relativo ufficio) sono soggetti ad uno specifico obbligo di riservatezza in merito alle segnalazioni che ad essi pervengano per i canali sopra descritti.
Inoltre, è fatto divieto assoluto a chiunque venga a conoscenza del contenuto di una segnalazione, anche solo accidentalmente, di divulgarne il contenuto a qualsiasi persona, inclusi soggetti esterni alle società del Gruppo MFL (es.: parenti, familiari o amici).
14. TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Il trattamento dei dati personali raccolti nell’ambito del procedimento di segnalazione viene svolto nel pieno rispetto della normativa privacy, tenuto conto dell’equo bilanciamento tra i diritti del segnalato ed il diritto alla riservatezza dell’identità del segnalante mettendo in atto le misure tecniche e organizzative previste nella presente procedura adeguate a garantire la sicurezza dei dati personali in conformità alla normativa vigente. Ai sensi del Decreto Whistleblowing, l’esercizio dei diritti da parte del segnalante o del segnalato (soggetti “interessati” ai sensi della normativa privacy), in relazione ai propri dati personali trattati, può essere limitato per garantire la tutela dei diritti e delle libertà altrui, con la precisazione che in nessuna circostanza può essere permesso al segnalato di avvalersi dei propri diritti per ottenere Informazioni sull’identità del segnalante.
15. CONSERVAZIONE DELLE SEGNALAZIONI E DELLA DOCUMENTAZIONE CORRELATA
Le segnalazioni e la relativa documentazione devono essere conservate per il tempo necessario al trattamento delle stesse e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della procedura o per il diverso termine di conservazione previsto dalla legge. La decorrenza dei termini di conservazione discende dall’esito finale della segnalazione (i.e. archiviazione diretta, risultanze dell’istruttoria finale; trasmissione alle Autorità competenti, etc.); sarà pertanto il Gestore ad autorizzare la cancellazione e/o la distruzione dell’eventuale documentazione cartacea ed informatica conservata.
GRUPPO MFL
Procedura Whistleblowing
Gestione delle Segnalazioni
1. PREMESSA
La Legge n. 179/2017 recante “Diposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato” e da ultimo il D.lgs. n. 24/2023 recante “Attuazione della Direttiva (UE) n. 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”, sono progressivamente intervenuti sul tema della tutela dei lavoratori, pubblici e privati (detti anche “whistleblower”), che segnalino o denuncino, a tutela dell’integrità dell’ente di appartenenza, reati o altre condotte illecite di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito del proprio rapporto di lavoro (il “Decreto Whistleblowing”).
Per “whistleblowing” si intende la segnalazione di qualsiasi notizia riguardante condotte (anche omissive) e fatti che – anche solo potenzialmente – non siano conformi alla legge, ai principi enunciati nel Codice Etico delle società Semplice S.p.A., Mario Frigerio S.p.A., Fridea S.r.l., nonché alla Stabile organizzazione spagnola Mario Frigerio S.p.a. Sucursal en España. (“Gruppo MFL”), al Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo adottato dalla Società ai sensi del D. Lgs. 231/2001 (il “Modello Organizzativo”), alle procedure interne o a qualunque altra disciplina esterna applicabile al Gruppo MFL.
Principio consolidato è in ogni caso la garanzia di riservatezza del contenuto della segnalazione nonché della tutela dell’identità del segnalante. Nessuna sanzione potrà essere applicata in capo al segnalante per aver inviato la segnalazione, salvo che quest’ultima sia presentata al solo scopo di arrecare danno al soggetto segnalato e nella consapevolezza di aver agito con dolo o mala fede.
In conformità all’art. 4 del Decreto Whistleblowing, la Società ha istituito appositi canali dedicati alla effettuazione delle segnalazioni, idonei a garantire l’efficacia della segnalazione stessa e contemporaneamente a tutelare l’identità del segnalante (cfr. Paragrafo 6 che segue).
2. OBIETTIVO E SCOPO
La presente procedura ha lo scopo di disciplinare la gestione delle segnalazioni, di regolamentare i canali di segnalazione attivati dal Gruppo MFL, il relativo funzionamento e definire l’oggetto delle segnalazioni rilevanti ai sensi del Decreto Whistleblowing.
3. AMBITO DI APPLICAZIONE
La presente procedura si applica a tutte le società del Gruppo MFL aventi sede in Italia nonché alla stabile organizzazione spagnola Mario Frigerio S.p.a. Sucursal en España ed al loro personale, nonché a tutti i soggetti che con esse entrano in contatto (es.: fornitori, subappaltatori, consulenti).
4. ADOZIONE E DIFFUSIONE
La presente procedura ha decorrenza dalla data della sua approvazione sopra riportata.
Al fine di rendere nota la presente procedura ai dipendenti delle società del Gruppo MFL ed ai terzi, la stessa verrà pubblicata sul sito del Gruppo MFL (https://www.mflgroup.com), nonché affissa alle bacheche informative di ciascuna delle società italiane appartenenti al Gruppo MFL ed alla stabile organizzazione spagnola sopra menzionata.
5. SOGGETTI SEGNALANTI: “CHI” DEVE/PUÒ SEGNALARE
Possono effettuare una segnalazione tutti coloro che operano nel “contesto lavorativo” del Gruppo MFL in qualità di:
lavoratori subordinati di una delle società appartenenti al Gruppo MFL;
lavoratori autonomi che svolgono la propria attività lavorativa presso una delle società del Gruppo MFL;
coloro che hanno un rapporto di collaborazione professionale con la società (es. fornitori), liberi professionisti (es. avvocati, commercialisti, notai, etc.) e i consulenti che prestano la propria attività presso una delle società del Gruppo MFL;
volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti che svolgono la propria attività presso una delle società del Gruppo MFL;
azionisti e persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto, presso una delle società del Gruppo MFL.
Inoltre, possono effettuare segnalazioni utilizzando i canali sopra descritti anche i soggetti che, sulla base di accordi contrattuali, entrano in rapporti di lavoro con il Gruppo MFL. Tra questi, a titolo di esempio: tutto il personale delle società appaltatrici o subappaltatrici che svolgono attività per conto del Gruppo MFL, fornitori, partner commerciali o agenti.
6. OGGETTO DELLE SEGNALAZIONI: “COSA” SEGNALARE
Il contenuto della segnalazione dovrà avere ad oggetto i) la commissione o la tentata commissione di uno dei reati previsti e/o richiamati dal Decreto Legislativo 231/2001, ovvero ii) la violazione del Modello Organizzativo e/o del Codice Etico adottato dalla Società, ovvero ancora iii) più in generale il verificarsi di condotte illecite, di cui si sia venuti a conoscenza in ragione del contesto lavorativo.
Le segnalazioni devono contenere i seguenti elementi minimi:
i dati identificativi del soggetto segnalante, salvo che la segnalazione non venga effettuata in forma anonima;
l’oggetto della segnalazione (il fatto accaduto o la violazione ritenuta);
il soggetto segnalato;
la società del Gruppo MFL interessata dalla segnalazione;
i riferimenti temporali del fatto oggetto di segnalazione.
Il segnalante deve, poi, arricchire la segnalazione quanto più possibile con ulteriori elementi che possano facilitare le attività di verifica da parte del Gestore (come di seguito definito) (ad es.: documenti da allegare, foto, audio messaggi, riferimenti a persone coinvolte, indicazioni temporali di dettaglio, ecc.).
In ogni caso, il Gruppo MFL incentiva ad effettuare le segnalazioni in modalità “non anonima”, in ragione delle tutele assicurate al segnalante dalla normativa vigente e dal gruppo MFL.
Non verranno prese in considerazione ai fini dello svolgimento dell’istruttoria:
le segnalazioni inerenti a fatti che non siano riferibili né al personale, né all’ambito di intervento della Società;
le segnalazioni aventi esclusivamente ad oggetto doglianze o lamentele di carattere personale;
le segnalazioni fondate su meri sospetti o voci.
7. PRINCIPI GENERALI
La presente procedura è fondata sui seguenti principi generali:
protezione del segnalante: il Gruppo MFL garantisce i segnalanti contro qualsiasi azione ritorsiva come conseguenza della segnalazione, quali, a titolo esemplificativo: licenziamento, sospensione, retrocessione, demansionamento, trasferimento ingiustificato, mobbing, molestie sul luogo di lavoro;
tutela della riservatezza: tutte le informazioni ricevute nell’ambito della segnalazione saranno trattate dal Gestore in via riservata e facendo in modo che l’accesso alle segnalazioni sia limitato ai soli soggetti autorizzati. In particolare, i fatti oggetto della segnalazione, ivi inclusi i nominativi dei soggetti che sono coinvolti (così come qualunque elemento in grado di rilevare o ricavarne l’identità) non saranno diffusi dal Gestore, il quale potrà condividere le informazioni ricevute solamente nella misura in cui ciò sia assolutamente necessario per il compimento di indagini e accertamenti sui fatti stessi. In particolare, è fatto assoluto divieto di comunicare il nome del segnalante, con le limitate eccezioni di seguito individuate:
qualora il segnalante rilasci il proprio consenso espresso alla rivelazione della sua identità;
qualora la richiesta promani dall’autorità giudiziaria;
qualora in correlazione alla segnalazione, sia accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale per i reati di diffamazione, calunnia ovvero la responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave. In tali ipotesi al verrà irrogata una sanzione disciplinare.
La violazione dell’obbligo di riservatezza, consentita solo per le deroghe sopra elencate, è fonte di responsabilità disciplinare, impregiudicate le eventuali ulteriori possibili conseguenze derivanti dall’applicazione delle norme di legge.
Ai sensi del Decreto Whistleblowing, al fine di favorire l’effettuazione delle segnalazioni, rientrano tra i soggetti meritevoli di tutela:
il facilitatore, ossia una persona fisica che assiste una persona segnalante nel processo di segnalazione, operante all'interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata;
le persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante e che sono legate ad esso da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
i colleghi di lavoro del segnalante e che lavorano nel medesimo Contesto lavorativo dello stesso e che hanno con detto soggetto un rapporto abituale e corrente;
gli enti di proprietà del segnalante o per i quali le stesse persone lavorano, nonché gli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo.
8. IL DESTINATARIO DELLE SEGNALAZIONI: A “CHI” SEGNALARE
Tutte le segnalazioni sono indirizzate, ricevute ed esaminate dall’Ufficio Legale di Mario Frigerio S.p.A. (il “Gestore”).
9. CANALI INTERNI PER LE SEGNALAZIONI
Al fine di agevolare il whistleblower nella trasmissione di eventuali segnalazioni, il Gruppo MFL garantisce la scelta fra le seguenti modalità di segnalazione interna:
in forma scritta, tramite l’utilizzo di:
portale informatico accessibile da parte di tutti i segnalanti al link: http://wbportal.cloud/frideasrl/ il quale garantisce la sicurezza e la protezione dei dati dell’identità del segnalante, la riservatezza del segnalato, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione. Il portale è gestito quindi da un applicativo ad hoc che garantisce i requisiti di riservatezza grazie ad un sistema di sicurezza caratterizzato dall’uso di sistemi di criptografia e che altresì consente che vengano effettuate segnalazioni anche in forma anonima. In particolare, al termine dell’inserimento della segnalazione, il segnalante dovrà annotare il codice identificativo Key Code (codice numerico che identifica in modo univoco la segnalazione), automaticamente prodotto dal portale informatico, che gli consentirà di seguire nel tempo lo stato di lavorazione della segnalazione, garantendo riservatezza e anonimato. Tale Key Code non sarà disponibile ad alcun altro soggetto. Qualora il segnalante non proceda alla registrazione del Key Code al termine della segnalazione, non sarà in alcun modo abilitato all’accesso alla segnalazione per le fasi di revisione e di comunicazione con il Gestore.
canali e tecniche tradizionali in formato cartaceo mediante l’utilizzo di doppia busta, da inviarsi all’indirizzo Mario Frigerio S.p.a., Viale Lombardia snc, 23847, Molteno (LC). Nello specifico, la prima busta deve contenere i dati identificativi del segnalante (unitamente alla copia del documento di riconoscimento) mentre la seconda deve contenere i dettagli della segnalazione. Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa indicante la dicitura “Segnalazione Whistleblowing – all’attenzione dell’Ufficio Legale di Mario Frigerio S.p.A.”.
Le segnalazioni che perverranno in conformità con la modalità sopra descritta dovranno essere tempestivamente inviate al Gestore.
La segnalazione sarà poi oggetto di protocollazione riservata, anche mediante autonomo registro, da parte del Gestore.
in forma orale, contattando il numero telefonico 0736618195 e scegliendo alternativamente tra le seguenti opzioni: (i) conferire direttamente con il Gestore; (ii) chiedere di svolgere un incontro diretto con il Gestore al fine di comunicargli direttamente l’oggetto della segnalazione.
In caso di segnalazione verbale, il Gestore trascriverà integralmente quanto riferito dal segnalante e sottoporrà il rapporto al segnalante per apportare eventuali modifiche e firmarlo per accettazione.
10. GESTIONE DELLA SEGNALAZIONE
Ricevuta la segnalazione, il Gestore:
assicura l'invio di un avviso di ricevimento della segnalazione al segnalante entro sette giorni dalla data di ricevimento;
assicura un diligente seguito, mantenendo, ove possibile, l’interlocuzione con il segnalante e richiedendo integrazioni, ove necessario;
fornisce riscontro sugli esiti della segnalazione, entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in assenza di tale avviso di ricevimento della segnalazione, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione;
se la segnalazione appare prima facie manifestamente infondata o generica, tale da non consentire la comprensione dei fatti, o corredata da documentazione inadeguata o inconcludente, la segnalazione viene archiviata prestando informativa al segnalante;
se la segnalazione appare rispettare i requisiti previsti dal Decreto Whistleblowing, avvia l'indagine sui fatti o i comportamenti segnalati per valutarne la sussistenza.
Nel caso in cui la segnalazione non sia adeguatamente circostanziata ma comunque meritevole di attenzione, il Gestore può richiedere ulteriori elementi al segnalante mediante il medesimo canale di segnalazione utilizzato dallo stesso.
Inoltre, per lo svolgimento di eventuali ulteriori indagini che si rendessero necessarie o opportune, il Gestore potrà avvalersi del supporto delle strutture aziendali più idonee ovvero di auditor, consulenti e soggetti esterni al Gruppo MFL, fermo il rispetto delle protezioni garantite al segnalante.
Le risultanze delle verifiche condotte dal Gestore verranno condivise con le competenti funzioni aziendali, che possono tradursi (a seconda del caso) in:
implementazione di misure volte a superare le criticità dei processi rilevate a seguito della segnalazione;
adozione di sanzioni disciplinari nei confronti del segnalato nel caso in cui la segnalazione risulti fondata;
adozione di sanzioni disciplinari nei confronti del segnalante nel caso in cui emerga che la segnalazione sia stata fatta con dolo o in malafede.
11. CANALE ESTERNO PER LE SEGNALAZIONI
Il segnalante, conformemente a quanto previsto agli artt. 6 e 7 del Decreto Whistleblowing, può effettuare una segnalazione mediante un “canale di segnalazione esterna”, istituito e gestito dall’Autorità Nazionale Anticorruzione – “ANAC” – (per i cui dettagli si rinvia alla pagina del sito istituzionale dedicata https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing) qualora ricorrano le seguenti condizioni:
nel contesto lavorativo del segnalante, non sia stato attivato, ancorché obbligatorio, il canale di segnalazione interno, ovvero questo anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dall'articolo 4 del Decreto Whistleblowing;
il segnalante ha effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito (il riferimento è ai casi in cui il canale interno sia stato attivato dall’ente ed utilizzato dal segnalante, ma il soggetto al quale è affidata la gestione del canale non abbia intrapreso, nei termini previsti dal Decreto Whistleblowing, alcuna attività circa l’ammissibilità della segnalazione, la verifica della sussistenza dei fatti segnalati o la comunicazione dell’esito dell’istruttoria svolta);
il segnalante ha fondati motivi di ritenere – ragionevolmente, sulla base di circostanze concrete allegate e informazioni effettivamente acquisibili e, quindi, non su semplici supposizioni – che, se effettuasse una segnalazione interna:
alla stessa non sarebbe dato efficace seguito (ad esempio, a causa di un accordo tra chi riceve la segnalazione e la persona coinvolta nella violazione; a seguito dell’occultamento o distruzione di prove di condotte illecite di cui il segnalante sia a conoscenza, ecc.);
la segnalazione possa determinare il rischio di ritorsioni (ad esempio anche come conseguenza della violazione dell’obbligo di riservatezza dell’identità del segnalante); ovvero
il segnalante ha fondati motivi di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse. Si pensi, ad esempio, al caso in cui la violazione richieda un intervento urgente, per salvaguardare la salute e la sicurezza delle persone o per proteggere l’ambiente.
Le segnalazioni esterne possono essere effettuate in forma scritta, tramite la piattaforma informatica, oppure in forma orale attraverso linee telefoniche ovvero mediante un incontro diretto con un esponente dell’ANAC.
L’ANAC, entro il termine di 7 (sette) giorni dalla data di ricezione della segnalazione, in conformità a quanto previsto dall’art. 8 del Decreto Whistleblowing, rilascia al segnalante un avviso di ricevimento, salvo il caso in cui l’ANAC ritenga che l’avviso pregiudicherebbe la protezione della riservatezza dell’identità del segnalante. In ogni caso, l’ANAC, entro 3 (tre) mesi, o se ricorrono giustificate e motivate ragioni entro 6 (sei) mesi dalla data di avviso di ricevimento della segnalazione, deve fornire riscontro al whistleblower in merito alla segnalazione.
12. DIVULGAZIONI PUBBLICHE
Il Decreto Whistleblowing ha introdotto un’ulteriore modalità di segnalazione, consistente nella divulgazione pubblica (tramite la stampa, social network, mezzi elettronici o comunque attraverso mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone), al fine di rendere di pubblico dominio le informazioni sulle violazioni di cui il segnalante sia a conoscenza.
Il segnalante potrà beneficiare delle misure di protezione e tutele previste per legge solo se, al momento della divulgazione pubblica della segnalazione, ricorre una delle seguenti condizioni:
il segnalante ha previamente utilizzato il canale interno o esterno, ma non vi sia stato riscontro o non vi sia stato dato seguito nei termini previsti dal decreto Whistleblowing;
il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente e palese per il pubblico interesse;
il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni, o che possa non avere efficace seguito in ragione di specifiche circostanze del caso concreto.
Nella divulgazione pubblica, ove il soggetto riveli la propria identità, non viene in rilievo e, quindi, non è garantita la tutela della riservatezza, ferme restando tutte le altre forme di protezione previste dal Decreto Whistleblowing per il segnalante. Laddove, invece, divulghi violazioni utilizzando, ad esempio, uno pseudonimo o un nickname, che comunque non ne consente l’identificazione, non potranno essere garantite le tutele previste dal Decreto Whistleblowing, salvo che lo stesso non disveli successivamente la propria identità.
13. OBBLIGHI DI RISERVATEZZA
Il Gestore (e i componenti del relativo ufficio) sono soggetti ad uno specifico obbligo di riservatezza in merito alle segnalazioni che ad essi pervengano per i canali sopra descritti.
Inoltre, è fatto divieto assoluto a chiunque venga a conoscenza del contenuto di una segnalazione, anche solo accidentalmente, di divulgarne il contenuto a qualsiasi persona, inclusi soggetti esterni alle società del Gruppo MFL (es.: parenti, familiari o amici).
14. TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Il trattamento dei dati personali raccolti nell’ambito del procedimento di segnalazione viene svolto nel pieno rispetto della normativa privacy, tenuto conto dell’equo bilanciamento tra i diritti del segnalato ed il diritto alla riservatezza dell’identità del segnalante mettendo in atto le misure tecniche e organizzative previste nella presente procedura adeguate a garantire la sicurezza dei dati personali in conformità alla normativa vigente. Ai sensi del Decreto Whistleblowing, l’esercizio dei diritti da parte del segnalante o del segnalato (soggetti “interessati” ai sensi della normativa privacy), in relazione ai propri dati personali trattati, può essere limitato per garantire la tutela dei diritti e delle libertà altrui, con la precisazione che in nessuna circostanza può essere permesso al segnalato di avvalersi dei propri diritti per ottenere Informazioni sull’identità del segnalante.
15. CONSERVAZIONE DELLE SEGNALAZIONI E DELLA DOCUMENTAZIONE CORRELATA
Le segnalazioni e la relativa documentazione devono essere conservate per il tempo necessario al trattamento delle stesse e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della procedura o per il diverso termine di conservazione previsto dalla legge. La decorrenza dei termini di conservazione discende dall’esito finale della segnalazione (i.e. archiviazione diretta, risultanze dell’istruttoria finale; trasmissione alle Autorità competenti, etc.); sarà pertanto il Gestore ad autorizzare la cancellazione e/o la distruzione dell’eventuale documentazione cartacea ed informatica conservata.